合同管理流程

合同管理流程合同管理流程合同管理流程xxx公司合同管理流程文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度 工程和采購類合同管理流程

流程圖流程概況流程目的確保合同執(zhí)行及關(guān)聯(lián)各方掌握合同主要條款內(nèi)容，提升合同履約質(zhì)量適用范圍與供應商簽訂的各類合同流程主導及參與部門招采部（主導）、法務人員、各業(yè)務部門。部門流程中承擔職責總經(jīng)理審批合同示范文本；審批非標準合同文本。副總經(jīng)理審批合同示范文本；審批非標準合同文本。工程部1．負責合同承包范圍；2．提供工程技術(shù)標；3．負責合同中的工期、進度、質(zhì)量、履約、擔保、保修；4．負責合同款支付、結(jié)算、獎罰；5．負責變更、簽證。營銷部1．負責審核與營銷相關(guān)的合同條款；2．負責審核變更相關(guān)的合同條款。設計部1．負責審核與技術(shù)相關(guān)的合同條款；2．負責審核變更相關(guān)的合同條款。法務人員對合同示范文本進行法務審核；負責對合同簽訂過程進行法務支持；對爭議合同進行協(xié)商變更。招采部負責編制合同示范文本；組織擬定非標準合同；組織相關(guān)部門進行合同會簽；組織簽訂各類采購合同；配合需求部門監(jiān)督合同履行；組織解決爭議合同問題。成本部提供工程量清單；負責審核合同價款調(diào)整、合同款支付相關(guān)條款；負責審核變更、簽證、結(jié)算、獎罰等與成本有關(guān)的條款。財務管理部1．負責合同款支付方式；2．負責提供發(fā)票形式、代扣代繳等與財務核算和納稅等有關(guān)事宜。

3.工作程序合同示范文本標準化、合同辦理招采部組織合同示范文本的編制、更新與管理。合同示范文本報批程序：招采部組織職能部門編寫合同示范文本后，交付法務審核，由副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。批準后的合同示范文本各部門應予執(zhí)行。若簽訂使用的合同示范文本需要修改，招采部根據(jù)供應商選擇過程中雙方約定的資料，進行合同的洽談；由招采部組織需求部門及法務人員會簽，提交至副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。若簽訂合同無須修改，則由招采部組織需求部門及法務人員會簽，提交至副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。合同審批原則上應按順序依次執(zhí)行，遇特殊情況下可臨時調(diào)整次序，但必須征得次序變動影響的下一會簽人的同意。各部門合同審核的重點各部門審核重點如下：序號部門名稱審核重點（包含但不限于）1招采部合同文字和結(jié)構(gòu)、通用條款、特殊條款、工作范圍、雙方權(quán)利義務、技術(shù)、工期、進度、質(zhì)量、履約、擔保、保修等條款。2工程部合同承包范圍；合同中的工期、進度、質(zhì)量、履約、保修;合同款支付，結(jié)算、獎罰；負責變更、簽證。3設計部技術(shù)相關(guān)的合同條款、變更。4營銷部營銷相關(guān)的合同條款、變更。5法務合同風險判斷、與法律相關(guān)的內(nèi)容，包括但不限于：變更、解除、違約、索賠、不可抗力、擔保、訴訟等條款。6成本部工程量清單、合同價款及價款調(diào)整、合同款支付、變更、簽證、結(jié)算、獎罰等與成本有關(guān)的條款。7財務管理部合同款支付方式、發(fā)票形式、代扣代繳等與財務核算和納稅有關(guān)的條款。在合同簽批過程中，若各部門對合同條款的理解分歧比較大，招采部根據(jù)實際情況組織對合同進行會議評審，評審后的合同經(jīng)審批后確定為定稿合同。合同簽署和蓋章：合同原則上由對方先簽字蓋章（合同原件我方不低于四份）。合同須完成公司最終審批由招采部申請用印蓋章。最終簽字、蓋章的合同文本要求：應與審批文稿一致；會簽、審批中全部調(diào)整意見修改完畢并經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理確認。合同存檔、備案與上傳合同編號及備案：合同編號的編制時間節(jié)點是簽訂合同主體公司蓋章之后一個工作日內(nèi)，合同主辦部門的相關(guān)人員持相關(guān)材料到招采部，由招采部對合同進行存檔備案一份原件，其他合同原件由合同主辦部門的相關(guān)人員根據(jù)相關(guān)部門的需求，分送各相關(guān)部門。備案資料包括：招標文件審批表、招標文件、開標記錄、合同談判記錄、合同簽批表、未招標審批表、中標人投標文件、合同原件等相關(guān)資料。合同存檔時須注明：工程類、非工程類-項目名稱-合同名稱-成本科目-專業(yè)名稱-合同編號。合同臺賬：招采部負責合同臺賬，每月進行更新。合同的執(zhí)行與反饋合同執(zhí)行：合同執(zhí)行部門負責按合同條款執(zhí)行,招采部進行監(jiān)督。招采部每月收集各部門（項目公司）合同執(zhí)行中與合同管理相關(guān)的問題，匯總分析檢查出的相關(guān)問題，改進合同的管理。合同執(zhí)行部門在合同履行過程中應注意：涉及工期、造價、質(zhì)量等方面的事宜決定應以書面形式記錄和確認。涉及雙方往來函件的，如以公司名義發(fā)出時，應以法律規(guī)定的有效方式發(fā)送，并要求對方工作人員簽收并保留發(fā)出的憑證，如對方拒收應立即改為特快專遞方式重發(fā)，填寫郵政特快專遞時在備注中寫明函件的簡要內(nèi)容，并將發(fā)送憑證報部門內(nèi)勤存檔；如接收對方文件時，則應為文本原件并有對方的簽字蓋章確認。合同變更、解除和違約處理合同變更與解除：合同解除及變更必須采用書面形式，區(qū)分不同情況按下列規(guī)定審批。解除合同，變更合同范圍、付款條件、工期、質(zhì)量標準、計價和結(jié)算違約責任等內(nèi)容的，應采用補充協(xié)議的形式，參照合同起草和審批的相關(guān)規(guī)定審批。工程類合同可采用設計變更和現(xiàn)場簽證方式進行合同變更，按【設計變更管理流程】或【現(xiàn)場簽證管理流程】的規(guī)定執(zhí)行。合同變更或解除后合同執(zhí)行部門應在一周內(nèi)完成修改、存檔和通知。各部門應對原合同文本進行標識，以免錯誤地執(zhí)行原合同。合同違約處理：合同違約金處罰程序：合同執(zhí)行部門填寫《合同違約處理會簽單》提出處理建議并附原合同，招采部、成本部、財務管理部等部門會簽，副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批；工程合同違約索賠和材料設備合同違約索賠由合同簽訂主體負責索賠。經(jīng)協(xié)調(diào)無效需使用法律手段的程序：合同執(zhí)行部門填寫《法律途徑解決申請單》提出建議并附