會議組織及公務(wù)接待

重要會議組織

概述

學(xué)院、部門組織（主辦、承辦、協(xié)辦）的重要會議需履行報(bào)告程序；需邀請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出席會議的所在學(xué)院、部門提交申請，學(xué)校辦公室統(tǒng)一安排；并請?zhí)峁h有關(guān)背景材料、會議議程，初擬講話稿。

大型會議環(huán)節(jié)眾多，涉及到方方面面，不可能也不必要將所有可能的情況都做好預(yù)案。這就要求工作人員在會議過程中必須全神貫注，不能有絲毫懈怠心理，密切關(guān)注場上需求和情況變化，迅速作出反應(yīng)，解決問題。

對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否出席會議，在開會之前務(wù)必逐一落實(shí)。如臨時(shí)有變，應(yīng)及時(shí)調(diào)整桌簽，防止主席臺出現(xiàn)桌簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺，謹(jǐn)防錯別字出現(xiàn)。

流程

重要會議組織工作一般分為會前籌備、會中服務(wù)、會后總結(jié)三個(gè)階段，細(xì)化量化20個(gè)節(jié)點(diǎn)，將會務(wù)工作納入程序化、規(guī)范化的軌道。

會前籌備

擬訂會議方案

會議方案是組織安排會議的總綱，是會議意圖、目標(biāo)、計(jì)劃實(shí)施的書面表現(xiàn)形式。內(nèi)容包括：會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主要內(nèi)容、議程、擬請出席領(lǐng)導(dǎo)、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。制定會議方案要堅(jiān)持“復(fù)雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待”的原則，增強(qiáng)方案的指導(dǎo)性和可操作性。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會，對各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解。

起草、下發(fā)會議通知

會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式，是參會人員反饋信息的前提條件。起草會議通知要做到表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內(nèi)容包括：會議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會人員、報(bào)名要求、有關(guān)事項(xiàng)等。下發(fā)會議通知時(shí)要把握好兩點(diǎn)：一是及時(shí)，使參會人員有充裕時(shí)間做好準(zhǔn)備；二十準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。

落實(shí)與會人員

按照會議通知要求的時(shí)間，對與會人員逐一落實(shí)并做好登記，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計(jì)匯總后列出請假人員名單，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)

根據(jù)會議性質(zhì)擬請領(lǐng)導(dǎo)出席的，應(yīng)報(bào)請辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意后，逐一通知。內(nèi)容包括：會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會前半小時(shí)可再對出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一次手機(jī)短信提醒。

預(yù)定會議室

會議時(shí)間確定之后，要立即與會議場所聯(lián)系溝通，預(yù)定會議室，并安排做好先期準(zhǔn)備工作。

編輯會議須知

與會者通過會議通知得到召開會議的信息，但會議的有關(guān)安排、要求，需要通過會議須知來了解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知，須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡潔。內(nèi)容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、會務(wù)組電話、作息時(shí)間、注意事項(xiàng)等。

制作會議證件

有些會議需要制作會議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會議主題，從易于識別、方便管理、利于安全的原則設(shè)計(jì)制作。

布置主席臺

主席臺是會場的重點(diǎn)和中心部位，是會議性質(zhì)、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺的布置要從會議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。

檢查音響和燈光

根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴(yán)格落實(shí)“三檢查”：布置會場時(shí)檢查；會前半小時(shí)檢查；會前十分鐘檢查。確定法定會議播放《國歌》、《國際歌》，要提前進(jìn)行演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會場內(nèi)是否有損壞，如有損壞，提前進(jìn)行更換，有投影儀演示時(shí)需及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。

編制座區(qū)圖，擺放桌簽

根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和桌簽要反復(fù)進(jìn)行核對，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯別字。

組織調(diào)度會議用車

大型會議活動，要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時(shí)要編排乘車分組，并對車輛進(jìn)行編號。同時(shí)做好交通疏導(dǎo)，大型會議由于到會車輛較多，要安排保衛(wèi)處等相關(guān)部門在會場附近進(jìn)行交通疏導(dǎo)，必要時(shí)進(jìn)行校內(nèi)交通管制。

安排新聞報(bào)道

需要新聞報(bào)道的會議，要提前聯(lián)系學(xué)校宣傳部及有關(guān)新聞媒體，并做好媒體接待工作。

電力保障

會前與后勤等部門溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時(shí)安排會議場所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會議過程中還需要安排專人值班，以便應(yīng)對突發(fā)情況。

會中服務(wù)

組織會議報(bào)到

會議報(bào)到時(shí)與會人員身份再確認(rèn)的過程，是與會人員領(lǐng)取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。會議報(bào)到工作要求熱情周到、迅速準(zhǔn)確、有條不紊。

與音響師對接

準(zhǔn)備一套會議材料，包括會議的主持詞給音響師一份，以方便其把握議程安排與音響的調(diào)配。

會議值班

會議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會議的信息，協(xié)調(diào)處理會議期間各項(xiàng)工作和突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)等。安排一人在會場內(nèi)、一人在會場外值班，及時(shí)溝通情況，確保聯(lián)絡(luò)通暢。值班人員要時(shí)時(shí)將會議議程進(jìn)行對比。掌握會議進(jìn)程。

會場服務(wù)

提醒工作人員定時(shí)供應(yīng)茶水，巡回檢查會場內(nèi)的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補(bǔ)救。遇到特殊情況需要向持人匯報(bào)時(shí)，要采取靈活的方式處理，最大限度的減少對會議的影響。

維持會場秩序

會場秩序包括會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會議召開時(shí)，在會議室門外安排專人值班，防止無關(guān)人員進(jìn)入會場，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會場內(nèi)不遵守紀(jì)律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真，行動不溫不火。

3、會后總結(jié)

送站清場

會議結(jié)束后，根據(jù)客人的行程安排及時(shí)調(diào)度車輛，組織送站，特別是重要客人要做好一對一服務(wù)。

總結(jié)歸檔

會后將會議所有文件包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報(bào)、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等收集起來，按順序裝訂成冊。有些會議還要做好錄音、錄像資料的收集和整理。根據(jù)保密原則，對需回收的會議材料要逐份清查回收。

分析總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，注意收集參會人員對會務(wù)工作的意見，虛心采納、整改提高。

流程圖

會前

流程

工作要求

擬定方案

明確會議主題、內(nèi)容、時(shí)間、場地等要素，擬訂會議議程、參會范圍、與會人數(shù)，做好財(cái)務(wù)預(yù)算，細(xì)化會議工作流程

發(fā)通知

制發(fā)會議通知，內(nèi)容包括：會議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會人員、報(bào)名要求、有關(guān)事項(xiàng)等，對主要嘉賓可發(fā)會議請柬

收回執(zhí)

根據(jù)回執(zhí)最終確定參加會議的人員和數(shù)量，并按接待規(guī)范做好會前準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備資料

編印會議須知，準(zhǔn)備會議文件，制作會議文件，制作會議證件，做好學(xué)校參會領(lǐng)導(dǎo)的秘書工作，起草大會講話稿或發(fā)言稿

布置會場

準(zhǔn)備會標(biāo)、橫幅、背景、主席臺、桌簽、發(fā)言席、音響、茶水、花卉、燈光、引導(dǎo)牌、電腦、攝影攝像等

檢查工作

嚴(yán)格落實(shí)“三檢查”：布置會場時(shí)檢查；會前半小時(shí)檢查；會前十分鐘檢查

后勤保障

車輛調(diào)度、交通疏導(dǎo)、電力保障

新聞報(bào)道

提前聯(lián)系學(xué)校宣傳部及有關(guān)新聞媒體，做好媒體接待工作

會中

會議報(bào)到

要求熱情周到、迅速準(zhǔn)確、有條不紊

會務(wù)服務(wù)

與會人員全稱跟蹤會議，做好會議秘書服務(wù)工作，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時(shí)間解決；做好大會的安全保衛(wèi)工作；做好會議影響記錄、文字記錄等

會后

送站清場

根據(jù)客人的行程時(shí)間調(diào)度車輛，組織送站

總結(jié)存檔

所有文書和會議資料整理存檔，分析總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)

公務(wù)接待管理

（一）概述

高等院校的接待工作，是指對來校出席會議、考察調(diào)研、學(xué)習(xí)交流、檢查指導(dǎo)等公務(wù)活動領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜业慕哟头?wù)。

接待工作是加強(qiáng)學(xué)校對外交流的重要途徑，是展式學(xué)校發(fā)展成果和亮點(diǎn)的重要窗口，是辦公室必不可少的重要的日常事務(wù)工作。它有利于學(xué)校改善外部環(huán)境，擴(kuò)大對外影響，獲取各種信息，是一種無形的公關(guān)工作。隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的迅速發(fā)展，辦學(xué)水平提升，社會影響擴(kuò)大，學(xué)校與中央部委、省市政府的聯(lián)系日益頻繁，做好接待工作對爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持非常重要。

做好學(xué)校接待工作一般應(yīng)掌握以下七原則：

熱情周到

文明禮貌、熱情周到是接待工作的首要原則。接待工作繁瑣復(fù)雜，環(huán)環(huán)相扣，細(xì)節(jié)體現(xiàn)水平，細(xì)節(jié)決定形象。任何接待都要做到熱情有禮，細(xì)致周到。

對口對等

根據(jù)來訪目的和要求，安排相應(yīng)的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門（單位）負(fù)責(zé)人參加接待。上級領(lǐng)導(dǎo)或社會高層來訪，一般由學(xué)校黨委書記或校長接待，分管校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門、學(xué)院負(fù)責(zé)人陪同。兄弟院校的領(lǐng)導(dǎo)來訪，一般由學(xué)校對口領(lǐng)導(dǎo)接待。

講求實(shí)效

制定接待計(jì)劃做到張弛有度，接待內(nèi)容安排盡量緊湊，如無特殊情況，應(yīng)按照原定計(jì)劃完成接待任務(wù)，既不要隨意刪減原定的項(xiàng)目，也不浪費(fèi)自己的時(shí)間，更要注意節(jié)約學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間。

儉省節(jié)約

要厲行節(jié)約、精打細(xì)算、勤儉務(wù)實(shí)，不搞形式主義，不擺闊氣、講排場，反對各種形式的鋪張浪費(fèi)。要量力而行，既要考慮經(jīng)費(fèi)使用的必要性，也要考慮經(jīng)費(fèi)使用的可行性，合理使用接待經(jīng)費(fèi)，必要的不能省，能節(jié)約的不鋪張。

靈活應(yīng)變

接待工作往往復(fù)雜多變，不可能也不需要將所有可能的情況都制定成預(yù)備方案，這就要求接待人員在應(yīng)對變化時(shí)能及時(shí)作出準(zhǔn)確的判斷和合理的安排。在領(lǐng)導(dǎo)遇到尷尬場合時(shí)，接待人員要及時(shí)作出反應(yīng)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象。

保密原則

在迎來送往的過程中，接待人員要注意自己言談舉止的分寸，必要的時(shí)候還要禮貌的回絕對方的提問，既要做到熱情友好、文明禮貌，又要嚴(yán)守紀(jì)律、機(jī)密，接待外賓時(shí)，更不能泄露任何國家機(jī)密。

確保安全

接待活動，安全第一。接待過程中的安全包括飲食安全、住地安全、交通安全等，尤其是在接待高級領(lǐng)導(dǎo)和外賓時(shí)，要高度重視安全問題，必要時(shí)與公安部門、衛(wèi)生防疫部門取得聯(lián)系，請求協(xié)助。

流程

確認(rèn)接待任務(wù)

在接到來訪單位的傳真或來電后，應(yīng)該了解清楚來賓此行的目的、意圖和要求，準(zhǔn)確記錄聯(lián)系人及聯(lián)系方式，并第一時(shí)間向?qū)W校辦公室分管主任報(bào)告。分管主任請示學(xué)校分管或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并及時(shí)向?qū)Ψ椒答佇畔ⅲ瑴贤ń哟乱?；若校領(lǐng)導(dǎo)有沖突或不方便接待，則應(yīng)該委婉加以回絕或請其調(diào)整時(shí)間。

擬制接待方案

接待方案是安排來賓行程、協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)活動、組織工作分工的重要依據(jù)，是決定接待工作成敗的重要內(nèi)容。接待方案要考慮周全、設(shè)計(jì)合理，一般應(yīng)明確活動日程、來訪領(lǐng)導(dǎo)一行和學(xué)校陪同人員名單，宴請會見活動安排及考察線路，接待工作分工等具體事宜。

明確分工職責(zé)，做好接待準(zhǔn)備

在基本擬定接待方案后，應(yīng)具體分配接待工作的各項(xiàng)準(zhǔn)備事宜，確定各個(gè)接待環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人。其中有三個(gè)步驟：

召開協(xié)調(diào)會。一般兄弟高校領(lǐng)導(dǎo)和廳局領(lǐng)導(dǎo)來校圍繞某一問題專題調(diào)研，只需要通知相關(guān)單位按慣例做準(zhǔn)備即可。而對于黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級領(lǐng)導(dǎo)等來校調(diào)研等重要接待活動，需要開會研究，集思廣益，明確分工，共同配合做好工作。

要確定接待工作每個(gè)環(huán)節(jié)、每項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人和聯(lián)系人，確保接待過程中信息暢通。保證會場、賓館、車輛、宴請、參觀路線、設(shè)備、匯報(bào)材料、環(huán)境衛(wèi)生、參會對象等各個(gè)環(huán)節(jié)有專人負(fù)責(zé)。

需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出面接待的，需提前呈送有關(guān)背景材料和接待方案供學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱。四是如有必要，及時(shí)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)（省委省政府、相關(guān)廳局），請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席。

查落實(shí)接待準(zhǔn)備情況

在客人到達(dá)前，接待工作總負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通過電話或現(xiàn)場檢查落實(shí)賓館房間、餐廳、會場和參觀點(diǎn)的安排布置情況，向工作人員收集更新信息，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

執(zhí)行接待工作

根據(jù)不同情況，大致包括以下幾個(gè)內(nèi)容：

接站引導(dǎo)工作，包括組織車輛和提醒領(lǐng)導(dǎo)到位兩個(gè)步驟。一般應(yīng)該根據(jù)客人到達(dá)時(shí)間提前20分鐘左右到達(dá)接站地點(diǎn)，這樣一是防止路上堵車，寧可車等人，不要客人等車；二十提前到車站可以熟悉一下周邊環(huán)境，尋找一個(gè)附近的停車位或站一個(gè)醒目的位置打接站牌。一般兄弟院校領(lǐng)導(dǎo)來訪由辦公室分管主任帶隊(duì)接站和安排酒店下榻；上級部門領(lǐng)導(dǎo)或其他重要任務(wù)來訪，一般應(yīng)由辦公室主任帶隊(duì)接站（特別重要時(shí)，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)接站），學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在酒店門口（校門口）迎接。

安排領(lǐng)導(dǎo)下榻，包括安排領(lǐng)導(dǎo)入住和便宴兩個(gè)內(nèi)容?？腿艘恍械竭_(dá)后，最好是讓領(lǐng)導(dǎo)直接入住，隨后情隨行人員幫助其辦理相關(guān)入住和報(bào)到手續(xù)，避免在大堂久等。便宴時(shí)一般根據(jù)需要（如到達(dá)時(shí)間）安排一名學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)陪同。

座談交流，包括會場布置、會議材料準(zhǔn)備、提醒領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門按時(shí)參加會議、攝影攝像錄音等。

宴請。包括陪同領(lǐng)導(dǎo)邀請、菜品安排、席卡擺設(shè)等。菜品應(yīng)該突出本地特色，兼顧領(lǐng)導(dǎo)口味。宴請排位注意兩個(gè)原則：一是右高左低，二是交替擺位。

陪同參觀考察。座談會議前后可視情況安排半個(gè)小時(shí)左右的校園參觀，增進(jìn)客人對學(xué)校的感性認(rèn)識。由于客人參觀時(shí)間短，因此對參觀點(diǎn)