天宙信息化咨詢科技公司系統(tǒng)文件管理辦法

系統(tǒng)文件管理辦法-A頁碼：PAGE17-深圳市天宙科技有限公司系統(tǒng)文件管理辦法編號：BG001A版二級文件總頁數：17制作：審核：核準：分發(fā)：各部門系統(tǒng)文件管理辦法目的確立完善的運作系統(tǒng)的文件架構，以便于管理系統(tǒng)的建設；明確各類管理文件的表達形式，確保管理文件的有效性、可行性；使作業(yè)者能及時得到有效的管理文件及其相關培訓。適用范圍本管理辦法適用于本公司持續(xù)重復發(fā)生的例行行為所需要的管理文件。三、職責各部門負責撰寫本部門的系統(tǒng)管理文件，確保本部門的關鍵過程得到有效控制；組織評審本部門的系統(tǒng)管理文件；培訓管理文件相關作業(yè)人員，使作業(yè)人員具備相應的作業(yè)知識和能力；稽核部定期稽核系統(tǒng)文件的執(zhí)行情況，確保系統(tǒng)文件與實際作業(yè)報保持一致性；通過收集作業(yè)者的反饋情況，優(yōu)化管理系統(tǒng)。四、定義1.0管理系統(tǒng)對于重復發(fā)生的例行活動中的人、硬件和軟件組成的運作系統(tǒng)。2.0系統(tǒng)文件指管理系統(tǒng)中的軟件部分，包括目標、方針、政策、組織架構、人員職責、運作模式、作業(yè)流程、作業(yè)標準、技術標準、操作規(guī)范、管理規(guī)定、表單和報表等。3.0系統(tǒng)文件架構依據系統(tǒng)文件的作用和相互之間的邏輯以及其表達格式，對其進行分類，由于該分類具有遞進性，故將其稱為系統(tǒng)文件架構，本公司的系統(tǒng)文件分為四類，分別為一級文件、二級文件、三級文件和四級文件。4.0SOPSOP全稱為“標準化運作程序”，SOP在系統(tǒng)文件中屬于二級文件，重在敘述跨崗位或跨部門的作業(yè)流程、管理規(guī)定和技術標準。SOP的基本特征是涉及多個崗位、多個動作。5.0作業(yè)指導書作業(yè)指導書為三級文件。主要用于規(guī)范、指導相關崗位的作業(yè)。作業(yè)指導書會張貼或存放于作業(yè)者就近位置，以便于作業(yè)者獲取相關信息。6.0ISO9001-2000ISO9001-2000為公司的質量管理系統(tǒng)，是管理系統(tǒng)中的一個部分。ISO9001-2000的相關文件同其他系統(tǒng)文件在管理上是完全一致的。7.0受控文件指已經批準，相關作業(yè)者須按照該文件執(zhí)行相關作業(yè)的系統(tǒng)文件。8.0非受控文件該不作為相關作業(yè)的指導或標準，僅用于參考或學習等用途的系統(tǒng)文件。9.0作廢文件指已失效，不再具有效力的系統(tǒng)文件。五、作業(yè)流程圖權責單位流程權責單位流程確立系統(tǒng)文件架構確立系統(tǒng)文件架構總經辦標準化小組總經辦標準化小組編定文件編號編定文件編號各部門編寫各部門編寫撰寫單位、相關業(yè)務部門撰寫單位、相關業(yè)務部門評評審總經理審總經理審批標準化小組建檔標準化小組建檔、分發(fā)及受控各部門運各部門運行各部門持續(xù)完善、優(yōu)化各部門持續(xù)完善、優(yōu)化六、作業(yè)說明1.0確立系統(tǒng)文件體系架構1.1體系文件架構由四部分構成，分別為:一級文件二級文件三級文件四級文件。1.2系統(tǒng)文件架構說明1)本公司將《年度管理規(guī)劃》定為公司一級文件，《年度管理規(guī)劃》為管理系統(tǒng)建設或運行的綱領性文件，應覆蓋《質量手冊》所有要素，由經管會編制，其內容包括但不限于：管理方針管理目標運作模型組織及職責關鍵過程的控制要素等。2）二級文件指為了實現一級文件的管理目標，按照一級文件要求的運作模式、組織架構和人員職責，進一步回答類似于：如何作怎么作誰去作什么時間作作多少等問題，從而實現一級文件的具體化和可操作性的文件。本公司將將二級文件稱為SOP（標準化運作程序）。二級文件的基本特征為跨崗位、多動作。3）三級文件指張貼于作業(yè)者就近位置的工作要求和指導文件，主要包括但不限于：作業(yè)指導書平面布置圖物料堆放標準設備操作、保養(yǎng)規(guī)范等4）四級文件為管理體系運作中產生的表單和報表，是判斷管理系統(tǒng)運行狀況的基本依據。編寫文件編號2.1編號原則1）系統(tǒng)文件編號共五碼，第一碼表示文件等級，第二碼表示文件所屬管理類別，后三碼為從001開始的流水碼。2）第一碼對照說明A表示一級文件B表示二級文件C表示三級文件D表示四級文件3）第二碼對照說明：A表示行政類；M表示物料類，具體包括采購、計劃和倉儲等；F表示財務類，具體包括出納、會計等；T表示技術類，具體包括設計、開發(fā)、工藝等；P表示生產類，具體包括生產、設備等；H表示行政和人力資源類；S表示市場和銷售類；Q表示品質類。2.2由標準化小組編定系統(tǒng)文件的編碼，并填寫于《系統(tǒng)文件管制表》（如附件一），并通知編寫人將該編號置于系統(tǒng)文件上。4.0編寫系統(tǒng)文件文件格式1）SOP文件格式為：封面格式如附件二；正文頁邊距：左2.5CM，右2.5CM，上2.0CM，下2.0CM；正文頁眉：距邊界1.0CM，左側為文件名稱，向左對齊，右側為頁碼，向右對齊，文字均為5號字體。字體：通篇文字均為“宋體”，正文為小四號字段落：正文段落為1.5倍行距正文序號及對齊：一級序號、二級序號和三級序號向左對齊，各序號后的起始文字亦對齊，第二行開始的文字同第一行對齊；四級序號和五級序號同上一極序號后的文字對齊，其第二行開始的文字同第一行文字對齊，如附件三所示；對于SOP文件的附件表單、報表的格式需要依據其具體情況調整其上下左右邊距，以使其上下左右的邊距協(xié)調。2）三級文件(作業(yè)指導書等)的格式為：左上角第一行為向左靠齊的“廣東本邦電器有限公司”字樣，字體大小同正文一致；標題為18-22號字；文件名稱為16-18號字；字體為均宋體；其上下頁邊距為1.5CM；其左右的頁邊距均為2.0CM；具體如附件四（豎式）、附件五（橫式）所示。3）四級文件（表單、報表）的格式為：左上角第一行為向左靠齊的“廣東本邦電器有限公司”字樣，字體大小同正文一致；標題字體大小范圍為18-22；通常，其上下頁邊距為1.0-1.5CM，左右頁邊據為1.5-2.0CM，若需要加大內容的左右寬度時，也可適當縮小左右頁邊距；如果表單或報表涉及多個動作時，應于左下方注明該文件的作業(yè)流程。具體如附件六所示。版本系統(tǒng)性文件須采用版本管理，首次發(fā)出的文件版本為A，經修改后的同一編號文件第二次發(fā)出時，其版本為B，依次類推。新版本發(fā)出的同時，應回收舊版本的文件，失效的系統(tǒng)文件不得作為可操作文件出現在文件使用或保管場所。編寫系統(tǒng)文件制作人應嚴格遵循系統(tǒng)文件格式，格式是對系統(tǒng)文件最基本的要求，不符合格式的系統(tǒng)文件將不予評審；系統(tǒng)文件的編制人為各部門的部門主管、工程師或管理師；編寫者應向作業(yè)的權威人（權威人指相關作業(yè)、業(yè)務的一線操作人員，由于他們最貼近事實，故稱為權威人）調查真實運作情況，收集運作數據，以確保即將編寫的系統(tǒng)文件具有有效性、可操作性。系統(tǒng)文件的制作過程可能會涉及諸多的專業(yè)知識，并需要編寫人員調查現實業(yè)務的狀況，但系統(tǒng)文件只是這些過程的最后呈現，要求系統(tǒng)的文字簡潔、邏輯清晰，重點在于敘述“如何做”、“誰去做？”、“什么時候做？”等操作指導性的問題。表格是SOP運行的載體，一個沒有表格的SOP文件，將只會停留在“了解”，難以產生“行動”，故要求在制作SOP文件過程中必須設計其運作過程中的對應的表單、報表，并作為SOP附件。評審系統(tǒng)文件的評審旨在使系統(tǒng)文件的內容考慮到相關流程的輸入和輸出，使系統(tǒng)符合實際的運作，增加系統(tǒng)的可操作性、有效性。各部門在完成系統(tǒng)文件的制作和內部評審后，須填寫《系統(tǒng)文件評審表》（如附件七）連同文件交于標準小組檢查格式，若格式符合要求，則由標準小組安排評審時間。對于不能符合公司格式要求的文件予以退回修改。系統(tǒng)文件評審可采用書面會簽形式，也可采用投影會議形式，但均需將評審結果填寫于《系統(tǒng)文件評審表》。評審人員為編寫者、業(yè)務相關人員和公司領導，參加人員需將評審結果填寫于《系統(tǒng)文件評審表》上，由總經理最終判定該次評審是否通過，若總經理未參加該次評審，則由授權代理人裁決。一級文件和二級文件須評審后方能申請發(fā)布，未評審或未評審通過的一、二級文件不得發(fā)布。三級文件可酌情安排評審。四級文件（表單、報表類）無需評審。審批對于經評審合格后一、二級系統(tǒng)文件須經總經理或其授權人審批后生效；對于三級文件經部門經理以上（含）人員批準后生效。建檔及分發(fā)標準化小組以“受控文件”、“非受控文件”和“作廢文件”三種狀態(tài)管理分發(fā)的文件；標準化小組需要制作以上三種文件狀態(tài)的印章，以管理各文件的狀態(tài)；“作廢文件”應在其作廢時刻起由標準化小組回收，并加蓋“作廢文件”印章；新版本的系統(tǒng)文件發(fā)出的同時，應回收舊版本的文件，并對舊版本系統(tǒng)文件加蓋“作廢文件”印章；對于有多頁的系統(tǒng)文件，應加蓋相關印章的“騎縫章”。兩種不同版本的文件不得存放在“受控文件”的存放地或作業(yè)者就近位置；系統(tǒng)文件的原件不屬于以上任何一種狀態(tài)，不得以以上任何一種狀態(tài)標示；標準化小組須在系統(tǒng)文件生效三天內收集對應的電子文件并統(tǒng)一保存；標準化小組按系統(tǒng)文件要求將系統(tǒng)文件分發(fā)到各單位，并填寫《系統(tǒng)文件收發(fā)記錄》（如附件八）。8.0系統(tǒng)運行未有特殊說明的情況下，系統(tǒng)文件批準的日期為系統(tǒng)文件的生效日，系統(tǒng)運行初期，各業(yè)務相關部門應同編寫部門密切溝通，以便編寫部門及時修正并完善系統(tǒng)文件。9.0系統(tǒng)文件完善、優(yōu)化當各業(yè)務相關部門發(fā)現有更好的運行方案，或發(fā)現現有系統(tǒng)有缺陷時，便向編寫單位提出優(yōu)化建議，必要時，應召集相關部門進行評審。七、罰則對于未編訂或未正確編訂系統(tǒng)文件的編號者，每次罰款文控5元；對于未能審查出錯誤的系統(tǒng)文件格式者，每次罰款文控5元；對于未及時回收舊版本的系統(tǒng)文件者，每次罰款文控5元；對于未執(zhí)行評審規(guī)定，便發(fā)放系統(tǒng)文件者，每次罰款文控、編寫人各5元；對于未能正確表示系統(tǒng)文件狀態(tài)印章者，每次罰款文控5元；有關其他違反本管理規(guī)定的行為，將予酌情處罰。八、附件系統(tǒng)文件管制表SOP封面格式SOP正文格式三級文件豎式格式三級文件橫式格式表單格式系統(tǒng)文件評審表系統(tǒng)文件收發(fā)記錄附件一：系統(tǒng)文件管制表序號文件編號版本文件名稱編號時間制作人/部門批準時間失效時間作業(yè)流程：編寫系統(tǒng)文件編號→檢查文件格式→填寫相關記錄附件二：封面格式廣東本邦電器廣東本邦電器有限公司XXXX管理辦法編號：BXXXXX版二級文件總頁數：X制作：審核：核準：分發(fā)：各部門附件三：正文格式XXXXX管理辦法XXXXX管理辦法目的XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX適用范圍XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX職責XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX流程圖XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX作業(yè)說明1.0XXXX1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.0XXXXX2,1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX3.0XXXX3.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX3.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件四：廣東本邦電器有限公司作業(yè)指導書文件名稱XXXXX作業(yè)指導書版本頁碼文件編號CXXXX制作時間生效時間制作審核批準附件五：廣東本邦電器有限公司作業(yè)指導書文件名稱XXX作業(yè)指導書版本頁碼文件編號CXXXX制作時間生效時間制作會簽審核批準附件六：表單格式廣東本邦電器有限公司記錄編號：DXXXXXXXXXX單（表）以下內容由XXXXX填寫以下內容又XXXXX填寫以下內容由XXXXXXX填寫作業(yè)流程：XXXXXXXXXXXXXXX→XXXXXXXX→XXXXXXXXX→XXXXXXXXX附件七：系統(tǒng)文件評審表以下內容由系統(tǒng)編寫人填寫文件編號文件名稱編寫人部門制作時間評審部門部門內部評審□提供了合理、有效的解決方案內部評審結論：□格式符合要求□同意提交公司評審□具清晰的流程和行動描述□修改后再提交公司評審□流程和正文具有一致性□設計了運作過程中的所需的表單□表單的信息完整，并具有操作性主管確認：公司評審意見及結論□提供了合理、有效的方案結論：□評審通過，即刻簽發(fā)運行□格式符合要求□評審通過，局部修改后投入運行□具清晰的流程和行動描述□修改后再評審□流程和正文具有一致性其他意見：□設計了運作過程中的所需的表單□表單的信息完整，并具有操作性評審人：□提供了合理、有效的方案結論：□評審通過，即刻簽發(fā)運行□格式符合要求□評審通過，局部修改后投入運行□具清晰的流程和行動描述□修改后再評審□流程和正文具有一致性其他意見：□設計了運作過程中的所需的表單□表單的信息完整，并具有操作性評審人：□提供了合理、有效的方案結論：□評審通過，即刻簽發(fā)運行□格式符合要求□評審通過，局部修改后投入運行□具清晰的流程和行動描述□修改后再評審□流程和正文具有一致性其他意見：□設計了運作過程中的所需的表單□表單的信息完整，并具有操作性評審人：□提供了合理、有效的方案結論：□評審通過，即刻簽發(fā)運行□格式符合要求□評審通過，局部修改后投入運行□具清晰的流程和行動描述□修改后再評審□流程和正文具有一致性其他意見：