辦公自動化之辦公中的表格與圖表處理課件

第四章

辦公中的表格與圖表處理

第四章

辦公中的表格與圖表處理14.1電子表格與數(shù)據(jù)圖表的相關(guān)知識

4.1.1電子表格的類型劃分和軟件選取類型詳細分類舉例文字表格規(guī)則的文字表格課程表、作息時間表、值班表等復(fù)雜的文字表格個人簡歷表、項目申報表等數(shù)字表格數(shù)字不參與運算出貨單、發(fā)貨單等數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表產(chǎn)品出庫統(tǒng)計表、損益表等數(shù)據(jù)庫格式表格學(xué)生成績表、公司銷售表等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格由各個月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表4.1電子表格與數(shù)據(jù)圖表的相關(guān)知識

42電子表格制作的軟件選取原則1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進行公式、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。5．數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作。電子表格制作的軟件選取原則1．規(guī)則的文字表格用Word中的“34.1.2數(shù)據(jù)圖表的類型劃分

和軟件選取

使用較多的圖表有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖。4.1.2數(shù)據(jù)圖表的類型劃分

和44.2利用Word制作文字表格4.2.1規(guī)則表格的制作用“插入表格”方法。以制作“日程安排表”為例。

創(chuàng)建表格填充內(nèi)容制作斜線表頭4.2利用Word制作文字表格4.2.15創(chuàng)建表格創(chuàng)建表格的方法表格中的各種標記表格中常用的選定方法：選定表格、行、列、單元格。在表格中增刪行、列創(chuàng)建表格創(chuàng)建表格的方法6格式設(shè)置：

表格屬性——表格大小、對齊方式；行高，跨頁斷行，標題行重復(fù)；列寬；單元格。格式設(shè)置：74.2.2復(fù)雜表格的制作

需要使用“繪制表格”、“擦除”、“合并單元格”和“拆分單元格”等工具手動進行繪制。以“報名表”為例。繪制“報名表”框架(1)繪制“報名表”表格(2)添加行——拆分單元格(3)處理跨行的單元格——合并單元格(4)添加列4.2.2復(fù)雜表格的制作需要使用“82.對表格進行精確調(diào)整

使用“表格屬性”。

（1）對整個表格：居中。（2）行的設(shè)置：行高。（3）單元格的設(shè)置：對齊、適應(yīng)文字、方向。

（4）邊框設(shè)置。

2.對表格進行精確調(diào)整94.3利用Excel制作數(shù)字表格和圖表以“上半年銷售統(tǒng)計”為例。1.數(shù)據(jù)表格的創(chuàng)建2.用函數(shù)計算數(shù)據(jù)SUM,AVERAGE,MAX,MIN.單元格的三種引用方式：（1）相對引用：B3,代表參數(shù)的單元格需要變化（2）絕對引用：$B$3，不需要變化（3）混合引用：B$3，$B3，只有列或行變化4.3利用Excel制作數(shù)字表格和圖表以“上半年銷售統(tǒng)計103.表格的格式化設(shè)置4.制作圖表（1）制作嵌入式圖表（柱形圖）（2）制作單獨的三維柱狀圖表（3）制作不連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的圖表

3.表格的格式化設(shè)置114.4制作Excel關(guān)聯(lián)表格

Excel的關(guān)聯(lián)表格，是指在一個或多個工作簿中有一定關(guān)聯(lián)關(guān)系的工作表的總稱。

在辦公中制作表格時，有些數(shù)據(jù)的存放和計算需要使用多個工作表，并且相互之間需要引用和參照。這就需要使用Excel的關(guān)聯(lián)表格操作來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的處理。4.4制作Excel關(guān)聯(lián)表格E12以“歌手大獎賽計分”為例

計分規(guī)則:每一個參加決賽選手的得分滿分為100分，包括以下三大部分：

歌唱得分、素質(zhì)得分、聲樂得分以上三項分數(shù)之和為該選手的總得分，按照該成績的名次確定最終的獲獎等級。參加決賽的選手共20人，比賽前通過抽簽確定出場順序，比賽結(jié)束需要確定綜合成績一等獎1人，二等獎3人，三等獎5人，其余為優(yōu)秀獎?，F(xiàn)在需要制作一套用來計算選手分數(shù)的表格，以便在比賽現(xiàn)場能夠很快算出分數(shù)。以“歌手大獎賽計分”為例計分規(guī)則:13基本步驟工作表的添加和更名“主界面”工作表的制作:網(wǎng)格線：工具—選項—視圖超鏈接：右鍵—超鏈接—本文檔中的位置“計分規(guī)則”工作表的制作重點：大塊文字在Excel中的輸入——文本框。4.“選手情況”工作表的制作5.“歌唱得分”、“素質(zhì)得分”、“聲樂得分”、“綜合得分”、“評獎結(jié)果”工作表的制作：

重點：函數(shù)的應(yīng)用?；静襟E工作表的添加和更名14函數(shù)的應(yīng)用垂直查找函數(shù)

VLOOKUP

VLOOKUP（需要在數(shù)據(jù)表第一列查找的值，要在其中查找的數(shù)據(jù)區(qū)域，待返回的匹配值的列序號）VLOOKUP（C3,選手情況！$A$3:$B$18,2）跨工作表、跨工作簿的單元格引用。

跨工作表:工作表名!單元格地址跨工作簿:[工作簿名]工作表名!單元格地址

如:[計算機成績.xls]上機成績！B4函數(shù)的應(yīng)用垂直查找函數(shù)VLOOKUP15利用IF函數(shù)避免“＃N／A”錯誤。錯誤提示信息:

####：輸入單元格的數(shù)值太長；

#N/A：函數(shù)或公式中沒有可用的數(shù)值；

#REF!：單元格引用無效．IF(條件，表達式１，表達式２）IF（C3=“”,“”,VLOOKUP（C3,選手情況！$A$3:$B$18,2））利用IF函數(shù)避免“＃N／A”錯誤。16本章小結(jié)

重點：電子表格和圖表的類型劃分和軟件的選取。用Word熟練制作和編輯表格。用Excel熟練制作和編輯表格和圖表。用Excel制作關(guān)聯(lián)表格。難點：函數(shù)的使用；函數(shù)中單元格引用方式。本章小結(jié)重點：17第四章

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辦公中的表格與圖表處理184.1電子表格與數(shù)據(jù)圖表的相關(guān)知識

4.1.1電子表格的類型劃分和軟件選取類型詳細分類舉例文字表格規(guī)則的文字表格課程表、作息時間表、值班表等復(fù)雜的文字表格個人簡歷表、項目申報表等數(shù)字表格數(shù)字不參與運算出貨單、發(fā)貨單等數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表產(chǎn)品出庫統(tǒng)計表、損益表等數(shù)據(jù)庫格式表格學(xué)生成績表、公司銷售表等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格由各個月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表4.1電子表格與數(shù)據(jù)圖表的相關(guān)知識

419電子表格制作的軟件選取原則1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進行公式、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。5．數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作。電子表格制作的軟件選取原則1．規(guī)則的文字表格用Word中的“204.1.2數(shù)據(jù)圖表的類型劃分

和軟件選取

使用較多的圖表有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖。4.1.2數(shù)據(jù)圖表的類型劃分

和214.2利用Word制作文字表格4.2.1規(guī)則表格的制作用“插入表格”方法。以制作“日程安排表”為例。

創(chuàng)建表格填充內(nèi)容制作斜線表頭4.2利用Word制作文字表格4.2.122創(chuàng)建表格創(chuàng)建表格的方法表格中的各種標記表格中常用的選定方法：選定表格、行、列、單元格。在表格中增刪行、列創(chuàng)建表格創(chuàng)建表格的方法23格式設(shè)置：

表格屬性——表格大小、對齊方式；行高，跨頁斷行，標題行重復(fù)；列寬；單元格。格式設(shè)置：244.2.2復(fù)雜表格的制作

需要使用“繪制表格”、“擦除”、“合并單元格”和“拆分單元格”等工具手動進行繪制。以“報名表”為例。繪制“報名表”框架(1)繪制“報名表”表格(2)添加行——拆分單元格(3)處理跨行的單元格——合并單元格(4)添加列4.2.2復(fù)雜表格的制作需要使用“252.對表格進行精確調(diào)整

使用“表格屬性”。

（1）對整個表格：居中。（2）行的設(shè)置：行高。（3）單元格的設(shè)置：對齊、適應(yīng)文字、方向。

（4）邊框設(shè)置。

2.對表格進行精確調(diào)整264.3利用Excel制作數(shù)字表格和圖表以“上半年銷售統(tǒng)計”為例。1.數(shù)據(jù)表格的創(chuàng)建2.用函數(shù)計算數(shù)據(jù)SUM,AVERAGE,MAX,MIN.單元格的三種引用方式：（1）相對引用：B3,代表參數(shù)的單元格需要變化（2）絕對引用：$B$3，不需要變化（3）混合引用：B$3，$B3，只有列或行變化4.3利用Excel制作數(shù)字表格和圖表以“上半年銷售統(tǒng)計273.表格的格式化設(shè)置4.制作圖表（1）制作嵌入式圖表（柱形圖）（2）制作單獨的三維柱狀圖表（3）制作不連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的圖表

3.表格的格式化設(shè)置284.4制作Excel關(guān)聯(lián)表格

Excel的關(guān)聯(lián)表格，是指在一個或多個工作簿中有一定關(guān)聯(lián)關(guān)系的工作表的總稱。

在辦公中制作表格時，有些數(shù)據(jù)的存放和計算需要使用多個工作表，并且相互之間需要引用和參照。這就需要使用Excel的關(guān)聯(lián)表格操作來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的處理。4.4制作Excel關(guān)聯(lián)表格E29以“歌手大獎賽計分”為例

計分規(guī)則:每一個參加決賽選手的得分滿分為100分，包括以下三大部分：

歌唱得分、素質(zhì)得分、聲樂得分以上三項分數(shù)之和為該選手的總得分，按照該成績的名次確定最終的獲獎等級。參加決賽的選手共20人，比賽前通過抽簽確定出場順序，比賽結(jié)束需要確定綜合成績一等獎1人，二等獎3人，三等獎5人，其余為優(yōu)秀獎?，F(xiàn)在需要制作一套用來計算選手分數(shù)的表格，以便在比賽現(xiàn)場能夠很快算出分數(shù)。以“歌手大獎賽計分”為例計分規(guī)則:30基本步驟工作表的添加和更名“主界面”工作表的制作:網(wǎng)格線：工具—選項—視圖超鏈接：右鍵—超鏈接—本文檔中的位置“計分規(guī)則”工作表的制作重點：大塊文字在Excel中的輸入——文本框。4.“選手情況”工作表的制作5.“歌唱得分”、“素質(zhì)得分”、“聲樂得分”、“綜合得分”、“評獎結(jié)果”工作表的制作：

重點：函數(shù)的應(yīng)用?；静襟E工作表的添加和更名31函數(shù)的應(yīng)用垂直查找函數(shù)

VLOOKUP

VLOOKUP（需要在數(shù)據(jù)表第一列查找的值，要在其中查找的數(shù)據(jù)區(qū)域，待返回的匹配值的列序號）VLOOKUP（C3,選手情況！$A$3:$B$18,2）跨工作表、跨工作簿的單元格引用。

跨工作表:工作表名!單元格地址跨工作簿:[工作簿名]工作表名!單元格地址

如:[計算機成績.xls]上機成績！B4函數(shù)的應(yīng)用垂直查找函數(shù)VLOOKUP32利用IF函數(shù)避免“＃N／A”錯誤。錯誤提示信息:

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