人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

總則

第一條為了加強我校人事檔案（含干部、教師、工人）的管理工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我校組織、人事、學生工作及其它各項管理工作服務，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》的有關規(guī)定，制定本管理辦法。

第二條人事檔案是學校職能部門在組織、人事、學生管理等各項工作中直接形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、學習能力、工作實績等內容的文獻材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要意見。

第三條人事檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策、選才舉能、知人善任、進行社會主義現(xiàn)代化建設服務的。

第四條在人事檔案的管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保人事檔案的完整與安全。

體制、機構和職責

第五條我校干部、教師和工人的人事檔案，均由校綜合檔案館集中統(tǒng)一管理。

第六條學校要為人事檔案配備政治、業(yè)務素質較高的專職檔案干部負責人事檔案的管理工作，并為科學管理檔案提供必要的設備。

第七條人事檔案的職責：

（一） 收集、鑒別和整理全校干部、教師檔案材料；

（二） 保管人事檔案，為學校，為國家積累檔案史料；

（三） 辦理人事檔案的查閱、借用和傳遞；

（四） 為有關部門提供所需人員的人事檔案信息；

（五） 做好人事檔案的安全、保密、保護工作；

（六） 調查研究、總結交流人事檔案管理工作，制定相應規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務建設工作；

（七） 積極創(chuàng)造條件，逐步實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理；

（八） 完成上級領導交辦的其它任務。

檔案的內容和分類

第八條人事檔案由歷史地、全面地反映我校人員情況的材料構成。內容及其分類：

第一類履歷材料；

第二類自傳材料；

第三類鑒定、考核、考察材料；

第四類學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（含學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、考績、審批材料）；

第五類政治歷史情況的審查材料（含甄別、復查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；

第六類參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；

第七類獎勵材料（含科學技術和業(yè)務獎勵、英雄模范先進事跡）；

第八類處分材料（含甄別、復查材料，免于處分的處理意見）；

第九類錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表大會代表登記表等材料；

第十類其它可供組織上參考的材料。

管理范圍

第九條任現(xiàn)職的校級領導檔案由省委組織部檔案室負責保管，任職期滿后，由校檔案館保管；校領導在任職期間，為有利工作，在組織部門領導下，可見檔案副本，由校檔案館保管。

第十條檔案館館長、人事檔案專職檔案干部及其在校內工作的直系親屬的檔案由組織部設專人保管。

第十一條“第九條”、“第十條”以外的其他各類人員的人事檔案（教師、干部、工人、離退休、死亡）均由校檔案館統(tǒng)一保管。

第十二條教師、職工辭職、退職、自動離職或被辭退、被開除后，未就業(yè)的其檔案應由校檔案館保管。就業(yè)后將檔案轉至就業(yè)單位。檔案館對代為保管的人事檔案制定收費標準，經(jīng)財務及檔案主管領導批準，視其保管期限，收取保管費。

檔案材料的收集、鑒別與歸檔

第十三條為了使人事檔案能夠適應人事干部工作的需要，檔案館要經(jīng)常通過組織、人事及其它有關部門收集干部任免、調動、考察、考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部、職工德、能、勤、績的材料；人事、組織及其有關部門要建立主動送交干部、職工檔案材料歸檔的工作制度，及時將新形成的檔案材料送交檔案館歸檔。各基層單位形成材料須進入個人檔案的，要通過各主管部門審核后存入。

第十四條對收集的材料，必須進行認真的鑒別，屬于歸檔的材料，應認真、完整、齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，須經(jīng)組織審查或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。

第十五條不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分情況予以處理。凡須銷毀的材料，必須詳細登記，由檔案館會同組織部、人事處共同商定，并報請校級領導審查批準。

第十六條凡新參加工作的或新調入我校的教職工，在向人事處報到時，均應讓其填寫“登記表”，并由人事處將“登記表”連同本人檔案一起送交檔案館。

第十七條教職工如有死亡或其他意外事件（如失蹤、潛逃等）發(fā)生所在單位務必將事件發(fā)生的經(jīng)過、時間、地點等情況如實詳細寫清，經(jīng)組織或人事部門核準簽字蓋章后送檔案館歸入本人檔案。教職工的死亡訃告，在喪事處理完畢后，由喪事承辦單位負責送交檔案館歸檔。

第十八條凡應歸檔保存的材料檔案館按國家檔案部門及干部管理規(guī)定，按性質進行分類，并按要求裝訂成卷、編寫檔號、入庫保管。整理過程中，如發(fā)現(xiàn)缺少必備的材料（如入團、入黨材料，履歷表和自傳等）檔案館應負責查找或經(jīng)組織、人事部門同意，讓本人重寫，對紙張破爛、字跡模糊不清或用紙不一、長短不齊不便裝訂的，應采取補救措施，保證案卷規(guī)范化。

第十九條歸檔材料須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復印紙書寫，歸檔材料一律為材料原件。

檔案的保管與保護

第二十條根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求對人事檔案應嚴密、科學地加以保管。

（一） 檔案館對全校教職工必須進行登記、編號，并依據(jù)一定的原則，編制檔案清冊。

（二） 建立健全嚴格的庫房管理制定和崗位責任制，在熱情為用戶提供各種服務的同時，一定要嚴格加強管理，嚴防錯、錯放、錯借、錯轉等現(xiàn)象發(fā)生。

（三） 應建立和統(tǒng)計制定，每年年底全面檢查核對一次檔案，并與人事處等部門核對各類人員的增減情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（四） 設置專門的檔案查閱室和檔案人員辦公室。檔案庫房、借閱室和檔案人員辦公室應三室分開。

（五） 要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜，庫房面積每千卷須20至25平方米。庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備。室內禁止吸煙及動用一切明火。

（六） 庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、放光、防高溫等設施和安全措施，應經(jīng)常檢查，要保持庫房的清潔和庫內的適宜的溫、濕度（要求：溫度14—24攝氏度，相對濕度45—65％）；檢查情況要認真做好記錄。

（七） 要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。

第二十一條嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，要視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

檔案的提供利用

第二十二條因工作需要查閱或借用人事檔案時，須辦理有關借用手續(xù)。凡我校各院、系、部、處等部門借閱檔案時，均須持院、系、部、處黨總支正、副書記簽署的“查閱檔案介紹信”，校外單位借閱人事檔案時，須持本單位組織（或人事）等部門出具的介紹信，并經(jīng)校內相關職能部門的主要負責人簽署意見后，方能提供查閱。

第二十三條查閱檔案一般在檔案館查閱，檔案一般不外借，如確因工作需要，必須借出使用時，校內單位，須由借閱單位主要負責人簽署意見，校外單位須由校內單位派人向檔案館借出，同時負責催還；并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉借他人。

第二十四條凡查閱干部檔案，利用單位應派中共黨員干部到檔案館查閱；非黨人員不能查閱黨員檔案；群眾不能借閱檔案，下級人員借閱上級人員檔案時，必須由利用單位主要領導出示手續(xù)；任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

第二十五條檔案館應制定查閱注意事項。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內容，違犯者要視情節(jié)輕重，予以批評教育，直至紀律處分。屬于假公濟私者，按違反《檔案法》處理。

第二十六條借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)檔案館等部門審查批準后才能復制（拍攝）。

檔案的接收與傳遞

第二十七條凡我校教職工檔案的接收和轉遞工作，原則上均由檔案館承辦和處理；人事處在辦理新調入我校教職工有關手續(xù)后，應將接收的檔案盡快轉到檔案館。

第二十八條檔案館在收到有關人員的檔案材料后，應按檔案目錄逐件（份）進行清點，核對無誤后，辦理登記、編號、歸檔入庫。

第二十九條校內各單位對擬調出的教職工，應在其離校前將散存的屬于應歸檔轉出的材料經(jīng)人事處審核后及時送交檔案館，以便隨檔轉出。轉遞檔案應遵守下列規(guī)定：

（一） 應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準讓本人自帶。

（二） 轉出的檔案完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

（三） 轉遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴禁包封。

（四） 檔案轉出后應隨時登記上冊；并及時催要回執(zhí)，以防丟失。

（五） 要嚴格執(zhí)行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”、對已出現(xiàn)的“無頭檔案”應認真查轉。對確屬查不到人員下落的檔案，應造另冊，予以登記，妥善保管。

組織領導和對隊伍建設

第三十條檔案館應加強對人事檔案工作的領導，及時研究工作中出現(xiàn)的問題，采取有效措施，不斷加以改進，提高科學管理水平。

第三十一條校組織部、人事處對人事檔案工作，在業(yè)務上負有監(jiān)督，檢查和指導的責任。

第三十二條校組織部、人事處要為檔案館選調政治可靠、作風正派、責任心強，具有較高文化素質的中共黨員從事人事檔案管理工作，要關心她們的工作和生活，要妥善解決他們的職級待遇，保持隊伍相對穩(wěn)定。

第三十三條檔案館專職檔案干部在人事檔案建設和