合同登記管理制度

合同登記管理制度合同登記管理制度.目的規(guī)范合同的登記程序，保證所有合同在執(zhí)行過程中受控。規(guī)范合同的管理.適用范圍適用公司對外簽訂的一切合同、協(xié)議、擔(dān)保等影響到我公司經(jīng)濟(jì)利益、形象等的所有需要加蓋公司合同章、公司章的對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同。.職責(zé)每個部門設(shè)一名專責(zé)合同登記人員，負(fù)責(zé)本部門所有合同的統(tǒng)計(jì)、付款中請等合同管理工作。各部門每簽訂一個合同完善一個合同的登記表的'更新。所有合同均為公司統(tǒng)一編號，簽訂部門、監(jiān)審部、辦公室、財(cái)務(wù)部分別存檔，并建立各自合同臺帳。.實(shí)施內(nèi)容合同的登記內(nèi)容合同登記包括序號、合同名稱、簽訂單位（簽訂合同對方）、聯(lián)系方式、簽訂部門、合同金額、已付款、未付款、付款比例、履行情況、備注等內(nèi)容。簽訂部門在合同版本形成后，按部門、時(shí)間、序號編號（如：采購部2017-1號），并完成所有簽訂合同的登記，實(shí)施合同的履行情況，根據(jù)執(zhí)行情況及時(shí)更新，保證合同登記內(nèi)同為最新內(nèi)容。所有合同、協(xié)議必須首先經(jīng)監(jiān)審部審核后，其它部門方可會簽，監(jiān)審部負(fù)責(zé)審核完成合同后，并負(fù)責(zé)所有合同的登記，并監(jiān)督所有合同的執(zhí)行情況。辦公司在進(jìn)行合同編號時(shí)在簽報(bào)和合同上編號并蓋章，檔案室負(fù)責(zé)所有合同的登記。財(cái)務(wù)部建立公司所有合同的登記，建立合同清冊，并實(shí)時(shí)掌握公司所第2頁共3頁2有合同的付款情況，預(yù)付款情況、欠款欠款情況，掌握第一手合同付款實(shí)時(shí)信息，根據(jù)付款情況及時(shí)更新合同登記臺帳。5合同執(zhí)行過程中因特殊原因無法履行時(shí)，應(yīng)寫出書面原因由監(jiān)審部會簽，報(bào)公司分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在合同登記臺帳上簡要注明原因。6合同執(zhí)行完后在合同備注欄內(nèi)注明合同已履行完成字樣。第3頁共3頁3合同臺賬登記管理制度2017-04-2217:23|#2樓第一章總則第一條目的為加強(qiáng)和細(xì)化合同臺賬資料，規(guī)范企業(yè)各類合同臺賬的管理，根據(jù)《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規(guī)則》，特制定本辦法。第二條原則凡以公司名義簽訂的合同，均應(yīng)由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，按照“一合同、兩表格、一編號”的原則進(jìn)行整理。第三條適用范圍本規(guī)則除特別指明外，適用于：一、宏信（鄭州）置業(yè)有限公司合同管理制度和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規(guī)則》所涉管理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同；二、公司或者公司指定主體作為一方當(dāng)事人簽訂的所提交法務(wù)部審查的合同。第四條定義各承辦部門所確定的管理人員負(fù)責(zé)的合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工第五條組織和職責(zé)一、各承辦部門是本制度的主導(dǎo)部門，負(fù)責(zé)確定人員，負(fù)責(zé)合同文檔管理，負(fù)責(zé)文檔的形成、積累、整理、歸檔，確保文檔的完整性和有效利用性。二、公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)在該過程中，協(xié)助各承辦部門對合同登記臺賬的管理工作，進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。第二章具體實(shí)施第六條登記模式合同臺賬采用總分帳的表格式管理，所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬，每份合同都要填寫建立檔案，填寫表格。第七條總分臺賬的具體登記主體一、合同總賬登記1、開發(fā)公司由本公司綜合部負(fù)責(zé)管理登記；2、新星建筑公司由本公司綜合部負(fù)責(zé)登記管理；3、商都公司、滿園紅木、萬興珠寶由本公司辦公室負(fù)責(zé)登記管理；4、物業(yè)公司由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)登記管理；5、財(cái)務(wù)中心由本中心工程服務(wù)部負(fù)責(zé)登記管理；6、行政中心由本中心人力資源部負(fù)責(zé)登記管理。二、部門、項(xiàng)目臺賬管理1、開發(fā)公司分別由本公司各部門經(jīng)理、總工程師登記管理；2、新星建筑公司分別由本公司各部門經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理登記管理；3、商都公司、滿圓紅木、萬興珠寶由各部門經(jīng)理登記管理；4、物業(yè)公司由本公司總經(jīng)理助理或項(xiàng)目主任負(fù)責(zé)登記管理；5、財(cái)務(wù)中心由中心各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)登記管理；6、行政中心由本中心各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)登記管理。第八條合同臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）合同名稱；（二）合同主體、簽約方名稱;（三）合同實(shí)質(zhì)內(nèi)容（含標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款或者酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法及其他須注明的事項(xiàng)）；（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)問）；（五）合同承辦部門、承辦人；（六）合同簽訂時(shí)間；（七）其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。第九條合同臺帳應(yīng)附以下資料：1、合同正本或副本；2、對方《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和資質(zhì)等級證明等資料的復(fù)印件；3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明；4、合同相對方報(bào)價(jià)單、補(bǔ)充合同、會議紀(jì)要、往來函電；5、驗(yàn)收單、驗(yàn)收報(bào)告、分批分期履行情況記錄、合同履行結(jié)算單等。6、有關(guān)的重要資料。第十條登記時(shí)間各部門的登記管理人員應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺賬，并對重大合同進(jìn)行備案審查。第十一條資料補(bǔ)充各承辦部門的合同臺帳管理人員，有權(quán)對合同及所附資料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補(bǔ)充資料。第十二條合同登記編號規(guī)則和移交本辦法所涉及的合同文檔以《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規(guī)則》所規(guī)定的辦法進(jìn)行分類編號。移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。第十三條本規(guī)則作為《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規(guī)則》的支持文件。第十四條本辦法發(fā)布后提交審查的合同一律適用本辦法。第十五條各公司可根據(jù)經(jīng)營管理需要，增加有關(guān)表格和完善內(nèi)容，如不適用，請將管理辦法報(bào)公司備案。第十六條支持文件：《宏信（鄭州）置業(yè)有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司