接受訂貨和訂貨信息系統(tǒng)課件

第6章接受訂貨和訂貨信息系統(tǒng)

6.1接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設計6.2訂單輸入系統(tǒng)的設計

6.3接受訂貨系統(tǒng)的設計

6.4訂貨缺貨系統(tǒng)的設計

復習思考題

第6章接受訂貨和訂貨信息系統(tǒng)6.1接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的6.1接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設計作為集中訂單系統(tǒng)有從訂單信息系統(tǒng)挖掘出物流信息系統(tǒng)的作用。針對顧客的訂單進行商品的分配，回答什么時候能夠滿足訂貨，提供出庫信息，出庫信息是作為物流信息進行處理的。訂單系統(tǒng)是計算機信息系統(tǒng)的入口，基于訂單信息才能夠運轉下面的物流系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、市場信息系統(tǒng)、財務會計信息系統(tǒng)等。6.1接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設計圖6.1作為信息入口的接受訂貨和訂貨系統(tǒng)

顧客訂貨接受訂貨系統(tǒng)商品管理系統(tǒng)商品計劃系統(tǒng)物流系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)財務會計系統(tǒng)顧客信息系統(tǒng)銷售分析系統(tǒng)圖6.1作為信息入口的接受訂貨和訂貨系統(tǒng)

顧客訂貨接受訂貨6.2訂單輸入系統(tǒng)的設計6.2.1訂單輸入系統(tǒng)的要點1.能夠支持顧客希望的接受訂貨形式支持接受訂貨的形式會對這個企業(yè)的業(yè)績產(chǎn)生巨大的影響。例如，在大型的量販店中全面地實現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)的接受訂貨和訂貨形式，對聯(lián)網(wǎng)接受訂貨和訂貨對象的廠家的商品趨于固定化，作為本公司以訂貨業(yè)務為對象的合理化要素，需要尋找更簡便的方法。6.2訂單輸入系統(tǒng)的設計2.正確地掌握訂貨的信息銷售店鋪在訂單信息中利用本公司商品代碼進行訂貨，這樣在制造商方面就必須具有將銷售店鋪的商品代碼正確地進行轉換的功能。3.訂單輸入系統(tǒng)應該建立能夠使企業(yè)獲得必要信息的功能訂單輸入系統(tǒng)由于處于與公司外部信息入口的重要位置，必須建立企業(yè)獲得信息來源的功能。2.正確地掌握訂貨的信息6.2.2訂單輸入系統(tǒng)的范圍訂單輸入系統(tǒng)的范圍可以考慮接收訂單，以及是否將必要的項目進行了正確地登錄等。訂貨的接收可以支持多種多樣的接受訂貨的方式，可以適應各種各樣的方法并具備輸入訂單形式的功能。下面考慮訂單中應該包含什么樣的信息，通常的訂單中有：①確定的顧客；②確定的送貨地點；③確定的商品；④確定的數(shù)量和金額等。6.2.2訂單輸入系統(tǒng)的范圍6.2.3訂單輸入系統(tǒng)的功能1.訂單輸入①用傳真、電話所接收的訂單從本公司的聯(lián)網(wǎng)終端進行輸入；②渠道銷售人員從到達的店鋪用電話進行訂單的輸入；③用本公司設置在店鋪中的終端從店鋪直接進行訂單的輸入；④利用增值網(wǎng)絡（VAN）從各種各樣的設備進行訂單的輸入。6.2.3訂單輸入系統(tǒng)的功能2.訂單內(nèi)容的確認一般情況下，接受訂貨信息包括客戶、商品、數(shù)量、金額、到貨期、送貨地點等。除了以上的項目之外，接受訂貨時的項目還有對方的訂單號、電話號碼以及特定的事項，還有購入的記錄等。當輸入的項目發(fā)生錯誤時，與業(yè)務形態(tài)有關，一定要停止當前的處理，改正相應的錯誤，必須對每一項訂單作出完結的處理，不能夠影響下面的工作。2.訂單內(nèi)容的確認3.訂單數(shù)據(jù)庫登錄輸入的訂單如果確認正確，就可以向計算機系統(tǒng)做訂單數(shù)據(jù)庫的輸入處理。在訂單數(shù)據(jù)庫中，包括每一個登錄的訂單，到全部訂貨出庫后計算銷售收入為止所保存的訂單狀態(tài)。通過這樣的處理，可以將輸入的內(nèi)容進行確認輸入清單，讓操作員以外的工作人員對清單的內(nèi)容做再一次的確認，可以起到相互牽制的作用。將以上的內(nèi)容作為處理的范圍，訂單輸入系統(tǒng)的處理流程如圖6.2所示。3.訂單數(shù)據(jù)庫登錄圖6.2訂單輸入系統(tǒng)的處理流程

代碼轉換數(shù)據(jù)庫客戶主數(shù)據(jù)庫送貨地點數(shù)據(jù)庫客戶確認送貨地點確認到貨期確認接受VAN訂貨接受訂單商品確認數(shù)量確認金額確認其他項目確認訂單數(shù)據(jù)庫登錄商品主數(shù)據(jù)庫折扣率主數(shù)據(jù)庫顧客主數(shù)據(jù)庫訂單數(shù)據(jù)庫圖6.2訂單輸入系統(tǒng)的處理流程

代碼轉換數(shù)據(jù)庫客戶主數(shù)據(jù)庫6.3接受訂貨系統(tǒng)的設計6.3.1接受訂貨系統(tǒng)的要點1.將訂單信息轉換為物流信息將訂單信息轉換為物流信息，就是如何分配庫存做成出庫預訂的數(shù)據(jù)。在考慮分配庫存的情況下，可有集中訂單數(shù)據(jù)后批次處理方法和訂單輸入后立即進行分配的方法。2.正確地回答到貨期特別是當出現(xiàn)缺貨狀態(tài)時向顧客回答不明確的到貨期時，會造成機會損失。6.3接受訂貨系統(tǒng)的設計3.將接受訂貨信息和分配信息提供給相關部門接受訂貨信息如果只是接受訂貨業(yè)務人員的信息，就不能夠正確地向生產(chǎn)部門傳達市場的狀況，使銷售和生產(chǎn)的實際出現(xiàn)差距，就不能夠控制庫存，和導致巨大的損失。企業(yè)活動的信息系統(tǒng)就是要發(fā)揮信息的作用，正確地向有關的人傳達必要的信息。從這個意義上看，接受訂貨系統(tǒng)也是企業(yè)重要信息系統(tǒng)之一。3.將接受訂貨信息和分配信息提供給相關部門6.3.2接受訂貨系統(tǒng)的范圍接受訂貨系統(tǒng)包括從訂單數(shù)據(jù)庫中取出由訂單輸入系統(tǒng)所登錄的訂單，到制定出庫預訂數(shù)據(jù)為止的全過程。出庫預訂數(shù)據(jù)轉移給出庫系統(tǒng)，繼續(xù)完成實際的出庫。從訂單到出庫預訂數(shù)據(jù)之間需要經(jīng)過各種處理，在這個過程中不限于將全部的訂單做成出庫預訂數(shù)據(jù)。圖6.3表示了接受訂貨處理的功能關聯(lián)圖。6.3.2接受訂貨系統(tǒng)的范圍圖6.3接受訂貨處理的功能關聯(lián)圖

信譽額度檢查訂貨數(shù)據(jù)庫入庫預定分配供貨計劃分配銷售庫存分配實物庫存分配倉庫日程檢查配車計劃分配制定到貨期缺貨數(shù)據(jù)庫出庫預定數(shù)據(jù)庫圖6.3接受訂貨處理的功能關聯(lián)圖

信譽額度檢查訂貨數(shù)據(jù)庫入(1)在通常具有庫存、即使發(fā)生了缺貨馬上可以補充的情況下，可以直接進行現(xiàn)貨的分配并制定出出庫預訂的數(shù)據(jù)；即使在不能夠分配的狀態(tài)下，因為商品馬上能夠補充，一旦有入庫，就能夠分配出庫。(2)從接受訂貨到到貨需要一段時間，缺貨時對這筆訂單回答不出到貨期限，就會讓顧客產(chǎn)生不信任感，需要對入庫預訂信息進行分配，回答到貨的期限。(3)從訂貨到到貨的周期較長，會出現(xiàn)銷售短貨的現(xiàn)象，對季節(jié)性較強的商品制定的供貨計劃要控制對市場的供給。(1)在通常具有庫存、即使發(fā)生了缺貨馬上可以補充的6.3.3接受訂貨系統(tǒng)的功能1.信譽管理檢驗功能在接受訂貨中，通過應收款管理所管理的信用與訂單所發(fā)生的銷售債權進行信用范圍內(nèi)的審核，如果在信用范圍內(nèi)則接受訂貨，如果在信用范圍以外則發(fā)出警告，需要相應的對策。2.入庫預定分配入庫預訂需要將訂貨業(yè)務系統(tǒng)化，并明確什么時候可以到貨，這是對預訂到貨進行分配的前提。當實際到貨時，要取消預定并將預定和實際的到貨進行對比和處理。6.3.3接受訂貨系統(tǒng)的功能

3.供貨計劃分配根據(jù)市場的狀況控制商品供貨，需要考慮如何將有限的量向市場分配。特別是在全國有若干個配送據(jù)點的情況，要及時地掌握市場的動向，根據(jù)市場的需求向各個配送據(jù)點供貨，使庫存達到最小、減少浪費。4.銷售庫存分配所謂銷售庫存就是營業(yè)部門掌握的庫存，是為了訂單的分配與供貨計劃相吻合的理論庫存。商品一旦進行了入庫就要更新實物庫存，同時根據(jù)供貨計劃分配入庫數(shù)量。3.供貨計劃分配5.實物庫存分配在分配實物庫存之前需要考慮完成的工作包括下面3個方面：?已經(jīng)進行了入庫的預定分配；?已經(jīng)進行了供應計劃的分配和銷售庫存的分配；?進行直接庫存分配。即使通過了以上階段的處理，但還沒有決定在哪一個倉庫進行分配，這就需要在實物庫存分配階段進行確定。也就是說，實物庫存分配的首要工作就是決定倉庫。5.實物庫存分配6.倉庫日程核實數(shù)量關系的分配全部完成了，為了核實什么時候能出庫，需要核實倉庫的日程。要核實回答了到貨期的出庫預訂日期是否正是出庫倉庫的休息日，如果是休息日就要往后順延。7.配車計劃分配準備好商品之后，到貨日期根據(jù)配送手段也可能變化。像固定班車那樣，在管理裝載效率的情況下進行配車計劃的分配，決定出庫日期。配車計劃的分配方法與如何制定計劃有關。6.倉庫日程核實8.制定到貨期訂單登錄后，其結果是明確何時能夠到貨，確認在計算機系統(tǒng)中全部處理的結果的處理就是制定到貨期。到以上的第7步為止，進行了訂單內(nèi)容的確認和何時到貨期的確認，系統(tǒng)返回到開始的回答，并等待下一步操作。9.生成出庫預訂數(shù)據(jù)滿足庫存分配等全部的條件，對確認了的訂單回答到貨日到貨的情況，生成出庫預訂數(shù)據(jù)。8.制定到貨期10.生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)不能夠滿足各分配條件的訂單作為訂貨缺貨進行登錄，要想知道這些訂單什么時候能夠分配，要生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)并存入訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫。作為訂貨缺貨數(shù)據(jù)所登錄的訂單，因為還沒有進行庫存的分配，根據(jù)下次入庫時的分配可以得到預訂出庫數(shù)據(jù)。在能夠分配訂單中一部分的情況，進行部分出庫，訂單被分割的一部分生成出庫數(shù)據(jù)，一部分成為訂貨缺貨數(shù)據(jù)。全部的狀態(tài)在訂貨數(shù)據(jù)庫中用訂單進行表示。訂貨缺貨數(shù)據(jù)作為下面訂貨缺貨系統(tǒng)的開始數(shù)據(jù)。信息處理的流程如圖6.4所示。10.生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)圖6.4接受訂貨系統(tǒng)的處理流程

配車計劃分配配車計劃數(shù)據(jù)庫置到貨期確認分配狀況生成預訂出庫訂單缺貨預定預訂出庫數(shù)據(jù)庫訂單缺貨數(shù)據(jù)庫供應計劃數(shù)據(jù)庫銷售庫存數(shù)據(jù)庫訂單數(shù)據(jù)庫通信管理檢查通信管理數(shù)據(jù)庫庫存數(shù)據(jù)庫入庫預訂分配供應計劃分配銷售庫存分配實物庫存分配倉庫日程確認倉庫日程數(shù)據(jù)庫預訂入庫數(shù)據(jù)庫圖6.4接受訂貨系統(tǒng)的處理流程

配車計劃分配配車計劃數(shù)據(jù)庫6.4訂貨缺貨系統(tǒng)的設計6.4.1訂貨缺貨系統(tǒng)的要點1.正確地掌握訂貨缺貨的狀況訂貨缺貨系統(tǒng)的第一個要點就是，如何正確地掌握訂貨缺貨的狀況。從接受訂單開始到出庫為止的過程中，需要正確地掌握計算機和系統(tǒng)的訂單處于什么樣的狀態(tài)。作為訂單的狀態(tài)有以下幾種情況。6.4訂貨缺貨系統(tǒng)的設計?成功接收的訂單，由于超出了處理的范圍仍保留著接收狀態(tài)；?在處理的范圍，但在預訂入庫中沒有被分配、在供應計劃中也沒有被分配的訂單；?在供應計劃中進行了分配，但還沒有在銷售庫存中被分配的訂單；?在預訂入庫和銷售庫存中進行了分配，但在實物庫存中還未分配的訂單；?已經(jīng)在實物庫存中分配了的訂單，但為了等待客戶所希望的到貨時間而等待出庫的訂單。?成功接收的訂單，由于超出了處理的范圍仍保留著接收狀態(tài)；在一張訂單上有許多商品的情況，對應各商品存在著上面所列舉的各種情況。作為整張訂單，還有這樣的狀態(tài)：①不能夠分配的訂單；②進行了部分商品的分配，被分批出庫的訂單；③進行了部分商品的分配，但客戶要求全部一次性送貨時所等待出庫的訂單。正確地掌握這些狀態(tài)，需要系統(tǒng)對上述情況能夠及時處理并對訂單狀態(tài)進行監(jiān)視，例如，在入庫后需要判斷是否有到了預訂發(fā)貨日期的情況。

在一張訂單上有許多商品的情況，對應各商品2.遵守到貨日期對庫存的分配第二個要點是，為了遵守答復的到貨日期，如何對庫存進行分配。對預訂進行分配、回答到貨日期的情況，按照預訂對商品是否入庫進行監(jiān)視的同時，預訂發(fā)生變化時能夠事先調(diào)整。3.如何處理訂單的變化第三個要點是，如何處理訂單的改變。盡管接受訂貨時能夠進行分配，全部商品能夠出庫，但接受訂貨時的缺貨也是不可避免的。2.遵守到貨日期對庫存的分配6.4.2訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍就是對于全部登錄的訂單所能夠做的處理內(nèi)容。這些內(nèi)容主要有訂貨缺貨的改變、入庫后的訂貨缺貨分配。對于訂單改變后的作業(yè)，根據(jù)改變的內(nèi)容進行接受訂貨系統(tǒng)的分配，從而發(fā)生接受訂貨系統(tǒng)的信息傳遞。訂貨缺貨系統(tǒng)的功能關聯(lián)，如圖6.5所示。查詢訂貨缺貨訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫改變訂貨缺貨分配訂貨缺貨接受訂貨系統(tǒng)訂貨缺貨出庫預訂出庫數(shù)據(jù)庫預訂出庫數(shù)據(jù)庫圖6.5訂貨缺貨系統(tǒng)的功能關聯(lián)圖

6.4.2訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍查詢訂貨缺貨訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫6.4.3訂貨缺貨系統(tǒng)的功能訂貨缺貨系統(tǒng)可以列舉出下面的主要功能。?訂貨缺貨的改變；?訂貨缺貨的查詢；?訂貨缺貨的分配；?訂貨缺貨的指示出庫。根據(jù)這些功能，從訂貨缺貨開始產(chǎn)生出出庫預訂的數(shù)據(jù)。6.4.3訂貨缺貨系統(tǒng)的功能1.訂貨缺貨的改變訂貨缺貨的改變是考慮公司內(nèi)部所發(fā)生的改變和公司外部所希望的改變。公司內(nèi)部的改變主要是到貨日期的改變。根據(jù)入庫預訂管理系統(tǒng)，在確認了改變?nèi)霂祛A訂時，對于分配入庫預訂的訂貨缺貨需要進行到貨日期的改變。2.訂貨缺貨的查詢訂貨缺貨的查詢是為了回答客戶的詢問，公司內(nèi)部要知道訂單處在什么樣的狀態(tài)，這是系統(tǒng)必要的功能。確認對方的方法，最簡單的就是詢問對方的代碼，但是有很多客戶記不住自己的代碼，因此系統(tǒng)需要根據(jù)客戶的電話號碼或客戶的名稱識別出客戶。1.訂貨缺貨的改變3.訂貨缺貨的分配訂貨缺貨的重要功能就是訂貨缺貨的分配。分配的種類有對預訂入庫的分配、對供應計劃的分配、對銷售庫存的分配和對實物庫存的分配。分配方法有自動進行分配和可以瀏覽訂貨缺貨狀況進行分配兩種方法。實時分配中，存在著自動和人工的分配方法，夜間成批分配處理采用自動的方式。自動處理的特征是，已經(jīng)確定了分配的順序，當有情況發(fā)生時與之有關的分配根據(jù)計算機系統(tǒng)的判斷進行自動地處理。3.訂貨缺貨的分配表6.1表示了具有各種各樣特征、并根據(jù)這些特征按照出庫的及時性和決定了的分配優(yōu)先順序，確定采用哪種方法最佳的情況。即使在一個企業(yè)內(nèi)部，也可以根據(jù)商品的特性采用若干種方法進行組合的方式。

自動分配人工分配實時分配分配優(yōu)先順序能夠按照計算機系統(tǒng)的邏輯處理，發(fā)生訂貨缺貨的情況時找出訂貨缺貨的對象，按照分配邏輯進行分配。沒有一定的分配優(yōu)先順序，根據(jù)不同的情況瀏覽訂貨缺貨屏幕進行分配指示。夜間成批分配按照事先制定的分配優(yōu)先順序由計算機系統(tǒng)進行分配。（不存在這種方法）表6.1分配方法的特征表6.1表示了具有各種各樣特征、并根據(jù)這些特征按照出庫的及時4.訂貨缺貨的指示出庫對訂貨缺貨所登錄的訂單，當發(fā)生入庫時要進行訂貨缺貨分配，使這些訂單隨時能夠出庫。如果到了回答的到貨日期就要進行出庫處理，但要分為沒有必要向客戶確認和需要向客戶進行確認兩種情況。需要向客戶進行確認的情況，按照應該到貨日期向客戶明確傳達何時可以到貨，在客戶已經(jīng)準備好接貨的情況下能夠自動地出庫。全部訂貨缺貨系統(tǒng)的流程圖如圖6.6所示。4.訂貨缺貨的指示出庫圖6.6訂貨缺貨系統(tǒng)的處理流程

訂貨缺貨查詢訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫改變訂貨缺貨通信管理檢查入庫預訂分配供應計劃分配銷售庫存分配實物庫存分配改變訂貨缺貨確認倉庫日程確認配車計劃分配置到貨期預訂入庫數(shù)據(jù)庫庫存數(shù)據(jù)庫銷售庫存數(shù)據(jù)庫入庫系統(tǒng)供應計劃系統(tǒng)供應計劃數(shù)據(jù)庫實時缺貨分配人工缺貨分配成批缺貨分配訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫訂貨缺貨出庫預訂出庫數(shù)據(jù)庫接受訂貨系統(tǒng)圖6.6訂貨缺貨系統(tǒng)的處理流程

訂貨缺貨查詢訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫復習思考題1.接受訂貨和訂貨系統(tǒng)需要考慮的主要內(nèi)容有哪些？2.試分析訂單輸入系統(tǒng)的功能。3.試分析接受訂貨系統(tǒng)的功能。4.試分析訂貨缺貨系統(tǒng)的功能。5.選擇上面3個系統(tǒng)中的其中之一進行詳細的分析和設計。6.對有關詳細分析和設計的結果編制軟件加以實現(xiàn)。復習思考題第6章接受訂貨和訂貨信息系統(tǒng)

6.1接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設計6.2訂單輸入系統(tǒng)的設計

6.3接受訂貨系統(tǒng)的設計

6.4訂貨缺貨系統(tǒng)的設計

復習思考題

第6章接受訂貨和訂貨信息系統(tǒng)6.1接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的6.1接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設計作為集中訂單系統(tǒng)有從訂單信息系統(tǒng)挖掘出物流信息系統(tǒng)的作用。針對顧客的訂單進行商品的分配，回答什么時候能夠滿足訂貨，提供出庫信息，出庫信息是作為物流信息進行處理的。訂單系統(tǒng)是計算機信息系統(tǒng)的入口，基于訂單信息才能夠運轉下面的物流系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、市場信息系統(tǒng)、財務會計信息系統(tǒng)等。6.1接受訂貨和訂貨系統(tǒng)的設計圖6.1作為信息入口的接受訂貨和訂貨系統(tǒng)

顧客訂貨接受訂貨系統(tǒng)商品管理系統(tǒng)商品計劃系統(tǒng)物流系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)財務會計系統(tǒng)顧客信息系統(tǒng)銷售分析系統(tǒng)圖6.1作為信息入口的接受訂貨和訂貨系統(tǒng)

顧客訂貨接受訂貨6.2訂單輸入系統(tǒng)的設計6.2.1訂單輸入系統(tǒng)的要點1.能夠支持顧客希望的接受訂貨形式支持接受訂貨的形式會對這個企業(yè)的業(yè)績產(chǎn)生巨大的影響。例如，在大型的量販店中全面地實現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)的接受訂貨和訂貨形式，對聯(lián)網(wǎng)接受訂貨和訂貨對象的廠家的商品趨于固定化，作為本公司以訂貨業(yè)務為對象的合理化要素，需要尋找更簡便的方法。6.2訂單輸入系統(tǒng)的設計2.正確地掌握訂貨的信息銷售店鋪在訂單信息中利用本公司商品代碼進行訂貨，這樣在制造商方面就必須具有將銷售店鋪的商品代碼正確地進行轉換的功能。3.訂單輸入系統(tǒng)應該建立能夠使企業(yè)獲得必要信息的功能訂單輸入系統(tǒng)由于處于與公司外部信息入口的重要位置，必須建立企業(yè)獲得信息來源的功能。2.正確地掌握訂貨的信息6.2.2訂單輸入系統(tǒng)的范圍訂單輸入系統(tǒng)的范圍可以考慮接收訂單，以及是否將必要的項目進行了正確地登錄等。訂貨的接收可以支持多種多樣的接受訂貨的方式，可以適應各種各樣的方法并具備輸入訂單形式的功能。下面考慮訂單中應該包含什么樣的信息，通常的訂單中有：①確定的顧客；②確定的送貨地點；③確定的商品；④確定的數(shù)量和金額等。6.2.2訂單輸入系統(tǒng)的范圍6.2.3訂單輸入系統(tǒng)的功能1.訂單輸入①用傳真、電話所接收的訂單從本公司的聯(lián)網(wǎng)終端進行輸入；②渠道銷售人員從到達的店鋪用電話進行訂單的輸入；③用本公司設置在店鋪中的終端從店鋪直接進行訂單的輸入；④利用增值網(wǎng)絡（VAN）從各種各樣的設備進行訂單的輸入。6.2.3訂單輸入系統(tǒng)的功能2.訂單內(nèi)容的確認一般情況下，接受訂貨信息包括客戶、商品、數(shù)量、金額、到貨期、送貨地點等。除了以上的項目之外，接受訂貨時的項目還有對方的訂單號、電話號碼以及特定的事項，還有購入的記錄等。當輸入的項目發(fā)生錯誤時，與業(yè)務形態(tài)有關，一定要停止當前的處理，改正相應的錯誤，必須對每一項訂單作出完結的處理，不能夠影響下面的工作。2.訂單內(nèi)容的確認3.訂單數(shù)據(jù)庫登錄輸入的訂單如果確認正確，就可以向計算機系統(tǒng)做訂單數(shù)據(jù)庫的輸入處理。在訂單數(shù)據(jù)庫中，包括每一個登錄的訂單，到全部訂貨出庫后計算銷售收入為止所保存的訂單狀態(tài)。通過這樣的處理，可以將輸入的內(nèi)容進行確認輸入清單，讓操作員以外的工作人員對清單的內(nèi)容做再一次的確認，可以起到相互牽制的作用。將以上的內(nèi)容作為處理的范圍，訂單輸入系統(tǒng)的處理流程如圖6.2所示。3.訂單數(shù)據(jù)庫登錄圖6.2訂單輸入系統(tǒng)的處理流程

代碼轉換數(shù)據(jù)庫客戶主數(shù)據(jù)庫送貨地點數(shù)據(jù)庫客戶確認送貨地點確認到貨期確認接受VAN訂貨接受訂單商品確認數(shù)量確認金額確認其他項目確認訂單數(shù)據(jù)庫登錄商品主數(shù)據(jù)庫折扣率主數(shù)據(jù)庫顧客主數(shù)據(jù)庫訂單數(shù)據(jù)庫圖6.2訂單輸入系統(tǒng)的處理流程

代碼轉換數(shù)據(jù)庫客戶主數(shù)據(jù)庫6.3接受訂貨系統(tǒng)的設計6.3.1接受訂貨系統(tǒng)的要點1.將訂單信息轉換為物流信息將訂單信息轉換為物流信息，就是如何分配庫存做成出庫預訂的數(shù)據(jù)。在考慮分配庫存的情況下，可有集中訂單數(shù)據(jù)后批次處理方法和訂單輸入后立即進行分配的方法。2.正確地回答到貨期特別是當出現(xiàn)缺貨狀態(tài)時向顧客回答不明確的到貨期時，會造成機會損失。6.3接受訂貨系統(tǒng)的設計3.將接受訂貨信息和分配信息提供給相關部門接受訂貨信息如果只是接受訂貨業(yè)務人員的信息，就不能夠正確地向生產(chǎn)部門傳達市場的狀況，使銷售和生產(chǎn)的實際出現(xiàn)差距，就不能夠控制庫存，和導致巨大的損失。企業(yè)活動的信息系統(tǒng)就是要發(fā)揮信息的作用，正確地向有關的人傳達必要的信息。從這個意義上看，接受訂貨系統(tǒng)也是企業(yè)重要信息系統(tǒng)之一。3.將接受訂貨信息和分配信息提供給相關部門6.3.2接受訂貨系統(tǒng)的范圍接受訂貨系統(tǒng)包括從訂單數(shù)據(jù)庫中取出由訂單輸入系統(tǒng)所登錄的訂單，到制定出庫預訂數(shù)據(jù)為止的全過程。出庫預訂數(shù)據(jù)轉移給出庫系統(tǒng)，繼續(xù)完成實際的出庫。從訂單到出庫預訂數(shù)據(jù)之間需要經(jīng)過各種處理，在這個過程中不限于將全部的訂單做成出庫預訂數(shù)據(jù)。圖6.3表示了接受訂貨處理的功能關聯(lián)圖。6.3.2接受訂貨系統(tǒng)的范圍圖6.3接受訂貨處理的功能關聯(lián)圖

信譽額度檢查訂貨數(shù)據(jù)庫入庫預定分配供貨計劃分配銷售庫存分配實物庫存分配倉庫日程檢查配車計劃分配制定到貨期缺貨數(shù)據(jù)庫出庫預定數(shù)據(jù)庫圖6.3接受訂貨處理的功能關聯(lián)圖

信譽額度檢查訂貨數(shù)據(jù)庫入(1)在通常具有庫存、即使發(fā)生了缺貨馬上可以補充的情況下，可以直接進行現(xiàn)貨的分配并制定出出庫預訂的數(shù)據(jù)；即使在不能夠分配的狀態(tài)下，因為商品馬上能夠補充，一旦有入庫，就能夠分配出庫。(2)從接受訂貨到到貨需要一段時間，缺貨時對這筆訂單回答不出到貨期限，就會讓顧客產(chǎn)生不信任感，需要對入庫預訂信息進行分配，回答到貨的期限。(3)從訂貨到到貨的周期較長，會出現(xiàn)銷售短貨的現(xiàn)象，對季節(jié)性較強的商品制定的供貨計劃要控制對市場的供給。(1)在通常具有庫存、即使發(fā)生了缺貨馬上可以補充的6.3.3接受訂貨系統(tǒng)的功能1.信譽管理檢驗功能在接受訂貨中，通過應收款管理所管理的信用與訂單所發(fā)生的銷售債權進行信用范圍內(nèi)的審核，如果在信用范圍內(nèi)則接受訂貨，如果在信用范圍以外則發(fā)出警告，需要相應的對策。2.入庫預定分配入庫預訂需要將訂貨業(yè)務系統(tǒng)化，并明確什么時候可以到貨，這是對預訂到貨進行分配的前提。當實際到貨時，要取消預定并將預定和實際的到貨進行對比和處理。6.3.3接受訂貨系統(tǒng)的功能

3.供貨計劃分配根據(jù)市場的狀況控制商品供貨，需要考慮如何將有限的量向市場分配。特別是在全國有若干個配送據(jù)點的情況，要及時地掌握市場的動向，根據(jù)市場的需求向各個配送據(jù)點供貨，使庫存達到最小、減少浪費。4.銷售庫存分配所謂銷售庫存就是營業(yè)部門掌握的庫存，是為了訂單的分配與供貨計劃相吻合的理論庫存。商品一旦進行了入庫就要更新實物庫存，同時根據(jù)供貨計劃分配入庫數(shù)量。3.供貨計劃分配5.實物庫存分配在分配實物庫存之前需要考慮完成的工作包括下面3個方面：?已經(jīng)進行了入庫的預定分配；?已經(jīng)進行了供應計劃的分配和銷售庫存的分配；?進行直接庫存分配。即使通過了以上階段的處理，但還沒有決定在哪一個倉庫進行分配，這就需要在實物庫存分配階段進行確定。也就是說，實物庫存分配的首要工作就是決定倉庫。5.實物庫存分配6.倉庫日程核實數(shù)量關系的分配全部完成了，為了核實什么時候能出庫，需要核實倉庫的日程。要核實回答了到貨期的出庫預訂日期是否正是出庫倉庫的休息日，如果是休息日就要往后順延。7.配車計劃分配準備好商品之后，到貨日期根據(jù)配送手段也可能變化。像固定班車那樣，在管理裝載效率的情況下進行配車計劃的分配，決定出庫日期。配車計劃的分配方法與如何制定計劃有關。6.倉庫日程核實8.制定到貨期訂單登錄后，其結果是明確何時能夠到貨，確認在計算機系統(tǒng)中全部處理的結果的處理就是制定到貨期。到以上的第7步為止，進行了訂單內(nèi)容的確認和何時到貨期的確認，系統(tǒng)返回到開始的回答，并等待下一步操作。9.生成出庫預訂數(shù)據(jù)滿足庫存分配等全部的條件，對確認了的訂單回答到貨日到貨的情況，生成出庫預訂數(shù)據(jù)。8.制定到貨期10.生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)不能夠滿足各分配條件的訂單作為訂貨缺貨進行登錄，要想知道這些訂單什么時候能夠分配，要生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)并存入訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫。作為訂貨缺貨數(shù)據(jù)所登錄的訂單，因為還沒有進行庫存的分配，根據(jù)下次入庫時的分配可以得到預訂出庫數(shù)據(jù)。在能夠分配訂單中一部分的情況，進行部分出庫，訂單被分割的一部分生成出庫數(shù)據(jù)，一部分成為訂貨缺貨數(shù)據(jù)。全部的狀態(tài)在訂貨數(shù)據(jù)庫中用訂單進行表示。訂貨缺貨數(shù)據(jù)作為下面訂貨缺貨系統(tǒng)的開始數(shù)據(jù)。信息處理的流程如圖6.4所示。10.生成訂貨缺貨數(shù)據(jù)圖6.4接受訂貨系統(tǒng)的處理流程

配車計劃分配配車計劃數(shù)據(jù)庫置到貨期確認分配狀況生成預訂出庫訂單缺貨預定預訂出庫數(shù)據(jù)庫訂單缺貨數(shù)據(jù)庫供應計劃數(shù)據(jù)庫銷售庫存數(shù)據(jù)庫訂單數(shù)據(jù)庫通信管理檢查通信管理數(shù)據(jù)庫庫存數(shù)據(jù)庫入庫預訂分配供應計劃分配銷售庫存分配實物庫存分配倉庫日程確認倉庫日程數(shù)據(jù)庫預訂入庫數(shù)據(jù)庫圖6.4接受訂貨系統(tǒng)的處理流程

配車計劃分配配車計劃數(shù)據(jù)庫6.4訂貨缺貨系統(tǒng)的設計6.4.1訂貨缺貨系統(tǒng)的要點1.正確地掌握訂貨缺貨的狀況訂貨缺貨系統(tǒng)的第一個要點就是，如何正確地掌握訂貨缺貨的狀況。從接受訂單開始到出庫為止的過程中，需要正確地掌握計算機和系統(tǒng)的訂單處于什么樣的狀態(tài)。作為訂單的狀態(tài)有以下幾種情況。6.4訂貨缺貨系統(tǒng)的設計?成功接收的訂單，由于超出了處理的范圍仍保留著接收狀態(tài)；?在處理的范圍，但在預訂入庫中沒有被分配、在供應計劃中也沒有被分配的訂單；?在供應計劃中進行了分配，但還沒有在銷售庫存中被分配的訂單；?在預訂入庫和銷售庫存中進行了分配，但在實物庫存中還未分配的訂單；?已經(jīng)在實物庫存中分配了的訂單，但為了等待客戶所希望的到貨時間而等待出庫的訂單。?成功接收的訂單，由于超出了處理的范圍仍保留著接收狀態(tài)；在一張訂單上有許多商品的情況，對應各商品存在著上面所列舉的各種情況。作為整張訂單，還有這樣的狀態(tài)：①不能夠分配的訂單；②進行了部分商品的分配，被分批出庫的訂單；③進行了部分商品的分配，但客戶要求全部一次性送貨時所等待出庫的訂單。正確地掌握這些狀態(tài)，需要系統(tǒng)對上述情況能夠及時處理并對訂單狀態(tài)進行監(jiān)視，例如，在入庫后需要判斷是否有到了預訂發(fā)貨日期的情況。

在一張訂單上有許多商品的情況，對應各商品2.遵守到貨日期對庫存的分配第二個要點是，為了遵守答復的到貨日期，如何對庫存進行分配。對預訂進行分配、回答到貨日期的情況，按照預訂對商品是否入庫進行監(jiān)視的同時，預訂發(fā)生變化時能夠事先調(diào)整。3.如何處理訂單的變化第三個要點是，如何處理訂單的改變。盡管接受訂貨時能夠進行分配，全部商品能夠出庫，但接受訂貨時的缺貨也是不可避免的。2.遵守到貨日期對庫存的分配6.4.2訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍就是對于全部登錄的訂單所能夠做的處理內(nèi)容。這些內(nèi)容主要有訂貨缺貨的改變、入庫后的訂貨缺貨分配。對于訂單改變后的作業(yè)，根據(jù)改變的內(nèi)容進行接受訂貨系統(tǒng)的分配，從而發(fā)生接受訂貨系統(tǒng)的信息傳遞。訂貨缺貨系統(tǒng)的功能關聯(lián)，如圖6.5所示。查詢訂貨缺貨訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫改變訂貨缺貨分配訂貨缺貨接受訂貨系統(tǒng)訂貨缺貨出庫預訂出庫數(shù)據(jù)庫預訂出庫數(shù)據(jù)庫圖6.5訂貨缺貨系統(tǒng)的功能關聯(lián)圖

6.4.2訂貨缺貨系統(tǒng)的范圍查詢訂貨缺貨訂貨缺貨數(shù)據(jù)庫6.4.3訂貨缺貨系統(tǒng)的功能訂貨缺貨系統(tǒng)可以列舉出下面的主要功能。?訂貨缺貨的改變；?訂貨缺貨的查詢；?訂貨缺貨的分配；?訂貨缺貨的指示出庫。根據(jù)這些功能，從訂貨缺貨開始產(chǎn)生出出庫預