公司內(nèi)部時間管理課件

時間管理

Time Management2001年3月22日時間管理

Time Management2001年3月221姓名、部門從事工作用一個詞描述你目前的工作生活狀況描述你心目中理想的時間管理狀態(tài)是什么樣？姓名、部門2許多的電話在響許多的事要備忘許多的門與抽屜開了又關(guān)關(guān)了又開如此的慌張我來來往往，我匆匆忙忙從一個方向到另一個方向忙忙忙盲盲盲盲的已經(jīng)沒有主張盲的已經(jīng)失去方向忙的分不清歡喜和憂傷忙的沒有時間痛哭一場許多的電話在響我來來往往，我匆匆忙忙3Worksmarter,Notharder.Worksmarter,Notharder.4合理有效以達到工作和生活的目標組織運用時間資源自我控制觀念計劃觀念成效觀念合理有效以達到工作和生活的目標組織運用時間資源自我控制觀念計5確定事件你的時間流向到哪里去了？確定事件你的時間流向到哪里去了？6確定事件突發(fā)事件確定事件突發(fā)事件7確定事件突發(fā)事件瑣碎事件確定事件突發(fā)事件瑣碎事件8確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費9時間管理

Time Management有效計劃時間管理

Time Management有效計劃10重要緊急重要非緊急重要緊急M1M2M3M4非重要非緊急非重要緊急優(yōu)先矩陣重要緊急重要重要M1M2M3M4非重要非重要優(yōu)先矩陣11DoitlaterDoitnow重要緊急M1M2M3M4DeleteDelegate優(yōu)先矩陣DoitlaterDoitnow重要緊急M1M2M312請看下面的案例安排計劃工作時你會考慮哪些問題？請看下面的案例安排計劃工作時你會考慮哪些問題？13所需資源開始時間完成時間完成人追蹤時間重新分類整理客戶資料訪談重要客戶了解服務(wù)需求客戶的抽樣意見調(diào)查，并制成統(tǒng)計表估計不準無法預知因素同事或設(shè)備原因盡量準確，留有余地時間點的設(shè)置所需資源開始時間完成時間完成人追蹤時間重新分類整理客戶資料訪14不可并行精力充沛時做策劃型作業(yè)型交替安排自控型他控型開始時間盡量提前給最后期限設(shè)留緩沖區(qū)能同時做的事情不要分開去做可并行任務(wù)類型任務(wù)類型不可并行精力充沛時做策劃型作業(yè)型交替安排自控型他控型開始時間15你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目----------------------------------------------------------------------------------------------------------寫出完成這些工作項目的時間點----------------------------------------------------------------------------------------------------------你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目16在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。帕雷托原則（ParetoPrinciple）關(guān)鍵點在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要172080問題被閱讀使用率銷售額原因書架的書籍指令顧客2080問題被閱讀使用率銷售額原因書架的書籍指令顧客18Pareto原則應(yīng)用集中精力在能獲得最大回報的事情上，而不要在瑣事上花過多的時間。Pareto原則應(yīng)用19你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目----------------------------------------------------------------------------------------------------------寫出完成這些工作項目的時間點----------------------------------------------------------------------------------------------------------列出你所做工作項目的關(guān)鍵點活動（時間價值回報較高的活動）----------------------------------------------------------------------------------------------------你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目20重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M3M4非重要，非緊急非重要，緊急避免M2縮小M2重要，非緊急M1重要，緊急M3非重要，緊急重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M3M4非重要，非緊急非重21準備

預防

理清價值觀

計劃

建立人際關(guān)系

能力充實……投資你的第二象限準備

預防

理清價值觀

22Nowindfavorshimwhohasnodestinedport.風不會偏愛沒有目的港的人Nowindfavorshimwhohasno23公司內(nèi)部時間管理課件24你的角色應(yīng)是平衡的個人丈夫/父親新產(chǎn)品經(jīng)理人事經(jīng)理行政經(jīng)理有任何角色是自己覺得花時間太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未來的角色是我現(xiàn)在可以開始努力的？你的角色應(yīng)是平衡的個人有任何角色是自己覺得花時間太多或太少的25一周行事歷一周行事歷26周計劃表周計劃表27確定角色設(shè)定目標制定計劃逐日調(diào)整評估總結(jié)確定角色設(shè)定目標制定計劃逐日調(diào)整評估總結(jié)28公司內(nèi)部時間管理課件29時間管理通則把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起每天都這么做時間管理通則把每天要做的事列一份清單30時間沒有具體確定的待處理事項時間已具體確定的事件電話、記錄等信息每日計劃表提前一天客戶訪談?wù)碣Y料2設(shè)計調(diào)查表格1部門例會整理資料客戶訪談部門例會設(shè)計調(diào)查表格時間沒有具體確定的待處理事項每日計劃表提前一天客戶訪談?wù)?1確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費32公司內(nèi)部時間管理課件33時間管理

Time Management突發(fā)情況處理時間管理

Time Management突發(fā)情況處理34客戶投訴審核報銷單突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？經(jīng)理小王一位善聊客戶的電話內(nèi)部人員的咨詢電話打印機壞了客戶投訴審核報銷單突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？經(jīng)理小王一位善聊客戶的35突發(fā)情況有哪些？職責內(nèi)緊急程度、重要程度職責外馬上處理暫緩處理突發(fā)情況有哪些？職責內(nèi)緊急程度、重要程度職責外馬上處理暫緩處36突發(fā)事件計劃事件突發(fā)事件計劃事件37減少突發(fā)情況發(fā)生努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤對被打擾情況進行分析（Who\When\Why），建立一種工作模式減少突發(fā)情況發(fā)生38減少計劃外事件數(shù)量累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊縮短每個計劃外事件的時間長度縮短計劃外時間減少計劃外事件數(shù)量縮短計劃外時間39確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費40猜猜是誰的辦公桌？猜猜是誰的辦公桌？41請看看下面的案例……請看看下面的案例……42聊天室如何根除拖延？如何保持桌面整潔？聊天室如何根除拖延？43時間管理

Time Management根除拖延時間管理

Time Management根除拖延44你屬于哪種行為模式？獅子型考拉型緊迫感喜競爭走路、動作較快進餐迅速討厭耽擱不耐心放松作決定需要一定時間走路、動作較緩若有所思樂于傾聽耐心你屬于哪種行為模式？獅子型考拉型緊迫感放松45拖延者的借口強調(diào)時機不對逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承擔責任不適當?shù)哪繕藶榱溯p松混日子拖延者的借口強調(diào)時機不對46拖延的代價浪費了今天一時工作拖延，三倍時間償還逃避積極的人生健康不良待處理問題的不斷增多長期在壓力下工作的憂慮拖延的代價浪費了今天47動手去做你能做或夢想要做的事，勇氣包含了天分、能力與奇跡，只有動手，心靈才會啟動；開始做，工作才會完成。解決拖延的秘訣---唯一的辦法就是去做它動手去做你能做或夢想要做的事，解決拖延的秘訣---唯一的辦法48與拖延決戰(zhàn)承認：拖延是一種無益的生活方式把大工作分解當機立斷，直接面對不愉快的工作平衡表法給自己設(shè)定最后時限獎勵自己與拖延決戰(zhàn)承認：拖延是一種無益的生活方式49時間管理

Time Management桌面整潔時間管理

Time Management桌面整潔50管理好書桌才能管理好時間管理好書桌才能管理好時間51請說出它們的用途打孔文件夾強力文件夾雙頁文件夾插袋文件夾插邊文件夾公文袋文件架文件筐筆盒筆筒便簽紙告示貼空名片盒請說出它們的用途打孔文件夾筆盒52廢紙簍計算機日歷文件架電話文具盒便簽紙文件筐計算機文具盒電話文件架文件筐便簽紙日歷常用電話周計劃周計劃常用電話廢紙簍剪刀、尺子計算器曲別針等名片夾工作臺儲藏地想一想：你每年、每周、每日都要用什么東西？容易取得去除造成分心的因素廢紙簍計算機日歷文件架電話文具盒便簽紙文件筐計算機文具盒電話53建立有效的辦公環(huán)境盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決扔掉建立有效的辦公環(huán)境盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情54活動文件的處理信息資料存檔待送出文件待辦文件備忘檔案夾分級處理ABC活動文件的處理信息資料存檔待送出文件待辦文件備忘檔案夾分級A55文件處理原則每次只處理一份文件，一份文件只處理一次每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件一項工作完成后文件就應(yīng)馬上離開桌面，歸入適當?shù)臋n案堅決扔掉不必要的文件文件處理原則每次只處理一份文件，一份文件只處理一次56確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費57時間管理

Time Management錦囊妙計時間管理

Time Management錦囊妙計58充分利用記事本

待辦瑣事物品清單讓腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情充分利用記事本待辦瑣事讓腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情59公司內(nèi)部時間管理課件60善用零星時間通勤時間旅途時間等候時間不要隨便打發(fā)你的零星時間善用零星時間通勤時間不要隨便打發(fā)你的零星時間61背包原則將同類的事情盡可能成批量處理

瑣事也有瑣事的處理方式背包原則將同類的事情盡可能成批量處理瑣事也有瑣事的處理方式62逆勢操作當別人不去做的時候我就去做每天讀一點沒有人讀的東西每天想一些沒有人想的事情逆勢操作當別人不去做的時候我就去做每天讀一點沒有人讀的東63給您的建議休息——高效率的原動力給您的建議休息——高效率的原動力64種下思想，收獲行動

種下行動，收獲習慣

種下習慣，收獲品格

種下品格，收獲命運我們先養(yǎng)成習慣，然后習慣造就我們種下思想，收獲行動

種下行動，收獲習慣

種下65昨天是一張作廢的支票，明天是一張未兌現(xiàn)的期票，而今天是你唯一擁有的現(xiàn)金——所以應(yīng)當聰明把握。昨天是一張作廢的支票，明天是一張未兌現(xiàn)的期票，而今天是你唯一66有個老木匠準備退休，他告訴老板，老板舍不得他走，問他能否幫忙再建一座房子，老木匠說可以。但是大家后來都看的出來，他的心已不在工作上，他用的是軟料，出的是粗活。房子建好的時候，老板把鑰匙遞給他：“這是你的房子，我送給你的禮物”老木匠震驚得目瞪口呆，羞愧得無地自容。如果他早知道是在給自己建房子，他怎么會這樣呢？現(xiàn)在他得住在一所粗制濫造的房子里！我們又何嘗不是這樣呢！我們漫不經(jīng)心地“建造”自己的生活，不是積極行動，而是消極應(yīng)付，凡事不肯精益求精，在關(guān)鍵時刻不能盡最大努力。等我們驚覺自己的處境，早已深困在自己建造的“房子”里了。把你自己當成那個木匠吧，想想你的房子，每天你敲進去一顆釘，加上去一塊板，或者豎起一面墻，用你的智慧好好建造吧！你的生活是你一生唯一的創(chuàng)造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也要活得優(yōu)美、可貴，墻上的銘牌上寫著：“生活是自己創(chuàng)造的”。建造自己的房子有個老木匠準備退休，他告訴老板，老板舍不得他走，問他67早晨離開家時從容自在微笑著開始新的一天的工作享受悠閑的午餐時間充滿信心地應(yīng)對新挑戰(zhàn)下班時準時離開公司，并對當天的成就感到滿意回家與朋友家人相處保持健康的身體、理想的體重暫停一下，深呼吸；集中思緒；補充精神活在真實的時間里早晨離開家時從容自在活在真實的時間里68時間管理

Time Management2001年3月22日時間管理

Time Management2001年3月2269姓名、部門從事工作用一個詞描述你目前的工作生活狀況描述你心目中理想的時間管理狀態(tài)是什么樣？姓名、部門70許多的電話在響許多的事要備忘許多的門與抽屜開了又關(guān)關(guān)了又開如此的慌張我來來往往，我匆匆忙忙從一個方向到另一個方向忙忙忙盲盲盲盲的已經(jīng)沒有主張盲的已經(jīng)失去方向忙的分不清歡喜和憂傷忙的沒有時間痛哭一場許多的電話在響我來來往往，我匆匆忙忙71Worksmarter,Notharder.Worksmarter,Notharder.72合理有效以達到工作和生活的目標組織運用時間資源自我控制觀念計劃觀念成效觀念合理有效以達到工作和生活的目標組織運用時間資源自我控制觀念計73確定事件你的時間流向到哪里去了？確定事件你的時間流向到哪里去了？74確定事件突發(fā)事件確定事件突發(fā)事件75確定事件突發(fā)事件瑣碎事件確定事件突發(fā)事件瑣碎事件76確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費77時間管理

Time Management有效計劃時間管理

Time Management有效計劃78重要緊急重要非緊急重要緊急M1M2M3M4非重要非緊急非重要緊急優(yōu)先矩陣重要緊急重要重要M1M2M3M4非重要非重要優(yōu)先矩陣79DoitlaterDoitnow重要緊急M1M2M3M4DeleteDelegate優(yōu)先矩陣DoitlaterDoitnow重要緊急M1M2M380請看下面的案例安排計劃工作時你會考慮哪些問題？請看下面的案例安排計劃工作時你會考慮哪些問題？81所需資源開始時間完成時間完成人追蹤時間重新分類整理客戶資料訪談重要客戶了解服務(wù)需求客戶的抽樣意見調(diào)查，并制成統(tǒng)計表估計不準無法預知因素同事或設(shè)備原因盡量準確，留有余地時間點的設(shè)置所需資源開始時間完成時間完成人追蹤時間重新分類整理客戶資料訪82不可并行精力充沛時做策劃型作業(yè)型交替安排自控型他控型開始時間盡量提前給最后期限設(shè)留緩沖區(qū)能同時做的事情不要分開去做可并行任務(wù)類型任務(wù)類型不可并行精力充沛時做策劃型作業(yè)型交替安排自控型他控型開始時間83你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目----------------------------------------------------------------------------------------------------------寫出完成這些工作項目的時間點----------------------------------------------------------------------------------------------------------你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目84在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。帕雷托原則（ParetoPrinciple）關(guān)鍵點在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要852080問題被閱讀使用率銷售額原因書架的書籍指令顧客2080問題被閱讀使用率銷售額原因書架的書籍指令顧客86Pareto原則應(yīng)用集中精力在能獲得最大回報的事情上，而不要在瑣事上花過多的時間。Pareto原則應(yīng)用87你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目----------------------------------------------------------------------------------------------------------寫出完成這些工作項目的時間點----------------------------------------------------------------------------------------------------------列出你所做工作項目的關(guān)鍵點活動（時間價值回報較高的活動）----------------------------------------------------------------------------------------------------你的下周工作計劃列出你下周所有要做的工作項目88重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M3M4非重要，非緊急非重要，緊急避免M2縮小M2重要，非緊急M1重要，緊急M3非重要，緊急重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M3M4非重要，非緊急非重89準備

預防

理清價值觀

計劃

建立人際關(guān)系

能力充實……投資你的第二象限準備

預防

理清價值觀

90Nowindfavorshimwhohasnodestinedport.風不會偏愛沒有目的港的人Nowindfavorshimwhohasno91公司內(nèi)部時間管理課件92你的角色應(yīng)是平衡的個人丈夫/父親新產(chǎn)品經(jīng)理人事經(jīng)理行政經(jīng)理有任何角色是自己覺得花時間太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未來的角色是我現(xiàn)在可以開始努力的？你的角色應(yīng)是平衡的個人有任何角色是自己覺得花時間太多或太少的93一周行事歷一周行事歷94周計劃表周計劃表95確定角色設(shè)定目標制定計劃逐日調(diào)整評估總結(jié)確定角色設(shè)定目標制定計劃逐日調(diào)整評估總結(jié)96公司內(nèi)部時間管理課件97時間管理通則把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起每天都這么做時間管理通則把每天要做的事列一份清單98時間沒有具體確定的待處理事項時間已具體確定的事件電話、記錄等信息每日計劃表提前一天客戶訪談?wù)碣Y料2設(shè)計調(diào)查表格1部門例會整理資料客戶訪談部門例會設(shè)計調(diào)查表格時間沒有具體確定的待處理事項每日計劃表提前一天客戶訪談?wù)?9確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費100公司內(nèi)部時間管理課件101時間管理

Time Management突發(fā)情況處理時間管理

Time Management突發(fā)情況處理102客戶投訴審核報銷單突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？經(jīng)理小王一位善聊客戶的電話內(nèi)部人員的咨詢電話打印機壞了客戶投訴審核報銷單突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？經(jīng)理小王一位善聊客戶的103突發(fā)情況有哪些？職責內(nèi)緊急程度、重要程度職責外馬上處理暫緩處理突發(fā)情況有哪些？職責內(nèi)緊急程度、重要程度職責外馬上處理暫緩處104突發(fā)事件計劃事件突發(fā)事件計劃事件105減少突發(fā)情況發(fā)生努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤對被打擾情況進行分析（Who\When\Why），建立一種工作模式減少突發(fā)情況發(fā)生106減少計劃外事件數(shù)量累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊縮短每個計劃外事件的時間長度縮短計劃外時間減少計劃外事件數(shù)量縮短計劃外時間107確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費108猜猜是誰的辦公桌？猜猜是誰的辦公桌？109請看看下面的案例……請看看下面的案例……110聊天室如何根除拖延？如何保持桌面整潔？聊天室如何根除拖延？111時間管理

Time Management根除拖延時間管理

Time Management根除拖延112你屬于哪種行為模式？獅子型考拉型緊迫感喜競爭走路、動作較快進餐迅速討厭耽擱不耐心放松作決定需要一定時間走路、動作較緩若有所思樂于傾聽耐心你屬于哪種行為模式？獅子型考拉型緊迫感放松113拖延者的借口強調(diào)時機不對逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承擔責任不適當?shù)哪繕藶榱溯p松混日子拖延者的借口強調(diào)時機不對114拖延的代價浪費了今天一時工作拖延，三倍時間償還逃避積極的人生健康不良待處理問題的不斷增多長期在壓力下工作的憂慮拖延的代價浪費了今天115動手去做你能做或夢想要做的事，勇氣包含了天分、能力與奇跡，只有動手，心靈才會啟動；開始做，工作才會完成。解決拖延的秘訣---唯一的辦法就是去做它動手去做你能做或夢想要做的事，解決拖延的秘訣---唯一的辦法116與拖延決戰(zhàn)承認：拖延是一種無益的生活方式把大工作分解當機立斷，直接面對不愉快的工作平衡表法給自己設(shè)定最后時限獎勵自己與拖延決戰(zhàn)承認：拖延是一種無益的生活方式117時間管理

Time Management桌面整潔時間管理

Time Management桌面整潔118管理好書桌才能管理好時間管理好書桌才能管理好時間119請說出它們的用途打孔文件夾強力文件夾雙頁文件夾插袋文件夾插邊文件夾公文袋文件架文件筐筆盒筆筒便簽紙告示貼空名片盒請說出它們的用途打孔文件夾筆盒120廢紙簍計算機日歷文件架電話文具盒便簽紙文件筐計算機文具盒電話文件架文件筐便簽紙日歷常用電話周計劃周計劃常用電話廢紙簍剪刀、尺子計算器曲別針等名片夾工作臺儲藏地想一想：你每年、每周、每日都要用什么東西？容易取得去除造成分心的因素廢紙簍計算機日歷文件架電話文具盒便簽紙文件筐計算機文具盒電話121建立有效的辦公環(huán)境盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決扔掉建立有效的辦公環(huán)境盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情122活動文件的處理信息資料存檔待送出文件待辦文件備忘檔案夾分級處理ABC活動文件的處理信息資料存檔待送出文件待辦文件備忘檔案夾分級A123文件處理原則每次只處理一份文件，一份文件只處理一次每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件一項工作完成后文件就應(yīng)馬上離開桌面，歸入適當?shù)臋n案堅決扔掉不必要的文件文件處理原則每次只處理一份文件，一份文件只處理一次124確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費確定事件突發(fā)事件瑣碎事件浪費125時間管理

Time Management錦囊妙