建筑工程公司電子文件和電子檔案管理規(guī)定

建筑工程公司電子文件和電子檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為使企業(yè)電子文件和電子檔案信息資源達(dá)到有效利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)資源共享，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，結(jié)合本單位具體情況，特制定本規(guī)定。第二章術(shù)語第二條電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理、按一定格式存儲(chǔ)磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。第三條電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持產(chǎn)品軟件、硬件說明和相關(guān)數(shù)據(jù)。第三章一般規(guī)定第四條電子檔案的管理由檔案室負(fù)責(zé)，電子文件形成部門提供協(xié)助和支持。第五條檔案室應(yīng)明確企業(yè)電子文件和電子檔案的管理規(guī)定，以保證電子檔案的質(zhì)量和可利用性。第四章電子文件的管理第六條電子文件形成部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的形成、收集積累、鑒定、寫入光盤、歸檔。第七條電子文件的收集范圍為在企業(yè)管理、工程項(xiàng)目、科研、會(huì)計(jì)核算等活動(dòng)中采用計(jì)算機(jī)技術(shù)的電子文件，除按《企業(yè)資料歸檔范圍》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還包括相關(guān)的支持軟件。第八條記錄了重要文件，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的，形成部門利用計(jì)算機(jī)全文處理時(shí)，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留。第九條在”無紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有長期或永久保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件保留。其收集積累要求是：1、文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)。2、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。3、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪畫等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)注明軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。4、用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)軟件。5、用音頻設(shè)備獲得的文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。6、由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)完整。7、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換通用型電子文件；如不能轉(zhuǎn)換，則收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。8、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。第十條電子文件的整理，應(yīng)按年度、機(jī)構(gòu)、問題等因素相對(duì)集中整理；以盤為單位填寫”電子文件目錄登記表，附表1”；每份電子文件均填寫”電子文件登記表，附表2”；電子文件登記應(yīng)與電子文件同時(shí)歸檔；第十一條電子文件歸檔鑒定工作，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測，其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境有效性、信息記錄格式、有無病毒感染等。第十二條電子文件的歸檔要求。將管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上移交檔案室；集中拷貝到耐久性的載體上，一式2套，一套封存，一套供查閱使用。第十三條原電子文件載體在完成電子文件歸檔后，在其形成部門保留時(shí)間至少1年以后再刪除。第五章電子檔案的管理第十四條電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交檔案室保管，作為電子檔案由檔案室設(shè)專人進(jìn)行集中管理。第十五條檔案室應(yīng)配備滿足電子文件進(jìn)行讀取處理的設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均接受檢驗(yàn)，檢驗(yàn)項(xiàng)目為：1、有無劃痕；2、有無病毒；3、核實(shí)電子檔案的完整性、有效性；4、核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；5、將檢查結(jié)果填寫電子檔案接收登記表，附表3，不合格的退回形成單位，重新制作。第十六條移交手續(xù)執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)定。第十七條電子檔案的整理方法：1、代號(hào)用”K”表示；2、按載體分別區(qū)分排序，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示；3、將電子文件目錄登記表和電子文件登記表裝訂成冊(cè)。第十八條電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：1、選用適用載體的檔案裝具；2、不得擦、劃、觸摸記錄涂層；3、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場。第十九條一年后，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案室與電子檔案讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記，設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。第二十條對(duì)磁帶、磁盤載體上的電子檔案滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，每4年轉(zhuǎn)存一次。第二十一條對(duì)光盤載體上的電子檔案滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。第二十二條定期檢驗(yàn)結(jié)果要有記錄。第二十三條電子檔案封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制電子檔案；利用者只能使用拷貝件；利用時(shí)要遵守保密規(guī)定，對(duì)具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須符合國家、企業(yè)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施；利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。第二十四條電子檔案的鑒定銷毀，參照企業(yè)檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十五條檔案室應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的接收、保管、利用和鑒定情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第六章附則第二十六條局直屬各單位及各子公司參照以上條例執(zhí)行。第二十七條本辦法由局科技部制定并負(fù)責(zé)解釋。第二十八條本辦法自頒布之日起施行。表1電子文件目錄登記表（案卷級(jí)）編號(hào)題名形成時(shí)間文件類別代碼保管期限備注表2電子文件登記表（文件級(jí)）文件題名文件字號(hào)文件特征形成部門設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境主機(jī)完成日期載體編號(hào)聯(lián)系人軟件環(huán)境操作系統(tǒng)文件記錄特征文件載體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)總字節(jié)數(shù)應(yīng)用軟件文字處理平臺(tái)記錄字符及圖形文件格式制表審核填表人：年月日審