檔案管理規(guī)章制度范本

第5頁共5頁檔案管理規(guī)章制度范本為加強公?司檔案業(yè)務(wù)?管理，進一?步提高檔案?管理水平，?保證檔案的?系統(tǒng)性與完?整性，完善?檔案借閱手?續(xù)，使公司?檔案管理達?到規(guī)范化、?合理化、標?準化，更好?地為公司各?項工作服務(wù)?，結(jié)合實際?情況，特制?定本制度，?具體內(nèi)容如?下：一、?檔案管理的?范圍本公?司所有需要?歸檔的文件?資料，包括?：對公司在?經(jīng)營活動中?形成的包括?行政事務(wù)、?企業(yè)管理、?勞動人事、?培訓教育、?安全管理、?后勤服務(wù)、?外事工作等?有保存價值?的原始材料?，在生產(chǎn)經(jīng)?營管理上形?成的經(jīng)營決?策、計劃工?作、統(tǒng)計工?作、物資管?理、產(chǎn)品銷?售、財務(wù)管?理、生產(chǎn)調(diào)?度、設(shè)備工?裝（模具）?管理、能源?管理等方面?有保存價值?的原始材料?。二、檔?案的管理部?門公司綜?合事務(wù)部為?檔案管理的?職能部門，?負責公司各?類檔案的管?理工作。對?公司各類檔?案進行收集?、整理和歸?檔。各部門?根據(jù)工作需?要配備專（?兼）職檔案?管理人員，?負責檔案進?室前的收集?、整理和保?管工作。各?部門的檔案?管理人員應(yīng)?按照明確的?歸檔時間和?歸檔范圍，?定期向檔案?管理部門移?交檔案，確?因工作需要?繼續(xù)使用的?文件資料，?原件移交檔?案室，使用?部門留存復(fù)?印件。接收?檔案必須認?真驗收，并?辦理交接手?續(xù)，維護檔?案的完整與?安全，使檔?案更好地為?公司各項工?作服務(wù)。?三、檔案的?分類在切?實遵循《中?國檔案分類?法》前提下?，根據(jù)公司?實際情況，?將所涉及的?檔案劃分為?十大類：?1、行政管?理。2、?人事管理。?3、財會?檔案。4?、生產(chǎn)經(jīng)營?管理。5?、技術(shù)質(zhì)量?安全管理。?6、基建?檔案。7?、外來文件?。8、聲?像檔案。?9、實物檔?案。10?、其他檔案?。財會檔?案是公司財?務(wù)工作過程?中形成的憑?證、賬簿、?報表等相關(guān)?資料的收集?、整理、歸?檔。實物?檔案是公司?各類活動中?形成的如模?型、樣品、?贈品、證書?、獎杯獎旗?等實物。以?上十類檔案?中，每一大?類檔案內(nèi)容?又要根據(jù)需?要及實際情?況分成若干?小類進行管?理。四、?歸檔要求?1、歸檔的?文件材料要?完整、系統(tǒng)?、準確。?2、歸檔的?文件材料必?須是原件。?如是傳真件?等不易保存?的文件材料?，應(yīng)留復(fù)印?件，并將復(fù)?印件與原件?一起存檔，?并加以說明?。3、存?檔的文件、?材料應(yīng)按照?自然形成、?保持歷史聯(lián)?系的原則，?并按立卷要?求特征及文?件內(nèi)容進行?科學分類、?立卷和編目?編號。4?、檔案名稱?的填寫要注?意內(nèi)容準確?，文字簡練?通順，結(jié)構(gòu)?完整，必須?揭示卷內(nèi)文?件的內(nèi)容和?成份，并區(qū)?分保管期限?。卷內(nèi)文件?應(yīng)按問題或?文件形成的?時間系統(tǒng)地?排列，按順?序編號，填?寫“卷內(nèi)目?錄”。目錄?各項必須填?寫清楚（一?律使用黑色?中性筆填寫?），字跡工?整、清晰，?裝訂整齊。?5、檔案?盒（袋）內(nèi)?文件的排列?：檔案袋內(nèi)?文件應(yīng)區(qū)分?不同情況進?行排列，密?不可分的文?件依序排列?在一起，即?章程、批文?在前，計劃?、總結(jié)在后?；正本在前?，附件在后?；印件在前?，定稿在后?；案件材料?中結(jié)論性材?料在前，依?據(jù)性材料在?后。其它文?件按文件的?重要程度或?形成時間先?后排列。?6、文件歸?檔份數(shù)：一?般歸檔__?_份，重要?的和經(jīng)常使?用的文件歸?檔___份?或___份?。對無保存?價值和重復(fù)?文件，需要?辦理銷毀手?續(xù)。7、?歸檔時間：?部門或責任?人應(yīng)于相關(guān)?工作結(jié)束后?立即（最遲?一周內(nèi)）將?應(yīng)立卷歸檔?的文件整理?立卷，向公?司檔案管理?部門移交歸?檔。五、?檔案的查閱?和借閱1?、查閱檔案?應(yīng)填寫檔案?查閱登記表?，寫明查閱?時間、查閱?內(nèi)容、查閱?目的等。有?關(guān)人員應(yīng)在?檔案室內(nèi)查?閱檔案資料?，閱后及時?歸還。2?、查閱檔案?資料時一般?不得對其進?行復(fù)制。確?有特殊情況?必須復(fù)制的?，應(yīng)填寫檔?案資料復(fù)制?申請單，經(jīng)?所在部門經(jīng)?理簽署意見?后方可復(fù)制?。3、原?則上本公司?內(nèi)部工作人?員因工作需?要都可以借?閱，但必須?由所在部門?出具借閱申?請并由部門?經(jīng)理簽名認?可。借出檔?案時應(yīng)注意?檔案的密級?要求以及借?閱人的相關(guān)?權(quán)限。借閱?檔案時應(yīng)做?到以下幾點?：（1）?借閱者不得?自拿、自取?、自放檔案?，嚴禁擅自?打開檔案柜?翻閱查找。?（2）按?規(guī)定辦理登?記手續(xù)，定?期歸還，確?因工作需要?不能按時返?還的，需辦?理續(xù)借手續(xù)?，否則按管?理規(guī)定停止?借閱。（?3）要愛護?檔案，不得?丟失，并注?意保密，不?得擅自轉(zhuǎn)借?他人。（?4）所借檔?案不得隨意?折疊和拆散?，嚴禁對檔?案隨意更改?、涂寫。?（5）借出?和歸還檔案?時，應(yīng)辦理?清點手續(xù)，?由檔案管理?員和借閱者?當面核對清?楚。（6?）檔案如有?丟失、損壞?或___，?要立即追究?當事人責任?。（7）?調(diào)離本單位?的工作人員?，必須清理?移交檔案文?件后方可辦?理調(diào)離手續(xù)?。六、檔?案的移交?檔案移交必?須辦理移交?手續(xù)，填寫?移交清單，?經(jīng)移交人簽?字，接收方?核對簽收。?七、檔案?的保管1?、要做好檔?案的防火、?防蟲、防盜?、防塵、防?陽光直射“?五防”工作?。2、檔?案柜所在辦?公室嚴禁吸?煙。3、?檔案管理人?員要定期對?檔案進行安?全檢查，發(fā)?現(xiàn)問題要及?時向領(lǐng)導報?告，并采取?補救措施。?4、對于?不易繼續(xù)保?存的檔案資?料，應(yīng)及時?予以復(fù)制；?對于已破損?的檔案資料?應(yīng)及時予以?修復(fù)。為做?好檔案的提?供和利用工?作，所有文?件資料均應(yīng)?按照其分類?組卷，并按?照其性質(zhì)分?為短期、長?期、永久三?類分別保管?。5、檔?案管理人員?要做好檔案?資料的保密?工作，檔案?管理部門除?外，其他各?部門人員不?得查閱與自?己工作內(nèi)容?無關(guān)的檔案?資料。八?、檔案的銷?毀公司對?各類檔案每?二年進行一?次鑒定。對?超過保管期?并經(jīng)鑒定無?保留價值的?檔案做出銷?毀處理意見?，報總經(jīng)理?批準后予以?銷毀。風?險提示：?企業(yè)規(guī)章制?度也可以成?為企業(yè)用工?管理的證據(jù)?，是公司內(nèi)?部的“法律?”，但是并?非制定的任?何規(guī)章制度?都具有法律?效力，只有?依法制定的?規(guī)章制度才?具有法律效?力。勞動爭?議糾紛案件?中，工資支?付憑證、社?保記錄、招?工招聘登記?表