1第一章-電子文件概述課件

第一章電子文件概述11/21/2022nwuhxr@第一章電子文件概述11/21/2022nwuhxr@gma1教材及參考書馮惠玲，電子文件管理教程，中國人民大學出版社。劉家真，電子文件管理理論與實踐，科學出版社。11/21/2022nwuhxr@教材及參考書馮惠玲，電子文件管理教程，中國人民大學出版社。12教材及參考書劉家真：《電子文件管理導論》，武漢大學出版社，32.2萬字，1999年版，389頁；國家檔案局：《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，檔案出版社，1999年第二版，12萬字，178頁，32開；丁海斌：《電子文件與電子檔案管理》，遼寧大學出版社，2000年版，25萬字，324頁，32開；馮惠玲：《電子文件管理教程》，中國人民大學出版社，2001年版，37.7萬字，317頁，16開；丁海斌：《電子文件管理基礎》，中國檔案出版社，2002年版，32萬字，395頁，32開；劉家真：《電子文件管理理論與實踐》，科學出版社，2003年版；劉家真：《電子文件管理》，科學出版社，2009年版；11/21/2022nwuhxr@教材及參考書劉家真：《電子文件管理導論》，武漢大學出版社，33教材及參考書李國慶：《數(shù)字檔案館概論》，中國檔案出版社，2003年版，23萬字，263頁，32開；馮惠玲：《政府電子文件管理》，中國人民大學出版社，2004年版，38萬字，340頁，16開；.[美]比爾曼：《電子證據(jù)——當代機構文件管理戰(zhàn)略》，中國人民大學出版社，2000年10月第一版，19.4萬字，249頁，32開王建：《電子時代機構核心信息資源管理——OA環(huán)境中的文件、檔案一體化管理戰(zhàn)略》，檔案出版社，2004年版，46萬字，431頁，16開；劉越男：《建立新秩序——電子文件管理流程研究》，中國人民大學出版社，2005年版，24.2萬字，318頁，32開；唐躍進：《光盤信息存儲與保護》，中國檔案出版社，2005年版，21萬字，232頁，32開；王萍、宋雪雁：《電子檔案管理基礎》，清華大學出版社，2006年版，45.6萬字，285頁，16開；潘連根：《數(shù)字檔案館研究》，中國檔案出版社，2006年版，30萬字，281頁，32開；金波、丁華東：《電子文件管理學》，上海大學出版社，2007年11月第一版，54.7萬字，347頁，16開。11/21/2022nwuhxr@教材及參考書李國慶：《數(shù)字檔案館概論》，中國檔案出版社，204第一節(jié)電子文件的概念和種類11/21/2022nwuhxr@第一節(jié)電子文件的概念和種類11/21/2022nwuhxr5一、電子文件的產生20世紀有兩件大事對人類社會的發(fā)展產生了重大的影響：計算機的產生網絡的發(fā)展11/21/2022nwuhxr@一、電子文件的產生20世紀有兩件大事對人類社會的發(fā)展產生了重6計算機的發(fā)展世界上第一臺電子計算機ENIAC（埃尼亞克）是美國于1946年研制成功的。這臺計算機用了18800個電子管，1500個繼電器，占地170M2，重達30噸，枆電150千瓦。運算速度為每秒5000次。1981年，IBM－PC產生，使計算機進入了PC時代，人們開始用PC來制作文件、設計圖紙、管理信息，PC影響人們的工作、生活。11/21/2022nwuhxr@計算機的發(fā)展世界上第一臺電子計算機ENIAC（埃尼亞克）是美7網絡的發(fā)展1969年12月ARPA建立了ARPANet，以后在美國國家科學基金會支持下迅速發(fā)展。美國副總統(tǒng)戈爾和商業(yè)部長榮·布朗（RonBrown）于1993年9月宣正式布了“國家信息基礎設施”（NationalInformationInfrastructure，簡稱NII）計劃，人們將其通俗地稱為“信息高速公路”計劃。引起了世界范圍的關注。1994年4月20日，我國通過美國Sprint公司連入Internet的64K國際專線開通，實現(xiàn)了與Internet的全功能連接。1996年1月，中國公用計算機互聯(lián)網（CHINANET）全國骨干網建成并正式開通，全國范圍的公用計算機互聯(lián)網絡開始提供服務。11/21/2022nwuhxr@網絡的發(fā)展1969年12月ARPA建立了ARPANet，以后8網絡的發(fā)展2010年1月15日，中國互聯(lián)網絡信息中心（CNNIC）在京發(fā)布了《第25次中國互聯(lián)網絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》，截至2009年12月，我國網民規(guī)模已達3.84億，互聯(lián)網普及率進一步提升，達到28.9%。11/21/2022nwuhxr@網絡的發(fā)展2010年1月15日，中國互聯(lián)網絡信息中心（CNN9電子文件的來源辦公自動化（OA）過程中產生的電子文件計算機輔助設計（CAD）和計算機輔助制造（CAM）過程中產生的電子文件模數(shù)轉換過程中產生的電子文件（包括傳統(tǒng)文件的數(shù)字化）電子商務過程中產生的電子文件收發(fā)電子郵件過程中產生的電子文件；11/21/2022nwuhxr@電子文件的來源辦公自動化（OA）過程中產生的電子文件11/210電子文件的生成途徑直接生成（原生性電子文件）辦公自動化數(shù)碼相機集成制造系統(tǒng)（CIMS）模數(shù)轉換（再生性電子文件）11/21/2022nwuhxr@電子文件的生成途徑直接生成（原生性電子文件）11/21/2011電子文件在我國的發(fā)展1.草稿性電子文件階段電子文件僅起到形成紙質文件的工具，先形成電子文件，再形成紙質文件。2.輔助性電子文件階段紙質文件為正本，電子文件為副本，電子文件的效力比上一個階段有所提升。3.正式電子文件階段電子文件為正本、紙質文件為副本，電子文件的法律效力被確認。紙質文件只在某些情況下使用。4.無紙電子文件階段將不存在紙質文件。我國大多數(shù)單位的電子文件管理處于第二、第三階段，在這個時期，紙質文件和電子文件共存，歸檔時采用雙套制。11/21/2022nwuhxr@電子文件在我國的發(fā)展1.草稿性電子文件階段11/21/20212二、什么是電子文件1.文件文件：是人們在社會活動中為處理各種事務而形成的、具有特定效用的信息記錄。國際檔案理事會電子文件委員會在1997年的《電子文件管理指南》（GuideforManagingElectronicRecords)中對文件的定義是：“文件是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產生或接收和記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景、和結構而構成，而不管記錄的形式或載體如何?！?1/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1.文件11/21/2022nwuhxr@13二、什么是電子文件1.文件該定義說明了文件的特點：文件是提供憑證的記錄信息。文件必須具有內容、背景與結構。文件是提供憑證的信息，這使它與一般的信息區(qū)分開來，同時也使它必須包括三種基本成分，以保證其憑證價值。這三種基本成分是：內容信息、背景信息與結構信息。文件與記錄方式無關只要符合文件的定義，不管其產生的技術環(huán)境，如記錄的形式或載體如何，都應當稱為文件。一般來說，文件可以以模擬（analog)記錄方式形成，也可以以數(shù)字（digital)方式形成。11/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1.文件11/21/2022nwuhxr@14二、什么是電子文件電子文件（ElectronicRecords）“數(shù)字式文件”（DigitalRecords）“機讀文件”（Machine-ReadableRecords）1997年國際檔案理事會電子文件委員會《電子文件管理指南》中的定義為：“電子文件是通過數(shù)字計算機進行操作、傳遞和處理的文件?！?1/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件電子文件（ElectronicRecor15二、什么是電子文件1992年《美國聯(lián)邦管理法規(guī)》中的定義為：“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的規(guī)定?！?1/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1992年《美國聯(lián)邦管理法規(guī)》中的定義為：16二、什么是電子文件1997年澳大利亞檔案館頒布的《澳大利亞文件管理標準》中的定義為：“電子文件是由電子計算機交流與維護的文件”。11/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1997年澳大利亞檔案館頒布的《澳大利亞文17二、什么是電子文件1999年國際文件管理基金會（IRMT）《電子文件管理導論》中定義為：“用計算機操作、傳輸和處理的數(shù)字文件?！?999年我國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求·第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/17678.1-1999）中的定義為；“能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數(shù)字代碼序列”。11/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1999年國際文件管理基金會（IRMT）《18二、什么是電子文件InterPARES(電子系統(tǒng)中文件真實性永久保障國際項目）對電子文件的定義：“指以電子形式形成（制作、接收以及為日后活動和參考而保留下來）的文件”。11/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件InterPARES(電子系統(tǒng)中文件真實性19二、什么是電子文件電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網絡上傳輸?shù)奈募?1/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤20這個概念揭示了電子文件的兩個基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（DigitalRecords）。它具有計算機中的文件（files）屬性。在計算機系統(tǒng)中，文件(files)是計算機保存信息的基本形式，既使要保存一個字節(jié)的信息，也必須把它當作一個文件(file)來保存，必須賦予它文件名(filename)和擴展名（.EXTname），一般以擴展名來區(qū)分不同格式的文件（files）。不同格式的文件往往有不同的編碼方式，其屬性也不同。第二，電子文件是文件（Records）的一種類型，應該具有文件（Records）的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。11/21/2022nwuhxr@這個概念揭示了電子文件的兩個基本特征：11/21/2022n21文件（Records)數(shù)字信息(files)電子文件ElectronicRecords11/21/2022nwuhxr@文件數(shù)字信息電子文件11/21/2022nwuhxr@gma22電子文件也具有內容、背景、結構三個基本要素。內容信息是電子文件的核心要素，文件所要傳達的對象，表達的意圖、以及日后作為參考和憑證，全都需要通過文件的內容信息來獲知。電子文件的背景信息不只是提供了文件的來龍去脈和與其他文件的關聯(lián)，而且還可能含有發(fā)文與收文機構的沿革和職能描述、文件保管系統(tǒng)的功能要求和系統(tǒng)環(huán)境信息等等。結構是文件內容所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式，過去我們可以通過紙質文件的外觀、文體格式來識別文件，用各種物理和化學的方法來整理排列和保護文件，那時文件的結構對于我們是外在的和直觀的。然而對于電子文件，情況就復雜很多，構成文件的不再是肉眼可認的文字，而是只有計算機才能理解的數(shù)字代碼，文件的載體也不再是可以直接書寫的材料，而是磁或光的介質；文件的排列也不再是整整齊齊地排放在文件架上伸手可及，電子文件的物理結構和邏輯結構往往是不一致的，只有計算機通過讀取專門的描述信息才能判斷其存放的特定位置。對于電子文件，其結構是指便于存取、參考和其他目的而提供的文檔。11/21/2022nwuhxr@電子文件也具有內容、背景、結構三個基本要素。11/21/2023三、電子文件的類型（一）按電子文件的信息存在形式分類1．文本文件（Text），或稱為字（表）處理文件2．數(shù)據(jù)文件（Data），亦可稱為數(shù)據(jù)庫電子文件3．圖形文件（Graphic）4．圖像文件（Image）5．影像文件（Video）6．聲音文件（Audio7．命令文件，亦稱計算機程序護(Program)11/21/2022nwuhxr@三、電子文件的類型（一）按電子文件的信息存在形式分類11/224三、電子文件的類型（二）按文件的功能分類可分為主文件、支持性、輔助性和工具性文件。主文件是指表達作者意圖、行使職能的文件。支持性文件主要是指生成和運行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件，多媒體軟件等。輔助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。11/21/2022nwuhxr@三、電子文件的類型（二）按文件的功能分類11/21/202225三、電子文件的類型（三）按文件的生成方式分類可分為計算機系統(tǒng)中直接生成的原始文件（原生性的文件）和將紙質和將紙質或其他形體（如膠片）文件重新錄入生成的轉換文件（再生性電子文件）。11/21/2022nwuhxr@三、電子文件的類型（三）按文件的生成方式分類11/21/2026三、電子文件的類型（四）按可否形成硬拷貝分類電子文件有的是可以復制在硬拷貝（如紙張、膠片）上的，但有的只能以數(shù)字方式存在，無法有效地復制到硬拷貝上，即無法將其內容完整地顯現(xiàn)在硬拷貝上?？煞譃椋航^對電子文件是指目前暫無法形成硬拷貝的那類數(shù)字文件，它只能在網絡環(huán)境下運行才能表達創(chuàng)建該數(shù)字信息資源思想的內容。例如，多媒體產品、網頁、3D圖像、聲音、視頻等。越來越多的有價值的電子文件只能以數(shù)字形式被管理、保存和使用。非絕對的電子文件非絕對電子文件是可以形成硬拷貝并表達原來的創(chuàng)作思想內容的電子文件，如以PDF、WORD格式等形成的文件。11/21/2022nwuhxr@三、電子文件的類型（四）按可否形成硬拷貝分類11/21/2027四、電子文件的生命周期文件生命周期理論的基本內容可以概括為三方面：文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程；這一過程依文件價值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段；文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務對象，保存場所和管理形式之間存在一種對應關系。11/21/2022nwuhxr@四、電子文件的生命周期文件生命周期理論的基本內容可以概括為三28四、電子文件的生命周期電子文件生命周期（TheLifeCycleofElectronicRecord）的概念，把電子文件劃分為三個階段，即設計階段（另一份報告中稱概念階段，conceptstage）、形成階段（creationstage）、維護階段（maintenancestage）。其中設計階段是指電子文件系統(tǒng)的設計、開發(fā)和安裝階段；形成階段是指每一份電子文件在電子環(huán)境中產生出來的過程；維護階段則是指對于形成后的電子文件的技術維護和保管。11/21/2022nwuhxr@四、電子文件的生命周期電子文件生命周期（TheLifeC29四、電子文件的生命周期需要按照電子文件的特點對這一理論進行部分的修正。根據(jù)目前的認識，電子文件生命周期理論的基本思想主要有如下方面：（1）電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，這個過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中；（2）這一過程依電子文件的功能和價值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段（如現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期），不同階段之間沒有明確的界限，處于后階段的電子文件有向前階段轉化的可能；（3）電子文件在每一階段因其特定的功能和價值形態(tài)而具有不同的服務對象和服務方式，但電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應關系；（4）對電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設計之中。電子文件生命周期理論是電子文件全程管理原則和前端控制原則的依據(jù)和基礎。11/21/2022nwuhxr@四、電子文件的生命周期需要按照電子文件的特點對這一理論進行部30四、電子文件的生命周期澳大利亞檔案學者弗蘭克·厄普沃德（FrankUpward）等從另外一個角度對電子文件生命周期作了描述：即“往復運動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”。他認為他的這種“模型”打破了原來文件生命周期理論中階段之間截然分開的界限，取而代之的是連續(xù)保管模型。11/21/2022nwuhxr@四、電子文件的生命周期澳大利亞檔案學者弗蘭克·厄普沃德（Fr31第二節(jié)電子文件的特點11/21/2022nwuhxr@第二節(jié)電子文件的特點11/21/2022nwuhxr@gm32討論你認為電子文件有什么特點？易修改、易編輯、易利用超媒體性間接讀取——對設備的依賴性；安全性差——產生的領域和方式的廣泛性；存儲的高密度性——節(jié)省了存儲空間；電子文件的憑證價值的認可需要相應的支撐；11/21/2022nwuhxr@討論你認為電子文件有什么特點？11/21/2022nwuhx33一、信息的非人工識讀性電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字代碼電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面：一是以數(shù)字編碼記錄在載體上，人的眼睛無法分辨。二是載體上信息記錄密度極高。三是載體上記錄的數(shù)字信息往往進行過壓縮編碼、加密處理，即使有設備，如果不解壓、解密也不能讀取其內容。11/21/2022nwuhxr@一、信息的非人工識讀性電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄34二、系統(tǒng)依賴性電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。對于電子文件來說，對系統(tǒng)的依賴性可以從以下幾個方面體現(xiàn)出來：一是數(shù)字編碼及標準；二是硬件；三是軟件；11/21/2022nwuhxr@二、系統(tǒng)依賴性電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動35三、信息與特定載體之間的可分離性電子文件中的信息不再對原記錄載體“從一而終”，不再具有物理意義上的固定實體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，可以根據(jù)需要隨時改變或擴展、縮小其存儲空間。電子文件中的信息是可流動的，具有相對獨立性11/21/2022nwuhxr@三、信息與特定載體之間的可分離性電子文件中的信息不再對原記錄36四、信息的易變性造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：第一，在以往的文件中，載體不僅是信息的承載物，它一旦與特定信息結合為一體，還具有一種對信息的固化作用，信息的原有順序、本來面貌都被凝固在特定的載體上邊，不能改變。從前面所說的兩種分離中我們看到，當信息可以脫離特定載體而存在時，載體對它的“束縛”沒有了，計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被自動更新或補充。第二，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變。11/21/2022nwuhxr@四、信息的易變性造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：11/37五、信息存儲的高密度性電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，隨著技術的進步，電子文件介質的存儲密度還將繼續(xù)加大11/21/2022nwuhxr@五、信息存儲的高密度性電子文件的存儲密度大大高于以往各種人38六、多種信息媒體的集成性紙質文件主要承載文字和圖形信息，而電子文件可以將文字、圖形、圖像。影像、聲音等各種信息形式加以有機組合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現(xiàn)當時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現(xiàn)功能。11/21/2022nwuhxr@六、多種信息媒體的集成性紙質文件主要承載文字和圖形信息，而電39七、信息的可操作性第一，由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)。第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情。11/21/2022nwuhxr@七、信息的可操作性第一，由于信息的易變性，可以方便地改變其40本章思考題什么是數(shù)字化？數(shù)字化有何作用與意義？哪些種類的館藏應該成為數(shù)字化的對象？電子文件的特點決定了它與紙質檔案在管理方面有哪些不同？如何理解電子文件的信息與載體的可分離性的特點？電子文件和電子檔案有什么不同？11/21/2022nwuhxr@本章思考題什么是數(shù)字化？數(shù)字化有何作用與意義？11/21/241內容信息、背景信息與結構信息內容信息（content-information)是指文件所包含的表達作者意圖的信息。背景信息（context-information)是指能證明文件形成過程和文件之間相互關系的信息，包括文件來源與傳送目的地的信息以及與內容信息相關的其他信息，如發(fā)文者、簽署人、文件生成日期、收件者等。結構信息（structure-information)是指文件內容信息的組織表達方式。11/21/2022nwuhxr@內容信息、背景信息與結構信息內容信息（content-inf42傳統(tǒng)文件的數(shù)字化數(shù)字化的意義：可以降低原件丟失與損壞的風險。數(shù)字化可以使檔案館更有效地管理館藏與提供服務數(shù)字化可以滿足用戶對檔案的多種需求，提高利用率。11/21/2022nwuhxr@傳統(tǒng)文件的數(shù)字化數(shù)字化的意義：11/21/2022nwuhx43記錄、文件、檔案記錄與文件記錄作為動詞，應與記載為近義詞，是將所見所聞記載下來，便于今后需要時進行對比、校驗或是作為參考。記載下來的材料也稱為“記錄”。由于記錄是有目的的記載某些信息，這就使得由此形成的記錄具有了不同于普通信息的屬性。當“記錄”作為名詞使用時，它的解釋更多地帶有“證據(jù)”、“憑證”與“為日后查考”等意思。在文件管理領域，記錄定位于為保留憑證而記錄的信息。11/21/2022nwuhxr@記錄、文件、檔案記錄與文件11/21/2022nwuhxr@44記錄、文件、檔案形成目的來源記錄（1）為證明和支持各項活動提供證據(jù)；（2）以記錄與備查為目的；（3）保存以作為活動或行為的證據(jù)；組織或個人信息任意性、多元性任意、廣泛的來源記錄與一般信息的區(qū)別11/21/2022nwuhxr@記錄、文件、檔案形成目的來源記錄（1）為證明和支持各項活動提45記錄、文件、檔案形成者形成過程保管者保管要求文件組織或個人在履行其法定義務或開展業(yè)務活動過程中形成與接收的記錄。權威的文件保存部門受文件法或檔案保護，不許更改一般記錄無嚴格的限定持有者無嚴格制度約束文件與記錄的比較11/21/2022nwuhxr@記錄、文件、檔案形成者形成過程保管者保管要求文件組織或個人在46記錄、文件、檔案作為憑證價值的文件，其記錄內容是應當保持恒定不變的。因此，文件屬于一種特別的記錄，即恒定的記錄（fixedrecord)。文件是由內容、背景與結構共同組成的。文件的結構是指文件的格式以及構成文件各個要素之間的有機聯(lián)系，文件的背景即文件創(chuàng)建、接收以及使用的業(yè)務背景。11/21/2022nwuhxr@記錄、文件、檔案作為憑證價值的文件，其記錄內容是應當保持恒定47記錄、文件、檔案檔案我國傳統(tǒng)的檔案學認為，文件與檔案是同一事物的兩個不同發(fā)展階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是非現(xiàn)行文件，檔案是具有保存價值且已經歸檔保存的文件。作為檔案保存，其實質性含義就是使數(shù)據(jù)檔案化（archivation)，即當該數(shù)據(jù)靜態(tài)地存儲時，應確保并證明該數(shù)據(jù)具有真實性、完整性、可靠性和長期可用性；當該數(shù)據(jù)在管理系統(tǒng)中運行時，其所處的系統(tǒng)應有能力時時保證并證明系統(tǒng)中形成收到的文件都能滿足真實性、可靠性、完整性和長期可用性。11/21/2022nwuhxr@記錄、文件、檔案檔案11/21/2022nwuhxr@gma48電子文檔、電子文件電子文檔與電子文件的關系，如同記錄與文件管理的關系一樣。電子文檔不過是電子化記錄，它只有與被電子文件系統(tǒng)捕獲后才能成為電子文件。11/21/2022nwuhxr@電子文檔、電子文件電子文檔與電子文件的關系，如同記錄與文件管49電子文檔、電子文件文件（會議文件）文檔（會議記錄）編碼（word)編碼（PDF）編碼（PDF)文檔（演講）包含了多個文檔和編碼的一份文件11/21/2022nwuhxr@電子文檔、電子文件文件文檔編碼編碼編碼文檔包含了多個文檔和編50第一章電子文件概述11/21/2022nwuhxr@第一章電子文件概述11/21/2022nwuhxr@gma51教材及參考書馮惠玲，電子文件管理教程，中國人民大學出版社。劉家真，電子文件管理理論與實踐，科學出版社。11/21/2022nwuhxr@教材及參考書馮惠玲，電子文件管理教程，中國人民大學出版社。152教材及參考書劉家真：《電子文件管理導論》，武漢大學出版社，32.2萬字，1999年版，389頁；國家檔案局：《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，檔案出版社，1999年第二版，12萬字，178頁，32開；丁海斌：《電子文件與電子檔案管理》，遼寧大學出版社，2000年版，25萬字，324頁，32開；馮惠玲：《電子文件管理教程》，中國人民大學出版社，2001年版，37.7萬字，317頁，16開；丁海斌：《電子文件管理基礎》，中國檔案出版社，2002年版，32萬字，395頁，32開；劉家真：《電子文件管理理論與實踐》，科學出版社，2003年版；劉家真：《電子文件管理》，科學出版社，2009年版；11/21/2022nwuhxr@教材及參考書劉家真：《電子文件管理導論》，武漢大學出版社，353教材及參考書李國慶：《數(shù)字檔案館概論》，中國檔案出版社，2003年版，23萬字，263頁，32開；馮惠玲：《政府電子文件管理》，中國人民大學出版社，2004年版，38萬字，340頁，16開；.[美]比爾曼：《電子證據(jù)——當代機構文件管理戰(zhàn)略》，中國人民大學出版社，2000年10月第一版，19.4萬字，249頁，32開王建：《電子時代機構核心信息資源管理——OA環(huán)境中的文件、檔案一體化管理戰(zhàn)略》，檔案出版社，2004年版，46萬字，431頁，16開；劉越男：《建立新秩序——電子文件管理流程研究》，中國人民大學出版社，2005年版，24.2萬字，318頁，32開；唐躍進：《光盤信息存儲與保護》，中國檔案出版社，2005年版，21萬字，232頁，32開；王萍、宋雪雁：《電子檔案管理基礎》，清華大學出版社，2006年版，45.6萬字，285頁，16開；潘連根：《數(shù)字檔案館研究》，中國檔案出版社，2006年版，30萬字，281頁，32開；金波、丁華東：《電子文件管理學》，上海大學出版社，2007年11月第一版，54.7萬字，347頁，16開。11/21/2022nwuhxr@教材及參考書李國慶：《數(shù)字檔案館概論》，中國檔案出版社，2054第一節(jié)電子文件的概念和種類11/21/2022nwuhxr@第一節(jié)電子文件的概念和種類11/21/2022nwuhxr55一、電子文件的產生20世紀有兩件大事對人類社會的發(fā)展產生了重大的影響：計算機的產生網絡的發(fā)展11/21/2022nwuhxr@一、電子文件的產生20世紀有兩件大事對人類社會的發(fā)展產生了重56計算機的發(fā)展世界上第一臺電子計算機ENIAC（埃尼亞克）是美國于1946年研制成功的。這臺計算機用了18800個電子管，1500個繼電器，占地170M2，重達30噸，枆電150千瓦。運算速度為每秒5000次。1981年，IBM－PC產生，使計算機進入了PC時代，人們開始用PC來制作文件、設計圖紙、管理信息，PC影響人們的工作、生活。11/21/2022nwuhxr@計算機的發(fā)展世界上第一臺電子計算機ENIAC（埃尼亞克）是美57網絡的發(fā)展1969年12月ARPA建立了ARPANet，以后在美國國家科學基金會支持下迅速發(fā)展。美國副總統(tǒng)戈爾和商業(yè)部長榮·布朗（RonBrown）于1993年9月宣正式布了“國家信息基礎設施”（NationalInformationInfrastructure，簡稱NII）計劃，人們將其通俗地稱為“信息高速公路”計劃。引起了世界范圍的關注。1994年4月20日，我國通過美國Sprint公司連入Internet的64K國際專線開通，實現(xiàn)了與Internet的全功能連接。1996年1月，中國公用計算機互聯(lián)網（CHINANET）全國骨干網建成并正式開通，全國范圍的公用計算機互聯(lián)網絡開始提供服務。11/21/2022nwuhxr@網絡的發(fā)展1969年12月ARPA建立了ARPANet，以后58網絡的發(fā)展2010年1月15日，中國互聯(lián)網絡信息中心（CNNIC）在京發(fā)布了《第25次中國互聯(lián)網絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》，截至2009年12月，我國網民規(guī)模已達3.84億，互聯(lián)網普及率進一步提升，達到28.9%。11/21/2022nwuhxr@網絡的發(fā)展2010年1月15日，中國互聯(lián)網絡信息中心（CNN59電子文件的來源辦公自動化（OA）過程中產生的電子文件計算機輔助設計（CAD）和計算機輔助制造（CAM）過程中產生的電子文件模數(shù)轉換過程中產生的電子文件（包括傳統(tǒng)文件的數(shù)字化）電子商務過程中產生的電子文件收發(fā)電子郵件過程中產生的電子文件；11/21/2022nwuhxr@電子文件的來源辦公自動化（OA）過程中產生的電子文件11/260電子文件的生成途徑直接生成（原生性電子文件）辦公自動化數(shù)碼相機集成制造系統(tǒng)（CIMS）模數(shù)轉換（再生性電子文件）11/21/2022nwuhxr@電子文件的生成途徑直接生成（原生性電子文件）11/21/2061電子文件在我國的發(fā)展1.草稿性電子文件階段電子文件僅起到形成紙質文件的工具，先形成電子文件，再形成紙質文件。2.輔助性電子文件階段紙質文件為正本，電子文件為副本，電子文件的效力比上一個階段有所提升。3.正式電子文件階段電子文件為正本、紙質文件為副本，電子文件的法律效力被確認。紙質文件只在某些情況下使用。4.無紙電子文件階段將不存在紙質文件。我國大多數(shù)單位的電子文件管理處于第二、第三階段，在這個時期，紙質文件和電子文件共存，歸檔時采用雙套制。11/21/2022nwuhxr@電子文件在我國的發(fā)展1.草稿性電子文件階段11/21/20262二、什么是電子文件1.文件文件：是人們在社會活動中為處理各種事務而形成的、具有特定效用的信息記錄。國際檔案理事會電子文件委員會在1997年的《電子文件管理指南》（GuideforManagingElectronicRecords)中對文件的定義是：“文件是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產生或接收和記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景、和結構而構成，而不管記錄的形式或載體如何?！?1/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1.文件11/21/2022nwuhxr@63二、什么是電子文件1.文件該定義說明了文件的特點：文件是提供憑證的記錄信息。文件必須具有內容、背景與結構。文件是提供憑證的信息，這使它與一般的信息區(qū)分開來，同時也使它必須包括三種基本成分，以保證其憑證價值。這三種基本成分是：內容信息、背景信息與結構信息。文件與記錄方式無關只要符合文件的定義，不管其產生的技術環(huán)境，如記錄的形式或載體如何，都應當稱為文件。一般來說，文件可以以模擬（analog)記錄方式形成，也可以以數(shù)字（digital)方式形成。11/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1.文件11/21/2022nwuhxr@64二、什么是電子文件電子文件（ElectronicRecords）“數(shù)字式文件”（DigitalRecords）“機讀文件”（Machine-ReadableRecords）1997年國際檔案理事會電子文件委員會《電子文件管理指南》中的定義為：“電子文件是通過數(shù)字計算機進行操作、傳遞和處理的文件?！?1/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件電子文件（ElectronicRecor65二、什么是電子文件1992年《美國聯(lián)邦管理法規(guī)》中的定義為：“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的規(guī)定?！?1/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1992年《美國聯(lián)邦管理法規(guī)》中的定義為：66二、什么是電子文件1997年澳大利亞檔案館頒布的《澳大利亞文件管理標準》中的定義為：“電子文件是由電子計算機交流與維護的文件”。11/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1997年澳大利亞檔案館頒布的《澳大利亞文67二、什么是電子文件1999年國際文件管理基金會（IRMT）《電子文件管理導論》中定義為：“用計算機操作、傳輸和處理的數(shù)字文件。”1999年我國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求·第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/17678.1-1999）中的定義為；“能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數(shù)字代碼序列”。11/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件1999年國際文件管理基金會（IRMT）《68二、什么是電子文件InterPARES(電子系統(tǒng)中文件真實性永久保障國際項目）對電子文件的定義：“指以電子形式形成（制作、接收以及為日后活動和參考而保留下來）的文件”。11/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件InterPARES(電子系統(tǒng)中文件真實性69二、什么是電子文件電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網絡上傳輸?shù)奈募?1/21/2022nwuhxr@二、什么是電子文件電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤70這個概念揭示了電子文件的兩個基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”（DigitalRecords）。它具有計算機中的文件（files）屬性。在計算機系統(tǒng)中，文件(files)是計算機保存信息的基本形式，既使要保存一個字節(jié)的信息，也必須把它當作一個文件(file)來保存，必須賦予它文件名(filename)和擴展名（.EXTname），一般以擴展名來區(qū)分不同格式的文件（files）。不同格式的文件往往有不同的編碼方式，其屬性也不同。第二，電子文件是文件（Records）的一種類型，應該具有文件（Records）的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。11/21/2022nwuhxr@這個概念揭示了電子文件的兩個基本特征：11/21/2022n71文件（Records)數(shù)字信息(files)電子文件ElectronicRecords11/21/2022nwuhxr@文件數(shù)字信息電子文件11/21/2022nwuhxr@gma72電子文件也具有內容、背景、結構三個基本要素。內容信息是電子文件的核心要素，文件所要傳達的對象，表達的意圖、以及日后作為參考和憑證，全都需要通過文件的內容信息來獲知。電子文件的背景信息不只是提供了文件的來龍去脈和與其他文件的關聯(lián)，而且還可能含有發(fā)文與收文機構的沿革和職能描述、文件保管系統(tǒng)的功能要求和系統(tǒng)環(huán)境信息等等。結構是文件內容所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式，過去我們可以通過紙質文件的外觀、文體格式來識別文件，用各種物理和化學的方法來整理排列和保護文件，那時文件的結構對于我們是外在的和直觀的。然而對于電子文件，情況就復雜很多，構成文件的不再是肉眼可認的文字，而是只有計算機才能理解的數(shù)字代碼，文件的載體也不再是可以直接書寫的材料，而是磁或光的介質；文件的排列也不再是整整齊齊地排放在文件架上伸手可及，電子文件的物理結構和邏輯結構往往是不一致的，只有計算機通過讀取專門的描述信息才能判斷其存放的特定位置。對于電子文件，其結構是指便于存取、參考和其他目的而提供的文檔。11/21/2022nwuhxr@電子文件也具有內容、背景、結構三個基本要素。11/21/2073三、電子文件的類型（一）按電子文件的信息存在形式分類1．文本文件（Text），或稱為字（表）處理文件2．數(shù)據(jù)文件（Data），亦可稱為數(shù)據(jù)庫電子文件3．圖形文件（Graphic）4．圖像文件（Image）5．影像文件（Video）6．聲音文件（Audio7．命令文件，亦稱計算機程序護(Program)11/21/2022nwuhxr@三、電子文件的類型（一）按電子文件的信息存在形式分類11/274三、電子文件的類型（二）按文件的功能分類可分為主文件、支持性、輔助性和工具性文件。主文件是指表達作者意圖、行使職能的文件。支持性文件主要是指生成和運行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件，多媒體軟件等。輔助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。11/21/2022nwuhxr@三、電子文件的類型（二）按文件的功能分類11/21/202275三、電子文件的類型（三）按文件的生成方式分類可分為計算機系統(tǒng)中直接生成的原始文件（原生性的文件）和將紙質和將紙質或其他形體（如膠片）文件重新錄入生成的轉換文件（再生性電子文件）。11/21/2022nwuhxr@三、電子文件的類型（三）按文件的生成方式分類11/21/2076三、電子文件的類型（四）按可否形成硬拷貝分類電子文件有的是可以復制在硬拷貝（如紙張、膠片）上的，但有的只能以數(shù)字方式存在，無法有效地復制到硬拷貝上，即無法將其內容完整地顯現(xiàn)在硬拷貝上。可分為：絕對電子文件是指目前暫無法形成硬拷貝的那類數(shù)字文件，它只能在網絡環(huán)境下運行才能表達創(chuàng)建該數(shù)字信息資源思想的內容。例如，多媒體產品、網頁、3D圖像、聲音、視頻等。越來越多的有價值的電子文件只能以數(shù)字形式被管理、保存和使用。非絕對的電子文件非絕對電子文件是可以形成硬拷貝并表達原來的創(chuàng)作思想內容的電子文件，如以PDF、WORD格式等形成的文件。11/21/2022nwuhxr@三、電子文件的類型（四）按可否形成硬拷貝分類11/21/2077四、電子文件的生命周期文件生命周期理論的基本內容可以概括為三方面：文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程；這一過程依文件價值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段；文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務對象，保存場所和管理形式之間存在一種對應關系。11/21/2022nwuhxr@四、電子文件的生命周期文件生命周期理論的基本內容可以概括為三78四、電子文件的生命周期電子文件生命周期（TheLifeCycleofElectronicRecord）的概念，把電子文件劃分為三個階段，即設計階段（另一份報告中稱概念階段，conceptstage）、形成階段（creationstage）、維護階段（maintenancestage）。其中設計階段是指電子文件系統(tǒng)的設計、開發(fā)和安裝階段；形成階段是指每一份電子文件在電子環(huán)境中產生出來的過程；維護階段則是指對于形成后的電子文件的技術維護和保管。11/21/2022nwuhxr@四、電子文件的生命周期電子文件生命周期（TheLifeC79四、電子文件的生命周期需要按照電子文件的特點對這一理論進行部分的修正。根據(jù)目前的認識，電子文件生命周期理論的基本思想主要有如下方面：（1）電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，這個過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中；（2）這一過程依電子文件的功能和價值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段（如現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期），不同階段之間沒有明確的界限，處于后階段的電子文件有向前階段轉化的可能；（3）電子文件在每一階段因其特定的功能和價值形態(tài)而具有不同的服務對象和服務方式，但電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應關系；（4）對電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設計之中。電子文件生命周期理論是電子文件全程管理原則和前端控制原則的依據(jù)和基礎。11/21/2022nwuhxr@四、電子文件的生命周期需要按照電子文件的特點對這一理論進行部80四、電子文件的生命周期澳大利亞檔案學者弗蘭克·厄普沃德（FrankUpward）等從另外一個角度對電子文件生命周期作了描述：即“往復運動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”。他認為他的這種“模型”打破了原來文件生命周期理論中階段之間截然分開的界限，取而代之的是連續(xù)保管模型。11/21/2022nwuhxr@四、電子文件的生命周期澳大利亞檔案學者弗蘭克·厄普沃德（Fr81第二節(jié)電子文件的特點11/21/2022nwuhxr@第二節(jié)電子文件的特點11/21/2022nwuhxr@gm82討論你認為電子文件有什么特點？易修改、易編輯、易利用超媒體性間接讀取——對設備的依賴性；安全性差——產生的領域和方式的廣泛性；存儲的高密度性——節(jié)省了存儲空間；電子文件的憑證價值的認可需要相應的支撐；11/21/2022nwuhxr@討論你認為電子文件有什么特點？11/21/2022nwuhx83一、信息的非人工識讀性電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字代碼電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面：一是以數(shù)字編碼記錄在載體上，人的眼睛無法分辨。二是載體上信息記錄密度極高。三是載體上記錄的數(shù)字信息往往進行過壓縮編碼、加密處理，即使有設備，如果不解壓、解密也不能讀取其內容。11/21/2022nwuhxr@一、信息的非人工識讀性電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄84二、系統(tǒng)依賴性電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。對于電子文件來說，對系統(tǒng)的依賴性可以從以下幾個方面體現(xiàn)出來：一是數(shù)字編碼及標準；二是硬件；三是軟件；11/21/2022nwuhxr@二、系統(tǒng)依賴性電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動85三、信息與特定載體之間的可分離性電子文件中的信息不再對原記錄載體“從一而終”，不再具有物理意義上的固定實體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，可以根據(jù)需要隨時改變或擴展、縮小其存儲空間。電子文件中的信息是可流動的，具有相對獨立性11/21/2022nwuhxr@三、信息與特定載體之間的可分離性電子文件中的信息不再對原記錄86四、信息的易變性造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：第一，在以往的文件中，載體不僅是信息的承載物，它一旦與特定信息結合為一體，還具有一種對信息的固化作用，信息的原有順序、本來面貌都被凝固在特定的載體上邊，不能改變。從前面所說的兩種分離中我們看到，當信息可以脫離特定載體而存在時，載體對它的“束縛”沒有了，計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被自動更新或補充。第二，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變。11/21/2022nwuhxr@四、信息的易變性造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：11/87五、信息存儲的高密度性電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，隨著技術的進步，電子文件介質的存儲密度還將繼續(xù)加大11/21/2022nwuhxr@五、信息存儲的高密度性電子文件的存儲密度大大高于以往各種人88六、多種信息媒體的集成性紙質文件主要承載文字和圖形信息，而電子文件可以將文字、圖形、圖像。影像、聲音等各種信息形式加以有機組合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠