0403 籌備階段的會務(wù)工作

第三節(jié)籌備階段的會務(wù)工作教學(xué)設(shè)計一、教學(xué)目標(biāo)：（一）知識目標(biāo)1、掌握籌備階段秘書組、會務(wù)組、接待組等部門會務(wù)工作的內(nèi)容。2、掌握會議資料的準(zhǔn)備、會場布置、食宿安排、會議通知等工作的方法。（二）能力目標(biāo)能做好策劃階段的會務(wù)工作。（三）素質(zhì)目標(biāo)培養(yǎng)學(xué)生日常生活、工作中謙虛謹(jǐn)慎、禮貌待人的作風(fēng)和品行。二、學(xué)時分配：2課時三、教學(xué)重點(diǎn)：（一）秘書組的會議資料的準(zhǔn)備。（二）接待組食宿的安排。（三）會務(wù)組會議通知的擬發(fā)。四、教學(xué)難點(diǎn)：（一）會議資料的準(zhǔn)備。（二）會議通知的擬定。五、教學(xué)方法：（一）案例分析法（二）講練結(jié)合法：（三）任務(wù)驅(qū)動法：六、教學(xué)手段：多媒體輔助教學(xué)（課件）七、教學(xué)過程設(shè)計：總體思路：通過案例導(dǎo)入，了解會務(wù)策劃階段的主要任務(wù)；利用任務(wù)驅(qū)動的方法，練習(xí)會議通知的擬定和會場的布置等。導(dǎo)言部分：策劃階段是整個會務(wù)工作的最初階段，也是整個會議的基礎(chǔ)，只有有了良好的計劃，會議的籌備工作才能正常進(jìn)行。導(dǎo)入新課：案例導(dǎo)入4*3公司召開主要供應(yīng)商聯(lián)誼會，秘書小S具體負(fù)責(zé)會議的接待工作。會議結(jié)束前，要安排與會人員去著名的風(fēng)景區(qū)鳳凰山旅游。小S本該在此前去鳳凰山巡查一遍，但他覺得這個景點(diǎn)巳去過多次，情況都很熟悉，就沒有前去，也沒有與旅游區(qū)進(jìn)行電話聯(lián)系?？烧l知前幾天那里下了一場火雨把去旅游區(qū)的一座橋涵沖路了，正在進(jìn)行搶修，過往車輛不得不繞行鄉(xiāng)村公路。往返這一折騰，路上耽誤了一個多小時，打亂了會議計劃。小S為此受到了領(lǐng)導(dǎo)的批評。橋涵損壞是天災(zāi)造成的，是偶然性事故，怎么會歸罪于小S？,」、S的籌備工作有什么疏漏嗎？點(diǎn)評：秘書人員的籌備工作要求必須細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，做到萬無一失。任何工作都要在會前做好充分的準(zhǔn)備。組織旅游在會前一定要到實際地點(diǎn)進(jìn)行勘察，避免特殊狀況的發(fā)生。籌備階段的會務(wù)工作，是會議能否有序有效，能否取得成功的關(guān)鍵性因素，大量具體的事務(wù)性工作都要在會前完成，可以說，會議正式開始時，整個會務(wù)工作就巳經(jīng)完成了一大半。一、秘書組的籌備工作（一）起草、審核會議主旨材料起草、審核大會的主旨材料，是秘書組的主要工作，也是會議的重點(diǎn)工作，其質(zhì)量高低決定著會議意圖能否實現(xiàn)，決定著會議的成敗。第一，要圍繞中心，服務(wù)主題。工作會議往往既有領(lǐng)導(dǎo)講話，又有工作報告;有的要有典型經(jīng)驗介紹，有的要有大會表態(tài)發(fā)言；有的大會要有幾個領(lǐng)導(dǎo)分別講話。這就有一個如何統(tǒng)一主題、統(tǒng)一風(fēng)格的問題。大會的報告、講話和發(fā)言，是由大會的主題和目的決定的，要圍繞和服務(wù)于會議的主題與目的。從內(nèi)容上講，領(lǐng)導(dǎo)講話和工作報告要從不同的角度去闡述會議精神，做到基本點(diǎn)相同切入點(diǎn)不同；大會發(fā)言則要從各自的特點(diǎn)出發(fā)去詮釋會議精神，做到各具特色，和而不同。從文風(fēng)上講，要與會議的氣氛相融合、相統(tǒng)一，以文風(fēng)來詮釋會議主題。工作會議要體現(xiàn)出莊重、務(wù)實，動員大會要體現(xiàn)出目標(biāo)、氣勢和決心，表彰大會要體現(xiàn)出激情、奮進(jìn)，座談會要體現(xiàn)出和諧、平等，禮儀致辭要體現(xiàn)出熱情、文采，研討會議要體現(xiàn)出思想性、系統(tǒng)性與邏輯性。第二，要突出特點(diǎn)，體現(xiàn)特色。大會的領(lǐng)導(dǎo)講話和發(fā)言材料不僅要體現(xiàn)出共同點(diǎn)，也要體現(xiàn)出不同點(diǎn)。特別重要的會議，往往既有領(lǐng)導(dǎo)講話又有工作報告，二者在寫法上是有區(qū)別的。工作報告要立足于全面、綜合、概括，而領(lǐng)導(dǎo)講話則要體現(xiàn)出專、體現(xiàn)出深、體現(xiàn)出新、體現(xiàn)出鮮明的個性。大會介紹的典型經(jīng)驗，要有不同類型、不同特點(diǎn)，形成眾星拱月的格局，從不同角度體現(xiàn)會議主題。如，奧運(yùn)會動員會上的表態(tài)發(fā)言，有運(yùn)動隊代表、有志愿者代表、有運(yùn)動場館代表、有新聞媒體代表、有安全保衛(wèi)工作的代表、有交通運(yùn)輸工作的代表等，這些代表的發(fā)言組合起來，就構(gòu)成了奧運(yùn)籌備工作的全景圖。（二）擬制會議日程表會議日程表是根據(jù)會議的內(nèi)容和議題，對具體的會議內(nèi)容和活動進(jìn)行表格化的安排，是按照時間順序確定的工作步驟。其內(nèi)容包括日期、時間、地點(diǎn)、會議議題、活動內(nèi)容、主持人、參加人員等。會議日程表是大型會議必備的材料，工作人員要按照日程表做好各項服務(wù)工作，與會人員根據(jù)日程表了解會議的整個安排，自覺服從會議的組織。（三）其他會議材料會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員的身份及權(quán)利的證據(jù)。會議證件包括代表證、列席代表證、工作人員證、簽到證、記者證、汽車出入證等。各種證件的內(nèi)容欄目大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號碼等。有的重要證件還要印制本人的半身免冠照片。如果會議印發(fā)的文件比較多，可分別在每份文件扉頁的左上角用小號字印上“XXX會議文件之X”、“XXX會議翻印文件之X”、“XXX會議典型經(jīng)驗之X”，以便于會上查閱和會后保管。會議須知是印發(fā)給與會者的會議指南，其內(nèi)容一般包括參加會議人員名單、分組情況及住宿房間，會議的保密要求、請假制度、會客制度、作息時間以及會務(wù)組、秘書組、醫(yī)務(wù)室、商務(wù)中心的房間號、電話號和其他注意事項。（四）文件校對與分發(fā)文件校對是指以會議文件的原稿和格式設(shè)計為基準(zhǔn)，對校樣進(jìn)行核對檢查，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏，確保文件質(zhì)量的工作。校對工作是一件需要非常嚴(yán)謹(jǐn)、非常細(xì)心的工作。校對工作的主要任務(wù)是：校正與原稿不符的各種錯字、別字、倒字、橫字、殘字；校正與原稿不符的字句、行段；刪除多余成分，補(bǔ)正被遺漏的部分；矯正標(biāo)點(diǎn)符號、公式、圖表等方面的錯漏；矯正格式方面的差錯；解決增行、縮面等版式問題，以及圖表與正文、注碼與注文的銜接和頁碼編排問題等。發(fā)現(xiàn)原稿中確實存在的問題，要及時向撰稿人或領(lǐng)導(dǎo)提出，既不可機(jī)械地忠實于原稿，也不可自作主張進(jìn)行修改。二、接待組的會務(wù)工作（一）安全保衛(wèi)工作1、安全保衛(wèi)工作。認(rèn)真檢查會場及人員住地的消防設(shè)施安全有效，方便使用；檢查會場及住地的防盜設(shè)施靈敏高效，實時監(jiān)控；對重要的保密會議，要檢查是否安裝了防竊聽裝置；仔細(xì)核對與會人員的身份，不讓無關(guān)人員進(jìn)入會場和人員住地，確保會議人員人身、財物、文件的安全。2、衛(wèi)生防疫工作。對重要的會議，組織者要協(xié)調(diào)專業(yè)衛(wèi)生防疫人員對各種食品進(jìn)行全過程的監(jiān)控，防止出現(xiàn)食物中毒和其它不安全現(xiàn)象。在夏季高溫時節(jié)，要注意采取防暑降溫措施。3、確保交通安全。會議期間組織參觀考察活動或外出旅游的，組織者一定要高度重視安全工作，要提前對交通工具、行車路線、考察場地、旅游景點(diǎn)等進(jìn)行安全檢查。對發(fā)現(xiàn)的安全隱患要立即整改，否則馬上調(diào)整活動計劃，以避免可能發(fā)生的安全事故。加強(qiáng)對司機(jī)的教育與管理，制定會議用車制度和紀(jì)律，實行定人定車管理，科學(xué)調(diào)配車輛。（二）食宿管理與服務(wù)會議的食宿管理與服務(wù)是保證會議效果，促進(jìn)與會者交流，讓與會者滿意的重要因素，也是控制會議費(fèi)用支出的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工作人員既要周到熱情地搞好服務(wù)，又要遵守會議確定的消費(fèi)原則，按計劃、按預(yù)算搞好管理與服務(wù)。對住宿的管理主要是通過與租用的酒店簽定合同或事先約定的方式確定具體問題。如，入住的房間數(shù)、房費(fèi)價格、房租起算和退租計算辦法、結(jié)算方式等；確定由酒店提供的免費(fèi)商品和服務(wù)項目，如長途電話服務(wù)、洗衣服務(wù)、房間內(nèi)的小酒吧服務(wù)費(fèi)用等。對這些容易發(fā)生糾紛的問題，提前約定并告知與會人員，以避免會議結(jié)算時糾纏不清。安排客人住宿應(yīng)注意把握的環(huán)節(jié)是：1、優(yōu)先安排參加會議的德高望重的老領(lǐng)導(dǎo)、老專家以及資深人士的住宿，盡量滿足有特殊需要的客人的住宿要求；2、盡可能把具備相同要素的客人安排在同一個房間，如同一民族、同一地區(qū)、同一專業(yè)、相同年齡、相同職務(wù)或職稱等，以利于相互之間的交流溝通。3、要在客人入住前對預(yù)訂的房間進(jìn)行一次全面檢查。檢查的內(nèi)容包括，供水、供電、供熱情況，溫度和濕度是否適宜，房間特別是衛(wèi)生間是否清潔，電話、電視等設(shè)備是否完好，寢具、浴具和浴品是否齊備、是否符合衛(wèi)生要求等。如果能在客人入住時，房間內(nèi)擺上一盤水果或一束鮮花，用卡片寫上“歡迎您蒞臨XX會議，祝您健康快樂”的問候和祝福，一定會讓客人產(chǎn)生春風(fēng)拂面之感。組織餐飲要注意把握的是：1、貫徹會議預(yù)算和費(fèi)用支出的原則，既要盡力讓與會者滿意，又要掌握標(biāo)準(zhǔn)，避免浪費(fèi)。2、隨時征求與會者的意見和建議，及時調(diào)整飯菜的數(shù)量、結(jié)構(gòu)和品種。3、編制會議食譜，既要突出地方的飲食特色，又要盡量滿足眾多與會者的不同要求，力求風(fēng)格多樣化。4、尊重與會者的特殊飲食習(xí)慣和宗教信仰，對特定群體和人員單獨(dú)制定食譜、單獨(dú)安排就餐。5、早餐要講究營養(yǎng)；午餐可安排自助餐，讓就餐者有較多的選擇余地；晚餐要力求豐富，讓與會者有充分的時間去品嘗和享用。6、會議期間主辦方舉行的歡迎酒會或歡送酒會，要事先對宴會廳進(jìn)行布置，可懸掛橫幅、彩帶、氣球，擺放鮮花等，以增加氣氛；餐桌擺上與會者的名簽，有服務(wù)員引導(dǎo)就座，以避免混亂；安排主辦方領(lǐng)導(dǎo)致歡迎辭和與會者代表致答謝辭，以融洽氣氛，體現(xiàn)誠意。（三）接站接機(jī)服務(wù)搞好接站接機(jī)服務(wù)，是組織跨區(qū)域性會議的第一個環(huán)節(jié)，是給與會者留下的第一印象。從接機(jī)接站開始，意味著大會的序幕已經(jīng)拉開，會議工作人員要從第一環(huán)節(jié)、第一印象做起，搞好會議服務(wù)工作。1、準(zhǔn)確掌握與會者抵達(dá)的信息。根據(jù)與會人員反饋的抵達(dá)信息，掌握來賓姓名、年齡、職務(wù)和所乘坐的火車車次、飛機(jī)航班以及抵達(dá)的時間，編制接站接機(jī)信息圖表，并排好車輛和人員；對重要的來賓應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)親自去接機(jī)接站；隨時掌握已經(jīng)報到的人員名單和人數(shù)，掌握發(fā)生變化的信息，如飛機(jī)或火車晚點(diǎn)等，以避免漏接現(xiàn)象發(fā)生。2、在機(jī)場和火車站出口處，應(yīng)豎立鮮明醒目的標(biāo)志?？捎脴?biāo)牌或橫幅，上面寫明“XX會議接待處”，或“XX公司熱烈歡迎來自全國各地的專家、學(xué)者”等字樣，以便與會者識別。三、會務(wù)組的會務(wù)工作（一）選擇會議地點(diǎn)及布置會場例會性的會議屬內(nèi)部的、封閉式的會議，往往安排在公司會議室或會議中心召開；非例會性的會議情況比較復(fù)雜，在選擇時應(yīng)當(dāng)考慮以下因素：1、會議地點(diǎn)要與會議內(nèi)容相適應(yīng)研究決定重大問題的會議或研討性質(zhì)的會議，宜安排在培訓(xùn)中心、會議中心或比較寧靜的度假村舉行，以便于排除干擾、靜心思考，也宜于激發(fā)靈感；公司的年會以及帶有聯(lián)誼、推介性質(zhì)的會議，應(yīng)安排在交通比較方便、功能比較完善、服務(wù)比較優(yōu)良的大酒店舉行，以增加喜慶祥和的氣氛、體現(xiàn)公司的實力；重要的工作會議、紀(jì)念大會、表彰大會，適宜于在設(shè)施比較完善、檔次比較高的會議中心舉行，給人以隆重而大氣的感覺。2、會場大小要適中、設(shè)施要齊全會場以每人2—3平方米為宜。會場過大，會顯得缺乏人氣，缺少莊重嚴(yán)肅的氣氛；會場過小，會場的空氣就不會好，也不利于集中精力開會。如果會議期間要進(jìn)行分組討論，還需要考慮有若十個小組討論的會議室。會議室的大小和設(shè)施條件應(yīng)無大差異，以便于分組。會場的照明、通風(fēng)、調(diào)溫、通信、錄音、擴(kuò)音、衛(wèi)生、影象、多媒體等服務(wù)設(shè)備和設(shè)施要完善、齊備，有與會議規(guī)模相配套的停車場。如果有貴賓出席，應(yīng)安排貴賓休息室。在會場外，應(yīng)設(shè)立專門的休息區(qū)和吸煙區(qū)。3、會場的布置要突出主題不同的會議有不同的會場布置形式，從大會會標(biāo)到座椅的安排以至整個環(huán)境，都要服從于會議的主題。工作會議要求規(guī)范大方，代表會議要求莊嚴(yán)隆重，慶祝大會要求喜慶熱烈，追悼會要求簡潔肅穆，座談會要求和諧融洽，紀(jì)念性會議要求隆重典雅，日常的例會要求簡約實用。會標(biāo)是是會議主題的標(biāo)志，位于主席臺上方或主席臺臺幕上。會標(biāo)的字體、顏色、字號的大小要與主席臺的臺口寬度和會議主題相適應(yīng)，工作性質(zhì)的大會會標(biāo)應(yīng)明快、大方，以宋體字、黑體字為宣。制作會標(biāo)時，每個字的規(guī)格可按下列公式進(jìn)行計算：會標(biāo)每個字的規(guī)格=（臺口寬度一間隔）：（字?jǐn)?shù)+2）臺幕。大型的、重要的研討會、展銷會、洽談會等適宜用主席臺的臺幕來加以標(biāo)識，臺幕一般用紫紅色或湖蘭色面料制作。紅色調(diào)熱烈歡快，蘭色調(diào)穩(wěn)定寧靜，可視會議性質(zhì)分別選用。會徽。對于一些有會徽的會議，要將會徽掛設(shè)在主席臺臺幕上，位于黃金分割線偏上位置。有的可掛設(shè)企業(yè)形象標(biāo)識?；ɑ??；ɑ苁怯姓Z言的，不同的鮮花傳遞著不同的感情信息，對人們的心情產(chǎn)生不同的影響。要根據(jù)會議的內(nèi)容和性質(zhì)擺放不同的花卉。比較莊重的會議，適宜擺放君子蘭、棕櫚、萬年青等大葉長青花卉，給人以穩(wěn)定、恒久的感覺；一般性會議則應(yīng)選擇月季、百合、扶桑等觀賞類花卉，可以表現(xiàn)愉悅的心情和輕松的氣氛。對會場進(jìn)行裝飾性布置并不是會議的必要條件，但可以對會議產(chǎn)生好的輔助效果，如旗幟、燈飾、壁畫、工藝品以及色彩的搭配與基本色調(diào)的確定等。這些輔助性因素一是要與會議的整體風(fēng)格相融洽、相協(xié)調(diào)，二是要能夠起到烘托、渲染會議主題的作用。4、主席臺座位的排列要符合規(guī)范主席臺座位的排列，是一個非常敏感、非常重要的工作，不能出現(xiàn)任何疏漏。按照國內(nèi)的排列規(guī)則，居中為尊，以左為尊；而按照國際上的排列規(guī)則，居中為尊，以右為尊。主席臺座位排列的規(guī)范是：首先確定在主席臺上就座的領(lǐng)導(dǎo)人名單，根據(jù)其職務(wù)確定排列順序；然后根據(jù)居中為尊、以左為尊的排列規(guī)則，準(zhǔn)確地擺放名簽。5、會場的排列形式要烘托氣氛例會會議應(yīng)布置成一字形、口字形、回字形等，以體現(xiàn)恒定和莊重的氣氛；工作會議的會場應(yīng)以長方形、正方形、而字形為主，體現(xiàn)規(guī)范和莊重；座談會、討論會的會場應(yīng)布置成圓形、馬蹄形、回字形、六角形等，給人以親和、平等的感覺；茶話會、團(tuán)拜會、聯(lián)誼會的會場布置成星點(diǎn)式、眾星拱月式為好，以烘托祥和團(tuán)結(jié)的氣氛。6、座位的排列要體現(xiàn)規(guī)則（1）一般性會議的座位排列規(guī)則是：中間為尊，面門為尊，左為尊。以日常例會的會場為例，如果是條形會議桌，會議的主持人應(yīng)面門居中而坐，或坐在條形桌的左端，其他人員按職位大小分列左右，列席人員則分坐于四周。（2）大型會議的座位排列規(guī)則是：按照正式委員（代表）、候補(bǔ)委員（代表）、列席人員的順序排列；按照代表團(tuán)的既定順序排列；按照地區(qū)、行業(yè)、界別等類型進(jìn)行分區(qū)排列；按照選舉得票的順序排列，得票數(shù)一樣的，以姓氏筆畫為序排列先后；按照姓氏漢語拼音字母字頭為序排列；字頭相同的，依次以第二、第三字為序；按照姓氏筆畫順序排列，筆畫相同的，按照橫、豎、撇、捺、點(diǎn)的順序排列；姓氏相同的，依次以第二、第三個字筆畫為序排列。（3）排列座次的方法：橫排法：即按照由前到后、由左到右的橫向順序依次排列;豎排法：即按照縱向的順序從前到后依次排列，如以代表團(tuán)為單位，代表團(tuán)團(tuán)長、副團(tuán)長位于第一、第二排，后面依次是正式代表、候補(bǔ)代表、列席代表；居中排列法：即以會場或主席臺中心為基點(diǎn)，按照左右、左右的順序依次排列；混坐法：即在確定了主要領(lǐng)導(dǎo)的座位之后，其他參加會議的人員自由入座。7、做好開會前的檢查確認(rèn)開會前大會秘書長要對會場進(jìn)行最后的檢查和確認(rèn)。檢查的重點(diǎn)是：（1）會標(biāo)是否醒目、居中、正確，字體、字號和顏色是否合適；（2）會場的照明、通風(fēng)、溫度是否適宜，空氣是否清新；（3）麥克夠不夠用，音質(zhì)、音度是否適宜，大屏幕上的圖象是否清晰、真實，會間播放的音樂如國歌、頒獎曲等是否準(zhǔn)備好；（4）會場的安全、消防設(shè)施是否齊全有效、方便使用，人員安全出口和通道是否暢通；（5）桌牌和名簽的擺放是否準(zhǔn)確、整齊，特別是主席臺人員的名字是否準(zhǔn)確，座位排列是否規(guī)范。（二）發(fā)送會議通知1、內(nèi)部會議通知內(nèi)部例會由于定期舉行，參加會議的人員相對穩(wěn)定，通知的形式比較規(guī)范。企業(yè)一般都有固定格式的會議通知單，內(nèi)容包括會議議題、時間、地點(diǎn)、參加人員、列席人員。常用的通知形式有，書面通知、電話通知、網(wǎng)上通知等。書面通知是一種比較規(guī)范的通知形式，會議基本要素確定后，由辦公室印制會議通知表發(fā)送給相關(guān)人員。電話通知是一種比較常用和傳統(tǒng)的通知形式，應(yīng)注意的問題是：（1）事先將通知要點(diǎn)擬寫在電話通知單上，并認(rèn)真填寫電話通知記錄，以便備查；（2）電話通知結(jié)束前，對重要的通知內(nèi)容，應(yīng)請受話人復(fù)述，以免出現(xiàn)差錯。利用局域辦公網(wǎng)進(jìn)行通知，是一種比較便捷、準(zhǔn)確的通知形式。但這種通知形式是一種單向的信息傳輸，秘書要利用電話做好告知確認(rèn)的工作，以保證信息的有效傳遞。2、外部會議通知(1)會議通知發(fā)送的形式外部的會議通知有多種發(fā)送形式，如電話