五要素讓函件辦理中的溝通協(xié)調(diào)更順暢全文

五要素讓函件辦理中的溝通協(xié)調(diào)更順暢全文在函件的辦理過程中常涉及大量溝通協(xié)調(diào)工作，可以說溝通協(xié)調(diào)的成效決定了函件辦理的成效。結(jié)合近年來的一些工作實(shí)踐，就函件辦理過程中的溝通協(xié)調(diào)工作談幾點(diǎn)體會(huì)。弄清背景是前提因所涉事項(xiàng)的繁簡程度不同，函在篇幅上長短不等、內(nèi)容上詳略不一。從接觸的函件看，大部分函件比較簡短，這是“短、實(shí)、新”文風(fēng)的體現(xiàn)，但也易造成來文的背景緣由表達(dá)不清、闡述不明，承辦人收到函件往往會(huì)“一頭霧水”，不知道該如何辦理。此時(shí)，弄清楚函件的背景緣由，就成為辦好函件的前提。比如，某省直單位致函省委辦公廳，商請(qǐng)幫助協(xié)調(diào)某局，解決下屬企業(yè)酒店管理權(quán)劃轉(zhuǎn)事宜。因來函簡短，未能清楚表述事情的背景緣由，收到該件后，承辦人員是“丈二和尚摸不著頭腦”，這個(gè)事項(xiàng)不屬于省委辦公廳的事權(quán)，為什么要報(bào)給省委辦公廳呢？經(jīng)向來函單位了解，原來是之前有省領(lǐng)導(dǎo)交代，目的是希望省領(lǐng)導(dǎo)能批示，以作為溝通協(xié)調(diào)依據(jù)和由頭，且該局也是省委辦公廳管理的二級(jí)單位。了解該背景后，我們即快速將此件呈報(bào)給有關(guān)省領(lǐng)導(dǎo)閱批。確定對(duì)象是基礎(chǔ)一般來說，函件辦理的復(fù)雜程度與該函所談事項(xiàng)涉及單位的多少成正比。一些事項(xiàng)看似簡單，實(shí)際上關(guān)聯(lián)性強(qiáng)、涉及面比較廣。對(duì)于涉及面比較廣的函件，要理清楚事項(xiàng)所涉部門和單位，才能做好工作協(xié)調(diào)，否則就不能圓滿地辦好函件。當(dāng)然，這需要承辦人員對(duì)各地方各部門各單位的職能職責(zé)了然于胸。比如，某科研院辦公廳致函省委辦公廳，商請(qǐng)協(xié)調(diào)安排該院領(lǐng)導(dǎo)率隊(duì)到我省某市調(diào)研有關(guān)事宜。函件事項(xiàng)并不復(fù)雜，但涉及面比較廣，既有省接待部門，也有省直對(duì)口業(yè)務(wù)部門，還有調(diào)研地點(diǎn)所在市縣，在當(dāng)前疫情背景下還有防疫部門。漏掉哪個(gè)部門，都會(huì)造成該調(diào)研活動(dòng)不能順利成行。明確內(nèi)容是關(guān)鍵公文的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確具體。但有的單位發(fā)函時(shí)喜歡“廣撒網(wǎng)”，不管大魚小魚都想撈，容易造成表述不夠明確具體。這就需要承辦人與來函單位溝通確定具體要求，對(duì)事項(xiàng)性質(zhì)、目的、有關(guān)要求和規(guī)定、領(lǐng)導(dǎo)的批示等信息吃準(zhǔn)吃透，事項(xiàng)越明確、越具體，辦起來就越容易。比如，某部委致函有關(guān)地方和單位，商請(qǐng)就本地區(qū)、本領(lǐng)域有關(guān)工作情況依據(jù)各自職能提供材料。由于該函件表述較為籠統(tǒng)，涉及面又廣，收文人員不清楚該轉(zhuǎn)給哪個(gè)部門落實(shí)。經(jīng)反復(fù)與來函單位溝通，才弄清楚需我廳協(xié)助重點(diǎn)提供出臺(tái)的某領(lǐng)域配套政策法規(guī)方面的材料。如此，我們就很容易確定具體承辦部門，請(qǐng)其依據(jù)來函單位要求，認(rèn)真做好材料搜集整理和報(bào)送工作。合適方式是保障溝通協(xié)調(diào)的方式多種多樣，采取何種方式取決于所涉事項(xiàng)的難易程度、緊急程度，涉及部門單位的多少等。簡單事項(xiàng)，電話溝通協(xié)調(diào)即可；重要事項(xiàng)，則需采取書面方式；存在較大分歧的事項(xiàng)，通過召開座談會(huì)、協(xié)商（調(diào)）會(huì)等方式則更為有效、更為穩(wěn)妥。當(dāng)然，實(shí)際應(yīng)用中，一個(gè)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)往往會(huì)采用多種協(xié)調(diào)方式。比如，某局報(bào)來立即執(zhí)行國家有關(guān)部委關(guān)于某方面工作通知的函，提出三條具體貫徹落實(shí)要求。但在辦理時(shí)，某廳對(duì)該局的相關(guān)落實(shí)措施提出異議。我們判斷，如采取單一的協(xié)調(diào)方式，可能很難取得一致意見和好的效果。于是，在接下來的協(xié)調(diào)工作中綜合采取了多種方式：一是采取電話協(xié)調(diào)方式與來函單位充分溝通；二是會(huì)同某局專門赴北京當(dāng)面溝通協(xié)調(diào)，聽取國家有關(guān)部委的意見；三是通過傳真、信函等方式與兄弟省市相關(guān)部門進(jìn)行書面協(xié)調(diào)溝通，了解他們的做法經(jīng)驗(yàn)；四是組織召開專家學(xué)者座談會(huì)，多角度論證，全方位研判。最終，各有關(guān)部門和單位達(dá)成一致意見，并根據(jù)意見提出了可行性解決方案。事成文結(jié)是目的辦文的目的在于辦成事。只有事辦成，文才能辦結(jié)。承辦人在辦理函件時(shí)，既要立足本部門、本單位實(shí)際，也要站在來函單位角度思考，更要善于站在全局、大局的高度去做判斷、提建議。比如，省自然資源和規(guī)劃廳收到省政府辦公廳征求某市政府申請(qǐng)授權(quán)管護(hù)使用某片省級(jí)儲(chǔ)備用地意見的函。省自然資源和規(guī)劃廳如僅從本單位的管理立場(chǎng)出發(fā)，認(rèn)為省級(jí)儲(chǔ)備用地應(yīng)當(dāng)由省政府經(jīng)營管理使用，給某一地市使用可能造成其他地市攀比跟風(fēng)，不應(yīng)該同意使用。但鑒于該市經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較落后，且該儲(chǔ)備用地位置比較偏僻，近期用于其他用途的可能性不大，同意使用儲(chǔ)備用