Excel服務器教程文檔

編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟頁碼：第頁目錄TOC\o"1-3"\h\z目錄 1Excel服務器教程 3第一章引言 3一.什么是Excel服務器 3二.Excel服務器的主要特色 3三.Excel服務器版本功能區(qū)別以及適用對象 5四.使用Excel服務器需要的環(huán)境 5第二章安裝Excel服務器 7一．Excel服務器企業(yè)版的安裝 7二．Excel服務器客戶端的安裝方法 16三．卸載 21四．升級安裝 22第三章Excel服務器的設置與登錄 23一．MSOffice相關配置 23二．IE的配置 23三．啟動“Excel服務器服務” 25四、登錄Excel服務器管理控制臺 25五、Excel服務器客戶端連接與斷開 26第四章Excel服務器的初始設置 28一．設置全局公共信息 28二．建立部門 29三．定義角色 30四．添加用戶 32第五章Excel服務器的簡單應用 34一、建立一個Excel服務器模板 34二、定義數據項 37第六章數據規(guī)范 46一．報表的填報 46二．問題 47三．數據規(guī)范 47四．為模板定義數據規(guī)范 49五．應用數據規(guī)范 51第七章函數 53一．用“客戶名稱”帶出“責任銷售員”。 53二．用“產品名稱”帶出“計量單位”。 56三．應用ESF_mnyToCap將小寫金額轉變?yōu)榇髮懡痤~ 58第八章表間公式 60一．定義 60二．實現表間公式 60第九章工作流 68一．定義 68二．實例 68第十章統(tǒng)計與查詢 76一．銷售日匯總 76二、查詢的實現 88第十一章外部數據源 97一．引入MSACCESS數據源 97二．MSSQLServer2000作為外部數據源 101三．SybaseASE作為外部數據源 102

Excel服務器教程第一章引言一.什么是Excel服務器Excel服務器是將電子表格軟件MSExcel和大型數據庫管理系統(tǒng)MSSQLServer2000集成為一個網絡數據業(yè)務協(xié)同工作平臺，以Excel或ESweb為客戶界面，將Excel文件和數據保存到MSSQLServer2000中，自動生成Excel表單/報表，用工作流傳遞Excel表單/報表，在這個平臺上，用戶可以充分發(fā)揮Excel的應用功能和使用水平，通過圖、表、表間公式，實現管理意圖，輕松、快速構建能夠適應變化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系統(tǒng)！因為可以集成其它軟件產品的數據庫及具有工作流功能，所以又是一個非常實用的企業(yè)應用集成工具EAI。二.Excel服務器的主要特色1.表間公式表間公式能夠任意引用權限范圍內的企（事）業(yè)單位內的Excel服務器模板報表的數據。一個Excel服務器模版可以定義多個表間公式。表間公式可以大大提高您的工作效率，減少人為錯誤，降低您的勞動強度。2.權限控制在填報、修改由Excel服務器模板生成的報表時權限可控制到Excel的單元格級。3.工作流工作流可以使Excel文件按照用戶設計的管理流程和權限角色進行流動，在Excel文件傳遞過程中可以隨時使用表間公式，工作流充分和數據處理相結合，以獲得所需要的數據。4.ESWeb系統(tǒng)可以使用戶通過互聯(lián)網進行填報、修改、應用表間公式、圖表、工作流、交叉表、查詢數據和引用外部數據源。通過設計Excel服務器模版，就可自動實現Web化的管理信息系統(tǒng)。5.適用性強Excel服務器中，公用數據和信息（例如，組織機構、人員、角色、系統(tǒng)日志、備份與恢復等）統(tǒng)一管理;數據類型、數據規(guī)范、用戶詞典、自動編號規(guī)則可以根據權限進行分散管理，業(yè)務表單、臺帳和報表由用戶根據權限設計、管理。大大增強了系統(tǒng)的適應性和可用性。6.集成外部數據源用戶可以非常方便地將已有的ERP/SCM/CRM/OA等管理信息系統(tǒng)的數據集成進入Excel服務器，實現數據集成。7.回寫公式可以使系統(tǒng)按條件自動改變已有單據上的信息，完全實現“前單驅動后單，后單核銷前單”的功能。8.成本低Excel服務器2005嵌入在MSExcel中，會用Excel,就很容易掌握Excel服務器，培訓成本和維護成本大大降低。9.安全性高采用MSSQLServer2000作為系統(tǒng)數據庫，企業(yè)的Excel文件和業(yè)務數據具有安全保障。10.應用范圍產適用于局域網和廣域網。11.支持群集（Cluster）系統(tǒng)，雙機熱備，充分保證安全性。12.支持交叉表。13.支持巨大Excel文件和數據的存取。三.Excel服務器版本功能區(qū)別以及適用對象一．版本功能Excel服務器分標準版和企業(yè)版，企業(yè)版比標準版多了ESweb功能，也就是遠程填報網站，架設在互聯(lián)網上，自動將Excel服務器模版轉換為Web頁面，用戶可以通過互聯(lián)網直接填寫和查詢數據。另外企業(yè)版還支持分支機構。其它功能兩個版本基本一樣。Excel服務器標準版適合在局域網使用，Excel服務器企業(yè)版既能在局域網使用，也能在互聯(lián)網上使用。二．適用對象1.希望能夠隨時能夠改變企業(yè)的管理信息系統(tǒng)的企業(yè)。2.買不到現成管理信息系統(tǒng)產品的企業(yè)和個人。3.不愿花太多錢建立管理信息系統(tǒng)的企業(yè)和個人。4.想把企業(yè)各種信息系統(tǒng)相互聯(lián)系起來的企業(yè)和個人。5.缺乏IT人員的企業(yè)。6.會用Excel的人員。四.使用Excel服務器需要的環(huán)境一．硬件環(huán)境1．服務器服務器是用戶存儲Excel文件和數據，以及系統(tǒng)信息。普通的PC機就可以。如果條件允許，可以采用專用的PC服務器。服務器即可以放在企業(yè)內，如果用企業(yè)版，也可以進行主機托管。推薦的服務器配置：CPU:P42.8GHz以上內存：512MB以上硬盤：80GB以上。2．客戶機客戶機也就是通常人們使用的計算機。建議：CPU:P31GHZ內存256MB,硬盤40GB.硬件的配置可以隨自己的情況變動，配置高一點，則運行速度快一點，配置低一點，則運行速度慢一點。二．軟件環(huán)境1.Excel服務器2005企業(yè)版操作系統(tǒng)：Windows2000/XP/WindowsServer2003，需要配置IIS。數據庫：MSSQLServer2000或者不安裝，由Excel服務器初次安裝版本自動安裝MSDE2000。辦公軟件：MSExcel2000/2002/2003瀏覽器：IE5.5以上。2.Excel服務器2005標準版操作系統(tǒng)：Win98/Me/2000/XP/2003.數據庫：MSSQLServer2000或者不安裝，由Excel服務器初次安裝版本自動安裝MSDE2000。辦公軟件:MSExcel2000/2002/2003

第二章安裝Excel服務器一．Excel服務器企業(yè)版的安裝在Excel服務器企業(yè)版安裝之前，要確定以下組件或軟件已經安裝：1.IIS（Internet信息服務）2.MSOffice2000/XP/2003如果沒有安裝，請按安裝完成以后再安裝Excel服務器。軟件安裝過程：1、點擊軟件安裝目錄下的setup.exe2、點擊“下一步”：3、點擊“是”；4、點擊“下一步”；5、點擊“下一步”；6、點擊“下一步”；7、選擇接受協(xié)議，點擊“下一步”；8、點擊“下一步”；不要關閉“MicrosoftSQLServer”和“MicrosoftSQLServerServiceManager”,后面要用！9、點擊“完成”；10、輸入Sa口令，點擊“確定”；

11、點擊“確定”；11、點擊“下一步”；12、選擇“任何人”，點擊“下一步”；13、點擊“下一步”；14、點擊“關閉”；15、點擊“下一步”；16、點擊“下一步”；17、點擊“下一步”；18、點擊“關閉”；19、點擊“完成”，至此Excel服務器已經安裝完成。二．Excel服務器客戶端的安裝方法在安裝Excel服務器客戶端之前要確認MSOfficeExcel2000/XP/2003已經正確安裝：1、點擊Excel服務器客戶端目錄下的setup.exe開始安裝，點擊“下一步”；2、選擇“是”；3、點擊“下一步”；4、點擊“下一步”；5、點擊“下一步”；6、選擇“是，我接受上面許可協(xié)議中的所有條款”，點擊“下一步”；7、點擊“完成”；8、選擇“稍候重新啟動系統(tǒng)”，點擊“完成”9、點擊“完成”，Excel服務器客戶端安裝完成。三．卸載1、Excel服務器企業(yè)版卸載打開控制面板->添加/刪除程序，按順序分別刪除“勤哲Excel網站”、“勤哲Excel服務器服務”、“”2、Excel服務器客戶端卸載打開控制面板->添加/刪除程序，刪除“勤哲Excel服務器客戶端”即可。四．升級安裝1、進入ES管理控制臺，備份系統(tǒng)。2、卸載舊版本Excel服務器，保留數據庫。3、安裝新版本Excel服務器的升級版本，選擇升級數據庫。

第三章Excel服務器的設置與登錄一．MSOffice相關配置如果使用的MSOfficeXP/2003,需要按以下步驟檢查有關配置：1.打開Excel2.點擊主菜單“工具”3.選擇子菜單“宏”4.選擇子菜單“安全性”5.點擊“可靠來源”6.保證選擇“信任所有安裝的加載項和模版(A)”和“信任對于“VisualBasic項目”的訪問(V)”7．點擊“確定”退出。二．IE的配置1、打開IE,點擊“工具”,選擇“Internet選項”：2、選擇“安全”：3、點擊“自定義級別”：4、將與“ActiveX控件”有關的選項都選擇為“啟用”。5、然后點擊“確定”。三．啟動“Excel服務器服務”啟動Excel服務器服務的前提條件是MSSQLServer服務已經啟動，否則是不能啟動Excel服務器服務Esservice的。1、標準版點擊“開始”-“程序”-“Excel服務器”-“服務管理器”：點擊“啟動”。可以默認“開機自動運行”。2.企業(yè)版點擊“控制面板”-“管理工具”-“服務”，找到“ESService”,鼠標右鍵菜單“啟動”或“重新啟動”：四、登錄Excel服務器管理控制臺1、點擊“開始”菜單，選擇“程序”－>“Excel服務器”－>“管理控制臺”，打開“Excel服務管理控制臺”。2、鼠標右鍵單擊“ES服務器”，從彈出的菜單中選擇“連接”。3、服務器名：選擇或輸入要登錄的Excel服務器的名稱用戶名：Excel服務器在建立之后自動建立一個名為Admin密碼為空的管理員帳戶，如果選擇“登錄到示例數據庫”就會登錄到安裝Excel服務器時自帶的一個演示數據庫。第一次登錄到Excel服務器時，選擇正確的服務器和Admin用戶，不用輸入口令，直接點擊“確定”就可以登錄進去。五、Excel服務器客戶端連接與斷開在Excel服務器端安裝完成或者Excel服務器客戶端安裝完成后，Excel服務器客戶端已經和微軟的Excel集成在一起，這時在保證網絡暢通的情況下，直接打開Excel就可以從Excel服務器客戶端登錄到Excel服務器。1、點擊“開始”菜單－>“程序”－>“MicrosoftExcel”，單擊打開Excel，這時就會出現Excel服務器的連接窗口：登錄方法同Excel服務器管理控制臺一樣，唯一不同就是如果選擇了“啟動Excel時自動顯示些窗口”，會在每次打開Excel軟件時都出現Excel服務器的登錄窗口。要想取消，把此選項前面的勾去掉就可以了。2、如果打開Excel連接到Excel服務器，會看到隨Excel一起啟動的“我的工作臺”，在Excel的工具欄看到Excel服務器的菜單選項：3、在Excel服務器客戶端已連接服務器的情況下，點擊“Excel服務器”菜單，選擇“斷開連接”就可以斷開與Excel服務器的連接。

第四章Excel服務器的初始設置初始設置就是把一個企事業(yè)單位的運行模式在EXCEL服務器中做一個形式化的描述，如一個組織機構有幾個的部門，部門中又有哪些不同的崗位與職務，就是角色；每一個角色所對應的用戶又各不相同，所有的這些完成以后，就組成了一個單位運行的基本構架。一．設置全局公共信息1.用管理員Admin登錄到Excel服務器控制管理臺。鼠標左鍵選中“組織機構”，右鍵單擊，選擇菜單中的“全局公共信息”：2.在全局信息中輸入企業(yè)的基本信息，全局公共信息就是使用EXCEL服務軟件的企事業(yè)單位的基本信息，添加后可以在原“組織機構”位置顯示“企業(yè)名稱”內的信息。3．補充信息是使用單位的銀行帳號、稅號以及每月結帳信息，其中“每月結帳日”會在以后的“表間公式”中起到作用。每月結賬日影響結賬方式。以“結算”開頭的函數，都是以上“每月結賬日”為分割的結算月進行計算的。5.點擊“確定”。二．建立部門1.鼠標右鍵點擊“北京風華食品公司”，選擇菜單“新建”-“部門”：2.輸入部門的基本信息；3.點擊“確定”，就會建立一個新的部門。4.用上面的方法建立其它部門，如果需要在部門下面建立子部門，方法類似。三．定義角色角色：角色就是組織機構中所有的有不同職責的工作崗位和職務?！敖巧Q”可以填寫職務名稱，“說明”是對角色名稱的工作職責的簡單介紹，可以從“所有用戶”列表中選擇相對應的本角色的用戶。就是企業(yè)中的崗位。角色與權限相關。1.鼠標右鍵點擊“角色”，選擇“新建”-“角色”：2.輸入“銷售部經理”，點擊“確定”：3.類似地設置“銷售員”、“會計”、“銷售內勤”、“總經理”和“計算機管理員”：4.系統(tǒng)內置角色：（1）Administrators-擁有全部權限。（2）ReportDesigners-比普通用戶增加的權利：定義數據類型、數據填寫規(guī)范；定義自動編號；創(chuàng)建和修改報表模版。不能建立組織、角色、定義人員、查看日子等。（3）ReportOwners-比普通用戶增加的權利：可以選擇將填報的報表保存到本地，不能設計模板和系統(tǒng)管理。四．添加用戶用戶是指有權限登錄使用軟件的人，添入和選擇與實際相符的基本信息，其中在用戶建立以后，就可以用“登錄帳戶”和“口令”來登錄軟件系統(tǒng)。1.鼠標左鍵點擊“用戶”，選擇鼠標右鍵菜單“新建”-“用戶”2.輸入用戶的信息：3．“角色權限”是在系統(tǒng)已有的角色和自定義當中選擇一個或多個當前用戶所適用的職務權限，“上級用戶”是指本用戶在當前的組織機構中的上一級領導，可以在部門和角色中指定，也可以直接指定已定義的用戶。4.點擊“確定”建立用戶。類似地將其他人員錄入。

第五章Excel服務器的簡單應用一、建立一個Excel服務器模板我們現在新建的模板不是指Excel中的模板文件*.XLT。而是Excel服務器2005中的“Excel服務器模板”,Excel服務器中的“Excel模板”指的是Excel文件、數據項表定義（單一數據項、重復數據項）、表間公式的組合。1.打開Excel并登錄到Excel服務器，點擊主菜單“模板”，選擇“新建模板”；2．在出現“新建模板”的對話框中選擇“建立新表單模板”，點擊“確定”；4.在報表屬性窗口中，填報“基本信息”：報表編號可以是任意的，根據企業(yè)的情況編寫，但是不能重復。報表名稱：報表的名稱檢索關鍵字：在“ES管理臺”中的“用戶字典”中定義。如果，選擇了關鍵字，在“我的工作臺”中會出現在以第一個關鍵字為文件夾中。關鍵字的第二個用途是查閱報表。類別：分別對應“填報”中的類別。統(tǒng)計周期，表明該報表生成的周期。5.確定“初始填報權限”：初始填報權限可以確定誰來填報該報表。該權限通過兩個部分限定：部門和角色。因為人員定義中包括部門信息和角色信息，符合這些條件的人員就具有填報權限。誰具有該報表的填報權限，可以通過“ES管理臺”中的“報表”中的“填報者”屬性來查詢。6.確定“最終查閱權限”：最終查閱權限可以確定由誰可以進行查詢。該權限通過兩個部分限定：部門和角色。因為人員定義中包括部門信息和角色信息，符合這些條件的人員就具有查閱權限。誰具有該報表的填報權限，可以通過“ES管理臺”中的“報表”中的“查閱者”屬性來查詢。7.點擊“版本”，設置模板的有關屬性：“啟用”-是指具有填報權限的人員登錄后，在“我的工作臺”和“填報”中就可以用該模板進行填報。版本號是當前模板文件的版本，一個模板文件可以有多個版本,所有的版本都會在下面的列表中列出，但處于使用狀態(tài)的只能有一個版本.有效區(qū)域的內容是指在使用模板文件進行填報的過程中，通過已經定義好的公式、標題文字、表間公式填充結果得到數據是否可以修改。8．高級設置：保存.xls文件：保留報表文件上的所有信息，包括非數據信息，例如，圖等。保存數據：在保存由模板生成的報表時，只保留可填寫數據項內的內容，不保存其它信息。Web上可填報:選擇了該項，該報表/表單可以在ESweb上填報.注意：保存.xls文件和保存數據不要同時使用.9.點擊“確定”，Excel中出現一個空白工作簿，這時的操作和用Excel是一樣的，在上面畫出“發(fā)貨通知單”，并且定義公式：金額=單價*數量合計金額=所有金額之和10.點擊Excel的“保存”按鈕，保存該模板。這時一個模板就建好了，如果在第8步沒有選擇“保存.xls文件”選項時，不能用來填報的，因為模板的數據項還沒有建立，不能數據庫中保存。二、定義數據項1、數據項的概念如果需要將Excel文件上的數據能夠供別的報表利用，或者用需要利用其它報表的數據。就需要定義數據項。數據項分為兩種：單一數據項和重復數據項。(1)單一數據項即表頭、表尾，例如，填報日期，填報人，單位，審核人等，特點是只填一次。我們將這樣的數據稱為單一數據項。每個表上只允許定義一個單一數據項表。通常稱為主表。(2)重復數據項即表體，明細，例如，客戶清單、交易明細等。每個表上可以多個重復數據項表。2、定義單一數據項1、打開上一步建立的Excel服務器模板，按住Ctrl,用鼠標左鍵點擊要定義的單一數據項，由于單一數據項只能定義一次,所以要一次性的選擇所有的單一數據項,點擊鼠標右鍵，選擇菜單“定義單一數據項”；2、點擊“左側單元命名”：該步的主要自動給數據項獲得名字。命名方式可以選擇相鄰的單元格名稱。例如選擇左側單元命名,則C4單元格內的填充內容在數據庫中的字段名就是訂單編號。如果是合并單元格，或并非都在左側，有可能出現數據項出現空白，只要將名稱輸入即可。5、數據表命名：該步的作用是給單一數據項表命名，并在ESapp數據庫中建立該表。默認名稱為“模板名稱_主表”，可以改變。該表名非常有用，無論是別的表利用本表數據，還是從別的表中取數，都將用到該表名。6.G10:H10是合計金額，G11:H11是合計金額（大寫），由于左側為合并單元格，所以沒有自動取上名字，直接填入即可。7.給數據項確定數據類型，由于需要將定義的數據存入數據庫，因此，對數據項需要定義數據類型：如果感覺數據類型不夠，可以自己在“ES管理臺”-“數據類型”中定義。8.點擊“下一步”：選擇“現在就創(chuàng)建”，點擊“完成”。9.鼠標右鍵任意點擊模板上的一處，選擇“創(chuàng)建數據表”，就可以看到剛剛創(chuàng)建好的數據表。在這可以修改字段的名稱、數據類型、區(qū)域，刪除字段。要修改字段需要改完后，點擊“修改字段”，點擊“返回”。3、定義重復數據項1.鼠標左鍵選中藍色區(qū)域，選中鼠標右鍵菜單“定義重復數據項”：注意：重復數據區(qū)域至少2行（列）。2.點擊“下一步”：該步的作用是給重復數據項自動獲取名稱，已經定義是否可以擴充重復部分。3.點擊“下一步”，定義“重復數據項”的數據表名稱：可以建立新的表，也可以將字段對應到某一個表中的已有字段上。4.點擊“下一步”：在該界面上，可以刪除多余的字段。5.點擊“下一步”：選擇“現在就創(chuàng)建”，點擊“完成”。6.在模板上，任點一處，選擇鼠標右鍵菜單“創(chuàng)建數據表”，可以看到已經創(chuàng)建了“發(fā)貨通知單_明細”表。另外在此可以修改區(qū)域、字段名、數據類型等。修改時，先修改，再點擊“修改字段”，然后“返回”。

第六章數據規(guī)范在上一章中我們用Excel服務器建立了一個Excel模板，并對此模板進行了數據定義，在些基礎上，這個模板就可進行填報了。一．報表的填報1.打開Excel并登錄到Excel服務服務器，點擊“報表”-“我的工作臺”-“其它”-“發(fā)貨通知單”，點擊鼠標右鍵出現菜單，選擇“新建”，并填寫相應的信息：2.點擊“保存”：3.點擊“確定”，出現：4.點擊“否”,并關閉當前工作簿。5.點擊“報表”-“報表查閱”-“按名稱”-“產品發(fā)貨單”：通過該功能，可以進行“打開”、“修改”和刪除。注意，只有填報者以及被授權者有權修改和刪除。6.進入“報表”-“我的工作臺”-“其它”-“產品發(fā)貨單”，就可以看到填好的報表：二．問題雖然可以進行填報和查閱，但是我們發(fā)現，這和我們平時用MSExcel并沒有太大的區(qū)別，為了工作的效率和減少失誤，能不能解決如下存在問題和要求呢？訂單編號能否自動生成？接單日期能否自動顯示？銷售員能否自動填寫？客戶名稱能否選擇？客戶編號能否自動顯示？合計金額大寫能否自動填寫？能否使得有些單元格不為空？答案是能。要解決上述問題，就要通過Excel服務器的數據規(guī)范來實現。三．數據規(guī)范1、定義：指填寫Excel文件時，約束單元格填寫內容的可選值。2、分類：數據規(guī)范可以分為系統(tǒng)自定義規(guī)范、用戶自定義規(guī)范系統(tǒng)預定義數據規(guī)范名稱填充內容部門名稱所有已定義部門名稱當前日期系統(tǒng)當前日期當前日期和時間系統(tǒng)當前的日期和時間當前用戶所在部門當前登錄用戶所在部門當前用戶所在機構當前登錄用戶所以的機構當前用戶姓名當前登錄用戶的姓名系統(tǒng)角色所有已定義的角色名稱系統(tǒng)用戶所有已定義的用戶名稱3、填充方式：數據規(guī)范的填充方式有兩種：下拉列表和樹形結構。下拉列表是把所有可填充的值全部列出來，根據需要選擇樹形結構是把所有的可填充數據按節(jié)點分開，可以進行有目的的選擇，選中的數據有兩種填充方式：“多選”或“只能選擇最低層節(jié)點”。4、數據來源：數據規(guī)范的數據來源有兩種：固定取值，數據表固定取值是在數據規(guī)范建立時就輸入要填充的數據值，不變動或變動很少。數據表是數據規(guī)范填充值來自于另一個數據表，通過表名、字段名和篩選條件表達式來確定所取的數值。四．為模板定義數據規(guī)范定義數據規(guī)范要在Excel服務器端進行。定義計量單位數據規(guī)范1.以管理員Admin身份登錄到Excel服務器管理控制臺；2.鼠標左鍵點擊“數據規(guī)范”，選擇鼠標右鍵菜單“新建”-“數據規(guī)范”：3.在“規(guī)范名稱”中填入“計量單位”，在“增加節(jié)點”輸入“噸”，點擊“回車”，再輸入“千克”，重復，直到輸入完。點擊“確定”，數據規(guī)范“計量單位”定義完畢。定義“自動編號”數據規(guī)范自動編號類的數據規(guī)范要在Excel服務器的“自動編號”中定義，定義完成之后會自動轉到數據規(guī)范之中，做為系統(tǒng)預定義的數據規(guī)范出現。1.進入“Excel服務器管理控制臺”2.選中“自動編號”,鼠標右鍵菜單“新建”-“自動編號”3.填寫：流水號名是為定義的自動編號命名，字頭是在生成編號前加的固定字符，日期部分是指是否在自動編號中加入當前的日期信息（YY＝當前年的后兩位，YYYY＝當前年，MM＝當前月，DD＝當前日），順序號位數和起始序號是后要跟多少位的序列號，開始的序號是多少，這些都能從樣例中觀察到?！靶戮幪栐诒４鎴蟊頃r才產生”是序號在報表保存時才有效。4.點擊“確定”，完成“訂單編號”的定義。五．應用數據規(guī)范在Excel服務器管理控制器中定義好的數據規(guī)范后，要使數據規(guī)范在報表填報的時候產生應有的作用，還要在Excel服務器模板中應用到“填寫規(guī)范”中。1．打開Excel并登錄到Excel服務器。2.點擊“模板”-“打開模板”，點擊“發(fā)貨單通知單”的V1[在用]：3.在模板的任一處，選擇鼠標右鍵菜單“創(chuàng)建數據表”：4.“訂單編號”的“填寫規(guī)范”選擇“訂單編號”，“接單日期”的“填寫規(guī)范”選擇“當前日期”?！颁N售員”的“填寫規(guī)范”選擇“當前用戶姓名”，然后點擊“修改字段”，使得選擇的填寫規(guī)范保存并起到作用。點擊“返回”退出。5.這樣在填寫“產品發(fā)貨單”時，“訂單編號”自動生成，“接單日期”自動填寫，“銷售員”自動帶出當前用戶姓名。

第七章函數在Excel服務器的模板“產品發(fā)貨單”實現了表單填寫部分自動化，但是象“客戶名稱”與“客戶編號”還是要分別輸入，“合計金額（大寫）”還是不能自動生成，要解決這些問題，就要用到函數。一．用“客戶名稱”帶出“責任銷售員”。1、首先建立一個名為“客戶登記表”的Excel服務器模板，2．定義單一數據項3．定義重復數據項4．為編號定義一個數據規(guī)范，并定義好其它的填寫規(guī)范；5．客戶名稱是從客戶登記表中來的。只要一輸入“客戶名稱”，就將“責任銷售員”填寫到“銷售員”，將“客戶編號”填入“客戶編號”。選中H2,從“插入”中選擇“函數”，ESF_getFldValue是Excel服務器自帶的函數，用于從數據庫中取數：表達式:ESF_getFldValue(數據表名，需要顯示字段名，條件字段名，條件值)填入要取的數據表與字段名條件等,點擊“確定”：或者直接選中H2,在其中填寫“=ESF_getFldValue("客戶登記表_主表","責任銷售員","客戶名稱",C3)”后回車,這個表達式與上圖中所完成的操作是一樣的,都是在“客戶登記表_主表”中，找到“客戶名稱”與C3這個單元格內值相對應的“責任銷售員”，并填入H2。6．同樣的選中H3,在其中填寫“=ESF_getFldValue("客戶登記表_主表","客戶編號","客戶名稱",C3)”這樣就可以實現用“客戶名稱”帶出“銷售員”、“客戶編號”。二．用“產品名稱”帶出“計量單位”?！爱a品名稱”來自“物料基本信息”數據表，需要根據“物料名稱”帶出“計量單位”。1、先設計好“物料基本信息”模板，定義好數據項并定義好填寫規(guī)范；2、要根據“物料名稱”帶出“計量單位”。在C5中輸入“=ESF_getFldValue("物料基礎信息_主表","計量單位","物料名稱",C5)”，回車。（2）將鼠標箭頭位于D5的右下角，成為“+”形狀，向下拖動到D9，復制公式。三．應用ESF_mnyToCap將小寫金額轉變?yōu)榇髮懡痤~在“產品發(fā)貨單”中，需要將小寫的合計金額轉換為大寫金額。Excel提供的小寫轉大寫，不符合中國的習慣。采用ESF_mnyToCap就可以解決該問題。1.打開模板文件“發(fā)貨通知單”，選中應該大寫的G11,點擊菜單“插入”-“函數”：2.選擇3.點擊“確定”，在X中輸入G10。注意：對于“合并單元”，需要輸入單元格地址。非合并單元格可以選擇。4.點擊“確定”完成。以后再填表格時，合計金額（大寫）就自動從合計金額取數，轉換為大寫金額。

第八章表間公式一．定義表間公式是Excel服務器中最核心的內容，其主要作用從數據表中提取數據，充填到指定的區(qū)域，以及將指定區(qū)域的數據寫進數據中。從而實現Excel的網絡化。表間公式分為兩類：提取表間公式和回寫表間公式。表間公式的優(yōu)點還在于可以自動執(zhí)行、分步手動執(zhí)行。本章主要討論提取表間公式。二．實現表間公式使“產品發(fā)貨單”中的產品名稱以下拉列表的形式顯示“物料基本信息”中的產成品：1.打開Excel，并登錄到Excel服務器，打模板“產品發(fā)貨單”，選擇鼠標右鍵菜單“定義表間公式”：2、出現“表間公式”定義界面：3.點擊“新增”，選擇“填報報表時從其它表單中提取數據”：4.點擊“確定”，填寫表間公式的名稱，以及選擇“應用方式”為“打開后自動執(zhí)行（初始填報）”：應用方式有四種：（1）手動執(zhí)行-填報時，根據需要來執(zhí)行。這種方式可以給管理人員極大的靈活性，例如，對同一數據可以設置多個公式，根據不同的條件來執(zhí)行。（2）篩選條件改變時自動執(zhí)行-當表間公式篩選條件中包含的數據項發(fā)生改變后，執(zhí)行該表間公式。這種方式可以根據條件，自動執(zhí)行表單。（3）打開后自動執(zhí)行（初始填報）-填報新報表時，一打開就執(zhí)行表間公式。再修改時，就不執(zhí)行了。例如，本例中，提取產品名稱，只需要在第一次執(zhí)行的時候，將產品名稱提取出來，修改時，就不需要再執(zhí)行了。（4）打開后自動執(zhí)行（每次修改）-填寫報表時不執(zhí)行，修改時執(zhí)行。例如，需要不斷更新的臺帳，就可以設置該種執(zhí)行方式，不斷的更新臺帳上的數據。5.點擊“數據源”，選擇“物料基礎信息_主表”：6.點擊“確定”,回到表間公式定義界面：7.點擊“篩選條件”：（1）在“分類”中選中“物料基礎信息_主表”（2）在“選項”中選中“物料基礎信息_主表.物料類別”，雙擊，該字符串寫到“表達式”中。（3）在“表達式”的“物料基礎信息_主表.物料類別”后面寫“='產成品'”（4）點擊確定意思是，將“物料基礎信息_主表”中字段“物料類別”等于“產成品”的所有記錄篩選出來。8.點擊“充填方式”，選擇“充填數據表”中“產品發(fā)貨單_明細”。一個表間公式只能對一個數據表填充。9.點擊“提取數據...”與“目的字段”中“產品”相對應的“雙擊此處構造表達式”單元格。(1)在“分類”中，點擊“物料基礎信息_主表”，“選項”中顯示出該表所有字段。(2)在“選項”中，雙擊“物料基礎信息_主表.物料名稱”，該信息出現在“表達式”中。(3)點擊“確定”。10.選擇“操作”為“構造下拉選項”：“操作”，即為充填的方式，有四種：（1）填入值，將查出的記錄按順序寫入。（2）填入公式，可以動態(tài)構造Excel的內部公式，填入到相應的單元格中。（3）構造下拉選項，將查詢出的記錄，作為下拉選項的值。也就是說，Excel模板中的下拉列表，可以有兩種方式：表間公式和數據規(guī)范。表間公式實現下拉列表可以使得下拉列表的值隨著篩選條件變化，而數據規(guī)范卻做不到。當然，數據規(guī)范定義過程簡單。（4）按行[列]匹配，將查詢出的記錄與已經存在于excel中的數據相匹配填入。11.點擊“確定”：12.點擊“確定”，公式定義完畢。13、這時再填“產品發(fā)貨單”時，就可以通過下拉框來選擇想要輸入的產品。

第九章工作流一．定義工作流是對Excel模板文件產生的報表流轉過程的控制。在Excel服務器中，每個Excel模板文件只能設定一個工作流。所以建立工作流是基于Excel模板文件的。工作流可以由多個“任務”和“流向”組成。兩個任務之間只能建立一條流向。二．實例1、建工作流以“發(fā)貨通知單”例：1、打開Excel并登錄到Excel服務器，打開“發(fā)貨通知單”模板，點擊菜單“工作流”，選擇“定義工作流”：2、定義工作流的名稱，系統(tǒng)自動默認模板的名字“發(fā)貨通知單”，“流程描述”是對工作流的一個說明，點擊“確定”建立“發(fā)貨通知單”的工作流；3、出現一個空白灰色workflow工作表，并帶有“工作流設計”菜單：2、定義任務“接單”1.點擊“新建任務”，在workflow工作表上，點擊，出現如下界面，填寫相應字段：本任務是流程的起始任務：選擇是否起始任務。完成此步后保存到數據庫中：選擇是否保存到數據庫中。如果選擇是，則可以在“我的工作臺”上看到填過的數據。完成時限-到期后，如果還沒有完成，則該在“待辦事宜”中的任務就變?yōu)榧t色了。2.點擊“有效區(qū)域”。點擊“從工作表上選擇”，確定該任務可以填寫的數據項。點擊“確定”，完成可填寫數據項的選擇。我們注意到：（1）.由于是“起始任務”，所以沒有顯示“那些人可以執(zhí)行此任務”和“多人協(xié)調方式”?！捌鹗既蝿铡钡膱?zhí)行權限由模板屬性中的“初始填報權限”確定。（2）.供選擇的數據項，是我們前面在模板上定義的單一數據項和重復數據項。點擊“確定”，完成任務“接單”的設置。3、定義任務“審批”1.點擊任務“接單”右邊任一點，出現一個橢圓和一個屬性界面，填寫任務名稱“審批”；2.點擊“有效區(qū)域”，選擇些任務可以填寫的數據項3.點擊“執(zhí)行權限”，確定該任務的填寫權限為“銷售部經理”，“多人協(xié)調方式”默認為“搶先式”，意思指，如果有兩個以上的銷售部經理，只要有一人完成該任務，該任務就結束。“并列式”為所有有權限完成該任務的人都必須完成些任務，點擊“確定”，完成數據項權限設置。4.點擊“確定”，完成任務“審核”的設置。4、定義任務“發(fā)貨”1.點擊“工作流設計菜單”中的“任務”，然后，在任務“審批”右邊點擊一下，出現橢圓形和任務屬性界面，填入“任務名稱”，并選擇“完成此步后保存到數據表”中。2.點擊“任務屬性”上的“有效區(qū)域”，確定該任務可以填寫的數據項3.點擊“執(zhí)行權限”，確定填寫權限，選擇由“銷售部”的“銷售內勤”來完成。點擊“確定”，完成權限設置。4.點擊“確定”，完成任務“發(fā)貨”設置。5、定義從“接單”到“審核”的流向點擊“工作流設計”，點擊“新建流向”。然后點擊任務“接單”和“審批”：選擇“無條件向下進行”。點擊“確定”。6、定義從“審核”到“發(fā)貨”的流向點擊“工作流設計”中的“新建流向”，點擊“審批”和“發(fā)貨”，出現：選擇“當以下條件滿足時向下進行”，點擊“構造條件表達式”：點擊“確定”：點擊“確定”。

第十章統(tǒng)計與查詢通過上面幾章對Excel服務器模板設置與定義，“貨貨通知單”就能進行正常的填報與查閱了，但是隨著單據是逐漸增多，人工統(tǒng)計所有的發(fā)貨單會越來越困難，而且對單據列表式的查詢也會越來越困難。依靠Excel服務器強大的函數與表間公式，使得這些工作輕松實現。一．銷售日匯總1、建立“銷售日報”模板1、打開Excel，并連接到Excel服務器，建立模板“銷售日報”如下2、分別對合計欄的銷量和銷售額進行合計：C19=SUM(C5:C18),D19=SUM(D5:D18),F19=SUM(F5:F18),G19=SUM(G5:G18),I19=SUM(I5:I18),J19=SUM(J5:J18)3、定義單一數據項；4.確定“數據類型”和“填寫規(guī)范”如下；5、在選擇字段“填報時間”的數據規(guī)范為“當前日期時間”時，還需要選擇該單元格的格式：點擊“填報時間”，選擇鼠標右鍵菜單“設置單元格格式”。選擇日期的格式為“2001-3-1413：30”；6、定義重復數據項，標題行為2行，數據類型；2、定義表間公式－提取所有產品名稱1.打開“銷售日報”模板狀態(tài)下，選擇鼠標右鍵菜單“定義表間公式”，出現“表間公式”定義界面：2.點擊“新增”，選擇“填報報表時從其它表單中提取數據”：3.點擊“確定”，填寫表間公式的名稱，以及選擇“應用方式”為“打開后自動執(zhí)行（初始填報）”：表間公式的應用方式有四種：（1）手動執(zhí)行-填報時，根據需要來執(zhí)行。這種方式可以給管理人員極大的靈活性，例如，對同一數據可以設置多個公式，根據不同的條件來執(zhí)行。（2）篩選條件改變時自動執(zhí)行-當表間公式篩選條件中包含的數據項發(fā)生改變后，執(zhí)行該表間公式。這種方式可以根據條件，自動執(zhí)行表單。（3）打開后自動執(zhí)行（初始填報）-填報新報表時，一打開就執(zhí)行表間公式。再修改時，就不執(zhí)行了。例如，本例中，提取產品名稱，只需要在第一次執(zhí)行的時候，將產品名稱提取出來，修改時，就不需要再執(zhí)行了。（4）打開后自動執(zhí)行（每次修改）-填寫報表時不執(zhí)行，修改時執(zhí)行。例如，需要不斷更新的臺帳，就可以設置該種執(zhí)行方式，不斷的更新臺帳上的數據。4.點擊“數據源”，選擇“物料基礎信息_主表”：5.點擊“確定”,回到表間公式定義界面：6.點擊“篩選條件”：（1）在“分類”中選中“物料基礎信息_主表”（2）在“選項”中選中“物料基礎信息_主表.物料類別”，雙擊，該字符串寫到“表達式”中。（3）在“表達式”的“物料基礎信息_主表.物料類別”后面寫“='產成品'”意思是，將“物料基礎信息_主表”中字段“物料類別”等于“產成品”的所有記錄篩選出來。7.點擊“充填方式”8.選擇“充填數據表”中“銷售日報_明細”。一個表間公式只能對一個數據表填充。9.點擊“提取數據...”與“目的字段”中“產品”相對應的“雙擊此處構造表達式”單元格。(1)在“分類”中，點擊“物料基礎信息_主表”，“選項”中顯示出該表所有字段。(2)在“選項”中，雙擊“物料基礎信息_主表.物料名稱”，該信息出現在“表達式”中。(3)點擊“確定”。10.選擇“操作”為“填入值”：“操作”，即為充填的方式，有四種：（1）填入值，將查出的記錄按順序寫入。（2）填入公式，可以動態(tài)構造Excel的內部公式，填入到相應的單元格中。（3）構造下拉選項，將查詢出的記錄，作為下拉選項的值。也就是說，Excel模板中的下拉列表，可以有兩種方式：表間公式和數據規(guī)范。表間公式實現下拉列表可以使得下拉列表的值隨著篩選條件變化，而數據規(guī)范卻做不到。當然，數據規(guī)范定義過程簡單。（4）按行[列]匹配，將查詢出的記錄與已經存在于excel中的數據相匹配填入。11.點擊“確定”兩次，“取產品名稱”的表間公式定義完畢。3、定義表間公式-提取昨日銷量1.點擊“新增”：2.選擇“填報報表時從其它表單中提取數據”：3.點擊“確定”，輸入“公式名稱”和選擇“應用方式”：4.點擊“來源數據”：5.點擊“確定”，點擊“篩選條件”：注意：這里用到了“日期加減”，用該函數可以計算出昨天、前天，上月的這一天，上年的這一天等。此日期在基準日期的基礎上，加上或減去某單位的時間，得到一個新的日期。第一個參數為時間單位，yy表示年，qq表示季，mm表示月，ww表示周，dd表示天，hh表示小時，nn表示分鐘，ss表示秒。第二個參數為整數，正數表示增加，負數表示減少。比如：日期加減(mm,1,'2004-3-5')='2004-4-5'6.點擊“確定”，回到主界面，再點擊“充填方式”：“按行[列]匹配”的字段必須出現在“篩選條件”中。原因是，如果沒有在條件中，那么，查詢出的數據可能很多與需要“按行[列]匹配”的字段無關，無法匹配，造成錯誤。7.點擊“確定”，回到定義表間公式界面：8.點擊“確定”，回到主界面：4、定義表間公式-提取本日銷量和提取本月銷量1.根據前面的步驟，定義出“提取本日銷量”：2.定義“提取本月銷量”：這里用到了“年份值”和“月份值”函數。二、查詢的實現隨著Excel服務器上填報的單據越來越多，查詢單據就出現了困難，可以用一個Excel服務器模板來實現按條件查詢。一．建立一個模板文件“查詢發(fā)貨單”1、打開Excel并連接到Excel服務器，新建Excel服務器模板“查詢發(fā)貨單”，如下圖所示；二．定義單一數據項1、選中“查詢條件”下面的“訂單編號”、“客戶名稱”、“銷售員”、“產品名稱”后面的輸入框，定義為單一數據項，也就是以這幾個選項做為查詢條件來查詢“產品發(fā)貨單”中的數據。2、點擊“左側單元命名”的，點擊“下一步”；3、在為單一數據項字段命名時，因為在下面要定義的表格中有與之相重復的字段名，所以這里在后面加“1”以區(qū)分，而“數據類型”要與要查詢的數據表中類型相符，如“訂單編號1”要與“發(fā)貨通知單”中的“訂單編號”數據類型一致，點擊“下一步”，點擊“確定”完成單一數據項的定義；4、單一數據項的字段做為查詢條件，為了輸入查詢條件方便，把所有條件做為下拉列表來進行選擇，這實現這個效果，有兩種途徑：一是通過表間公式取相應數據表中的值，二是登錄Excel服務器端為其定義數據規(guī)范，我們以數據規(guī)范做為輸入條件來說明：定義“訂單編號1”的填寫規(guī)范：定義“客戶名稱1”數據填寫規(guī)范：定義“產品名稱1”的數據填寫規(guī)范，要注意它的篩選條件：5、定義好數據填寫規(guī)范之后如下：三、定義重復數據項1、選擇查詢結果字段下的表格，右鍵單擊，選擇“定義重復數據項”；2、在選擇“標題模式”以“按行”來命名，一定要選擇“數據區(qū)域可向下擴展”，因為查詢條件的變化，查詢結果未知的情況下，數據區(qū)域的大小是不可確定的；3、注意在為重復數據項定義字段類型時，查詢的關鍵字段如“訂單編號”、“銷售員”等要和單一數據項主表中的數據類型一致；4、點擊“下一步”，點擊“完成”建立完成重復數據項的定義。四．定義表間公式1、右鍵單擊，在彈出的菜單中選擇“定義表間公式”，在彈出的“表間公式”窗口中選擇“新增”按鍵，選擇“填報表報時從其它表單中提取數據”，點擊“確定”，輸入公式名稱“提取數據”，應用方式為“篩選條件改變后自動執(zhí)行”；2、點擊“1：來源數據”，選擇“產品發(fā)貨單_主表”與“產品發(fā)貨單_明細”，點擊“確定”；3、點擊“2：篩選條件”，在表達式選擇或者輸入:(產品發(fā)貨單_主表.訂單編號=本報表.Sheet1:訂單編號1或者本報表.Sheet1:訂單編號1='')并且(產品發(fā)貨單_主表.客戶名稱=本報表.Sheet1:客戶名稱1或者本報表.Sheet1:客戶名稱1='')并且(產品發(fā)貨單_主表.銷售員=本報表.Sheet1:銷售員1或者本報表.Sheet1:銷售員1='')并且(產品發(fā)貨單_明細.產品名稱=本報表.Sheet1:產品名稱1或者本報表.Sheet1:產品名稱1='')4、點擊“3：填充方式”，按照下圖填充：5、點擊“確定”退出表間公式定義，保存模板并退出。五．實現查詢在“查詢發(fā)貨單”制作完成以后，打Excel并連接到Excel服務器，選擇“填報”并打開“查詢發(fā)貨單”，在查詢條件中輸入不同的條件，就可以進行查詢了。

第十一章外部數據源在前幾章使用Excel服務器中，通過表間公式可以把別的由Excel服務器模板生成的報表文件中的數據提取到當前的報表中。然而在應用Excel服務器過程中，企業(yè)中可能原來已經擁有幾種管理信息系統(tǒng)，能不能通過一種方式把我們從這些管理信息系統(tǒng)中的數據提取出來，直接應用在Excel報表中。答案是可能的。如果利用另外的管理信息系統(tǒng)中的數據為Excel服務器所用，這就要通過外部數據源，引入它們的數據，并可以將數據寫回到外部數據源中。目前Excel服務器支持三種數據庫：MSAccess，MSSQLServer，Sybase。一．引入MSACCESS數據源1.我們用MSAccess的“家庭財產示例數據庫”作為例子，來講解MSACCESS外部數據源的設置方法。這需要安裝MSACCESS的例子數據庫；2.用管理員身份登錄到“Excel服務器管理控制臺”；4.鼠標右鍵點擊“外部數據源”，選擇“新建”-“數據源”：5.數據源類型選擇“Access”,數據源名稱“家庭財產示例數據庫”，點擊服務器或數據文件后的按鈕，選擇MSAccess數據庫文件，選擇“指定帳戶”，登錄帳戶為Admin,口令為空。點擊“確定”。6.點擊“家庭財產示例數據庫”：7.鼠標右鍵點擊“家庭財產”，選擇“注冊數據庫”8.點擊“家庭財產編號”作為主鍵，主鍵必須確定，主鍵是確定記錄唯一性的字段或字段組合。顯示名稱在Excel服務器中用到的數據表名稱，可以根據自己的需要修改。9.確定可讀權限：有在此給可以查詢該表數據的部門和角色授權后，才能在Excel服務器的表間公式中使用。10.確定“可寫權限”：只有在此給可以回寫該表數據的部門和角色授權后，才能在Excel服務器的表間公式中使用。要注意寫回的權限是寫回原數據庫。11.點擊“確定”，定義完成外部數據源。二．MSSQLServer2000作為外部數據源我們用MSSQLServer2000中的示例數據庫pubs來作為外部數據源來說明如何在Excel服務器中引用SQLServer2000的數據。1.以管理員Admin身份登錄到Excel服務器管理控制臺，鼠標右鍵點擊“外部數據源”，選擇“新建”-“數據源”：3.選擇相應的“數據源類型”，輸入相應的參數，數據源名稱-在“外部數據源”下顯示的名稱。服務器或數據文件-對MSSQLServer2000來說，即登錄賬戶-MSSQLServer2000中的用戶。登錄密碼-“登錄帳戶的”密碼。MSSQLServer2000的名稱或實例名稱。數據庫名-在MSSQLServer2000中的數據庫名。點擊“確定”建立外部數據源4.點擊“外部數據源”下的pubs,用鼠標右鍵選中jobs，選擇“注冊數據表”，其它操作同引入Access數據庫一樣。三．SybaseASE作為外部數據源1.鼠標右鍵點擊“外部數據源”，選擇“新建”-“數據源”，輸入連接參數：選擇“數據源類型”：Sybase.數據源名稱：在ES管理控制臺“外部數據源”中的名稱。服務器或數據文件：輸入安裝Sbase數據庫的服務器的計算機名。數據庫名稱：Sybase數據庫中的數據庫名稱。端口：默認5000，可按需要更改。指定登陸帳戶：sa口令為空，或其它指定帳戶和口令。2.建立Sybase外部數據源后，在Excel服務器中注冊數據表并設置相應的讀寫權限，這樣就可以在Excel服務器中使用了。所有操作同引入Access數據庫。附錄資料：不需要的可以自行刪除Excel的50個使用技巧一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數據庫。

2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”）。3.設置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。

1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏（如fuhao1等），確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態(tài)下的分號）。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執(zhí)行“工具→宏→Visual

Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開Visual

Basic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function

V（a,b,h）V

=

h*（a+b）/2End

Function4.關閉窗口，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了）。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容（不是公式）即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。十三、快速打印學生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MOD?ROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學生的成績條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作）。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執(zhí)行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求（如“計數”），然后單擊“轉到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表（Sheet1）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個單元格的內容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數據和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框