公司辦公室管理制度

公司辦公室管理制度

辦公室的規(guī)章制度都是為了能給我們一個好的工作環(huán)境，所以我們都要自覺遵守規(guī)章制度。

(一)總那么

l.為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，進(jìn)步辦事效率，特制定本規(guī)定。

2.本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等。

(二)檔案管理

3.歸檔范圍：

公司的規(guī)劃、年度方案、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞開工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、工程方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。

4.檔案管理要指專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完好，密級檔案必須保證平安。

5.檔案的借閱與索?。?/p>

(1)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔;

(2)公司其別人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù);

(3)借閱檔案必須保護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意平安和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要必須摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

6.檔案的銷毀：

(1)任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料;

(2)假設(shè)按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)前方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)前方可銷毀。

(3)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，

檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)視銷毀。

(三)印鑒管理

7.公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。

8.公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字答應(yīng)后管理印鑒人方可蓋章，如違背此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。

9.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號、登記、存檔以備查詢。

10.公司一般不允許開具空白介紹信，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報(bào)其介紹信的用處，未使用的必須交回。

1l.蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

(四)公文打印管理

12.公司公文的打印工作由決經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。

13.各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交電腦部打印，按價(jià)計(jì)費(fèi)。

14.公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。

(五)辦及及勞保用品的管理

15.辦公用品的購發(fā)：

(1)每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定方案提交總經(jīng)理辦公室;

(2)總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品方案及預(yù)算;經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實(shí)際工作需要有方案地分發(fā)給各個部、室。由各室主任簽字領(lǐng)回;

(3)除正常配給的辦公用品外，假設(shè)還需用其他用品的，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用;

(4)公司新聘工作人員的辦公用品，

辦公室根據(jù)部、室負(fù)責(zé)人提供的名單和和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作;

(5)負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;

(6)負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立賬本，辦好人庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字;

(7)辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意平安、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)人庫房。

16.勞保用品的購發(fā)：

勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購置、統(tǒng)一發(fā)放。

(六)庫房管理

17.庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立賬卡。

18.采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。

19.物資人庫后，應(yīng)當(dāng)日填寫賬卡。

20.嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)前方可出庫。

2l.庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。

22.嚴(yán)格管理賬單資料，所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確、不得隨意涂改。

23.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，制止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫房內(nèi)必須裝備消防設(shè)備，做到防火、防盜、防潮。

(七)報(bào)刊廈郵發(fā)管理

24.報(bào)刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報(bào)刊方案及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。

25.報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)展處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報(bào)刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。

26.任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用，假設(shè)需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)。

(八)附那么

27.公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。

(1)私人信件，一律實(shí)行自費(fèi)，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。

(2)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā);

(3)控制各類掛號信。凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準(zhǔn)，總經(jīng)理辦公室登記前方可