你有一半時間浪費在開會,時間關(guān)管理課件

摘錄自天下雜志11/01封面故事有沒有發(fā)現(xiàn)？你有一半的時間都浪費在……開會？！摘錄自天下雜志11/01封面故事有沒有發(fā)現(xiàn)？1盤點你的會議成本算算看，你一周內(nèi)總共：開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結(jié)論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關(guān)鍵時刻？因為開會Delay多少工作？盤點你的會議成本算算看，你一周內(nèi)總共：2為什么要開會？為什么要開會？3開會讓你…小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓你…工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班特殊問題還是個別溝通沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多Delay重要工作或客戶開會讓你…但開會也讓你…4開會有什么意義？一家公司的開會效率與執(zhí)行決定了企業(yè)的競爭力開會有什么意義？一家公司的開會效率與執(zhí)行5每個人都在開會，但如何才能開好會？每個人都在開會，6為什么有這么多會要開？現(xiàn)代企業(yè)隨時編織、任務(wù)導(dǎo)向，因此會議愈來愈重要但會議卻占據(jù)了企業(yè)活動大部分的精華時間臺灣人工作時數(shù)全世界最長，開好會對臺灣企業(yè)更顯重要◎NetMeeting調(diào)查結(jié)果：美國上班族每週平均參加十個會議約占每週工作時間一到一天半經(jīng)理人每週有一半以上時間在開會57%的上班族開會前心情緊張上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的為什么有這么多會要開？現(xiàn)代企業(yè)隨時編織、任務(wù)導(dǎo)向，因此會議愈7靠開會也可以賺錢日產(chǎn)汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，未來三年預(yù)計還可省下三百億日圓所以，有效開會，穩(wěn)賺不賠！精準計算會議成本：會議成本=人數(shù)x時間x薪資單價會議報酬率=會議成本：會議效益靠開會也可以賺錢日產(chǎn)汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓8現(xiàn)在最Hot的開會方式產(chǎn)品周期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~主流一：行動會議只要有需要，到處都可以開會辦公家具可隨時調(diào)整成會議場合以滿足會議需求主流二：虛擬會議利用電話進行跨國會議利用虛擬視訊，打破會議的時空限制New!New!現(xiàn)在最Hot的開會方式產(chǎn)品周期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨9現(xiàn)在最I(lǐng)n的動腦會議守則『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所以：一、不要想過頭二、腦袋大接力三、給自己海闊天空的發(fā)想四、保持動腦不斷電※貼在惠普動腦會議墻上的動腦原則現(xiàn)在最I(lǐng)n的動腦會議守則『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所10別人怎么開會？別人怎么開會？11IBM怎么開會？實例：IBM網(wǎng)上預(yù)約會議室與會人士先想清楚討論題綱、要開多久正式會議會議時間延長，會出現(xiàn)警示音提醒在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，決定了公司的競爭優(yōu)勢效率效率效率IBM怎么開會？實例：IBM效率效率效率12CEO怎么開會？鴻海精密˙郭臺銘：會議條列，會後貫徹執(zhí)行會議法寶：白報紙+海報架會議要訣：一條一條寫下再明確不過，更不會有模糊的爭議空間。So-net˙李岳奇：關(guān)鍵在最後十分鐘會議法寶：筆記型電腦會議要訣：會議結(jié)束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目，并一結(jié)束同步發(fā)送給與會者。CEO怎么開會？鴻海精密˙郭臺銘：So-net˙李岳奇：13CEO怎么開會？聯(lián)強國際總裁˙杜書伍：利用視訊隨時參與國內(nèi)外正在舉行的會議中國商銀總經(jīng)理˙蔡友才：不預(yù)設(shè)立場鼓勵發(fā)言，會議結(jié)束前總結(jié)并決議奧美廣告前董事長˙莊淑芬：大人吃糖閉嘴，避免扼殺創(chuàng)意智邦科技副總經(jīng)理˙林子超：圓形會議室，鼓勵「沒大沒小」麥肯錫副董事˙林紹婷每一位員工都有表達不同意見的義務(wù)CEO怎么開會？聯(lián)強國際總裁˙杜書伍：14運籌廣告怎么開會？『問一個好問題，勝過想好的答案』~運籌廣告副董葉明桂會議前置：測試簡報系統(tǒng)運作會議開始：報告背景(Briefing)動腦時間(40分鐘是腦力激湯的上限)中場休息(整理并挑出幾個值得討論的idea)最後討論，去蕪存菁會議結(jié)束運籌廣告怎么開會？『問一個好問題，勝過想好的答案』~運籌廣告15寶僑家品怎么開會？「議後速決，決後速行」~P&G事前議程規(guī)劃清楚利用資訊系統(tǒng)開跨國會議會議主持人開宗明義說明結(jié)論與議程把事情說清楚，Alliance！申請一個專案網(wǎng)路空間，將資料歸檔開設(shè)「會議」檔，決議內(nèi)容、執(zhí)行人、執(zhí)行日清清楚楚事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案寶僑家品怎么開會？「議後速決，決後速行」~P&G16日本人怎么開會？日本人怎么開會？17日本大肆展開會議革命會議目的：節(jié)省成本、加快決策速度、更有創(chuàng)意會議革命：1.廢除不必要的會議2.排除不需與會的主管3.強調(diào)準時開始、結(jié)束4.重視開會結(jié)論5.提高會議生產(chǎn)力，強化企業(yè)競爭力日本大肆展開會議革命會議目的：節(jié)省成本、加快決策速度、更有創(chuàng)18開會要有實際效果豐田汽車辦公室標題：只開有實際效果的會議準時開始，最好一小時內(nèi)結(jié)束重點在實際行動開會要有實際效果豐田汽車辦公室標題：19日產(chǎn)營收大躍進強調(diào)「ValueFirst」+「ValueUp」的跨部門會議不請決策者參加，以免影響討論方向時間以「分」為單位清楚劃分會議有「保密協(xié)定」，不分職位高低暢所欲言讓員工接受「會議召集人」的專業(yè)訓(xùn)練會議召集人保持立場中立，全力協(xié)助會議順利進行「日產(chǎn)亮麗的成績背後，是成功的會議」~日經(jīng)商業(yè)周刊指出日產(chǎn)營收大躍進強調(diào)「ValueFirst」+「Value20日本企業(yè)開會訣竅WatamtFeedService：速會、速決、速做花王企業(yè)：開放空間開會有機動性、資訊快速共享、即時決策２１眼鏡聯(lián)鎖店：不開會代替開會以電子會議節(jié)省會議時間日本甲骨文：雙色會議室，兩種使命感紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓(xùn)話場所葛利佛國際：透明會議室，效率無障礙透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率日本企業(yè)開會訣竅WatamtFeedService：速會21你該怎么開會？你該怎么開會？22開會前6項準備你有一半時間浪費在開會,時間關(guān)管理23開會前6項準備開會前的重要步驟有哪些？1.先決定會議希望達成的結(jié)果2.想想會議是否有必要召開3.邀請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準備背景資料5.設(shè)定會議綱領(lǐng)及時間表6.預(yù)先設(shè)想可能的沖突開會前6項準備開會前的重要步驟有哪些？24開會中3大陷阱你有一半時間浪費在開會,時間關(guān)管理25開會中3大陷阱開會時要克服哪些狀況？1.一進會場士氣散漫，沒有參與感2.偏離主題3.點子乾枯，鴉雀無聲開會中3大陷阱開會時要克服哪些狀況？26開會後3項追蹤你有一半時間浪費在開會,時間關(guān)管理27開會後3項追蹤開會結(jié)束時要回顧哪些重點？1.行動項目2.決議3.開放議題開會後3項追蹤開會結(jié)束時要回顧哪些重點？28日本人鉆研開會的戰(zhàn)略教你怎么開會開出競爭力日本人鉆研開會的戰(zhàn)略29參考一：會議規(guī)則仔細傾聽他人發(fā)言主動思考問題在哪里為他人打氣并提案貢獻如何『打勝仗』的智慧互相諮詢討論根據(jù)事實先做做看參考一：會議規(guī)則仔細傾聽他人發(fā)言30參考二：改革會議重點改革會議三大重點緊張感：沒有緊張感就不是會議溝通：拿出一決勝負的態(tài)度唇槍舌戰(zhàn)的討論決定未來發(fā)展的『創(chuàng)造性』參考二：改革會議重點改革會議三大重點31參考三：改革會議項目領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)掌握會議重要決策的關(guān)鍵時刻藉思考法、基礎(chǔ)技術(shù)、工具等活化組織，提升思考性會議3思考：從零出發(fā)思考法、綱要思考法、選擇思考法3基礎(chǔ)：參與態(tài)度、結(jié)構(gòu)化、本質(zhì)化3工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析磨練報告技巧，強化會議活力3技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧從『空間』和『工具』思考未來的會議參考三：改革會議項目領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)磨練報告技巧，強化會議活力32只要改革會議，企業(yè)就能變革只要開好會議，個人就有競爭力你準備好怎么開待會兒的會了嗎？只要改革會議，企業(yè)就能變革只要開好會議，個人就有競爭力你準33摘錄自天下雜志11/01封面故事有沒有發(fā)現(xiàn)？你有一半的時間都浪費在……開會？！摘錄自天下雜志11/01封面故事有沒有發(fā)現(xiàn)？34盤點你的會議成本算算看，你一周內(nèi)總共：開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結(jié)論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關(guān)鍵時刻？因為開會Delay多少工作？盤點你的會議成本算算看，你一周內(nèi)總共：35為什么要開會？為什么要開會？36開會讓你…小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓你…工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班特殊問題還是個別溝通沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多Delay重要工作或客戶開會讓你…但開會也讓你…37開會有什么意義？一家公司的開會效率與執(zhí)行決定了企業(yè)的競爭力開會有什么意義？一家公司的開會效率與執(zhí)行38每個人都在開會，但如何才能開好會？每個人都在開會，39為什么有這么多會要開？現(xiàn)代企業(yè)隨時編織、任務(wù)導(dǎo)向，因此會議愈來愈重要但會議卻占據(jù)了企業(yè)活動大部分的精華時間臺灣人工作時數(shù)全世界最長，開好會對臺灣企業(yè)更顯重要◎NetMeeting調(diào)查結(jié)果：美國上班族每週平均參加十個會議約占每週工作時間一到一天半經(jīng)理人每週有一半以上時間在開會57%的上班族開會前心情緊張上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的為什么有這么多會要開？現(xiàn)代企業(yè)隨時編織、任務(wù)導(dǎo)向，因此會議愈40靠開會也可以賺錢日產(chǎn)汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，未來三年預(yù)計還可省下三百億日圓所以，有效開會，穩(wěn)賺不賠！精準計算會議成本：會議成本=人數(shù)x時間x薪資單價會議報酬率=會議成本：會議效益靠開會也可以賺錢日產(chǎn)汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓41現(xiàn)在最Hot的開會方式產(chǎn)品周期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~主流一：行動會議只要有需要，到處都可以開會辦公家具可隨時調(diào)整成會議場合以滿足會議需求主流二：虛擬會議利用電話進行跨國會議利用虛擬視訊，打破會議的時空限制New!New!現(xiàn)在最Hot的開會方式產(chǎn)品周期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨42現(xiàn)在最I(lǐng)n的動腦會議守則『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所以：一、不要想過頭二、腦袋大接力三、給自己海闊天空的發(fā)想四、保持動腦不斷電※貼在惠普動腦會議墻上的動腦原則現(xiàn)在最I(lǐng)n的動腦會議守則『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所43別人怎么開會？別人怎么開會？44IBM怎么開會？實例：IBM網(wǎng)上預(yù)約會議室與會人士先想清楚討論題綱、要開多久正式會議會議時間延長，會出現(xiàn)警示音提醒在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，決定了公司的競爭優(yōu)勢效率效率效率IBM怎么開會？實例：IBM效率效率效率45CEO怎么開會？鴻海精密˙郭臺銘：會議條列，會後貫徹執(zhí)行會議法寶：白報紙+海報架會議要訣：一條一條寫下再明確不過，更不會有模糊的爭議空間。So-net˙李岳奇：關(guān)鍵在最後十分鐘會議法寶：筆記型電腦會議要訣：會議結(jié)束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目，并一結(jié)束同步發(fā)送給與會者。CEO怎么開會？鴻海精密˙郭臺銘：So-net˙李岳奇：46CEO怎么開會？聯(lián)強國際總裁˙杜書伍：利用視訊隨時參與國內(nèi)外正在舉行的會議中國商銀總經(jīng)理˙蔡友才：不預(yù)設(shè)立場鼓勵發(fā)言，會議結(jié)束前總結(jié)并決議奧美廣告前董事長˙莊淑芬：大人吃糖閉嘴，避免扼殺創(chuàng)意智邦科技副總經(jīng)理˙林子超：圓形會議室，鼓勵「沒大沒小」麥肯錫副董事˙林紹婷每一位員工都有表達不同意見的義務(wù)CEO怎么開會？聯(lián)強國際總裁˙杜書伍：47運籌廣告怎么開會？『問一個好問題，勝過想好的答案』~運籌廣告副董葉明桂會議前置：測試簡報系統(tǒng)運作會議開始：報告背景(Briefing)動腦時間(40分鐘是腦力激湯的上限)中場休息(整理并挑出幾個值得討論的idea)最後討論，去蕪存菁會議結(jié)束運籌廣告怎么開會？『問一個好問題，勝過想好的答案』~運籌廣告48寶僑家品怎么開會？「議後速決，決後速行」~P&G事前議程規(guī)劃清楚利用資訊系統(tǒng)開跨國會議會議主持人開宗明義說明結(jié)論與議程把事情說清楚，Alliance！申請一個專案網(wǎng)路空間，將資料歸檔開設(shè)「會議」檔，決議內(nèi)容、執(zhí)行人、執(zhí)行日清清楚楚事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案寶僑家品怎么開會？「議後速決，決後速行」~P&G49日本人怎么開會？日本人怎么開會？50日本大肆展開會議革命會議目的：節(jié)省成本、加快決策速度、更有創(chuàng)意會議革命：1.廢除不必要的會議2.排除不需與會的主管3.強調(diào)準時開始、結(jié)束4.重視開會結(jié)論5.提高會議生產(chǎn)力，強化企業(yè)競爭力日本大肆展開會議革命會議目的：節(jié)省成本、加快決策速度、更有創(chuàng)51開會要有實際效果豐田汽車辦公室標題：只開有實際效果的會議準時開始，最好一小時內(nèi)結(jié)束重點在實際行動開會要有實際效果豐田汽車辦公室標題：52日產(chǎn)營收大躍進強調(diào)「ValueFirst」+「ValueUp」的跨部門會議不請決策者參加，以免影響討論方向時間以「分」為單位清楚劃分會議有「保密協(xié)定」，不分職位高低暢所欲言讓員工接受「會議召集人」的專業(yè)訓(xùn)練會議召集人保持立場中立，全力協(xié)助會議順利進行「日產(chǎn)亮麗的成績背後，是成功的會議」~日經(jīng)商業(yè)周刊指出日產(chǎn)營收大躍進強調(diào)「ValueFirst」+「Value53日本企業(yè)開會訣竅WatamtFeedService：速會、速決、速做花王企業(yè)：開放空間開會有機動性、資訊快速共享、即時決策２１眼鏡聯(lián)鎖店：不開會代替開會以電子會議節(jié)省會議時間日本甲骨文：雙色會議室，兩種使命感紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓(xùn)話場所葛利佛國際：透明會議室，效率無障礙透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率日本企業(yè)開會訣竅WatamtFeedService：速會54你該怎么開會？你該怎么開會？55開會前6項準備你有一半時間浪費在開會,時間關(guān)管理56開會前6項準備開會前的重要步驟有哪些？1.先決定會議希望達成的結(jié)果2.想想會議是否有必要召開3.邀請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準備背景資料5.設(shè)定會議綱領(lǐng)及時間表6.預(yù)先設(shè)想可能的沖突開會前6項準備開會前的重要步驟有哪些？57開會中3大