公司財務檔案管理制度措施

公司財務檔案管理制度措施公司財務檔案管理制度措施公司財務檔案管理制度措施范文一.會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料以及會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序。會計檔案在會計年度終了，可暫由會計人員保管一年，期滿后移交公司檔案室統(tǒng)一管理。會計檔案必須嚴格執(zhí)行安全、保管制度，財務部指定專人負責管理，嚴禁遺失、損毀、涂改、泄密和私自銷毀會計檔案行為發(fā)生。.集團財務部負責督促有關人員對每年形成的會計檔案歸檔要求將賬簿裝訂成冊，憑證裝袋，并標明名稱、訖止日期、冊數(shù)、加蓋有關人員印鑒，按檔案編號移交檔案員驗收立卷歸檔。.會計檔案分為以下幾類：3.1會計憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證；3.2會計賬簿：即總賬、明細賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、銀行對賬單、調節(jié)表、固定資產明細賬、輔助賬簿；3.3會計報表：月報、季報、中期報表、年度報表；3.4會計報告、財務分析、審計報告、評估報告；3.5會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、查閱復制登記簿;1.一個會計年度形成的會計檔案，按報表、賬簿、憑證、資料、磁性介質或光盤會計數(shù)據(jù)五大類，分別組成若干案卷，系統(tǒng)排歹I」，一般不能變動。案卷的形成遵循以下要求：賬簿原則上按原卷冊封裝為基礎，填寫歷任會計一覽表，另加封面，對總賬、現(xiàn)金、銀行存款日記賬保持原來的面貌，不能抽出白頁；憑證按時間和順序排列、裝訂加封面，填寫清楚。會計檔案每年要編制案卷目錄，一式兩份，檔案室及財務室各存一份。對以磁性介質或光盤存儲的會計檔案，要定期檢查、定期復制，防止損壞丟失文檔。.會計檔案必須妥善保管，做到存放有序，查找方便，并做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜和防鼠咬、防蟲蛀、防霉變等工作。.公司會計檔案原則上為本企業(yè)提供查詢，外單位如需查閱復制應持本單位介紹信，經公司財務總監(jiān)批準同意后，方可查閱。查閱的檔案一般不得帶出檔案室，查閱人員不準在會計檔案上作任何記錄、符號和標記，更不準抽換或涂改；對存放的磁性介質會計資料查閱時應防止感染病毒。如有違反追究檔案管理人員的責任.會計檔案的保管期限分為：7.1會計憑證類7.1.1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年7.1.2銀行存款余額調節(jié)表3年27.2會計賬簿類7.2.1日記賬（明細分類賬）年7.2.2現(xiàn)金和銀行存款日記賬、總賬25年7.2.3輔助賬簿7.3會計報表類7.3.1月報、季報會計報表年7.3.2年度會計報表（決算）永久7.4財務報告、審計報告、評估報告15年7.5磁性介質或光盤會計數(shù)據(jù)系統(tǒng)停止使用之1-3年7.6其它類7.6.1會計移交清冊7.6.2會計檔案保存清冊7.6.3會計檔案銷毀清冊15年25年25年1015年157.7會計檔案保管期限屆滿，需要銷毀時，由財務部提出銷毀意見，經由公司分管領導、檔案部門、財務主管組成的鑒定小組進行嚴格鑒定、審查后，對無繼續(xù)保管必要的保管期限屆滿的會計檔案，由會計檔案保管人員填寫“會計檔案銷毀清冊”，報公司董事會批準后，方可銷毀。公司財務檔案管理制度措施范文二一、會計檔案管理的定義會計檔案管理是指對會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料、證據(jù)建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的范圍會計檔案的范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，記錄和反映各公司經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片（以記賬憑證和原始發(fā)票代替）、輔助賬薄和其他會計賬薄。3財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4發(fā)票類：增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、服務業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。5其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，發(fā)票領用登記簿，會計檔案移交、保管、銷毀清冊，會計檔案借閱登記本，各類財務證件以及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。三、會計檔案的立卷各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。（一）會計憑證（案卷號：1-連續(xù)流水號，連續(xù)流水號每年從1開始連續(xù)）1、記賬憑證于每月結賬日（2月為最后一天，12月或春節(jié)月份根據(jù)通知要求，其他月均為30日）后一周內打印完畢，匯總打印到二級科目；每月20日前完成上月會計憑證裝訂工作，按年、分月妥善保管歸檔；2、整理憑證，按編號順序排列，檢查日期、編號、附件張數(shù)、收訖、付訖章及有關部門人員印章是否齊全；3、摘除憑證內的金屬物（如釘書釘、大頭針、回形針），將大的附件按憑證大小折疊好，避開左上角裝訂位？Z,便于翻閱；4、在每本憑證上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉線裝訂，并將裝訂處粘貼覆蓋；5、憑證封皮上填寫憑證種類、本月總冊數(shù)、本冊編號、起止日期、號碼，會計主管人員、憑證審核人員和裝訂人員（騎縫處）簽章；6、每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記目錄，按編號順序入柜保存；7、出納不得裝訂憑證。（二）會計賬簿（案卷號：2-連續(xù)流水號）1、會計賬簿每年打印一次，在第二年的3月底前必須將所有明細賬打印完畢，并整理歸檔；2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬科目需打印至最底層科目；資產、負債類科目輔助賬類型按客戶、職員、供應商核算的需分別按照每一個客戶、職員、供應商打印核算項目明細賬，除上述科目以外的其他科目明細賬打印至二級；3、賬簿整理：賬簿啟用表填寫齊全，內容與各個賬戶相符，賬頁數(shù)齊全，序號排列連續(xù)；4、會計賬簿的裝訂順序（1）會計賬簿裝訂封面（2）賬簿啟用表（3）賬戶目錄、備考表（4）按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁（5）會計賬簿裝訂封底5、會計賬簿裝訂后應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象，賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章，裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號；6、賬簿封面上標明賬簿名稱、所屬年度、編號，編號一年一編，順序為：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細賬、核算項目明細賬、固定資產卡片。（三）會計報表（案卷號：3-連續(xù)流水號）獨立核算體次年1月份將上年12個月月度會計報表按照資產負債表、損益表、費用明細表、應交稅金明細表、現(xiàn)金流量表等報表的順序，加裝報表封皮，填寫報表目錄，加蓋企業(yè)負責人、會計主管人員、制表人印章后，入柜保存。合并報表及各核算體年報需在次年2月份按上述要求裝訂完成。（四）其他會計檔案立卷1、發(fā)票類：增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)每月按認證的先后順序，附”認證結果通知書”、“認證結果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封面”后裝訂成冊，具體裝訂要求同記賬憑證；除增值稅專用發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據(jù)存根聯(lián)（或記賬聯(lián)）均按25份/本、100本/捆打包，并在包外易見處注明開票期間、發(fā)票（或收據(jù)）號碼段。2、其他類：銀行余額調節(jié)表須每月打印后簽字(獨立核算體由主辦會計簽字，公司由財務負責人指定的專人簽字)；銀行余額調節(jié)表與銀行對賬單分銀行，按1-12月順序裝訂成冊；其他會計檔案按類分別裝訂成冊，并具名編制人、保管人。四、會計檔案的歸檔保管1、獨立核算體的會計檔案管理員為主辦會計，公司設立專職會計檔案管理員。會計檔案管理員負責全部會計檔案的整理、裝箱、保管、調閱、銷毀等一系列工作。2、出納人員不得兼管會計檔案。3、會計卞3案的.保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類，且以下會計檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細化檔案名稱的，可比照類似檔案的保管期限。(詳見附表)。(1)保管期限為3年的：月/季度財務報告、內部往來對賬表、會計檔案借閱登記清冊。(2)保管期限為5年的：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單。(3)保管期限為10年的：月度納稅申報表。(4)保管期限為15年的：會計憑證類、除現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬以外的其他賬薄、會計移交清冊。(5)保管期限為25年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。(6)保管期限為永久的：固定資產卡片(以記賬憑證和原始發(fā)票代替)、年度財務報告、年度納稅申報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。五、會計檔案保管清冊的建立1、根據(jù)會計檔案立卷編號，按年分月順序登記會計檔案的保管清冊。2、會計檔案保管清冊以書面形式建立，次年裝訂成冊。六、會計檔案的借閱使用規(guī)定1借閱對象：財務人員、法務部、審計部、外審機構等。2借閱地點：除國家行政執(zhí)法部門以外的借閱人，借閱地點只能在公司及所屬門店的辦公區(qū)域內，不得將會計檔案攜帶外出；如遇特殊情況，須經財務經理批準后方可攜帶外出。3借閱時間：借閱檔案必須在借閱日起兩天內歸還，如需延期使用，須再次辦理借閱手續(xù)，行政執(zhí)法部門的除外。4借閱要求：借閱會計檔案人員，不得轉借他人，不準在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。不準刪改、圈點或勾畫檔案內容，不準泄密、失密，做到歸還檔案完好無損。需要復制會計檔案的，也應經財務經理批準后，由檔案管理人員負責辦理。5借閱登記：建立會計檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、部門、日期、內容、用途、審批人、歸還時間等情況逐項登記清楚。借閱登記清冊歸檔保管。6借閱審批管理：6.1公司財務及內審人員借閱會計檔案的審批規(guī)定除出納外財務及內審人員借閱當年憑證、賬簿等紙質會計檔案：需報檔案保管員登記備查。除出納外財務及內審人員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質會計檔案：需到檔案保管員處登記，經財務經理審批同意后方可借閱。出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案。獨立核算門店財務人員借閱會計檔案的審批規(guī)定6.2.1除出納外財務人員如需借閱憑證、賬簿等紙質會計檔案均需經主辦會計審批，由檔案保管員登記，如無檔案保管員的由主辦會計負責登記。6.2.2出納與主辦會計在同一地點辦公的，則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案；出納與主辦會計不在同一地點辦公的，如有其他財務人員則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案；出納與主辦會計不在同一地點辦公的，且無其他財務人員的則需將借閱用途由主辦會計報財務經理審批后方可。非財務人員借閱會計檔案的審批規(guī)定6.3.1一律憑內部工作聯(lián)系單經所屬部門負責人審批后，到檔案保管員處登記，經財務經理審批同意后方可借閱。6.3.2為確保公司財務信息安全，除財務人員及公司內審人員外不得開通30天（含）以上的財務核算軟件（EAS）操作權限。如確有工作需要的，需經分管財務副總審批后，僅開通工作期內與工作內容相關的賬套查詢權限，該工作期不得超過30天。七、會計檔案的交接1、財務負責人調動時，應辦理會計檔案移交手續(xù)。2、單位機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容，并將全部裝箱逐一點交，接管人員逐一接收。3、單位機構變動如公司終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的上級財務負責人安排落實檔案存放地點及相關人員代管；如公司之間合并的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。4、會計檔案交接時由財務負責人及上級財務指定人員負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。5、會計檔案交接時由于未按照規(guī)定及時辦理交接手續(xù)進行檔案移交導致責任不清的，一律由接替人承擔。八、會計檔案的銷毀保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：1、由會計檔案管理人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2、財務負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3、銷毀會計檔案時，應當會同會計機構、審計部門、保安部門共同監(jiān)銷。4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案，報上一級財務部門審批；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章。5、保管期限已滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，產權憑證、注冊資本入賬憑證、股權轉讓憑證等，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。九、會計檔案的檢查1、公司、門店會計檔案保管人員應按規(guī)定嚴格進行會計檔案管理，不定期進行自查，如因個人主觀原因造成會計檔案的散失、損壞、被竊取，則按公司員工手冊規(guī)定給予處理；如給企業(yè)帶來經濟損失，則全額賠償損失。2、財務核算主管或內控督導（或以財務核算輔導小組自查、互查的形式）需每年對下屬每家核算體的會計檔案進行不少于1次檢查，檢查后需做好檢查記錄，對不符合規(guī)定的，責令限期整改。公司財務檔案管理制度措施范文三一、財務檔案的內容及分類1、憑證類。主要有原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證；2、賬簿類。主要有總賬、明細賬、日記賬、各類輔助賬簿、其他會計賬簿。3、報告類。主要有月度、季度、年度會計報告、財務分析及管理報告、專題報告、其他報告；4、銀行資料；5、稅務資料；6、各類合同；7、財務人事檔案；8、公司制度文件；9、其他類：主要有會計移交清冊、會計檔案保管、銷毀清冊、稅務申報資料、各類證照、銀行對賬單、銀行存款余額調節(jié)表、財務檔案借閱登記簿、其他財務檔案、其他日常核算和財務管理過程中形成的檔案材料。二、憑證的管理：1、票據(jù)粘貼、填制、裝訂規(guī)范，詳見財務操作指引。2、附件標準、內容及粘貼順序參照《報銷付款操作規(guī)范》三、賬冊的打印裝訂及存檔1、會計賬簿包括總賬、科目余額表、日記賬、明細賬和其他輔助性賬簿。2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬不得用銀行對賬單或者其他方法代替。3、會計賬簿必須在年度終了后2個月內打印裝訂。4、賬簿打印一律用A4紙打印，按照賬務設置的要求打印數(shù)量賬、三欄賬、多欄賬、日記賬，且必須打印到最明細級。應當按實際使用的賬頁順序編定連續(xù)頁號，不得缺號或重號5、明細帳只打印末級科目。往來賬有輔助核算的要打印客商輔助核算帳頁。6、賬簿原則上按“資產、負債、所有者權益、收入、成本費用”分類裝訂，考慮的裝訂成本和裝訂厚度問題，可適當合并裝訂，每冊內封后附賬簿科目目錄。7、分檔案類別進行按年度匯總裝訂，用藍色皮紋紙做封皮，左側裝訂，封皮打印上”公司名稱、公司LOGO報告名稱、報告年度”。8、會計賬簿由封面、賬頁、封底三部分組成，裝訂應符合美觀、牢固、易于保管的原則。每本厚度適中，以不超過3CM宜。四、檔案歸檔管理1、財務檔案歸檔總體要求歸檔的會計檔案應具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性和完整性，必須真實準確地反映財務活動的全過程和歷史面目。歸檔分類及順序，參照總部的《財務檔案歸檔目錄》，詳見附件。歸檔時，各種會計檔案都必須按規(guī)定裝訂成冊，按統(tǒng)一規(guī)格，內容詳細填寫封面和端面，并將單位、年月、名稱、卷號等全部寫明，不得隨意省略，填寫時要用鋼筆或簽字筆，不得用圓珠筆，鉛筆或紅筆。會計檔案的封面及檔案文件盒側封，詳見附件，要求統(tǒng)一標準，嚴格執(zhí)行。要求按照標準順序進行擺放。財務人員在接收各類檔案前必須進過嚴格審查，審查各檔案要輸是否填寫完整，相關簽字是否齊全，審查合格后與送達方當面共同簽收。財務人員在接收到各類會計檔案后，必須在當天進行登記歸檔。2、各類檔案的歸檔要求舉例2.1每類檔案要求資料齊全、完整，以打開該檔案資料不用翻閱其他資料為標準，以《納稅申報資料檔案》為例，所需檔案資料說明如下：1）封皮；2）目錄（若資料較多）;3）納稅申報表；4）各稅種稅款計算清單（若有）；5）稅票、完稅證（若有）、撥款回單（若有）復印件；6）付款審批單、納稅OA審批（若有）復印件。2.2裝訂要求分檔案類別按月或按次整理、按年裝訂。按月或按次整理時，每月或每次都要有用A4白紙打印的封皮，封皮打印上公司LOGO分檔案類別進行按年度匯總裝訂，用藍色皮紋紙做封皮，左側裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO檔案名稱、檔案年度”。此類檔案日常進行整理，歸入檔案盒，會計年度結束后統(tǒng)一進行裝訂。圖片3、各類檔案的存檔方式訂本式。零散度高、查閱頻度低的文檔，通常采用訂本式存檔，防止散失。適用類型通常有會計憑證、會計賬簿、銀行對賬單、會計報表等。活頁式.零散度高、查閱頻度高的文檔，通常采用活頁式存檔，裝入、取出方便。適用類型通常有合同、公文、公司制度、臺賬等。盒裝式。零散度低、查詢頻度低的文檔，通常采用盒裝式存檔。適用類型通常有審計報告、驗資報告、會計檔案保管清冊等。袋裝式。零散度低、查詢頻度高的文檔，通常采用袋裝式存檔，便于翻閱、查找、抽取。適用類型通常有稅務登記證、開戶許可證等證照類型的檔案。存放同類檔案的檔案袋應裝入檔案盒中存檔。4、經濟合同檔案管理經濟業(yè)務合同存檔分類合同接收前的審查1）使用集團規(guī)定的文本，是否未經審批改動集團規(guī)范文本，不能使用集團規(guī)定文本的，是否經過相關審批；2）審查公司法律顧問出具的書面意見。3）經辦人按合同審批意見完善合同文本，確保擬簽文本同審批文本內容一致；4）合同文本（含附件）超過兩頁（含兩頁）的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁均有印痕；5）合同簽章頁必須含有正文內容，不得單獨成頁;6）當事人主體名稱與印章是否一致；7）如有授權代理人，則需查驗是否有授權文件；8）合同內容是否完整；9）附件是否完整；10）簽署時間是否填寫等。合同歸檔財務部必須以合同原件歸檔；按4.1合同類別分類歸集、裝訂、保管合同檔案，合同文本超過一個檔案盒時，在檔案的側封上標注“一、二、三”進行分類；合同補充條款或補充文件，必須同主合同一起保管；直接委托審批資料附在合同后面，招投標合同僅把合同審批OA付后，其他招標資料單獨存放。采購合同的檔案要求符合制度的直接委托合同后附要件：1）合同審批OA;2）符合制度的直接委托審批表（原件）；3）《詢價函》（三方比價為所有供方反饋的《詢價函》）（原件）；4）《三方比價會簽表》（2萬元以上直接委托業(yè)務）（原件）；5）價格及合同談判會議紀要（原件）；6）擬委托單位的營業(yè)執(zhí)照、資質證書（如有）等文件（復印件加蓋單位公章）;7）外聘律師審核意見。不符合制度的直接委托合同后附要件：1）不符合制度的直接委托審批表（原件）；2）市場調研報告（原件）；3）擬委托單位原始報價單（蓋章）（原件）；4）價格及合同談判會議紀要（原件）；5）擬委托單位的營業(yè)執(zhí)照、資質證書（如有）等文件（復印件加蓋單位公章）；6）外聘律師審核意見。招投標合同的后附要件：1）后附合同簽訂審批OA；2）合同談判記要（原件）；3）合同審批表（原件）；4）中標單位調整報價（若有）；5）律師審核意見書（原件）。續(xù)簽合同后附要件：1）合同續(xù)簽審批OA;2）履約評估表（原件）；3）價格及合同談判會議紀要。招投標采購檔案管理年度招標采購計劃1）審批OA;2）年度招標（采購）計劃審批表（各公司）（原件）；3）年度招標（采購）計劃調整表。入圍單位及招標文件審批資料無合格供方庫入圍單位及招標文件審批流程附件要求：1）入圍單位及招標文件審批OA;2）招標小組成員審批表（原件）；3）單項招標計劃倒排表；4）入圍單位評定資料，包括：投標單位推薦表，擬入圍單位基本信息評審標準，投標單位基本信息調查表（加蓋投標單位公章），擬入圍單位評審表，現(xiàn)場考察計劃，現(xiàn)場考察評分表，擬入圍單位現(xiàn)場考察評定表，投標承諾函，入圍單位評定會簽表；5）入圍單位營業(yè)執(zhí)照及資質證明（加蓋對方印鑒的復印件）包括但不限于：有效的營業(yè)執(zhí)照（復印件加蓋單位公章），稅務登記證（復印件加蓋單位公章），組織機構代碼（復印件加蓋單位公章），有效的企業(yè)資質等級證書（復印件加蓋單位公章），企業(yè)近三年的財務報表（如有）（復印件加蓋單位印章），企業(yè)安全生產許可證（如有）（復印件加蓋單位公章）,質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全認證證書（如有）（復印件加蓋單位公章），近三年內所承攬的類似項目業(yè)績清單，并附主要項目合同復印件；6）招標文件會簽表（原件）；7）招標文件。有合格供方庫入圍單位及招標文件審批流程附件要求：1）入圍單位及招標文件審批OA;2）招標小組成員審批表（原件）；3）邀請投標的合格品牌庫名錄；4）邀請單位投標承諾函（原件）；5）招標文件會簽表（原件）；6）招標文件。定標審批資料要求：1）定標審批OA;2）定標審批表（原件）；3）評標報告（原件）包括：（包括封皮、回標登記表、開標記錄表、符合性與完整性評審表、技術標評分表、技術標評分匯總表、商務評分表、評分匯總表、定標會簽表等原件）；4）各單位投標文件（包括技術標和商務標）（原件）；5）對招標過程的特別說明（會議簽到表、會議紀要等）。1、財務部須購置專用移動硬盤，用于電子財務檔案的備份管理。2、財務電子檔案須每季度集中進行電子檔案的存檔。3、電子檔案目錄的建立參照附件：《財務檔案歸檔目錄》4、電子文檔收集需要編制電子版的《電子文件登記表》，該表與電子文件同時保存。重要書面文檔需要進行掃描存檔。5、電子文檔歸檔前，檔案管理員對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定檢驗，驗收合格后存入相關檔案目錄。6、歸檔載體的保管。歸檔載體應由兼職檔案管理人負責保管，防止丟失存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17-20C；相對濕度選定范圍：35%-45%7、電子文檔的利用。歸檔電子文件的封存載體不應外接；未經相關批準不得擅自復制電子文件。六、檔案室的管理1、檔案室要求財務部爭取設立部門獨立的檔案室。檔案室必須安裝防盜門、防盜窗。窗戶不易過大，保持通風。檔案室配備消防噴淋、煙感、滅火器等消防設備、設施。不得使用木質檔案櫥柜。環(huán)境溫度選定范圍：14-20C;相對濕度選定范圍：50%-60%2、檔案管理員的崗位職責財務部指定一名財務人員作為兼職檔案管理員，出納不得兼任檔案管理員。按照本指引要求建立財務檔案。要求兼職檔案管理員，了解一定的檔案專業(yè)知識。負責對財務部形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。集中統(tǒng)一管理本部門各種門類載體的檔案，積極提供利用，為各項工作服務。按規(guī)定向公司檔案室移交應相關檔案。辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。案室安全規(guī)范財務負責人為財務檔案室安全管理第一責任人。檔案庫房要保持干燥清潔，做到防雨、防潮、防蟲、防塵、防曬、防鼠、防霉變，應配備降溫、去濕、溫濕度測試等設備。及時清理雜物，保持室內整潔衛(wèi)生。嚴謹存放和使用私人物品、易燃、易爆等危險品和化學品，嚴謹任何火種帶入室內，嚴謹使用酒精爐、燃油爐、煤氣爐、氣化爐等明火器具，不準使用蠟燭照明。室內消防器材、報警設備常年完好，性能良好有效。除財務裝訂機和室內空調外，嚴謹在檔案時內使用其他任何電氣設備，裝訂機使用完畢必須拔除電源。檔案室是機密部位，非工作人員未經批準，不得隨便進入室內。檔案室門、箱柜門應堅固防盜及時上鎖，鑰匙應制定專人負責保管，工作人員隨手關窗鎖門。非檔案管理人員不得擅自進入檔案室。各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、償還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失，