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PAGE雙豐實業(yè)集團行政管理制度目錄第一章辦公管理制度 1第二章行文管理制度 2第三章收文管理制度 5第四章會議管理制度 7第五章檔案管理制度 7第六章后勤管理制度 12第七章附則 14-PAGE16-第一章辦公管理制度為嚴格執(zhí)行雙豐集團有限公司(以下簡稱集團)行政紀律,規(guī)范集團職員行為,保持集團辦公秩序,保證集團高效運轉(zhuǎn),特制定本制度。辦公管理(一)全體職員必須嚴格遵守集團規(guī)定的作息時間,不準遲到早退。(二)履行職責時,儀表及服飾應保持統(tǒng)一、整潔、大方、得體。(三)工作時要堅守崗位,盡職盡責。必須提高工作效率和質(zhì)量,一定要按時完成工作計劃,并做到急事即辦,特事特辦。(四)注意保持整潔的辦公環(huán)境,嚴禁在辦公區(qū)內(nèi)進食、聊天、喧嘩。不準進行與工作無關的事。(五)職員在辦公期間需要暫時離開崗位時,應視情況向負責人報告或向同事說明。(六)接待來訪或業(yè)務洽談最好在洽談室進行。(七)集團鼓勵職員相互溝通交流,但不得妨礙正常辦公。(八)職員辦公室內(nèi)不要存放大量現(xiàn)金及貴重物品,以免丟失。電話管理(一)使用電話應注意禮節(jié),語言簡明扼要。(二)自覺控制手機話費,具體話費補貼見相關制度。(三)凡享受集團手機話費補貼的職員工不得關停手機。衛(wèi)生制度(一)要保持辦公室衛(wèi)生,積極創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。(二)辦公用品擺放有序,整齊劃一。(三)進入辦公樓前應自覺清除腳底泥沙,進入辦公樓后不準隨地亂扔東西,不準隨地吐痰(并督促來訪者配合好)。(四)辦公室內(nèi)不允許張貼圖畫。臨時必須張貼的圖畫,可用透明膠帶固定,用完及時清除。文印制度(一)文印工作由文印專職人員管理,承辦人操作時應合理使用,杜絕浪費。(二)遵守集團的保密制度,打印秘密文稿時必須保密。廢棄的文稿應及時銷毀。(三)禁止與工作無關的文印。辦公設備、辦公用品購買領用制度(一)辦公設備、辦公用品的采購、保管、配發(fā),由綜合管理部負責。(二)辦公設備、辦公用品的購買審批權(quán)限,按照財務有關制度執(zhí)行。(三)辦公設備、辦公用品確需維修的,報經(jīng)綜合管理部經(jīng)理批準后實施。(四)辦公設備、辦公用品實行領用負責制,由綜合管理部組織實施。(五)其他分公司購買辦公設備、辦公用品權(quán)限按照財務有關制度執(zhí)行。(六)涉及有關財務問題具體見財務制度。(七)職員調(diào)動或辭職離任時,要當即辦理移交手續(xù),繳清辦公設備、辦公用品等。其它(一)愛護公司財物,合理使用空調(diào),下班時關機閉電。(二)不用計算機時應即關機斷電,減少消耗。(三)接待業(yè)務來客時,要配合門衛(wèi)做好檢驗登記。第二章行文管理制度為規(guī)范和嚴肅集團行文工作,提高公文質(zhì)量,保證公文安全及時傳遞,特制定本制度。集團所有公文的呈批和收發(fā)由綜合管理部統(tǒng)一管理。其他部門或個人不得以公司名義行文。為確保公文規(guī)范,集團行文由綜合管理部統(tǒng)一審核和打印。為確保公文傳遞安全,集團內(nèi)部傳遞由部門資料管理員或其他專人負責。公文種類主要有:決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要共11種。公文格式公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。(一)公文標題。公文標題簡明扼要的概括公文內(nèi)容和公文種類。詞義完整,排列對稱,間距恰當。公文標題中除法規(guī),規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。(二)主送機關。指公文的主要受理單位。(三)公文正文。行文內(nèi)容完整、有序、條理清楚。(四)成文日期及印章。公文必須注明成文日期,以表明從何時開始下文。成文日期在公文正文下面向右錯開,要寫全年月日。成文日期一般以領導簽發(fā)日期為準。單一部門制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文部門名稱,只標識成文日期。加蓋印章應端正、居中下壓成文日期。(五)抄送。需要收文的關聯(lián)或間接單位、個人列入抄送。(六)發(fā)文部門標識。由發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。集團發(fā)文標識定為:“湖南雙豐集團公司文件”。(七)發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。(八)秘密等級。公文應當根據(jù)秘密程度劃分等級。一般分為:內(nèi)部文件、秘密、機密、絕密。(九)附件。公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前注明附件名稱和件數(shù)。行文規(guī)則(一)行文要嚴格按照相應格式書寫和排版。(二)應按照隸屬關系行文,不得越級行文。(三)平行或無隸屬關系的,應使用平行文,如函、《工作通知書》?!豆ぷ魍ㄖ獣肥羌瘓F內(nèi)部,即部門相互溝通協(xié)調(diào)的函,用于日常辦公和業(yè)務處理,方便快捷。(四)要分清主送與抄送,向上級的請示不要同時抄送下級;向下級的重要行文,可以抄送直接上級。(五)明確發(fā)文權(quán)限。屬于全局的重要事項,以集團名義行文。屬于局部的重要事項,以部門名義行文。(六)公文由主辦部門經(jīng)辦人擬稿,部門經(jīng)理審核簽字,送綜合管理部審核簽字后由經(jīng)辦人呈送領導簽發(fā)。幾個部門聯(lián)合發(fā)文的,聯(lián)辦部門負責會簽后,再遞交綜合管理部審核和呈送領導簽發(fā)。發(fā)文程序一般包括擬稿、審核、核稿、簽發(fā)、校對、打印、蓋章、發(fā)文、歸檔等程序。(一)公文擬稿1、經(jīng)辦人負責公文的起草(包括錄入、排版)。草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙。公文的人名、地點、數(shù)字、標點符號要準確,時間要具體年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等,除規(guī)范的簡稱外,一般不得用簡稱。(二)公文審核部門經(jīng)理對擬好文件審核簽字。由經(jīng)辦人把《文件呈批單》和文件一并交到綜合管理部。(三)公文核稿公文呈批前由綜合管理部負責核稿。核稿的主要內(nèi)容是:是否要發(fā);程序?qū)Ψ?;?guī)范格式;言簡意賅;秘級審定;領導簽發(fā)。(四)公文簽發(fā)1、綜合管理部核稿通過后,在《文件呈批單》上填寫發(fā)文字號和密級,簽署處理意見。由綜合管理部經(jīng)理根據(jù)輕重緩急,在《文件呈批單》上簽“特急”或“急件”字樣。按審批權(quán)限、業(yè)務分類,呈報相關領導審批。2、公文呈送到公司領導批閱時,“特急”文件即時閱批,“急件”從速閱批,一般文件抓緊閱批。(五)公文校對、打印1、集團領導簽署修改意見后,原則上由擬稿人修改;特殊情況下可由綜合管理部經(jīng)理直接修改。一定要使公文按領導意見進行修改定稿。2、修改稿送簽時必須附上批簽原稿。綜合管理部負責最后核對。公文簽發(fā)后,由經(jīng)辦人送綜合管理部經(jīng)理。綜合管理部經(jīng)理審查后安排專人印制。(六)公文蓋章1、需要蓋章的文件,打印后由綜合管理部專人持正式文稿、領導簽發(fā)的定稿和《文件呈批單》,到印章保管員處履行蓋章手續(xù)。印章保管員核對無誤后加蓋印章。印章保管員須在《文件呈批單》上簽字。2、對于不需要蓋章的文件,在打印正式文稿后,由綜合管理部填寫《發(fā)文登記簿》后發(fā)文。(七)公文發(fā)送和歸檔1、文件蓋章后,將正式文件、領導簽發(fā)的定稿、《文件呈批單》和電子版送檔案管理員歸檔。同時由綜合管理部專人填寫《發(fā)文登記表》后發(fā)送紙本或電子版。2、對集團以外受文單位發(fā)文的,檔案管理員通知經(jīng)辦人到綜合管理部辦理手續(xù),由經(jīng)辦人負責發(fā)送。3、以信函、特快專遞或以電子郵件形式發(fā)文的,統(tǒng)一由檔案管理員辦理。4、內(nèi)發(fā)文件加蓋“內(nèi)部文件”章,通知部門資料管理員簽領。部門經(jīng)理閱簽后,及時交回綜合管理部,檔案管理員歸檔處理。5、綜合管理部不得積壓文件,在《發(fā)文登記表》登記后,及時下發(fā)。6、歸檔文件需要銷毀的,經(jīng)批準后,由檔案管理員進行。公文借閱和清退按《檔案管理制度》有關規(guī)定執(zhí)行。公文立卷歸檔、廢除,按《檔案管理制度》有關規(guī)定執(zhí)行。第三章收文管理制度為規(guī)范和嚴肅集團總部收文工作,提高辦文效率,發(fā)揮來文作用,制定集團總部收文管理制度。集團的收文由綜合管理部統(tǒng)一管理。為確保公文傳遞安全,集團內(nèi)部傳遞由部門資料管理員或其他專人負責。本章所指收文,包括集團外部的文件資料和內(nèi)部下發(fā)的文件資料。外部收文程序。包括收集、分發(fā)與呈批、批閱、承辦、歸檔等。(一)收集1、外部收文按渠道分為兩種:(1)經(jīng)辦人參加各種會議或通過其它形式經(jīng)過登記領回的文件資料。(2)信函、傳真等形式的收文。2、收文必須及時送交綜合管理部辦理。送交文件資料必須齊全完整,不漏項缺頁。3、收文由綜合管理部專人填寫《收文登記表》,經(jīng)辦人簽名認可。(二)分發(fā)與呈批。綜合管理部經(jīng)理根據(jù)輕重緩急,在《文件呈批表》上簽署處理意見。按權(quán)屬呈送領導批閱。(三)批閱。集團領導應抓緊批閱文件?!疤丶薄表毤磿r閱批,“急件”須從速閱批,“普件”須三日內(nèi)閱批。(四)經(jīng)領導批閱的文件,由綜合管理部及時送交承辦單位。(五)綜合管理部負責督促辦理,協(xié)調(diào)關系,解決矛盾,及時反饋。歸檔。文件處理完后,由綜合管理部登記歸檔。內(nèi)部收文程序(一)接收1、內(nèi)部收文渠道包括總部下發(fā)的紅頭文件,各部門之間的工作通知書、合同等。2、來文一律逐件清點,由該部門文秘或文書接收,同時進行審核。審核的重點是:是否應由本部門辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及集團有關規(guī)定;涉及其他部門或職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。3、經(jīng)審核,對符合規(guī)定的公文,文秘或文書應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門或人員辦理,需要兩個以上部門或人員辦理的應當明確主辦者。緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合規(guī)定的公文,經(jīng)部門負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。(二)審閱審閱公文時,對有具體請示事項的,主閱人應當簽署明確意見、姓名和審批日期,其他審閱人簽名視為同意;沒有請示事項的,簽名表示已閱知。(三)承辦1、承辦者收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的文秘或文書并說明理由。2、公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級協(xié)調(diào)或裁定。3、送負責人批示或者交有關部門或人員辦理的公文,文秘或文書要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。(四)周知應及時將文件傳達到位。按照文件傳達范圍,及時傳達到每個人員,做到無一漏錯。傳達文件根據(jù)需要區(qū)別進行,或集中宣讀,或個別傳閱。同時做好記錄,特別是傳閱時要逐一填寫傳閱單。對于出差在外的人員,應以電話方式傳達文件精神。文件辦理期限?!懊孛堋币陨系燃壩募?,應隨到隨辦,文到一日內(nèi)處理完畢。一般文件,文到三日內(nèi)處理完畢。合同、計劃、規(guī)章制度等特殊文件,部門主管視情規(guī)定處理期限。來文明確辦理期限的,應在限期內(nèi)處理完畢。傳閱文件隨到即閱,一般當天閱完。第四章會議管理制度為規(guī)范和精簡會議,特制定本管理制度。會議必須統(tǒng)一安排。會議提議人負責確定會議議程及參會人員。會議如形成決議的,則根據(jù)決議擬制紀要。綜合管理部組織集團總經(jīng)理辦公會議或?qū)n}會議,擬制會議紀要,匯總會議精神落實情況。會議安排。會議提議人必須提前一天向綜合管理部遞交開會申請。綜合管理部安排會議的地點、時間,通知參會人員。組織會議程序。(一)召開會議根據(jù)討論事項和中心任務確定。會議形式分兩種,一是制度式的工作例會,即辦公會;二是根據(jù)需要隨機召開的專題會議。(二)集團辦公會議原則上每月召開一次。(三)凡制度確定召開的會議必須堅持,參會者必須屆時到會,不得無故缺席。如有特殊情況,原則上要提前一天請假并經(jīng)批準。(四)主持人介紹會議議程和參會人員報到情況。(五)參會人員圍繞議題進行討論。(六)主持人進行總結(jié)發(fā)言,形成會議決議。(七)指定秘書做好會議記錄。記錄者即時擬制會議紀要,依據(jù)發(fā)文程序和權(quán)限及時呈送簽發(fā)。第五章檔案管理制度第一條為了規(guī)范公司檔案管理,提升文檔使用價值,制定本管理制度。第二條檔案工作的宗旨:收集齊全,及時歸檔,完好保存,方便利用。第三條基本規(guī)則(一)歸檔集中保管。公司全部檔案材料原件由綜合管理部檔案室集中保管,任何部門或個人不允許私留。各部門將紅頭文件、重要資料辦理完后及時送交歸檔。2、詳細登記。文件承辦人要將原文和擬歸材料整理完好,標著清楚(包括事由、時間、地點、人物、背景、作者等等),以利于分類登記歸檔。3、規(guī)范利用。正式的檔案一經(jīng)產(chǎn)生,經(jīng)辦人辦理借用手續(xù)后,從綜合管理部檔案室借用。(二)交接1、員工離職必須主動將經(jīng)辦的檔案資料交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。檔案材料必須齊全完整。2、《檔案材料交接單》是員工辦理離職時必須具備的依據(jù),對于不具備者,公司不予辦理相關手續(xù)。第四條管理責任(一)按級管理。檔案管理實行集中管理與分散管理相結(jié)合。以集中管理為主,分散管理為輔。明確各部門兼職檔案管理員以及其職責范圍。(二)歸口負責。綜合管理部負責集團公司檔案的統(tǒng)一管理,部門負責本部門檔案工作。(三)工作職責。各級檔案管理人員按照職權(quán),負責檔案的收集、歸檔。第五條檔案內(nèi)容檔案內(nèi)容,包括文字資料、照片、圖紙、音像制品、電子版等應該作為檔案資料保存的一切資料。(一)集團公司重要經(jīng)營活動和決策形成的文件資料及原始記錄。(二)各子公司有關土地征用、生產(chǎn)、銷售等方面所產(chǎn)生的文件及證件(如招投標書、中標書、土地證等),以及重要業(yè)務資料。(三)各子公司有關施工及驗收等方面所產(chǎn)生的文件、證件、以及重要業(yè)務資料。(四)政府機關發(fā)給集團公司的有關文件資料。(五)集團公司內(nèi)部的文書,包括紅頭文件、簡報、會議記錄、工作通知等。(六)集團公司報送政府的文件和批復及公司對外來往的文件資料。(七)集團公司合同書、協(xié)議書等經(jīng)濟活動文件資料。(八)集團公司人事任免、調(diào)配和職工獎勵處分等文件。(九)集團公司職工工資、福利方面的文件。(十)財務部相關帳表文件等。(十一)公司歷史沿革大事記,以及反映公司重要活動的簡報、宣傳、照片、圖片、錄音帶、錄像帶等資料。第六條檔案收集(一)綜合管理部負責傳遞文件資料的收集。正式文件一經(jīng)產(chǎn)生,應及時歸檔。具體分為以下兩種情況:1、外部來文的收集①需要復函的文件。各部門在文件辦理完后必須將來稿原件、領導批復、公司經(jīng)辦部門復函的正式文稿交檔案管理員登記歸檔。②無需復函的文件。需要領導批閱的文件,各部門專人將來文原件和領導批示交檔案管理員登記歸檔;不需要領導批閱的文件,直接交檔案管理員歸檔。③檔案管理員接收文件資料歸檔要及時嚴格,檢查文件資料要一絲不茍。2、內(nèi)部文件資料的收集①內(nèi)部公文經(jīng)領導審批后,將有領導批復文件的草稿定稿、正式文稿、呈批單等進行歸檔。②公司所有紅頭文件須交綜合管理部文件承辦人處理,并由其即日交集團檔案室存檔。(二)公司各部門在工作中的活動不需要行文的,不須經(jīng)綜合管理部遞送的文件資料(如工程合同、工程圖紙、技術資料等)的收集,采用以下辦法:1、工程資料按所在地區(qū)檔案館提供的工程檔案目錄整理所有資料,根據(jù)項目完成進度及時遞交綜合管理部檔案室存檔;2、檔案管理員根據(jù)檔案材料目錄,及時向相關部門催收漏交檔案。第七條公司人事、財務檔案歸本部門負責,集團檔案室只對其起監(jiān)督作用。第八條檔案的整理。(一)本年度所有歸檔文件先按時間和部門分別裝入臨時檔案盒,以備查用;年底全面鑒定整理,以確保檔案質(zhì)量;于次年四月底將分類、組合后的文件進行系統(tǒng)排列、編號、擬寫案卷標題、裝訂和進行案卷目錄的編制。同時確定存檔期限及密級,目錄入電腦,檔案入庫。(二)工程檔案在資料上交綜合管理部檔案室后一個月左右整理入庫(方法同上)。(三)檔案分類應根據(jù)資料內(nèi)容、內(nèi)部組織、產(chǎn)生時間等因素進行。文書檔案采用年度機構(gòu)-分類法,如:年度+名稱+總登記號+檔號(部門)+保管期限+柜號;工程檔案應根據(jù)項目分類,如:年度+名稱+總登記號+檔號(民用建筑)+保管期限+柜號;工程合同也按項目分類,如年度+名稱+總登記號+檔號(區(qū)域)(項目名稱)+保管期限+柜號。每小卷中設有目錄及備考表。(四)檔案保存期限分為永久、長期(15年-50年)、短期(15年以下)。1、永久保存:(1)公司章程、制度;(2)公司重要會議紀要、決議、簡報等;(3)重要活動中所產(chǎn)生的照片、音像制品;(4)工程項目中的前期資料,如政府機關核準文件、不動產(chǎn)所有權(quán);(5)財務報表;(6)工程圖紙;(7)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、長期保存:(1)反映公司內(nèi)部一般工作活動的文件;(2)合同書、協(xié)議書(3)工程文字資料;(4)人事任免材料;(5)其他經(jīng)核定須長期保存的文書。3、短期保存:(1)一般事務性的文件;(2)期滿或解除的合同(3)上級起草并成為正式文件的草稿;(4)其他經(jīng)核定須短期保存的文書。(五)公司文件密級分為A-絕密、B-機密、C-秘密、D-公開四種等級。1、A級文件(絕密):指最重要的公司秘密,一旦泄露會使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料,包括:財務分析報告、工程決算材料;對高層管理者的考核報告、評議等;對工資分配方案及所屬文件;涉及項目成本、利潤的報告或論證材料;如投資計劃與分析、項目可研報告等;公司尚未實施或正在實施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項目技術的核心資料;公司其它認為應列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。2、B級文件(機密):指重要的公司文件,一旦泄露會使公司權(quán)益受到損害的文件資料,包括:公司注冊及相關文件;技術資料、工程建設圖紙;立項報告、業(yè)務進度分析報告;各種未正式批復或采取的計劃、方案;涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書,以及合同、協(xié)議文本、政府部門對公司的處罰決定等;公司其它認為應列入機密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟糾紛、工程招投標文件等;3、C級文件(秘密),包括:各種證明材料;關于招商引資的有關資料;工程方面的洽商等;公司其它應列為秘密的文件資料及聲像材料,如給領導的函件、竣工圖、竣工資料等。4、D級文件(公開):指一般性的,可以提供給所有的員工查考利用的文件資料,包括:平時各種工作條例、規(guī)章制度;一般業(yè)務工作來往文件(不涉及絕密、機密的文件);各類一般性的請示、通知、會議紀要,簡報、情況反映等;行政管理工作的計劃、總結(jié)、報告;一般性的月、季工作計劃與總結(jié)報告;有關干部任免、調(diào)配、定級等的文件;財產(chǎn)、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證,其它。根據(jù)以上原則對秘密等級的劃分,可按文件內(nèi)容涉及的機密程度提高或降低。第九條檔案的銷毀(一)銷毀標準。從全局出發(fā),從長遠著眼,堅持確定保管期限,要堅持盡可能長、銷毀從嚴的原則。(二)銷毀程序。1、由綜合管理部檔案室對擬銷毀的檔案提出存毀的初步意見,送交檔案形成部門的領導進行初審鑒定后,檔案室按照審批意見對確定可銷毀的檔案進行登記、造冊,并由兩人以上負責監(jiān)銷。2、鑒定過程中形成的材料和清冊,由綜合管理部檔案室歸檔保存,以備考查。第十條檔案的保管嚴格遵守科技檔案管理制度有關條款,認真做好本職工作。做好保密工作,防止密級文件及工程資料、圖紙的泄密。做到檔案資料的完整,編號準確,查閱方便、迅速。在日常管理工作中做好庫房的防潮、防霉、防鼠、防蟲、防火、防盜、防塵、防光。第十一條公司員工根據(jù)需要,可以借閱有關文檔資料。(一)借閱文檔資料,必須在檔案室《借閱登記簿》登記后方可借閱。(二)密級檔案要由文件涉及的部門領導審批同意后方可借閱。最高密級檔案原則上不能帶出檔案室;必須帶出的,須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理呈報總經(jīng)理簽字。第十二條檔案原件一般不外借,如必須借閱,要由相關領導審批。當事人必須在規(guī)定時限歸還借用的檔案資料。第十三條借閱人必須愛護檔案,要安全保密,不得涂改損壞。否則,依法追究當事人責任,并予以相應的處罰。第十四條借閱檔案資料歸還時,必須當面清點。發(fā)現(xiàn)遺損,應立即報告,并根據(jù)資料性質(zhì)和損壞程度,對當事人進行相應處罰。第十五條外單位來公司查閱檔案,應持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能查閱,不能將檔案帶離檔案室。第十六條外單位摘抄檔案資料,應經(jīng)總經(jīng)理同意,對摘抄的資料要進行審查、簽章。第六章后勤管理制度為加強和規(guī)范后勤管理,保障供給

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