成都公司行政公文寫作培訓(xùn)課件1

成都基地行政公文寫作成都基地行政公文寫作1商務(wù)公文寫作步驟決定文章的正式程度設(shè)定文章的總體風格選擇文章的層次結(jié)構(gòu)列出文章大綱撰寫初稿與綜合校對修改

商務(wù)公文寫作1—寫作步驟制定正確的行動目標商務(wù)公文決定文章的正式程度設(shè)定文章的總體風格選擇文章的層次結(jié)2步驟一、制定正確的行動目標被動目標：領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)發(fā)出人的意志主動目標：公文對象的實際行動正確的行文目的：將被動目標轉(zhuǎn)化為主動目標我希望對方讀完這篇東西后做些什么？【案例】在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求秘書確定時間和地點后發(fā)一個郵件告知所有的秘書。--------分析主動目標與被動目標步驟一、制定正確的行動目標被動目標：領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)3步驟二、決定文章的正式程度1、你本人很了解對方嗎？2、目標讀者地位比你低嗎？3、是好消息嗎？正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)（特別了解10分，比較了解7、8分，不了解甚至很不了解1－3分）（下屬10分，平級5分，上級1分）（好消息10分，壞消息1分）三個問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。正式程度的三種表現(xiàn)：形式、稱謂、語氣步驟二、決定文章的正式程度1、你本人很了解對方嗎？正式程度的4步驟三、設(shè)定文章的總體風格目標讀者和你是否同一立場？你的讀者認識你嗎，喜歡你嗎？你喜歡你的讀者嗎？立場資源你要讀者做的事在他們能力范圍嗎？他們本身面臨資源約束嗎？他們占有資源嗎？關(guān)于游說矩陣：同一立場資源充足立場不同資源充足立場不同資源不足立場一致資源不足步驟三、設(shè)定文章的總體風格目標讀者和你是否同一立場？立場資源5步驟四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)三種主要的結(jié)構(gòu)層次按照事情發(fā)展經(jīng)過和時間順序。突出事情的發(fā)展脈絡(luò)；渾然貫通，連成一體；程序安裝說明，事故調(diào)查報告，工程報告。（一）：連貫式便于讀者查找信息；天鵝下蛋式；報告、總結(jié)、建議書。層次之間是并列關(guān)系。（二）：并列式提出問題，分析問題，解決問題。結(jié)果（批復(fù)、指示、命令）；提出問題，分析問題（情況簡報）；提出問題，解決問題（公告，通知）；完整結(jié)構(gòu)（指導(dǎo)性通報，決議）。（三）：分析問題式步驟四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)三種主要的結(jié)構(gòu)層次按照事情發(fā)展經(jīng)過6步驟五、列出文章大綱列出大綱的好處和目的

磨刀不誤砍柴功“七分想，三分寫”確定合理的思維秩序利用大綱有序地組織撰寫者思路，可以有以下兩種方法：列出大綱提綱法圍繞文章主旨按邏輯順序時間順序羅列輻射法頭腦風暴隨性聯(lián)想窮盡所有想法步驟五、列出文章大綱列出大綱的好處和目的磨刀不誤砍柴功7步驟六、撰寫初稿與綜合校對修改撰寫初稿的注意事項

拋磚引玉一鼓作氣，如“沖刺”沖出初稿后再修改不要“十步九回頭”增加親和力有效的反饋行文簡潔認真校對關(guān)于增加親和力：增加對讀者的關(guān)注程度。盡量少提及撰寫者自身，而應(yīng)該更多的提到目標讀者。關(guān)于有效的反饋：多進行正面反饋。要有意識地肯定對方，目標讀者做得好的地方。關(guān)于行文簡潔：不要羅嗦冗長。“簡潔不簡單”。將大篇幅分成小段，增強可讀性。將大篇幅的說明性內(nèi)容改成附件。關(guān)于校對：干凈整潔沒有差錯的文稿，體現(xiàn)細致作風。認真審查校對，盡量不要出現(xiàn)格式和文字錯誤。步驟六、撰寫初稿與綜合校對修改撰寫初稿的注意事項8

商務(wù)公文寫作2—寫作技巧商務(wù)公文寫作技巧努力做到“讀者為尊”保持積極正面的有效反饋增加文章可信度力求行文簡潔關(guān)于“情感指數(shù)”增加商務(wù)文書的緊迫性商務(wù)公文寫作2—寫作技巧商務(wù)公文努力做到“讀者為尊”保9情感指數(shù)涵義對讀者的關(guān)注程度計算文中提到目標讀者的次數(shù)——文中提到撰稿人自己的次數(shù)技巧一、增加情感指數(shù)增加文書親和力“溝通是被讀者理解的信息，而不是所發(fā)出的信息”，情感指數(shù)的高低可以真實地反映出商務(wù)文書的撰寫者是否站在目標讀者的立場上來從事這項工作。正值：以讀者為中心負值：以撰稿人自我意愿為中心，難以引起共鳴。情感指數(shù)涵義計算技巧一、增加情感指數(shù)增加文書親和力“溝通是被10技巧一、提升情感指數(shù)提升文書親和力使人感覺親切03增加讀者的姓名02、增加第三人稱專有名詞01、增加第二人稱代詞

增加情感指數(shù)的方法

在商務(wù)文書中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以。例如：“消費者”、“納稅人”以及“員工”等祈使句的使用04增加對讀者的暗指技巧一、提升情感指數(shù)提升文書親和力使人感覺親切03增11技巧二、努力做到“讀者為尊”“讀者為尊”：就是強調(diào)商務(wù)文書撰寫者應(yīng)該要站在目標讀者的角度和立場來看待分析問題。

一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2010圓滿完成了39萬輛的整車銷售任務(wù)?！?；

“讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2010年完成了我們39萬輛的整車銷售任務(wù)”?！白钕忍峒白x者而非自己”的原則與情感指數(shù)是計算在商務(wù)文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者自己的次數(shù)多不同，這個原則主要是強調(diào)應(yīng)該在表述的時候首先提到目標讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容?！揪毩暋繌埩嫉耐扑]信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對方的戰(zhàn)略團隊，其財務(wù)技能可以幫助團隊計算投資收益率和盈虧平衡點，同時其樂觀向上的個性也會使團隊中的每個人都笑口常開?！卑凑铡白钕忍峒白x者而非自己”的原則，嘗試對該文進行改寫。技巧二、努力做到“讀者為尊”“讀者為尊”：就是強調(diào)商務(wù)文書撰12技巧三、進行有效反饋在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標讀者的良好表現(xiàn)進行正面反饋，對其的缺點和不足予以修正性反饋或者負面反饋，但千萬不能聽之任之而沒有反饋。正面反饋修正性反饋所謂“正面反饋”，就是指對別人的一種認可。

在文書中撰寫者應(yīng)該有意識地多用一些正面的反饋去稱贊目標讀者做得好的地方，多給與對方一些關(guān)懷。目標讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時，最大限度地給與目標讀者體貼溫暖的感覺。技巧三、進行有效反饋在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標讀者13技巧四、增加商務(wù)文書的時間緊迫性增加時間緊迫性的作用：

激發(fā)目標讀者能夠在最短的時間內(nèi)采取我們所希望的行動。增加緊迫性的方法：在文書中加入體現(xiàn)時間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。時間的規(guī)范性主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時間約束不明確的時間代詞，時間的精確性其次，在會議記錄或者電報等商務(wù)文書中則更加要把握時間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時、幾分甚至還有幾秒等精確的時間，并且越精確越好。時間的通用性最后，就是要特別注意時間使用的通用性，具體的要求范例包括：①商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年，也不要稱之為民國92年；②在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③盡量不要用農(nóng)歷；④注意漢字和阿拉伯數(shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯誤情況。技巧四、增加商務(wù)文書的時間緊迫性增加時間緊迫性的作用：增加緊14技巧五、增加商務(wù)文書的可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實際經(jīng)歷的東西表達出來。“我們在努力的愛護環(huán)境”

“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護環(huán)境”?！揪毩暋浚?/p>

請對以下的內(nèi)容進行修改以增加其可信度：“每個員工的績效考評將根據(jù)每個人的全面成長來計算，公司將會用幾個標準來進行綜合評分，希望每個員工重視個人的全面發(fā)展”。技巧五、增加商務(wù)文書的可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書15技巧六、力求行文簡潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標讀者并一定總是有時間來閱讀并分析商務(wù)文書；因此，商務(wù)文書的撰寫在意思鮮明的基礎(chǔ)上，一定要做到盡量簡單，不要羅嗦冗長。要做到行文簡潔可以采用以下的方式：1.采用電報文體就是在這種文體中一個字就有很多的意義，這就需要撰寫者對文章中的每一個字都要進行斟酌，做到惜字如金。2.另加附件如果在商務(wù)文書中實在有太多需要說明的內(nèi)容，那么為了達到行文簡潔的目的，則可以將冗長的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開。3.詞句力求簡單精煉盡量選用簡單的詞，避免采用比較晦澀的詞?！耙皇揭晃闹髦济鞔_”，4.多用主動語式在中文的語言環(huán)境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習慣。因此，商務(wù)文書寫作也應(yīng)該盡量采用主動語式。5.適當運用縮略語“三個代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書中適當?shù)剡\用縮略語可以使整個文章顯得簡潔流暢。技巧六、力求行文簡潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標讀者并一定總是有時16商務(wù)公文寫作3—規(guī)范化寫作商務(wù)公文規(guī)范化寫作結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化計量單位的使用規(guī)范詞語的使用規(guī)范數(shù)字使用的規(guī)范化標點符號的使用規(guī)范商務(wù)公文寫作3—規(guī)范化寫作商務(wù)公文結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化計量17一、數(shù)字使用的規(guī)范化【案例】商務(wù)公文中數(shù)字運用不規(guī)范的表現(xiàn)在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問題：1、“對于項目管理人才的需求每年都在增加”2、“您的賬款已經(jīng)過期了”3、“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”4、“本公司大專文化程度的員工由過去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去的29%上升到53%”。

【解答】1、分析：句子中提到了數(shù)量的增加，則應(yīng)該加入確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個句子可以改為：“對于項目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。

2、分析：僅僅提到“賬款過期”的這個事實對于客戶而言是沒有任何實際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時間，這個句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。

3、分析：很明顯這個句子中缺乏產(chǎn)量增加的比較基準期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。

4、分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻達到了131%（78%＋53%），這顯然是不合邏輯的。這個句子應(yīng)該改為：“本公司大專文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。一、數(shù)字使用的規(guī)范化【案例】【解答】18對商務(wù)文書寫作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：一、數(shù)字使用的規(guī)范化真實準確各個分數(shù)之和與總數(shù)相等統(tǒng)計口徑一致規(guī)范化原則列舉數(shù)字有可比性注意倍數(shù)關(guān)系漢字與數(shù)字的適用場合年代與日期百分數(shù)和小數(shù)表示數(shù)值范圍應(yīng)分別表示數(shù)值單位對商務(wù)文書寫作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對于在商19二、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化

結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”……來表示；結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示；結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯數(shù)字1、2、3、……來表示；結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。

所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對商務(wù)文書中的幾級嵌套的分層次編號。在這個方面，國家標準規(guī)范的具體要求為：與此同時，國家標準規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會給讀者帶來極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級使用各個層次的編號。二、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編20三、計量單位的使用規(guī)范三、計量單位的使用規(guī)范21四、標點符號的使用規(guī)范【案例】

1、常見的標點符號使用錯誤“一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”“經(jīng)營項目有餛鈍、餃子、面條……等等”；“通過這件事我們深刻體會到：依靠群眾、堅持調(diào)查研究的重要性”。請對如上四個標點符號使用有誤的句子進行修改。四、標點符號的使用規(guī)范【案例】22四、標點符號的使用規(guī)范標點符號的點放位置關(guān)于標點符號的點放位置，需要注意以下幾點：點號可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭；換而言之，點號應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨放到下一個行。標號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，而后半個則不能放在一行的開頭；標號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中；

引文結(jié)尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨立整體存在，則句號在先；反之，則句號在后。23四、標點符號的使用規(guī)范標點符號的點放位置23等”和“等等”這兩個詞的用法表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時候，“等”和“等等”都可以使用，而當后面有其他詞語的時候則只能用“等”；無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等”概括；表示列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用“等”；“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。五、詞語的使用規(guī)范【練習】請判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀國法于不顧，公然收取賄賂；（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢經(jīng)常向中小學(xué)生進行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。________________________________________________________________________________________等”和“等等”這兩個詞的用法五、詞語的使用規(guī)范【練習】24商務(wù)公文常用文體通知、通告、通報工作計劃、工作總結(jié)請示函、會議紀要商務(wù)公文寫作7—常用文體寫作商務(wù)公文通知、通告、通報工作計劃、工作總結(jié)請示函、會議紀要25一、概念:

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。二、種類：

1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知；

2、指示性通知：上級對下級

3、事務(wù)性通知；上下級平級

4、任免、聘用通知。

5、會議通知通知被譽為公文中的“老黃牛”。是各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位使用最多的公文。一、通知、通告與通報—通知一、概念:二、種類：通知被譽為公文中的“老黃?！?。是各級黨政26人事任免類通知會議通知正文一般包括會議名稱、召開會議的原因與目的、會議議題、會議時間與地點、報到時間與地點、與會人員、與會者需準備的材料、差旅費報銷辦法、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系方式等，有的通知還附上會議日程安排和與會的有關(guān)證件。任免通知的寫法比較簡單，一般在寫完任免決定的依據(jù)之后，寫上任免人員的姓名及職務(wù)。一、通知、通告與通報—通知人事任免類通知會議通知正文一般包括會議名稱、召開會議的原因與27一、通知、通告與通報—通知通知的寫作特點1．使用范圍的廣泛性。通知不受發(fā)文單位級別、性質(zhì)的限制。無論國家大事或是單位內(nèi)部的具體事務(wù)，都可以通知的形式發(fā)布；無論是國家最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)還是基層行政單位，都可使用通知。2．行文方向為下行文。對受文對象一般會提出需要知曉、執(zhí)行或辦理的事項，具有指揮、指導(dǎo)作用。3．明顯的時效性。通知事項一般要求立即辦理、執(zhí)行或知曉，不容拖延。有的通知如會議通知等，只在特定的一段時間里有效。一、通知、通告與通報—通知通知的寫作特點1．使用范圍的廣泛性28一、通知、通告與通報—通告通告的特點

內(nèi)容專業(yè)性法定約束性作者廣泛性通告是指在一定范圍內(nèi)向有關(guān)單位和群眾公布應(yīng)當遵守或者周知的事項的公文。

種類：

政務(wù)性通告

:事項性通告----約束力大

周知性通告----不具很大的權(quán)威性和約束力

緊急通告我市精神病院有一病人逃脫，敬請廣大市民小心！該病人特征：喜愛拿一假手機看信息！口頭禪：神經(jīng)??！

二00六年一月二日通告（大學(xué)宿舍墻壁上貼著）

1、不要在宿舍樓下燒烤！

2、不要往宿舍樓下潑水！

3、如潑水，先看樓下有無燒烤！

二00六年一月二日一、通知、通告與通報—通告通告的特點通告是指在一定范圍內(nèi)向29一、通知、通告與通報—通告【格式內(nèi)容】

1、標題的寫法有三種：

①"通告"

②"關(guān)于XXX的通告"。

③"XXX關(guān)于XXX的通告"。

2、原由。

3、通告事項。

4、結(jié)語。用"特此通告"表達。一、通知、通告與通報—通告【格式內(nèi)容】30一、通知、通告與通報—通報表彰性通報寫作示例

××關(guān)于××的通報

一、介紹事跡

二、宣布表彰決定

三、號召學(xué)習

××

××××年×月×日批評性通報寫作示例

××關(guān)于××的通報

一、列舉錯誤事實

二、分析錯誤性質(zhì)

三、宣布處理決定

四、提出希望和要求

××

××××年×月×日情況通報寫作示例

××關(guān)于××的通報

一、通報的緣由

二、通報的事項

三、希望和要求××

××××年×月×日

三種通報的基本結(jié)構(gòu)一、通知、通告與通報—通報表彰性通報寫作示例

31二、請示概念：請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準的公文文種。

適用范圍向上級機關(guān)請求指示向上級機關(guān)請求批準分類批準性請示呈轉(zhuǎn)性請示

二、請示概念：請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準的公文文32二、請示請示寫作原則請示事項明確、具體、可行

一文一事

不得多頭請示

不得越級請示不要多頭請示不要越級請示不要事后請示不要事事請示不要向領(lǐng)導(dǎo)個人請示不要一文多事不要請示、報告混用七不原則二、請示請示請示事項明確、具體、可行一文一事不得不得不33請示VS報告區(qū)別行文時間：事前VS事后事中eg.事前請示，事后報告行文內(nèi)容：一文一事VS一文一事或數(shù)事行文重心：說理為主VS敘事為主結(jié)尾方式：祈使語氣VS平實語言行文目的：要求批復(fù)VS不必批復(fù)處理方式：批件VS閱件二、請示請示VS報告二、請示34二、請示二、請示35練習二、請示關(guān)于下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費的請示報告市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，現(xiàn)有的學(xué)生宿舍已經(jīng)無法容納，現(xiàn)在住校生基本上是一鋪二人住宿，嚴重影響了學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標準，望上級部門給予適當支持。

特此請示，請回復(fù)。

××市××工業(yè)學(xué)校

二〇〇二年十月二十日（章）

指出如下請示所存在的問題并嘗試進行修改（5分鐘）練習二、請示關(guān)于下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費的請示報告指出如下請示36二、請示一、在標題方面

請示與報告不能混用，當刪去“報告”二字。二、在主送機關(guān)方面

請示一般只寫一個主送機關(guān)，應(yīng)保留“市教育局”，刪去“市人民政府”。三、在請示事項方面第一，“我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓”，應(yīng)講明樓高、建筑面積是多少，可容納多少人。同時，用“決定”一詞也不妥，可改為“準備”或“擬”第二，應(yīng)補充說明建造學(xué)生宿舍樓所需的經(jīng)費。第三，應(yīng)明確寫明需要市教委下?lián)芙o學(xué)校的經(jīng)費數(shù)目。第四，請示不能一文多事，故關(guān)于圖書館的內(nèi)容應(yīng)刪去。五、在結(jié)束語方面

不能使用“請回復(fù)”，應(yīng)改為“請批復(fù)?！?/p>

二、請示一、在標題方面

請示與報告不能混用，當刪去“37三、函函屬事務(wù)性平行文;函適用于：

1.不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題；

2.向不相隸屬的有關(guān)主管部門請示批準和答復(fù)審批事項。特點適用性廣事務(wù)性強

寫作注意事項

1.行文規(guī)范。一定要按公文規(guī)范寫函。2.要一函一事。切忌一函多事。3.直陳其事、言簡意明。函不能像個人書信那樣問候、寒暄，搞感情投資，而要開門見山，直陳其事，力戒套話、空話。4.用語得體。函是平行文，用語要表現(xiàn)對對方的尊重，如稱對方為“貴”，與對方商洽事宜，要用商量口吻，語言要符合行文關(guān)系，親切自然得體。三、函函屬事務(wù)性平行文;函適用于：特點適用性廣事務(wù)性強38三、函

1.函根據(jù)功用，大致有六類：

（1）商洽函，用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、討論問題的函；

（2）詢問函，向受函者提出詢問，并要求對方予以答復(fù)的函；（3）答復(fù)函，答復(fù)來函詢問和被上級機關(guān)的公文辦理部門用來答復(fù)“請示”的函；

（4）請批函，請求不相隸屬的有關(guān)機關(guān)或主管部門批準事項的函；

（5）審批函，機關(guān)或有關(guān)主管部門審批不相隸屬單位有關(guān)請求批準事項的函；（6）知照函，告知受函者有關(guān)情況的函。

2.根據(jù)行文程序，可分為致函和復(fù)函。

致函，也叫去函或發(fā)函，主要指詢問函、請批函、知照函；

復(fù)函，有答復(fù)函、審批函；商洽函既可為去函，又可為復(fù)函。三、函1.函根據(jù)功用，大致有六類：39××五交公司關(guān)于商品運輸被損索賠的函

××市航運局：

我公司向×省××彩電生產(chǎn)廠家購進一批彩電。廠家銷售科將該批彩電交由貴局承運（承運號碼10037號）。該批彩電于3月15日運出，3月20日抵達×市航運碼頭。在碼頭提貨時，我們發(fā)現(xiàn)部分彩電的包裝破損，即會同有關(guān)人員當場拆包檢驗，50臺彩電被摔壞10臺。經(jīng)核實誠為貴局運輸途中所致。為挽回損失，希貴局按有關(guān)規(guī)定賠償該批商品的損失，計人民幣××××元。

特此函達，即請查照。附件：1××市航運碼頭管理處證明2××彩電廠銷售科發(fā)貨記錄單3××市××檢驗所檢驗報告二○○一年三月二十五日主送單位正文日期緣由事項結(jié)語標題三、函××五交公司關(guān)于商品運輸被損索賠的函主送單位正文日期緣由40四、會議紀要

1.了解會議紀要的使用、特點和類型

2.掌握會議紀要的寫法和注意事項

3.能正確區(qū)分會議紀要與會議記錄的區(qū)別

4.學(xué)會行政和專題兩種會議紀要的寫作能力要求吉利控股集團楊健總裁一行視察成都基地工作指導(dǎo)會會議紀要編號：3601Ad1105023時間：2011.5.119:30-11:00地點：第一會議室主持：潘巨林副總裁參會：楊健、余瑾、張才林、費少忠、周一平、王斌、李仲民、戴慶、黃飛、謝菊建、高江川、羅嗣周、李順應(yīng)、趙剛、姚尚國、羅錦康、馬景泉、張有武、羅甫兵、張立平記錄：譚燕一、楊健總裁講話精神（一）、關(guān)于NL-1產(chǎn)品現(xiàn)階段生產(chǎn)準備情況：四、會議紀要1.了解會議紀要的使用、特點和類型能力要求41會議紀要適用于：

記載、傳達會議情況和議定事項

它既可上呈，也可下發(fā)，還可平行，甚至被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，是一種具有告知性和指導(dǎo)性的會議公文。

會議紀要特點概要性紀實性約束性稱謂特殊性第三人稱寫法。以“會議”為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等。四、會議紀要會議紀要適用于：會議紀要概要性紀實性約束性稱謂第三人稱寫法。42專題會議紀要：各種交流會、座談會、研討會的紀要。辦公會議紀要，是指記載和傳達機關(guān)、單位行政辦公會議的紀要。分類四、會議紀要掌握會議全部情況抓住要點突出主題文字簡潔明快掌握會議精神和會議目的，作好記錄并收集所有文件材料圍繞會議主題，抓住要點、突出重點，簡明扼要地反映會議的主要情況和精神。概述為主，盡可能簡短、通俗，在結(jié)構(gòu)層次安排上，條理清楚。注意事項專題會議紀要：各種交流會、座談會、研討會的紀要。辦公會議紀43四、會議紀要

聯(lián)系：會議紀要與會議記錄都屬會議文書。區(qū)別：1）會議紀要的寫作要以會議記錄為基礎(chǔ)和依據(jù)來表現(xiàn)會議的主要內(nèi)容，它只表現(xiàn)會議概貌和重點。會議記錄則是會議全過程的如實記錄，它反映會議的原始面貌。2）會議記錄只作為機關(guān)單位內(nèi)部存查使用的文書，不對外公布。會議紀要則在一定范圍內(nèi)公布傳達，作為法定行政公文使用。3）會議紀要報送上級時，會議主辦單位還需另擬一份報送報告與會議紀要一并報上。會議紀要與會議記錄的聯(lián)系與區(qū)別四、會議紀要聯(lián)系：會議紀要與會議記錄都屬會議文書。會議紀要44EndingEnding45ThankYouThankYou46成都基地行政公文寫作成都基地行政公文寫作47商務(wù)公文寫作步驟決定文章的正式程度設(shè)定文章的總體風格選擇文章的層次結(jié)構(gòu)列出文章大綱撰寫初稿與綜合校對修改

商務(wù)公文寫作1—寫作步驟制定正確的行動目標商務(wù)公文決定文章的正式程度設(shè)定文章的總體風格選擇文章的層次結(jié)48步驟一、制定正確的行動目標被動目標：領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)發(fā)出人的意志主動目標：公文對象的實際行動正確的行文目的：將被動目標轉(zhuǎn)化為主動目標我希望對方讀完這篇東西后做些什么？【案例】在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求秘書確定時間和地點后發(fā)一個郵件告知所有的秘書。--------分析主動目標與被動目標步驟一、制定正確的行動目標被動目標：領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)49步驟二、決定文章的正式程度1、你本人很了解對方嗎？2、目標讀者地位比你低嗎？3、是好消息嗎？正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)（特別了解10分，比較了解7、8分，不了解甚至很不了解1－3分）（下屬10分，平級5分，上級1分）（好消息10分，壞消息1分）三個問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。正式程度的三種表現(xiàn)：形式、稱謂、語氣步驟二、決定文章的正式程度1、你本人很了解對方嗎？正式程度的50步驟三、設(shè)定文章的總體風格目標讀者和你是否同一立場？你的讀者認識你嗎，喜歡你嗎？你喜歡你的讀者嗎？立場資源你要讀者做的事在他們能力范圍嗎？他們本身面臨資源約束嗎？他們占有資源嗎？關(guān)于游說矩陣：同一立場資源充足立場不同資源充足立場不同資源不足立場一致資源不足步驟三、設(shè)定文章的總體風格目標讀者和你是否同一立場？立場資源51步驟四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)三種主要的結(jié)構(gòu)層次按照事情發(fā)展經(jīng)過和時間順序。突出事情的發(fā)展脈絡(luò)；渾然貫通，連成一體；程序安裝說明，事故調(diào)查報告，工程報告。（一）：連貫式便于讀者查找信息；天鵝下蛋式；報告、總結(jié)、建議書。層次之間是并列關(guān)系。（二）：并列式提出問題，分析問題，解決問題。結(jié)果（批復(fù)、指示、命令）；提出問題，分析問題（情況簡報）；提出問題，解決問題（公告，通知）；完整結(jié)構(gòu)（指導(dǎo)性通報，決議）。（三）：分析問題式步驟四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)三種主要的結(jié)構(gòu)層次按照事情發(fā)展經(jīng)過52步驟五、列出文章大綱列出大綱的好處和目的

磨刀不誤砍柴功“七分想，三分寫”確定合理的思維秩序利用大綱有序地組織撰寫者思路，可以有以下兩種方法：列出大綱提綱法圍繞文章主旨按邏輯順序時間順序羅列輻射法頭腦風暴隨性聯(lián)想窮盡所有想法步驟五、列出文章大綱列出大綱的好處和目的磨刀不誤砍柴功53步驟六、撰寫初稿與綜合校對修改撰寫初稿的注意事項

拋磚引玉一鼓作氣，如“沖刺”沖出初稿后再修改不要“十步九回頭”增加親和力有效的反饋行文簡潔認真校對關(guān)于增加親和力：增加對讀者的關(guān)注程度。盡量少提及撰寫者自身，而應(yīng)該更多的提到目標讀者。關(guān)于有效的反饋：多進行正面反饋。要有意識地肯定對方，目標讀者做得好的地方。關(guān)于行文簡潔：不要羅嗦冗長。“簡潔不簡單”。將大篇幅分成小段，增強可讀性。將大篇幅的說明性內(nèi)容改成附件。關(guān)于校對：干凈整潔沒有差錯的文稿，體現(xiàn)細致作風。認真審查校對，盡量不要出現(xiàn)格式和文字錯誤。步驟六、撰寫初稿與綜合校對修改撰寫初稿的注意事項54

商務(wù)公文寫作2—寫作技巧商務(wù)公文寫作技巧努力做到“讀者為尊”保持積極正面的有效反饋增加文章可信度力求行文簡潔關(guān)于“情感指數(shù)”增加商務(wù)文書的緊迫性商務(wù)公文寫作2—寫作技巧商務(wù)公文努力做到“讀者為尊”保55情感指數(shù)涵義對讀者的關(guān)注程度計算文中提到目標讀者的次數(shù)——文中提到撰稿人自己的次數(shù)技巧一、增加情感指數(shù)增加文書親和力“溝通是被讀者理解的信息，而不是所發(fā)出的信息”，情感指數(shù)的高低可以真實地反映出商務(wù)文書的撰寫者是否站在目標讀者的立場上來從事這項工作。正值：以讀者為中心負值：以撰稿人自我意愿為中心，難以引起共鳴。情感指數(shù)涵義計算技巧一、增加情感指數(shù)增加文書親和力“溝通是被56技巧一、提升情感指數(shù)提升文書親和力使人感覺親切03增加讀者的姓名02、增加第三人稱專有名詞01、增加第二人稱代詞

增加情感指數(shù)的方法

在商務(wù)文書中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以。例如：“消費者”、“納稅人”以及“員工”等祈使句的使用04增加對讀者的暗指技巧一、提升情感指數(shù)提升文書親和力使人感覺親切03增57技巧二、努力做到“讀者為尊”“讀者為尊”：就是強調(diào)商務(wù)文書撰寫者應(yīng)該要站在目標讀者的角度和立場來看待分析問題。

一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2010圓滿完成了39萬輛的整車銷售任務(wù)。”；

“讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2010年完成了我們39萬輛的整車銷售任務(wù)”?！白钕忍峒白x者而非自己”的原則與情感指數(shù)是計算在商務(wù)文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者自己的次數(shù)多不同，這個原則主要是強調(diào)應(yīng)該在表述的時候首先提到目標讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容?！揪毩暋繌埩嫉耐扑]信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對方的戰(zhàn)略團隊，其財務(wù)技能可以幫助團隊計算投資收益率和盈虧平衡點，同時其樂觀向上的個性也會使團隊中的每個人都笑口常開?！卑凑铡白钕忍峒白x者而非自己”的原則，嘗試對該文進行改寫。技巧二、努力做到“讀者為尊”“讀者為尊”：就是強調(diào)商務(wù)文書撰58技巧三、進行有效反饋在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標讀者的良好表現(xiàn)進行正面反饋，對其的缺點和不足予以修正性反饋或者負面反饋，但千萬不能聽之任之而沒有反饋。正面反饋修正性反饋所謂“正面反饋”，就是指對別人的一種認可。

在文書中撰寫者應(yīng)該有意識地多用一些正面的反饋去稱贊目標讀者做得好的地方，多給與對方一些關(guān)懷。目標讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時，最大限度地給與目標讀者體貼溫暖的感覺。技巧三、進行有效反饋在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標讀者59技巧四、增加商務(wù)文書的時間緊迫性增加時間緊迫性的作用：

激發(fā)目標讀者能夠在最短的時間內(nèi)采取我們所希望的行動。增加緊迫性的方法：在文書中加入體現(xiàn)時間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。時間的規(guī)范性主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時間約束不明確的時間代詞，時間的精確性其次，在會議記錄或者電報等商務(wù)文書中則更加要把握時間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時、幾分甚至還有幾秒等精確的時間，并且越精確越好。時間的通用性最后，就是要特別注意時間使用的通用性，具體的要求范例包括：①商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年，也不要稱之為民國92年；②在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③盡量不要用農(nóng)歷；④注意漢字和阿拉伯數(shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯誤情況。技巧四、增加商務(wù)文書的時間緊迫性增加時間緊迫性的作用：增加緊60技巧五、增加商務(wù)文書的可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實際經(jīng)歷的東西表達出來。“我們在努力的愛護環(huán)境”

“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護環(huán)境”?！揪毩暋浚?/p>

請對以下的內(nèi)容進行修改以增加其可信度：“每個員工的績效考評將根據(jù)每個人的全面成長來計算，公司將會用幾個標準來進行綜合評分，希望每個員工重視個人的全面發(fā)展”。技巧五、增加商務(wù)文書的可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書61技巧六、力求行文簡潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標讀者并一定總是有時間來閱讀并分析商務(wù)文書；因此，商務(wù)文書的撰寫在意思鮮明的基礎(chǔ)上，一定要做到盡量簡單，不要羅嗦冗長。要做到行文簡潔可以采用以下的方式：1.采用電報文體就是在這種文體中一個字就有很多的意義，這就需要撰寫者對文章中的每一個字都要進行斟酌，做到惜字如金。2.另加附件如果在商務(wù)文書中實在有太多需要說明的內(nèi)容，那么為了達到行文簡潔的目的，則可以將冗長的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開。3.詞句力求簡單精煉盡量選用簡單的詞，避免采用比較晦澀的詞?！耙皇揭晃闹髦济鞔_”，4.多用主動語式在中文的語言環(huán)境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習慣。因此，商務(wù)文書寫作也應(yīng)該盡量采用主動語式。5.適當運用縮略語“三個代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書中適當?shù)剡\用縮略語可以使整個文章顯得簡潔流暢。技巧六、力求行文簡潔在日常商務(wù)環(huán)境中，目標讀者并一定總是有時62商務(wù)公文寫作3—規(guī)范化寫作商務(wù)公文規(guī)范化寫作結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化計量單位的使用規(guī)范詞語的使用規(guī)范數(shù)字使用的規(guī)范化標點符號的使用規(guī)范商務(wù)公文寫作3—規(guī)范化寫作商務(wù)公文結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化計量63一、數(shù)字使用的規(guī)范化【案例】商務(wù)公文中數(shù)字運用不規(guī)范的表現(xiàn)在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問題：1、“對于項目管理人才的需求每年都在增加”2、“您的賬款已經(jīng)過期了”3、“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”4、“本公司大專文化程度的員工由過去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去的29%上升到53%”。

【解答】1、分析：句子中提到了數(shù)量的增加，則應(yīng)該加入確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個句子可以改為：“對于項目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。

2、分析：僅僅提到“賬款過期”的這個事實對于客戶而言是沒有任何實際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時間，這個句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。

3、分析：很明顯這個句子中缺乏產(chǎn)量增加的比較基準期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。

4、分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻達到了131%（78%＋53%），這顯然是不合邏輯的。這個句子應(yīng)該改為：“本公司大專文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。一、數(shù)字使用的規(guī)范化【案例】【解答】64對商務(wù)文書寫作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：一、數(shù)字使用的規(guī)范化真實準確各個分數(shù)之和與總數(shù)相等統(tǒng)計口徑一致規(guī)范化原則列舉數(shù)字有可比性注意倍數(shù)關(guān)系漢字與數(shù)字的適用場合年代與日期百分數(shù)和小數(shù)表示數(shù)值范圍應(yīng)分別表示數(shù)值單位對商務(wù)文書寫作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對于在商65二、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化

結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”……來表示；結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示；結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯數(shù)字1、2、3、……來表示；結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。

所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對商務(wù)文書中的幾級嵌套的分層次編號。在這個方面，國家標準規(guī)范的具體要求為：與此同時，國家標準規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會給讀者帶來極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級使用各個層次的編號。二、結(jié)構(gòu)層次的規(guī)范化結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編66三、計量單位的使用規(guī)范三、計量單位的使用規(guī)范67四、標點符號的使用規(guī)范【案例】

1、常見的標點符號使用錯誤“一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”“經(jīng)營項目有餛鈍、餃子、面條……等等”；“通過這件事我們深刻體會到：依靠群眾、堅持調(diào)查研究的重要性”。請對如上四個標點符號使用有誤的句子進行修改。四、標點符號的使用規(guī)范【案例】68四、標點符號的使用規(guī)范標點符號的點放位置關(guān)于標點符號的點放位置，需要注意以下幾點：點號可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭；換而言之，點號應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨放到下一個行。標號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，而后半個則不能放在一行的開頭；標號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中；

引文結(jié)尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨立整體存在，則句號在先；反之，則句號在后。69四、標點符號的使用規(guī)范標點符號的點放位置23等”和“等等”這兩個詞的用法表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時候，“等”和“等等”都可以使用，而當后面有其他詞語的時候則只能用“等”；無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等”概括；表示列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用“等”；“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。五、詞語的使用規(guī)范【練習】請判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀國法于不顧，公然收取賄賂；（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢經(jīng)常向中小學(xué)生進行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。________________________________________________________________________________________等”和“等等”這兩個詞的用法五、詞語的使用規(guī)范【練習】70商務(wù)公文常用文體通知、通告、通報工作計劃、工作總結(jié)請示函、會議紀要商務(wù)公文寫作7—常用文體寫作商務(wù)公文通知、通告、通報工作計劃、工作總結(jié)請示函、會議紀要71一、概念:

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。二、種類：

1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知；

2、指示性通知：上級對下級

3、事務(wù)性通知；上下級平級

4、任免、聘用通知。

5、會議通知通知被譽為公文中的“老黃?！薄Ｊ歉骷夵h政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位使用最多的公文。一、通知、通告與通報—通知一、概念:二、種類：通知被譽為公文中的“老黃?！?。是各級黨政72人事任免類通知會議通知正文一般包括會議名稱、召開會議的原因與目的、會議議題、會議時間與地點、報到時間與地點、與會人員、與會者需準備的材料、差旅費報銷辦法、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系方式等，有的通知還附上會議日程安排和與會的有關(guān)證件。任免通知的寫法比較簡單，一般在寫完任免決定的依據(jù)之后，寫上任免人員的姓名及職務(wù)。一、通知、通告與通報—通知人事任免類通知會議通知正文一般包括會議名稱、召開會議的原因與73一、通知、通告與通報—通知通知的寫作特點1．使用范圍的廣泛性。通知不受發(fā)文單位級別、性質(zhì)的限制。無論國家大事或是單位內(nèi)部的具體事務(wù)，都可以通知的形式發(fā)布；無論是國家最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)還是基層行政單位，都可使用通知。2．行文方向為下行文。對受文對象一般會提出需要知曉、執(zhí)行或辦理的事項，具有指揮、指導(dǎo)作用。3．明顯的時效性。通知事項一般要求立即辦理、執(zhí)行或知曉，不容拖延。有的通知如會議通知等，只在特定的一段時間里有效。一、通知、通告與通報—通知通知的寫作特點1．使用范圍的廣泛性74一、通知、通告與通報—通告通告的特點

內(nèi)容專業(yè)性法定約束性作者廣泛性通告是指在一定范圍內(nèi)向有關(guān)單位和群眾公布應(yīng)當遵守或者周知的事項的公文。

種類：

政務(wù)性通告

:事項性通告----約束力大

周知性通告----不具很大的權(quán)威性和約束力

緊急通告我市精神病院有一病人逃脫，敬請廣大市民小心！該病人特征：喜愛拿一假手機看信息！口頭禪：神經(jīng)??！

二00六年一月二日通告（大學(xué)宿舍墻壁上貼著）

1、不要在宿舍樓下燒烤！

2、不要往宿舍樓下潑水！

3、如潑水，先看樓下有無燒烤！

二00六年一月二日一、通知、通告與通報—通告通告的特點通告是指在一定范圍內(nèi)向75一、通知、通告與通報—通告【格式內(nèi)容】

1、標題的寫法有三種：

①"通告"

②"關(guān)于XXX的通告"。

③"XXX關(guān)于XXX的通告"。

2、原由。

3、通告事項。

4、結(jié)語。用"特此通告"表達。一、通知、通告與通報—通告【格式內(nèi)容】76一、通知、通告與通報—通報表彰性通報寫作示例

××關(guān)于××的通報

一、介紹事跡

二、宣布表彰決定

三、號召學(xué)習

××

××××年×月×日批評性通報寫作示例

××關(guān)于××的通報

一、列舉錯誤事實

二、分析錯誤性質(zhì)

三、宣布處理決定

四、提出希望和要求

××

××××年×月×日情況通報寫作示例

××關(guān)于××的通報

一、通報的緣由

二、通報的事項

三、希望和要求××

××××年×月×日

三種通報的基本結(jié)構(gòu)一、通知、通告與通報—通報表彰性通報寫作示例

77二、請示概念：請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準的公文文種。

適用范圍向上級機關(guān)請求指示向上級機關(guān)請求批準分類批準性請示呈轉(zhuǎn)性請示

二、請示概念：請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準的公文文78二、請示請示寫作原則請示事項明確、具體、可行

一文一事

不得多頭請示

不得越級請示不要多頭請示不要越級請示不要事后請示不要事事請示不要向領(lǐng)導(dǎo)個人請示不要一文多事不要請示、報告混用七不原則二、請示請示請示事項明確、具體、可行一文一事不得不得不79請示VS報告區(qū)別行文時間：事前VS事后事中eg.事前請示，事后報告行文內(nèi)容：一文一事VS一文一事或數(shù)事行文重心：說理為主VS敘事為主結(jié)尾方式：祈使語氣VS平實語言行文目的：要求批復(fù)VS不必批復(fù)處理方式：批件VS閱件二、請示請示VS報告二、請示80二、請示二、請示81練習二、請示關(guān)于下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費的請示報告市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急劇增加，現(xiàn)有的學(xué)生宿舍已經(jīng)無法容納，現(xiàn)在住校生基本上是一鋪二人住宿，嚴重影響了學(xué)生的身心健康。為解決這一困難，我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓。另外，我校圖書館也尚未達到省“兩基”標準，望上級部門給予適當支持。

特此請示，請回復(fù)。

××市××工業(yè)學(xué)校

二〇〇二年十月二十日（章）

指出如下請示所存在的問題并嘗試進行修改（5分鐘）練習二、請示關(guān)于下?lián)芙ㄔ鞂W(xué)生宿舍樓經(jīng)費的請示報告指出如下請示82二、請示一、在標題方面

請示與報告不能混用，當刪去“報告”二字。二、在主送機關(guān)方面

請示一般只寫一個主送機關(guān)，應(yīng)保留“市教育局”，刪去“市人民政府”。三、在請示事項方面第一，“我校決定再建一棟學(xué)生宿舍樓”，應(yīng)講明樓高、建筑面積是多少，可容納多少人。同時，用“決定”一詞也不妥，可改為“準備”或“擬