理工大學(xué)學(xué)生志愿者服務(wù)中心檔案管理制度

理工大學(xué)學(xué)生志愿者服務(wù)中心檔案管理制度為了加強(qiáng)學(xué)生志愿者服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱“中心”）檔案管理工作,優(yōu)化中心檔案材料處理辦法,提高中心人員辦事效率和質(zhì)量?，F(xiàn)根據(jù)《理工大學(xué)學(xué)生志愿者服務(wù)中心章程》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合中心實(shí)際情況，特定此制度。總則第一條檔案管理工作是本中心基礎(chǔ)管理的重要工作之一，也是衡量本中心工作質(zhì)量和管理水平的重要指標(biāo)之一。本中心把檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃、議事日程，以及有關(guān)人員職責(zé)范圍，以此加強(qiáng)對(duì)中心檔案工作的問(wèn)職責(zé)任。第二條檔案管理工作統(tǒng)一由本中心行政管理部負(fù)責(zé)，包括各類檔案和資料的收集、分類、整理、歸檔、編目、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等。檔案資料檔案資料指在工作實(shí)施、活動(dòng)規(guī)劃、干部管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)本中心具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。第三條檔案資料主要按以下標(biāo)準(zhǔn)分類（詳見附表），進(jìn)行建檔管理行政管理類檔案：如工作計(jì)劃、工作績(jī)效、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、模板、財(cái)務(wù)管理、規(guī)章制度、文書資料、宣傳資料、PPT等；專題活動(dòng)檔案：如換任大會(huì)、招新工作等其他主題的活動(dòng)；中心信息檔案：如通訊錄、部門及分隊(duì)簡(jiǎn)介、年度活動(dòng)記錄表、年鑒等；服務(wù)時(shí)數(shù)檔案：如服務(wù)站點(diǎn)信息、服務(wù)時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)表等。檔案收集管理第四條財(cái)務(wù)檔案管理中心各部門、分隊(duì)須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上交經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的原始憑證，由常委批注，在行政管理部統(tǒng)一報(bào)銷后作備案記錄。第五條文件檔案管理花都區(qū)團(tuán)委、學(xué)校及校團(tuán)委下達(dá)的各類文件，由行政管理部統(tǒng)一歸納到檔案；第六條活動(dòng)檔案管理中心各部門、分隊(duì)須在每個(gè)學(xué)期的第一周內(nèi)上交其學(xué)期工作計(jì)劃；開展大型活動(dòng)，應(yīng)作詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃預(yù)算、活動(dòng)策劃書、活動(dòng)宣傳文稿、活動(dòng)圖片及音像等，并須提前一個(gè)月上交至常委審閱，并交至校團(tuán)委審批；新聞稿、活動(dòng)的記錄、活動(dòng)照片及活動(dòng)工作總結(jié)須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)以電子版形式歸入到文件歸檔里，文件歸檔須在每月月尾上交至行政管理部；學(xué)期工作總結(jié)須在學(xué)期結(jié)束前以電子版形式上交至行政管理部；以上各項(xiàng)均經(jīng)常委審閱后，并由行政管理部統(tǒng)一打印成紙質(zhì)文檔，再由行政管理部統(tǒng)一進(jìn)行電子版和紙質(zhì)版的文件歸檔。第七條會(huì)議檔案管理中心各部門、分隊(duì)須做好內(nèi)部會(huì)議的各項(xiàng)記錄，會(huì)議結(jié)束后以電子版形式歸入到文件歸檔里，打印成的紙質(zhì)文檔收錄至各自的檔案管理文件夾。第八條獎(jiǎng)懲記錄檔案管理中心內(nèi)部建立獎(jiǎng)懲記錄檔案資料庫(kù)，記錄學(xué)年的獎(jiǎng)懲情況。第九條委員、干事檔案管理在換任、換屆選舉結(jié)束后，行政管理部應(yīng)及時(shí)建立新一任、屆干事及干部的資料庫(kù)，并下達(dá)各部門、分隊(duì)。第十條活動(dòng)檔案管理開展大型活動(dòng)，應(yīng)作詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃預(yù)算、活動(dòng)宣傳文稿、活動(dòng)總結(jié)、拍攝活動(dòng)圖片及音像等，認(rèn)真記錄活動(dòng)開展情況，并及時(shí)交至行政管理部進(jìn)行存檔。第十一條電子版檔案管理以上各類檔案，行政管理部根據(jù)各部門、分隊(duì)的情況進(jìn)行分類管理。各部門、分隊(duì)須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)上交各類檔案。第十二條收集檔案時(shí)應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作的管理。第十三條對(duì)沒(méi)有完整的檔案資料和沒(méi)有準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目，應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門、分隊(duì)補(bǔ)充完整材料或者更正材料有誤之處，并根據(jù)正確的材料入檔。檔案整理管理第十四條各種工作活動(dòng)原件和管理資料交由行政管理部收集建檔，行政管理部應(yīng)登記各類文件的上交日期，并以分類、編號(hào)歸檔保管。第十五條凡應(yīng)整理歸檔的文件材料應(yīng)務(wù)求質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰，不能用易褪色筆、易變質(zhì)的材料收寫。第十六條在整理檔案時(shí)，應(yīng)歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保存。不得分散存放在各部門、分隊(duì)或個(gè)人處，更不允許將職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料、資料據(jù)為已有而拒絕向行政管理部移交。沒(méi)有完整的檔案資料必須補(bǔ)充完整再進(jìn)行整理。第十七條整理檔案時(shí)應(yīng)區(qū)分年度資料類別存放排列。檔案利用和開放管理第十八條學(xué)生志愿者服務(wù)中心檔案首先要保證本中心決策與管理工作查考的需要，服務(wù)對(duì)象主要是本中心委員、干事。第十九條本中心工作人員因工作需要可查閱、借閱部門、分隊(duì)歸檔的檔案，如查閱非部門歸檔的帶有密級(jí)的或者限制使用的檔案時(shí)必須經(jīng)過(guò)部長(zhǎng)級(jí)以上的證明，經(jīng)常委同意方可查閱。各部門、分隊(duì)或個(gè)人如需查閱可供借閱的存檔資料，也必須事先經(jīng)常委同意通過(guò)，查閱時(shí)必須保證資料的完整性，歸還時(shí)必須放還原位。第二十條重要的內(nèi)部檔案一般不對(duì)外借閱，外單位如須外借，須經(jīng)本中心的常委同意，查閱和歸還時(shí)必須在行政管理部進(jìn)行登記，且只能在檔案存放處查閱，如特殊情況須帶走閱讀或復(fù)制的，必須出示證明，經(jīng)常委同意方可，且要規(guī)定借閱時(shí)限，按時(shí)歸還。第二十一條凡持有合法證明的單位或個(gè)人，在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后，經(jīng)常委同意，可查閱利用屬于開放范圍的檔案。第二十二條檔案如屬下列情況之一者不開放涉及本中心機(jī)密的；涉及個(gè)人隱私的；檔案形成部門、分隊(duì)規(guī)定限制使用的；涉及學(xué)?；蚨?jí)學(xué)院內(nèi)部機(jī)密的。第二十三條對(duì)重要的、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件使用。第二十四條凡摘抄、復(fù)制的檔案須經(jīng)常委核準(zhǔn)方能生效。復(fù)制檔案由行政管理部負(fù)責(zé)。第二十五條未經(jīng)中心的常委授權(quán)批準(zhǔn)，任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)查閱檔案。借閱者必須承擔(dān)保密義務(wù)。第二十六條查閱檔案必須嚴(yán)格遵守閱檔制度，維護(hù)檔案的完整和安全。借出的檔案不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所或家中，不得污損、涂改、拆卸和轉(zhuǎn)借。第二十七條歸還檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)面檢查注銷。如有損壞、丟失檔案或泄密者，應(yīng)及時(shí)報(bào)告常委，以便采取補(bǔ)救措施。檔案保管管理第二十八條各類檔案按其價(jià)值將確定保管期限制度檔案、財(cái)務(wù)檔案永久保管；文件檔案、會(huì)議檔案、活動(dòng)檔案、獎(jiǎng)懲記錄檔案、經(jīng)費(fèi)檔案、學(xué)生志愿者服務(wù)中心成員檔案長(zhǎng)期保管；長(zhǎng)期檔案入檔后無(wú)特殊情況不允許刪改。第二十九條檔案室應(yīng)定期檢查保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題