不相容職務(wù)分離課件

第一節(jié)

不相容職務(wù)分離控制主講：周雪搜集案例：梁珍珍分析內(nèi)容：吳錦玉資料整理：汪千珊PPT制作：湯瑩瑩第一節(jié)

不相容職務(wù)分離控制主講：周雪1目錄目錄2一、不相容職務(wù)相分離控制不相容職務(wù)的含義：

所謂不相容職務(wù)是指那些如果由一個人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務(wù)。

不相容職務(wù)分離控制要求企業(yè)全面系統(tǒng)得分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負其責(zé)、相互制約的工作機制。

一、不相容職務(wù)相分離控制不相容職務(wù)的含義：3二、建立不相容職務(wù)分離制度的原則不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，要求每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個或兩個以上的人員或部門的處理，使得個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。二、建立不相容職務(wù)分離制度的原則不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部4主要不相容職務(wù)：①授權(quán)進行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離②執(zhí)行某些經(jīng)濟業(yè)務(wù)和審核這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離③執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和記錄該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離④保管某些財產(chǎn)物資和對其進行記錄的職務(wù)要分離主要不相容職務(wù)：5⑤保管某些財產(chǎn)物資和核對實存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)要分離⑥記錄明細賬和記錄總賬的職務(wù)要分離⑦登記日記賬和登記總賬的職務(wù)要分離職務(wù)不相容？⑤保管某些財產(chǎn)物資和核對實存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)要分離職務(wù)不相容6二、建立不相容職務(wù)分離制度的具體要求設(shè)立相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)推行職務(wù)不相容分離制度保持各職能部門的相對獨立性提高制度的執(zhí)行力使制度落地二、建立不相容職務(wù)分離制度的具體要求設(shè)立相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)7三、案例分析安泰是一家專門從事服裝進出口貿(mào)易的公司，該公司的業(yè)務(wù)只有一部分通過現(xiàn)金方式結(jié)算，絕大部分采取的是賒銷方式。公司老板李森對有關(guān)內(nèi)部控制的運作不甚了解。羅非是公司的財務(wù)主管，在公司工作多年，也是公司的會計兼出納員，負責(zé)有關(guān)現(xiàn)金收付和賬務(wù)處理的一切事宜。羅非每天將現(xiàn)金存入銀行，列示所有支票和貨幣清單，同時還編制每日現(xiàn)金匯總表，列示收到的賬款金額，應(yīng)收賬款賬戶的折扣和貸記應(yīng)收賬款的金額，另外會計人員利用此表沖銷應(yīng)收賬款，羅非也編銀行存款余額調(diào)節(jié)表。除了外部審計人員外，沒有人審查現(xiàn)金或銀行對賬單。老板認為，羅非值得長期信賴，其勤奮努力的工作就是最好的“控制”。羅非還有兩名助手，負責(zé)登記銀行存款日記賬及簽發(fā)支票并幫助編制會計報表。三、案例分析安泰是一家專門從事服裝進出口貿(mào)易的公司，該公司的8安泰公司每月的損益表上，都有著數(shù)量可觀的利潤，但是最近應(yīng)收賬款的數(shù)額居高不下，賬戶里的現(xiàn)金卻逐漸減少。發(fā)展到最后，甚至要靠銀行貸款解決燃眉之急。直到有一天，有職員在匿名信中揭發(fā)羅非近來生活奢華，購買高檔別墅和轎車，其消費與其收入存在明顯差異，又缺乏合理的解釋，有侵吞公司財產(chǎn)重大嫌疑。起初，羅非收到的顧客的現(xiàn)金及支票，只有很少的存入了安泰公司在銀行開設(shè)賬戶，卻被存入羅非私人專戶。羅非將這筆錢存放一段時間，賺取利息，然后再轉(zhuǎn)入公司賬戶。由于公司一直無人察覺，后來老板將現(xiàn)金收付及往來賬務(wù)處理皆由自己一人經(jīng)手，大大提供了方便。羅非用不著小心翼翼，而是，將安泰公司收到的現(xiàn)金和直接存人自己開設(shè)的賬戶。在此期間，羅非在自己的公司賬戶保存了平均160000元的余額，總共70000元利息，而這利息本來應(yīng)由安泰公司獲取。通過批準多記錄現(xiàn)金折扣，羅非從100萬元的銷售收入獲得3%，竊取總金額達180000元。在安泰本應(yīng)獲得160萬元的稅前收益(大約占銷售收入的9%)羅非貪污了其中的約12.5%。安泰公司每月的損益表上，都有著數(shù)量可觀的利潤，但是最近應(yīng)收賬9安泰公司在內(nèi)部控制上存在的缺點和漏洞有：1.沒能夠做到“不相容職務(wù)”的分離。所謂不相容職務(wù)是指一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生以后，其授權(quán)、批準、執(zhí)行、記錄等完全集中于一人或一個部門辦理時，發(fā)生的錯誤或不法行為的概率就會增大的兩項或兩項以上的職務(wù)。比如安泰公司現(xiàn)金的保管和記錄、現(xiàn)金折扣的審核和執(zhí)行等都屬于不相容職務(wù)。2.錯誤地認為對職員的信任以及職員的勤奮表現(xiàn)就是最好的內(nèi)部控制措施。實踐證明，僅僅依賴雇員的忠誠往往是危險的，再好的“自律”也不能脫離“他律”的約束。3.當公司出現(xiàn)賬面收益與現(xiàn)金流量的嚴重背離沒有保持足夠的警覺。企業(yè)出現(xiàn)現(xiàn)金流量不足，應(yīng)該通過調(diào)查了解原因是出在應(yīng)收賬款的回收管理存在問題，還是企業(yè)銷售，或其他方面出現(xiàn)問題。安泰公司在內(nèi)部控制上存在的缺點和漏洞有：10公司由于舞弊而導(dǎo)致的損失有：虛記企業(yè)的銷售收入；公司減少了企業(yè)真實的收益；造成應(yīng)收款項的嚴重不實；企業(yè)流失了現(xiàn)金，影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，不得不靠銀行貸款渡過難關(guān)。公司由于舞弊而導(dǎo)致的損失有：11避免安泰公司舞弊行為發(fā)生的措施有：1.科學(xué)地進行崗位職責(zé)劃分，做到“不相容職務(wù)必須分離”。崗位職責(zé)劃分的主要原則有：（1）資產(chǎn)的保管同資產(chǎn)的記錄的掌管相分離；（2）現(xiàn)金的支出同銀行存款賬戶調(diào)節(jié)工作相分離；（3）付款憑單的批準同支票簽發(fā)相分離。出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。

2.定期輪崗制度。當然，在實際工作中還有其他可取的做法：例如定期輪崗制度，可以促使有關(guān)人員全面提高專業(yè)水平、工作更加兢兢業(yè)業(yè)和認認真真；另一方面，在輪崗時進行的移交，也有助于分清責(zé)任，如果有問題很容易被發(fā)現(xiàn)和披露，因而也是一種極為有效的控制手段。3．根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立適宜的內(nèi)控程序。避免安泰公司舞弊行為發(fā)生的措施有：12案例啟示根據(jù)“不相容職務(wù)必須分離”原則進行人員的合理分工，不僅可以提高會計工作的效率，還可以確保企業(yè)財產(chǎn)的安全、完整，減少和降低差錯、舞弊的可能性。對于小型企業(yè)，往往人手不足且受到成本受益原則的約束，業(yè)主可以積極參加經(jīng)營活動，比如通過擔(dān)任一些特定的工作，來實現(xiàn)職責(zé)的合理劃分。也有的業(yè)主通過對員工的工作進行嚴密的監(jiān)督與復(fù)核，以彌補責(zé)任分工的不足。案例啟示13四、輪崗制度定義：輪崗制度是不相容職務(wù)相分離制度的一個重要手段和形式。輪崗是指管理者和員工在企業(yè)內(nèi)部進行不同工作崗位的輪換，以實現(xiàn)企業(yè)的特定目的。四、輪崗制度定義：輪崗制度是不相容職務(wù)相分離制度的一個重要手14輪崗的形式主要有:臨時輪崗：為了適應(yīng)短期結(jié)構(gòu)調(diào)整的需要，解決勞動力出現(xiàn)的多余和不足換崗：為了提高勞動者素質(zhì)和水平，提高企業(yè)管理水平，定期對企業(yè)關(guān)鍵職位人員采取崗位輪換制度。為加強企業(yè)內(nèi)部控制的輪崗形式主要是換崗表現(xiàn)較為明顯的就是財務(wù)部門的換崗制度轉(zhuǎn)崗：出于長期結(jié)構(gòu)調(diào)整的需要，解決勞動力的多余和不足而采用提高操作者技術(shù)水平使之從事新的工作崗位的辦法。輪崗的形式主要有:15輪崗的組織企業(yè)應(yīng)當從本單位的實際出發(fā)，制定各級管理人員和關(guān)鍵崗位員工定期輪崗制度，明確輪崗范圍，輪崗周期，輪崗方式等，形成相關(guān)崗位員工的有序持續(xù)流動，全面提升員工素質(zhì)，從而本單位的輪崗工作有目的、有計劃的進行。應(yīng)注意以下問題：認真選擇輪崗對象做好思想工作和培訓(xùn)組織工作輪崗一般不應(yīng)提前通知企業(yè)關(guān)鍵崗位人員離職前，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行工作交接和離任審計。輪崗的組織16五、輪崗的具體措施1.思想疏導(dǎo)。輪崗前必須加強宣傳，使員工深刻認識輪崗交流的目的和意義，提高思想認識，徹底削除被輪崗輪換人員較易產(chǎn)生的三種心理障礙：一是不愿離開已經(jīng)熟悉的工作、生活環(huán)境和人際關(guān)系；二是怕到工作困難多、難度比較大的的崗位；三是怕到難以開創(chuàng)新局面的崗位上去工作。針對這樣的心理，必須加強思想政治工作和員工的修養(yǎng)教育，鼓勵他們在新的崗位上努力開拓新局面。2.有組織、有計劃、有重點。管理部門必須經(jīng)常深入工作第一線，掌握干部的工作、生活等情況，并且要有一定的針對性。一方面要考慮輪崗對象的特點和發(fā)展需要；另一方面也要考慮輪崗處室干部結(jié)構(gòu)和該處室對干部的素質(zhì)要求，防止“推磨式”的簡單輪崗。五、輪崗的具體措施1.思想疏導(dǎo)。輪崗前必須加強宣傳，使員工173.保持工作的連續(xù)性和人員的相對穩(wěn)定性。制定出輪崗方案，運用因素分析的方法，及時合理安排輪崗對象、人員、數(shù)量和時間，保證其連續(xù)性、穩(wěn)定性。4.用人所長。在輪崗中要因人制宜，揚長避短，因人施才，因才定崗，使每一個都能在自己的工作崗位發(fā)揮最佳效能，使每個集體都能保持活力。3.保持工作的連續(xù)性和人員的相對穩(wěn)定性。制定出輪崗方案，運18輪崗的意義控制風(fēng)險促進部門溝通，提高辦事效率培養(yǎng)人才輪崗的意義19可口可樂100年管理秘方可口可樂人事政策中有個“3+3+3+3”的方案,代表可口可樂的輪崗制度。它有兩個特點。一是年限。員工在同一崗位上的時間最多不可以超過3年?！叭绻粋€人在同一個崗位上做了快3年,很可能對他的工作已經(jīng)很熟悉了,失去了新鮮感和熱情。他就應(yīng)該換到另外崗位上學(xué)習(xí)新的知識,這樣可以為員工增添新的經(jīng)歷、加快知識更新。第二個特點是員工在晉升之前必須做一回培訓(xùn)員。雖然公司有系統(tǒng)的培訓(xùn)材料,但是這些培訓(xùn)員們會被要求重點加上自己的實際案例。“這是一個緩沖,讓升職的員工在這段時間總結(jié)過去的業(yè)績,吸取曾經(jīng)的教訓(xùn),并調(diào)整好心態(tài)和角色進入新的環(huán)節(jié);同時也是為了做好知識的傳承工作。雖然有條條框框的工作指導(dǎo)放在那里,但是為什么人家可以做好或者做不好?從實際的例子中往往可以學(xué)得更快,從這些成功或失敗的原因中學(xué)到真正有用的東西，以解決他們曾經(jīng)或馬上會遇到的問題?！惫柕澜榻B說,這樣,企業(yè)里面的知識就形成了一個循環(huán)。可口可樂100年管理秘方20第一節(jié)

不相容職務(wù)分離控制主講：周雪搜集案例：梁珍珍分析內(nèi)容：吳錦玉資料整理：汪千珊PPT制作：湯瑩瑩第一節(jié)

不相容職務(wù)分離控制主講：周雪21目錄目錄22一、不相容職務(wù)相分離控制不相容職務(wù)的含義：

所謂不相容職務(wù)是指那些如果由一個人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務(wù)。

不相容職務(wù)分離控制要求企業(yè)全面系統(tǒng)得分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負其責(zé)、相互制約的工作機制。

一、不相容職務(wù)相分離控制不相容職務(wù)的含義：23二、建立不相容職務(wù)分離制度的原則不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，要求每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個或兩個以上的人員或部門的處理，使得個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。二、建立不相容職務(wù)分離制度的原則不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部24主要不相容職務(wù)：①授權(quán)進行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離②執(zhí)行某些經(jīng)濟業(yè)務(wù)和審核這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離③執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和記錄該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離④保管某些財產(chǎn)物資和對其進行記錄的職務(wù)要分離主要不相容職務(wù)：25⑤保管某些財產(chǎn)物資和核對實存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)要分離⑥記錄明細賬和記錄總賬的職務(wù)要分離⑦登記日記賬和登記總賬的職務(wù)要分離職務(wù)不相容？⑤保管某些財產(chǎn)物資和核對實存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)要分離職務(wù)不相容26二、建立不相容職務(wù)分離制度的具體要求設(shè)立相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)推行職務(wù)不相容分離制度保持各職能部門的相對獨立性提高制度的執(zhí)行力使制度落地二、建立不相容職務(wù)分離制度的具體要求設(shè)立相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)27三、案例分析安泰是一家專門從事服裝進出口貿(mào)易的公司，該公司的業(yè)務(wù)只有一部分通過現(xiàn)金方式結(jié)算，絕大部分采取的是賒銷方式。公司老板李森對有關(guān)內(nèi)部控制的運作不甚了解。羅非是公司的財務(wù)主管，在公司工作多年，也是公司的會計兼出納員，負責(zé)有關(guān)現(xiàn)金收付和賬務(wù)處理的一切事宜。羅非每天將現(xiàn)金存入銀行，列示所有支票和貨幣清單，同時還編制每日現(xiàn)金匯總表，列示收到的賬款金額，應(yīng)收賬款賬戶的折扣和貸記應(yīng)收賬款的金額，另外會計人員利用此表沖銷應(yīng)收賬款，羅非也編銀行存款余額調(diào)節(jié)表。除了外部審計人員外，沒有人審查現(xiàn)金或銀行對賬單。老板認為，羅非值得長期信賴，其勤奮努力的工作就是最好的“控制”。羅非還有兩名助手，負責(zé)登記銀行存款日記賬及簽發(fā)支票并幫助編制會計報表。三、案例分析安泰是一家專門從事服裝進出口貿(mào)易的公司，該公司的28安泰公司每月的損益表上，都有著數(shù)量可觀的利潤，但是最近應(yīng)收賬款的數(shù)額居高不下，賬戶里的現(xiàn)金卻逐漸減少。發(fā)展到最后，甚至要靠銀行貸款解決燃眉之急。直到有一天，有職員在匿名信中揭發(fā)羅非近來生活奢華，購買高檔別墅和轎車，其消費與其收入存在明顯差異，又缺乏合理的解釋，有侵吞公司財產(chǎn)重大嫌疑。起初，羅非收到的顧客的現(xiàn)金及支票，只有很少的存入了安泰公司在銀行開設(shè)賬戶，卻被存入羅非私人專戶。羅非將這筆錢存放一段時間，賺取利息，然后再轉(zhuǎn)入公司賬戶。由于公司一直無人察覺，后來老板將現(xiàn)金收付及往來賬務(wù)處理皆由自己一人經(jīng)手，大大提供了方便。羅非用不著小心翼翼，而是，將安泰公司收到的現(xiàn)金和直接存人自己開設(shè)的賬戶。在此期間，羅非在自己的公司賬戶保存了平均160000元的余額，總共70000元利息，而這利息本來應(yīng)由安泰公司獲取。通過批準多記錄現(xiàn)金折扣，羅非從100萬元的銷售收入獲得3%，竊取總金額達180000元。在安泰本應(yīng)獲得160萬元的稅前收益(大約占銷售收入的9%)羅非貪污了其中的約12.5%。安泰公司每月的損益表上，都有著數(shù)量可觀的利潤，但是最近應(yīng)收賬29安泰公司在內(nèi)部控制上存在的缺點和漏洞有：1.沒能夠做到“不相容職務(wù)”的分離。所謂不相容職務(wù)是指一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生以后，其授權(quán)、批準、執(zhí)行、記錄等完全集中于一人或一個部門辦理時，發(fā)生的錯誤或不法行為的概率就會增大的兩項或兩項以上的職務(wù)。比如安泰公司現(xiàn)金的保管和記錄、現(xiàn)金折扣的審核和執(zhí)行等都屬于不相容職務(wù)。2.錯誤地認為對職員的信任以及職員的勤奮表現(xiàn)就是最好的內(nèi)部控制措施。實踐證明，僅僅依賴雇員的忠誠往往是危險的，再好的“自律”也不能脫離“他律”的約束。3.當公司出現(xiàn)賬面收益與現(xiàn)金流量的嚴重背離沒有保持足夠的警覺。企業(yè)出現(xiàn)現(xiàn)金流量不足，應(yīng)該通過調(diào)查了解原因是出在應(yīng)收賬款的回收管理存在問題，還是企業(yè)銷售，或其他方面出現(xiàn)問題。安泰公司在內(nèi)部控制上存在的缺點和漏洞有：30公司由于舞弊而導(dǎo)致的損失有：虛記企業(yè)的銷售收入；公司減少了企業(yè)真實的收益；造成應(yīng)收款項的嚴重不實；企業(yè)流失了現(xiàn)金，影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，不得不靠銀行貸款渡過難關(guān)。公司由于舞弊而導(dǎo)致的損失有：31避免安泰公司舞弊行為發(fā)生的措施有：1.科學(xué)地進行崗位職責(zé)劃分，做到“不相容職務(wù)必須分離”。崗位職責(zé)劃分的主要原則有：（1）資產(chǎn)的保管同資產(chǎn)的記錄的掌管相分離；（2）現(xiàn)金的支出同銀行存款賬戶調(diào)節(jié)工作相分離；（3）付款憑單的批準同支票簽發(fā)相分離。出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。

2.定期輪崗制度。當然，在實際工作中還有其他可取的做法：例如定期輪崗制度，可以促使有關(guān)人員全面提高專業(yè)水平、工作更加兢兢業(yè)業(yè)和認認真真；另一方面，在輪崗時進行的移交，也有助于分清責(zé)任，如果有問題很容易被發(fā)現(xiàn)和披露，因而也是一種極為有效的控制手段。3．根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立適宜的內(nèi)控程序。避免安泰公司舞弊行為發(fā)生的措施有：32案例啟示根據(jù)“不相容職務(wù)必須分離”原則進行人員的合理分工，不僅可以提高會計工作的效率，還可以確保企業(yè)財產(chǎn)的安全、完整，減少和降低差錯、舞弊的可能性。對于小型企業(yè)，往往人手不足且受到成本受益原則的約束，業(yè)主可以積極參加經(jīng)營活動，比如通過擔(dān)任一些特定的工作，來實現(xiàn)職責(zé)的合理劃分。也有的業(yè)主通過對員工的工作進行嚴密的監(jiān)督與復(fù)核，以彌補責(zé)任分工的不足。案例啟示33四、輪崗制度定義：輪崗制度是不相容職務(wù)相分離制度的一個重要手段和形式。輪崗是指管理者和員工在企業(yè)內(nèi)部進行不同工作崗位的輪換，以實現(xiàn)企業(yè)的特定目的。四、輪崗制度定義：輪崗制度是不相容職務(wù)相分離制度的一個重要手34輪崗的形式主要有:臨時輪崗：為了適應(yīng)短期結(jié)構(gòu)調(diào)整的需要，解決勞動力出現(xiàn)的多余和不足換崗：為了提高勞動者素質(zhì)和水平，提高企業(yè)管理水平，定期對企業(yè)關(guān)鍵職位人員采取崗位輪換制度。為加強企業(yè)內(nèi)部控制的輪崗形式主要是換崗表現(xiàn)較為明顯的就是財務(wù)部門的換崗制度轉(zhuǎn)崗：出于長期結(jié)構(gòu)調(diào)整的需要，解決勞動力的多余和不足而采用提高操作者技術(shù)水平使之從事新的工作崗位的辦法。輪崗的形式主要有:35輪崗的組織企業(yè)應(yīng)當從本單位的實際出發(fā)，制定各級管理人員和關(guān)鍵崗位員工定期輪崗制度，明確輪崗范圍，輪崗周期，輪崗方式等，形成相關(guān)崗位員工的有序持續(xù)流動，全面提升員工素質(zhì)，從而本單位的輪崗工作有目的、有計劃的進行。應(yīng)注意以下問題：認真選擇輪崗對象做好思想工作和培訓(xùn)組織工作輪崗一般不應(yīng)提前通知企業(yè)關(guān)鍵崗位人員離職前，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行工作交接和離任審計。輪崗的組織36五、輪崗的具體措施1.思想疏導(dǎo)。輪崗前必須加強宣傳，使員工深刻認識輪崗交流的目的和意義，提高思想認識，徹底削除被輪崗輪換人員較易產(chǎn)生的三種心理障礙：一是不愿離開已經(jīng)熟悉的工作、生活環(huán)境和人際關(guān)系；二是怕到工作困難多、難度比較大的的崗位；三是怕到難以開創(chuàng)新局面的崗位上去工作。針對這樣的心理，必須加強思想政治工作和員工的修養(yǎng)教育，鼓勵他們在新的崗位上努力開拓新局面。2.有組織