會議管理的準(zhǔn)備

64/64哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊第三章哈佛經(jīng)理會議準(zhǔn)備第三章哈佛經(jīng)理會議準(zhǔn)備會務(wù)準(zhǔn)備主席應(yīng)如何控制會議以增進(jìn)其實效?談到控制，管理學(xué)界有這么一句膾灸人口的名言，可供作參考：最好的控制便是避免喪失控制!為了避免對召開的會議喪失控制，主席應(yīng)在開會之前做妥準(zhǔn)備工作。就一般性的會議而言，開會之前的準(zhǔn)備工作至少包括下列八項：(1)會議目標(biāo)的設(shè)定；(2)與會者的選擇；(3)會議時間的選擇；(4)會議地點的選擇；(5)會議場地的布置；(6)議程的指定；(7)會議通知的派發(fā)；(8)開會前的最后審查。會議目標(biāo)的設(shè)定決定召開會議之后的第一項最重要的準(zhǔn)備工作，便是設(shè)定會議目標(biāo)。良好的會議目標(biāo)應(yīng)符合四項要求：1.會議目標(biāo)必須用書面列明許多會議主持人在規(guī)劃會議的時候，都以為沒有必要將目標(biāo)寫出來。他們常說他們已將目標(biāo)記在腦中，而且只要他們時常想起它們，則是否訴諸文字，將不會產(chǎn)生任何實質(zhì)上的差別。其實，這是一種似是而非的論斷。用書面方式寫下會議目標(biāo)，可以產(chǎn)生三種好處：第一、有助于目標(biāo)內(nèi)涵澄清；第二、書面目標(biāo)較不容易被遺忘；第三、當(dāng)目標(biāo)種類繁多時，以書面寫下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。2.會議目標(biāo)必須切合實際所謂切合實際，即指具有實現(xiàn)的可能。但是“會議目標(biāo)必須切合實際”這句話，并不意味會議目標(biāo)應(yīng)該是容易實現(xiàn)的。事實上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，對目標(biāo)的追求者才具有真正的挑戰(zhàn)性。這即是說，會議目標(biāo)不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實現(xiàn)的可能。3.會議目標(biāo)必須具體而且可以衡量含糊籠統(tǒng)的目標(biāo)極難充作行動的指南。例如某單位主管因為感到該單位產(chǎn)品不良率過高，而決定開會研討降低產(chǎn)品不良率方案。倘若他將會議目標(biāo)認(rèn)為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”，則該目標(biāo)肯定難以充作與會者提供意見的指南，因為他沒有具體地指出產(chǎn)品的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長的時間內(nèi)達(dá)到這個結(jié)果。但若他將會議目標(biāo)改訂為“探討如何在十月底之前令產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至3%”，則上述缺點將不復(fù)存在。4.會議目標(biāo)所表明的必須是“應(yīng)實現(xiàn)什么”，而非“應(yīng)做什么”“應(yīng)做什么”是以主席為本位，而“應(yīng)實現(xiàn)什么”則是以成果為本位。以主席為本位的目標(biāo)，遠(yuǎn)不如以成果為本位的目標(biāo)那樣具有實效。例如當(dāng)會議目標(biāo)被訂為“向員工宣傳新的告假程序”時，主席可能只會照本宣科一番而草草了事，但若會議目標(biāo)被訂為“令員工了解新的告假程序”，則主席將不能不關(guān)心員工對新的告假程序，是否已真正了解。與會人員的選擇會議目標(biāo)設(shè)定之后，緊接著便決定與會的人選。主席原則上只應(yīng)考慮邀請下列兩類人士與會：1.對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人會議既然是以目標(biāo)的實現(xiàn)為導(dǎo)向，因此主席在決定與會者人選之際所應(yīng)優(yōu)先考慮的，便是邀請對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人參與。但這并不意味這些人非出席會議不可，因為主席有時可以在會議之前約見他們，并征求他們的意見。這樣做，將可免除他們出席會議。2.能夠因參與會議而獲得好處的人讓這些人參與會議，固然有助于會議功能的發(fā)揮，但主席也可故意不邀請他們參與，而只在會議之后，將開會的結(jié)果通知他們。主席對于難以分辯是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。需要特別留意的是，與會者人數(shù)不宜太多。理由有三：(1)會議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。(2)在定好的會議時間內(nèi)，與會者人數(shù)一多，則每一位與會者的平均參與機(jī)會將隨之減少。(3)與會者人數(shù)一多，溝通將趨于困難。例如當(dāng)與會者只有3個人的時候，溝通渠道只有6個；與會者增至4個人，溝通渠道增至12個；與會者增至8個人，溝通渠道增至56個；其余依此類推。溝通渠道越多，與會者對信息的掌握能力將越低。一般管理者所公認(rèn)的較理想的與會人數(shù)，是5～7人。因為在這樣的人數(shù)下，不但溝通不致發(fā)生困難，而且與會者普遍擁有較多的參與機(jī)會。倘若與會人數(shù)甚多，譬如多至20人以上，主席可以視實際需要而采取分組討論方式，處理各種議案。一名員工每次參加企業(yè)會議，都會使公司受到某些方面的損失。因此，實用經(jīng)濟(jì)學(xué)要求每份邀請都必須有建設(shè)性作用。假如一個人并非必須參加會議，他的時間就能在其它方面為公司多作貢獻(xiàn)。而且，沒有興趣的出席者會造成妨礙。要把每一位參加會議的人都看作資源。資源的利用應(yīng)按照需要，而不是多多益善。一間擁擠不堪的房間可能使參加會議者泄氣、不能實現(xiàn)自己的目的。為了從每個資源得到最大好處，管理部門既不能把與會者的責(zé)任和技能認(rèn)為是當(dāng)然的，也不能假定其個人目的和公司的目的一致。人們希望從會議得到的東西往往不是會議主持人所確定的會議目標(biāo)。要把企業(yè)會議看成是一個若干個人的群體，他們必須互相影響以完成某項工作；不要單純問誰應(yīng)當(dāng)參加，而要問為什么參加。下面是請你考慮的一些因素：(1)參加會議的人將在多大程度上涉及會議的行動后果?(2)這個人在中心議題的專門知識方面，是否確有需要或能有所貢獻(xiàn)?(3)這個人以前對這種情況，有沒有經(jīng)驗，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系(例如代表某一特殊利益的小組)?(4)級別或地位是否適合于這個小組?(下級職員和他們的上司在一起參加的時候，心理上常會不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實性。)(5)假如要做決議，這個人是否能做(他不應(yīng)是一個從屬的人，這種人可能缺乏完整的全面知識和適當(dāng)?shù)臋?quán)威)?(6)他是否具有行政或法律責(zé)任來進(jìn)行審查或決定?(7)為幫助會議開得成功，這個人能不能通過抵制已知的意見以形成均勢，提出一個不偏不倚的客觀見解，或發(fā)揮評論者或媒介者的作用?(8)他的才能或職責(zé)是否與其他與會者重復(fù)?(9)由于某種理由，他或她的出席是否會妨礙會議的總體成效?(10)是否時間、工作量及其他因素都能使與會者安心參加全部會議，而不是人在心不在?出席人應(yīng)當(dāng)提前了解的事項1交通(1)誰預(yù)定飛機(jī)票?是個人，還是公司?(2)如果人們自己預(yù)定，他們找誰?是否用一個負(fù)責(zé)人的姓名，以便電話接線員一聽就知道?(3)他們應(yīng)計劃在什么時候到達(dá)?(4)預(yù)定飛機(jī)票何時截止?(5)從飛機(jī)場到會議場所是否提供交通工具?誰提供?(6)如果不提供交通工具，個人如何自行安排交通?2會議場所——要幾人同住一室嗎?(1)如果是這樣，能否挑選室友?還是和生人同住，以便人人都能多結(jié)識一些朋友?(2)人們能否指定禁止吸煙的房間(許多場所現(xiàn)有此種房間)或不吸煙的室友?(3)有無健身俱樂部?游泳池?高爾夫球場或網(wǎng)球場?其它娛樂設(shè)施?(4)人們是否須自備體育用具?3衣服(1)會議場所設(shè)施在門廳和餐室是否有衣著規(guī)定?(2)公司管理部門要求會議期間何種程度地遵守禮節(jié)或不拘禮節(jié)?(3)娛樂活動，有精致裝飾的宴會或宴會是否需要特別衣著?4會議(1)人們是否應(yīng)當(dāng)攜帶卷宗或顧客記錄?(2)會前是否有須完成的任務(wù)?會議時間的選擇主席在選擇會議時間時，首先應(yīng)該考慮的便是自己的時間，此即能令自己獲取充分準(zhǔn)備以及方便自己作息的時間。這種作法并不表示主席是一位自我中心的人，因為主席既然是會議成敗所系的關(guān)鍵性人物，在選擇會議時間時，自然應(yīng)以適合自己的時間為優(yōu)先考慮。這是一種實事求是的作法。其次，主席也應(yīng)該考慮方便與會者出席的時間，以及為與會者所喜愛的時間。倘若與會者對會議時間有所不滿，則會議目標(biāo)的實現(xiàn)，勢必遭受不利的影響。會議時間必須包括起止時間。經(jīng)驗顯示，絕大多數(shù)的會議都只列明開始的時間，而無結(jié)束的時間。這樣的作法有兩種嚴(yán)重的缺陷：(1)與會者無法對會后的工作預(yù)作規(guī)劃。2)會議的效率勢必降低，因為既然沒有終止的時間，本來一個小時可以結(jié)束的會議，則可能被拖到三個小時才結(jié)束，這不幸應(yīng)驗了帕金森定律——工作將被延伸，以便填滿可供完成工作的時間。為了避免上述兩種缺陷，每一場會議都必須列明結(jié)束時間，而且都必須按照這個時間準(zhǔn)備結(jié)束。就算有些會議——譬如說解決問題的會議——難以確切地把握結(jié)束時間但主席至少應(yīng)指明會議大約會在哪一個時間結(jié)束。為了避免會議過分冗長，有些管理者故意將會議安排在距午餐、某種活動或是下班之前不久舉行。這是一種可以考慮采取的方法。至于一場會議到底應(yīng)為時多久，這雖無一致的看法，但多數(shù)的管理者均同意，以不超過一個半小時為限，因為一般人能保持注意力集中的時間，最長大概不超過一個半小時。(這大概也可以說明何以大多數(shù)電影的放映時間，都在一個半小時左右。)但若會議中所探討的是極其嚴(yán)肅的或是極其困難的主題，則一場會議的時間以不超過一小時為宜。但這并不是說一場會議不能長到兩小時以上，因為一旦議案多，則會議時間將不能不相應(yīng)延長。但須注意的是：一場會議的時間超過一個半小時，則中途應(yīng)騰出若干時間作休息之用。最后，我們還想提醒你：例如主席不堅守原定時間主持會議，則寧可另擇時間開會，而不應(yīng)輕易找人代為主持。重要的會議，更特別要遵守這個原則。會議地點的選擇許多人在從事會議規(guī)劃時，都以“方便”——主席的方便以及與會者的方便，作為選擇開會地點的依據(jù)。這樣做并不妥當(dāng)，因為“方便”只是選擇開會地點的諸種考慮之一。會議地點選擇，至少應(yīng)顧及下列七個條件：(1)場地必須有空檔且可供使用。(2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認(rèn)為平均每一位與會者若能擁有1.5米2的空間，才算理想。(3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。會議時間愈長，所使用的桌椅愈應(yīng)令與會者感到舒服。不過，卻不應(yīng)該令與會者舒服到無心開會的地步。(4)必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。(5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。(6)必須令主席及與會者大致方便。(7)成本必須低廉。以上七個條件之中，前四個可視為任何會議地點的必備條件，缺一不可，但后三個條件則往往因相互沖突而無法同時具備。例如為節(jié)省開支及令與會者大致方便，主席將會議地點定在與會者辦公室的附近。但是，由于會議地點太接近辦公室，就會在會議進(jìn)行中常有電話或訪客的干擾。此外，與會者也常在會議進(jìn)行中伺機(jī)進(jìn)出會場。反過來說，倘若為了令與會者專心開會，主席遂將會議地點改在遠(yuǎn)離與會者辦公的地方。但是會議地點遙遠(yuǎn)，不但令與會者感到不便，而且也令會議成本因而提高。許多管理者對會議地點的選擇都有這樣的共同認(rèn)為：一般性的會議或是為時較短的會議，原則上應(yīng)在與會者辦公室附近召開，但是特別重要的會議或是為時較長的會議，則應(yīng)選擇遠(yuǎn)離與會者辦公室的地方召開。1選擇地點在其它條件相同的情況下，如果會期短，最佳會址是大多數(shù)參加者旅途最短的地方。如果會期較長，那么，旅途遠(yuǎn)近就不如主要商業(yè)中心或人們常去的地方重要。越來越多的機(jī)構(gòu)發(fā)覺機(jī)構(gòu)外的會址能增加會議成功的機(jī)會。有些企業(yè)報告說，多樣化的會議地點能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能增加新的方面。而且，它為會議的便利、服務(wù)工作和可能安排的項目提供更為廣泛的范圍。2考慮利用會議中心一下子解決許多后勤問題的好辦法是在一個會議中心開會(不要混淆會議中心與大會中心，后者一般要大得多)。會議中心這個概念在過去十年中已臻完美，現(xiàn)在是開兩百人以下會議的主要地方。美國典型的會議中心是康涅狄格州南貝里的哈里森會議中心。各種專家討論會和專題討論會在這里各開二天，平均參加人數(shù)為20～100人。會議在長達(dá)一年之前就需預(yù)定。設(shè)施有先進(jìn)水平的會議中心和度周末的地方，備有二十間會議室，每間大小從二十到三千平方英尺不等。座位從十二個到二百二十五個不等，并可安排成劇場式、教室式、宴會廳式或討論會式。典型的中心座落在沒有大城市的汽車、飛機(jī)和行人交通干擾的地方。這種中心一般包括供會議用的一所有充足房間的旅館，一個咖啡館和一個餐館?？梢园才湃讜h服務(wù)項目，包括就餐、客房、會議室、便箋本、鉛筆、標(biāo)準(zhǔn)的視聽器材、咖啡供應(yīng)、以及供娛樂使用的設(shè)施等。注意：不管會議主持人是新手還是行家，他都會發(fā)覺和良好的會議中心共事可以減少許多計劃難題。由于這種中心適合小型會議，它能估計到主持人的需要，從而減輕他所肩負(fù)的許多細(xì)節(jié)。而當(dāng)把所有收據(jù)加到一起時，費用不一定更高。會議中心在各國已如雨后春筍般興起，新的中心還在繼續(xù)開辦。最好的一些中心位于大城市附近的老房子里，但是要仔細(xì)選擇。3及早提前預(yù)定在計劃開始時就預(yù)定地點——如有必要，可以是暫時性的，這樣做有百利而無一弊。最好的開會地點要及早預(yù)定。最受歡迎的開會地點時常要提前五年預(yù)定。圍繞可供使用的場地和設(shè)施設(shè)計方案，比物色完全適合于既定方案的設(shè)施要容易。初步的尋找場地可以通過郵件進(jìn)行，條件是你能提供你的要求細(xì)節(jié)的概要和擬議的各個日期。招標(biāo)應(yīng)包括下列各項：(1)活動的一般安排(附上以前類似活動的方案有助于場地管理部門參考)。(2)開會場地的要求——分別對圓桌討論小組、群眾大會、陳列區(qū)、宴會等提出要求；說明每項占用的具體時間，以及參加的人數(shù)等。(3)簡述擬議的社交活動。(4)說明是否需要特殊場地、設(shè)備、伙食或人員條件。(5)套房、單人房間、雙人房間各需若干，并說明與會者住宿的天數(shù)。你在和場地管理部門初步函商時，最好限于要求下列各項：可供多大場地、價格表及平面圖。在預(yù)定大會地點時，大多數(shù)財務(wù)細(xì)節(jié)是可以磋商的。最終預(yù)定場地應(yīng)以親自視察建筑物為準(zhǔn)，平面圖可能靠不住，親自視察實際結(jié)構(gòu)裝置。4徹底視察開會場地大會管理人和會議物質(zhì)安排的負(fù)責(zé)人應(yīng)視察擬議中的會議場地。適當(dāng)?shù)暮藢?xì)目應(yīng)包括下列各項：(1)檢查考慮中的全部會議室或場地。不要認(rèn)為任何兩個房間都一樣；要檢查每個房間的物質(zhì)條件，以發(fā)現(xiàn)不合適的照明或通風(fēng)、不方便的休息室、妨礙安靜的通道或出口、不恰當(dāng)?shù)膱龅胤峙浼捌渌麊栴}。如果懷疑一個房間是否能容納會議要求的座位數(shù)字，就堅持試擺以核對容量。(2)隨意抽查一個單人房間、一個雙人房間和一個套房的設(shè)備。特別要警惕所謂“二等”設(shè)備，因為有些旅館把客人分為社會的和參加會議的。檢查家具、床鋪的質(zhì)量以及全面清潔情況。(3)檢查登記，會議管理以及其它后勤所在地。要便于進(jìn)來的客人尋找，便于到達(dá)所有的會議地點，并有加鎖的儲藏處。(4)檢查膳食供應(yīng)。要求提供過去的各種菜單。在沒有旅館人員陪同下，檢查每一個餐廳的一般伙食。注意服務(wù)質(zhì)量和員工態(tài)度。(5)假如被指定的房間不在同一層樓，則須檢查電梯的服務(wù)情況。參加者來往于各會議室是否會發(fā)生困難、造成延遲以及使會議停頓。(6)檢查可得到的服務(wù)項目、營業(yè)時間和社交與娛樂活動的費用。(7)確定來往于會場及社區(qū)之間有無交通及停車便利。5簽訂書面合同會議和大會已經(jīng)成為許多旅館和會議中心的重要收入來源。他們渴望獲得你的業(yè)務(wù)，渴望使你滿意。大型會議幾乎每一個方面都可以談判：房租、宴會費用、會議場地、宣傳郵件以及其它大量細(xì)節(jié)，都可以討價還價。一旦談妥一切細(xì)節(jié)，極為重要的是把口頭協(xié)議變成書面形式，分別詳列每項具體安排。你的最終合同或協(xié)議應(yīng)包括如下的細(xì)節(jié)：(1)確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。餐桌座位安排、視聽器材以及其它設(shè)備的圖表都應(yīng)草簽并附于協(xié)議書。(2)確定保證的客房間數(shù)、房費表以及——如果是美國式——包括的伙食及服務(wù)。如有可能，應(yīng)列入開會團(tuán)體大多數(shù)人的到達(dá)和離去日期、房租起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。(3)確定由旅館提供的免費商品和服務(wù)(例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機(jī)場接機(jī)，特別的娛樂活動，工作人員伙食，電影放映員及其他額外人員)。(4)確定小費安排，包括用餐、整理房間的女工、共同使用的侍者及其他人員的擬議小費費率或者在房間全部帳單上增加一定的百分比作為服務(wù)小費。(5)確定任何特殊安裝或改裝，增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。(6)確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括你的單位為賓客承擔(dān)財務(wù)責(zé)任的限度。(7)建立個人信貸，并列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費用。(8)指定可以取消預(yù)定而不向你單位收費的一段時間或最后期限。將協(xié)議細(xì)節(jié)——不管多么細(xì)微——寫成書面合同的重要性，無論怎樣強(qiáng)調(diào)也不為過分。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地管理部門保持聯(lián)系。人員、旅館裝修或其它變更都可能對會議計劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡(luò)會有好處。6選定地點和時間的重要性沒有一個時間或一個地點對所有的會議都是最佳的，但是對每一個集會來說，都有它的最佳時間和最佳地點。要確定一個大家都方便的時間，應(yīng)在安排之前和主要的參加者聯(lián)系。任意安排的會議對一些參加者可能不便；在這種情況下，或者是他們的正常工作，或者是會議本身會遭到損失。每日的不同時間對機(jī)警程度和精神集中程度會有影響：下班以后開會容易身心疲倦、與個人計劃沖突，而飯后立即開會則正趕上感受能力低的時候。還要記住，拖長開會時間導(dǎo)致效果遞減，那些以鼓勵創(chuàng)造性思維為目的的會議尤為如此。一般說來，少開會比多開會好，但是“開足夠的會”的含義，取決于實用目的。當(dāng)會議目的是協(xié)調(diào)或檢查時，定期安排比隨時召開好：在重要項目的最后階段，則每天開會可能是恰當(dāng)?shù)摹?會議室會議效果常常受到會議地點和物質(zhì)享受的影響。你自己的辦公地點可能是最自然也是最易于利用的地點，但它不一定最有助于達(dá)到會議的目的。選擇會議地點應(yīng)當(dāng)包括對如下因素的評估：(1)理想的會址對絕大多數(shù)與會者來說，應(yīng)該是旅程最短的(不要受級別影響而忽視大眾的便利)。(2)首先要考慮沒有打擾、噪音和其他使人分心的因素。許多業(yè)務(wù)會議安排在遠(yuǎn)離辦公室的地方，以擺脫日常事務(wù)，達(dá)到集中注意力于會議的目的。不用說，適當(dāng)?shù)耐L(fēng)裝置，空氣流通，照明度，音響效果和溫度調(diào)節(jié)，這些都是促成有效的會議氣氛必不可少的主要條件。(3)與會者座椅的舒適程度和他的注意力持續(xù)時間之間有明顯的相互關(guān)系。假如會議地點是租來的，應(yīng)檢查那里的設(shè)施和器材。便于圓桌會議參加者的器材，對大多數(shù)會議有好處。同樣重要的是也應(yīng)該有能使人精神振奮的設(shè)施。會議議程的擬定顧名思義，議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實現(xiàn)會議目的各種議案之外，尚包括與會者姓名、會議時間以及會議地點等項目。主席在編排議程的時候，最好能遵守以下兩個原則：(1)按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項則越應(yīng)排在議程的后端處理。這樣做的一個好處便是：就算在預(yù)定的會議時間內(nèi)無法將全部議案處理完畢，但起碼較緊要的議案已被處理過。那些較不緊要的議案，則可另擇時間處理，或是并入下次會議中再予處理。(2)每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并明白地標(biāo)示出來。假如能這樣做，則主席可讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論。這即是說，假如議程中明示幾點幾分到幾點幾分被分配于探討某一議案，則主席可以故意讓某些人遲到(即令某些人在涉及他們的議案被討論之前幾分鐘才進(jìn)入會場)，也可以故意讓某些人早退(即令某些人在涉及他們的議案被討論過之后離開會場)。這樣做，顯然可以節(jié)省與會者的時間。不過，會場的秩序?qū)⒉幻馐艿礁蓴_。因此，主席只能有限度地容許遲到或早退。有些主管在主持會議時并不準(zhǔn)備議程，這是一種很壞的習(xí)慣。議程不僅能夠規(guī)范會議的內(nèi)容，而且也足以約束溝通的次序與溝通的節(jié)奏。一旦會議欠缺議程，則會議的內(nèi)容勢必不確定，溝通的次序勢必雜亂，溝通的節(jié)奏勢必太快或太慢。換句話說，欠缺議程的會議是注定不具實效的。為了改變這種不良的習(xí)慣，每一個機(jī)構(gòu)都應(yīng)考慮采取政策性聲明，嚴(yán)格要求擬妥議程之后才準(zhǔn)許開會。為讓與會者對會議及早作準(zhǔn)備——包括心理準(zhǔn)備及實質(zhì)準(zhǔn)備——議程應(yīng)隨會議通知事先發(fā)給與會者。雖然并非所有會議都需要正式的議程，但是與會者至少應(yīng)當(dāng)事前有所了解，以便做好準(zhǔn)備。議事日程是受到尊重還是被忽視，這與管理部門對它的利用程度是成正比的。但書面的議程有另一個重要好處：會議領(lǐng)導(dǎo)者將集會的目標(biāo)寫成書面的議程，有助于會議目的的具體化。這樣，議程就能使會議按照既定軌道進(jìn)行，讓主持人能集中他的精力去處理參加會議人員彼此之間的相互影響。擬定議程的責(zé)任通常落在會議領(lǐng)導(dǎo)人的肩上。但是，人們一般對他們參加創(chuàng)造的事情才愿意予以支持。提前參與能使那些參加會議的人依照擬定的議程把問題看得更清楚。下面是可能有助于鼓勵與會者參加的一些建議：(1)對將要討論的問題要求及早思考。①對問題的解決或處理，有哪些看起來是行得通的?②哪些是顯而易見的危險?③所要討論的問題其最后結(jié)果可能意味著什么?(2)如果時間允許，把參加會議者的建議合并到暫定議程里，提前分發(fā)，以征求補(bǔ)充意見。(3)提前向與會者簡明介紹會議的目的，并要求他們做一些具體工作，例如抽樣調(diào)查員工意見，匯集統(tǒng)計數(shù)字，或搜集背景資料。會議常因野心過大的計劃而在一開始就注定失敗。下面是制定實際可行的目標(biāo)的一些建議：(4)可能的話，把議程的話題限制在同一個主題范圍內(nèi)。這有助于從容進(jìn)行，同時使必須參加企業(yè)會議的人數(shù)減到最少。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個小會進(jìn)行。(5)假如這些主題之間沒有關(guān)系，要力求少安排一些話題。因為要使與會者從他很感興趣的問題轉(zhuǎn)到興趣不高的問題上，而又始終全神貫注，是很困難的。(6)設(shè)法將議程話題限制為一個主要的討論項目，輔之以不需大量準(zhǔn)備的次要項目。(7)不把某些特殊的(有勢力的)管理人員的“心愛項目”列入議程。(8)提前分發(fā)每一項議程話題的附件，以節(jié)省開會時間。這樣就可以確定：每一項拿到會上討論的話題在會前都已向與會者簡明介紹。這是一種利用以前會議記錄實際可行的方法。(9)在議程上要表明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超過時間，就會更加積極。(10)對那些非常有爭議的、極為復(fù)雜的或小組完全不熟悉的話題，要安排充分的時間。(11)要記住注意力的持續(xù)時間是有限度的。對一位實業(yè)家來說，有效的會議一般持續(xù)一個小時，當(dāng)會議進(jìn)行了一個半小時，就接近效果遞減的臨界線了。(12)假如會議必需開到兩小時以上，應(yīng)安排中間休息時間。(13)假如可能，要留出會后交談和娛樂的時間。會議通知的派發(fā)很多會議召集人，常常為送發(fā)適當(dāng)?shù)臅h通知而頭痛。這可能是因為他們的疏忽所造成，也可能是因為他們太過匆促地決定召開會議，以致欠缺足夠時間作妥善的斟酌所造成。一份良好的會議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包括下列五項：(1)開會的時間(包括日期及起止時間)。(2)開會地點。倘若開會地點并非與會者所熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。(3)會議的目標(biāo)。(4)與會者須事先準(zhǔn)備的事項。(5)其他與會者的姓名。一般的會議通知最好是在開會前一個星期寄到與會者手中，因為現(xiàn)代人在安排各種活動時，多半提早一個星期作規(guī)劃，而且一個星期的時間大概足以做好開會前的各種準(zhǔn)備工作。超過一個星期的會議通知比較容易被遺忘，因此當(dāng)你有必要發(fā)出超過一星期的會議通知時，你最好能在開會前兩、三天設(shè)法再向與會者提醒開會時間。除非是緊急會議，否則不要發(fā)出短過一星期的會議通知，因為太匆促的通知，不但令與會者來不及作好會前的準(zhǔn)備工作，而且也很容易令他們覺得會議召集人把他們當(dāng)作“呼之即來”的人物看待!會場的布置布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進(jìn)行多項溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。座位編排與會議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場地時，你仍須注意以下幾項：(1)應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會場吸煙。倘若準(zhǔn)于吸煙，則應(yīng)準(zhǔn)備煙灰缸。倘若不準(zhǔn)吸煙，則不能讓煙灰缸在會場中出現(xiàn)。此外，你最好能在會場中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會人數(shù)眾多時，你也可以按實際需要，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。(2)如與會者之間彼此并不熟悉，則應(yīng)考慮是否事先準(zhǔn)備姓名卡片。(3)準(zhǔn)備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機(jī)、投影機(jī)與放映機(jī)等應(yīng)該被視為一般會議可借用的基本工具。但要特別注意的是：幻燈機(jī)、投射機(jī)與放映機(jī)所投謝出來的文字或圖形，應(yīng)讓全部與會者都能看清楚，而且它們應(yīng)準(zhǔn)備就緒以便隨時啟用。(4)除非是較長的會議(超過一個半小時的會議)，否則盡量不要提供茶點，以防與會者分心。(5)當(dāng)議程甚短且無需作記錄時，可考慮采取站立的方式開會。不論你對會議的規(guī)劃有多詳盡，不論你對會議的準(zhǔn)備工作有多周全，倘若在開會前你對會場不作最后的審視，你都可能會功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性：假如有任何事情可能出紕漏，則一定會出紕漏，而且就在最不應(yīng)該出紕漏的時候出紕漏?；诖?，在開會前的半個小時至一個小時，你最好是親自或是派人到會場審視以下四件事是否作好：(1)座位是否按原定計劃編排?(2)視聽器材是否準(zhǔn)備妥當(dāng)?如果用幻燈機(jī)或投影機(jī)，則其焦距是否已事先調(diào)整妥當(dāng)?如用放映機(jī)，則其焦距、音量等是否已調(diào)妥?如用麥克風(fēng)，其聲音效果是否事先已調(diào)好?幻燈機(jī)、投影機(jī)及放映機(jī)是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場的助手是否懂得對視聽器材作簡單的維修工作?(3)會議有關(guān)的資料是否齊全?這包括準(zhǔn)備會中派發(fā)的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等。(4)必要的時候，再致電與會者提醒他們開會時間及地點。特別是在會議通知已發(fā)出去很久的情況下，開會前的提醒功夫，頗能產(chǎn)生實效。許多業(yè)務(wù)會議中途擱淺，因為物質(zhì)上的不舒適影響思考和傾聽。如果會議室沒有外部干擾和噪音，空氣流通，溫度控制適當(dāng)，思維就能最好地發(fā)揮作用。理想的會議室應(yīng)該是座位不擁擠，視線好，聽得清楚，照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環(huán)境條件比你想象的難以找到。桌椅和發(fā)言人講臺的實際布置不僅取決于開會的人數(shù)，而且取決于會議的目的：拍賣會：其座位安排要求全部聽眾能看清楚喊話人及他手中所拿的東西。由于這種會議往往處于獨斷獨行，不需等待反應(yīng)或小組討論，因此座位布置可采用下述兩種形式：(1)劇場式。選用現(xiàn)成的禮堂，或?qū)⒁巫优懦梢恍幸恍?。開會的時間長短是至關(guān)重要的。要知道即使是最好的劇院，備有最舒適的座位，也很難期望觀眾集中注意力超過兩個半小時，包括中間休息半小時。(2)教室式。如果需要作記錄，或者是超過兩小時的會，就用帶寫字板的椅子或布置成排桌子。兩個人一張2米的桌子才適于工作以及安放玻璃杯、飲水瓶和煙灰缸——如果需要的話。(記住要使吸煙者與不吸煙者分開來坐。)桌與桌之間要保持適當(dāng)距離，以便開會時座椅的搬動和參加者的走動。解決問題的會或培訓(xùn)會：這類會要求參加者彼此看得見以及看得見主持人或任何展示。這種會往往要求“共同負(fù)擔(dān)”領(lǐng)導(dǎo)，座位的安排要便于鼓勵個人參與和小組討論。具有高度領(lǐng)導(dǎo)能力的人能成功地領(lǐng)導(dǎo)一個二十五人的討論小組，但多數(shù)權(quán)威人士同意七至十二人的小組效果最佳。參加者團(tuán)坐桌旁最為舒適。座位布置建議如下三種方式：(1)圓桌式——如每個小組限于八人以下，而且無需使用黑板或其它展示品，就可用此種形式。主要的好處是參加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圓桌。一張長方形桌，主持人坐在桌子的一頭，便于使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一頭的人稍有不利。(2)馬蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。這種形式需要三張或三張以上的桌子排成U字形，主持人坐在離U字型一端稍遠(yuǎn)的第四張桌子。對于一個十二人的會來說，這種形式的座位布置需要一間最小為6米×9米的房間。(3)V字形式——這比U字形差些，但往往是唯一實際可行的解決方法。這種斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的參加者就不能彼此看得很清楚。討論會：參加者如彼此認(rèn)識，討論會的效果就會更好些。如果參加者彼此陌生，則主持人和參加者都可用易于看見的名牌。如果你的方案要求分別開幾次會或分別有幾個討論小組，就讓每次會議的主持人或發(fā)言人書面提出其特殊要求。負(fù)責(zé)物質(zhì)安排的人就可以匯制核對清單，詳細(xì)列明每次會議需要的家具和設(shè)備，并提供給每個發(fā)言人一份以便核實。這個清單在房間備妥后，還可以仔細(xì)檢查。會議座位的安排一般人走進(jìn)餐廳、音樂廳、戲院或球場，都會刻意地選擇最有利的位置。但奇怪的是，當(dāng)他們走進(jìn)教室或會議室，卻往往會選擇極其不利的位置。在教室內(nèi)，他們盡量坐在遠(yuǎn)離講臺的位置，以便置身于教師的視野之外!在會議室內(nèi)，他們多半選擇令主席及其他與會者忽視他們存在的死角地帶!何以一般人會那樣不重視會議室內(nèi)的座位呢?理由大概有二：第一、參與會議的人多半不了解會議對他們的事業(yè)到底有多重要，他們至多只是把會議當(dāng)作日常工作的一部分看待；第二、他們認(rèn)為置身在不顯眼之處較為安全，也較為舒服。這是嚴(yán)重的錯誤!在前文中我們已說過，會議是說服他人接受你的意見的一種場合，也是令你獲取成功的一個途徑。因此，會議室內(nèi)的座位應(yīng)審慎選擇。下列的幾個原則，可供你參考采行：(1)切忌選擇令人忽視你的存在的位置。你應(yīng)選擇容易令人——特別是令主席——看得見你的地方，因為能令人看得見才能引人注意，能引入注意才能受人認(rèn)知，能受人認(rèn)知，才能發(fā)揮影響力。假如會議桌是長方形的，則你最好是坐在面對主席的會議桌的另一端，或坐在接近主席的左右兩邊，以便增加你跟主席溝通的機(jī)會。倘若會議桌是帶有雙翼的長方形桌子，而主席坐在長方形一邊的中央，則你應(yīng)選擇雙翼末端的位置，因為在這樣的位置你可以通過桌面與主席交談，而不必通過其他與會者的頭部與主席交談。倘若會議桌是方形的或圓形的，則你應(yīng)坐在面對主席的位置。(2)平常多觀察主席在會議中的舉動。假如主席有咨詢鄰座者意見的習(xí)慣，則要爭取這個可以扮演“顧問”的角色的位置，以增加對主席的影響力。(3)在任何會議場合，你的頂頭上司若坐在你跟主席之間的位置，則對你是極端不利的，因為主席如果朝你這方向發(fā)問，你的頂頭上司勢必?fù)屪吣愦饛?fù)的機(jī)會。你應(yīng)調(diào)整位置，最好是坐在你的頂頭上司的對面，因為一來主席與你對話的機(jī)會不會被你的頂頭上司所壟斷，二來，你在頂頭上司發(fā)言之后再為他作補(bǔ)充時，不但全場的視線集中于你，而且你可跟頂頭上司一唱一和地增加對其他與會者的影響力。(4)倘若會議桌上擺置投影機(jī)、放映機(jī)等視聽器材，則不要坐在該等器材之后，以免令自己的位置被貶低到該等器材之下。(5)倘若你想在會場中選擇有利的位置，則切記：不能遲到!(6)不論你如何選擇有利的位置，有一點你必須隨時留心：那就是千萬別坐在主席的位置上!設(shè)備準(zhǔn)備視聽器材每個會議都應(yīng)有效果。如果列入引起視覺和聽覺興趣的東西，成就可能更大些。弗蘭克是一位保健用品廠的市場營銷經(jīng)理。在工作人員會議上他提出了許多建議和意見，但很少被照辦。艾德是同一個廠的另一位市場經(jīng)銷經(jīng)理，他的成績就較好，弗蘭克問他的老前輩為什么會這樣。老前輩說：“你的投入是好的，但你只是說說而已。你提出的是一般的意見和想法而不是具體建設(shè)。艾德則提供數(shù)字和圖表?！币晃簧a(chǎn)經(jīng)理反復(fù)告誡他的工人在拿危險化學(xué)品時要遵循安全操作規(guī)程，但不是所有的人都聽他的話。后來他弄到了一些受化學(xué)品損傷而變形的人手相片。他在下一次安全會議上出示了這些相片，而且人人都明白了。兩家企管顧問公司競爭一家大企業(yè)的業(yè)務(wù)，一家放幻燈片來說明他們的服務(wù)。另一家用一臺能把形象放映在大屏幕上的電腦，就地展現(xiàn)了圖表——顯示了客戶的商業(yè)戰(zhàn)略的潛在利益。第二家企管顧問公司給人更好印象，因而得到了這筆業(yè)務(wù)。一位為包裝設(shè)備廠的服務(wù)經(jīng)理告訴他的服務(wù)代理人員，對他們?yōu)樵S多顧客安裝的新型機(jī)械“要提防一種模糊的呼呼轉(zhuǎn)動聲”。許多代理人沒有注意這種聲音，結(jié)果是沒有做預(yù)防性檢修，以致發(fā)生了代價很高的機(jī)器損壞。服務(wù)經(jīng)理變得聰明了，他用錄音帶錄下了呼呼轉(zhuǎn)動聲音，并在職工會上放音。現(xiàn)在服務(wù)代理人確切知道了應(yīng)該注意聽什么聲音。1視聽器材往往有利于溝通假如你在一個會議上講話而又未能使人理解，就考慮視聽器材吧。一個簡單的圖表能改變局面。在拿破倫垮臺后的歲月里，許多法國人不相信他的失敗，他們認(rèn)為如果真相大白，一定是拿破倫被騙投降和流放。他們拒絕承認(rèn)拿破倫在多年光輝勝利之后會犯錯誤。一位叫查爾士·約瑟夫·邁納德的法國工程師知道拿破倫曾犯嚴(yán)重錯誤，并試圖揭穿關(guān)于這位大帝完美無缺的神話。沒有人相信他的話，因此他創(chuàng)作了一個視覺形象。這個形象由一張地圖和一條能夠活動穿過各個不同國家的黑色譜帶組成。往右轉(zhuǎn)動時，譜帶寬度表示在每個地理位置上的部隊人數(shù)。九月，拿破倫進(jìn)入洗劫一空的莫斯科時，他的軍隊有10萬人——用寬的譜帶表示。當(dāng)他撤退時，黑色譜帶向西路動(與地圖下面的日期和溫度相連接)。移至波蘭時黑色譜帶狹得可憐，表示蹣跚撤退的帝國軍隊只剩下1萬人生還。拿破倫戰(zhàn)術(shù)上的錯誤——導(dǎo)致軍隊的一步步慘敗——被生動地表現(xiàn)出來了。這個視覺形象被認(rèn)為是從來沒有過的最佳統(tǒng)計圖表。這對管理人員和企業(yè)主管的教訓(xùn)是明顯的。當(dāng)溝通既有困難而又重要時，加一點額外的東西——圖解、照片或任何一種視聽器材來幫助說明、分析、解釋或視聽答辯。在會議上，要用言語以外的東西使人理解，包括事實和數(shù)字的文件會有所幫助，但也會分散注意力，因為每個人都單獨閱讀文件，翻動的圖表、幻燈片、錄象帶和其它視聽器材可以把所有目光和聽力在同一時間內(nèi)都集中到共同思考的問題上。而且，視聽形象能使人們產(chǎn)生更深刻、更持久的印象。研究表明，感官攝入越多，就越能理解、記憶和重視所傳達(dá)的要點。寫在黑板上的事實，比僅僅高聲說的事實給人的印象深刻。用線型、柱型和圓型圖表象征性地說明的事實，比幻燈片顯示的數(shù)字或文字更能牢固地印在人們的記憶中。彩色的形象比黑白的形象能博得人們更大的注意。圖書、照片和電影能夠傳達(dá)文字或圖表所不能傳達(dá)的真實印象。你刺激其他人感官的方式越多——閱讀，聽說話，觀察象征性的典型，觀看情景，傾聽聲音等——你產(chǎn)生的影響就越大。作為會議取得成就的一種方式，僅僅講話往往是不夠的。2大量可供選擇的視聽器材范圍不斷擴(kuò)大的從低技術(shù)到高技術(shù)的視聽媒體能使你擴(kuò)大影響和實現(xiàn)目標(biāo)。(1)黑板。(2)翻動的圖表。(3)幻燈片和電影膠片。(4)投影機(jī)。(5)錄像帶和電影。(6)電子黑板。(7)電腦傳送的電視演出。(8)其它。個人電腦越來越多地使用于生產(chǎn)幻燈片及其它電視影像，包括電腦動畫。有電視影像的影像帶，還有移動式裝置，使你能攜帶到顧客所在地作任何視聽表演。除專業(yè)供應(yīng)來源外，你也可以自行創(chuàng)作你想要的視聽項目。3“最好的”視聽器材是哪些?(1)使媒體與團(tuán)體的大小相配。給予聽眾和觀眾的印象要適中，對于在經(jīng)理辦公室的一對一的會晤而言，標(biāo)準(zhǔn)大小的翻動圖表可能過甚；而在旅館的舞廳里，給一個大團(tuán)體在十九英寸的電腦屏幕上放影像，又可能不足。除了傳送正確的圖像外，你想要確保視聽器材產(chǎn)生感性反應(yīng)的作用。是否每一個人以至那些視力與聽力很弱的主管人都能看清和聽到?對二至五人的小組，八又二分之一英寸的宣傳性小冊子或小型的翻動圖表很適用。錄音帶和電影搭配的放映裝置也很適用。移動的或標(biāo)準(zhǔn)的程度控制器是很好的直觀器材，適用于人數(shù)極少的小組。每個人都能看清屏幕。你可以放入臨時信息以顯示各種不同的業(yè)務(wù)情況。對5～15人的團(tuán)體，如要介紹新戰(zhàn)略或重要成果，大型翻動圖表或硬紙板上的圖表就很好。高架放映機(jī)放映的圖像適用于中型的團(tuán)體。放映屏幕上顯示的幻燈片、電腦膠片和電影也如此。如果電視夠大，錄象帶就很合用。要坐在會議室后排檢查一下。你能看清包括標(biāo)題和數(shù)字的所有細(xì)節(jié)嗎?如果你繪制圖表，要用電子黑板而不用黑板或紙架，這種裝