高效時間管理

高效

時間管理

PPP表目的：認識時間管理的重要性目標：掌握時間管理的基本要領過程：3.5課時要領：吸收、消化、領悟收獲：成為時間管理的高手課程結構

一、時間管理的概念和誤區(qū)

二、時間管理的原則

三、時間管理的方法和技巧第一部分：時間管理的概念和誤區(qū)

時間是什么？

時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。

——

哲學家時間的特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代無法失而復得

什么是時間管理？

時間管理探索的是：如何減少時間浪費，以便有效的完成既定目標。時間管理的對象：不是時間，而是面對時間而進行的“自管理者的管理”。

什么是“時間的浪費”？

——是指對目標毫無貢獻的時間消耗。什么是“自管理者的管理”？

——你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重和權利下放，加上自我約束、持之以恒，才能跳效率，事半功倍。正確管理的基礎是時間管理

——格里一個活到72歲的美國人的時間花費項目時間項目時間睡覺21年排隊6年工作14年學習4年個人衛(wèi)生7年開會3年吃飯6年打電話2年旅行6年找東西1年其它3年時間管理的重要性尋找事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要信息爆炸競爭的壓力你的客戶對品質(zhì)的要求第二部分時間管理的誤區(qū)

所謂時間管理的誤區(qū)是指：導致時間浪費的各種因素。誤區(qū)之一

工作缺乏計劃我們?yōu)槭裁床蛔龌虿恢匾曌鲇媱澮蜻^分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考不做計劃也能獲得實效不了解做計劃的好處計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心不知道如何做計劃工作缺乏計劃的惡果目標不明確沒有進行工作歸類的習慣缺乏做事輕重緩急的順序沒有時間分配的原則誤區(qū)之二

組織工作不當組織工作不當?shù)木唧w表現(xiàn)職責權限不清，工作內(nèi)容重復事必躬親，親力而為溝通不良工作時斷時續(xù)解決方案首先學會如何接受請托分清楚：職務所系責無旁貸；不合情理不合時宜；無義務予以履行。明智接受：拒絕是量力的表現(xiàn)；拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的有效手段。

其次學會利用資源

管理者常犯的錯誤：

1.擔心部屬做錯事

2.擔心部屬表現(xiàn)太好

3.擔心喪失對下屬的控制

4.不愿放棄得心應手的工作

5.找不到合適的下屬授權誤區(qū)之三

時間控制不夠拖延商數(shù)測驗時間控制的陷阱：

1.習慣拖延時間

2.不善處理不速之客的打擾

3.不善處理無端電話的打擾

4.泛濫的“會議病”的困擾誤區(qū)之四

整理整頓不足我們的思考

辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。帕金森定律的套用：工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間。文件的堆積將被擴展，以便對滿可供堆積的空間。

當你的上司向你索取一份技術資料，你是否能在第一時間從容不迫的遞給他？當你需要一份信息時，你是否滿文件夾的翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。誤區(qū)之五

進取意識不強進取意識不強的主要表現(xiàn)個人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不已，做白日夢工作間中閑聊送給大家昨天是一張已被注銷的支票明天是一張尚未到期的本票而今天則是隨時可運用的現(xiàn)金

請善用它！第二部分

時間管理的六項基本原則原則一明確目標目標刺激我們奮勇向上有目標才有結果目標能夠激發(fā)我們的潛能如何選擇或制定正確的目標目標要符合自己的價值觀成功完全是一種個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情跟你的價值觀相符，你才會覺得成功。要了解自己目前的狀況完整目標應具備的五個特征具體的（specific）可衡量的（measurable）可達到的(attainable)相關的(relevant)基于時間的(time-based)原則二有計劃有組織的工作

所謂有計劃有組織的進行工作，就是把目標正確的分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結果?！坝杏媱澯薪M織”的具體體現(xiàn)將有聯(lián)系的工作進行分類整理。將整理好的各類事務按流程和輕重緩急加以排序。按排定順序進行處理。為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。由于工作能夠有計劃的進行，自然也就能夠看到這些工作應該按照什么此序進行，以及哪些是可以同時進行的工作。計劃制定的步驟制定目標；探尋完成目標的各種途徑；選定最佳的完成方式；將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項；編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標最佳途徑的可行性。計劃與行動

切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調(diào)整。原則三分清工作的輕重緩急請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好哪種方式先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事；先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事；先做容易的事，然后再做難得事；先做只需花費少量時間就可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能完成的事；先處理資料齊全的事，然后再處理資料不齊全的事；先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事；先做經(jīng)過籌劃的事，再做未經(jīng)籌劃的事；先做別人的事，再做自己的事；先做緊迫的事，再做不僅要的事；先做有趣的是，再做枯燥的事；先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再作難于完成的整件事或難以告一段落的事；先做自己尊敬的人或與自己關系密切的利害關系人所拜托的事，然后再做其他人拜托的事；先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。所謂重要程度是指對實現(xiàn)目標的貢獻大小在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”。急事與要事不緊急緊急不重要重要第一象限重要又緊急第二象限重要不緊急第三象限緊急不重要第四象限不重要也不緊急劃分第一象限和第三象限的標準這件事情是否有助于完成某種重要的目標請思考下面的問題：你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？

1.改善人際關系2.改善事先準備工作

3.更周詳?shù)囊?guī)劃與組織4.善待自己

5.抓住機會6.充實自我7.增進能力急迫性指數(shù)測驗原則四合理的安排時間帕萊托定律（80/20原理）：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。按事情的“重要程度”編排行事次序的原則是建立在“重要的少數(shù)和瑣碎的多數(shù)”原理基礎上。把時間花費在重要的少數(shù)問題上??！確保最關鍵的20%的活動的最高優(yōu)先級??！原則五與別人的時間取得協(xié)作原則六制定規(guī)則遵守紀律在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于什么時候截至；即使外部沒有規(guī)定一個何時截至的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標；由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯(lián)系，將影響縮小到最小范圍內(nèi)。第三部分

時間管理的方法和技巧一、請分析自己使用時間的方式和狀況

時間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵在于持之以恒。請按部就班完成以下時間使用清單分析在本項練習中列有一個你在一星期之內(nèi)花費的時間清單。這里要強調(diào)：這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習，而是要你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請耐心思考，并誠實回答問題二、如何制定計劃計劃的分類按廣度分：戰(zhàn)略性計劃作業(yè)性計劃按時間框架分：短期計劃長期計劃按明確性分：具體性計劃指導性計劃制定計劃的注意事項1.事先得的了解：所在部門的業(yè)務定位所在崗位的業(yè)務定位上級主管的業(yè)務目標上級主管對你的期望和要求與其它相關崗位的業(yè)務接口關系制定計劃的注意事項2.遵循5W2H原則：

why為什么要做這項任務對工作目標是否有支持What任務的內(nèi)容和達成的目標When在什么時間段進行Where任務發(fā)生的地點Who哪些人員參加此任務由誰負責Howto用什么方法進行Howmuch需要多少成本制定計劃的注意事項3.設置控制點在目標或任務中設置階段性里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題。對自己難以解決的還可以獲得領導或同事的支持。堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進行總結，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進行調(diào)整和滾動。另外還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。三、不要讓別人浪費你的時間打電話的藝術：

1.事先的約定與準備

2.保持簡短而明確的開場白

3.控制通話時間保持通話主題

4.過濾電話三、不要讓別人浪費你的時間當你被打斷時：

1.來自上司的打斷

2.來自下屬的打擾

3.來自同事的打擾四、省時之道等待的時候做什么逆勢操作追求互賴模式雙贏的精髓----人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠大于個人憑一己之力所能創(chuàng)造的成就結束語

成功的關鍵不在于知，而在于行！！謝謝大家處理來自上司的打斷

有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件等待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或閱讀一份必要的資料。一來可以利用在一旁等待上司打電話或者其它事務處理的時間；二來可以提醒上司自己的工作也是挺忙的，希望可以盡快結束對話或工作安排；三來還可以讓他的上司對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。處理來自下屬的打斷你不妨想想以下有關解決下屬打擾上司的各項問題：

1.你是否曾經(jīng)訓練你的助理，將他人可能的打擾集中起來，然后每天或每星期一次的向你匯報？

2.你是不是盡可能的把集體例會列為每日/周工作的一部分？

3.你是不是每天都會保留一段固定的時間，共下屬向你提出問題，同時在一旦發(fā)現(xiàn)某些工作日程發(fā)生變動時，會告訴對方何時間面比較合適？

4.你是不是曾經(jīng)鼓勵下屬以便條或郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？

5.你是不是立即向下屬回話，使他們不致于認為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應？處理來自同事的打擾雙方應事先達成共識