家居公司文件管理制度

家居公司文件管理制度目的為加強(qiáng)公司文件管理，統(tǒng)一公司制度文件格式，規(guī)范公司制度文件管理流程，特制定本制度。適用范圍適用于公司內(nèi)除公司行政公文及公司外來(lái)文件外所有公司制度文件。公司制度分為二級(jí)，即公司級(jí)制度和部門(mén)內(nèi)部制度。公司級(jí)制度適用于公司所有部門(mén)，部門(mén)內(nèi)部制度只適用于本部門(mén)或本項(xiàng)目。部門(mén)內(nèi)部制度不得與公司級(jí)制度文件沖突，否則屬無(wú)效制度。職責(zé)行政人力中心：負(fù)責(zé)公司級(jí)制度文件的制定、發(fā)放、修訂、監(jiān)督執(zhí)行、廢止；各部門(mén)：負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)部制度的制定、修訂、監(jiān)督執(zhí)行；公司文件管理責(zé)任部門(mén)為行政人力中心，所有受控文件原稿存檔于行政人力中心；原則上每隔兩年公司成立制度編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組和制度編寫(xiě)工作小組對(duì)公司管理制度進(jìn)行統(tǒng)一、集中、全面的修改。具體管理內(nèi)容（一）文件的分類(lèi)管理性文件包括制度、辦法、規(guī)定、規(guī)范、流程、程序等。分為綜合管理類(lèi)（企業(yè)管理和人事管理類(lèi)等）、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、技術(shù)管理類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)、營(yíng)銷(xiāo)管理類(lèi)、及其他管理類(lèi)。（二）文件編號(hào)1、管理性文件編號(hào)層次內(nèi)容第一碼代表公司即“EPES”第二碼代表部門(mén)見(jiàn)部門(mén)代碼表第三碼代表文件類(lèi)別制度流程GL；崗位職責(zé)GW；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)WI；技術(shù)規(guī)范JS；紀(jì)錄表單BD；會(huì)議紀(jì)要HY；合同/協(xié)議HT第四碼代表流水號(hào)001-999第五碼代表文件下發(fā)年度例如：2015編碼示例：EPES/XX—XX—XXX—XXXX編制年份公司縮寫(xiě)編制年份公司縮寫(xiě)文件流水號(hào)文件類(lèi)別部門(mén)代號(hào)文件流水號(hào)文件類(lèi)別部門(mén)代號(hào)附：部門(mén)代碼部門(mén)名稱代碼分發(fā)號(hào)部門(mén)名稱代碼分發(fā)號(hào)總經(jīng)辦GM01創(chuàng)意中心CY05行政人力中心HR02技術(shù)研發(fā)中心TD06財(cái)務(wù)審計(jì)中心CW03營(yíng)銷(xiāo)中心MC07供應(yīng)鏈中心SC04商學(xué)院SX082、紅頭文件對(duì)內(nèi)：字【年號(hào)】第×××號(hào)對(duì)外：宮廷壹號(hào)字【年號(hào)】第×××號(hào)3、外來(lái)文件：無(wú)需再編號(hào)，在歸檔時(shí)拼音縮寫(xiě)為“WL”。（三）文件結(jié)構(gòu)要求1、管理類(lèi)文件（如制度、規(guī)定等）格式包括：目的、范圍、職責(zé)、具體管理內(nèi)容、附則、相關(guān)文件、相關(guān)表單。2、文件章節(jié)編號(hào)層次順序：第一層第二層第三層第四層第五層第六層第七層一、（一）1、（1）①或者1）A.或者（A）a.或者（a）3、落款。指發(fā)文部門(mén)全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。落款一般放在正文（或附件）的右下角；如果正文恰好占滿全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行"（此頁(yè)無(wú)正文）"字樣；落款字體與正文相同。3、文件狀態(tài)：分為受控、非受控和作廢三類(lèi)。（1）受控文件：指管理手冊(cè)、制度文件、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、須加蓋“受控”印章，分發(fā)時(shí)應(yīng)作發(fā)放登記，并注分發(fā)號(hào)。（2）非受控文件：指部門(mén)內(nèi)部的通知、總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃等文件，不需要對(duì)其進(jìn)行控制，不需加蓋印章，只作發(fā)放登記，不注分發(fā)號(hào)。（3）作廢文件：是指該文件已經(jīng)失效，須在文件加蓋“作廢”印章。4、文件密級(jí)：文件和檔案的密級(jí)度分為絕密、機(jī)密、秘密、一般。序密級(jí)內(nèi)容借閱權(quán)限1絕密1、公司章程、股東會(huì)決議；2、重大經(jīng)營(yíng)決策、規(guī)劃、方針和各類(lèi)涉密數(shù)據(jù)；2、客戶資料及供應(yīng)商資料；3、所有產(chǎn)品專利設(shè)計(jì)圖文資料；4、公司認(rèn)為是絕密的其他重要資料；一般禁止出借，除非經(jīng)總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意，方可出借。2機(jī)密1、企業(yè)的規(guī)劃；2、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料；3、重要會(huì)議記錄；4、公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議；5、企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況；只能在信息部閱覽，一般不準(zhǔn)外借，除非經(jīng)總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意，方可出借。3秘密1、企業(yè)主體基本資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)；2、企業(yè)人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入；3、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息。經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)，借用時(shí)間不得超過(guò)1周；如需出借，應(yīng)當(dāng)由出借部門(mén)的最高主管和保管部門(mén)主管簽字同意。4一般一般的性制度，部門(mén)制度和部門(mén)相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。1、公司級(jí)制度及文件發(fā)放至各中心；2、部門(mén)級(jí)制度及文件由部門(mén)自行決定發(fā)放范圍；3、無(wú)論公司級(jí)或部門(mén)級(jí)文件發(fā)放時(shí)，必須存檔一份信息部（原件）；4、發(fā)文部門(mén)及公司內(nèi)部員工可借閱此類(lèi)文件；5、文件頁(yè)碼和總頁(yè)數(shù)用“X/X”表示，頁(yè)腳居中。（四）文件排版1、字體：采用宋體，各章標(biāo)題用粗體。2、字號(hào)：文件標(biāo)題統(tǒng)一使用宋體加粗三號(hào)字，正文用宋體小四號(hào)字，表格用小四或五號(hào)字。3、段落：每段兩端對(duì)齊，標(biāo)題段前、段前為1行，正文排版行距為1.5倍。4、頁(yè)邊距：采用A4紙張時(shí)，上頁(yè)邊距為2.5厘米，下頁(yè)邊距為2.5厘米，左右頁(yè)邊距為2.5厘米，頁(yè)眉1.5厘米、頁(yè)腳1.5厘米。（五）日常文件編輯要求除公司正式文件外，其它日常文件WORD\EXCEL\PPT等文件編輯，必須按公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)的文檔規(guī)范模板操作（詳見(jiàn)相關(guān)文件）附表。（六）文件編制、審核、批準(zhǔn)1、公司級(jí)文件由行政人力中心負(fù)責(zé)編制，并組織相關(guān)部門(mén)（各中心負(fù)責(zé)人）進(jìn)行討論及評(píng)審會(huì)簽，評(píng)審修訂后由行政人力中心總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行。2、各部門(mén)文件由相關(guān)人員或主管負(fù)責(zé)編制，并由撰寫(xiě)部門(mén)組織相關(guān)人員討論和評(píng)審會(huì)簽，評(píng)審修訂后由部門(mén)主管核對(duì)，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行。（七）文件發(fā)放與管理1、文件編號(hào)由行政人力中心統(tǒng)一控制，各部門(mén)評(píng)審修訂后文件，編制人將源文件發(fā)至行政人力中心統(tǒng)一進(jìn)行排版并編號(hào)。格式統(tǒng)一后，編制人在OA上填寫(xiě)《發(fā)文送審會(huì)簽流程》，經(jīng)批準(zhǔn)后，在文件封面蓋“受控”章，下發(fā)相關(guān)部門(mén)。2、各部門(mén)建立《文件發(fā)放/回收登記表》，明確發(fā)放范圍，版本號(hào)，3、公司級(jí)文件發(fā)放由行政人力中心統(tǒng)一發(fā)放管理，各部門(mén)文件由部門(mén)自行發(fā)放管理，所有文件發(fā)放必須歸檔一份信息管理部。4、各部門(mén)收到外來(lái)文件，負(fù)責(zé)文件的登記、編號(hào)及發(fā)放、回收工作，須建立《外來(lái)文件目錄清單》。（八）文件的修訂1、部門(mén)級(jí)文件的更改，由更改申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件/更改申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。2、公司文件更改的方式有：換頁(yè)、換版。文件修改三次以內(nèi)的無(wú)須換版本，原來(lái)的版本號(hào)不變，只需要更改版本號(hào)，如發(fā)文的版本號(hào)是A/0，第一次修改則是A/1，以此類(lèi)推。如文件修改三次以上且影響使用時(shí)，須換版本，用A、B、…等表示，換頁(yè)的方式同上。（九）文件的銷(xiāo)毀1、作廢文件由各部門(mén)回收后，加蓋“作廢”章，并在原發(fā)放清單上注明。并填寫(xiě)《作廢文件目錄清單》，需作資料保留的舊文件應(yīng)加蓋“留用”印章,并與有效文件隔離保存。2、需銷(xiāo)毀文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件/記錄處理單》，公司級(jí)文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，部門(mén)級(jí)文件經(jīng)分管副總批準(zhǔn)。（十）文件