物業(yè)公司鑰匙管理辦法

公司鑰匙管理辦法1.0目的規(guī)范公司各部門鑰匙管理工作。2.0適用范圍適用于XXXXXX物業(yè)公司所屬人事行政部、財(cái)務(wù)部、客戶服務(wù)部、工程服務(wù)部、安全服務(wù)部3.0職責(zé)和權(quán)限3.1公司總經(jīng)理為所有部門鑰匙管理最高授權(quán)人，并對(duì)人事行政部、財(cái)務(wù)部鑰匙使用進(jìn)行直接授權(quán)。3.2總經(jīng)理助理對(duì)客戶服務(wù)部、工程服務(wù)部、安全服務(wù)部鑰匙使用進(jìn)行直接授權(quán)。3.2部門經(jīng)理為本部門鑰匙管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。3.3各部門負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實(shí)施托管鑰匙的日常管理工作。3.4鑰匙的丟失、損壞需填寫《鑰匙申請(qǐng)表》，得到授權(quán)人簽字授權(quán)后方可使用備用或重新配置鑰匙。4.0鑰匙管理范圍與細(xì)則4.1人事行政部鑰匙管理范圍4.1.1總經(jīng)理辦公室、總經(jīng)理助理辦公室及物業(yè)辦公室備用鑰匙。4.1.2本部門資料柜鑰匙、倉(cāng)庫(kù)鑰匙。4.2財(cái)務(wù)部鑰匙管理范圍4.2.1保險(xiǎn)柜鑰匙4.2.1資料柜鑰匙4.3客戶服務(wù)中心鑰匙管理范圍4.3.1置業(yè)公司交房后，業(yè)主未辦入伙手續(xù)所管的鑰匙。4.3.2資料柜及保險(xiǎn)柜鑰匙。4.3.3特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指業(yè)主確實(shí)有實(shí)際的生活、工作困難或返修4.4工程服務(wù)部鑰匙管理范圍4.4.1各配電房、風(fēng)機(jī)房、水泵房、強(qiáng)弱電井鑰匙。4.4.2負(fù)一層管理用房鑰匙。4.5安全服務(wù)部鑰匙管理范圍4.5.1電梯機(jī)房鑰匙。4.5.2地面公共設(shè)施設(shè)備箱鑰匙。4.5.3咖啡廳、銷售部大門鑰匙。4.5.4泳池、活動(dòng)用房鑰匙。4.6鑰匙管理細(xì)則4.6.14.64.6.3如有鑰匙損壞、丟失及時(shí)需填寫《公司鑰匙申請(qǐng)表》申請(qǐng)備用或更換鑰匙。4.6.4工作原因需使用工程服務(wù)部、安全服務(wù)部鑰匙時(shí)，則由本部門工作人員陪同開門、鎖門，原則上不允許外借，特殊情況需填寫《鑰匙借用登記表》，注明借用人及歸還時(shí)間，公司內(nèi)部鑰匙借出需三天內(nèi)天歸還。4.6.5業(yè)主在客戶服務(wù)中心辦理入伙時(shí)的鑰匙發(fā)放，需請(qǐng)業(yè)主在《物品發(fā)放清單》上簽收。4.6.6客戶服務(wù)中心在業(yè)主委托保管鑰匙時(shí)，客戶服務(wù)員應(yīng)按《鑰匙托管委托書》（一式兩聯(lián)）要求填寫日期、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項(xiàng)目。4.6.7客戶服務(wù)員4.6.8客戶服務(wù)員4.6.9客戶服務(wù)員4.7客戶服務(wù)中心鑰匙管理流程4.7.14.7.2辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí)，客服助理應(yīng)在核對(duì)鑰匙數(shù)量后，在《鑰匙4.7.3客戶服務(wù)部4.7.4業(yè)主委托鑰匙丟失時(shí)，客戶服務(wù)員應(yīng)按《鑰匙托管備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報(bào)告客戶服務(wù)部經(jīng)理；客戶服務(wù)部經(jīng)理與業(yè)主聯(lián)系，征得同意后，采取補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全。客4.7.5對(duì)于業(yè)主委托中介帶人看房，到客戶服務(wù)中心借用鑰匙時(shí)，需持有業(yè)主委托書，并出示鑰匙借取人的身份證進(jìn)行登記，4.74.8安全服務(wù)部鑰匙管理流程4.8.1監(jiān)控中心保管著小區(qū)內(nèi)公共設(shè)施及4.84.84.8.4安全4.84.8.6公司辦公場(chǎng)所及重要設(shè)施設(shè)備鑰匙必須經(jīng)安全班長(zhǎng)以上人員同意并在《鑰匙4.9所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄由部門歸檔保存兩年5.0各部門鑰匙需半年盤點(diǎn)檢查一次。5.1本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一5.2記錄5.2.15.2.2《鑰匙委托管理5.2.35.2.4《鑰匙托管鑰匙托管委托書客戶服務(wù)中心:本人是小區(qū)（大廈、別墅）棟業(yè)主。因原因需客戶服務(wù)中心從年月日至年月日代為保管本物業(yè)鑰匙共條。其中大門鑰匙條、房間鑰匙條、其他鑰匙條。本人不在室內(nèi)放置任何財(cái)物（產(chǎn)），已明白并同意物業(yè)服務(wù)中心在鑰匙托管期間不承擔(dān)保管室內(nèi)任何物品的責(zé)任聲明。如房屋內(nèi)出現(xiàn)門窗、墻體裂縫等現(xiàn)象,本人將不追究物業(yè)公司任何責(zé)任。本委托書一式兩份?？蛻舴?wù)中心一份、業(yè)主一份,業(yè)主簽名后同意上述條款。業(yè)主簽名:聯(lián)系電話：被委托人（客戶服務(wù)中心經(jīng)辦人）：年月日鑰匙委托管理登記表房號(hào)委托人委托時(shí)間托管用途簽收人領(lǐng)取人備注鑰匙借用登記表房號(hào)借用人數(shù)量借用原因簽發(fā)人借出日期歸還日期簽收人備注鑰匙托管備忘錄管理部門日期事宜事情經(jīng)過責(zé)任人：日期：部門經(jīng)理意見部門經(jīng)理：