集團公司采購管理制度

-15-采購管理制度第一章總則第一條第二條本規(guī)定適用于XXX公司及各子公司、分公司。第三條本規(guī)定所稱采購，是指集團公司及各子公司、分公司以合同方式有償取得物資、工程（含信息化項目）和服務的行為，包括購買、租賃、委托、雇用等；所稱物資，是指各種形態(tài)和種類的物品，主要包括原材料、燃料、運輸工具、辦公、勞保、生活、五金、設備等其它產(chǎn)品。所稱工程，是指建設工程，包括建筑物和構(gòu)筑物的新建、改建、擴建及其裝修、拆除、修繕，以及與建設工程相關(guān)的勘察、設計、施工、監(jiān)理等。信息化項目還包括軟件、硬件及信息系統(tǒng)采購。所稱服務，是指除物資和工程以外的其他采購對象,包括宣傳促銷服務、管理咨詢服務、科研開發(fā)服務、信息網(wǎng)絡開發(fā)服務、金融保險服務、運輸服務、維修與維護服務及其他各類專業(yè)服務等。第四條采購工作要遵循公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則。第五條采購工作必須遵守國家相關(guān)法律和法規(guī)并依法接受監(jiān)督。第二章采購管理機構(gòu)與職責第六條各單位要成立評標委員會，其人員由領(lǐng)導班子全體成員、相關(guān)部門主要負責人以及專職董事組成。第七條董事會是本級采購管理的決策機構(gòu)，資產(chǎn)管理部是董事會的咨詢和執(zhí)行機構(gòu)。屬于職代會審議范疇的還要經(jīng)過職代會審議通過。第八條資產(chǎn)管理部是采購活動的具體負責、組織與執(zhí)行部門。第九條總經(jīng)理在采購活動中的主要職責：審定本單位采購工作管理制度和程序；審定《集中采購目錄》；審議年度采購計劃；審議采購方式；確定候選招標代理機構(gòu)名單；指導和監(jiān)督采購辦的工作。年度采購計劃、采購方式經(jīng)總經(jīng)理審定后，報董事會批準。第十條資產(chǎn)管理部的主要職責：起草采購工作管理制度和程序；審核、匯總年度采購需求，編制年度采購計劃；編制《采購目錄》；抽選招標代理機構(gòu)；審定招標文件、談判文件；確認中選供應商；組織自行招標采購；組織供應商資質(zhì)認證；發(fā)布中選供應商。第三章集中采購目錄和采購計劃編制第十一條各單位采購組織形式分為集中采購和分散采購兩種形式。集中采購，是指通用物資、工程和服務，由資產(chǎn)管理部或資產(chǎn)管理部會同集中采購部門依據(jù)各部門、各單位采購需求，統(tǒng)一組織的采購。分散采購是指分別由有關(guān)部門和單位自行組織的采購。第十二條集中采購部門主要職責：擬訂集中采購方案；組織編制集中采購招標文件、談判文件；組織集中采購商務談判工作；與中選供應商簽訂集中采購協(xié)議；向采購辦提供中選供應商名單；保存集中采購文檔、資料和記錄。第十三條各單位要按照采購組織形式和采購需求編制本單位《集中采購目錄》，實行分級分類管理?！都胁少從夸洝方?jīng)總經(jīng)理審定，董事會批準后執(zhí)行。第十四條每年初由資產(chǎn)管理部組織編制本年度采購計劃，經(jīng)批準后下發(fā)執(zhí)行。投資項目在獲得項目批復后方可列入采購計劃。（一）計劃提報。各部門、單位于當年12月1日前提出下一年度采購需求，采購需求要包括項目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、項目金額、擬采用的采購方式等，報采購辦審核。擬采用非公開招標采購方式的，要提交擬采取采購方式的理由。（二）計劃審核。資產(chǎn)管理部對采購需求進行審核匯總，形成年度采購計劃草案，報總經(jīng)理審定，董事會批準。（三）預算審核。將討論通過的年度采購計劃提交財務部審定。（四）計劃確定。資產(chǎn)管理部根據(jù)財務部批復的年度預算，組織各部門、單位調(diào)整采購計劃草案，經(jīng)總經(jīng)理審定、董事會批準后正式形成年度采購計劃。（五）計劃變更。各部門、各單位必須嚴格按照批復的年度計劃和預算實施。確因生產(chǎn)工作需要，需追加采購計劃或變更采購內(nèi)容的，要按照上述程序辦理追加采購手續(xù)。已批復的采購項目，需要調(diào)整預算的要報財務部審議通過后，提交原計劃審批機構(gòu)審定。原則上采購計劃、預算每年調(diào)整1次。第四章采購方式及適用條件第十五條采購方式包括以下五種：（一）公開招標；公開招標，是指采購機關(guān)或其委托的政府采購業(yè)務代理機構(gòu)（統(tǒng)稱招標人）以招標公告的方式邀請不特定的供應（統(tǒng)稱投標人）投標的采購方式。（二）邀請招標；邀請招標，是指招標人以投標邀請書的方式邀請五個以上特定的供應商投標的采購方式。（三）競爭性談判；競爭性談判，是指采購機關(guān)直接邀請三家以上的供應商就采購事宜進行談判的采購方式。（四）單一來源采購；單一來源采購，是指采購機關(guān)向供應商直接購買的采購方式。（五）詢價。詢價采購，是指對三家以上的供應商提供的報價進行比較，以確保價格具有競爭性的采購方式。第十六條公開招標要作為主要采購方式。任何單位和個人不得將應當公開招標的采購項目化整為零或以其他任何方式規(guī)避公開招標。第十七條符合下列情形之一的采購，可以采用邀請招標方式采購，由資產(chǎn)管理部向3個以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書：（一）技術(shù)復雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在投標人可供選擇；

（二）采用公開招標方式的費用占項目合同金額的比例過大。

第十八條符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判的方式進行,但必須嚴格按照規(guī)定程序進行。（一）招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；（二）技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；（三）采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；（四）不能事先計算出價格總額的；（三）投標文件的準備需3個月以上才能完成的；（四）供應商準備投標文件需要高額費用的；（五）對高新技術(shù)含量有特別要求的。第十九條符合下列情形之一的采購，可以采用競爭性談判方式采購：（一）招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；（二）技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；（三）采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；（四）不能事先計算出價格總額的。第二十條符合下列情形之一的采購，可以采用單一來源方式采購：（二）（三）必須保證原有采購項目一致性或者配套服務的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額10%的；（四）原采購的后續(xù)維修、零配件供應、更換或擴充，必須向原供應商采購的；（五）預先聲明需對原有采購進行后續(xù)擴充的；第二十一條第五章采購程序第二十二條第二十三條第二十四條第二十五條第二十六條對于招標采購項目，由相關(guān)部門填寫《招標代理機構(gòu)選擇申請表》（附表2）向資產(chǎn)管理部提出申請，總經(jīng)理批準，由資產(chǎn)管理部在中隨機抽取一家招標代理機構(gòu)辦理招標事宜。紀檢監(jiān)督部門對招標代理機構(gòu)抽取過程進行現(xiàn)場監(jiān)督。（二）招標公告。采用公開招標方式的，要發(fā)布招標公告。依法必須進行招標的項目，要在主管部門依法指定的媒介發(fā)布。（三）標書編制。相關(guān)部門根據(jù)招標項目的特點和需要編制招標文件。招標文件要包括招標項目的技術(shù)要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質(zhì)性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款。國家對招標項目的技術(shù)、標準有規(guī)定的，要在招標文件中提出相應要求。招標文件不得要求或者標明特定的生產(chǎn)供應者以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內(nèi)容。相關(guān)部門相關(guān)部門相關(guān)（九）招標結(jié)果要在一定范圍內(nèi)進行公開，包括中標單位、中標數(shù)量、中標金額等內(nèi)容，公示時間不少于3個工作日。第二十七條第二十八條資產(chǎn)管理部通過，總經(jīng)理審核，第二十九條采用競爭性談判方式采購（一）成立談判小組。由資產(chǎn)管理部牽頭組織相關(guān)部門及有關(guān)專家組成談判小組，談判小組由3人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的2/3，相關(guān)部門的代表不能超過成員總數(shù)的1/3。（二）談判小組制訂談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款以及評定成交的標準等事項。（三）談判小組確定參加談判的供應商。從符合資格條件的供應商名單中確定不少于3家的供應商參加談判并向其提供談判文件。（四）談判小組全體成員集中與單一供應商分別進行談判。（五）確定成交供應商。談判小組根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，向資產(chǎn)管理部提交采購意見，經(jīng)資產(chǎn)管理部通過，總經(jīng)理批準后，將結(jié)果通知所有參加談判的供應商。第三十條采用單一來源方式采購的，由資產(chǎn)管理部組織相關(guān)部門、財務、法規(guī)、紀檢監(jiān)察等部門，在保證采購貨物、工程和服務質(zhì)量前提下，與供應商商定合理價格并形成采購意見報采購辦討論通過。未通過的采購項目，根據(jù)采購辦意見與供應商重新協(xié)商或取消采購。第三十一條采用詢價方式采購的，（一）成立詢價小組。由資產(chǎn)管理部牽頭組織相關(guān)部門及有關(guān)專家組成詢價小組，詢價小組由3人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的2/3，相關(guān)職能部門的代表不能超過成員總數(shù)的1/3。（二）詢價小組要對采購項目的價格構(gòu)成和評定成交的標準等事項作出規(guī)定。（三）確定被詢價的供應商名單。詢價小組根據(jù)采購需求，從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于3家的供應商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。（四）詢價。詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格。（五）確定成交供應商。詢價小組根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則，確定成交供應商，并向資產(chǎn)管理部提交采購意見，經(jīng)資產(chǎn)管理部通過，總經(jīng)理批準后，將結(jié)果通知所有參加詢價的供應商。第三十二條董事會第三十三條需求部門第六章供應商管理第三十四條各單位要加強對供應商的日常管理，建立供應商資質(zhì)認證制度、供應商動態(tài)評價和退出機制，制訂供應商資質(zhì)認定標準,通過綜合評價建立合格供應商名錄。加強對長期的供應商動態(tài)管理，定期對產(chǎn)品和服務質(zhì)量等進行跟蹤評審，依據(jù)評審意見，對評價不合格的供應商，取消其供應資格。第三十五條供應商參加采購活動時應當具備下列條件：（一）具有獨立承擔民事責任的能力。（二）具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度。（三）具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術(shù)能力。（四）有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。（五）參加采購活動前3年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄。（六）在勞動保護、節(jié)能減排與生態(tài)環(huán)境保護方面符合國家規(guī)定要求。（七）法定代表人不能參加采購活動時，可委托他人參加，但需提供授權(quán)委托書。（八）法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。第三十六條根據(jù)采購項目的特殊要求，可以規(guī)定供應商的特定條件，但不得以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇。第七章簽約和履約第三十七條相關(guān)部門負責起草采購合同并填寫《采購協(xié)議（合同）審批表》（附件6），經(jīng)法規(guī)、財務部門審核通過，總經(jīng)理批準后，由企業(yè)法定代表人與中選供應商簽訂合同；非法定代表人要取得法定代表人的授權(quán)后與中選供應商簽訂合同。招標采購合同應當在自中標通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)與成交供應商簽訂。第三十八條采購合同簽訂后，在合同有效期內(nèi)相關(guān)部門依據(jù)合同約定，按照資金審批程序辦理款項支付手續(xù)。第三十九條第八章采購檔案管理第四十條各單位要根據(jù)工作制度和實施流程建立五種采購方式的“一項一卷”歸檔標準，妥善保管相關(guān)資料。第四十一條招標采購歸檔資料要至少包括：采購計劃及預算、立項會議紀要、采購事項審批表、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、評委評分表、質(zhì)疑答復、投訴處理決定、確定供應商依據(jù)、合同文本及法人代表授權(quán)委托書、驗收證明、采購活動記錄及其他有關(guān)文件、資料。采購活動記錄至少應當包括下列內(nèi)容：（一）采購項目類別、名稱；（二）采購項目預算、資金構(gòu)成和合同價格；（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；（四）邀請和選擇供應商的條件及原因；（五）評標標準及確定中標人的原因；（六）廢標的原因；（七）采用招標以外采購方式的相應記載。第四十二條競爭性談判歸檔資料要至少包括：采購計劃及預算、立項會議紀要、采購事項審批表、采購方式確定依據(jù)、談判人員確定依據(jù)、談判文件、確定供應商依據(jù)、合同文本及法人代表授權(quán)委托書、驗收證明、采購活動記錄及其他有關(guān)文件、報表、資料。第四十三條單一來源歸檔資料要至少包括：采購計劃及預算、立項會議紀要、采購事項審批表、采購方式確定依據(jù)、價格協(xié)商相關(guān)記錄、確定供應商依據(jù)、合同文本、驗收證明、采購活動記錄及其他有關(guān)文件、報表、資料。第四十四條詢價歸檔資料要至少包括：采購計劃及預算、立項會議紀要、采購事項審批表、采購方式確定依據(jù)、詢價過程相關(guān)資料、確定供應商依據(jù)、合同文本、驗收證明、采購活動記錄及其他有關(guān)文件、報表、資料。第九章監(jiān)督和責任第四十五條各單位要建立嚴格的包含采購活動工作程序、職責、內(nèi)部監(jiān)督的工作制度，經(jīng)資產(chǎn)管理部的人員與合同審核、驗收、付款人員的職責要明確并相互分離。第四十六條法規(guī)部門負責采購合同的合法性審核及采購活動中有關(guān)法律法規(guī)問題的咨詢和指導。財務部門負責采購的資金管理工作。紀檢監(jiān)察部門負責對采購活動實施程序性、全過程監(jiān)督。第十章附則第四十七條本規(guī)定自公布之日起實施。。附件：1.采購事項審批表2.招標代理機構(gòu)選擇申請表3.標書審批表4.開標通知單5.中選供應商確認單6.采購協(xié)議（合同）審批表7.采購流程圖附件1采購事項審批表申請日期：年月日名稱實施單位聯(lián)系人：聯(lián)系方式：預算金額：萬元批復文號資金來源采購內(nèi)容及預算控制（可另行附表）序號采購內(nèi)容類別規(guī)格及配置單價（萬元）數(shù)量（）預算控制金額（萬元）1234擬選用采購方式1．公開招標（）2．邀請招標（）3．競爭性談判（）4．單一來源采購（）5．詢價（）6．其他注：除公開招標方式外，均需提供選擇理由部門意見：負責人：年月日資產(chǎn)管理部意見：負責人：年月日總經(jīng)理意見：簽字：年月日董事會意見：董事會是否通過（選擇劃√）：1.是(附會議紀要)2.否年月日附件2招標代理機構(gòu)選擇申請表申請日期：年月日名稱實施單位聯(lián)系人：聯(lián)系方式：預算金額：萬元批復文號所屬分類物資類（）工程類（）服務類（）其他是否分包招標：分包數(shù)量：采購內(nèi)容1.2.3.申請單位意見：負責人：年月日候選招標代理機構(gòu)抽取結(jié)果經(jīng)辦人（簽字）：年月日監(jiān)督人（簽字）：年月日資產(chǎn)管理部意見：負責人：年月日總經(jīng)理意見：簽字：年月日附件3標書審批表日期：年月日名稱實施單位聯(lián)系人：聯(lián)系方式：預算金額：萬元批復文號所屬分類物資類（）工程類（）服務類（）其他采購方式公開招標（）邀請招標（）競爭性談判（）詢價（）單一來源采購（）其他是否設置攔標價：招標代理機構(gòu)采用評標辦法綜合評標法（）性價比法（）最低價中標法（）其他招標內(nèi)容1.2.3.投標人需具備的資質(zhì)和要求1.2.3.標書申報單位意見：負責人：年月日資產(chǎn)管理部審核意見：審核人：年月日法規(guī)部門代表審核意見：審核人：年月日財務部門代表審核意見：審核人：年月日監(jiān)察部門代表審核意見：審核人：年月日總經(jīng)理意見：簽字：年月日附件4開標通知單日期：年月日名稱實施單位聯(lián)系人：聯(lián)系方式：預算金額：萬元招標代理機構(gòu)開標時間采購內(nèi)容及預算控制（可另行附表）序號采購內(nèi)容類別規(guī)格及配置單價（萬元）數(shù)量（）預算控制金額（萬元）123資產(chǎn)管理部意見：負責人：年月日總經(jīng)理意見：簽字：年月日附件5中選供應商確認單日期：年月日名稱實施單位聯(lián)系人：聯(lián)系方式：招標代理機構(gòu)發(fā)布標書日期開標日期評標委員會組成姓名單位中選單位采購內(nèi)容及預算控制（可另行附表）序號采購內(nèi)容類別規(guī)格及配置數(shù)量（）中標金額(萬元)預算控制金額（萬元）123合計實施單位意見：負責人：年月日資產(chǎn)管理部意見：負責人：年月日總經(jīng)理意見：簽字：年月日董事會意見：董事會是否通過（選擇劃√）：1.是(附會議紀要)2.否年月日附件6采購協(xié)議（合同）審批表申請日期：年月日名稱實施部門（單位）聯(lián)系人：聯(lián)系方式：預算金額（萬元）：組織形式集中采購（）部門采購（）批復文件資金來源采購內(nèi)容及預算控制（可另行附表）序號采購內(nèi)容類別規(guī)格及配置單價（元）數(shù)量金額小計（萬元）12選用采購方式：1．公開招標（）2．邀請招標（）3．競爭性談判（）4．單一來源采購（）5．詢價（）項目實施單位意見：負責人：年月日中選供應商：合同金額（萬元）：法規(guī)部門合同審核意見：負責人：年月日