會議組織及公務接待

重要會議組織

概述

學院、部門組織（主辦、承辦、協(xié)辦）的重要會議需履行報告程序；需邀請學校領導出席會議的所在學院、部門提交申請，學校辦公室統(tǒng)一安排；并請?zhí)峁h有關背景材料、會議議程，初擬講話稿。

大型會議環(huán)節(jié)眾多，涉及到方方面面，不可能也不必要將所有可能的情況都做好預案。這就要求工作人員在會議過程中必須全神貫注，不能有絲毫懈怠心理，密切關注場上需求和情況變化，迅速作出反應，解決問題。

對上主席臺的領導同志能否出席會議，在開會之前務必逐一落實。如臨時有變，應及時調整桌簽，防止主席臺出現(xiàn)桌簽差錯或領導空缺，謹防錯別字出現(xiàn)。

流程

重要會議組織工作一般分為會前籌備、會中服務、會后總結三個階段，細化量化20個節(jié)點，將會務工作納入程序化、規(guī)范化的軌道。

會前籌備

擬訂會議方案

會議方案是組織安排會議的總綱，是會議意圖、目標、計劃實施的書面表現(xiàn)形式。內容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、主要內容、議程、擬請出席領導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責分工等。制定會議方案要堅持“復雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待”的原則，增強方案的指導性和可操作性。方案報送相關領導審定后，要立即召集相關單位負責人召開協(xié)調會，對各項任務進行分解。

起草、下發(fā)會議通知

會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式，是參會人員反饋信息的前提條件。起草會議通知要做到表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內容包括：會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會人員、報名要求、有關事項等。下發(fā)會議通知時要把握好兩點：一是及時，使參會人員有充裕時間做好準備；二十準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。

落實與會人員

按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進行電話核查、督促，統(tǒng)計匯總后列出請假人員名單，并及時向有關領導報告。

協(xié)調出席領導

根據(jù)會議性質擬請領導出席的，應報請辦公室領導同意后，逐一通知。內容包括：會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關領導手中。會前半小時可再對出席領導進行一次手機短信提醒。

預定會議室

會議時間確定之后，要立即與會議場所聯(lián)系溝通，預定會議室，并安排做好先期準備工作。

編輯會議須知

與會者通過會議通知得到召開會議的信息，但會議的有關安排、要求，需要通過會議須知來了解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、會務組電話、作息時間、注意事項等。

制作會議證件

有些會議需要制作會議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會議主題，從易于識別、方便管理、利于安全的原則設計制作。

布置主席臺

主席臺是會場的重點和中心部位，是會議性質、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺的布置要從會議性質、領導人數(shù)、主席臺大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。

檢查音響和燈光

根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴格落實“三檢查”：布置會場時檢查；會前半小時檢查；會前十分鐘檢查。確定法定會議播放《國歌》、《國際歌》，要提前進行演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會場內是否有損壞，如有損壞，提前進行更換，有投影儀演示時需及時調節(jié)燈光。

編制座區(qū)圖，擺放桌簽

根據(jù)統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和桌簽要反復進行核對，防止遺漏、重復，防止出現(xiàn)錯別字。

組織調度會議用車

大型會議活動，要安排專人負責車輛的召集和調度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進行編號。同時做好交通疏導，大型會議由于到會車輛較多，要安排保衛(wèi)處等相關部門在會場附近進行交通疏導，必要時進行校內交通管制。

安排新聞報道

需要新聞報道的會議，要提前聯(lián)系學校宣傳部及有關新聞媒體，并做好媒體接待工作。

電力保障

會前與后勤等部門溝通聯(lián)系，安排保電任務，同時安排會議場所進行內部檢修。會議過程中還需要安排專人值班，以便應對突發(fā)情況。

會中服務

組織會議報到

會議報到時與會人員身份再確認的過程，是與會人員領取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。會議報到工作要求熱情周到、迅速準確、有條不紊。

與音響師對接

準備一套會議材料，包括會議的主持詞給音響師一份，以方便其把握議程安排與音響的調配。

會議值班

會議值班的作用是收集和發(fā)送有關會議的信息，協(xié)調處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領導交辦的事項等。安排一人在會場內、一人在會場外值班，及時溝通情況，確保聯(lián)絡通暢。值班人員要時時將會議議程進行對比。掌握會議進程。

會場服務

提醒工作人員定時供應茶水，巡回檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補救。遇到特殊情況需要向持人匯報時，要采取靈活的方式處理，最大限度的減少對會議的影響。

維持會場秩序

會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時，在會議室門外安排專人值班，防止無關人員進入會場，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會場內不遵守紀律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動不溫不火。

3、會后總結

送站清場

會議結束后，根據(jù)客人的行程安排及時調度車輛，組織送站，特別是重要客人要做好一對一服務。

總結歸檔

會后將會議所有文件包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報、會議發(fā)言材料、領導講話等收集起來，按順序裝訂成冊。有些會議還要做好錄音、錄像資料的收集和整理。根據(jù)保密原則，對需回收的會議材料要逐份清查回收。

分析總結會務工作中的經驗和教訓，注意收集參會人員對會務工作的意見，虛心采納、整改提高。

流程圖

會前

流程

工作要求

擬定方案

明確會議主題、內容、時間、場地等要素，擬訂會議議程、參會范圍、與會人數(shù)，做好財務預算，細化會議工作流程

發(fā)通知

制發(fā)會議通知，內容包括：會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會人員、報名要求、有關事項等，對主要嘉賓可發(fā)會議請柬

收回執(zhí)

根據(jù)回執(zhí)最終確定參加會議的人員和數(shù)量，并按接待規(guī)范做好會前準備工作

準備資料

編印會議須知，準備會議文件，制作會議文件，制作會議證件，做好學校參會領導的秘書工作，起草大會講話稿或發(fā)言稿

布置會場

準備會標、橫幅、背景、主席臺、桌簽、發(fā)言席、音響、茶水、花卉、燈光、引導牌、電腦、攝影攝像等

檢查工作

嚴格落實“三檢查”：布置會場時檢查；會前半小時檢查；會前十分鐘檢查

后勤保障

車輛調度、交通疏導、電力保障

新聞報道

提前聯(lián)系學校宣傳部及有關新聞媒體，做好媒體接待工作

會中

會議報到

要求熱情周到、迅速準確、有條不紊

會務服務

與會人員全稱跟蹤會議，做好會議秘書服務工作，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決；做好大會的安全保衛(wèi)工作；做好會議影響記錄、文字記錄等

會后

送站清場

根據(jù)客人的行程時間調度車輛，組織送站

總結存檔

所有文書和會議資料整理存檔，分析總結會務工作中的經驗和教訓

公務接待管理

（一）概述

高等院校的接待工作，是指對來校出席會議、考察調研、學習交流、檢查指導等公務活動領導或專家的接待和服務。

接待工作是加強學校對外交流的重要途徑，是展式學校發(fā)展成果和亮點的重要窗口，是辦公室必不可少的重要的日常事務工作。它有利于學校改善外部環(huán)境，擴大對外影響，獲取各種信息，是一種無形的公關工作。隨著學校各項事業(yè)的迅速發(fā)展，辦學水平提升，社會影響擴大，學校與中央部委、省市政府的聯(lián)系日益頻繁，做好接待工作對爭取各級領導的重視、關心和支持非常重要。

做好學校接待工作一般應掌握以下七原則：

熱情周到

文明禮貌、熱情周到是接待工作的首要原則。接待工作繁瑣復雜，環(huán)環(huán)相扣，細節(jié)體現(xiàn)水平，細節(jié)決定形象。任何接待都要做到熱情有禮，細致周到。

對口對等

根據(jù)來訪目的和要求，安排相應的學校領導、部門（單位）負責人參加接待。上級領導或社會高層來訪，一般由學校黨委書記或校長接待，分管校領導和相關職能部門、學院負責人陪同。兄弟院校的領導來訪，一般由學校對口領導接待。

講求實效

制定接待計劃做到張弛有度，接待內容安排盡量緊湊，如無特殊情況，應按照原定計劃完成接待任務，既不要隨意刪減原定的項目，也不浪費自己的時間，更要注意節(jié)約學校領導的時間。

儉省節(jié)約

要厲行節(jié)約、精打細算、勤儉務實，不搞形式主義，不擺闊氣、講排場，反對各種形式的鋪張浪費。要量力而行，既要考慮經費使用的必要性，也要考慮經費使用的可行性，合理使用接待經費，必要的不能省，能節(jié)約的不鋪張。

靈活應變

接待工作往往復雜多變，不可能也不需要將所有可能的情況都制定成預備方案，這就要求接待人員在應對變化時能及時作出準確的判斷和合理的安排。在領導遇到尷尬場合時，接待人員要及時作出反應，維護領導形象。

保密原則

在迎來送往的過程中，接待人員要注意自己言談舉止的分寸，必要的時候還要禮貌的回絕對方的提問，既要做到熱情友好、文明禮貌，又要嚴守紀律、機密，接待外賓時，更不能泄露任何國家機密。

確保安全

接待活動，安全第一。接待過程中的安全包括飲食安全、住地安全、交通安全等，尤其是在接待高級領導和外賓時，要高度重視安全問題，必要時與公安部門、衛(wèi)生防疫部門取得聯(lián)系，請求協(xié)助。

流程

確認接待任務

在接到來訪單位的傳真或來電后，應該了解清楚來賓此行的目的、意圖和要求，準確記錄聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并第一時間向學校辦公室分管主任報告。分管主任請示學校分管或相關領導，并及時向對方反饋信息，溝通接待事宜；若校領導有沖突或不方便接待，則應該委婉加以回絕或請其調整時間。

擬制接待方案

接待方案是安排來賓行程、協(xié)調領導活動、組織工作分工的重要依據(jù)，是決定接待工作成敗的重要內容。接待方案要考慮周全、設計合理，一般應明確活動日程、來訪領導一行和學校陪同人員名單，宴請會見活動安排及考察線路，接待工作分工等具體事宜。

明確分工職責，做好接待準備

在基本擬定接待方案后，應具體分配接待工作的各項準備事宜，確定各個接待環(huán)節(jié)的負責人、聯(lián)系人。其中有三個步驟：

召開協(xié)調會。一般兄弟高校領導和廳局領導來校圍繞某一問題專題調研，只需要通知相關單位按慣例做準備即可。而對于黨和國家領導人、省部級領導等來校調研等重要接待活動，需要開會研究，集思廣益，明確分工，共同配合做好工作。

要確定接待工作每個環(huán)節(jié)、每項工作的負責人和聯(lián)系人，確保接待過程中信息暢通。保證會場、賓館、車輛、宴請、參觀路線、設備、匯報材料、環(huán)境衛(wèi)生、參會對象等各個環(huán)節(jié)有專人負責。

需要學校領導出面接待的，需提前呈送有關背景材料和接待方案供學校領導審閱。四是如有必要，及時向上級機關匯報（省委省政府、相關廳局），請相關領導出席。

查落實接待準備情況

在客人到達前，接待工作總負責人應及時通過電話或現(xiàn)場檢查落實賓館房間、餐廳、會場和參觀點的安排布置情況，向工作人員收集更新信息，便于及時發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

執(zhí)行接待工作

根據(jù)不同情況，大致包括以下幾個內容：

接站引導工作，包括組織車輛和提醒領導到位兩個步驟。一般應該根據(jù)客人到達時間提前20分鐘左右到達接站地點，這樣一是防止路上堵車，寧可車等人，不要客人等車；二十提前到車站可以熟悉一下周邊環(huán)境，尋找一個附近的停車位或站一個醒目的位置打接站牌。一般兄弟院校領導來訪由辦公室分管主任帶隊接站和安排酒店下榻；上級部門領導或其他重要任務來訪，一般應由辦公室主任帶隊接站（特別重要時，由學校領導帶隊接站），學校領導在酒店門口（校門口）迎接。

安排領導下榻，包括安排領導入住和便宴兩個內容。客人一行到達后，最好是讓領導直接入住，隨后情隨行人員幫助其辦理相關入住和報到手續(xù)，避免在大堂久等。便宴時一般根據(jù)需要（如到達時間）安排一名學校領導陪同。

座談交流，包括會場布置、會議材料準備、提醒領導和有關部門按時參加會議、攝影攝像錄音等。

宴請。包括陪同領導邀請、菜品安排、席卡擺設等。菜品應該突出本地特色，兼顧領導口味。宴請排位注意兩個原則：一是右高左低，二是交替擺位。

陪同參觀考察。座談會議前后可視情況安排半個小時左右的校園參觀，增進客人對學校的感性認識。由于客人參觀時間短，因此對參觀點