海運拼箱出口操作標(biāo)準程序SOP課件

海運拼箱出口操作標(biāo)準程序SOP1海運拼箱出口操作標(biāo)準程序SOP1工作程序

接單→訂艙→進倉↗報關(guān)↘裝箱→裝船→船開簽提單→退核銷單↘單證

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2工作程序

接單→訂艙→進倉↗報關(guān)↘21接受外部客戶及內(nèi)部客戶的業(yè)務(wù)咨詢與詢價“接受外部客戶及內(nèi)部客戶的業(yè)務(wù)咨詢與詢價”是海運拼箱部操作的第一道環(huán)節(jié)，OP的業(yè)務(wù)素質(zhì)與形象將直接影響到公司和本部門的形象與信譽。1.1接受客戶的業(yè)務(wù)咨詢(1)接待客戶要熱情，對于客戶提出的要求要耐心解釋，指導(dǎo)客戶正確做法，提供專業(yè)建議，與客戶建立良好的合作關(guān)系。(2)要主動維護公司形象，利用一切機會適當(dāng)?shù)?、實事求是地宣傳介紹我公司情況及優(yōu)勢航線，給客戶留下滿意的印象。(3)要以高度的責(zé)任心回復(fù)客戶的電話和傳真，不得推諉，回復(fù)時間最遲不得超過24小時。 (4)基本港運價立即回復(fù),對于到門或特殊要求貨物要在2個工作日內(nèi)回復(fù).31接受外部客戶及內(nèi)部客戶的業(yè)務(wù)咨詢與詢價31.2接受客戶詢價(1)OP及時認真地查詢并審核電腦內(nèi)互聯(lián)的有關(guān)信息數(shù)據(jù)。(2)客戶通過電話或傳真向OP詢價，OP根據(jù)電腦報價系統(tǒng)的信息，直接回復(fù)客戶。2接受客戶委托2.1OP接受公司客戶的委托、國外代理指示訂艙委托、SALES承攬的客戶委托及其它委托、。41.2接受客戶詢價42.2接到委托書后，OP應(yīng)仔細審核委托書的以下內(nèi)容：(1)明確委托單位全稱、聯(lián)系人和聯(lián)系方式；(2)明確付款方；(3)明確品名、件數(shù)、毛重、體積等貨物明細；(4)明確運價及其他費用的計算方式與付款方式；(5)明確貨物、單證的交接時限；(6)明確貨主自送貨至倉庫還是由我司提供到門服務(wù)；(7)明確貨主自報關(guān)還是我司代報關(guān)；(8)了解客戶的特殊要求，如提單是否手簽、異地發(fā)單付費、船證、指定船公司、指定中轉(zhuǎn)港口、是否直達、是否分批；是否熏蒸、是否為危險品。對于美加航線的貨物，了解客戶AMS/ACI的申報方式。(9)根據(jù)成本估測該票業(yè)務(wù)的利潤，如賣價不足以覆蓋成本要及時與主管、SALES、或相關(guān)人員溝通。52.2接到委托書后，OP應(yīng)仔細審核委托書的以下內(nèi)容：52.3OP在審核委托書的內(nèi)容時，應(yīng)確認任何要求均以書面形式清楚寫明且公司有能力完成客戶的委托要求，如發(fā)現(xiàn)任何問題，須立即與客戶溝通，并請客戶重新出具委托書或書面的更改通知。OP與制單須嚴格掌握單證制作原則：制單有書面依據(jù)，更改有書面憑證。2.4遇客戶有特定要求的業(yè)務(wù)委托時，OP應(yīng)及時報告拼箱部主管，必要時請示海運部經(jīng)理是否接受該業(yè)務(wù)。2.5OP在完成委托書的評審后，須在委托書上加蓋OP印章，以示評審?fù)ㄟ^。2.6制單OP及時把通過OP評審的委托書的內(nèi)容正確地錄入電腦操作系統(tǒng)。OP根據(jù)預(yù)配船名信息在規(guī)定時間內(nèi)將船名航次、提單號準確無誤地錄入電腦。如果是指定貨的通知相應(yīng)客戶服務(wù)或海外部，以便國外代理知曉。公司客戶由OP打印《入貨通知書》通知客戶入貨時間、入貨地點與聯(lián)系人等信息。SALES客戶由INSIDESALES發(fā)《入貨通知書》。62.3OP在審核委托書的內(nèi)容時，應(yīng)確認任何要求均以書面形2.7OP在接受委托后為客戶選擇符合訂艙要求的船公司或船代、車隊、報關(guān)行和同行貨代3訂艙3.1制作訂艙下貨紙（給船公司或者提供艙位的同行）OP根據(jù)貨量情況，根據(jù)直拼目的港的不同，繕制訂艙下貨紙，預(yù)訂艙位。在發(fā)貨人打XXXX，收貨人打國外代理，通知人打“SAMEASCNEE”，嘜頭為”N/M”，品名顯示為：XXX或XXX，件數(shù)、重量、尺碼和箱量均為預(yù)計的數(shù)量。并在訂艙下貨紙的背面標(biāo)注運費以便相關(guān)人員核算成本和審核。（如果是通過EDI訂艙的在相關(guān)網(wǎng)上操作）3.2OP將訂艙下貨紙?zhí)峤唤o訂艙部OP取得S/O號碼，正常情況下訂艙部OP須在接到下貨紙規(guī)定時效內(nèi)取得S/O，如因特殊原因不能在此時間內(nèi)回號的，訂艙部OP要及時通知航線OP，并協(xié)調(diào)船公司或同行盡快拿到S/O和預(yù)配。如因上一航次船未開，下航次無法拿到S/O的，應(yīng)于最早可能的時間內(nèi)搞定艙位取得S/O。72.7OP在接受委托后為客戶選擇符合訂艙要求的船公司或船3.3OP在得到訂艙部回號后的半個工作日內(nèi)須將訂艙下貨紙傳真至車隊，并須與車隊確認是否收到；OP還需同時將預(yù)配傳真?zhèn)}庫，以備倉庫準確收貨，填寫進港裝箱單。3.4派車3.4.1如客戶須我司提供到門服務(wù)，OP須在出號后的半個工作日內(nèi)繕制《集卡聯(lián)系單》通知集卡車隊安排拖車，必要時記錄車號、司機姓名與聯(lián)系電話。3.4.2OP及時與集卡車隊聯(lián)絡(luò)，確認到門時間，防止晚到、不到情況的發(fā)生，并將集卡動態(tài)通知相關(guān)人員，確保貨物準時裝箱，如有異常情況發(fā)生，須及時做好應(yīng)對83.3OP在得到訂艙部回號后的半個工作日內(nèi)須將訂艙下貨紙3.5報關(guān)3.5.1OP在預(yù)計截港日前2天，與倉庫確認貨物是否到達3.5.2如客戶委托我司報關(guān)，在向客戶傳真《入貨通知書》的同時通知客戶在AMS截止前備妥報關(guān)資料寄送至我司或由我司外務(wù)取單。根據(jù)客戶的貿(mào)易性質(zhì)，方式和貨物類別，客戶應(yīng)提供以下各類報關(guān)單據(jù)：A．基本的單證（1）《報關(guān)單》（2）《進出口貨物代理報關(guān)委托書》（正本）（3）《發(fā)票》（需要復(fù)印留存）（4）《裝箱單》（需要復(fù)印留存）（5）申報要素B．監(jiān)管單證：是指國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定實行特殊管制的證明，主要包括：(1)《出口許可證》(2)《登記手冊》等93.5報關(guān)93.5.3報關(guān)單證的預(yù)審制單OP在接到報關(guān)單證后，并依據(jù)海關(guān)規(guī)定及客戶的申報性質(zhì)，對客戶提供的報關(guān)單證、各類監(jiān)管文件、文件中的數(shù)據(jù)是否一致實施審核：(1)件重尺、包裝種類等內(nèi)容是否與《發(fā)票》、《裝箱單》一致。(2)審核報關(guān)單證的內(nèi)容是否與委托書相符，如不符須與客戶聯(lián)絡(luò)，取得實際出貨數(shù)量。(3)審核申報要素、《報關(guān)委托書》、《發(fā)票》、《裝箱單》、《手冊》等報關(guān)單證的內(nèi)容是否一致；如果發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)立即通知客戶更改各有關(guān)的報關(guān)單證。同時審核申報要素、《發(fā)票》、《裝箱單》等報關(guān)單證是否加蓋公章；如果沒有，應(yīng)立即通知客戶補蓋公章，或更換正確、完備的報關(guān)單證。(4)制單OP在完成全部報關(guān)單證的審核后，在核銷單背面簽章，以示通過預(yù)審。(5)將通過預(yù)審的《發(fā)票》、《裝箱單》復(fù)印一份留存在每票的業(yè)務(wù)檔案中。103.5.3報關(guān)單證的預(yù)審103.5.4報關(guān)單證的流轉(zhuǎn)制單OP在收到報關(guān)單證半個工作日內(nèi)，將通過預(yù)審的報關(guān)單證記錄在《報關(guān)資料簽收登記》上，轉(zhuǎn)交給報關(guān)行，并做好簽收工作。如客戶將報關(guān)單證自送至報關(guān)行，OP應(yīng)在《報關(guān)資料簽收登記》上備注“客戶自送”。如有上航次退關(guān)但已放行的，OP須與客戶確認是否于本航次出運，并繕制新的報關(guān)下貨紙轉(zhuǎn)交報關(guān)行，并通知報關(guān)行更改原放行單。3.5.5報關(guān)時如海關(guān)提出查驗，OP須通知客戶或INSIDESALES。113.5.4報關(guān)單證的流轉(zhuǎn)113.6完船3.6.1OP于AMS截止天前繕制《預(yù)配清單》傳真至倉庫，以便倉庫理貨員及時核對到貨與放行情況及實到貨物的嘜頭、件重尺是否與《預(yù)配清單》一致，如數(shù)據(jù)不符，OP應(yīng)立即與客戶聯(lián)絡(luò)，確認未到貨物及未放行貨物的動態(tài)。配艙原則：（1）配箱業(yè)務(wù)的毛利與集裝箱的體積直接相關(guān)；（2）配艙時首先考慮體積，其次考慮毛重；（3）大箱的平均成本低于小箱；（4）若最終目的港的貨物可以配成整箱，且成本核算比轉(zhuǎn)運低，應(yīng)做直拼；（5）考慮到存在客戶備貨不及時或退關(guān)等短裝的情況，配箱時可適當(dāng)超出標(biāo)準體積；（6）考慮到裝箱可能會出現(xiàn)超載，可選出可延期出運的貨物，在《預(yù)配清單》上注明“最后裝箱”；（7）對于相同收貨人的貨物，為客戶提貨方便，應(yīng)盡量配載在同一集裝箱內(nèi)。123.6完船123.6.2集裝箱裝完后，如客戶要求更改船期或退關(guān)，OP須請客戶出具書面確認，并立即通知倉庫停止作業(yè)、入港。如客戶需提貨，OP在接到客戶的書面通知后方可通知倉庫。同時確認損失向客人說明，并確認相關(guān)費用。3.6.3OP根據(jù)實際裝箱情況向船公司發(fā)出《集裝箱更改通知單》，通知正確的件重尺。如果AMS截止，需要確認更改費用3.6.4OP須在完船后與船公司確認貨物的裝運情況，避免意外甩貨。3.6.5美加航線的貨物OP須確認AMS信息是否已經(jīng)放行，ISF信息是否有申報。3.7簽發(fā)提單3.7.1提單確認配箱后，通過電腦系統(tǒng)向客戶發(fā)提單確認件，并隨時查看電腦記錄的傳真結(jié)果，或根據(jù)客戶要求打印出提單確認件傳真至客戶。提單確認件上須注明客戶名稱及具體收件人，及制單OP的姓名與分機號，并通知客戶在收到提單確認件的當(dāng)天將確認好的提單回傳至我司。制單OP須保存好客戶的提單確認件。133.6.2集裝箱裝完后，如客戶要求更改船期或退關(guān)，OP須3.7.2HB/L的制作OP根據(jù)客戶的提單確認件，制作HB/L，審核無誤后予以簽章，將正本HB/L復(fù)印一份留存。于船開當(dāng)日將正本HB/L轉(zhuǎn)至財務(wù)；對于票結(jié)客戶OP在轉(zhuǎn)HB/L的同時須附收費帳單，對于月結(jié)客戶須于船開一周內(nèi)制作收費帳單轉(zhuǎn)至財務(wù)。如果船期拖班，OP必須確認準確開船時間。無論是票結(jié)客戶還是月結(jié)客戶，嚴禁OP私自放單給客戶，所有正本HB/L必須轉(zhuǎn)至財務(wù)。電放提單應(yīng)由經(jīng)理負責(zé)加蓋電放章。財務(wù)負責(zé)根據(jù)客戶與公司的結(jié)算情況核放正本HB/L和加蓋電放單。3.7.3HB/L的交接3.7.3.1前臺統(tǒng)一安排外務(wù)向客戶遞送正本HB/L和帳單，外務(wù)必須在半個工作日內(nèi)將單據(jù)送至客戶，并請客戶進行簽收。3.7.3.2正本HB/L需以快遞形式遞送的，運單上須填寫HB/LNO.,前臺須與公司內(nèi)部經(jīng)辦人進行內(nèi)部簽收，由公司內(nèi)部經(jīng)辦人予以寄送。3.8OP根據(jù)裝箱情況在船開當(dāng)日向船公司或同行索取發(fā)票或者MBL143.7.2HB/L的制作143.9簽發(fā)船證如客戶須簽發(fā)船證，OP必須與船公司聯(lián)絡(luò)，經(jīng)船公司確認船證內(nèi)容后，方可向客戶簽發(fā)，并須留存船證COPY在業(yè)務(wù)檔案中。3.10結(jié)算OP須于船開當(dāng)日完成國內(nèi)收費帳單的制作3.11國外資料的提供3.11.1OP依據(jù)目的港的遠近決定將國外資料郵件或寄發(fā)給海外代理。3.11.2在寄發(fā)或郵件MB/L提單的同時，OP應(yīng)將以下單證一起寄發(fā)或傳真國外代理。(1)HB/L復(fù)印件；(2)國外帳單。(3)MANIFEST對國外代理有特殊要求的貨物，如需重新測量、公證等，OP須在寄發(fā)或郵件單據(jù)的同時附條說明。153.9簽發(fā)船證153.12單據(jù)整理每票貨物裝運完成后，OP須將委托書、訂艙下貨紙、國外帳、MB/L的復(fù)印件、HB/L的復(fù)印件、客戶對提單確認件的書面回復(fù)、預(yù)配清單、箱單、發(fā)票、各項更改記錄、各項保函及為客戶出具的船證復(fù)印件及全部書面往來等文件完整保存，并依月歸檔備查。檔案袋封面需標(biāo)注月份、提單號港口等必要的檢索條件。3.13核退報關(guān)單據(jù)3.13.1OP接收從報關(guān)行返回的報關(guān)返回單證，內(nèi)容包括：（1）《出口貨物報關(guān)單》（已蓋海關(guān)章）（2）《報關(guān)單退稅聯(lián)》（4）《手冊》（已蓋海關(guān)驗訖章）（5）《許可證》（已蓋海關(guān)驗訖章）（6）其它163.12單據(jù)整理163.13.2OP每周對返回單證進行整理，對于超過20天仍未返回的情況查詢報關(guān)行，根據(jù)具體情況更改或補齊文件，以盡快返回。3.13.3當(dāng)郵送“報關(guān)返回單證”時，OP須與公司內(nèi)部經(jīng)辦人進行內(nèi)部簽收。當(dāng)客戶或委托人來取“報關(guān)返回單證”時，須做好簽收記錄。3.14后段信息3.14.1船行信息船到目的港前，查詢貨物的二程信息，通知客戶。3.14.2貨物信息聯(lián)系國外代理提供拆柜報告與放貨信息，對發(fā)生的貨損、貨少等情況，立即通知管理部質(zhì)管處理。173.13.2OP每周對返回單證進行整理，對于超過203.15業(yè)務(wù)報表OP于每月規(guī)定時日之前制作完成上月《月報表》（包括目的港或船公司、箱型、箱量、票數(shù)和毛利統(tǒng)計）。4特殊操作4.1客戶要求業(yè)務(wù)更改時，應(yīng)執(zhí)行以下程序：4.1.1客戶應(yīng)提供書面的委托更改通知單。4.1.2OP在接到委托更改后，同樣應(yīng)對客戶提出的更改進行評審，評審能否更改、費用多少，在評審確認可接受后，才應(yīng)立即按客戶委托的更改內(nèi)容，并通知訂艙、提單簽發(fā)、結(jié)算等各環(huán)節(jié)。4.1.3客戶提出更改時，如業(yè)務(wù)已清關(guān)，貨物進港等情況下，OP有責(zé)任對各有關(guān)環(huán)節(jié)的更改結(jié)果進行跟蹤，必要時還應(yīng)該將更改結(jié)果及時通報客戶。4.1.4如果拼箱貨物的包裝方式是托盤，提單上必須顯示托盤數(shù)并在貨描處加183.15業(yè)務(wù)報表184.2退關(guān)操作4.2.1由船公司或船代配載原因所造成“退關(guān)”，由客戶決定作改配處理還是取消出運。4.2.2在業(yè)務(wù)的操作過程中，客戶提出書面或口頭“退關(guān)”要求時，OP應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)的操作情況，對照4.1之規(guī)定，并通知有關(guān)環(huán)節(jié)。4.3電放操作4.3.1客戶要求電放提單，必須出具電放保函，OP在確認票結(jié)客戶費用已結(jié)清的情況下方可到財務(wù)蓋“電放”章，予以辦理電放。4.4預(yù)借提單（一般不予批準）4.4.1客戶要求預(yù)借提單，必須出具預(yù)借提單保函，OP在確認貨物已到、報關(guān)已放行、票結(jié)客戶費用已結(jié)清的情況下，才可予以辦理預(yù)借。4.5倒簽提單（有L/C要求證明）4.5.1客戶要求倒簽提單，必須提供發(fā)貨人正本保函194.2退關(guān)操作194.6商檢4.6.1商檢換證制單OP于船開報關(guān)前將商檢換單所需的單據(jù)交給商檢單位，商檢換單所需的單據(jù)如下：《發(fā)票》《裝箱單》《合同》《報驗委托》《換證憑單/條》204.6商檢204.7熏蒸4.7.1如客戶委托我司辦理熏蒸，制單OP告知客戶貨物須于船開五個工作日之前入貨，熏蒸所需的單據(jù)須于船開5個工作日之前轉(zhuǎn)至我司。4.7.2辦理熏蒸所需的單據(jù)如下：《發(fā)票》《裝箱單》《合同》《報驗委托》4.7.3制單須提前與客戶落實貨物預(yù)計到達倉庫的時間，以便通知倉庫提前做好準務(wù)。214.7熏蒸214.8船期信息改變時的操作4.8.1訂艙部接到船公司或同行關(guān)于船名航次、開船日、停泊港區(qū)等更改信息后，立即通知OP。船公司或同行的書面通知訂艙部須與業(yè)務(wù)檔案一并保存，口頭通知的訂艙部操作須做好書面記錄。4.8.2OP接受通知后，立即通知相關(guān)部門實施更改。4.8.3OP通知客戶對船名航次等更改進行確認，取得確認后，按業(yè)務(wù)操作程序重新操作。4.9異地簽單4.9.1OP確認運費的支付方與支付地，收到發(fā)貨人出具的異地簽單保函后，方可通知異地簽單代理予以簽發(fā)提單，并將提單樣本傳真給異地簽單代理。4.9.2異地簽單代理將簽發(fā)的提單回傳我司。OP接單后，審核是否正確。如果無誤，傳真或快遞給目的港代理，而后歸檔留存。224.8船期信息改變時的操作224.10甩貨4.10.1如果因船公司原因在貨物入港后未能按時裝船，導(dǎo)致貨物甩貨，OP需要在托單上標(biāo)注甩貨原因，并馬上通知INSIDESALES，國外代理，根據(jù)客戶的要求在最快的時間內(nèi)安排貨物出運。4.10.2如果由于OP操作疏忽，如報關(guān)錯誤，派車晚到等原因?qū)е碌目蛻糌浳餆o法如期裝運導(dǎo)致甩貨，OP需要填寫(作業(yè)異常制約表>，并馬上通知INSIDESALES，國外代理，根據(jù)客戶要求在最快的時間內(nèi)安排貨物出運。234.10甩貨23海運拼箱出口操作標(biāo)準程序SOP24海運拼箱出口操作標(biāo)準程序SOP1工作程序

接單→訂艙→進倉↗報關(guān)↘裝箱→裝船→船開簽提單→退核銷單↘單證

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25工作程序

接單→訂艙→進倉↗報關(guān)↘21接受外部客戶及內(nèi)部客戶的業(yè)務(wù)咨詢與詢價“接受外部客戶及內(nèi)部客戶的業(yè)務(wù)咨詢與詢價”是海運拼箱部操作的第一道環(huán)節(jié)，OP的業(yè)務(wù)素質(zhì)與形象將直接影響到公司和本部門的形象與信譽。1.1接受客戶的業(yè)務(wù)咨詢(1)接待客戶要熱情，對于客戶提出的要求要耐心解釋，指導(dǎo)客戶正確做法，提供專業(yè)建議，與客戶建立良好的合作關(guān)系。(2)要主動維護公司形象，利用一切機會適當(dāng)?shù)?、實事求是地宣傳介紹我公司情況及優(yōu)勢航線，給客戶留下滿意的印象。(3)要以高度的責(zé)任心回復(fù)客戶的電話和傳真，不得推諉，回復(fù)時間最遲不得超過24小時。 (4)基本港運價立即回復(fù),對于到門或特殊要求貨物要在2個工作日內(nèi)回復(fù).261接受外部客戶及內(nèi)部客戶的業(yè)務(wù)咨詢與詢價31.2接受客戶詢價(1)OP及時認真地查詢并審核電腦內(nèi)互聯(lián)的有關(guān)信息數(shù)據(jù)。(2)客戶通過電話或傳真向OP詢價，OP根據(jù)電腦報價系統(tǒng)的信息，直接回復(fù)客戶。2接受客戶委托2.1OP接受公司客戶的委托、國外代理指示訂艙委托、SALES承攬的客戶委托及其它委托、。271.2接受客戶詢價42.2接到委托書后，OP應(yīng)仔細審核委托書的以下內(nèi)容：(1)明確委托單位全稱、聯(lián)系人和聯(lián)系方式；(2)明確付款方；(3)明確品名、件數(shù)、毛重、體積等貨物明細；(4)明確運價及其他費用的計算方式與付款方式；(5)明確貨物、單證的交接時限；(6)明確貨主自送貨至倉庫還是由我司提供到門服務(wù)；(7)明確貨主自報關(guān)還是我司代報關(guān)；(8)了解客戶的特殊要求，如提單是否手簽、異地發(fā)單付費、船證、指定船公司、指定中轉(zhuǎn)港口、是否直達、是否分批；是否熏蒸、是否為危險品。對于美加航線的貨物，了解客戶AMS/ACI的申報方式。(9)根據(jù)成本估測該票業(yè)務(wù)的利潤，如賣價不足以覆蓋成本要及時與主管、SALES、或相關(guān)人員溝通。282.2接到委托書后，OP應(yīng)仔細審核委托書的以下內(nèi)容：52.3OP在審核委托書的內(nèi)容時，應(yīng)確認任何要求均以書面形式清楚寫明且公司有能力完成客戶的委托要求，如發(fā)現(xiàn)任何問題，須立即與客戶溝通，并請客戶重新出具委托書或書面的更改通知。OP與制單須嚴格掌握單證制作原則：制單有書面依據(jù)，更改有書面憑證。2.4遇客戶有特定要求的業(yè)務(wù)委托時，OP應(yīng)及時報告拼箱部主管，必要時請示海運部經(jīng)理是否接受該業(yè)務(wù)。2.5OP在完成委托書的評審后，須在委托書上加蓋OP印章，以示評審?fù)ㄟ^。2.6制單OP及時把通過OP評審的委托書的內(nèi)容正確地錄入電腦操作系統(tǒng)。OP根據(jù)預(yù)配船名信息在規(guī)定時間內(nèi)將船名航次、提單號準確無誤地錄入電腦。如果是指定貨的通知相應(yīng)客戶服務(wù)或海外部，以便國外代理知曉。公司客戶由OP打印《入貨通知書》通知客戶入貨時間、入貨地點與聯(lián)系人等信息。SALES客戶由INSIDESALES發(fā)《入貨通知書》。292.3OP在審核委托書的內(nèi)容時，應(yīng)確認任何要求均以書面形2.7OP在接受委托后為客戶選擇符合訂艙要求的船公司或船代、車隊、報關(guān)行和同行貨代3訂艙3.1制作訂艙下貨紙（給船公司或者提供艙位的同行）OP根據(jù)貨量情況，根據(jù)直拼目的港的不同，繕制訂艙下貨紙，預(yù)訂艙位。在發(fā)貨人打XXXX，收貨人打國外代理，通知人打“SAMEASCNEE”，嘜頭為”N/M”，品名顯示為：XXX或XXX，件數(shù)、重量、尺碼和箱量均為預(yù)計的數(shù)量。并在訂艙下貨紙的背面標(biāo)注運費以便相關(guān)人員核算成本和審核。（如果是通過EDI訂艙的在相關(guān)網(wǎng)上操作）3.2OP將訂艙下貨紙?zhí)峤唤o訂艙部OP取得S/O號碼，正常情況下訂艙部OP須在接到下貨紙規(guī)定時效內(nèi)取得S/O，如因特殊原因不能在此時間內(nèi)回號的，訂艙部OP要及時通知航線OP，并協(xié)調(diào)船公司或同行盡快拿到S/O和預(yù)配。如因上一航次船未開，下航次無法拿到S/O的，應(yīng)于最早可能的時間內(nèi)搞定艙位取得S/O。302.7OP在接受委托后為客戶選擇符合訂艙要求的船公司或船3.3OP在得到訂艙部回號后的半個工作日內(nèi)須將訂艙下貨紙傳真至車隊，并須與車隊確認是否收到；OP還需同時將預(yù)配傳真?zhèn)}庫，以備倉庫準確收貨，填寫進港裝箱單。3.4派車3.4.1如客戶須我司提供到門服務(wù)，OP須在出號后的半個工作日內(nèi)繕制《集卡聯(lián)系單》通知集卡車隊安排拖車，必要時記錄車號、司機姓名與聯(lián)系電話。3.4.2OP及時與集卡車隊聯(lián)絡(luò)，確認到門時間，防止晚到、不到情況的發(fā)生，并將集卡動態(tài)通知相關(guān)人員，確保貨物準時裝箱，如有異常情況發(fā)生，須及時做好應(yīng)對313.3OP在得到訂艙部回號后的半個工作日內(nèi)須將訂艙下貨紙3.5報關(guān)3.5.1OP在預(yù)計截港日前2天，與倉庫確認貨物是否到達3.5.2如客戶委托我司報關(guān)，在向客戶傳真《入貨通知書》的同時通知客戶在AMS截止前備妥報關(guān)資料寄送至我司或由我司外務(wù)取單。根據(jù)客戶的貿(mào)易性質(zhì)，方式和貨物類別，客戶應(yīng)提供以下各類報關(guān)單據(jù)：A．基本的單證（1）《報關(guān)單》（2）《進出口貨物代理報關(guān)委托書》（正本）（3）《發(fā)票》（需要復(fù)印留存）（4）《裝箱單》（需要復(fù)印留存）（5）申報要素B．監(jiān)管單證：是指國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定實行特殊管制的證明，主要包括：(1)《出口許可證》(2)《登記手冊》等323.5報關(guān)93.5.3報關(guān)單證的預(yù)審制單OP在接到報關(guān)單證后，并依據(jù)海關(guān)規(guī)定及客戶的申報性質(zhì)，對客戶提供的報關(guān)單證、各類監(jiān)管文件、文件中的數(shù)據(jù)是否一致實施審核：(1)件重尺、包裝種類等內(nèi)容是否與《發(fā)票》、《裝箱單》一致。(2)審核報關(guān)單證的內(nèi)容是否與委托書相符，如不符須與客戶聯(lián)絡(luò)，取得實際出貨數(shù)量。(3)審核申報要素、《報關(guān)委托書》、《發(fā)票》、《裝箱單》、《手冊》等報關(guān)單證的內(nèi)容是否一致；如果發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)立即通知客戶更改各有關(guān)的報關(guān)單證。同時審核申報要素、《發(fā)票》、《裝箱單》等報關(guān)單證是否加蓋公章；如果沒有，應(yīng)立即通知客戶補蓋公章，或更換正確、完備的報關(guān)單證。(4)制單OP在完成全部報關(guān)單證的審核后，在核銷單背面簽章，以示通過預(yù)審。(5)將通過預(yù)審的《發(fā)票》、《裝箱單》復(fù)印一份留存在每票的業(yè)務(wù)檔案中。333.5.3報關(guān)單證的預(yù)審103.5.4報關(guān)單證的流轉(zhuǎn)制單OP在收到報關(guān)單證半個工作日內(nèi)，將通過預(yù)審的報關(guān)單證記錄在《報關(guān)資料簽收登記》上，轉(zhuǎn)交給報關(guān)行，并做好簽收工作。如客戶將報關(guān)單證自送至報關(guān)行，OP應(yīng)在《報關(guān)資料簽收登記》上備注“客戶自送”。如有上航次退關(guān)但已放行的，OP須與客戶確認是否于本航次出運，并繕制新的報關(guān)下貨紙轉(zhuǎn)交報關(guān)行，并通知報關(guān)行更改原放行單。3.5.5報關(guān)時如海關(guān)提出查驗，OP須通知客戶或INSIDESALES。343.5.4報關(guān)單證的流轉(zhuǎn)113.6完船3.6.1OP于AMS截止天前繕制《預(yù)配清單》傳真至倉庫，以便倉庫理貨員及時核對到貨與放行情況及實到貨物的嘜頭、件重尺是否與《預(yù)配清單》一致，如數(shù)據(jù)不符，OP應(yīng)立即與客戶聯(lián)絡(luò)，確認未到貨物及未放行貨物的動態(tài)。配艙原則：（1）配箱業(yè)務(wù)的毛利與集裝箱的體積直接相關(guān)；（2）配艙時首先考慮體積，其次考慮毛重；（3）大箱的平均成本低于小箱；（4）若最終目的港的貨物可以配成整箱，且成本核算比轉(zhuǎn)運低，應(yīng)做直拼；（5）考慮到存在客戶備貨不及時或退關(guān)等短裝的情況，配箱時可適當(dāng)超出標(biāo)準體積；（6）考慮到裝箱可能會出現(xiàn)超載，可選出可延期出運的貨物，在《預(yù)配清單》上注明“最后裝箱”；（7）對于相同收貨人的貨物，為客戶提貨方便，應(yīng)盡量配載在同一集裝箱內(nèi)。353.6完船123.6.2集裝箱裝完后，如客戶要求更改船期或退關(guān)，OP須請客戶出具書面確認，并立即通知倉庫停止作業(yè)、入港。如客戶需提貨，OP在接到客戶的書面通知后方可通知倉庫。同時確認損失向客人說明，并確認相關(guān)費用。3.6.3OP根據(jù)實際裝箱情況向船公司發(fā)出《集裝箱更改通知單》，通知正確的件重尺。如果AMS截止，需要確認更改費用3.6.4OP須在完船后與船公司確認貨物的裝運情況，避免意外甩貨。3.6.5美加航線的貨物OP須確認AMS信息是否已經(jīng)放行，ISF信息是否有申報。3.7簽發(fā)提單3.7.1提單確認配箱后，通過電腦系統(tǒng)向客戶發(fā)提單確認件，并隨時查看電腦記錄的傳真結(jié)果，或根據(jù)客戶要求打印出提單確認件傳真至客戶。提單確認件上須注明客戶名稱及具體收件人，及制單OP的姓名與分機號，并通知客戶在收到提單確認件的當(dāng)天將確認好的提單回傳至我司。制單OP須保存好客戶的提單確認件。363.6.2集裝箱裝完后，如客戶要求更改船期或退關(guān)，OP須3.7.2HB/L的制作OP根據(jù)客戶的提單確認件，制作HB/L，審核無誤后予以簽章，將正本HB/L復(fù)印一份留存。于船開當(dāng)日將正本HB/L轉(zhuǎn)至財務(wù)；對于票結(jié)客戶OP在轉(zhuǎn)HB/L的同時須附收費帳單，對于月結(jié)客戶須于船開一周內(nèi)制作收費帳單轉(zhuǎn)至財務(wù)。如果船期拖班，OP必須確認準確開船時間。無論是票結(jié)客戶還是月結(jié)客戶，嚴禁OP私自放單給客戶，所有正本HB/L必須轉(zhuǎn)至財務(wù)。電放提單應(yīng)由經(jīng)理負責(zé)加蓋電放章。財務(wù)負責(zé)根據(jù)客戶與公司的結(jié)算情況核放正本HB/L和加蓋電放單。3.7.3HB/L的交接3.7.3.1前臺統(tǒng)一安排外務(wù)向客戶遞送正本HB/L和帳單，外務(wù)必須在半個工作日內(nèi)將單據(jù)送至客戶，并請客戶進行簽收。3.7.3.2正本HB/L需以快遞形式遞送的，運單上須填寫HB/LNO.,前臺須與公司內(nèi)部經(jīng)辦人進行內(nèi)部簽收，由公司內(nèi)部經(jīng)辦人予以寄送。3.8OP根據(jù)裝箱情況在船開當(dāng)日向船公司或同行索取發(fā)票或者MBL373.7.2HB/L的制作143.9簽發(fā)船證如客戶須簽發(fā)船證，OP必須與船公司聯(lián)絡(luò)，經(jīng)船公司確認船證內(nèi)容后，方可向客戶簽發(fā)，并須留存船證COPY在業(yè)務(wù)檔案中。3.10結(jié)算OP須于船開當(dāng)日完成國內(nèi)收費帳單的制作3.11國外資料的提供3.11.1OP依據(jù)目的港的遠近決定將國外資料郵件或寄發(fā)給海外代理。3.11.2在寄發(fā)或郵件MB/L提單的同時，OP應(yīng)將以下單證一起寄發(fā)或傳真國外代理。(1)HB/L復(fù)印件；(2)國外帳單。(3)MANIFEST對國外代理有特殊要求的貨物，如需重新測量、公證等，OP須在寄發(fā)或郵件單據(jù)的同時附條說明。383.9簽發(fā)船證153.12單據(jù)整理每票貨物裝運完成后，OP須將委托書、訂艙下貨紙、國外帳、MB/L的復(fù)印件、HB/L的復(fù)印件、客戶對提單確認件的書面回復(fù)、預(yù)配清單、箱單、發(fā)票、各項更改記錄、各項保函及為客戶出具的船證復(fù)印件及全部書面往來等文件完整保存，并依月歸檔備查。檔案袋封面需標(biāo)注月份、提單號港口等必要的檢索條件。3.13核退報關(guān)單據(jù)3.13.1OP接收從報關(guān)行返回的報關(guān)返回單證，內(nèi)容包括：（1）《出口貨物報關(guān)單》（已蓋海關(guān)章）（2）《報關(guān)單退稅聯(lián)》（4）《手冊》（已蓋海關(guān)驗訖章）（5）《許可證》（已蓋海關(guān)驗訖章）（6）其它393.12單據(jù)整理163.13.2OP每周對返回單證進行整理，對于超過20天仍未返回的情況查詢報關(guān)行，根據(jù)具體情況更改或補齊文件，以盡快返回。3.13.3當(dāng)郵送“報關(guān)返回單證”時，OP須與公司內(nèi)部經(jīng)辦人進行內(nèi)部簽收。當(dāng)客戶或委托人來取“報關(guān)返回單證”時，須做好簽收記錄。3.14后段信息3.14.1船行信息船到目的港前，查詢貨物的二程信息，通知客戶。3.14.2貨物信息聯(lián)系國外代理提供拆柜報告與放貨信息，對發(fā)生的貨損、貨少等情況，立即通知管理部質(zhì)管處理。403.13.2OP每周對返回單證進行整理，對于超過203.15業(yè)務(wù)報表OP于每月規(guī)定時日之前制作完成上月《月報表》（包括目的港或船公司、箱型、箱量、票數(shù)和毛利統(tǒng)計）。4特殊操作4.1客戶要求業(yè)務(wù)更改時，應(yīng)執(zhí)行以下程序：4.1.1客戶應(yīng)提供書面的委托更改通知單。4.1.2OP在接到委托更改后，同樣應(yīng)對客戶提出的更改進行評審，評審能否更改、