公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽

公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽xxx公司公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽行政及人力資源部主要工作包括：招聘入職/離職績效考核薪資固定資產(chǎn)管理檔案的歸檔管理出差管理車輛管理公司證照印鑒的管理辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護辦公用品、日常用品及低值易耗品的采購、發(fā)放管理員工考勤工作證、入住宿舍的辦理制服管理會議安排各種費用的交納名片印制信件收發(fā)執(zhí)行行政日常事務(wù)處理執(zhí)行上級交辦事務(wù)等招聘1、人員新增申請用人部門主管填寫《人員申請表》，送行政人事部核對，由行政人事主管報公司總經(jīng)理批準，列入公司招聘計劃。2、發(fā)布招聘行政人事主管根據(jù)《人員申請表》擬定招聘方案，與相適合的媒介統(tǒng)一發(fā)布招聘信息，選聘合適的人才，安排面試。3、通知面試部門主管確認合適的應(yīng)聘者并告知行政人事部，行政人事部與應(yīng)聘者確定面試時間。公司一般員工由部門主管面試合格后，上報總經(jīng)理簽字，批準錄用；主管以上員工需首先經(jīng)過部門面試完后，再由總經(jīng)理面試，確認方可錄用。4、通知入職面試通過后，由行政人事部發(fā)放《入職通知書》。5、新員工入職手續(xù)的辦理試用人員到職前按行政人事部發(fā)放的《入職通知書》辦理好相關(guān)事宜（如：體檢報告、退工單、勞動手冊等），到職后到行政人事部報到，辦理入職手續(xù)。6、轉(zhuǎn)正手續(xù)辦理試用人員經(jīng)試用考核合格者，經(jīng)行政主管審核，呈報公司領(lǐng)導批準后辦理有關(guān)轉(zhuǎn)正員工的手續(xù)。員工入職、離職手續(xù)行政部門負責員工入（離）職手續(xù)辦理的具體工作。1、入職程序要點：辦公室按用人部門最終確定的錄用人員名單通知被錄用人員報名時應(yīng)攜帶的證件、資料等。員工按入職通知書規(guī)定的時間帶齊有關(guān)證件（身份證原件、學歷證明原件及復印件、職業(yè)資格證原件、彩色一寸照片兩張）到公司辦公室報到。未按入職時間報到的員工，行政部應(yīng)及時與入職人員聯(lián)系、確認，并及時將情況反饋到用人部門。辦公室檢查入職人員證件是否真實及齊備，證件齊備且真實者按正常程序辦理入職手續(xù)。新員工有以下情況者取消入職資格，不予辦理入職手續(xù)。證件不真實者；不能接受調(diào)整崗位者；不愿意簽訂勞動合同者。新員工入職須填寫員工調(diào)入單，由董事長簽字。辦理入職手續(xù)后，辦公室依據(jù)崗位屬性為新員工錄入指紋、發(fā)放工服、制作工牌、配備宿舍鑰匙等，并登記確認。辦公室?guī)聠T工到用人部門報到。由用人部門負責幫助新員工熟悉環(huán)境，介紹崗位職責和工作流程。員工試用期結(jié)束后，由本人進行工作總結(jié)，提交轉(zhuǎn)正申請表由用人部門和相關(guān)領(lǐng)導對其進行綜合考核。試用期過后簽署勞動合同及相關(guān)協(xié)議：入職員工在通過試用期考核后應(yīng)與公司簽署勞動合同，勞動合同一式兩份，公司和員工雙方簽字/蓋章后各持一份。重要崗位需要簽定《員工保守商業(yè)秘密協(xié)議書》。2、離職(指辭職或辭退)1、辭職是指由員工本人申請終止與公司的勞動合同。試用期內(nèi)員工應(yīng)提前三天，轉(zhuǎn)正后員工應(yīng)提前十五天填寫《員工離職審批表》交辦公室。員工提交《員工離職審批表》按人事權(quán)限規(guī)定進行審批，并在規(guī)定的時間內(nèi)（15天內(nèi)）完成審批作業(yè)。離職人員本人應(yīng)在完成工作交接后到人資部門辦理相關(guān)手續(xù)并簽訂《解除勞動合同協(xié)議書》。離職手續(xù)辦理完畢的離職人員，財務(wù)部應(yīng)停止其社保申報，并為其辦理保險轉(zhuǎn)移手續(xù)。辭退是公司根據(jù)有關(guān)勞動法律、法規(guī)、員工勞動合同和公司規(guī)章制度的有關(guān)規(guī)定，解除與員工的勞動關(guān)系。辭退員工按如下程序辦理：所在部門在核準事實的基礎(chǔ)上，由部門負責人與辦公室研究后提出建議由用人主管部門填寫《員工離職審批表》，按照審批權(quán)限報批。辭退建議得到批準后，由辦公室通知被辭退人員與部門主管安排工作交接，被辭退人員在接到通知當日開始辦理工作交接，于三天內(nèi)完成工作交接。持《離職會簽單》到辦公室辦理離職手續(xù)。固定資產(chǎn)管理制度為加強對企業(yè)固定資產(chǎn)的管理與核算，保證固定資產(chǎn)安全與合理使用，防止損壞丟失，充分發(fā)揮其使用效能，特制定本制度。固定資產(chǎn)是指使用期限較長，單位價值較高，并且在使用過程中保持原有實物形態(tài)的資產(chǎn)。固定資產(chǎn)根據(jù)其經(jīng)濟用途和使用情況分為生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)和非生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)。生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)，是指直接服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營過程的各種固定資產(chǎn)。如生產(chǎn)設(shè)備、房屋、建筑物、機電設(shè)備、電氣設(shè)備、各類計量設(shè)備、運輸車輛、器具、工具等。非生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)，是指不直接服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營過程中的各種固定資產(chǎn)。如辦公樓、職工食堂、車庫房等房屋建筑物；辦公用電子設(shè)備、辦公用高檔家具、車輛和其他固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的購置固定資產(chǎn)的請購由使用部門填寫請購單，送財務(wù)部查核無法調(diào)配時，報請總經(jīng)理批準后，實施采購。2、請購單上應(yīng)詳細填明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、性能、產(chǎn)地、質(zhì)量要求等資料以備采購及驗收的依據(jù)。3、各部門除年度經(jīng)營計劃編列擴充預算外，因特殊情況需要的添購，應(yīng)說明其添購的效益和原因。固定資產(chǎn)的處置固定資產(chǎn)屬于正常報廢，由資產(chǎn)使用部門填寫“固定資產(chǎn)處置單”，會同資產(chǎn)管理部門及技術(shù)人員進行實物鑒定，擬具處理意見送財務(wù)部，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，核準后予以處置。屬于保管、使用、維修不當，責任事故造成的固定資產(chǎn)提早報廢，根據(jù)情節(jié)由責任人賠償部分或全部損失。出售后的資產(chǎn)，固定資產(chǎn)管理人應(yīng)將該項固定資產(chǎn)帳卡、驗收單，送財務(wù)部存查。檔案管理檔案的文字書寫必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。檔案按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。出差管理規(guī)定出差準備出差人員填寫員工《出差申請單》，寫明出差時間、地點和事由。報總經(jīng)理批準，行政部備案。出差員工在出差前后均需到行政部辦理外出考勤登記和核實。出差費用預借支出差員工需預支出差費用的，憑核準的《出差申請單》到財務(wù)單位辦理費用預支,預支金額由財務(wù)部按出差地點及出差天數(shù)審批預支金額；出差完畢后憑相關(guān)票據(jù)進行核銷。核銷程序員工須在出差結(jié)束后5個工作日之內(nèi)完成差旅費的報銷工作，并向本部門負責人呈交一份《出差報告單》。從財務(wù)部領(lǐng)取《報銷單》后，依財務(wù)部規(guī)定的標準粘貼相應(yīng)的正式發(fā)票。填好《報銷單》的所有明細，出差人員簽字后，呈報財務(wù)部，由財務(wù)部審核并按財務(wù)報銷核決權(quán)限逐級核準。核準后可到財務(wù)領(lǐng)取報銷費用。車輛管理規(guī)定車輛使用須知車輛只能由擁有正式駕照的員工駕駛，行政部負責核實駕駛員證件的有效性，并登記備案。駕駛員須妥善保管車輛有關(guān)證件。駕駛員必須嚴格遵守交通規(guī)則。在用車期間，用車人要承擔責任，保持車況完好。借用與登記公司車輛由行政部統(tǒng)一管理。各部門公務(wù)用車須填寫《車輛使用申請單》，說明用車事由和預計用車時間，交副總經(jīng)理批準。行政部負責安排車輛，并填寫《車輛使用登記表》，做好記錄。3、事故與違反交通法規(guī)因駕駛員違反交通法規(guī)引起的罰款和扣分，由駕駛員承擔。因事故造成的經(jīng)濟損失由駕駛員承擔。有下列情況之一，公司將按照管理制度對駕駛員進行處罰：違反交通法規(guī)或引起交通事故的；超出借車申請范圍使用車輛；未經(jīng)許可將車借予他人使用。因駕駛員疏忽引起的事故，由駕駛員承擔60%的經(jīng)濟損失。4、維修和保險車輛實行定點維修，需維修的項目由駕駛員列出清單后，由行政部經(jīng)理批準。行政部應(yīng)按時辦理車輛保險。印鑒管理1、印章刻制申請部門根據(jù)實際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?。印章刻制申請?jīng)總裁批準后，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機關(guān)辦理刻制手續(xù)。2、印章使用與保管各部門印章由各部門指定專人負責保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。蓋空白公章只限總經(jīng)理使用。辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護為了保證公司電話、電腦、打印機、復印機和傳真機等辦公設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。本制度適用于對公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。電腦使用管理1．嚴禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項。2．不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，使用軟件前，必須殺毒，確保軟件無病毒后方可打開，防止公司電腦“感染”病毒。3．嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司機密的文件資料。4．所有電腦不得安裝游戲軟件。5．任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。打印機、復印機使用管理1、公司所有復印、打印文檔工作由行政部統(tǒng)一負責。2、任何人不得利用公司機器復印打印與工作無關(guān)的文件。3、打印、復印文件資料要填寫《復印、打印登記表》注明打印及復印的時間、標題、份數(shù)、用途和密級。4、凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。傳真機使用管理1、傳真機由專人負責保管，其他人員不得自行使用。2、接收傳真時盡量要求對方注明本公司具體收件人，方便行政部及時分發(fā)。3、不得使用傳真機傳送個人材料，機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方可傳真。4、建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。5、每天下班后，將傳真機設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。其他辦公設(shè)備使用管理1、公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準后方可使用。2、辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護，以免因老化而影響使用。辦公用品采購、發(fā)放管理辦公用品是指公司經(jīng)營管理工作所需的信封、信箋、筆記本、計算器、鋼筆、鉛字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮擦、墨水、尺子、文件夾、文件袋、修正液、膠水、訂書機、訂書釘、大頭針、回行針、復寫紙、印泥等商品。低值易耗品是指單價金額在500元及其以下的日常辦公用品、紙張和電腦耗材（包括個別價格在1000元左右電腦耗材產(chǎn)品）等商品。1、領(lǐng)用與登記領(lǐng)用人根據(jù)工作需要填寫辦公用品申請表（單）。憑申請表（單）直接到行政部領(lǐng)取。行政部做好領(lǐng)用記錄。2、計劃、采購與保管行政部每月底盤點辦公用品的庫存，根據(jù)庫存情況制定辦公用品采購計劃。辦公用品由采購不統(tǒng)一采購。辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。3、使用與退還員工須愛惜公司財務(wù)，合理使用辦公用品。員工離職時，應(yīng)認真清點辦公用品，到行政部辦理退還手續(xù)。4、評審分管行政工作的副總每年至少檢查一次辦公用品的使用情況，必要時組織相關(guān)部門進行評審。員工考勤1、上下班打卡公司員工一律實行上下班打卡登記制度。員工應(yīng)提前5分鐘到公司做好上班準備。加班按實際出勤打卡。所有人員須到公司打卡報到后，才能外出辦理各項業(yè)務(wù)。員工因公事外出未能打卡者，須在當天由部門經(jīng)理簽名核實，逾期無效。2、請假銷假上班時間員工因私事外出憑部門經(jīng)理核準完畢的《請假單》。因病或急事不能提前請假者，必須于當天親自或委托他人電告主管，并于上班后補辦請假手續(xù)。凡未請假或未被準假而缺勤者以曠工論。無故曠工達一個星期以上者，扣除當月工資，給予除名處理。3、加班因工作安排加班，加班后填寫《加班記錄單》，次日前交部門負責人確認，《加班記錄單》于每月底交行政部門審核，交財務(wù)部保存。加班時間以1小時為計算單位。平時加班:元/小時。工休日、節(jié)假日加班：元/小時。員工工作證、入住宿舍的管理工作證管理辦法行政人資部負責員工工作證的統(tǒng)一制作、發(fā)放、回收。凡公司員工應(yīng)于上班時間內(nèi)在工作場所統(tǒng)一佩帶員工工作證，一人一證，不得隨意調(diào)換、借用。員工離職時，工作證隨離職資料一并交還行政人資部。員工應(yīng)保證工作證上的各項信息真實有效，不得私自涂改、涂鴉、一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，責令其換領(lǐng)新的員工證，并支付證件的工本費（每證10元）。2、宿舍管理工作負責員工宿舍的分配和調(diào)整工作按照公司要求做好員工入住物品的配備工作負責辦理員工入住、退宿等相關(guān)手續(xù)負責員工宿舍樓內(nèi)的公共物品、水電供應(yīng)管理工作負責保管員工宿舍的備用鑰匙和員工的住宿檔案負責公司宿舍樓的安全保衛(wèi)工作制服管理規(guī)定新員工在上崗前由人力資源部發(fā)放工作服和工作證。員工上班期間必須穿工作服、佩戴工作證。員工在職期間因個人原因造成工作服、工作證丟失和破損，由個人承擔賠償費用。員工離職時需將工作服、工作證交回公司。會議安排了解會議主題、時間、地點、參加人員。下會議通知。提前到場檢查燈光、音響設(shè)備，取暖或制冷設(shè)備。安排專人負責會議記錄、照相、會議簽到、會場服務(wù)、文件發(fā)放等。費用繳納按時申請、交納公司各項費用。如員工房屋租金、水電費、社保、住房公積金等。將要交納的各項費用進行審核記錄。做到資金審批的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。具體流程如下：統(tǒng)計各項所要交納費用→申請審批資金→部門主管審批→領(lǐng)導審批簽字→支付各項費用→歸類登記管理名片管理印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導簽字后交由行政部負責印制。名片印制前需確認名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。自確認名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。信件收發(fā)公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負責。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記等。收發(fā)人員填寫收件登記簿、發(fā)件登記。收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領(lǐng)取。對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個人簽字領(lǐng)取。對投遞錯誤