國有企業(yè)工程項目采購管理辦法模版

規(guī)章制度匯編（版）——生產(chǎn)經(jīng)營部JY--13工程項目采購管理辦法11-NUM*工程公司工程項目采購管理辦法編號：JY--13批準：制訂部門：生產(chǎn)經(jīng)營部批準日期：年4月總則1.1為適應公司戰(zhàn)略發(fā)展的需要，更好地開拓公司的各項業(yè)務，確保采購工作有序地進行，特制訂本辦法。1.2本辦法所指采購對象為公司本部各類工程項目中需從外部購入的物資和服務（包括但不限于設備、材料以及項目的臨設、勘察、設計、施工、監(jiān)理、造價咨詢、技術(shù)咨詢及其它工程配套服務等）。1.3如為進各地建設工程交易中心、政府采購交易平臺的項目，則按照各地招標監(jiān)管部門及財政部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。職責2.1公司生產(chǎn)經(jīng)營部是公司本部各類工程項目采購的歸口管理部門。負責項目采購工作的管理和指導；負責各項采購工作制度、規(guī)程的制定和完善；負責建立和維護合格供應商數(shù)據(jù)庫及專家?guī)臁?.2部門采購主管領(lǐng)導負責本部門的采購管理工作、負責采購經(jīng)理和采購工作人員的統(tǒng)籌安排。項目經(jīng)理負責項目進度和采購進度的總協(xié)調(diào)工作。2.3項目均應設立采購經(jīng)理崗位，采購經(jīng)理由經(jīng)公司資格認證的人員擔任，并經(jīng)項目所在部門采購主管領(lǐng)導推薦，生產(chǎn)經(jīng)營部負責審核批準。2.4采購經(jīng)理在生產(chǎn)經(jīng)營部和項目實施部門的雙重領(lǐng)導下工作，涉及采購工作的范圍、進度、技術(shù)要求、質(zhì)量等方面按項目實施部門的要求操作，在采購工作程序方面接受生產(chǎn)經(jīng)營部的監(jiān)督管理。2.5采購經(jīng)理負責項目采購的準備、實施、收尾工作，包括市場調(diào)查、采購計劃編制、招標文件編制、組織開標評標、合同商談、合同執(zhí)行管理、采購過程資料管理等工作。根據(jù)項目情況需要，可以成立項目采購小組，采購小組必須包括現(xiàn)場采購經(jīng)理、監(jiān)造檢驗人員、催交儲運人員，并由采購經(jīng)理主持工作。采購對象3.1公司內(nèi)部不能提供的物資和服務。3.2公司內(nèi)部能提供的，應優(yōu)先選用公司的物資和服務。如受項目要求或內(nèi)部資源約束的情況，由采購經(jīng)理在采購計劃中提出，并經(jīng)批準后可列為采購對象。分類分級4.1為更適應公司的發(fā)展以及項目的實施，采購管理工作實施分類分級管理。4.2工程項目按合同類型分為三類：項目管理類：包括項目管理、代建項目、招標代理項目；項目管理總承包類：包括管理總承包項目、代建承包項目、作為發(fā)包人的管理和代建項目；工程總承包類：包括EP項目、EPC項目、設備成套項目、BT項目、貿(mào)易項目以及其它模式的總承包項目。4.3工程項目按采購管理權(quán)限分為二個管理類別：1)以下項目授權(quán)部門管理項目管理類項目；合同額≤5000萬元的管理總承包類項目；c)合同額≤500萬元的工程總承包類項目。2）除上述（1）外的所有項目實行公司評審管理。4.4工程總承包項目的關(guān)鍵供應商采購分包除實施公司評審管理外需進一步強化管理，關(guān)鍵供應商包括主要土建、安裝分包單位以及采購標的額大于5000萬元關(guān)鍵設備、系統(tǒng)裝置、物流運輸、大額關(guān)鍵材料供應商。5采購前期5.1采購經(jīng)理應結(jié)合項目進度和項目特點，在實施采購工作前編制項目采購計劃。5.2采購計劃應盡量覆蓋項目的所有采購對象，包括項目名稱、標段劃分、標的名稱、標的數(shù)量、采購方式、采購時間和進度安排、零星采購額度等方面的內(nèi)容。大型復雜項目的采購計劃還應包括采購小組成員、工作分工及監(jiān)造驗收計劃、運輸計劃、供方短名單等需要事先策劃的內(nèi)容；如采購計劃未能覆蓋所有采購對象，采購經(jīng)理可在采購月報中明確。5.3項目中止后重新啟動時，采購經(jīng)理應重新編制采購計劃并提交評審。5.4采購經(jīng)理應填寫《采購計劃評審表》提交評審（詳見附表一）。5.4.1公司評審管理項目的《采購計劃評審表》須經(jīng)項目經(jīng)理、部門主管采購領(lǐng)導、部門負責人審定，并經(jīng)資產(chǎn)財務部、審計法律部和生產(chǎn)經(jīng)營部評審，報該部門的公司分管領(lǐng)導審核，并由公司分管采購領(lǐng)導批準后實施。5.4.2授權(quán)部門管理項目的《采購計劃評審表》須經(jīng)項目經(jīng)理、部門主管采購領(lǐng)導評審，報部門負責人審核，并經(jīng)該部門的公司分管領(lǐng)導批準，提交生產(chǎn)經(jīng)營部備案后方可實施。6采購方式6.1公司本部工程項目的采購方式有公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價和直接采購五種采購方式。6.2公開招標應作為公司本部工程項目的主要采購方式。6.3符合下列情況的，可采用邀請招標的方式：標的物技術(shù)復雜或具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；業(yè)主推薦短名單，且在短名單內(nèi)選擇供方的；6.4符合下列情況的，可采用競爭性談判的方式：采購分包金額≤50萬元的物資和服務；采用公開招標或邀請招標后，投標人少于三家；采用招標所需時間不能滿足項目進度需要的；6.5符合下列情況的，可采用詢價的方式：單項采購金額度≤20萬元的物資和服務；現(xiàn)場零星采購金額≤5萬元且需緊急使用的物資和服務；6.6有以下特例情況，可以采用直接采購的方式：業(yè)主明確指定供方或公司認定的協(xié)議供方；供方唯一。7采購過程7.1供方選擇1.1采購經(jīng)理在確定候選供方時，應優(yōu)先選擇合格供方數(shù)據(jù)庫中的單位。如不在合格供方中且較優(yōu)秀需長期合作的單位，采購經(jīng)理應填寫《供方資格評審表》并附該供方的相關(guān)資格文件，提交部門負責人審定，并經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部、生產(chǎn)經(jīng)營部評審，由公司分管采購領(lǐng)導批準后入公司供方數(shù)據(jù)庫（詳見附表二）。7.1.2關(guān)鍵供應商由生產(chǎn)經(jīng)營部牽頭組織相關(guān)職能部門和生產(chǎn)部門進行實地考察和全面評價，評審合格后納入合格供方短名單。客戶指定或推薦供應商時原則上應出具書面意見，或與公司分管部門領(lǐng)導取得一致意見后，提請公司評審合格后納入合格供方名單，在同等條件下可優(yōu)先考慮。7.2資格審查7.2.1公開招標或邀請招標的項目，采用資格后審的由評標委員會結(jié)合評標進行審查，并完整記錄在評標過程資料中。采用資格預審的由采購經(jīng)理會同項目經(jīng)理依據(jù)評審后的招標文件進行審查，并記錄過程資料備查，包括入圍名單、未入圍名單和理由、以及提交的資格審查文件。7.2.2關(guān)鍵供應商在招投標過程中必須嚴格執(zhí)行資格預審或后審制度，確保有效投標方必須是經(jīng)過公司評審合格的供方。7.3公開招標和邀請招標的采購程序7.3.1采購經(jīng)理負責編制招標文件，并組織相關(guān)技術(shù)人員編寫招標文件技術(shù)部分。3.2在發(fā)放招標文件前須進行會簽評審，采購經(jīng)理根據(jù)評審意見閉合完畢后可發(fā)放；并按《工程項目招標評標管理辦法》的規(guī)定組織招標評標工作。競爭性談判、詢價和直接采購的采購程序7.4.1采用競爭性談判的，采購經(jīng)理需要編制競爭性談判文件，并完整記錄談判過程和報價資料，并編制完整評標報告；7.4.2采用詢價方式的，采購經(jīng)理需要編寫詢價函，并保存各報價單及中標選擇報告；4.3采用直接采購方式的必需經(jīng)事先批準，采購經(jīng)理應在采購計劃或合同評審中說明原因。合同洽談需三人以上進行并保存過程資料。零星采購的采購程序零星采購適用于小額（額度≤5萬元人民幣）、現(xiàn)場緊急使用的設備材料。零星采購物資經(jīng)項目經(jīng)理、項目所在部門負責人批準后，可由采購經(jīng)理或現(xiàn)場采購人員實施采購。項目現(xiàn)場零星采購累計金額不應超過項目合同額的2%，且不得超過100萬元。當零星采購累計金額超過限額時，采購經(jīng)理需列出全部發(fā)生的子項和金額，并分析原因，報生產(chǎn)經(jīng)營部審核，并經(jīng)該部門的公司分管領(lǐng)導和公司分管采購領(lǐng)導批準后方可繼續(xù)進行現(xiàn)場零星采購。7.6采購經(jīng)理應填寫《采購文件評審表》提交評審（詳見附表三）。7.6.1公司評審管理項目的《采購文件評審表》須經(jīng)項目經(jīng)理、部門主管采購領(lǐng)導、部門負責人審定，經(jīng)資產(chǎn)財務部、審計法律部和生產(chǎn)經(jīng)營部評審，并報該部門的公司分管領(lǐng)導批準后可發(fā)放。7.6.2授權(quán)部門管理項目的《采購文件評審表》須經(jīng)項目經(jīng)理、部門主管采購領(lǐng)導評審，報部門負責人審核，并經(jīng)該部門的公司分管領(lǐng)導批準后可發(fā)放。7.6.3關(guān)鍵供應商的采購文件必須按公司評審合格后才能發(fā)放，必要時可采用會議評審的辦法進行。招標文件中必須載明客觀、科學、合理的評標辦法，避免人為因素干預，以評選出能力強、方案佳、配合好、價格優(yōu)惠的供應商。采購合同及評審采購合同由采購經(jīng)理負責編制與洽談；對于合同中的技術(shù)協(xié)議部分，應由設計人員或業(yè)主技術(shù)負責人審核確認；對于有安全生產(chǎn)管理責任專項條款的由項目安全負責人審核確認。采購合同編制要求采購合同應符合國家法律、法規(guī)以及國家的示范文本；公司本部制定有采購合同通用格式的，原則上應執(zhí)行通用格式；不得出讓公司的技術(shù)秘密和專有技術(shù)。采購合同必須明確采購標的、數(shù)量、價格、范圍、工期、付款方式、質(zhì)量要求、驗收標準、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容。8.3通用采購合同的格式由生產(chǎn)經(jīng)營部會同審計法律部、資產(chǎn)財務部編制，并結(jié)合實際執(zhí)行的經(jīng)驗進行總結(jié)、修訂、完善。8.4采購經(jīng)理應填寫《采購合同評審表》提交評審（詳見附表四）。8.4.1公司評審管理項目的《采購合同評審表》須經(jīng)項目經(jīng)理、部門主管采購領(lǐng)導、部門負責人、生產(chǎn)經(jīng)營部、資產(chǎn)財務部、審計法律部評審，在合同評審意見閉合后，報該部門的公司分管領(lǐng)導批準。對合同復雜或金額較大的采購合同，該部門的公司分管領(lǐng)導可酌情提請總經(jīng)理批準。合同審批完畢后由生產(chǎn)經(jīng)營部負責簽字、蓋章。8.4.2授權(quán)部門管理項目的《采購合同評審表》須經(jīng)項目經(jīng)理、部門主管采購領(lǐng)導評審，并經(jīng)部門負責人審核，在合同評審意見閉合后，報該部門的公司分管領(lǐng)導批準。合同審批完畢后由部門負責人簽署，由生產(chǎn)經(jīng)營部蓋章生效后留存。8.4.3關(guān)鍵供應商的合同必須按招標文件約定的合同格式編制并提交公司評審，如有修改或偏離則需要列明偏離表并說明理由，經(jīng)評審完畢后方可簽署。8.5單項采購合同金額≤20萬元，均按授權(quán)部門管理項目的合同評審流程進行評審。8.6授權(quán)部門管理項目的采購合同，如有下列情況的需加強管理和風險控制，采購經(jīng)理可考慮按公司評審管理項目的合同評審流程進行評審：1）項目合同中要求提交財務保函，分包合同中不能對等由承包人提供；2）分包合同內(nèi)容和項目承包合同內(nèi)容有不對等條款，或者條款偏離嚴重的。8.7合同評審過程中的重要條款存在疑義，采購經(jīng)理不能落實，且經(jīng)該部門的公司分管領(lǐng)導協(xié)調(diào)未果時，由項目所在部門提交風險評估委員會討論。采購變更9.1承包范圍變化、國家政策變化、不可抗力因素或業(yè)主有特殊要求引起主合同變更的，應與業(yè)主簽訂補充合同后，再與分包商簽訂補充協(xié)議或變更分包合同條款。9.2采購合同的變更需按本辦法約定的合同評審程序進行評審，且在合同評審表中明確變更原因。9.3采購經(jīng)理在采購過程中要密切關(guān)注工程總承包類項目的投資控制風險，當某分項采購嚴重超支或發(fā)生特殊情況而影響整體投資控制時，需將詳細原因及情況匯報至生產(chǎn)經(jīng)營部并提交公司討論。10采購款項支付采購分包合同簽定時，采購經(jīng)理應按合同條款為每個合同編制《采購合同支付明細表》（詳見附表五）。采購經(jīng)理在合同簽字蓋章時，需將《采購合同支付明細表》中的項目名稱、合同總價、采購對象、采購編號、供貨單位、支付方式、開戶銀行、銀行帳號、合同約定節(jié)點、計劃支付比例、計劃支付金額等內(nèi)容按合同內(nèi)容填寫完畢，并提交部門負責人、生產(chǎn)經(jīng)營部和資產(chǎn)財務部確認。在后續(xù)采購合同執(zhí)行過程中，采購經(jīng)理應嚴格按照合同條款規(guī)定的支付節(jié)點支付各類款項。10.4采購經(jīng)理應按財務支付結(jié)算憑單進行工程款支付：10.4.1公司評審管理項目的款項支付須經(jīng)項目經(jīng)理、部門主管采購領(lǐng)導、所在部門負責人、生產(chǎn)經(jīng)營部、資產(chǎn)財務部審核后，報該部門的公司分管領(lǐng)導批準后方可支付。公司項目還應經(jīng)公司分管財務領(lǐng)導批準后方可支付，如涉及重大金額、或特殊情況的款項支付，由公司分管財務領(lǐng)導酌情考慮提請總經(jīng)理批準。10.4.2授權(quán)部門管理項目的款項支付須經(jīng)項目經(jīng)理、部門主管采購領(lǐng)導評審，部門負責人、資產(chǎn)財務部審核后，報該部門的公司分管領(lǐng)導批準后方可支付。10.5對項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的不按計劃節(jié)點支付、或?qū)χЦ豆?jié)點和金額發(fā)生調(diào)整的情況，須對《采購合同支付明細表》進行調(diào)整，并需經(jīng)該部門的公司分管領(lǐng)導批準后方可實施變更和支付。合同執(zhí)行管理采購合同簽定后，采購經(jīng)理負責對合同執(zhí)行過程進行跟蹤，對于發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行有重大偏差，應及時提出糾正措施，并報項目經(jīng)理和部門負責人。如發(fā)現(xiàn)偏差涉及合同重大變更或?qū)椖窟M度、質(zhì)量、安全等造成重大影響的，采購經(jīng)理應及時報部門負責人和該部門的公司分管部門領(lǐng)導。采購經(jīng)理應按采購合同的要求對供方提供的設備和材料進行監(jiān)造檢驗，具體參照《工程項目監(jiān)造檢驗管理辦法》執(zhí)行。對重大關(guān)鍵產(chǎn)品或服務，采購經(jīng)理應協(xié)助項目經(jīng)理組織中間檢查，必要時可提出申請，要求生產(chǎn)經(jīng)營部、審計法律部相關(guān)人員參加。對發(fā)到現(xiàn)場的設備和材料，采購經(jīng)理或現(xiàn)場采購人員進行入庫登記，由現(xiàn)場采購人員編制庫存清單，具體參照《工程項目催交儲運管理辦法》執(zhí)行。采購文檔管理采購計劃原件由采購經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)營部保管，復印件分送項目經(jīng)理、資產(chǎn)財務部、審計法律部各一份。采購合同簽訂后，正本及簽訂合同的過程文件由生產(chǎn)經(jīng)營部負責保管，將合同副本或復印件送資產(chǎn)財務部、審計法律部各一份。12.3過程文件包括招標文件、中標人投標文件、評標文件、中標通知書的完整資料。項目通過竣工驗收后一個月內(nèi)，采購經(jīng)理負責將本項目所有采購過程資料和文件經(jīng)項目經(jīng)理審查后，交生產(chǎn)經(jīng)營部歸檔。生產(chǎn)經(jīng)營部負責定期將保存兩年以上的檔案移交公司檔案室。項目結(jié)束后，采購經(jīng)理應提交項目采購總結(jié)報告，同時報項目經(jīng)理、項目所在部門、生產(chǎn)經(jīng)營部和資產(chǎn)財務部審批后，方可結(jié)束采購過程。授權(quán)部門管理的項目，采購過程資料由采購經(jīng)理自行負責存檔，待項目結(jié)束后移交至公司檔案室。監(jiān)督公司紀檢監(jiān)察部門負責對招標評標全過程的監(jiān)督，并由其決定何時對某一過程進行過程監(jiān)督。附則本辦法由生產(chǎn)經(jīng)營部制訂并負責解釋，經(jīng)公司董事長批準后自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表一：采購計劃評審表附表二：供方資格評審表附表三：采購文件評審表附表四：采購合同評審表附表五：采購合同支付明細表附表一：采購計劃評審表項目名稱項目合同號業(yè)主單位采購經(jīng)理項目合同總額□公司管項目□部門管項目項目概況序號評審部門采購經(jīng)理意見1√項目經(jīng)理2√部門主管采購領(lǐng)導3√項目所在部門負責人4資產(chǎn)財務部負責人5審計法律部審計法律部負責人6生產(chǎn)經(jīng)營部負責人7√公司分管部門領(lǐng)導8√公司分管采購領(lǐng)導附表二：供方資格評審表編號單位名稱地址電話傳真號郵編法定代表人聯(lián)系人營業(yè)范圍資質(zhì)證書或許可證號（有要求時）主要業(yè)績、信譽 主要資源情況質(zhì)量管理體系、安全管理體系、環(huán)境管理體系履約能力采購經(jīng)理：序號評審部門1√項目所在部門負責人2√技術(shù)質(zhì)量部負責人3√生產(chǎn)經(jīng)營部負責人4√公司分管采購領(lǐng)導附表三：采購文件評審表項目名稱采購編號采購內(nèi)容采購經(jīng)理采購概況（招標形式、招標內(nèi)容等）□公司管項目□部門管項