采購(gòu)部工作流程(正式)

采購(gòu)部工作內(nèi)容及流程一、購(gòu)進(jìn)商品：根據(jù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的需求及銷售部門(mén)報(bào)上的產(chǎn)品進(jìn)行采購(gòu)。由業(yè)務(wù)部提交商品采購(gòu)清單，填寫(xiě)《采購(gòu)商品聯(lián)絡(luò)單》（見(jiàn)附表1），填寫(xiě)后交由采購(gòu)部。采購(gòu)部根據(jù)業(yè)務(wù)部提供《采購(gòu)商品聯(lián)絡(luò)單》，聯(lián)系供應(yīng)商組織采購(gòu)，于半個(gè)工作日后將商品采購(gòu)情況反饋給業(yè)務(wù)部及銷售部，由銷售部確定是否采購(gòu)，由銷售部主管簽字確認(rèn)后，便可購(gòu)進(jìn)商品。未付款發(fā)貨商品：采購(gòu)員可直接聯(lián)系供應(yīng)商購(gòu)進(jìn)商品。預(yù)付款發(fā)貨商品：預(yù)付款發(fā)貨產(chǎn)品應(yīng)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》（見(jiàn)附表2）和《支付憑證》，由總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，交由財(cái)務(wù)部，并提供付款方帳號(hào)信息，財(cái)務(wù)部付款后，完成預(yù)付款商品流程。首營(yíng)資料收集：對(duì)于首次合作的供應(yīng)商及首次購(gòu)進(jìn)的產(chǎn)品需向供應(yīng)商索要首營(yíng)資料，（見(jiàn)附表3《首營(yíng)企業(yè)所需資質(zhì)目錄》）；對(duì)收集的首營(yíng)企業(yè)資料進(jìn)行一個(gè)初審；并及時(shí)填寫(xiě)《首營(yíng)企業(yè)表》（見(jiàn)附表4）及《首營(yíng)品種表》（見(jiàn)附表5）；在ERP系統(tǒng)中新增首營(yíng)單位；對(duì)新增的單位進(jìn)行審核；通知質(zhì)管部審核。跟蹤到貨商品：與供應(yīng)商確定收貨人、收貨地址、聯(lián)系電話、到貨時(shí)間等，如需自行提貨的，首先通知行政部門(mén)提貨，填寫(xiě)《提貨用車通知單》（見(jiàn)附表6）。B.計(jì)劃訂單必須跟蹤訂單，進(jìn)行進(jìn)貨控制。在下達(dá)完訂單后，采購(gòu)員要對(duì)貨物進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，確保按時(shí)到貨，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取必要的行動(dòng)措施。C.貨品到庫(kù)后由倉(cāng)儲(chǔ)部接收、檢驗(yàn)貨物、入庫(kù)。到貨后，采購(gòu)員要督促質(zhì)檢人員驗(yàn)收入庫(kù)，以確保貨物的質(zhì)量、數(shù)量與訂購(gòu)要求相吻合。必要時(shí)確定貨物的破損情況，之后，通知結(jié)算部門(mén)在結(jié)款時(shí)扣除相應(yīng)貨款。D.通知銷售部?jī)?nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫(kù)手續(xù)。二、近效期入滯銷商品 (如圖表)近效期及滯銷品種處理流程近效期品種（效期≦8個(gè)月）

滯銷品種（60天以上不動(dòng)銷，且動(dòng)銷率≦

53%）每月20日從系統(tǒng)內(nèi)將所有滯銷品種導(dǎo)出，整理后報(bào)采購(gòu)員由采購(gòu)內(nèi)勤 于每月25日前從采購(gòu)員于 3個(gè)工作日內(nèi)將處理意見(jiàn)回系統(tǒng)內(nèi)匯總 品復(fù)采購(gòu)內(nèi)勤種明細(xì)，填寫(xiě)近效期催銷表采購(gòu)內(nèi)勤于 1個(gè)工作內(nèi)匯總整理采購(gòu)內(nèi)勤于每月25日前將近效期及滯銷品種電子版及打印版三份）報(bào)于主管副總及相關(guān)銷售部門(mén)（打印版需簽字確認(rèn)）

（一式。相關(guān)銷售部門(mén)于 2個(gè)工作日將處理意見(jiàn)回復(fù)于采購(gòu)部采購(gòu)內(nèi)勤將回復(fù)意見(jiàn)存檔，并監(jiān)督盡快完成銷售1.對(duì)于近效期商品（有效期在半年之內(nèi)的），應(yīng)及時(shí)整理出《近效期報(bào)表》（見(jiàn)附表7），報(bào)總經(jīng)理審閱，報(bào)銷售部催銷，催銷不成的及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商做退換貨處理，使公司損失降到最底。2.對(duì)于3個(gè)月未出庫(kù)產(chǎn)品，及時(shí)整理出《積壓商品報(bào)表》 （見(jiàn)附表8），報(bào)總經(jīng)理審閱，報(bào)銷售部催銷，催銷不成的及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商做退換貨處理。三、退換貨商品（如圖表）根據(jù)原進(jìn)貨計(jì)劃單中各項(xiàng)要求，編寫(xiě)《藥品進(jìn)退出通知單》，一式4聯(lián)，部門(mén)經(jīng)理簽字后將聯(lián)轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)部，第聯(lián)留存。

根據(jù)《藥品進(jìn)退出通知單》，在系統(tǒng)中完成商品退出程序。直接將所退商品退給供貨商。

將《藥品進(jìn)退出通知單》以傳真形式通知庫(kù)房負(fù)責(zé)退貨人員，要求在傳真件上標(biāo)明退貨商品處理辦法。須帶回商品，將品種明細(xì)單交給后勤保障部經(jīng)理，由后勤送貨人員帶回采購(gòu)部，采購(gòu)專員負(fù)責(zé)通知供貨商取貨。廠家兌帳時(shí)應(yīng)提供退貨單進(jìn)行沖票。四、對(duì)帳結(jié)款收取、核對(duì)發(fā)票，劃撥貨款。結(jié)算部門(mén)對(duì)采購(gòu)訂單、收貨報(bào)告、發(fā)票、支付貨款進(jìn)行結(jié)算。需要采購(gòu)員與結(jié)算部門(mén)的實(shí)時(shí)溝通，以確保整個(gè)采購(gòu)過(guò)程無(wú)誤。（如圖表）采購(gòu)部對(duì)帳付款流程現(xiàn)款或預(yù)付（匯款）品種由采購(gòu)專員填寫(xiě)付款申請(qǐng)單采購(gòu)內(nèi)勤核對(duì)單價(jià)、數(shù)量、金額及付款單位， 確保準(zhǔn)確無(wú)誤經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理、總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，財(cái)務(wù)憑單匯款或出支票自 提 品 跟 催 匯種，后勤 款，將網(wǎng)部拿簽字 上銀行電后的付款 子回單復(fù)單到財(cái)務(wù) 印后傳真領(lǐng)取支票 給廠家并提貨，要 通 知 發(fā)求帶回發(fā) 貨，要求票及簽收 寄回發(fā)票單 及簽收單

其他帳期品種在規(guī)定日期內(nèi)供應(yīng)商帶簽收聯(lián)（或少庫(kù)聯(lián)）、退貨沖票交采購(gòu)部待對(duì)帳由采購(gòu)內(nèi)勤根據(jù)簽收聯(lián)在系統(tǒng)中逐筆核對(duì)單價(jià)、金額、數(shù)量及是否有退換貨，核對(duì)后匯總金額并通知供應(yīng)商按金額開(kāi)出發(fā)票， 同時(shí)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單并簽字確認(rèn)供應(yīng)商帶發(fā)票交采購(gòu)內(nèi)勤并領(lǐng)取付款申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)結(jié)帳根據(jù)簽收單及發(fā)票逐筆在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行銷帳（如出現(xiàn)誤差不予結(jié)帳）接到發(fā)票的兩個(gè)工作日內(nèi)將發(fā)票交至財(cái)務(wù)并簽字確認(rèn)五、維護(hù)、更新廠家及產(chǎn)品資料根據(jù)質(zhì)量管理部門(mén)提供信息數(shù)據(jù)，向各供應(yīng)商催要企業(yè)資質(zhì)及產(chǎn)品資質(zhì)?；举Y料維護(hù)→部門(mén)基礎(chǔ)資料→部門(mén)客戶維護(hù)→部門(mén)客戶維護(hù)注：在所有企業(yè)信息中區(qū)分出哪些是供應(yīng)商，哪些是客戶，分別為標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)記供應(yīng)商→禁銷，客戶→禁入。六、建立供應(yīng)商檔案表以內(nèi)蒙古自治區(qū)中標(biāo)目錄為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，聯(lián)系各生產(chǎn)企業(yè)及代理商，確定產(chǎn)品貨源及報(bào)價(jià)，完善《供應(yīng)商檔案表》（見(jiàn)附表9）。ERP系統(tǒng)操作程序一、新增供應(yīng)商及商品信息1．新增通用名公共基礎(chǔ)資料→新增通用名稱→填寫(xiě)完全（紅字部分）→提交2．新增業(yè)務(wù)單位公共基礎(chǔ)資料→單位資料管理→新增業(yè)務(wù)單位→填寫(xiě)完全→提交→質(zhì)管審核（若有誤退回在草擬單位列表中查找并更正后提交）注：A.直接從生產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)，應(yīng)先生產(chǎn)企業(yè)及供應(yīng)客戶兩項(xiàng)；B.從經(jīng)營(yíng)企業(yè)采購(gòu)，只選供應(yīng)客戶一項(xiàng)C.新增商品信息公共基礎(chǔ)資料→商品資料管理→新增商品信息→在通用名稱一欄填寫(xiě)助記碼（回車）→分別填寫(xiě)規(guī)格、計(jì)量單位→生產(chǎn)廠家填寫(xiě)助記碼選中目標(biāo)企業(yè)（回車）→廠家產(chǎn)地欄與生產(chǎn)廠家統(tǒng)一→選擇倉(cāng)儲(chǔ)類別（一般為陰涼存儲(chǔ)）→選擇商品稅率→填寫(xiě)注冊(cè)商標(biāo)（外包裝有文字可直接錄入，若是圖標(biāo)可直接注明“圖標(biāo)”）→填寫(xiě)商品件裝規(guī)格→填寫(xiě)商品生產(chǎn)批文→保存提交→質(zhì)管審核（若有誤退回在草擬商品列表中查找并更正后提交）二、編制訂單、審核及終止編制訂單切換到商品所在部門(mén)→采購(gòu)管理體系→采購(gòu)訂單管理→編制非計(jì)劃訂單→往來(lái)單位填寫(xiě)助記碼選中目標(biāo)企業(yè)→商品編碼填寫(xiě)助記碼或商品編號(hào)（回車）→輸入入庫(kù)數(shù)量及單價(jià)→保存提交2.訂單審核A.采購(gòu)管理體系→采購(gòu)訂單管理→采購(gòu)訂單審核→核對(duì)數(shù)量及單價(jià)無(wú)誤→保存提交B.采購(gòu)管理體系→采購(gòu)訂單管理→采購(gòu)訂單審核→核對(duì)數(shù)量及單價(jià)有誤→退回→草擬采購(gòu)訂單→填寫(xiě)正確數(shù)量或單價(jià)→保存提交→再次進(jìn)入訂單審核（步驟同上）3.訂單終止有以下幾種情況會(huì)終止訂單：A.訂單審核后發(fā)現(xiàn)數(shù)量、單價(jià)或供應(yīng)客戶有誤，在未入庫(kù)之前可終止B.訂單完成但供應(yīng)客戶未送貨（每月月底整理后集中終止）C.送貨數(shù)量與訂單數(shù)量不符，單據(jù)顯現(xiàn)未完成，在入庫(kù)后可終止（每月月底整理后集中終止）。操作過(guò)程：采購(gòu)管理體系→采購(gòu)訂單管理→采購(gòu)訂單終止→選中需要終止的單據(jù)雙擊打開(kāi)→保存終止三、商品調(diào)價(jià)及退貨1.系統(tǒng)調(diào)價(jià)一般在采購(gòu)訂單單價(jià)有誤且已入庫(kù)的情況下可以用到此系統(tǒng)切換到商品所在部門(mén)→采購(gòu)管理體系→采購(gòu)項(xiàng)目調(diào)整→采購(gòu)商品調(diào)價(jià)→流水號(hào)欄填寫(xiě)需要調(diào)價(jià)單據(jù)的流水號(hào)→調(diào)價(jià)欄填寫(xiě)實(shí)際價(jià)格與已錄入價(jià)格的差價(jià)（回車）→采購(gòu)底價(jià)調(diào)價(jià)填寫(xiě)差價(jià)（回車）→確定2.調(diào)價(jià)審核A、采購(gòu)管理體系→采購(gòu)項(xiàng)目調(diào)整→采購(gòu)調(diào)價(jià)審核采→核對(duì)無(wú)誤→保存提交B、采購(gòu)管理體系→采購(gòu)項(xiàng)目調(diào)整→采購(gòu)調(diào)價(jià)審核→核對(duì)有誤→退回→草擬采購(gòu)調(diào)價(jià)→填寫(xiě)正確單價(jià)→保存提交→再次進(jìn)入調(diào)價(jià)審核（步驟同上）3.購(gòu)進(jìn)退貨切換到商品所在部門(mén)→采購(gòu)管理體系→采購(gòu)項(xiàng)目調(diào)整→采購(gòu)商品退貨→往來(lái)單位填寫(xiě)助記碼選中目標(biāo)企業(yè)→商品編碼填寫(xiě)助記碼或商品編號(hào)（回車）→輸入入庫(kù)退貨及單價(jià)→保存提交4.退貨審核A、采購(gòu)管理體系→采購(gòu)項(xiàng)目調(diào)整→采購(gòu)?fù)素泴徍恕藢?duì)無(wú)誤→保存提交B、采購(gòu)管理體系→采購(gòu)項(xiàng)目調(diào)整→采購(gòu)?fù)素泴徍恕藢?duì)有誤→退回→草擬退貨單據(jù)→更正錯(cuò)誤信息→保存提交→再次進(jìn)入采購(gòu)?fù)素泴徍耍ú襟E同上）三、系統(tǒng)銷帳1．發(fā)票收?。簶I(yè)務(wù)帳務(wù)處理→發(fā)票管理→采購(gòu)發(fā)票收取→選定日期段， 填寫(xiě)供應(yīng)商助記碼→回車→核對(duì)系統(tǒng)內(nèi)品種及實(shí)際稅票明細(xì)中的數(shù)量， 單價(jià)并逐筆進(jìn)行勾兌→選擇發(fā)票類型→填寫(xiě)發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票日期、發(fā)票金額及發(fā)票稅金→核對(duì)無(wú)誤保存2．發(fā)票收取審核：業(yè)務(wù)帳務(wù)處理→發(fā)票管理審核→由經(jīng)理或相當(dāng)負(fù)責(zé)人根據(jù)票面信息→核對(duì)無(wú)誤后提交（核對(duì)有誤退回，重新勾兌后再次審核）3．應(yīng)付帳款勾兌：業(yè)務(wù)帳務(wù)處理→應(yīng)收應(yīng)付→應(yīng)付帳款勾兌→填寫(xiě)供應(yīng)商助記碼→回車→勾選已付款品種→核對(duì)無(wú)誤保存4．應(yīng)付勾兌審核：業(yè)務(wù)帳務(wù)處理→應(yīng)收應(yīng)付→應(yīng)付勾兌審核由經(jīng)理或相當(dāng)負(fù)責(zé)人根據(jù)票面信息→核對(duì)無(wú)誤后提交（核對(duì)有誤退回，重新勾兌后再次審核）（附表1）采購(gòu)商品聯(lián)絡(luò)單其他確認(rèn)是確認(rèn)人日序產(chǎn)品名商品劑規(guī)格生產(chǎn)企中標(biāo)采購(gòu)建議實(shí)收采采購(gòu)情到貨情否其他情況人及及確認(rèn)期號(hào)稱名型包裝業(yè)價(jià)量采購(gòu)購(gòu)數(shù)量況說(shuō)明況采情況說(shuō)明時(shí)間時(shí)間購(gòu)(附表2)鄂爾多斯市明智達(dá)醫(yī)藥公司現(xiàn)款采購(gòu)訂單訂貨日期 年 月 日供貨單位名序號(hào) 藥品名稱 規(guī)格 單位 訂貨數(shù)量 備注稱1234采購(gòu)員 采購(gòu)經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)（附表3）供貨方資料所取目錄一、生產(chǎn)企業(yè)：供貨單位企業(yè)品種授權(quán)書(shū)法人委托書(shū)（銷售品種、地域、期限、銷售人員身份證、法人印章）推銷員身份證推銷員推銷證書(shū)或上崗證質(zhì)量保證協(xié)議生產(chǎn)許可證營(yíng)業(yè)執(zhí)照（當(dāng)年年檢章）

品種生產(chǎn)批件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)商標(biāo)注冊(cè)證省檢報(bào)告物價(jià)包裝、標(biāo)簽、說(shuō)明書(shū)藥監(jiān)局備案樣品8GMP證書(shū)組織機(jī)構(gòu)代碼證稅務(wù)登記證供貨方調(diào)查表或質(zhì)量體系調(diào)查表以上資料加蓋企業(yè)原印張（不能有兩個(gè)紅章）二、經(jīng)營(yíng)企業(yè)供貨單位品種1法人委托書(shū)（銷售品種、地域、期限、1藥品生產(chǎn)許可證銷售人員身份證、法人印章）22營(yíng)業(yè)執(zhí)照（當(dāng)年年檢章）3推銷員身份證3GMP證書(shū)4推銷員推銷證書(shū)或上崗證4組織機(jī)構(gòu)代碼證5質(zhì)量保證協(xié)議5稅務(wù)登記證6經(jīng)營(yíng)許可證6生產(chǎn)批件7營(yíng)業(yè)執(zhí)照（當(dāng)年年檢章）7質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)8GSP證書(shū)8商標(biāo)注冊(cè)證9組織機(jī)構(gòu)代碼證 9省檢報(bào)告10稅務(wù)登記證

10物價(jià)11供貨方調(diào)查表或質(zhì)量保證體

11包裝、標(biāo)簽、說(shuō)明書(shū)藥監(jiān)局系調(diào)查表

備案12樣品以上資料加蓋企業(yè)原印張 （不能有兩個(gè)紅章）[外阜]（附表4）首次經(jīng)營(yíng)企業(yè)審批表文件編號(hào)：企業(yè)名稱注冊(cè)地址法人代表質(zhì)量負(fù)責(zé)聯(lián)系電話人營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期至認(rèn)證證書(shū)號(hào)許可證號(hào)有效期至認(rèn)證期至主供品種：生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)范圍被委托人聯(lián)系電話身份證號(hào)授權(quán)委托質(zhì)保協(xié)議書(shū)因業(yè)務(wù)需要，需與該企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系，經(jīng)審核：其次資料申請(qǐng)?jiān)螨R全，資質(zhì)合格簽名： 年 月 日采購(gòu)部門(mén)審核意見(jiàn)簽名： 年 月 日質(zhì)管部門(mén)審核意見(jiàn)簽名： 年 月 日（附表5）首次經(jīng)營(yíng)品種審批表文件編號(hào)：JL-008/01通用名稱 商品名稱 劑型批準(zhǔn)文號(hào) 件裝 規(guī)格質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 檢驗(yàn)報(bào)告 效期認(rèn)證證書(shū)儲(chǔ)存條件 質(zhì)量負(fù)責(zé)人號(hào)生產(chǎn)廠家 業(yè)務(wù)聯(lián)系人 聯(lián)系電話藥品標(biāo)簽：無(wú)，包裝：有盒，說(shuō)明書(shū)：有原藥品標(biāo)簽、包裝、說(shuō)明書(shū)情況件因業(yè)務(wù)需要，需采購(gòu)此品種，經(jīng)審核：其次資料齊全，資質(zhì)合格申請(qǐng)?jiān)蚝灻?年 月 日采購(gòu)部門(mén)審核意見(jiàn)簽名： 年 月 日質(zhì)管部門(mén)審核意見(jiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)審核意見(jiàn)

簽名： 年 月 日簽名： 年 月 日（附表6）鄂爾多斯市明智達(dá)醫(yī)藥公司提貨用車通知單用車單位： 申請(qǐng)人簽字 申請(qǐng)時(shí)間提（送）貨名稱 數(shù)量提貨地點(diǎn)要求提貨時(shí)間提（送）人簽字庫(kù)房收貨人簽字

實(shí)際提送貨時(shí)間采購(gòu)經(jīng)理簽字庫(kù)房收貨時(shí)間此單一式二聯(lián)：

后勤完成任務(wù)后轉(zhuǎn)申請(qǐng)單位一聯(lián)。（附表7）近效期商品報(bào)表購(gòu)貨單位 品名 規(guī)格 廠家 單位 產(chǎn)品批號(hào) 數(shù)量 驗(yàn)收日期 生產(chǎn)日期 有效期 單價(jià)（附表8）購(gòu)貨單位

品名

規(guī)格

廠家

單位

積壓商品報(bào)表產(chǎn)品批號(hào) 數(shù)量

驗(yàn)收日期

生產(chǎn)日期

有效期

單價(jià)（附表9）供應(yīng)商檔案表生產(chǎn)企業(yè)通用名規(guī)格包裝生產(chǎn)企業(yè)中標(biāo)價(jià)備注代理商（供應(yīng)聯(lián)系電話結(jié)款方式備注底價(jià)聯(lián)系人商）出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠(chéng)危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報(bào)之于陛下也。誠(chéng)宜開(kāi)張圣聽(tīng)，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費(fèi)祎、董允等，此皆良實(shí)，志慮忠純，是以先帝簡(jiǎn)拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無(wú)大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補(bǔ)闕漏，有所廣益。將軍向?qū)櫍孕惺缇?，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰 “能”，是以眾議舉寵為督：愚以為營(yíng)中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時(shí)，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書(shū)、長(zhǎng)史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計(jì)日而待也 。臣本布衣，躬耕于南陽(yáng)，茍全性命于亂世，不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當(dāng)世之事，由是