某公司文書(shū)處理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔八、公司文書(shū)處理制度（一）總則第一條范圍本公司文書(shū)處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。第二條定義本制度所指文書(shū)，包括以下內(nèi)容：1．高層決策文書(shū)以及基層下達(dá)的文件。2．部門(mén)會(huì)議文書(shū)與轉(zhuǎn)閱文件。3．合同書(shū)、證券、證書(shū)和勞動(dòng)協(xié)議書(shū)。4．志愿書(shū)、違約收文、往來(lái)公文、專利證明和注冊(cè)登記文書(shū)。5．收支預(yù)算與決算書(shū)、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書(shū)。6．往來(lái)書(shū)信、電報(bào)、任命書(shū)、意見(jiàn)書(shū)。7．各種報(bào)告、各種統(tǒng)計(jì)表。其中“1”與“2”項(xiàng)文書(shū)的處理，原則上按會(huì)議決定處理。第三條類別劃分上述文書(shū)按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類：1．機(jī)密文書(shū)（1）絕密。（2）秘密。（3）保密。2．普通文書(shū)，即機(jī)密文書(shū)以外的文書(shū)。3．其他文書(shū)，如公開(kāi)發(fā)行的書(shū)籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄寫(xiě)物品的。第四條適用原則（二）文書(shū)的收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)本公司的文書(shū)，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門(mén)接受。所有文書(shū)按下列原則處置或送發(fā)：1．普通文書(shū)全部由接受部門(mén)開(kāi)啟或開(kāi)封。啟封時(shí)，編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)日期；在文書(shū)登記簿上作好登記；由接受部門(mén)的主管，或者由指定的文書(shū)保管員送交有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員；文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書(shū)，可以簡(jiǎn)化登記手續(xù)。2．絕密文書(shū)或親啟文書(shū)，必須直接送交當(dāng)事者，由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置。第六條制度時(shí)間外的處理1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)，應(yīng)立即通知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。2．所有到達(dá)的文書(shū)，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個(gè)工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條收發(fā)決定所有文書(shū)的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。第八條設(shè)立信使在文書(shū)的接受與處理過(guò)程中，各部門(mén)間經(jīng)常需要相互傳遞文書(shū)；因此，在文書(shū)檔案室設(shè)一名信使，來(lái)回傳遞各類文書(shū)。（三）文書(shū)的處理第九條處理原則文書(shū)處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時(shí)”，并且明確文書(shū)處理的責(zé)任者。第十條成文原則凡重要的往來(lái)交涉，都必須形成“文書(shū)”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條特例對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過(guò)電話、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。第十二條處理手續(xù)領(lǐng)取文書(shū)的部門(mén)，按下列規(guī)定及時(shí)予以處理。1．凡重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)立即向所在部門(mén)主管做出報(bào)告，并逐級(jí)向上請(qǐng)示，必要情況下必須與其他部門(mén)取得聯(lián)系，等候并按照上級(jí)指示，處理文書(shū)中涉及的有關(guān)事項(xiàng)。2．如果文書(shū)中涉及的事項(xiàng)，與其他部門(mén)有關(guān)，必須在與其他部門(mén)取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見(jiàn)再行事。3．在具體處理時(shí)，如果認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門(mén)做出配合，并且其他部門(mén)提供配合需要一定的時(shí)間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對(duì)方的意見(jiàn)。4．如果事情涉及兩個(gè)以上的部門(mén)，并且難以判斷由何部門(mén)出面主持時(shí)，應(yīng)聽(tīng)取其他部門(mén)的處理意見(jiàn)。第十三條防止拖延文書(shū)檔案部門(mén)有責(zé)任督促有關(guān)部門(mén)處理文書(shū)指定的事項(xiàng)，以防止文書(shū)的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書(shū)檔案部門(mén)處理。第十四條重要文書(shū)的保管機(jī)要或絕密文書(shū)以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管。文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時(shí)，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。（四）文書(shū)的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書(shū)的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。第十六條字句文書(shū)應(yīng)以簡(jiǎn)單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字，避免使用艱澀的詞句。第十七條文體全部文書(shū)一律采用書(shū)面文體。第十八條復(fù)印絕密文書(shū)未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門(mén)等等。第十九條署名在文書(shū)發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列要求署名，特殊情況或有專項(xiàng)指示的情況除外。1．代表公司名義締結(jié)的合同書(shū)、往來(lái)公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告，全部署名“董事會(huì)代表”。2．對(duì)外廣告及宣傳，采用公司名稱。3．除此之外的文書(shū)，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)名稱，以及部門(mén)經(jīng)理的職務(wù)與姓名。不重要的文書(shū)，只需署上經(jīng)辦人姓名。（五）文書(shū)整理第二十條編寫(xiě)符號(hào)各種文書(shū)都必須按整理的要求編寫(xiě)符號(hào)，表示文書(shū)的類別，再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)，給各文書(shū)排序，以便于檢索。第二十一條文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用：1．表示部門(mén)名稱的符號(hào)，用部門(mén)名稱的第一個(gè)漢字，如制造部門(mén)、工藝室，用“制、工”表示。2．文書(shū)類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。3．各種文書(shū)，按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。4．同一文書(shū)或同一名稱的文書(shū)，追加一組自然數(shù)，用“-”隔開(kāi)，如“制、工、密0015-001”。編號(hào)按年度更新。第二十二條填寫(xiě)文書(shū)登記簿所有文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)都必須填寫(xiě)在“文書(shū)登記簿”上。第二十三條整理文書(shū)處理完結(jié)之后，按文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整理。將大部分沒(méi)有必要查詢與翻閱的歸為一類進(jìn)行；另一類需要經(jīng)常查閱的文書(shū)，盡管文書(shū)處理已經(jīng)結(jié)束，但文書(shū)的效用還沒(méi)有終結(jié)，仍需要單獨(dú)整理。第二十四條保管文書(shū)整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門(mén)保管，其他少量的重要文書(shū)，在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門(mén)妥善保管。（六）文書(shū)的送發(fā)與交接第二十五條主管部門(mén)全部文書(shū)的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書(shū)的送發(fā)與交接，由相應(yīng)的部門(mén)負(fù)責(zé)。第二十六條絕密與親啟文書(shū)絕密與親啟文書(shū)必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章。第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書(shū)，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書(shū)信接受者不在的情況下留下文書(shū)，囑咐由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)”；“可以通過(guò)郵寄傳遞的文書(shū)”；“必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)”。第二十八條填寫(xiě)送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書(shū)，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫(xiě)送發(fā)登記簿。對(duì)于“面呈”文書(shū)，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過(guò)程的要點(diǎn)，以及領(lǐng)取文書(shū)的當(dāng)事人簽名蓋章。（七）文書(shū)的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室，按文書(shū)的整理符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔。第三十條編輯行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門(mén)整理編號(hào)的文書(shū)，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊(cè)，存入檔案。會(huì)計(jì)文書(shū)則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)。一些不太重要的文書(shū)，不必按文書(shū)類別編輯，只需按年度匯集成冊(cè)。第三十一條分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書(shū)按部門(mén)，以文書(shū)的符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)。第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定確定：1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書(shū)、統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)文書(shū)，以及員工人事勞資文書(shū)，都?xì)w為“永久保存”文書(shū)。2．保存十年，類似永久保存文件性質(zhì)。沒(méi)有必要永久保存的文書(shū)，合議書(shū)、志愿書(shū)、違約書(shū)、往來(lái)公文、復(fù)命書(shū)、報(bào)告書(shū)和重要往來(lái)信函等等，可以保存十年。3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒(méi)必要保存十年的文書(shū)，可保存五年。第三十三條廢除保存期滿或者在保存期內(nèi)沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷毀。廢除必須經(jīng)有關(guān)部門(mén)合議，報(bào)總裁認(rèn)可，由文秘室執(zhí)行。如果對(duì)廢除沒(méi)有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷毀。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔文書(shū)管理辦法第一章總則第一條為制度化，規(guī)范化文書(shū)管理體系，特制定本辦法。第二章文件流傳細(xì)則第二條分類*須登記的文書(shū)范圍：結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求外來(lái)文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要）、電報(bào)、傳真等等本部制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件第三條收文本公司與外界往來(lái)的文件，由辦公室統(tǒng)一登記、收文。內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門(mén)自行登記、收文、立卷、存檔。第四條發(fā)文以公司名義撰寫(xiě)的文件，可由各部門(mén)自行擬稿，統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。以各部門(mén)名義撰寫(xiě)的文件，由各部門(mén)自行登記、簽發(fā)。第五條分文1.外來(lái)文件由辦公室登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門(mén)處理。2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門(mén)登記簽發(fā)后，直接送收文部門(mén)登記簽收。第六條會(huì)簽1.需多部門(mén)或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上"收文處理單"。2.各部門(mén)收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，須本著本部門(mén)的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見(jiàn)。3.文件收文后，再依"收文處理單"內(nèi)所指定的會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門(mén)或某人，若某部門(mén)或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。第三章重要文件的審核、執(zhí)行第七條審核、批示涉及公司總體協(xié)調(diào)