綠化物資采購管理辦法Word文檔

千圖圖圓林工程采購標準千圖圖圓林公司采購的制度是要嚴格按照公司的采購管理制度及采購流程要求進行。采購過程簡化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風險、降低成本。千圖圖圓林工程采購制度主要包含以下八點：一、采購計劃成立專門采購小組，負責公司全部采購計劃，相關人員接到采購計劃，報總經(jīng)理批準后，組織實施，確保各項采購任務完成。其中包括工程采購、物資采購和工具采購等。工程采購建立工程采購檔案將采購相關資料由電子文檔和書面文檔整理完善并分項管理。每一年的工程合同與工程清單統(tǒng)一管理;工程詢價單、直接采購清單、設備報價單統(tǒng)一管理;供應商合同根據(jù)具體工程統(tǒng)一管理;直接采購部分根據(jù)具體采購人直接管理。采購計劃下達負責人公司工程項目采購計劃由具體工程項目經(jīng)理下工程《請購單》，經(jīng)總經(jīng)理批準后，統(tǒng)一下達到采購小組。采購計劃變更非該項目經(jīng)理下達的采購計劃概不采購?！墩堎弳巍分袘獦嗣鳎汗こ堂Q、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號、及相關技術參數(shù)、備(推)選廠家等。采購小組接到采購計劃后，將采購計劃與工程合同進行核對，如有更改之處，需經(jīng)項目經(jīng)理簽字才予采購(其中包括數(shù)量增減、型號更改、增減項目等)。如項目經(jīng)理出差，可請示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。采購時效管理所有的采購計劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些材料先到位，哪些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤工程的前提下，材料及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃在供應商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規(guī)定時間完成任務，做到及時采購及時跟蹤及時發(fā)貨及時反饋現(xiàn)場收貨情況及材料使用情況。機械物資采購獲得用戶采購計劃后，經(jīng)初步調(diào)查確認?？尚械牟少徲刹少徯〗M報總經(jīng)理批準后，進行采購，統(tǒng)一管理備案。對于物資采購產(chǎn)品根據(jù)市場行情進行合理報價。對所報價產(chǎn)品進行及時的溝通，說明價格漲落的原因以及供貨周期，對于用戶指定的、而市場面臨淘汰的產(chǎn)品，應推薦新產(chǎn)品，若對方堅持應說明存在的質(zhì)量問題以及保修問題，并盡可能有文字依據(jù)。按具體的發(fā)貨通知單進行物資采購。如有更改之處經(jīng)用戶核準后方可采購，到貨必需有收貨、驗貨記錄。工具、內(nèi)耗物資的采購工具采購，由使用部門下《申購單》，經(jīng)批準后進行采購，入庫領料后由具體使用人保管；內(nèi)耗物資采購，誰申請，誰下《申購單》，采購小組見批復后的《申購單》組織采購并入庫、出庫。采購手續(xù)流程(1)采購單下達收到具體經(jīng)批準的采購計劃即確認為采購任務的下達。采購小組具體負責人根據(jù)采購任務單填寫采購單經(jīng)簽字批準即為采購單下達。采購單須包含以下信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單價、金額、稅金情況、及供應商廠家、具體聯(lián)系人、聯(lián)系電話(緊急情況聯(lián)系電話)等信息。(2)審批程序確定采購的產(chǎn)品由采購小組成員正確填寫采購單后，由公司總經(jīng)理簽字，確定同意采購的廠家以及價格和合同方式，同意付款采購?！墩堎弳巍?、《申購單》見附件1、2O二、采購(比價)平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關網(wǎng)站。按時按量按質(zhì)完成采購供應計劃指標，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購計劃不符，則其損失由具體采購負責人承擔。對特殊產(chǎn)品采購、按合同約定要求廠方提供相關證件或檢測報告。采購活動具體實施分以詢價、比價、議價、供應商管理等四個方面：詢價詢價可以通過多種方式，包括建立自己的詢價庫，網(wǎng)絡查詢，面對直接供應商，供應商自我推銷，展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進貨的原則不斷改進。比價對供應商所報的產(chǎn)品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產(chǎn)品進行比價）。對單項產(chǎn)品做到至少比價三家，以正規(guī)比價格式存于計算機或手工紀錄文字資料。在比價同時做出價格分析。議價在確定廠家后進行產(chǎn)品價格商務談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進行壓價（通?？梢砸怨局袠藘r格低，要求降低采購成本為由；以多家公司比較后相對競爭為由；以拖延時間，給供應商產(chǎn)生我們要更改采購意向為由；也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。供應商管理通過尋找新貨源拓展供應商范圍，加強老供應商管理。每年對供應商進行一次評定（其中以質(zhì)量、售前/后服務、交貨期、付款及價格等方面考核），對不合格供應商及時進行調(diào)整。合格、長期供應商要進行年度復核（查看生產(chǎn)能力、供應能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等）三、合同管理負責與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項。合同簽訂：統(tǒng)一制定標準合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細及價格、質(zhì)保、主要技術參數(shù)、運輸方式、到貨時間、質(zhì)保期等幾個大的方面。如大型設備盡可能的爭取扣留質(zhì)保金。合同管理則按具體工程項目細分，直接采購部分按人頭細分，跟蹤供貨周期長的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號、數(shù)量、貨期、運輸?shù)龋９こ毯贤芾?采購依據(jù)工程合同，工程合同歸財務室統(tǒng)一管理。四、驗貨負責物資到貨驗收，所有采購的物資到貨后必須詳細查看、清點，做到發(fā)票與實物的數(shù)量、規(guī)格、單價一致。如因清點不詳造成公司一切損失由采購員個人承擔。如有必要，將填寫《進貨驗證紀錄》。直接由廠方發(fā)貨到用戶的需保存有廠家發(fā)貨記錄清單。五、聯(lián)動責任1、負責與財務協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫工作、發(fā)票清理和結款工作。2、及時與技術部、工程部，了解項目進行情況和緊急情況變動。3、售后服務，由專人負責返修產(chǎn)品明細，其中包括產(chǎn)品、廠家、使用用戶、返修時間、及聯(lián)系方式等。由具體采購負責人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除1?3個月工資。5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。6、樹立公司形象，不斷學習，不斷進步，體現(xiàn)自我價值，為公司創(chuàng)造更多效益。7、以上采購標準超出2000元以上的報公司，由公司采購小組統(tǒng)一安排采購，2000元以下由項目部現(xiàn)場自行采購辦法。六、組織領導設立公司采購工作領導小組，成員名單如下:組長：***副組長：***組員：***、***、**七、職責分配部門/崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理/分管領導負責權限內(nèi)的物資審核、審批相關職能部門負責權限內(nèi)的物資審核、審批，采購行為監(jiān)控。參與現(xiàn)場議價。部門經(jīng)理負責權限內(nèi)的物資審核、審批，負責對部門物資采購的監(jiān)控工程主管負責對工程用物資采購的審核養(yǎng)護項目負責人員負責對綠化養(yǎng)護類物資采購的申請、審核工程項目負責人負責對工程用物資的申請、驗收、領用控制與監(jiān)督采