Excel表格處理技巧優(yōu)質資料

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第4章表格處理軟件Excel2003Excel表格處理技巧優(yōu)質資料(可以直接使用，可編輯優(yōu)質資料，歡迎下載）電子表格軟件Excel是進行數據處理的常用軟件。主要以表格的方式來完成數據的輸入、計算、分析、制作圖表和統計。本章是主教材的第4章的配套實驗，通過10個實驗分別介紹表格的編排、數據的計算、統計分析和圖表的生成等Excel的操作方法和步驟。4.1Excel2003的基礎知識實驗4-1Excel的啟動、退出和界面介紹實驗目的①掌握Excel應用程序快捷方式的建立。②通過快捷方式掌握Excel的啟動和退出。③熟悉Excel的工作界面。④練習選擇工作表和單元格區(qū)域的方法。實驗內容建立Excel的快捷方式，并利用該快捷方式啟動Excel，觀察Excel用戶界面，切換工作表標簽，確認與取消單元格輸入內容，查看選中工作表及單元格區(qū)域情況。實驗步驟①執(zhí)行“開始”|“搜索”|“文件或文件夾”命令，打開“搜索結果”窗口，搜索的Excel應用程序文件名為“Excel.exe”。②在搜索結果中選定Excel應用程序文件，在桌面為其創(chuàng)建快捷方式。③雙擊“Excel快捷方式”圖標，打開Excel應用程序，認識Excel工作界面：標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作表標簽、工作表窗口、單元格和任務窗格等，如圖4-1所示。④單擊Sheet1工作表標簽，在A1單元格中輸入字符“大學計算機基礎”，然后單擊編輯按鈕“√”確認輸入，同時查看名稱框中的單元格名稱“A1”；在A2單元格中輸入字符“上機實驗”，然后單擊“×”按鈕取消輸入。⑤分別單擊“全選”、“行號”、“列標”按鈕，查看選中全部工作表、一行、一列的情況。=6\*GB3⑥按下Shift鍵，單擊A1單元格，再單擊F8單元格，查看選擇連續(xù)單元格區(qū)域的情況；按下Ctrl鍵，選中A1:B7和C3:E6單元格區(qū)域，查看選擇不連續(xù)單元格區(qū)域的情況。=7\*GB3⑦分別單擊Sheet2和Sheet3工作表標簽，在不同的工作表中輸入不同的數據，掌握切換不同工作表的方法。=8\*GB3⑧單擊工具欄上的“關閉”按鈕或執(zhí)行“文件”|“關閉”命令，將新建的工作簿文件保存到“D:\練習”文件夾中（如果該文件夾不存在，請自建），文件名為“基礎知識.xls”，退出Excel應用程序。標題欄標題欄菜單欄常用工具欄格式工具欄名稱框編輯欄活動單元格工作表區(qū)列標行號任務窗格編輯按鈕圖4-1Excel2003窗口全選按鈕工作表標簽分割條狀態(tài)欄4.2工作簿的建立和管理實驗4-2保存、打開和保護工作簿實驗目的①掌握工作簿打開和保存的方法。②掌握工作簿設置打開、修改權限密碼的方法。實驗內容在磁盤上建立一個名稱為“管理工作簿.xls”的工作薄，并將它設置權限密碼。實驗步驟①在“D:\練習”文件夾中雙擊打開名稱為“基礎知識.xls”的工作簿。②執(zhí)行“文件”|“另存為”命令，在“另存為”對話框中，將工作簿文件名改為“管理工作簿.xls”。③單擊“另存為”對話框中“工具”按鈕，在彈出的菜單中選擇“常規(guī)選項”命令，設置打開權限密碼為“12345”，設置修改權限密碼為“54321”。④執(zhí)行“文件”|“關閉”命令，退出Excel應用程序。⑤在“D:\練習”文件夾中雙擊“管理工作簿.xls”文件，分別輸入打開權限密碼和修改權限密碼，查看兩種密碼的不同權限。4.3工作表的建立實驗4-3Excel數據的輸入實驗目的①掌握數值、文本、日期等數據的輸入。②掌握自動填充數據的方法。實驗內容圖4圖4-2輸入數據在“輸入數據”工作薄的sheet1中輸入如圖4-2所示的數據內容。實驗步驟啟動Excel2003窗口，新建一個工作簿文件。強制換行：單擊“Sheet1”工作表標簽，在單元格A1中輸入“河南財經政法大學”。“河南財經”輸完后，按“Alt+Enter”鍵，對單元格中的內容進行強制換行，再輸入“政法大學”。圖4-3設置自動換行自動換行：在單元格A2中輸入“2021北京奧運會”，此時文本長度超出單元格寬度，若單元格A2中有內容，則超出單元格寬度的文本內容會被隱藏掉?？稍O置長文本在單元格中自動換行。選定單元格A2，執(zhí)行“格式”|“單元格”命令，在彈出的如圖4-3所示的“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡，在“文本控制”區(qū)域選中“自動換行圖4-3設置自動換行輸入文本型和數值型數據：在單元格A3中輸入號碼，若直接輸入“”，單元格中顯示3716456199，故應將其作為文本輸入。輸入時，先輸入英文的單撇號“’”，即鍵入：“’”；輸入數值型數據時，若輸入數據的長度超過單元格寬度，Excel2003自動改用科學計數法表示，在C3單元格中輸入“”，數據顯示為“4.1011E+17”輸入分數：若在單元格A4中直接輸入“3/5”，則顯示為“3月5日”，輸入分數時，應先輸入0和一個空格，再輸分數，即在單元格A4中鍵入：“03/5。”輸入日期和時間：在單元格B4中直接輸入“4/5”，則顯示為“4月5日”；在C4單元格按下“Ctrl”+“；”組合鍵輸入當前日期；在D4按下“Ctrl”+“Shift”+“；”自動填充系統定義好的序列：在A5單元格中輸入“Sunday”，選中A5單元格，將鼠標指針移向填充柄向右拖動到要填充數據的最后一個單元格G5，依次填充序列中其他內容。圖4-4輸入序列填充數列：首先在起始的兩個單元格區(qū)域A6和B6分別輸入開始的兩個數據“1”和“4圖4-4輸入序列填充等比序列：在A7單元格中輸入初始數據3，將鼠標指針指向A7單元格右下角的填充柄，并按住鼠標右鍵再向右拖動到要填充的單元格位置G7，松開右鍵時，在出現的快捷菜單中選擇“序列”命令，在出現的的“序列”對話框中，選中序列產生在“行”，序列類型選擇“等比序列”，步長值設置為“2”，終止值設置“96”，如圖4-4所示，然后單擊“確定”填充自定義序列：首先選擇“工具”|“選項”命令，出現如圖4-5所示的“選項”對話框。單擊“自定義序列”選項卡，在“自定義序列”列表框中選中“新序列”，在“輸入序列”列表框中分別輸入“北京”、“上?！薄ⅰ班嵵荨?、“南京”、“杭州”，每輸入一項按一下回車鍵。輸入完后單擊“添加”按鈕，將輸入的數據系列添加到“自定義序列”中，然后單擊“確定”按鈕，關閉對話框。圖4-5添加自定義序列在單元格A8中輸入“北京”，將鼠標指針移向該單元格區(qū)域右下角的填充柄向右拖動到要填充數據的最后一個單元格G8，可以依次圖4-5添加自定義序列eq\o\ac(○,11)保存工作簿：將工作簿文件以“數據輸入”文件名保存到“D:\練習”文件夾中。實驗結果樣式實驗結果樣式如圖4-2所示。實驗4-4Excel工作表的計算實驗目的①掌握單元格引用。②掌握公式進行數據運算。③掌握內置的常用函數的使用。實驗內容建立一個名為“數據計算”的工作簿，計算和編輯表中的數據。實驗步驟在“D:\練習”文件夾中創(chuàng)建一個文件名為“數據計算”的工作簿。在“Sheet1”工作表中輸入如圖4-6所示的數據內容。提示：“職工號”列中的數據用自動填充序列方式填充。圖4-6“數據計算”的原始數據圖4.6圖4-6“數據計算”的原始數據圖4.6“教師工資表”原始數據提示：小時課酬利用單元格地址絕對引用方法計算。計算應發(fā)工資：應發(fā)工資=基本工資+課時費。利用COUNT函數計算總人數。利用COUNTIF函數分別計算教授、副教授、講師的人數利用AVERAGE函數分別計算基本工資、課時數、課時費、應發(fā)工資的平均值。提示：計算以上這些字段的最高值和最低值的方法和計算平均值的參數一樣，最高值的函數名為Max，最低值的函數名為Min。圖4圖4-7計算好的數據實驗結果樣式實驗結果樣式如圖4-7所示。4.4工作表的編輯和格式化操作實驗4-5工作表的編輯實驗目的①掌握工作表的數據修改、復制、移動和刪除。②掌握工作表中單元格、行、列的插入和刪除。③學會為單元格添加批注。實驗內容圖4-8“編輯工作表”原始數據建立一個名為“編輯工作表”的工作簿，對其中的名稱為“工資表”的工作表圖4-8“編輯工作表”原始數據實驗步驟在“D:\練習”文件夾中建立一個名稱為“編輯工作表”的工作薄。在“工資表”中輸入數據內容，如圖4-8所示。將其中的工作表“Sheet1”改名為“工資表”。將姓名為“劉朝陽”所在的分公司改為“北京”。刪除姓名為“楊柳青”的行，將“部門”這一列移動到“分公司”后面。在首行前插入兩行，在A1單元格中輸入文字“誠信財務軟件公司”，在A2單元格中輸入文字“員工薪水表”。分別將姓名為“杜永寧”、“于洋”、“趙玲玲”的單元格插入批注“分公司經理”。計算員工薪水：薪水=工作時數×小時報酬。選中A1:H1單元格區(qū)域，單擊“格式”工具欄上的“合并并居中”工具按鈕，設置字體為“黑體”、加粗、18號字；選中A2:H2單元格區(qū)域，再次單擊“格式”工具欄上的“合并并居中”工具按鈕，使兩行標題都跨行居中顯示。保存所做編輯操作。圖4-9編輯好的工作圖4-9編輯好的工作表實驗結果樣式如圖4-9所示。實驗4-6工作表的格式化實驗目的=1\*GB3①學會設置數據的顯示格式。②學會設置表格的邊框和底紋。=3\*GB3③掌握條件格式的用法。圖4-10圖4-10復制工作表對實驗4-4建立的“數據計算”工作薄中的工作表的數據進行格式化設置，使用條件格式功能將“應發(fā)工資”介于5000元和6000元之間的數據加上灰色底紋，給表格加上合適的邊框和底紋。實驗步驟打開“數據計算”工作簿，用鼠標右鍵單擊“Sheet1”工作表標簽，出現的快捷菜單中選擇“移動或復制工作表”命令，在“移動或復制工作表”對話框中的“工作簿”下拉列表框中選擇“新工作簿”，在“建立副本”復選框中打上勾，單擊確定按鈕，如圖4-11所示，這時就將“Sheet1”工作表復制到新的工作簿了。關閉“數據計算”工作簿，將新工作簿的“Sheet1”工作表標簽改名為“工資表”。在第一行插入標題“教師工資表”，并將A1:H1單元格區(qū)域跨行居中顯示，設置標題字體為華文彩云、紅色、加粗、20號字，黃色加上12.5灰色圖案底紋。將工作表中所有數據居中對齊顯示。將“應發(fā)工資”前面加上“￥”符號，并利用條件格式命令將“應發(fā)工資”介于5000元和6000元之間的數據加上灰色底紋：選定H3:H15單元格區(qū)域，執(zhí)行“格式”|“條件格式”菜單命令，在彈出的如圖4-10所示的“條件格式”對話框中的“條件1”下拉列表框中選擇“單元格數值”，在條件運算符下拉列表框中選擇“介于”，在條件值框中輸入“5000”到“6000”，單擊“格式”按鈕，在“單元格格式”對話框選擇“圖案”選項卡，然后選擇灰色底紋，單擊“確定”按鈕，返回“條件格式”對話框，再按一次“確定圖4-11“條件格式”對話框選定A17:A19單元格區(qū)域，利用“格式”|“單元格圖4-11“條件格式”對話框選中A2:H19單元格區(qū)域，利用“格式”|“單元格”|“邊框”命令,將數據表加上紫羅蘭顏色的雙線外邊框，藍色單線內邊框。保存工作簿，文件名為“教師工資表”。實驗結果樣式圖4-12教師工資表實驗結果樣式如圖圖4-12教師工資表4.4數據管理實驗4-7數據管理實驗目的①了解數據管理功能。②掌握數據排序的方法。③掌握數據篩選的方法。=4\*GB3④掌握分類匯總的方法。實驗內容在工作表中進行數據排序、篩選和分類匯總，并進行簡單的圖表制作。實驗步驟打開實驗4-5所建的“編輯工作表”工作簿，將它以“數據管理”文件名另存。將工作表標簽“Sheet2”重命名為“數據排序”，將“Sheet3”重命名為“自動篩選”，添加二個工作表，一個命名為“高級篩選”，一個命名為“分類匯總”將“工資表”表中的A3:H17單元格區(qū)域的數據復制到其他四個工作表的A1:G15區(qū)域。圖4-13排序后的結果在“數據排序”工作表進行數據排序：單擊“數據排序”工作表中的任意單元格，執(zhí)行“數據”|“排序”命令，在出現的“排序”對話框中按“薪水”為第一關鍵字升序，“小時報酬”為第二關鍵字降序，“工作時數”圖4-13排序后的結果在“自動篩選”工作表進行自動篩選：單擊“自動篩選”工作表中的的任意單元格，執(zhí)行“數據”|“篩選”|“自動篩選”命令，篩選出分公司=“鄭州”并且“薪水”大于等于6000元并小于等于20000元的員工。篩選結果如圖4-14所示。圖4-14自動篩選后的結果在“高級篩選”工作表中篩選出工作時數等于160，或者薪水小于圖4-14自動篩選后的結果圖4-15設置條件區(qū)域單擊“高級篩選”工作表標簽，在j1:k3單元格將篩選條件輸入到如圖4-圖4-15設置條件區(qū)域圖4-16高級篩選對話框單擊數據區(qū)域中的任意單元格，選擇“數據”|“篩選”|“高級篩選”命令，出現如圖4-16所示的“高級篩選”對話框，選中“將篩選結果復制到其他位置”單選按鈕，設置“列表區(qū)域”地址范圍為$A$1:$H$15，“條件區(qū)域”地址范圍為$J$1:$K$3，選擇將篩選后的結果“復制到”A17單元格，在“選擇不重復的記錄”復選框中打上勾，單擊“確定”按鈕。高級篩選后的結果如圖4-圖4-16高級篩選對話框圖4-19分公司薪水求和匯總圖4-18分公司薪水最大值圖4-17高級篩選后的結果在“分類匯總”工作表中按照“分公司”以“最大值”和“圖4-19分公司薪水求和匯總圖4-18分公司薪水最大值圖4-17高級篩選后的結果按“分公司”排序：單擊“分類匯總”工作表中的“分公司”字段下的任意一個單元格（如：D4單元格），單擊常用工具欄中的升序排序按鈕。計算每個分公司中薪水的最大值：執(zhí)行“數據”|“分類匯總”命令，在彈出的如圖4-18所示的“分類匯總”對話框中選擇“分類字段”為“分公司”，“匯總方式”為“最大值”，選定“匯總項”為“薪水”，單擊“確定”按鈕。計算每個分公司薪水的總值：執(zhí)行“數據”|“分類匯總”命令，在彈出的如圖4-19所示的“分類匯總”對話框中選擇“分類字段”為“分公司”，“匯總方式”為“求和”，選定“匯總項”為“薪水”。將“替換當前分類匯總”復選框對勾去掉，單擊“確定”按鈕。匯總結果如圖4-20。圖4-21“圖表類型“對話框圖4-20分類匯總后的結果以“薪水”為數據，在“原始數據清單”工作表中生成如圖4-圖4-21“圖表類型“對話框圖4-20分類匯總后的結果單擊“工資表”的工作表標簽，選擇B3:B17和H3:H17單元格區(qū)域。單擊常用工具欄的“圖表向導”按鈕，在彈出的如圖4-21所示的“圖表向導步驟1-圖表類型”對話框中選擇“自定義圖表類型”選項卡下的“分裂的餅圖”，然后一直單擊圖表向導的“下一步”，在圖表向導最后的步驟中單擊“完成”，即可建立成圖表。圖4-22圖4-22完成后的“分裂的餅圖”效果實驗4-8Excel數據圖表化實驗目的=1\*GB3①掌握嵌入圖表和獨立圖表的創(chuàng)建。=2\*GB3②掌握圖表的編輯。=3\*GB3③掌握圖表的格式化。實驗內容圖4-23“教師工資表”圖表為實驗4-6所建的“教師工資表”中的“基本工資”和“應發(fā)工資”數據生成“圖4-23“教師工資表”圖表實驗步驟打開實驗4-6所建的“教師工資表”工作薄。建立各位教師的“基本工資”和“應發(fā)工資”的簇狀柱形圖表：建立圖表的數據在“工資表”的B2:B15、E2:E15和H2:H15單元格區(qū)域選擇。圖表為“標準類型”選項卡下的的“柱形圖”，子圖表類型為“簇狀柱形圖”。圖表標題為“教師工資表”，分類（X）軸標題為“姓名”，數值（Y）軸標題為“工資”，其它選項選擇默認值。建立的圖表如圖4-23所示。對“教師工資表”圖表進行如下格式化操作：圖4.-24“圖表區(qū)格式”對話框修飾圖表的邊框和底紋：選定圖表區(qū)，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選定“圖表區(qū)格式”命令，在出現如圖4-24所示的“圖表區(qū)格式”對話框中單擊“圖案”選項卡，邊框選定“自定義”、“圓角”，并選用最粗的紅色線形；單擊“填充效果”圖4.-24“圖表區(qū)格式”對話框設置圖表標題的格式：在圖表標題區(qū)單擊鼠標右鍵，選中“圖表標題格式”命令，將標題設置為黑體、加粗傾斜、黃色14號字。改變圖例的位置：在圖例區(qū)單擊鼠標右鍵，選中“圖例格式”命令，單擊“圖案”選項卡，將圖例邊框改為帶陰影的邊框，單擊“位置”選項卡，將圖例位置移動到圖表底部。改變圖表的位置：在圖表區(qū)單擊鼠標右鍵，選中“位置”命令，將圖表“作為新工作表插入”，使嵌入式圖表變獨立的圖表。實驗結果樣式圖4-25修飾好的圖表效果實驗結果樣式如圖4-25所示。圖4-25修飾好的圖表效果4.7綜合應用實例實驗4-9多張工作表的編輯實驗目的①掌握多張工作表的數據輸入與編輯。②掌握多張工作表的地址引用。③掌握條件格式的應用。實驗內容在多張工作表中進行數據輸入、計算和表格修飾。圖4-圖4-26平時、期中、期末成績的原始數據實驗步驟創(chuàng)建一個文件名為“多張工作表編輯”的工作簿。將工作表標簽“Sheet1”重命名為“平時成績”，將“Sheet2”重命名為“期中成績”，將“Sheet3”重命名為“期末成績”，添加一個工作表為“總評同時向工作表中輸入相同的數據：單擊第一張工作表“平時成績”的工作表標簽，然后按下Shift鍵，再單擊最后一張工作表“總評成績”的工作表標簽，使四張工作表全部選中，成為一個工作組，這時在任意一個工作表中輸入數據，可以同時向四張工作表輸入如圖4-13中所示的相同的數據。注意：“平時成績”、“期中成績”、“期末成績”三張工作表的每位同學每門功課的成績要按照圖4-26所示分別輸入。圖4-27總評成績的原始數據在“總評成績”工作表要單獨增加“總分”和“平均”二列字段，如圖4-27所示圖4-27總評成績的原始數據計算“總評成績”的各門功課的成績：總評成績=平時+期中成績×10%+期末成績×70%，計算“總評成績”的總分和平均分，并按平均分降序排序。設置“總評成績”工作表的標題格式為“合并及居中”設置標題字體為黑體、18號、加粗、藍色，底紋顏色為淺青綠加12.5灰色圖案；將“總評成績”工作表中的所有數據都設置成整數，字體為隸書、14號；居中對齊。將“總評成績”各門功課成績小于60分的成績加上灰色底紋。將“總評成績”各門功課大于等于85分的成績將字體加粗、傾斜、紅顏色。將“總評成績”工作表中的單元格的行高和列寬調整為最合適的位置。設置“總評成績”工作表內外邊框的線形都為藍色單線。將“總評成績”工作表的每個人的平均分制作成“分離性三維餅圖”圖表，并將各數據標志填上平均分數。實驗結果樣式實驗結果樣式如圖4-28所示。圖4-28做好的“總評成績”實驗結果實驗4-10圖4-28做好的“總評成績”實驗結果1.實驗目的①熟練掌握工作表的計算。②掌握工作表的修飾。③熟練掌握圖表的制作。2.實驗內容在工作表中進行數據輸入、計算、制作圖表和表格修飾。3.實驗步驟創(chuàng)建一個文件名為“產量報表”的工作簿。在“Sheet1”表中輸入如圖4-29所示的數據。設置標題格式：酸橙色底紋，紅色字體，居中，黑體，字號18，加粗。設置整個表格加邊框和底紋：邊框為粉紅，底紋為黃色。設置單元格格式：所有單元格垂直對齊為居中。數值型單元格格式設為千分分隔樣式。各個等級的產品數量單元格無小數?！爱a品合格率”單元格保留2位小數并右對齊；其他單元格的內容居中。使用函數：計算所有分廠的產品數量：單擊B8單元格，輸入公式：“=SUM（B3:E7）”。計算產品合格率：單擊F3單元格，輸入公式“=SUM（B3:D3）/SUM（B3:E3）”。計算各等級所占百分比：如一等產品所占百分比公式為：“=SUM（B3:B7）/$F$8”建立“單位”、“一分廠”、“三分廠”、“五分廠”（共4行）第四季度產量（不含“產品合格率（%）”）的折線圖。保存文件。圖4-29圖4-29“產量報表”原始數據實驗結果圖4-30圖4-30“產量報表”實驗結果實驗結果樣式如圖4-30所示。01、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？例如：在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數13，如果一個一個改的話實在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時又省力：1）假設證書號在A列，在A列后點擊鼠標右鍵，插入一列，為B列；2）在B2單元格寫入：="13"&A2后回車；3）看到結果為13xxxxxxxxxxxxx了嗎？鼠標放到B2位置，單元格的下方不是有一個小方點嗎，按著鼠標左鍵往下拖動直到結束。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。若是在原證書號后面加13則在B2單元格中寫入：=A2&“13”后回車。02、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數？打開“工具”，選“選項”，再選“常規(guī)”，在“最近使用的文件清單”下面的文件個數輸入框中改變文件數目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前的復選框去掉即可。03、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦？這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數字”菜單標簽下把該單元格的格式設成文本格式就行了。04、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件？點擊“工具”菜單“自動保存”項，設置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”，“確定”。然后進行設置即可。05、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標題，即每頁的第一行（或幾行）是一樣的。但是不是用頁眉來完成？在EXCEL的文件菜單－頁面設置－工作表－打印標題；可進行頂端或左端標題設置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標劃定范圍即可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。06、在Excel中如何設置加權平均？加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。07、如果在一個Excel文件中含有多個工作表，如何將多個工作表一次設置成同樣的頁眉和頁腳？如何才能一次打印多個工作表？把鼠標移到工作表的名稱處（若你沒有特別設置的話，Excel自動設置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后點右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設置頁眉和頁腳還是打印你工作表。08、EXCEL中有序號一欄，由于對表格進行調整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？如果序號是不應隨著表格其他內容的調整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時就應將序號這一字段與其他字段分開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設為隱藏，這樣在調整表格（數據清單）的內容時就不會影響序號了。09、用Excel2000做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭（如編號、姓名、崗位工資.......)，想輸出成工資條的形式。怎么做？這個問題應該這樣解決：先復制一張工資表，然后在頁面設置中選中工作表選項，設置打印工作表行標題，選好工資條的條頭，然后在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設置成工資條的高度即可。使用自定義方式重裝了一遍中文office，Excel的打印紙選項中只有A4一種，怎么辦？隨便安裝一個打印機驅動程序就可以了。10、在Excel中小數點無法輸入，按小數點，顯示的卻是逗號，無論怎樣設置選項都無濟于事，該怎么辦？這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間，但說白了很簡單。在Windows的控制面板中，點擊“區(qū)域設置”圖標，在彈出的“區(qū)域設置屬性”對話面板上在“區(qū)域設置”里選擇“中文（中國）”，在“區(qū)域設置屬性”對話面板上在“數字”屬性里把小數點改為“.”（未改前是“，”），按“確定”按鈕結束。這樣再打開Excel就一切都正常了。11、如何快速選取特定區(qū)域？使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現“定位”窗口，在“引用”欄內輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。12、如何快速返回選中區(qū)域？按Ctr+BacksPae（即退格鍵）。13、如何快速定位到單元格？方法一：按F5鍵，出現“定位”對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。方法二：單擊編輯欄左側單元格地址框，輸入單元格地址即可。14、“Ctrl＋*”的特殊功用一般來說，當處理一個工作表中有很多數據的表格時，通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個表格。Ctfl＋*選定的區(qū)域是這樣決定的：根據選定單元格向四周輻射所涉及到的有數據單元格的最大區(qū)域。15、如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格？有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內輸入數據。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：選擇“編輯”“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選擇“公式”項，按“確定”按鈕即可。16、如何在不同單元格中快速輸入同一數內容？選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按Ctrl＋Ener鍵，即可實現在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。17、只記得函數的名稱，但記不清函數的參數了，怎么辦？如果你知道所要使用函數的名字，但又記不清它的所有參數格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數粘貼到編輯欄內。具體方法是：在編輯欄中輸入一個等號其后接函數名，然后按Ctr＋A鍵，Excel則自動進入“函數指南——步驟2之2”。當使用易于記憶的名字且具有很長一串參數的函數時，上述方法顯得特別有用。18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置？按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法是：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭（空心箭頭），然后按住鼠標左鍵進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平“工”狀標志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪薄肮ぁ睜顦酥?，釋放鼠標按鈕完成操作后，選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。19、如何讓屏幕上的工作空間變大？可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。20、如何使用快顯菜單？快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令。21、如何使用快顯菜單？快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令。22、如何防止Excel自動打開太多文件？當Excel啟動時，它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當該目錄下的文件過多時，Excel加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel打開替補啟動目錄下的文件：選擇“工具”“選項”“普通”，將“替補啟動目錄”一欄中的所有內容刪除。23、如何去掉網格線？1）除去編輯窗口中的表格線單擊“工具”菜單中的“選項”，再選中“視圖”，找到“網格線”，使之失效；2）除去打印時的未定義表格線有時會出現這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊“文件”、“頁面設置”、“工作表”菜單，點擊一下“網格線”左邊的選擇框，取消選擇“網格線”就行了。24、如何快速格式化報表？為了制作出美觀的報表，需要對報表進行格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預設的表格樣式。方法是：選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數字”、“邊框線”、“字體”等6個“應用格式種類”選項，若某項前面的“x”不出現，則在套用表格樣式時就不會用該項。25、如何快速地復制單元格的格式？要將某一格式化操作復制到另一部分數據上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時鼠標變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。26、如何為表格添加斜線？一般我們習慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實，我們可以使用繪圖工具來實現：單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標變成十字型．將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線就畫出來了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調出快顯菜單，選擇“對象格式”“圖案”，選擇“無邊框”項即可。27、如何快速地將數字作為文本輸入？在輸入數字前加一個單引號“”’，可以強制地將數字作為文本輸入。28、如何定義自己的函數？用戶在Excel中可以自定義函數。切換至VisualBasic模塊，或插入一頁新的模塊表（Module），在出現的空白程序窗口中鍵入自定義函數VBA程序，按Enter確認后完成編寫工作，Excel將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內，你就可以與使用Exed內部函數一樣在工作表中使用自定義函數，如：FunctionZm(a)Ifa＜60Thenim＝‘不及格”ElseZm=“及格”EndIfEndFunction29、如何在一個與自定義函數駐留工作簿不同的工作簿內的工作表公式中調用自定義函數？可在包含自定義函數的工作薄打開的前提下，采用鏈接的方法(也就是在調用函數時加上該函數所在的工作簿名)。假設上例中的自定義函數Zm所在工作薄為MYUDF.XLS，現要在另一不同工作簿中的工作表公式中調用Zm函數，應首先確保MYUDF.XLS被打開，然后使用下述鏈接的方法：=MYUDF.XLS！ZM(b2)30、如何快速輸入數據序列？如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、日期序列等一些特殊的數據系列，千萬別逐條輸入，為何不讓Excel自動填充呢？在第一個單元格內輸入起始數據，在下一個單元格內輸入第二個數據，選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按Excel內部規(guī)定的序列進行填充。如果能將自己經常要用到的某些有規(guī)律的數據（如辦公室人員名單），定義成序列，以備日后自動填充，豈不一勞永逸！選擇“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“自定義序列”標簽，在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔（例如：張三，李四，王二……），單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄上例中，介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填充數據序列的方法。其實，使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性。在某單元格內輸入數據，按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現包含下列各項的菜單：復制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天數填充、以工作日該充、以月該充、以年填充；序列……此時，你可以根據需要選擇一種填充方式。32、如果你的工作表中已有某個序列項，想把它定義成自動填充序列以備后用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項？不需要。有快捷方法：選定包含序列項的單元格區(qū)域，選擇“工具”“選項”“自定義序列”，單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至“自定義序列”對話框，按“確定”按鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項了。33、上例中，如果你已擁育的序列項中含有許多重復項，應如何處理使其沒有重復項，以便使用“引入”的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列？選定單元格區(qū)域，選擇“數據”“篩選”“高級篩選”，選定“不選重復的記錄”選項，按“確定”按鈕即可。34、如何對工作簿進行安全保護？如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那么想法加個密碼吧。打開工作薄，選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，選取“選項”，根據用戶的需要分別輸入“打開文件口令”或“修改文件D令”，按“確定”退出。工作簿（表）被保護之后，還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數據進行保護，起到雙重保護的功能，此時你可以這樣做：首先，選定需保護的單元格區(qū)域，選取“格式”菜單中的“單元格”命令，選取“保護”，從對話框中選取“鎖定”，單由“確定”按鈕退出。然后選取“工具”菜單中的“保護”命令，選取“保護工作表”，根據提示兩次輸入口令后退出。注意：不要忘記你設置有“口令”。35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來？對那些加了保護的單元格，還可以設置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改，從而可增加數據輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決辦法是：選擇“文件”“頁面設置”“工作表”，在“打印”欄內選擇“單元格單色打印”選項。之后，打印出來的表格就面目如初了。36、工作表保護的口令忘記了怎么辦？如果你想使用一個保護了的工作表，但口令又忘記了，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯”“復制”、“粘貼”，將其拷貝到一個新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保護。當然，提醒你最好不用這種方法盜用他人的工作表。37、“$”的功用Excel一般使用相對地址來引用單元格的位置，當把一個含有單元格地址的公式拷貝到一個新的位置，公式中的單元格地址會隨著改變。你可以在列號或行號前添加符號“$”來凍結單元格地址，使之在拷貝時保持固定不變。38、如何用漢字名稱代替單元格地址？如果你不想使用單元格地址，可以將其定義成一個名字。定義名字的方法有兩種：一種是選定單元格區(qū)域后在“名字框”直接輸入名字，另一種是選定想要命名的單元格區(qū)域，再選擇“插入”“名字”“定義”，在“當前工作簿中名字”對話框內鍵人名字即可。使用名字的公式比使用單元格地址引用的公式更易于記憶和閱讀，比如公式“=SUM（實發(fā)工資）”顯然比用單元格地址簡單直觀，而且不易出錯。39、如何在公式中快速輸入不連續(xù)的單元格地址？在SUM函數中輸入比較長的單元格區(qū)域字符串很麻煩，尤其是當區(qū)域為許多不連續(xù)單元格區(qū)域組成時。這時可按住Ctrl鍵，進行不連續(xù)區(qū)域的選取。區(qū)域選定后選擇“插入”“名字”“定義”，將此區(qū)域命名，如Group1，然后在公式中使用這個區(qū)域名，如“＝SUM（Group1）”。40、如何定義局部名字？在默認情況下，工作薄中的所有名字都是全局的。其實，可以定義局部名字，使之只對某個工作表有效，方法是將名字命名為“工作表名！名字”的形式即可。41、如何命名常數？有時，為常數指定一個名字可以節(jié)省在整個工作簿中修改替換此常數的時間。例如，在某個工作表中經常需用利率4.9％來計算利息，可以選擇“插入”“名字”“定義”，在“當前工作薄的名字”框內輸入“利率”，在“引用位置”框中輸入“＝”，按“確定”按鈕。42、工作表名稱中能含有空格嗎？能。例如，你可以將某工作表命名為“ZhuMeng”。有一點結注意的是，當你在其他工作表中調用該工作表中的數據時，不能使用類似“＝ZhuMeng！A2”的公式，否則Excel將提示錯誤信息“找不到文件Meng”。解決的方法是，將調用公式改為“＝'ZhuMg'!A2”就行了。當然，輸入公式時，你最好養(yǎng)成這樣的習慣，即在輸入“＝”號以后，用鼠標單由ZhuMeng工作表，再輸入余下的內容。43、給工作表命名應注意的問題有時為了直觀，往往要給工作表重命名（Excel默認的荼表名是sheet1、sheet2.....），在重命名時應注意最好不要用已存在的函數名來作荼表名，否則在下述情況下將產征收豈義。我們知道，在工作薄中復制工作表的方法是，按住Ctrl健并沿著標簽行拖動選中的工作表到達新的位置，復制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，源表為ZM，則其“克隆”表為ZM（2）。在公式中Excel會把ZM（2）作為函數來處理，從而出錯。因而應給ZM（2）工作表重起個名字。44、如何拆分或取消拆分窗口？當我們給一個工作表輸入數據時，在向下滾動過程中，尤其是當標題行消失后，有時會記錯各列標題的相對位置。這時可以將窗口拆分為幾部分，然后將標題部分保留在屏幕上不動，只滾動數據部分。其方法是在主菜單上單擊“窗口”“拆分窗口”。取消拆分窗口時除了使用“窗口”“撒消拆分窗口”命令外，有捷徑：將鼠標指針置于水平拆分或垂直拆分線或雙拆分錢交點上，雙擊鼠標即可取消已拆分的窗口。45、如何給工作簿擴容？選取“工具”“選項”命令，選擇“常規(guī)”項，在“新工作薄內的工作表數”對話欄用上下箭頭改變打開新工作表數。一個工作薄最多可以有255張工作表，系統默認值為6。46、如何減少重復勞動？我們在實際應用Excel時，經常遇到有些操作重復應用（如定義上下標等）。為了減少重復勞動，我們可以把一些常用到的操作定義成宏。其方法是：選取“工具”菜單中的“宏”命令，執(zhí)行“記錄新宏”，記錄好后按“停止”按鈕即可。也可以用VBA編程定義宏。47、如何快速地批量修改數據？假如有一份Excel工作簿，里面有所有職工工資表。現在想將所有職工的補貼增加50（元），當然你可以用公式進行計算，但除此之外還有更簡單的批量修改的方法，即使用“選擇性粘貼”功能：首先在某個空白單元格中輸入50，選定此單元格，選擇“編輯”“復制”。選取想修改的單元格區(qū)域，例如從E2到E150。然后選擇“編輯”“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話框“運算”欄中選中“加”運算，按“確定”健即可。最后，要刪除開始時在某個空白單元格中輸入的50。48、如何快速刪除特定的數據？假如有一份Excel工作薄，其中有大量的產品單價、數量和金額。如果想將所有數量為0的行刪除，首先選定區(qū)域（包括標題行），然后選擇“數據”“篩選”“自動篩選”。在“數量”列下拉列表中選擇“0”，那么將列出所有數量為0的行。此時在所有行都被選中的情況下，選擇“編輯”“刪除行”，然后按“確定”即可刪除所有數量為0的行。最后，取消自動篩選。49、如何快速刪除工作表中的空行？以下幾種方法可以快速刪除空行：方法一：如果行的順序無關緊要，則可以根據某一列排序，然后可以方便地刪掉空行。方法二：如果行的順序不可改變，你可以先選擇“插入”“列”，插入新的一列入在A列中順序填入整數。然后根據其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，刪去所有空行。最后以A列重新排序，再刪去A列，恢復工作表各行原來的順序。方法三：使用上例“如何快速刪除特定的數據”的方法，只不過在所有列的下拉列表中都選擇“空白”。50、如何使用數組公式？Excel中數組公式非常有用，它可建立產生多值或對一組值而不是單個值進行操作的公式。要輸入數組公式，首先必須選擇用來存放結果的單元格區(qū)域，在編輯欄輸入公式，然后按ctrl＋Shift＋Enter組合鍵鎖定數組公式，Excel將在公式兩邊自動加上括號“{}”。不要自己鍵入花括號，否則，Excel認為輸入的是一個正文標簽。要編輯或清除數組公式．需選擇數組區(qū)域并且激活編輯欄，公式兩邊的括號將消失，然后編輯或清除公式，最后按Ctrl＋shift＋Enter鍵。51、如何不使顯示或打印出來的表格中包含有0值？通常情況下，我們不希望顯示或打印出來的表格中包含有0值，而是將其內容置為空。例如，圖1合計列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，將有可能出現0值的情況，如何讓0值不顯示？方法一；使用加上If函數判斷值是否為0的公式，即：=if（b2＋c2＋d2＝0，“”，b2＋c2＋d2）方法二：選擇“工具”“選項”“視窗”，在“窗口選項”中去掉“零值”選項。方法三：使用自定義格式。選中E2：E5區(qū)域，選擇“格式”“單元格”“數字”，從“分類”列表框中選擇“自定義”，在“格式”框中輸入“G/通用格式；G/通用格式；；”，按“確定”按鈕即可。52、在Excel中用Average函數計算單元格的平均值的，值為0的單元格也包含在內。有沒有辦法在計算平均值時排除值為0的單元格？方法一：如果單元格中的值為0，可用上例“0值不顯示的方法”將其內容置為空，此時空單元格處理成文本，這樣就可以直接用Average函數計算了。方法二：巧用Countif函數例如，下面的公式可計算出b2:B10區(qū)域中非0單元格的平均值：=sum（b2:b10）/countif（b2:b1o，"0"）53、如何在Excel中實現“自動更正”功能？Word用戶都知道，利用Word的“自動更正”功能可以實現數據的快速輸入．但在Excel中卻沒有類似“自動更正”功能的菜單命令。其實，使用VloopuP函數可以巧妙地解決這一問題。excel表格的35招必學秘技下面介紹35招必學目錄：1、建立分類下拉列表填充項2、建立“常用文檔”新菜單3、讓不同類型數據用不同顏色顯示4、制作“專業(yè)符號”工具欄5、用“視面管理器”保存多個打印頁面6、讓數據按需排序7、把數據徹底隱藏起來8、讓中、英文輸入法智能化地出現9、讓“自動更正”輸入統一的文本10、在Excel中自定義函數11、表頭下面襯張圖片12、用連字符“&”來合并文本13、快速打印學生成績條14、Excel幫你選函數15、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據16、為單元格快速畫邊框17、控制特定單元格輸入文本的長度18、成組填充多張表格的固定單元格19、改變文本的大小寫20、提取字符串中的特定字符21、把基數詞轉換成序數詞22、用特殊符號補齊位數23、創(chuàng)建文本直方圖24、計算單元格中的總字數25、關于歐元的轉換26、給表格做個超級搜索引擎27、Excel工作表大綱的建立28、插入“圖示”29、熟悉Excel的“從文本到語音”30、Excel中“攝影”功能的妙用31、在多張表格間實現公用數據的鏈接和引用32、“馴服”Excel2002的剪貼板窗口33、利用公式審核工具查看數據出處34、巧用Excel2002的“智能鼠標”35、Excel2002“監(jiān)視”窗口的應用一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數據庫。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框(圖1)。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。圖1按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”;小于1000，字體設置為“棕色”)。3.設置完成后(圖2)，按下“確定”按鈕。圖2看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框(參見圖1)，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄(圖3)，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。圖3五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”(如圖4)，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。圖4六、讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框(如圖5)，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。圖5七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態(tài)下的分號)。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符此時可以不考慮“pcw”的大小寫，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執(zhí)行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關閉窗口，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。十三、快速打印學生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MODROW()，3(=1，sheet1!A$2，INDEX(sheet1!$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中;然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執(zhí)行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框(圖6)，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。圖6十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”(圖7)，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框(圖8)，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。圖7圖8以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數據和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄(圖9)。圖9單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式(參見圖9)，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出如圖10所示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。圖10十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框(圖11)，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。圖11十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫;“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫;“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了(圖12)。圖12二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如圖12所示，如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數詞轉換成序數詞將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴;②如果第1原則無效，則檢查最后一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，如圖13所示，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。圖13二十二、用特殊符號補齊位數和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。比如，我們要在圖14中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠專業(yè)，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(