天龍運輸工貿(mào)公司辦公物品管理規(guī)定

廣州市天龍運輸工貿(mào)發(fā)展公司文件章節(jié)號1.13標(biāo)題辦公物品管理規(guī)定版本B頁碼1/4文件編號ZF-QW-HR-C131.0目的：為使辦公物品的購買、保管和使用能做到物盡其用和有效利用，更為完善公司的管理體系，特制定本辦法。2.0適用范圍：公司全體人員3.0定義：辦公物品是公司為保障公司業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，員工必要的工作條件和為提高工作效率，而由公司給予員工或部門使用和保管等的物品。分為兩種：辦公設(shè)備和辦公用品3.1辦公設(shè)備：指使用壽命較長且價值較高的辦公用固定資產(chǎn)：如程控交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、投影儀、空調(diào)等等。3.2辦公用品:使用壽命較短且價值較低的辦公用固定資產(chǎn)：如筆記本、電話、文件夾、墨盒、碳粉、白板、打孔機(jī)、訂書機(jī)、計算器、標(biāo)簽、各種印刷單據(jù)等等。4.0內(nèi)容：4.1申購管理4.1.1流程圖：申請人申購申請人申購NG部門主管審核部門主管審核人力資源行政部核人力資源行政部核查總經(jīng)理核總經(jīng)理核準(zhǔn)人力資源行政部采購人力資源行政部采購總經(jīng)理核總經(jīng)理核準(zhǔn)4.1.2審核后，報人力資源行政部匯總；人力資源行政部根據(jù)現(xiàn)有辦公物品實際使用情況、物品使用周期、費用預(yù)算等因素綜合分析，確定購買后報總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.3辦公用品的申購兩個月進(jìn)行一次，于請購當(dāng)月的28日前送至人力資源行政部，人力資源行政部于次月10日前進(jìn)行發(fā)放登記。4.1.4總經(jīng)理審批后由人力資源行政部進(jìn)行詢價/議價后報總經(jīng)理審批，然后統(tǒng)一購買。4.1.5所有員工在辦公物品的申請采購和使用過程中，不得假公濟(jì)私、以權(quán)謀私。人力資源行政部將全程監(jiān)控辦公物品的申購、使用過程。4.1.6人力資源行政部的物品采購人員要本著公司的利益為重，盡可能為公司節(jié)約成本，還要有質(zhì)有量。行政管理人員要定期和不定期調(diào)查辦公物品的市場價格。4.2保管和領(lǐng)用管理：4.2.1所有辦公物品由人力資源行政部指定人員購買后按申購單進(jìn)行部門登記發(fā)放，所發(fā)放之物品即時歸部門所有，并由部門主管擔(dān)任責(zé)任人并監(jiān)督使用，并根據(jù)部門人員需要發(fā)放至個人。但都需要做到物料清、帳目清、數(shù)量清，帳、單、物一定要保持一致。財務(wù)部要定期對各部門之辦公物品進(jìn)行核查。4.2.2人力資源行政部備庫物品需領(lǐng)用部門到人力資源行政部指定人員處進(jìn)行登記領(lǐng)用。4.3維護(hù)和維修管理：4.3.1人力資源行政部有權(quán)監(jiān)督和維護(hù)各部門辦公物品的保管和使用過程。4.3.2部門或個人使用物品由個人或部門進(jìn)行維護(hù)，如不能正常使用時其使用人或其他人員在無把握修復(fù)的情況下，不得擅自修理，需報行政部，由行政部安排專業(yè)人員前來查看。人力資源行政部將根據(jù)查看情況進(jìn)行處理：如可以維修即進(jìn)行維修咨詢并維修；如不能維修則由使用部門或個人填寫《申購單》申購，并以舊換新。屬公司用品則由人力資源行政部進(jìn)行維護(hù)和維修管理。4.3.3辦公物品的使用人必須正確使用，愛護(hù)有加，努力提高物品使用壽命。責(zé)任人負(fù)責(zé)監(jiān)督使用人的使用和物品維護(hù)，如辦公物品出現(xiàn)人為損壞，其責(zé)任人負(fù)全部責(zé)任。4.4費用的控制與審核管理：4.4.1辦公設(shè)備是公司的固定資產(chǎn)。各部門可根據(jù)實際情況，制定年度申購計劃人力資源行政部將根據(jù)年度發(fā)展規(guī)劃，制定購置時間與數(shù)量，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購買。4.4.2辦公用品屬低值易耗品，有一定穩(wěn)定性和周期性，可計劃性預(yù)算后進(jìn)行申購，申購需嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批，各部門于請購當(dāng)月二十八日，將后兩個月辦公易耗品購買申請報人力資源行政部，人力資源行政部根據(jù)費用預(yù)算使用情況，于月底前匯總各部門申購事項，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.34.5申購物品規(guī)定和獎懲管理：4.5.1人力資源行政部根據(jù)《辦公物品領(lǐng)用統(tǒng)計表》，計算各部門辦公物品費用的使用情況。對連續(xù)三個月辦公物品費用節(jié)約10%以上的部門（人），公司將根據(jù)有關(guān)考核規(guī)定給予獎勵。4.5.2部門申購的辦公物品必須是本公司工作需要的物品。如果部門(人)為非本公司或個人使用申購辦公物品，一經(jīng)查實，公司將予以追收，并處以當(dāng)事人記過處分，情節(jié)嚴(yán)重的處以記大過，直至辭退。4.5.3任何員工不得人為破壞、故意浪費辦公物品，否則，公司將要求當(dāng)事人按破壞或浪費的實際損失全額賠償，并處當(dāng)事人記過處分，情節(jié)嚴(yán)重的處以記大過，直至辭退。4.5.4財務(wù)部要會同人力資源行政部行政管理人員，不定期抽查辦公物品的市場行情。如發(fā)現(xiàn)采購經(jīng)辦人有以權(quán)謀私行為，公司將追繳其所得，并處當(dāng)事人記過處分，情節(jié)嚴(yán)重的處以記大過，直至辭退。4.5.5用。如保管人員未能妥善保管或未按領(lǐng)用原則發(fā)放物品，公司將給當(dāng)事人予以警告處分；如出現(xiàn)保管物品遺失或損壞，保管人要全額賠償損失，并處嚴(yán)重警告處分，情節(jié)嚴(yán)重的給以記過處分4.5.6損失，公司將以情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行處分。5.0附則：5.1本制度的執(zhí)行責(zé)任人：人力資源行政部行政助理，本制度的監(jiān)督責(zé)