《高效會(huì)議管理技巧》

1、PAGE PAGE 17高效會(huì)議管理技巧內(nèi)容摘要第一講當(dāng)當(dāng)今會(huì)議議面面觀觀第二講講會(huì)議議效率不不高的原原因及解解決方案案第三講講開會(huì)會(huì)前的準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作第四講講成功功會(huì)議的的五種策策略第五五講會(huì)會(huì)議中的的溝通與與反饋技技巧第六六講主主持人的的會(huì)議管管理技巧巧第七講講如何何對(duì)待會(huì)會(huì)議中的的意外情情況第八八講主主持人與與參會(huì)者者的守則則與責(zé)任任第九講講會(huì)議議記錄第第十講會(huì)後跟跟進(jìn)【內(nèi)容摘要要】第一講當(dāng)今今會(huì)議面面面觀【本講重點(diǎn)點(diǎn)】會(huì)議的意義義會(huì)議的目的的會(huì)議的種類類會(huì)議的頻率率會(huì)議成本的的計(jì)算會(huì)議的主要要目的就就是解決決問題，但但由於開開會(huì)技巧巧不佳或或過於頻頻繁，不不但無益益於解決決問題，反反而使

2、問問題愈趨趨複雜。頻頻繁的會(huì)會(huì)議與主主管層的的隨意決決策，常常常是員員工的夢(mèng)夢(mèng)魘；員員工花太太多時(shí)間間在無效效率的會(huì)會(huì)議上，不不僅浪費(fèi)費(fèi)公司成成本，也也造成工工作效率率低下。如如何能在在會(huì)議中中高效率率且有效效果地解解決問題題，是“高高效會(huì)議議管理技技巧”的的中心議議題。會(huì)議的意義義1會(huì)議是是一個(gè)集集思廣益益的渠道道圖1-1集思廣廣益圖如上圖1-1，會(huì)會(huì)議是一一個(gè)集合合的載體體。通過過會(huì)議使使不同的的人、不不同的想想法彙聚聚一堂，相相互碰撞撞，從而而産生“金點(diǎn)子子”。許多多高水準(zhǔn)準(zhǔn)的創(chuàng)意意就是開開會(huì)期間間不同觀觀念相互互碰撞的的産物。2會(huì)議顯顯示一個(gè)個(gè)組織或或一個(gè)部部門的存存在會(huì)議總是在在大於

3、一一人的情情況下發(fā)發(fā)生的，即即使是只只有兩個(gè)個(gè)人的會(huì)會(huì)議，這這兩個(gè)人人也是一一種小型型組織。沒沒有不開開會(huì)的組組織或部部門，一一個(gè)組織織或部門門不召開開會(huì)議，它它的存在在價(jià)值就就會(huì)受到到質(zhì)疑。因因此，會(huì)會(huì)議能夠夠充分顯顯示一個(gè)個(gè)組織或或部門的的存在價(jià)價(jià)值。圖1-2組織或或部門與與會(huì)議3會(huì)議是是一種群群體溝通通的方式式開會(huì)很少是是一對(duì)一一的溝通通，絕大大多數(shù)情情況下都都是一種種群體溝溝通。隨隨著科技技的迅猛猛發(fā)展，人人們的溝溝通方式式越來越越多，現(xiàn)現(xiàn)在人們們可以通通過-maiil、多多媒體等等種種形形式進(jìn)行行溝通，但但是，群群體溝通通，即會(huì)會(huì)議這種種方式，是是任何其其他溝通通方式都都無法替替代的

4、。因因爲(wèi)這種種方式最最直接、最最直觀，這這種方式式最符合合人類原原本的溝溝通習(xí)慣慣。會(huì)議的目的的開展有效效的溝通通會(huì)議是一種種多項(xiàng)交交流，可可以集思思廣益，實(shí)實(shí)現(xiàn)有效效溝通是是會(huì)議的的一個(gè)主主要目的的。傳達(dá)資訊訊通過會(huì)議可可以向員員工通報(bào)報(bào)一些決決定及新新決策，也也就是說說向員工工傳達(dá)來來自上級(jí)級(jí)或其他他部門的的相關(guān)資資訊。監(jiān)督員工工、協(xié)調(diào)調(diào)矛盾許多公司或或部門的的常規(guī)會(huì)會(huì)議其主主要目的的是爲(wèi)了了監(jiān)督、檢檢查員工工對(duì)工作作任務(wù)的的執(zhí)行情情況，瞭瞭解員工工的工作作進(jìn)度；同時(shí)，借借助會(huì)議議這種“集集合”的的、“面面對(duì)面”的的形式，來來有效協(xié)協(xié)調(diào)上下下級(jí)以及及員工之之間的矛矛盾。達(dá)成協(xié)定定與解決決問

5、題達(dá)成協(xié)定與與解決問問題一般般要經(jīng)歷歷以下66個(gè)步驟驟，通過過這6個(gè)步驟驟，最終終實(shí)現(xiàn)協(xié)協(xié)定的産産生和問問題的解解決。圖1-3達(dá)成協(xié)協(xié)定與解解決問題題的6個(gè)步驟驟資源分享享利用開會(huì)彙彙集資源源，以期期相互幫幫助，共共同進(jìn)步步。開發(fā)創(chuàng)意意開發(fā)創(chuàng)意的的會(huì)議目目的突出出反映在在廣告公公司、媒媒體公司司中。通通過舉行行會(huì)議，形形成新的的構(gòu)思，並並且論證證新構(gòu)思思，使其其具有可可行性。激勵(lì)士氣氣年初或年底底的會(huì)議議通常具具有這一一目的性性。這種種會(huì)議是是爲(wèi)了使使公司上上下團(tuán)結(jié)結(jié)一心，朝朝著一個(gè)個(gè)方向共共同努力力。鞏固主管管地位經(jīng)理或主管管爲(wèi)了體體現(xiàn)自身身的存在在價(jià)值，更更爲(wèi)了鞏鞏固自己己的地位位，經(jīng)常常

6、會(huì)召開開一些上上下協(xié)調(diào)調(diào)會(huì)議，以以此來強(qiáng)強(qiáng)化自己己的地位位。會(huì)議的種類類會(huì)議可以按按照人數(shù)數(shù)、開會(huì)會(huì)方式和和開會(huì)目目的進(jìn)行行分類，每每一種分分類都從從一個(gè)方方面反映映了會(huì)議議的作用用，每一一種分類類都與人人們的實(shí)實(shí)際需要要、社會(huì)會(huì)的不斷斷發(fā)展密密切相關(guān)關(guān)。表1-1會(huì)議的的種類按人數(shù)分類類按開會(huì)方式式分類按開會(huì)目的的分類團(tuán)體會(huì)議議一對(duì)一會(huì)會(huì)議面對(duì)面會(huì)會(huì)議電話會(huì)議議視頻會(huì)議議宣佈人事事安排、講講解政策策的會(huì)議議當(dāng)衆(zhòng)表揚(yáng)揚(yáng)或批評(píng)評(píng)別人的的會(huì)議臨時(shí)處理理突發(fā)事事件的會(huì)會(huì)議固定的團(tuán)團(tuán)隊(duì)會(huì)議議集思廣益益的會(huì)議議會(huì)議的頻率率每種會(huì)議都都有其合合理的發(fā)發(fā)生頻率率，只有有掌握了了合理的的會(huì)議發(fā)發(fā)生頻率率，才能能

7、更高效效地利用用各種會(huì)會(huì)議解決決問題、達(dá)達(dá)到目的的。1.固定的的部門會(huì)會(huì)議2.全體會(huì)會(huì)議3.處理突突發(fā)事件件的會(huì)議議4.一對(duì)一一會(huì)議會(huì)議成本的的計(jì)算會(huì)議成本分分爲(wèi)時(shí)間間成本、直直接會(huì)議議成本和和效率損損失成本本3種。會(huì)會(huì)議成本本是非常常可觀的的一筆數(shù)數(shù)目，它它關(guān)係到到一家公公司的得得失成敗敗，因此此萬萬不不可等閒閒視之。1.會(huì)議的的時(shí)間成成本2.直接的的會(huì)議成成本3.效率損損失成本本開會(huì)時(shí)，主主管人員員必須離離開自己己的工作作崗位，這這有可能能造成公公司整體體管理效效率的下下降。由由於管理理效率下下降而造造成的損損失，就就是效率率損失成成本。效效率損失失成本包包括以下下3種情況況：【自檢】請(qǐng)將

8、下列相相關(guān)選項(xiàng)項(xiàng)用橫線線連接起起來。A、固定的的部門會(huì)會(huì)議至少每每?jī)稍乱灰淮蜝、一對(duì)一一會(huì)議隨時(shí)C、處理突突發(fā)事件件的會(huì)議議按需要要D、全體會(huì)會(huì)議至少每每月一次次見參考答答案1-1【本講總結(jié)結(jié)】從某種角度度而言，世世界是一一個(gè)時(shí)時(shí)時(shí)處處充充滿會(huì)議議的世界界。高效效的會(huì)議議能幫助助我們迅迅速解決決實(shí)踐中中遇到的的問題，然然而低效效率的會(huì)會(huì)議卻往往往佔(zhàn)據(jù)據(jù)上風(fēng)，造造成時(shí)間間成本、直直接成本本及效率率成本的的損失。因此，每個(gè)個(gè)人應(yīng)從從基礎(chǔ)做做起，深深刻理解解會(huì)議的的意義、目目的、分分類、合合理的發(fā)發(fā)生頻率率以及如如何計(jì)算算會(huì)議的的成本，只只有先掌掌握了這這些基礎(chǔ)礎(chǔ)知識(shí)，才才可能使使每一次次會(huì)議都都“

9、行之之有效”?！拘牡皿w會(huì)會(huì)】_第二講會(huì)議議效率不不高的原原因及解解決方案案【本講重點(diǎn)點(diǎn)】會(huì)議效率不不高的原原因及預(yù)預(yù)防性管管理高效會(huì)議的的八大特特徵會(huì)議規(guī)範(fàn)會(huì)議效率不不高的原原因及預(yù)預(yù)防性管管理1會(huì)議的的通病效率率不高小王是一家家公司的的職員，他他對(duì)公司司會(huì)議有有自己的的一些想想法，他他的想法法反映了了許多公公司會(huì)議議的某些些現(xiàn)狀，值值得我們們思考。很多公司往往往由於於以下原原因，開開會(huì)效率率低下：公司的主主管都不不知道何何時(shí)是開開會(huì)的最最好時(shí)機(jī)機(jī)。許多多重要的的會(huì)都安安排在周周五下午午開，或或非要安安排在事事務(wù)繁忙忙的周一一開。許多主管管對(duì)於何何時(shí)開會(huì)會(huì)幾乎都都不徵詢?cè)儐T工的的意見。這這使得

10、員員工疲於於奔命，甚甚至得延延後或放放棄參加加其他會(huì)會(huì)議。有些“必必須到會(huì)會(huì)”的員員工，因因爲(wèi)已經(jīng)經(jīng)與重要要客戶或或政府官官員有約約在先，根根本不能能出席，這這使得會(huì)會(huì)議討論論很難進(jìn)進(jìn)行。而而到場(chǎng)的的人往往往並非與與議題關(guān)關(guān)係最密密切的人人，所以以準(zhǔn)備不不充分或或者根本本來不及及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句句很流行行的話“最最近比較較煩”，對(duì)對(duì)太多像像小王一一樣的職職場(chǎng)人士士來說，這這句話可可以改爲(wèi)爲(wèi)“開會(huì)會(huì)比較煩煩”。開開會(huì)之所所以煩，用用小王的的話來說說，就是是“會(huì)議議常在毫毫無章法法的狀況況下進(jìn)行行，甚至至毫無意意義地延延長(zhǎng)時(shí)間間，即使使有決議議，質(zhì)量量也很低低”，簡(jiǎn)簡(jiǎn)而言之之，會(huì)議議效率不不高。因

11、因此，尋尋找致使使會(huì)議效效率不高高的原因因就顯得得格外重重要。2會(huì)議效效率不高高的原因因會(huì)議效率不不高通常常由以下下7種原因因造成。在在這7種原因因中，有有3種原因因是會(huì)議議的“致命傷傷”，需要要格外警警惕。這這3種原因因是：主主持人的的技能、會(huì)會(huì)議的地地點(diǎn)以及及會(huì)議的的準(zhǔn)備工工作。表2-1會(huì)議效效率不高高的原因因及具體體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在在即將午午餐的時(shí)時(shí)間，每每個(gè)人都都饑腸轆轆轆，無無心開會(huì)會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)設(shè)在經(jīng)理理辦公室室，致使使會(huì)議被被頻繁打打斷，無無法正常常進(jìn)行。（3）開會(huì)物件的的選擇必須出席會(huì)會(huì)議的人人未到，通通知來的的是一些些可有可可無的參參加者。（

12、4）主持人的技技能會(huì)議主持人人缺乏影影響力、說說服力，被被參會(huì)者者牽著鼻鼻子跑，無無法達(dá)到到會(huì)議意意圖。（5）參會(huì)者的技技能參會(huì)者發(fā)言言混亂，既既不知如如何表意意，又不不知如何何引退，致致使會(huì)議議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備備工作開會(huì)前沒有有通知與與會(huì)者相相關(guān)事宜宜，致使使會(huì)議拖拖遝而無無成效。（7）開會(huì)的原因因、目的的和結(jié)果果開會(huì)的原因因、目的的和結(jié)果果在會(huì)議議進(jìn)行中中忽然發(fā)發(fā)現(xiàn)皆不不明確，致致使會(huì)議議毫無意意義、宣宣告失敗敗。高效會(huì)議的的八大特特徵與低效率會(huì)會(huì)議相對(duì)對(duì)的就是是高效會(huì)會(huì)議，高高效會(huì)議議充分克克服了致致使會(huì)議議效率不不高的種種種不利利因素。高高效會(huì)議議具有88大特徵徵。建議在正式式召

13、開會(huì)會(huì)議之前前，將高高效會(huì)議議的8大特徵徵一一列列出，並並隨時(shí)檢檢驗(yàn)，充充分做好好預(yù)防性性管理，使使即將召召開的會(huì)會(huì)議能夠夠成爲(wèi)真真正意義義上的高高效會(huì)議議。會(huì)議規(guī)範(fàn)會(huì)議規(guī)範(fàn)包包含3個(gè)部分分：會(huì)議議時(shí)間安安排的規(guī)規(guī)範(fàn)、固固定的會(huì)會(huì)議流程程規(guī)範(fàn)以以及會(huì)議議規(guī)範(fàn)本本身。1會(huì)議時(shí)時(shí)間安排排的規(guī)範(fàn)範(fàn)上午8-9點(diǎn)之之間，正正是員工工從家到到公司，準(zhǔn)準(zhǔn)備開始始一天工工作的時(shí)時(shí)候。這這個(gè)時(shí)候候的員工工，心緒緒尚且混混亂，還還需一段段時(shí)間才才能進(jìn)入入工作狀狀態(tài)。因因此，試試圖在這這一時(shí)間間段舉行行會(huì)議、試試圖讓員員工回應(yīng)應(yīng)會(huì)議提提議或進(jìn)進(jìn)行業(yè)務(wù)務(wù)分析，從從人的生生理和心心理角度度來看，是是不現(xiàn)實(shí)實(shí)的。上午9-

14、10點(diǎn)點(diǎn)之間，員員工已經(jīng)經(jīng)開始進(jìn)進(jìn)入工作作狀態(tài)。在在這個(gè)時(shí)時(shí)間段最最適合進(jìn)進(jìn)行一對(duì)對(duì)一的會(huì)會(huì)談，同同樣也是是進(jìn)行業(yè)業(yè)務(wù)會(huì)談?wù)劦淖罴鸭褧r(shí)機(jī)。上午100-122點(diǎn)或下下午1-3點(diǎn)之之間，最最適合調(diào)調(diào)動(dòng)員工工集思廣廣益。大大家利用用頭腦風(fēng)風(fēng)暴，不不斷想出出新點(diǎn)子子、新方方法。下午3-5點(diǎn)之之間，最最好不要要安排會(huì)會(huì)議。這這個(gè)時(shí)段段的員工工開始進(jìn)進(jìn)入一天天當(dāng)中的的倦怠期期，人人人希望馬馬上回家家，在這這個(gè)時(shí)段段舉行會(huì)會(huì)議往往往會(huì)事倍倍功半。2會(huì)議規(guī)規(guī)範(fàn)本身身會(huì)議規(guī)範(fàn)是是指大家家達(dá)成共共識(shí)的會(huì)會(huì)議守則則。會(huì)議議規(guī)範(fàn)主主要包括括以下條條款：所有與會(huì)會(huì)者將每每周工作作安排時(shí)時(shí)間表交交給會(huì)議議安排人人，以找找

15、出最適適宜所有有參會(huì)人人的開會(huì)會(huì)時(shí)間。超過1小小時(shí)的會(huì)會(huì)議應(yīng)有有書面通通知、議議程表及及相關(guān)資資料。所有與會(huì)會(huì)者都要要準(zhǔn)備在在會(huì)上發(fā)發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開始始，準(zhǔn)時(shí)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單單位負(fù)責(zé)責(zé)人對(duì)決決議能否否達(dá)成負(fù)負(fù)直接責(zé)責(zé)任。所有與會(huì)會(huì)者應(yīng)知知道維護(hù)護(hù)別人的的尊嚴(yán)，不不在會(huì)中中羞辱別別人，這這條規(guī)則則最重要要，需特特別注意意。意見不同同是好事事，議論論才能面面面俱到到，甚至至有人扮扮“黑臉臉”。會(huì)議結(jié)束束2-33天後，所所有與會(huì)會(huì)者應(yīng)拿拿到會(huì)議議記錄。所有與會(huì)會(huì)者應(yīng)承承擔(dān)起對(duì)對(duì)會(huì)議質(zhì)質(zhì)量進(jìn)行行反饋的的職責(zé)。必要時(shí)請(qǐng)請(qǐng)第三方方監(jiān)控，以以保證會(huì)會(huì)議質(zhì)量量。3固定的的會(huì)議流流程規(guī)範(fàn)範(fàn)圖2-1固定的的會(huì)議規(guī)規(guī)範(fàn)

16、流程程固定的會(huì)議議流程規(guī)規(guī)範(fàn)主要要包括一一個(gè)中心心、兩個(gè)個(gè)基本點(diǎn)點(diǎn)。（1）一個(gè)個(gè)中心一個(gè)中心是是指整個(gè)個(gè)會(huì)議的的議程。一一個(gè)中心心包括：會(huì)議的開開始，具具體包括括：致歡歡迎詞；闡明會(huì)會(huì)議目的的；交流流會(huì)議議議程；介介紹時(shí)間間安排、相相關(guān)規(guī)章章制度；指定會(huì)會(huì)議記錄錄人。進(jìn)行會(huì)議議討論，可可以分爲(wèi)爲(wèi)不同的的議程，比比如議程程一、議議程二、議議程三等等。具體體包括：分享話話題和目目標(biāo)；交交流資訊訊；産生生主意、做做決定、確確認(rèn)行動(dòng)動(dòng)；總結(jié)結(jié)。結(jié)束會(huì)議議，具體體包括：總結(jié)；安排下下次會(huì)議議。（2）兩個(gè)個(gè)基本點(diǎn)點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)點(diǎn)是指會(huì)會(huì)議的一一頭一尾尾，即會(huì)會(huì)議開始始前的準(zhǔn)準(zhǔn)備和會(huì)會(huì)議結(jié)束束後的跟跟蹤，這這兩個(gè)基基本點(diǎn)是是最容易易被忽視視的。但但是，它它們卻是是保證會(huì)會(huì)議成敗敗的關(guān)鍵鍵。所以以，一個(gè)個(gè)規(guī)範(fàn)的的會(huì)議流流程必須須包含會(huì)會(huì)前的準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作與會(huì)後後的跟