控制和防范采購過程的風險

控制和防范采購過程的風險控制和防范采購過程的風險控制和防范采購過程的風險xxx公司控制和防范采購過程的風險文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度如何控制和防范采購過程的風險采購風險通常是指采購過程中可能出現(xiàn)的一些意外情況。采購過程包括采購計劃、采購預算、供應商選擇、采購價格管理、合同簽訂與執(zhí)行、物資驗收、付款結(jié)算、成本核算等諸多環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)由于受各種因素的影響，存在不同的采購風險。一.識別采購過程的7類風險:1)增支風險

由于在采購過程中各種增加支出因素的存在，使完成一項采購活動所需的最終采購支出比預期的采購支出有所增加，所以采購面臨增加支出的風險，主要原因有：

a)采購計劃不合理：編制的采購計劃部合理，使采購過程中缺乏合理的依據(jù)，還可能致使企業(yè)為了滿足臨時性的生產(chǎn)需要而進行緊急采購，進而導致采購支出增加。

b)預算編制不合理:采購預算編制不合理，導致采購實際成本超過預期的采購支出，使采購面臨著增支風險或采購過程資金短缺的風險。

c)采購預算執(zhí)行:采購人員未按預算管理制度、流程準確執(zhí)行，使得采購預算形同虛設，相關表單工具也未得到正確使用，導致采購面臨著增支風險。

d)采購價格上漲:由于市場形式發(fā)生突變，或者對于原材料的上漲又缺乏預期，使企業(yè)采購成本突然增加，從而使企業(yè)面臨采購增支風險。

e)采購數(shù)量增加物資管理不當使倉庫物資發(fā)生變質(zhì)或者損壞，或生產(chǎn)需求增加等原因，導致企業(yè)需緊急增加采購物資的數(shù)量，從而產(chǎn)生采購增支的風險。2)延遲交貨風險

延遲交貨時指供應商沒有嚴格按照合同所規(guī)定的時間完成交貨任務，而是在合同規(guī)定的交貨期后一段時間才履行交貨義務。

a)供應商管理水平:由于供應商在生產(chǎn)要素的組織管理等方面存在不足或決策失誤，使交貨日期遲于采購合同所要求的交貨期。

b)原材料控制不當：供應商在簽訂合同之前，忘記預估、錯誤估算或不估算原材料的狀況，如果原材料不能及時到位，就存在采購物資部能及時交付的風險。

c)供應商技術水平:供應商接單之前未對技術水平進行正確評估，在訂單生產(chǎn)時，才發(fā)現(xiàn)材料、模具、設備不能滿足生產(chǎn)滿足生產(chǎn)的需求，造成問題無法解決而影響交貨期。

d)物資運輸：供應商對物資運輸時間估算錯誤，或物資在運輸過程中出現(xiàn)突發(fā)事件等，都可能存在延期交貨風險。

e)不可抗力:由于發(fā)生了供應商無法預見、無法預防、無法避免和無法控制的事件，以致不能履行或不能如期履行合同，造成延遲交貨風險。3.質(zhì)量不符風險

質(zhì)量不符是指供應商提供的物資質(zhì)量不符合采購企業(yè)質(zhì)量的標準或采購合同的要求，物資質(zhì)量不符存在的風險取決于供應商，同時也取決于企業(yè)內(nèi)部程度。

a)供貨質(zhì)量：由于供應商提供的物資質(zhì)量不符合要求，導致加工產(chǎn)品未達到質(zhì)量標準，給企業(yè)在經(jīng)濟、技術、人身安全、企業(yè)聲譽等方面造成損害。

b)驗收人員：物資驗收人員對物資的質(zhì)量驗收工作不重視，或技術不強，對質(zhì)量檢驗工作和基本理論知識理解不到位等情況，都有能造成物資質(zhì)量低下。

c)驗收工具：采購物資檢驗儀器的操作方法不當或檢測設備失效，引起物資質(zhì)量誤判，造成質(zhì)量部符合企業(yè)要求的風險。

d)驗收方法:未按規(guī)定的檢驗流程和操作規(guī)程進行物資檢測，使物資檢驗不及時、不準確，導致不合格品混入倉庫，造成物資質(zhì)量部不符合標準的風險。

e)驗收標識：對不合格的物資未進行標識，若物資標識于實際不符，導致不合格品混入倉庫，則會造成物資質(zhì)量部符合標準的風險。4.合同風險

合同風險是指因為供應商于采購方的各種原因，導致采購合同無法正常履行，給企業(yè)造成損失的風險。影響合同風險的因素駐澳包括采購人員的知識結(jié)構(gòu)、供應商的履約能力、合同的內(nèi)容等。

a)合同知識缺乏：采購人員對采購合同和相關法律法規(guī)不熟悉，導致無法識別采購合同中存在的風險，無法有效利用的合同條款規(guī)避風險。

b)合同范本亂紊:采購部所簽訂的合同未以范本為準，使合同的內(nèi)容不規(guī)范、不完善、不合理，導致合同產(chǎn)生法律糾紛的風險。

c)合同主體:供應商通過虛假的合同主體身份與采購人員訂立合同，或以偽造、假冒、作廢的證件作為同合同主體證明，容易造成合同無效的風險。

d)合同條款:采購不同不合法可能被認定無效，采購合同條款約定不明確或表述不嚴謹，可能影響合同履行，引發(fā)糾紛。

e)合同更改確認:供應商替換合同內(nèi)容或提供的合同與談判達成的內(nèi)容不一致，而雙方也未進行確認，這樣可能會使采購方受到較大的經(jīng)濟損失。

f)合同履約風險:未對供應商進行調(diào)查，不能確定其是否具備履約合同義務的能力，而給企業(yè)帶來采購風險。5.預付款風險

預付款風險是指采購方在提前付款的情況下，出現(xiàn)終止采購退款難、采購質(zhì)量難保證、虛假承諾難兌現(xiàn)、采購變更難履約、攜款逃逸難追款等風險。

a)協(xié)議約定不詳細:采購物資、交貨期限、生效條件、合同變更、協(xié)議終止、違約責任等內(nèi)容約定不明確，致使出現(xiàn)采購物資難保證、采購變更難履行等風險。

b)供應商履約風險:供應商接受預付款后，可能會擅自變更交貨時間、降低服務質(zhì)量，不按事先約定的條款履行或不完全履行，給采購方造成損失或嚴重影響。

c)突發(fā)事件：接受預付款的供應商可能會由于競爭激烈或經(jīng)營者本身管理能力不強、經(jīng)濟不善等因素，導致企業(yè)經(jīng)營困難，造成無法履約的風險。

d)付款控制不當：對預付款比例、金額控制不當，增加企業(yè)的資金占用率，造成資金無法正常周轉(zhuǎn)的風險。

e)付款審核不嚴:付款審核管理制度不完善，審核人員沒有對付款憑證進行嚴格考核，導致付款出錯或在付款時出現(xiàn)糾紛。6.存貨風險

企業(yè)通過采購、外協(xié)方式取得的原材料或輔料構(gòu)成了存貨，存貨是企業(yè)開始生產(chǎn)經(jīng)營活動的物資基礎，企業(yè)在進行存貨管理的過程中存在許多風險。

a)庫存過高的風險:企業(yè)庫存過高，將占用大量資金，同時需投入過多的成本對其進行保養(yǎng)和維護，若管理不善則會產(chǎn)生大量的呆滯物資，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

b)庫存過低的風險:企業(yè)庫存過低，將不能滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，并且導致停工待料和延遲交貨。

c)物資損壞變質(zhì):物資長時間的積壓、庫存管理不善、倉庫環(huán)境不良等原因，都可能造成庫存物資的損壞，給企業(yè)帶來損失。

d)庫存周轉(zhuǎn)過慢:庫存周轉(zhuǎn)過慢，周轉(zhuǎn)率過低，將可能造成庫存積壓，增加庫存成本。

e)庫存價格下跌：企業(yè)庫存物資的下跌，將可能導致庫存價值縮水，產(chǎn)成品的價格下降，企業(yè)利潤降低的風險。

f)庫存信息不暢：庫存信息不暢通，將導致庫存信息不能及時收集并錄入系統(tǒng)，造成庫存信息不正確，不對稱，影響企業(yè)的管理決策。7.道德風險

a)采購信息收集:采購人員為了貪圖省力，不積極收集信息，使企業(yè)不完全了解市場價格，難以判斷價格是否合理，導致采購價格高于市場價格的風險。

b)供應商選擇：采購人員為了個人利益與供應商合謀，并利用職權，使供應商在供應商篩選中處于優(yōu)勢地位，給企業(yè)采購工作帶來道德風險.

c)采購回扣:采購人員在談判議價的過程中，供應商在帳外暗中給予采購人員回扣，而采購人員則給予供應商在價格商的優(yōu)惠。

d)簽訂采購合同：供應商利用虛假名義簽訂合同或設置合同陷阱，導致合同無效，并且合同管理制度不健全，導致采購人員出現(xiàn)暗箱操作的可能。

e)合同工履行：供應商無故終止合同，不按照合同約定提交貨物，耽誤企業(yè)的生產(chǎn)。二.采購過程風險防范1)完善采購管理體系

a)構(gòu)建科學合理的采購架構(gòu)

按照內(nèi)控制度制衡性原則，企業(yè)在機構(gòu)設置、權責分配、業(yè)務流程等方面做到相互制約、互相監(jiān)督，實現(xiàn)集中的權利分散化、隱蔽的權利公開化、防范職能特權風險。

b)強化崗位管理

強化崗位管理可有效防范采購活動中的人為道德風險，確保企業(yè)不產(chǎn)生崗位腐敗，最大限度地調(diào)動采購人員的工作積極性和主觀能動性。

c)完善采購管理制度

建立科學和完善的采購管理制度，規(guī)范采購實施流程中的各個環(huán)節(jié)，能夠保障采購行為在采購架構(gòu)下合理有序的進行，同時能夠有效防范因制度執(zhí)行不到位而產(chǎn)生的風險。2)實施采購過程控制

a)采購計劃的審核:核查企業(yè)采購部的物料需求計劃、物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學；核查調(diào)查預測是否偏離實際；核查計劃目標與實現(xiàn)目標是否一致；核查采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃是否有保證措施。

b)合同簽訂的審核:核查簽訂經(jīng)濟合同的當事人是否具有主體資格，是否具有民事權利和行為能力；核查合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規(guī)的要求；核查合同主要條款是否完備、文字表述是否準確、合同簽訂是否符合法定程序。

c)物資驗收的審核：核查物資驗收工作的執(zhí)行情況，是否做好物資驗收工作和原始記錄；核查不合格的控制情況，發(fā)現(xiàn)不合格應及時記錄，并采取相應措施；核查合同履行情況及違約糾紛的處理。

d)結(jié)賬付款的審核：核查是否嚴格按照合同規(guī)定付款；核查是否按照規(guī)定的流程付款；核查付款相關憑證是否合理、合法、完整、準確。3)采購人員的管理

為加強對采購人員的管理，企業(yè)可以有針對性地制定和實施一些防范措施，具體措施如下：

a)根據(jù)采購業(yè)務流程，企業(yè)可制定采購業(yè)務行為準則、采購人員行為規(guī)范、作為采購人員的行為綱領性