酒店會議服務(wù)工作流程

1.2.3.1.2.3.酒店會議服務(wù)工作流程房務(wù)中心值班接待員接到會議室使用通知后，應(yīng)首先明確客人需要提供的服務(wù)項目，如會議室的使用時間，使用次數(shù)、人數(shù)、單位、何人參加，有無會標、席位牌，是否擺放鮮花水果，話筒的個數(shù)，是否擺放投影儀、投影幕、板書用具（白板、板擦、白板筆）以及會議聯(lián)系人落實看會場的時間等。在確認后要及時通知領(lǐng)班、主管，如有VIP接待，還應(yīng)及時通知部門經(jīng)理。主管按會議聯(lián)系人預(yù)約看會場時間，提前半天安排服務(wù)員按照要求布置好會場，開窗透氣，擺放會議所需物品（茶葉、水杯、托盤、水瓶、信紙或白紙、圓珠筆、一次性鉛筆），檢查會議室燈具、桌椅、空調(diào)、音響等設(shè)施設(shè)備的完好。地面、四周墻裙、門窗做到無損壞、無灰塵。如有損壞及時報修，并督促工程維修人員，檢查維修結(jié)果，保證設(shè)施完好率達到百分百。.按要求粘好會標，保證協(xié)調(diào)美觀。.投影設(shè)備、板書器材等應(yīng)首先征得會議負責人的同意進行適當擺放，所需用具應(yīng)完備、易取用。提供良好穩(wěn)定的電源。幫助調(diào)試投影設(shè)備和客人攜帶的媒體工具，如屢次調(diào)試未能滿足，應(yīng)及時與工程技術(shù)人員或計算機管理員聯(lián)系（電話：8171、8155）。.檢查并準備好音響及話筒等設(shè)備，并調(diào)試音響、話筒到適當音量，話筒高度一致。.鮮花擺放圓形會議桌中間的花池內(nèi)，擺放成一條直線，高度不能擋住入坐后兩邊客人的嘴巴、眼睛，不能有枯枝敗葉，花池內(nèi)衛(wèi)生要保持清潔干凈。.水果要在與會者入座前擺在圓桌上，水果放在2個座位中間，事先放置好抽紙、削皮刀、牙簽等，備好骨碟、垃圾桶等。.席位牌由商務(wù)中心接待員核對好后，提前放在會議室，由會議組織者安排擺放成一條直線。.在圓桌上擺放煙灰缸，每隔2個位置中間擺放1個煙缸成一條直線，并輕點少許水，防止煙灰亂飛。.領(lǐng)班進會議室全面檢查，主管進會議室抽查。.按照會議聯(lián)系時間，領(lǐng)班和會議聯(lián)系人對會議室布置情況進行檢查，領(lǐng)班對會議負責人提出的要求認真聆聽，并及時進行調(diào)整和重新布置，直至?xí)h負責人滿意為止。二、會前準備.會前準備務(wù)必在接到開會通知的時間半小時前進行。會議服務(wù)員應(yīng)將手機調(diào)至振動或關(guān)機。.根據(jù)會議人數(shù)，在消毒間準備好相應(yīng)數(shù)量的茶杯，并放置適量茶葉，準備好干凈保溫的開水瓶，打好開水。.準備香巾。.打開空調(diào)，確保會議室溫度適宜。.PA人員在公共衛(wèi)生間配卷紙、點檀香，對臺面、地面衛(wèi)生再次打掃，并清理會議室外的立式垃圾桶。.開音響、燈光，再次進行音響的調(diào)試。.會議室外放置一個條桌，配紙巾盒和2個干凈煙缸。.會議開始前30分鐘，主管應(yīng)再次檢查會標、歡迎牌、綠化布置、空調(diào)、音控等情況以及公共衛(wèi)生間、公區(qū)衛(wèi)生是否OK。如有欠漏，需立即通知服務(wù)中心或有關(guān)部門人員，保證會議按時進行。.會議即將開始時，會場播放與會議主題相符的輕音樂，任何妨礙客人的工作如吸塵等應(yīng)立即停止，服務(wù)員站在會議室門外，面向客人到來的方向，保持微笑。若是重點會議，需有主管或經(jīng)理在場迎候。對年老體弱者進行攙扶。.客人到來距離會議室約2.5m時，服務(wù)員向外走出半步，上半身略微前傾，問候客人：“您好，先生/小姐。”客人距離會議室約屆時，服務(wù)員伸手示意大門的方向：“這邊請?！比蟹?wù)1、客人陸續(xù)入座時，服務(wù)員先從上圈最中間的賓客倒水，再按賓客的右手為大原則（即順時針方向）依次倒茶水。將茶杯放進托盤，走近就座的客人，身體略微前傾，用右手拇指和食指捏住杯蓋，掀起后輕輕翻開，拿起水瓶，對準杯口注入茶水（八分滿），注意茶壺和杯沿不能接觸（距離2cm），將茶壺放回托盤，蓋上杯蓋，退半步轉(zhuǎn)身離開服務(wù)下一位客人。2、如果是使用礦泉水要相應(yīng)配備玻璃杯，用右手拇指、食指、中指捏住倒置水杯靠近杯底的部分，從內(nèi)側(cè)翻轉(zhuǎn)，輕放在杯墊上，注意杯底外沿與杯墊外沿距離均勻。右手握住礦泉水瓶外側(cè)，左手逆時針方向旋開瓶蓋，右手握住礦泉水瓶下半部位，食指伸出按在上半部位，商標對著客人向杯內(nèi)注入礦泉水（八分滿），左手將瓶蓋重新蓋上。將礦泉水瓶放回原處，商標朝向客人，瓶底與杯墊外沿距離保持均勻。右手伸向水杯示意客人：“請用?！保嬃戏?wù)步驟相同）1、如有投影儀，服務(wù)人員不要橫穿投影儀，以免影響投影效果。會議服務(wù)接待員必須手機調(diào)成振動或關(guān)機，堅守崗位，面向會議室，站姿規(guī)范。會議開始時，服務(wù)員將大門關(guān)上。注意觀察隨時可能產(chǎn)生的需求，控制會議室的門，維持秩序，保持會議室周圍的安靜，保證會議室的安全。會議進行時，服務(wù)員站在會議室門外留意會議進程，觀察。多位客人在原座位上發(fā)言，應(yīng)及時遞送話筒。會議服務(wù)員注意觀察會場情況，適時續(xù)水，在會議開始后15分鐘左右進行，以后每隔20分鐘續(xù)一次，（可視情況提前或延遲），茶水溫度始終應(yīng)保持在85℃以上。主席臺上每換一位講話者要換一次杯子。4、上完茶水后，會議服務(wù)員根據(jù)接待等級，為開會的賓客遞送香巾，讓賓客感覺精神，遞送香巾先由上圈最中間的賓客開始，再按賓客的右手為大原則（即順時針方向）依次上香巾，香巾要用托盤整齊擺放；收香巾時，先收用完的，可不按順序收，污染有汁不可再用。5、密切注意會議室的音響問題。6、如果擺放的有水果、瓜子之類的物品，會議服務(wù)員在會議服務(wù)過程中，左手托住托盤，右手拿著鑷子，收拾瓜皮紙屑。7、如有吸煙者要及時更換煙缸，將煙缸放在托盤上，右手拿緊干凈的煙缸，蓋在臟的煙缸上一起放入托盤，把干凈的煙缸放回桌面，凹口不要對著客人。10、簽字儀式：幫客人傳遞文件的工作一般由禮儀小姐負責（否則由服務(wù)員完成），服務(wù)員應(yīng)事先與其溝通好，并協(xié)助把準備好的香檳送到客人手中。11、會議中場休息，及時補充和更換各種用品，注意不要翻動桌面資料。I、會后服務(wù)1、會議結(jié)束前，征詢客人意見，請主辦單位聯(lián)系人簽名確認會議單，及時送到前臺。2、會議結(jié)束時，服務(wù)員快步走向會議室門口，打開大門，站在門內(nèi)一側(cè)，保持微笑，身體略微前傾，歡送客人：“請慢走，歡迎下次再來?！蹦克涂腿巳侩x場后，檢查有否遺留物品及會場設(shè)備、物品的完好情況。3、向會議工作人員詢問下次會議的時間要求，并征求對服務(wù)方面的要求。4、及時打電話通知總臺、房務(wù)中心會議已結(jié)束的情況。5、進行安全檢查，關(guān)閉電器電源，檢查會場是否有賓客丟失的文件及物品，如有，應(yīng)及時聯(lián)系或交