ERP采購付款流程第4版(中文)

ERP采購付款流程第4版(中文)ERP采購付款流程第4版(中文)ERP采購付款流程第4版(中文)xxx公司ERP采購付款流程第4版(中文)文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度優(yōu)美科揚(yáng)中ERP存貨采購付款作業(yè)流程操作指南版本號ERP－采購付款第4版執(zhí)行時間：2008-02-23一、修改記錄修改號描述修改人本次發(fā)文日期第2版優(yōu)化第1版張暉2007-10-14第3版優(yōu)化第2版張暉2007-11-6第4版見下文“3、4版區(qū)別”張暉2008-2-23二、主導(dǎo)部門：財(cái)務(wù)部。協(xié)助部門：采購部、生產(chǎn)部。三、版本確認(rèn)：總經(jīng)理：財(cái)務(wù)總監(jiān)：采購經(jīng)理：生產(chǎn)經(jīng)理：四、采購付款作業(yè)流程：編制依據(jù)：ERP采購付款作業(yè)流程操作指南是在質(zhì)量體系中－采購流程基礎(chǔ)上編制而成的。編制目的：旨在規(guī)范ERP中采購模塊的操作，明確職責(zé)分工。相關(guān)部門需遵守操作指南的規(guī)定，完成對ERP系統(tǒng)的輸入。具體的ERP崗位操作細(xì)則，請參見金蝶軟件操作手則。適用范圍：－生產(chǎn)部使用物品：金屬材料、化工材料、其他生產(chǎn)用輔料（如包裝物、塑料袋、模具等）。－設(shè)備部使用物品：維修用備品備件。－質(zhì)量部使用物品：勞動保護(hù)用品、實(shí)驗(yàn)室用品、計(jì)量器具。－不列入采購付款流程的有：辦公用品、技改用材料、設(shè)備、工程物資。第4版與第3版的差別：－對采購范圍進(jìn)行了重新的認(rèn)定。－對物料編碼管理進(jìn)一步規(guī)范。－申購管理加入預(yù)算管理的概念。－對原材料暫估業(yè)務(wù)進(jìn)行了責(zé)任界定。具體執(zhí)行部門：財(cái)務(wù)部、采購部、原材料倉庫，支持部門有：生產(chǎn)部、設(shè)備部、質(zhì)量部。操作指南細(xì)則：申購環(huán)節(jié)（適用于零星采購）申購單：由申購部門經(jīng)理申請，采購經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)（根據(jù)權(quán)限）。申購單以紙質(zhì)形式為準(zhǔn)，不在ERP系統(tǒng)中生成。采購申請單格式由采購部定義，連續(xù)編號。實(shí)際有效的采購申請單作為采購訂單的附件一并存檔。采購申請單一式二聯(lián)。申請部門：在向倉庫驗(yàn)寫領(lǐng)料單時，需提供對應(yīng)的物料編碼信息，以便于倉庫及時正確的找到對應(yīng)的物品，發(fā)放給領(lǐng)用部門。采購申請的管理：采購部負(fù)責(zé)將采購業(yè)務(wù)分類，并與相關(guān)部門定義物料的安全庫存。各部門需向采購部編制年度采購計(jì)劃和近3個月的滾動采購計(jì)劃。采購部根據(jù)各部門申報的采購計(jì)劃，結(jié)合安全庫存量，自行決定采購計(jì)劃。每月末，采購部需編制當(dāng)月實(shí)際采購和預(yù)算采購對照表，列示出差異和原因，報管理層。序號采購業(yè)務(wù)類型使用部門安全庫存采購部門ERP系統(tǒng)控制要點(diǎn)1銀生產(chǎn)部使用部門會同采購部和財(cái)務(wù)部共同定義采購部記入存貨模塊，存貨編碼分類管理。背靠背采購管理2銅生產(chǎn)部采購部3其他金屬生產(chǎn)部采購部編制全年預(yù)算，同時編制3個月流動預(yù)算4化工材料生產(chǎn)部采購部5包裝箱生產(chǎn)部采購部6模具生產(chǎn)部采購部7維修備件設(shè)施部采購部、設(shè)施部8實(shí)驗(yàn)室用品質(zhì)量部采購部9勞動保護(hù)用品質(zhì)量部采購部10計(jì)量器具質(zhì)量部采購部物料編碼管理：－由采購部主導(dǎo)采購類存貨的編碼規(guī)則，質(zhì)量部、設(shè)備部、生產(chǎn)部、技術(shù)部協(xié)助；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置編碼對應(yīng)會計(jì)科目。－本流程中定義的編碼由采購部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一錄入和維護(hù)。－編碼規(guī)則以確保編碼科學(xué)簡便，便于采購部作各種分析為原則。－采購部應(yīng)將物料編碼表定期更新，并發(fā)放給相關(guān)部門。相關(guān)部門在領(lǐng)料時，需在領(lǐng)料單上填寫物料編碼號。采購環(huán)節(jié)訂單：根據(jù)獲準(zhǔn)的申購單生成。在ERP系統(tǒng)中，采購訂單由采購部編制而成，訂單中需列明品名、原材料編碼、數(shù)量、金額、付款期限、交貨時間、是否檢驗(yàn)、申購單的號碼等事項(xiàng)。采購訂單需連號。采購訂單的授權(quán)：由采購員在ERP系統(tǒng)中編制，必須有采購經(jīng)理在系統(tǒng)里的批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部認(rèn)可經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)的訂單有效，倉庫作為驗(yàn)收入庫的依據(jù)，財(cái)務(wù)作為發(fā)票檢驗(yàn)的依據(jù)。采購訂單的保存：除系統(tǒng)中保存有采購訂單外，采購部應(yīng)根據(jù)質(zhì)量體系的要求，保存紙質(zhì)版的采購訂單。需有采購經(jīng)理或總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限簽字。采購訂單的價格控制：采購價格如何定義，是采購部門的權(quán)利。采購訂價規(guī)則需傳到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部據(jù)以監(jiān)控。供應(yīng)商基礎(chǔ)信息維護(hù)：采購部負(fù)責(zé)對ERP供應(yīng)商基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)，新增、修改供應(yīng)商信息。采購部應(yīng)會同財(cái)務(wù)部共同定義供應(yīng)商信息維護(hù)的字段，如信用期，聯(lián)系方式等。供應(yīng)商類別的設(shè)置以采購部便于查詢和分析為原則，同時由ERP系統(tǒng)管理員對維護(hù)的信息進(jìn)行最終的審核。訂單生成規(guī)則：訂單的生成應(yīng)本著便于倉庫入庫，便于財(cái)務(wù)核銷發(fā)票，便于供應(yīng)商送貨和開票的原則。采購部在生成訂單時，應(yīng)盡可能的將一次性到貨的原材料生成一張訂單，以便于供應(yīng)商開票。入庫環(huán)節(jié)：質(zhì)量部檢驗(yàn)：如在物訂單中如列明需檢驗(yàn)的，需由質(zhì)量部門出具檢驗(yàn)合格單。原則上，質(zhì)量部未出具檢驗(yàn)合格單的貨物，倉庫可以不辦理驗(yàn)收入庫手續(xù)。采購部：要求供應(yīng)商送貨時，需在送貨清單上注明訂單號碼?；蛲ㄖ獋}庫到貨的訂單號碼。同時，采購部應(yīng)要求送貨清單上應(yīng)注明訂單上列明的物料編碼，以便于倉庫識別和驗(yàn)收入庫。倉庫：1）根據(jù)ERP系統(tǒng)中的訂單收貨，沒有訂單拒絕收貨。對實(shí)際數(shù)量與訂單數(shù)量的差異，采購部可以設(shè)定物料上下浮動的比例，在比例范圍內(nèi)，倉庫可以自行決定收貨。2）入庫單：倉庫出具由電腦打印出一式四聯(lián)的外購入庫單，倉庫留存聯(lián)、采購留存聯(lián)、財(cái)務(wù)報銷聯(lián)、供應(yīng)商留存聯(lián)。倉庫將一聯(lián)給送貨單位、二聯(lián)給采購部、一聯(lián)自行留存。制單人和審核人需不是同一人。入庫單上需加蓋原材料倉庫專用章。3）一張入庫單只能反映一個訂單的內(nèi)容；如果供應(yīng)商一次送貨時涉及到兩個以上的采購訂單，倉庫應(yīng)分別開具入庫單。4）入庫單需及時傳遞到采購部，應(yīng)在次日將前一天的入庫單傳到采購部，并簽收。5）如果因質(zhì)量問題導(dǎo)致原材料退貨，原材料倉庫在收到質(zhì)量部開具的不合格品通知單，在ERP系統(tǒng)里關(guān)聯(lián)原單生成紅字外購入庫單，一式四聯(lián)，入庫單上需加蓋原材料倉庫專用章。一聯(lián)作為出門聯(lián)。6）原材料倉庫應(yīng)每天將外購入庫單傳遞到采購部。采購訂單核銷：負(fù)責(zé)實(shí)際對訂單的關(guān)閉。以便及時檢查訂單的執(zhí)行情況，修改訂單或?qū)⒉恍枰獔?zhí)行的訂單關(guān)閉。發(fā)票收集和申請付款環(huán)節(jié)：采購部：－負(fù)責(zé)收集并保存原材料倉庫傳來的外購入庫單，并要求供應(yīng)商及時開具采購發(fā)票。―負(fù)責(zé)收取供應(yīng)商的發(fā)票，要求供應(yīng)商在發(fā)票中需列明采購訂單號碼、采購訂單中的物料編碼信息，以便于財(cái)務(wù)部進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)。－供應(yīng)商發(fā)票開票原則：一張發(fā)票可以對應(yīng)一個訂單的部分內(nèi)容；一張發(fā)票也可以對應(yīng)一個訂單的全部內(nèi)容；一張發(fā)票還可以對應(yīng)多個訂單的全部內(nèi)容；一張發(fā)票不能對應(yīng)多個訂單的部分內(nèi)容。―原則上，當(dāng)月入庫的外購原材料應(yīng)在當(dāng)月收集供應(yīng)商發(fā)票，并傳到財(cái)務(wù)部入帳。付款申請單按訂單分別填列；也可以按每個月的實(shí)際入庫單填列?？缭碌耐赓徣霂靻螒?yīng)分月填列。－采購發(fā)票每周一次集中傳遞到財(cái)務(wù)部，以便于財(cái)務(wù)部集中審核。―負(fù)責(zé)填寫付款申請單，注明付款日期、訂單號碼等信息。付款申請單的附件為：采購訂單（需有總經(jīng)理或采購經(jīng)理簽字確認(rèn)）、發(fā)票、入庫單（記帳聯(lián)）。傳到財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)處。發(fā)票入帳環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)：－收到采購部傳來的付款申請單后，核對以下內(nèi)容：發(fā)票列示的數(shù)量、金額與訂單列示的數(shù)量、金額一致，是否與實(shí)際入庫的數(shù)量一致。如有差異，需將發(fā)票退回采購部，要求作出解釋。如果一致，則可直接入帳，無需報總經(jīng)理批準(zhǔn)。―應(yīng)付會計(jì)需在采購模塊中進(jìn)行發(fā)票錄入的操作，將憑證在采購模塊中生成應(yīng)付帳款憑證，自動轉(zhuǎn)入總帳模塊。不能直接在總帳中生成憑證。會計(jì)主管審核會計(jì)憑證是否正確。―采購發(fā)票價格調(diào)整換票的業(yè)務(wù)，直接關(guān)聯(lián)原發(fā)票生成紅字發(fā)票，再作紅藍(lán)字發(fā)票對等核銷后，再關(guān)聯(lián)入庫單生成正確的藍(lán)字發(fā)票。―應(yīng)付會計(jì)應(yīng)付模塊中填入付款到期日，以便自動進(jìn)行帳齡分析。應(yīng)付帳款暫估管理：－對月末發(fā)票未到的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)月末在ERP系統(tǒng)里進(jìn)行暫估，并生成會計(jì)憑證。－采購部負(fù)責(zé)對應(yīng)付帳款暫估每月進(jìn)行定期清理，結(jié)合手中沒有發(fā)票的外購入庫單和ERP系統(tǒng)里暫估的數(shù)據(jù)，向供應(yīng)商催要發(fā)票。原則上，應(yīng)付帳款暫估僅為上個月末沒有開票的業(yè)務(wù)。預(yù)付款：原材料預(yù)付款，由采購部填寫付款申請單，附件為：訂單。財(cái)務(wù)部根據(jù)付款申請單付款。常規(guī)付款環(huán)節(jié)：－應(yīng)付會計(jì)：每周四，編制到期的