民營企業(yè)檔案管理

1民營企業(yè)檔案管理石河子市檔案局彭新華2010.62主講內(nèi)容企業(yè)管理檔案經(jīng)濟(jì)合同管理檔案3企業(yè)管理檔案4企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。企業(yè)檔案的含義5民營企業(yè)檔案的分類序號內(nèi)容代號0黨群工作類1行政管理類2經(jīng)營管理類3生產(chǎn)技術(shù)管理類4產(chǎn)品類65科學(xué)技術(shù)研究類6基本建設(shè)類7設(shè)備儀器類8會計(jì)類9勞動(dòng)人事類7企業(yè)檔案分類原則：以全部檔案為對象依據(jù)企業(yè)管理職能結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔內(nèi)容：

指生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作、質(zhì)量管理、檢測、控制工作，能源管理，科技管理、生產(chǎn)安全89保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系方便管理與利用協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動(dòng)10二、件的含義單份文件，每份文件為一件；各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等，一冊（本）為一件；11正本與定定稿為一一件；正件與附附件為一一件；正文與文文件處理理單為一一件；原件與復(fù)復(fù)制件為為一件；；轉(zhuǎn)發(fā)件與與被轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)件為一一件；12來文與復(fù)復(fù)文、去去文與復(fù)復(fù)文（具具體包括括請示與與批等））可作為為組合件件，或各各為一件件?！盀橐患笔侵钢肝募?shí)實(shí)體上裝裝訂在一一起，編編目時(shí)也也只體現(xiàn)現(xiàn)為一條條條目。。歸檔文件件整理原原則：遵循文件件的形成成規(guī)律，，保持文文件之間間的有機(jī)機(jī)聯(lián)系，，區(qū)分不不同價(jià)值值，便于于保管和和利用。。民營企業(yè)業(yè)檔案分分類及歸歸檔類目目140黨黨群工工作類歸檔類目目：指黨務(wù)、、黨的組組織、宣宣傳、紀(jì)紀(jì)檢等方方面，工工會、共共青團(tuán)、、職代會會、行業(yè)業(yè)協(xié)會、、學(xué)會等等群眾團(tuán)團(tuán)體工作作中形的的各種文文件材料料。151行行政管理理類歸檔類目目：企業(yè)行政政事務(wù)、、安全保保衛(wèi)、法法律事務(wù)務(wù)、教育育培訓(xùn)、、醫(yī)療衛(wèi)衛(wèi)生、計(jì)計(jì)劃生育育、后勤勤、房地地產(chǎn)、審審計(jì)、處處理糾紛紛、信訪訪、外事事活動(dòng)、、重要會會議等工工作中形形的各種種文件材材料。162經(jīng)營管理理類歸檔類目目：指企業(yè)董董事會（（或辦公公會議））對企業(yè)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)經(jīng)營的重重要決策策、企業(yè)業(yè)發(fā)展規(guī)規(guī)劃（計(jì)計(jì)劃）、、企業(yè)改改革改制制、企業(yè)業(yè)綜合統(tǒng)統(tǒng)計(jì)分析析，產(chǎn)品品銷售、、招商引引資、物物資供應(yīng)應(yīng)和管理理、財(cái)務(wù)務(wù)管理、、考核獎(jiǎng)獎(jiǎng)懲、合合同管理理、房地地產(chǎn)及設(shè)設(shè)備租賃賃、市場場信息和和預(yù)測，，企業(yè)商商標(biāo)、知知識產(chǎn)權(quán)權(quán)和商業(yè)業(yè)秘密，，企業(yè)信信用管理理、廣告告及用戶戶反映等等方面的的文件材材料。173生生產(chǎn)技術(shù)術(shù)管理類類歸檔類目目：生產(chǎn)準(zhǔn)備備、組織織、調(diào)度度工作，，質(zhì)量管管理、檢檢測、控控制工作作、能源源管理，，科技管管理，生生產(chǎn)安全全，消防防工作，，環(huán)境保保護(hù)、檢檢測與控控制，計(jì)計(jì)量工作作，標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化工作作等184產(chǎn)產(chǎn)品生產(chǎn)產(chǎn)或業(yè)務(wù)務(wù)開發(fā)類類歸檔類目目：產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)協(xié)議書書、任務(wù)務(wù)書、合合同、設(shè)設(shè)計(jì)方案案、實(shí)驗(yàn)驗(yàn)數(shù)據(jù)、、產(chǎn)品鑒鑒定書、、產(chǎn)品照照片、說說明書和和全套底底圖、藍(lán)藍(lán)圖等；；產(chǎn)品制制造工藝藝，各種種配方、、技術(shù)訣訣竅、工工藝流程程、工裝裝、操作作規(guī)程、、工時(shí)和和材料定定額等；；產(chǎn)品檢檢測和管管理等方方面形成成的文件件材料，，名、優(yōu)優(yōu)、特產(chǎn)產(chǎn)品及獲獲獎(jiǎng)產(chǎn)品品的有關(guān)關(guān)文件和和資料。。195科科學(xué)技術(shù)術(shù)研究類類歸檔類目目：科研項(xiàng)目目的調(diào)研研、申報(bào)報(bào)立項(xiàng)、、研究、、實(shí)驗(yàn)，，總結(jié)、、鑒定，，報(bào)獎(jiǎng)、、推廣應(yīng)應(yīng)用的方方面的文文件材料料。206基基本建設(shè)設(shè)類歸檔類目目：征用土地地、協(xié)議議及批準(zhǔn)準(zhǔn)文件；；工程項(xiàng)項(xiàng)目的可可行性研研究，工工程建設(shè)設(shè)合同、、計(jì)劃任任務(wù)書，，審批文文件；勘勘測設(shè)計(jì)計(jì)、施工工、工程程監(jiān)理、、竣工驗(yàn)驗(yàn)收及有有關(guān)維修修、改建建、擴(kuò)建建等方面面的文件件、資料料、圖紙紙。217設(shè)設(shè)備儀器器管理類類歸檔類目目：設(shè)備儀器器全套隨隨機(jī)文件件、資料料、開箱箱記錄；；安裝調(diào)調(diào)試、檢檢查維修修記錄及及改裝、、報(bào)廢的的文件材材料、工工藝工裝裝圖紙、、使用說說明書及及檢查維維修記錄錄及設(shè)備備臺帳的的文件材材料。228會會計(jì)工作作類歸檔類目目：會計(jì)憑證證、賬簿簿、報(bào)表表等。239勞勞動(dòng)人事事管理類類歸檔類目目：勞動(dòng)工資資、勞保保福利、、職稱評評定、獎(jiǎng)獎(jiǎng)懲情況況、個(gè)人人履歷等等。24其它具有有保存價(jià)價(jià)值的不不同載體體的文件件材料凡歸檔的的文件材材料，應(yīng)應(yīng)使用碳碳素墨水水、藍(lán)黑黑墨水的的耐久的的書寫材材料書寫寫，做到到字跡工工整、簽簽字手續(xù)續(xù)完備，，不應(yīng)使使用鉛筆筆、圓珠珠筆、復(fù)復(fù)寫紙書書寫。25文件材料料的歸檔檔時(shí)間黨群工作作、行政政管理、、經(jīng)營管管理、生生產(chǎn)技術(shù)術(shù)、工作作形成的的文件材材料一般般應(yīng)在辦辦理完畢畢后的第二年上上半年歸歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)產(chǎn)文件材材料一般般應(yīng)在產(chǎn)產(chǎn)品研制制成功，，通過鑒定定后歸檔檔；基建檔案案應(yīng)在工程竣工工驗(yàn)收后后歸檔；科研文件件材料在在科研成果果評審、、鑒定后后歸檔；；26會計(jì)檔案案由財(cái)務(wù)務(wù)部門整整理立卷卷，保管一年年后向企企業(yè)檔案案室移交交歸檔；；職工個(gè)人人的材料料，由形形成職工工材料的的部門，，在形成正式式材料后后的一個(gè)個(gè)月內(nèi)，按要求把把應(yīng)歸檔檔的材料料移交職職工檔案案管理部部門歸檔檔。27歸檔文件件材料應(yīng)應(yīng)齊全完完整，要要能夠完完整、準(zhǔn)準(zhǔn)確反映映本企業(yè)業(yè)生產(chǎn)、、經(jīng)營、、管理活活動(dòng)的歷歷史面貌貌。歸檔的電電子文件件，應(yīng)與與相應(yīng)的的紙質(zhì)文文件材料料一并歸歸檔保存存。2829A企業(yè)管理理性檔案案一、檔案案與文件件的區(qū)別別尚未辦理理完畢的的文件不不是檔案案，凡處處在文書書處理過過程中的的文件，，都不能能歸檔。。對日后沒沒有查考考價(jià)值的的文件不不是檔案案。30三、歸檔檔的主要要步驟和和要求文件材料料歸檔可可分為11個(gè)步驟：：1收集文件7文件編號2歸檔與否8文件著錄3區(qū)分年度9填備考表4劃分期限10文件裝盒5文件裝訂11打印目錄6文件排列12入庫裝箱柜311、收集文文件把反映本本單位主主要活動(dòng)動(dòng)的，應(yīng)應(yīng)該歸檔檔的文件件材料收收集齊全全、完整整。（見見歸檔范范圍）32對不需歸歸檔的文文件要進(jìn)進(jìn)行剔除除。要注意““帳外””文件的的收集，，特別是是各種上上報(bào)圖表表、花名名冊、本本單位出出版的書書刊和外外出開會會帶回的的會議文文件等。。332、區(qū)分年年度根據(jù)形成成和處理理文件的的年度對對歸檔文文件進(jìn)行行區(qū)分，，即不同同年度形形成的文文件材料料要按年年度具體體分開。。34一般的文文件材料料，放在在其形成成的年度度歸檔。。計(jì)劃、預(yù)預(yù)決算、、總結(jié)、、報(bào)告、、統(tǒng)計(jì)報(bào)報(bào)表等，，放在文文件內(nèi)容容針對的的年度。。35長遠(yuǎn)規(guī)劃劃，放在在文件內(nèi)內(nèi)容針對對的頭一一年。多年的總總結(jié)、報(bào)報(bào)告，放放在文件件針對的的最后一一年。36跨年度的的案件，，放在結(jié)結(jié)案的一一年?？缒甓鹊牡臅h，，放在閉閉幕年。。373、劃分期期限準(zhǔn)確地判判定每一一份文件件和每一一組文件件的價(jià)值值，保管管期限分分別定為為永久（（無限期期）、長長期（16－50年）、短短期（15年以下））。（見見保管期期限表））384、文件裝裝訂修裱破損損或頁幅幅過小的的文件復(fù)制字紙模糊糊或易褪變的的文件，對以以純藍(lán)墨水、、紅墨水、復(fù)復(fù)寫紙、圓珠珠筆、印臺油油、鉛筆等字字跡材料制成成的文件材料料及傳真件等等進(jìn)行復(fù)制。。39超大紙張折疊疊對報(bào)表、圖樣樣等紙張幅面面大于A4規(guī)格的文件，，需要加以折折疊。操作是是要盡量減少少折疊次數(shù)，，文件頁數(shù)較較多時(shí)，宜整整份折疊40去除會生銹的的金屬物（訂訂書釘、曲別別針、大頭針針等裝訂用品品）。41如果是組合件件，按以下順順序進(jìn)行組合合件內(nèi)的文件件排列：正本在前，定定稿在后；正正本在前，附附件在后；原原件在前，復(fù)復(fù)制件在后；；譯文在前，，原文在后，，轉(zhuǎn)發(fā)文在前前，被轉(zhuǎn)發(fā)文文在后；復(fù)文文在前，來文文在后。42裝訂：采用左側(cè)、下下側(cè)對齊方式式對，用不不銹鋼釘裝訂訂或線裝訂。。43××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不銹鋼釘44××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三點(diǎn)一線裝訂訂455、文件排列由單位檔案室室集中歸檔的的單位:先將歸檔的文文件材料按三三個(gè)保管期限限分開，同一一保管期限的的文件材料按按照“機(jī)構(gòu)－－時(shí)間”或時(shí)時(shí)間先后排列列。46由各部門分別別整理歸檔的的單位，先將歸檔文件件按機(jī)構(gòu)分開開，在將同一一機(jī)構(gòu)的文件件按三個(gè)保管管期限分開，，同一保管期期限內(nèi)按時(shí)間間先后排列。。盡可能將關(guān)系系密切的同一一活動(dòng)、工作作、會議形成成的文件材料料排列在一起起。47統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡簡報(bào)、刊物、、非訴訟性案案件材料、來來文與復(fù)文、、去文與復(fù)文文等成套性文文件可集中排排列，該套文文件內(nèi)部按文文件形成的時(shí)時(shí)間先后排列列。48同一保管期限限文件的排列列順序應(yīng)保持持相對穩(wěn)定。。496、文件編號歸檔文件應(yīng)逐逐件在首頁上上方空白處用用紅色印泥或或黑色墨水端端正、清晰地地蓋上檔號章章，并填寫有有關(guān)欄目的內(nèi)內(nèi)容。（全宗號）（年度）（件號）（類別號或機(jī)構(gòu)）（期限）（館編件號）50全宗號201015文書永久全宗號：通常指國家家綜合檔案館館給立檔單位位的代號（企企業(yè)沒有全宗宗號的，可不不填寫）51全宗號201015類別號機(jī)構(gòu)永久類別號：區(qū)別不同門門類的檔案，，如管理性檔檔案為文書52全宗號201015類別號永久期限：檔案的保管管期限，分為為：永久、長長期、短期53全宗號201015類別或機(jī)構(gòu)永久年度：以四位阿拉拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注注文件形成年年度的公元紀(jì)紀(jì)年。54機(jī)構(gòu)：填寫文件形形成或承辦部部門的簡稱或或代號（不分分機(jī)構(gòu)編檔號號的單位此欄欄可空）。全宗號201015機(jī)構(gòu)永久55件號：以年度為界限限，由檔案室室集中整理歸歸檔的，一個(gè)個(gè)保管期限編編一個(gè)大流水水號，由各部部門分別整理理歸檔的，每每個(gè)部門內(nèi)按按保管期限分分別編三個(gè)流流水號。件號號應(yīng)做到不重重號，不空號號。全宗號201015類別號永久56不分機(jī)構(gòu)編件件號年度期限文件數(shù)量件號2005永久451－45長期2501－250短期2851－2852005永久581－58長期2101－210短期2801－28057分機(jī)構(gòu)編件號號年度機(jī)構(gòu)期限文件數(shù)量件號2005辦公室永久501－50長期2001－200短期2801－2802005業(yè)務(wù)科永久781－78長期1851－185短期2501－250………..…….58在每年歸檔工工作結(jié)束后，，如發(fā)現(xiàn)有其其他應(yīng)歸檔文文件材料未歸歸檔，可將該該文件排在相相應(yīng)年度已歸歸檔文件之后后編目歸檔。。597、文件著錄把歸檔文件的的有關(guān)項(xiàng)目錄錄入檔案管理理系統(tǒng)。著錄項(xiàng)目必須須準(zhǔn)確、詳細(xì)細(xì)，以提高利利用文件的查查準(zhǔn)率、查全全率。60必須著錄的項(xiàng)項(xiàng)目有：文件題名、責(zé)責(zé)任者、文號號、成文日期期、全宗號（（沒有全宗號號可留空）、、頁數(shù)、件號號、歸檔年度度、保管期限限等。（見圖圖樣）61全宗號2010文書短期歸檔文件目錄錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1石河子市政府石政發(fā)[2010]X號

關(guān)于×××的通知2010-06-025件號：以年度為界限限，一個(gè)保管管期限編一個(gè)個(gè)流水號。62歸檔文件目錄錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1石河子市政府石政發(fā)[2010]X號

關(guān)于×××的通知201006-025責(zé)任者：制發(fā)文件的組組織或個(gè)人，，即文件的署署名者或發(fā)文文機(jī)關(guān)；聯(lián)合合發(fā)文的，可可只著錄第一一責(zé)任者。全宗號2010文書短期63歸檔文件目錄錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1石河子市人民政府石政發(fā)[2010]X號

關(guān)于×××的通知201006-025文號：文件的發(fā)文字字號，如“石石政發(fā)[2010]X號”全宗號2010文書短期64歸檔文件目錄錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1石河子市政府石政發(fā)[2010]X號

關(guān)于×××的通知2010-06-025題名：即文件的標(biāo)題題，一般應(yīng)照照實(shí)抄錄，不不做隨意改動(dòng)動(dòng)。如文件沒沒有題名或有有題名但無實(shí)實(shí)質(zhì)內(nèi)容，無無法揭示文件件的實(shí)際內(nèi)容容或成份，應(yīng)應(yīng)加擬或重?cái)M擬，附于原題題之后，外加加“[]”號全宗號2010文書短期65歸檔文件目錄錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1石河子市政府石政發(fā)[2010]X號

關(guān)于×××的通知2010-06-025日期：指文件形成日日期。全宗號2010文書短期66歸檔文件目錄錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1石河子市政府石政發(fā)[2005]X號

關(guān)于×××的通知2010-06-025頁數(shù)：指歸檔文件的的有效頁面數(shù)數(shù)，文件處理理單也要統(tǒng)計(jì)計(jì)頁數(shù)。全宗號2010文書短期67歸檔文件目錄錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1石河子市政府石政發(fā)[2010]號

關(guān)于×××的通知2010-06-025備注：用以標(biāo)注歸檔檔文件的變化化情況或參見見檔號。全宗號2010文書短期688、填寫備考表表盒內(nèi)文件情況況說明：主要用于填寫寫本盒文件缺缺損、修改、、補(bǔ)充、移出出、銷毀等需需要說明的情情況，如無上上述情況，可可暫不填寫。。69整理人：由負(fù)責(zé)本盒文文件整理歸檔檔的人員簽名名。檢查人：由負(fù)責(zé)本盒文文件歸檔質(zhì)量量審核的人員員簽名。日期：填寫歸檔的年年、月、日。。卷內(nèi)備考表盒內(nèi)文件情況說明:

整理人：檢查人：年月日卷內(nèi)備考表樣樣719、文件裝盒將整理好的歸歸檔文件按照照編號順序裝裝入檔案盒，，文件松緊要要適當(dāng)，盒滿滿為限。同一一盒內(nèi)同一年年度，同一保保管期限。檔案盒標(biāo)準(zhǔn)圖圖樣73在檔案盒的背背脊上填上以以下項(xiàng)目：全宗名稱、全宗號、類別、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（不分機(jī)構(gòu)的的單位可空））、起止件號。（詳見下圖圖）74全宗名稱全宗號類別年度機(jī)構(gòu)期限起止件號檔案盒背脊式式樣××公司全宗號類別生產(chǎn)管理年度2010機(jī)構(gòu)期限短期起止件號1－28已填好的檔案案背脊事例7510、打印目錄按不同的保管管期限打印并并裝訂歸檔文文件目錄，一一式二份?！皺n案目錄””由“歸檔情情況登記表””、“歸檔說說明”、“歸歸檔文件目錄錄”三部分組組成。76（1）目錄本封面面案卷目錄錄全宗名稱×××公司全宗號×××類別文書年度2010期限短期77（2）目錄夾背脊脊全宗號全宗名稱類別行政管理期限短期年度201078（3）填寫歸檔情情況登記表年度保管期限件數(shù)保管接收備注單位姓名單位姓名2002永久50×××2003永久75×××2004永久23×××….….….單位名稱：××公司歸檔情況登登記表79（4）擬寫歸檔檔說明，內(nèi)內(nèi)容包括：：本年度立檔檔單位主要要工作概況況，本年度內(nèi)設(shè)設(shè)機(jī)構(gòu)及單單位領(lǐng)導(dǎo)人人變化情況況本年度管理理性檔案（（文書）歸歸檔情況80×××公司二○○○三年歸檔檔說明一、主要工工作概況（此部分內(nèi)內(nèi)容可在本本單位年終終總結(jié)內(nèi)抽抽出主要內(nèi)內(nèi)容填寫））二、機(jī)構(gòu)、、領(lǐng)導(dǎo)人變變化情況1、本公司內(nèi)內(nèi)設(shè)5個(gè)部門（××、××……..）共有職工工××人。2、領(lǐng)導(dǎo)人變變化情況××任總經(jīng)理××任財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)××任技術(shù)總監(jiān)監(jiān)三、本年度度文書歸檔檔情況本公司本年年度企業(yè)管管理檔案歸歸檔按照有有關(guān)規(guī)定，，收集齊全全，嚴(yán)格劃劃分保管期期限，及時(shí)時(shí)歸檔，編編制了檔案案目錄，共共歸檔308件，其中永永久108件，編號1－108件；長期100件，編號1－100件；短期100件，編號1－100。二○一○年年×月81歸檔文件目目錄件號責(zé)任者文號題名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1石河子市政府石政發(fā)[2010]x號關(guān)于×××的通知2010-06-025（4）打印歸檔檔文件目錄錄全宗號2010文書短期82裝訂“歸檔檔文件目錄錄”如果每年文文件數(shù)量不不多，形成成目錄頁數(shù)數(shù)較少，可可將若干年年度的同一一保管期限限的歸檔文文件目錄裝裝入一本目目錄夾中（（每年的歸歸檔文件須須另起一個(gè)個(gè)流水號））。83具體裝訂時(shí)時(shí)，先放置置“歸檔情情況登記表表”，再按按時(shí)間先后后順序?qū)⑷羧舾赡甑摹啊皻w檔說明明”排在前前面，在按按順序接排排相應(yīng)年度度的歸檔文文件目錄。。8411、入庫裝箱柜柜室?guī)靸?nèi)檔案案箱柜裝具具應(yīng)排列有有序，統(tǒng)一一編號。有有利于提供供利用。85一般要求采采用分保管管期限排架架方法，這這種方法便便于檔案按按年度、保保管期限進(jìn)進(jìn)行檢索。。檔案存放放方式采用用豎放方式式，從上到到下，從左左到右有序序排列存放放，它的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)是便于于存放和拿拿取檔案。。檔案排列編編號示意圖圖（同一保管管期限內(nèi)跨跨年度排列列,件號每年從從1開始編制））2006年（1—158件）2006年2005年（1—240件）（1—150件）2004年（1—89件）87G企業(yè)經(jīng)濟(jì)合合同管理類類經(jīng)濟(jì)合同檔檔案是本企企業(yè)對各類類企業(yè)和客客戶授信活活動(dòng)中形成成的，反映映信用業(yè)務(wù)務(wù)工作情況況并且有保保存價(jià)值的的文件材料料的總稱。。主要指企企業(yè)的生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營、銷銷售合同及及客戶管理理檔案。88根據(jù)企業(yè)的的實(shí)際情況況可設(shè)置為為經(jīng)濟(jì)合同同、客戶管管理檔案類類。89合同材料的的分類整理理1．可按合同形形成的地區(qū)區(qū)排列。2．可按合同形形成的時(shí)間間順序進(jìn)行行排列。903．可按合同形形成的內(nèi)容容種類進(jìn)行行排列。91類目標(biāo)識編編制：（1）適用中中小型企業(yè)業(yè)、合同材材料不多：：G1———1案卷號（順順序號）目錄號（第第1本目錄）大類代字（企業(yè)經(jīng)濟(jì)濟(jì)合同管理理類）92根據(jù)本單位位的實(shí)際工工作中產(chǎn)生生的合同材材料而定，，類目設(shè)置置可增可減減。934.合同檔案保保管期限分分為長期（16－50年）和短期期（1－15年）。945、合同檔案案的整理（1）單份合同同的整理（2）以卷的形形式整理的的方法a.卷內(nèi)文件排排列b.編頁碼c.擬寫案卷標(biāo)標(biāo)題95順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注1××公司××××合同2002.02.051…..……卷內(nèi)文件目目錄全宗號目錄號3案卷號1d.填寫卷內(nèi)目目錄96案卷封面××公司經(jīng)營管理類

××公司與××公司簽定××合同、協(xié)議書自

2002年2月至2005年2月保管期限長期本卷共

1件23頁歸檔號全宗號目錄號案卷號××313e.編制封面9798f.案卷裝訂g.入盒h.編制“檔案案目錄”99卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注13××公司與××公司簽定××合同、協(xié)議書2002.02.10-2005.02.2023長期案卷目錄案卷目錄式式樣100全宗名稱××公司全宗號保存期限長期目錄號3起止年度2002-2005“檔案目錄””封面式樣樣101全宗號目錄號3年度2002-2005案卷號1-50保管期限長期“檔案目錄””背脊式樣樣102謝謝謝103主講內(nèi)容會計(jì)檔案員工檔案特殊載體檔檔案室?guī)旃芾?04民營企業(yè)會會計(jì)檔案案管理105一、什么叫叫會計(jì)檔案案按照財(cái)政部部、國家檔檔案局制發(fā)發(fā)的《會計(jì)檔案管管理辦法》規(guī)定，會計(jì)計(jì)檔案是指指：會計(jì)憑憑證、會計(jì)計(jì)賬簿和財(cái)財(cái)務(wù)報(bào)告等等會計(jì)核算算材料。106二、企業(yè)會會計(jì)檔案的的具體內(nèi)容容（一）會計(jì)計(jì)憑證類：：原始憑證證，記賬憑憑證，匯總總憑證、其其他會計(jì)憑憑證；107（二）會計(jì)計(jì)賬簿類：：總賬，明明細(xì)賬，日日記賬，固固定資產(chǎn)卡卡片，輔助助賬簿，其其他會計(jì)賬賬簿。108（三）財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告類：：月度、季季度、年度度財(cái)務(wù)報(bào)告告，包括會會計(jì)表、附附表、附注注及文字說說明，其他他財(cái)務(wù)報(bào)告告。109（四）其他他類：銀行行存款余額額調(diào)節(jié)表，，銀行對賬賬單，其他他應(yīng)當(dāng)保存存的會計(jì)核核算專業(yè)資資料，會計(jì)計(jì)檔案移交交清冊，會會計(jì)檔案保保管清冊，，會計(jì)檔案案銷毀清冊冊。110三、會計(jì)檔檔案歸檔要要求（一）企業(yè)業(yè)每年形成成的會計(jì)檔檔案，應(yīng)當(dāng)當(dāng)由會計(jì)部部門負(fù)責(zé)整整理立卷，，裝訂成冊冊，編制會會計(jì)檔案保保管清冊；；111（二）會計(jì)計(jì)檔案應(yīng)做做到齊全、、完整。112四、企業(yè)會會計(jì)檔案保保管期限表表序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限1

會計(jì)憑證15年2

現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬25年

總賬、各明細(xì)賬15年1133

月、季財(cái)務(wù)報(bào)告3年

年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久4

保管、銷毀清冊永久

移交清冊15年114五、企業(yè)會會計(jì)檔案分分類大類一級屬類代號二級屬類代號會計(jì)檔案會計(jì)憑證1會計(jì)賬簿21.現(xiàn)金賬2·12.總賬、明細(xì)賬2·2財(cái)務(wù)報(bào)告31.年度財(cái)務(wù)報(bào)告3·12.月、季財(cái)務(wù)報(bào)告3·2其他4115七、企業(yè)會會計(jì)檔案整整理參照《辦法》的規(guī)定要求求，各企業(yè)業(yè)每年形成成的會計(jì)檔檔案，應(yīng)由由會計(jì)機(jī)構(gòu)構(gòu)按照歸檔檔要求，負(fù)負(fù)責(zé)整理立立卷，裝訂訂成冊，編編制會計(jì)檔檔案保管清清冊。116全宗號目錄號案卷號件號616整理方法：：1.編頁號（年年度財(cái)務(wù)報(bào)報(bào)告）2.蓋檔號章1173.編案卷號（1）年度財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告1－（2）月季財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告1－（3）現(xiàn)金賬1－（4）總賬、明明細(xì)賬1－（5）憑證1－（6）其他1－118會計(jì)檔案目目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久84.填寫會計(jì)檔檔案卷類目目錄順序號：同同一本目錄錄內(nèi)流水編編號119會計(jì)檔案目目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久84.填寫會計(jì)檔檔案卷類目目錄類別：案卷卷所屬類別別120會計(jì)檔案目目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久84.填寫會計(jì)檔檔案卷類目目錄卷（冊、袋袋）標(biāo)題：：概括案卷卷的內(nèi)容，，例：××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)告告121會計(jì)檔案目目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久84.填寫會計(jì)檔檔案卷類目目錄起止時(shí)間：：122會計(jì)檔案目目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久84.填寫會計(jì)檔檔案卷類目目錄保管期限：：根據(jù)會計(jì)計(jì)檔案保管管期限表確確定123會計(jì)檔案目目錄順序號類別卷（冊、袋）標(biāo)題起止時(shí)間保管期限卷類張數(shù)備考21財(cái)務(wù)報(bào)告××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)表自2003年12月至2003年12月永久84.填寫會計(jì)檔檔案卷類目目錄卷內(nèi)張數(shù)：：案卷內(nèi)的的張數(shù)1245.裝盒、排架架125民營企業(yè)員員工檔案案管理126一、企業(yè)員員工檔案的的含義這里的員工工檔案不是是指一般意意義上的企企業(yè)職工檔檔案，也不不是指流動(dòng)動(dòng)人員檔案案，而是民民營企業(yè)為為了管理企企業(yè)聘用的的員工而建建立的有關(guān)關(guān)員工個(gè)人人情況的檔檔案。127每一各員工工被企業(yè)正正式錄用后后，企業(yè)人人力資源管管理部門應(yīng)應(yīng)及時(shí)建立立有關(guān)的員員工檔案。。128二、企業(yè)員員工檔案的的歸檔要求求（一）企業(yè)業(yè)人力資源源管理部門門對應(yīng)反映映員工上述述方面的材材料應(yīng)及時(shí)時(shí)整理歸檔檔；129（二）歸檔檔的材料必必須真實(shí)，，文字清楚楚；（三）企業(yè)業(yè)員工檔案案實(shí)行一人人一檔的立立卷方法。。130三、企業(yè)員員工檔案保保管期限保管期限：：“定期””131四、企業(yè)員員工檔案收收集范圍序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1員工錄用登記表定期2員工與企業(yè)的勞動(dòng)合同等契約性文件定期1323員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）定期4員工學(xué)歷、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件）定期5員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績、鑒定材料定期133序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注6有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎(jiǎng)懲方面的文件材料定期員工與本企業(yè)合同期滿后，企業(yè)應(yīng)將有關(guān)材料交員工本人7員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓(xùn)的證書定期8員工參加社會保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料定期9有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔文件材料定期134五、企業(yè)員員工檔案整整理方法按入職先后后每一位員員工分開管管理，即在在大類代號號后直接跟跟案卷號；；職工人數(shù)數(shù)多的可先先區(qū)分部門門或年度，，即大類代代號后跟部部門或年度度代號，最最后加案卷卷號。135企業(yè)員工檔檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1×××員工檔案10定期卷號：1136企業(yè)員工檔檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1×××員工檔案10定期題名：×××員工檔案137企業(yè)員工檔檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1×××員工檔案10定期卷內(nèi)頁數(shù)：：10138企業(yè)員工檔檔案目錄卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注1×××員工檔案10定期保管期限：：定期139民營企業(yè)特特殊載體體檔案管理理140一、特殊載載體檔案的的范圍（一）聲像像檔案，包包括：1照片，2底片，3錄音帶，，4錄像帶，5磁盤，，6光盤。141（二）實(shí)物物檔案，包包括：1獎(jiǎng)旗，2獎(jiǎng)杯，3獎(jiǎng)狀，4牌匾，5證書等。二、特殊載載體代號““J”142三、特殊載載體保管期期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限一、聲像類1反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和工作成果的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等永久1432

領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本企業(yè)有關(guān)重大活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等永久1443

本企業(yè)組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等永久1454記錄本企業(yè)重大事件、重大事故、與本企業(yè)有關(guān)的自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等永久1465與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等永久147序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限二、實(shí)物類1反映本企業(yè)工作業(yè)績或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等永久1482

反映本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物工作業(yè)績獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、