時間管理的四個發(fā)展

第一講時間管理的四個發(fā)展（上）

時間管理概述

時間管理的必要性

時間具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復得”等特性，所以時間是最不為人們理解和重視的，也正因為如此，時間的浪費比其他資源的浪費就更為普遍，也更為嚴重。因此，當人們無所事事，或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見成效時，應該暫時停下來審視一下自己的時間利用效率，審視一下自己在時間中所處的角色，尋找一條更為合適的途徑，實現(xiàn)自己的目標，追求自己的人生價值。在經(jīng)理人的所有管理技能中，時間管理最容易被忽略，對中國的經(jīng)理人而言，這又是一個急需解決的問題。初級經(jīng)理人從員工的崗位過渡到管理者的崗位，比較容易忽略管理的角色和時間管理的技能，而中、高級管理者的工作時間更忙碌，工作任務更多，時間效率的管理也就顯得更加重要。

【案例1】非洲大草原的獅子和羚羊非洲大草原上的羚羊和獅子，每天都要展開一場生命的競賽，也可以看作是一場生命的奧運會，如果競賽贏了就有東西吃，輸了就可能遭受滅頂之災。因此，每天早晨，羚羊和獅子醒來時，它們的腦子里都閃過同樣一個念頭，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果獅子跑慢了，它就沒有羚羊吃，它就可能會活活餓死；如果羚羊跑慢了，它就可能被獅子吃掉。它們之間的這種微妙關(guān)系使得非洲大草原保持著很好的生態(tài)平衡。

【案例2】冠軍和亞軍的區(qū)別在賽場上，速度是決定用時多少的重要參數(shù)，例如香港的賽馬，冠軍和亞軍的區(qū)別，也就是第一匹馬和第二匹馬之間的差別，可能相當微小，往往用肉眼看不出來，要借助電腦等先進設(shè)備的幫助，兩匹馬之間的時間差距可能僅為0.05秒。但是，頭馬和第二匹馬的獎金卻是不一樣的，要差到幾十萬港幣。對于比賽結(jié)果，人們關(guān)心和記住的從來都是冠軍，很少記住亞軍，例如中國奧運，打破冠軍零記錄的是許海峰，而第二位得金牌的則很少有人記得，這就是第一和第一之外的區(qū)別，奧林匹克運動的口號“更高、更快、更強”，其含義所追求的也就是速度。

【案例3】三枚硬幣—財富、健康、時間，哪一個更重要？為什么假設(shè)一個人的生命中有三枚硬幣，一枚硬幣代表財富，一枚硬幣代表健康，還有一枚硬幣代表時間，這三枚硬幣哪一個最重要呢？通常人們都趨向于追求財富，如果在這三枚硬幣中，把代表財富的硬幣拿掉，則表示這個人有足夠多的健康，也有足夠多的時間，他有可能重新去創(chuàng)業(yè)，贏得財富，把代表財富的硬幣重新放進自己的生命中。如果在這三枚硬幣中，把代表健康的硬幣拿掉，這表示這個人有足夠多的財富，也有足夠多的時間，則他可以花費無以計數(shù)的金錢來治療自己的疾病，至少可以拖延一定的時間，或借助高科技手段來延長生命，他可能把代表健康的硬幣重新放進自己的生命中。如果把代表時間的硬幣拿走，讓一個人沒有自己的時間了，這時候，即使他有無數(shù)的財富，有很強壯的身體，可是生命留給他的只有一剎那，他無法用1億美元去換10分鐘，這就好比無數(shù)的0前面沒有了1，是沒有任何意義的，他不僅不能將代表時間的硬幣重新放進自己的人生，而且財富和健康對他也變得毫無意義了。

點評：對于所有的人，尤其是經(jīng)理人、企業(yè)家，他們有大量的金錢，可是他們感到最缺的還是時間，所以對時間的要求就更高，這就需要良好的時間管理。

時間管理的內(nèi)涵

1．時間管理那么什么是時間管理呢？在日常生活中始終如一、有的放矢地使用行之有效的方法，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時間，這就是時間管理。時間管理不僅僅是工作的管理，也包含著業(yè)余時間的管理；不僅僅是在企業(yè)里的管理，同時也包含著家庭生活、業(yè)余時間、業(yè)余愛好的管理。也就是說，時間管理應該是包含著生活中所有時間的合理利用和支配。

2．主管在時間管理中存在的誤區(qū)很多主管在時間管理上普遍存在以下一些認識誤區(qū)：?寧愿去做事情，而不是去做正確的事；?寧愿去解決問題，而不是有創(chuàng)意地去選擇解決方法；?寧愿去保持原來的做法和手段，而不是去優(yōu)化、優(yōu)選工作的流程和方法；?寧愿去被動地執(zhí)行服從和遵守職務，而不是主動積極地進行創(chuàng)新和求得最佳的結(jié)果；?寧愿去節(jié)約成本，而不愿意主動地增加利潤，尤其是在投資理財?shù)挠^念方面，國人習慣開源節(jié)流，但實際是比較喜歡節(jié)流，比較喜歡勤儉節(jié)約，而忽視要去更多地增加收入。

表1-1管理時間的自我評估寧愿而不是正確地做事做正確的事解決問題有創(chuàng)意的選擇保持手段優(yōu)化手段遵循義務求得結(jié)果降低成本增加利潤

3．傳統(tǒng)的時間管理觀念從節(jié)約和增加收入這兩方面進行比較，傳統(tǒng)的觀念喜歡節(jié)約，時間管理的傳統(tǒng)觀念中滲透了這種生活哲學觀的影子。傳統(tǒng)的時間管理觀念強調(diào)以下幾個方面的內(nèi)容：強調(diào)時間的重要。古人曰“一寸光陰一寸金，存金難買寸光陰”，這里強調(diào)了時間的價值和重要性。強調(diào)時間流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不絕的江水，想到時間也如流水一樣，不斷地、快速地流淌，強調(diào)了時間的無法失而復得性。強調(diào)時間管理的計劃性。中國古人關(guān)于時間管理的最基本方法是計劃性，俗語常說“預則立，不預則廢”，也就是說在做事之前要有充分的準備和充分的計劃，強調(diào)了計劃的重要性。俗語常說“一年之計在于春，一日之計在于晨”，放到當今的競爭激烈的社會中，這句俗語在依然實用的同時，可以稍加變通，改成“一年之計在于去冬，一日之計在于昨夜”，因為到了春天再開始做計劃已經(jīng)來不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的計劃，同樣，一天的計劃要在昨天晚上或昨天下班的時候就做好了。也就是所有的計劃都要提前做。

時間管理的四個發(fā)展

（一）競賽以快趨強

競賽以快趨強，軍事以先下手為強，在市場環(huán)境急劇變化和動蕩的今天，商界講究“快魚”策略，過去的競爭規(guī)則是大魚吃小魚，比資本量，比規(guī)模，以實力論勝負。今天是比速度，比學習的速度，比反應的速度，比創(chuàng)新的速度，速度快者方能取勝。

【案例】中華武學秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快中華武術(shù)秘籍講究“百法有百解，唯快招無解”，也就是說任何招數(shù)，都是有接招的套路的，但是，快招無解，因為速度太快時，對方來不及作出反應。跆拳道也講究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以勝于對方，才可以保持優(yōu)勢。

（二）你有多少資本

如果問一個人有多少資本，他往往想到的是自己的車子、房子、股票債券等有形資產(chǎn)，而容易忽略掉自己的時間財富。50歲的中年人與20歲的年輕人，怎么去衡量他們所擁有資本的多少呢？通常情況下20歲的年輕人不會擁有50歲的中年人同樣多的有形財產(chǎn)，但是，在這兩種人的資產(chǎn)表中，時間一欄的優(yōu)勢則屬于年輕人。俗話說少年不怕窮，因為時間就是財產(chǎn)，時間就是一個少年最大的優(yōu)勢。愛因斯坦說過：“一切與生俱來的贈品中，時間最寶貴！”時間不僅寶貴，而且時間最公平，無論一個人多么富裕或多么貧窮，上天給予的時間是絕對公平的，每人每天24小時，一分一秒都不差，時間不會對任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因為每個人的時間價值是不一樣的，成功人士單位時間的價值非常高，而一般的普通人，時間的單位價值就比較低。但是，不管現(xiàn)在的情況如何，只有利用好當前的時間，才能讓“這一刻”不被浪費，才能為下一刻的精彩做好鋪墊。臺灣有句俗語，只有今天才真正屬于你。強調(diào)要在最短的時間內(nèi)，更多的學習，更多的行動，獲得更多的資訊。

（三）72歲人的一生

一個人的時間到底是怎么度過的，每個人一生的時間是怎樣被利用的，時間哪里去了？為了回答這些問題，科學家對人群的時間利用做了科學的研究，將統(tǒng)計的結(jié)果進行匯總，從而得出了如下的結(jié)論。假設(shè)一個人的生命時間是72歲，則他的時間使用情況可以用表1-2來表示：

表1-272歲人的一生時間利用表活動內(nèi)容所消耗時間睡覺21年工作14年個人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊5年學習4年開會3年打電話1年找東西1年其他3年

（四）效率與效能

人們重視生命，樂于理財，卻疏于時間管理。例如，一個人傷風感冒咳嗽了，他會到醫(yī)院去治療；一個人丟了200塊錢或股票損失2000塊，他會很著急和懊惱；可是如果他無謂耗費了2個小時的時間，浪費了1個小時，1個小時無所事事，他卻不會著急，因為時間太無形了，如空氣，看不見，摸不著。魯迅先生說，“時間像海綿里的水，想擠的話，總還是有的”，魯迅先生本人之所以有偉大的成就，就在于他把別人喝咖啡的時間都用來學習和工作了，這說明了時間有很大的彈性。

【案例】裝瓶實驗有一位教授做過一個裝瓶實驗，他拿出一個瓶子，拿來了好多石子，又拿來好多沙子，很多水，然后他把石頭往瓶子里裝，裝到瓶口的時候，教授問學生“這個瓶子裝滿了沒有”，學生們說“裝滿了”。于是教授又往這個瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口時，教授問學生，“這次滿了沒有”，學生們說“滿了”。教授又把水往瓶子里倒，當水倒到瓶口后，教授再一次問學生，“滿了沒有？”，學生們不知道教授接下來還會有怎樣的措施，但想到前兩次的錯誤回答，于是都不敢回答了。

點評：這個裝瓶實驗就揭示了時間管理的啟示，大石頭之間會有空隙，沙子之間還有空隙，水里面可能還有空隙。同理，時間之間也存在空隙，珍惜時間的一個方法就是珍惜點點滴滴零碎的時間。

此外，工作任務的完成要有程序和順序，裝瓶實驗中如果先往瓶子里面裝水，再往里面裝沙子，然后再往里面放石頭，就一定放不進去了。做事情也是一樣，一定要有優(yōu)先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有價值的事情，而不是抓雞毛蒜皮的事情，這樣生活的意義才能彰顯出來。

【案例】口袋書在香港地鐵里，口袋書很暢銷，口袋書只有巴掌大，在上、下班坐地鐵的時間，好多年輕人都在看口袋書，或者利用這段時間休息，也有很多人在看報紙，他們都在有效地利用工作時間和生活時間之間的空隙，有效地利用好這些零星時間，天長日久，就可以積少成多，使這些零頭時間為個人生活增添魅力。

時間管理的三大觀念

時間管理有三大觀念，第一是時間觀念，第二是效率觀念，第三是效能觀念。對這三大觀念的理解和把握，是時間管理的關(guān)鍵。

1．時間觀念：1小時與3年的關(guān)系

建立時間觀念很重要，有了時間觀念，才能利用瑣碎的時間，才能把點點滴滴的時間珍惜起來。在人們的理解中，3年是一個很大的時間單位，而1小時則是一個常被忽略的時間單位，實際上，如果每天能節(jié)約出1個小時，則在人生70年的歲月中，就可以節(jié)約出3年的時間，時間觀念的重要性由此可見一斑。

2．效率觀念：速度能使石頭漂起來

所謂效率觀念，就是要有速度。石頭之所以能漂浮在水面上，如《孫子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。

3．效能觀念：始終不偏離終極目標和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合

效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。中國人習慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常常夸獎一個人做事很有效率，卻很少夸這個人非常有效能。效能的概念，用毛主席的話來說，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即數(shù)量多、速度快、結(jié)果好、品質(zhì)高、成本節(jié)約，也就是說，僅僅速度快不行，還要方向正確、結(jié)果良好、效果明顯、成本又低，所以效能的概念始終不偏離終極目標和結(jié)果。在時間管理中，時間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標要相吻合。效率與效能的關(guān)系猶如價格和性價比，效率就好比價格，而效能好比是性價比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是價格便宜，即買這個貨物所花的貨幣數(shù)量比較少，效能高是指單位貨幣內(nèi)所獲得的回報和價值比較大，即當人們?nèi)ベI大宗的物件，例如買電腦、買汽車、買家具的時候，不僅要注重價格因素，更看重性價比因素，不是越便宜越好，而是關(guān)注投入的錢和所獲得的回報價值高低之間的比。同樣的，在單位時間內(nèi)，所獲得的產(chǎn)值大小就是效率，而在單位時間內(nèi)所獲得的價值和回報的大小就是效能。

【案例】龜兔賽跑烏龜跟兔子賽跑，第一場賽跑烏龜贏了，兔子輸了。因為兔子驕傲自滿，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點。賽跑的裁判大象批評白兔說：“兔子，你這樣不行，不可以驕傲自滿，要腳踏實地，要勤奮努力，懂不懂啊？”兔子說，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不過烏龜?！庇谑撬鼈冇峙e行了第二次賽跑。裁判大象的發(fā)令槍一響，兔子像離弦的箭一樣竄了出去，一會兒就沒有影子了。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰騰地往前爬，爬了很長時間，烏龜終于爬到了終點，卻不見兔子的影子。裁判大象和觀眾就四處尋找，終于在很遠的地方找到了兔子，兔子耷拉著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。

點評：兔子沒有看準方向，它跑得越快離目標就越遠，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的時候，盡管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏離了方向，最后也不會有正確的結(jié)果。

效能的重點是不但要完成任務，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。21世紀的經(jīng)理人，不但要意識到時間很重要，要去抓點點滴滴的時間，要注意做事情的數(shù)量和速度，同時還要追求價值，要多、快、好、省。

第二講時間管理的四個發(fā)展（下）

時間管理的四個發(fā)展歷程

時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段，人們從認識到時間管理的重要性，到開始進行時間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點的轉(zhuǎn)移。

1．第一代：時間增加和備忘錄

第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄。時間的增加是指當時間不夠用，而工作任務比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。備忘錄就是把所有要做的項目列出來，制作成一個工作任務清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進行時間的分配和使用管理。

2．第二代：工作計劃和時間表

第二個階段稱為工作計劃和時間表，即在所有要做的工作任務開始之前，把清單列出來，在每一項任務之前定一個時間的期限，例如早晨8點～9點做什么，9點～10點做什么，下午1點～2點做什么，每一項任務都有開始和結(jié)束的時間，在這個時間段中完成規(guī)定的某項任務。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法。

3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率

第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。當工作任務越來越多，多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候，就要求對時間管理的內(nèi)容進行一定的更改，第一，對工作任務要做一些取舍；第二，對工作任務要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點做哪一件，非重點做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進行。如果按照重要程度的軸來標記橫坐標，按照緊急程度的軸來標記縱坐標，可以構(gòu)成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。如圖1-1所示：圖1-1第三代時間管理象限示意圖

A類工作：又重要又緊急的事情假設(shè)用一個統(tǒng)一的標準把所有的工作任務做明確清晰的劃分，然后對ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見，首先應做A類工作，因為A類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件。當工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時候，應該放下手頭所有的工作，全身心地撲上去解決，這種行為被形象地稱為救火行動。例如119消防隊接到警報，就要馬上去處理現(xiàn)場。

【案例】突發(fā)事件：非典2003年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時，當時規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強有力的力度才能夠把非典有效地控制住。

B類工作和C類工作當重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來是應該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作？有人認為C類工作很緊急，應先期處理，也有人認為B類工作很重要，應先期處理。按照時間占用的順序來劃分，也就是按照時間的緊急程度來說，專家認為應先處理B類工作。為了對B類工作和C類工作完成時間進行分析，可通過分析假設(shè)不做C類工作，會導致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會導致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會隨著時間的進一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發(fā)事件。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當越過一定的極限以后，C類工作就可能因為失去時機而消失，由此就會遭受一定的損失，承擔一定的責任，工作本身也可能會因此而消失。不緊急圖1-2第三代時間問題分類示意圖

例如，下午3點～4點，工會組織慰問抽獎活動，參加抽獎者都可得到一袋洗衣粉，如果某人因故未參加工會慰問抽獎活動，4點鐘以后，這個事情可能就已結(jié)束，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉。如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時間，只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時就應該扔掉C類工作，要保住B類工作，因為B類工作的價值更大，它的重要程度更大。

【案例1】熱氣球的難題一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實驗儀器。當熱氣球升空行駛到海面的時候，突然發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實驗儀器，接著扔掉了食物和水，這時候，熱氣球還是太重，需要犧牲一個人來挽救其他人，在這種情況下，因為扔一個瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析，即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。

在兩者不可兼得的情況下，如果可以延長工作時間，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進行更好的策略性的安排，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成，再按部就班地處理B類工作，這樣就可以達到雙贏的效果。但是管理專家通過實驗發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實現(xiàn)，因為C類工作的數(shù)量太多，單個C類工作雖然花費的時間不多，但是C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風吹又生”，很多經(jīng)理人對于C類事件的處理只能疲于應付，致使時間管理者陷入了C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林。

【案例2】抗戰(zhàn)的泥潭在抗日戰(zhàn)爭中，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后，斯大林講到，“中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時間和空間”。斯大林說，如果中華民國政府投降，結(jié)果將不堪設(shè)想。因為中國政府不投降，中國人民盡管條件非常簡陋，做出了巨大的犧牲，卻拖住了200萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。

C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是經(jīng)過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴大后的結(jié)果會導致C類工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決。但中國經(jīng)理人面對一大堆繁雜事務的時候，習慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時間性，就是總把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價值如何，不考慮時間的重要性程度。

【案例3】籮筐任務測試美國的專家曾經(jīng)做過一個針對中國經(jīng)理人時間管理基本狀況的測試。任務要求是：一個籮筐中有10件工作任務，假設(shè)下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務，請中國的經(jīng)理人進行挑選，并完成自己挑選出來的任務。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因為做起來很簡單，所以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費時間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完，測試的時間就到了。籮筐中剩余了6件工作任務，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點：不緊急、做起來不簡單、花費的時間很長、不好玩、沒意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪兂芍匾揖o急的突發(fā)事件。

點評：中國經(jīng)理人在時間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點，即在問題的分類概念上模糊。在工作中，屬于B類工作的重要問題一般包括改進產(chǎn)能、發(fā)展團體、尋找新客戶、提升服務品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等。對個人而言，學習研修和職業(yè)成長問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情，也就需要在當前多進行改善處理，例如多增加運動量、控制飲食、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等。健康問題和學習的問題很重要，要把這些問題當成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。

對于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時間使用的后面，例如對于受歡迎的活動、電話會議、工會抽獎、演唱會等，一定不能使其占用B類工作的時間。時間就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務變成發(fā)面團，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時間和空間。如圖1-3所示：圖1-3第三代時間管理事件分類示意圖4．第四代：以重要性為導向，價值導向，目標導向，結(jié)果導向

第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律。意大利經(jīng)濟學家帕累托認為，萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因為20%的關(guān)鍵因素所致。所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”，用最有效率的時間去做20%的最有效率的工作，在這些時間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而達到一種高效率。同時，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。

時間管理的六個概念

不管是中國傳統(tǒng)的時間管理，還是第四代時間管理，在時間管理中，以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題。

1．消費與投資

消費與投資包含多個概念，時間如果用于工作、學習，就是一種投資，因為它是有回報的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、無所事事、徹底放松，就屬于消費，所以時間管理要多投資，少消費，達到投資和消費的平衡。

2．機遇與選擇

在時間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導致機遇，等待則只能處于無奈狀態(tài)，不能將人生時間使用的可能性發(fā)揮到極致。

3．應變與制變

應變就是當問題發(fā)生時，去被動地做出反應；制變則是去控制住事情，能夠主動地預先做出一些預防，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發(fā)展。

4．效率與成效

在時間管理中，要有很高的時間利用率，而且時間利用的結(jié)果是可見的、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局。

5．緊要與重要

處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系，具體做法如下：對于重要且緊要的問題立即處理；對于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理；對于緊要但不重要的問題最后處理；對于不重要也不緊要的問題則予以回避。

6．反應與預應

當問題發(fā)生后，能及時做出反應，采取必要的措施。對于未發(fā)生的問題，則防患于未然，提前做出預防，使問題有良好的預警處理機制。

時間的殺手：時間損失分析

時間哪里去了？現(xiàn)在很多時間管理者驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的24小時，對于每小時的60分鐘，似乎都特別容易逝去。時間的殺手究竟在哪里？一般來說，時間的損失不外乎以下幾個方面的因素：設(shè)定目標方面的時間損失；制定計劃方面的時間損失；做出決定方面的時間損失；在工作組織方面的時間損失；工作開始時的時間損失；每日安排上的時間損失；在信息和溝通方面的時間損失。

耗時因素分析

（一）外因和內(nèi)因的耗時

對時間損失因素的分析，也可以按照外因和內(nèi)因來分類，調(diào)查者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個方面：

1．外在因素耗時的類型

電話干擾；不速之客；溝通不良；資料不全；文件復雜；工作擱置等。

2．內(nèi)在因素耗時的類型

計劃欠妥；事必躬親；條理不清；欠缺自律；無力拒絕；做事拖延等。

（二）有形和無形的浪費

在時間浪費中，有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費掉的，因此，浪費時間的現(xiàn)象可以按照有形浪費和無形浪費來區(qū)分。

1．有形浪費

開小差；資源不足；電話；程序繁瑣；間斷；等待。

2．無形浪費

計劃不周；不懂說“不”；拖延；不懂授權(quán)；不分輕重緩急。

時間管理困惑匯總

在經(jīng)理人的時間管理中，時間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用；經(jīng)理人做好了工作計劃，但在實際的工作中，卻根本不能按照自己的預定計劃來完成這些工作；經(jīng)理人自己總是感覺時間不夠用，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇。時間管理的困惑可以歸納為以下幾個方面：工作無計劃，忙忙碌碌不知道干了什么，總是感覺時間不夠用；計劃常被突發(fā)事件、會議中斷或打亂；工作被小問題拖延；工作時間超出原計劃；下屬工作的突發(fā)事件多，無能力解決。

時間管理誤區(qū)

（一）時間管理誤區(qū)

在時間管理中，人們認為自己的時間屬于自己的私人財富，似乎今天過了還有明天、今年過了還有明年；或者突然感覺自己時日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已無所適從了。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措。人們常犯的時間管理錯誤包括以下幾個方面：不尊重時間；沒有認識到時間為不可竭盡資源；不了解重要性與緊急性；沒有時間管理系統(tǒng)。

（二）良好的時間安排

要走出時間管理的誤區(qū)，需要認識時間的“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“