采購部作業(yè)流程

廣州達森光電科技有限公司文件編號標(biāo)題采購部作業(yè)流程版本發(fā)行日期PAGE廣州市仁聚力企業(yè)管理研究所編制PAGE8序流程責(zé)任人表單作業(yè)內(nèi)容1物料申購提出物料申購提出NGNG審審核NGNGOK《采購訂單》編制OKOK《采購訂單》編制OKNGNGNGOKNGOK采購信息發(fā)出OK審核采購信息發(fā)出OK審核/審批NGNGNG采購跟進采購跟進處理退、補料和不良信息反饋進料驗收OKOK信息處理收料處理NGOKOK更改處理退、補料和不良信息反饋進料驗收OKOK信息處理收料處理NGOKOK更改物控員/PMC部經(jīng)理/部門負(fù)責(zé)人《物料需求計劃》/《物料請購單》生產(chǎn)物料由物控員以《物料需求計劃》方式提出申購交PMC部經(jīng)理審核；工具、量具及輔助用料等非生產(chǎn)物料由相關(guān)部門用《物料請購單》申購，部門負(fù)責(zé)人審核后按照《物品采購審批作業(yè)流程》中審批。申購指令統(tǒng)一交采購員簽收、處理。2采購員/物控員《物料需求計劃》/《物料請購單》采購員對《物料需求計劃》（或《物料請購單》）進行審核。有誤，則通知請購人處理。無誤，則按要求編制《采購訂單》。3采購員《采購訂單》采購員選擇好滿足產(chǎn)品要求的供方，并編制完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的《采購訂單》交采購部經(jīng)理審核。4采購經(jīng)理/總經(jīng)理《采購訂單》采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核權(quán)限范圍內(nèi)的《采購訂單》，對超過權(quán)限范圍內(nèi)的《采購訂單》，由采購員報總經(jīng)理審批。審核、審批發(fā)現(xiàn)有誤，則通知采購員進行修改、處理。無誤，在確認(rèn)后返交采購員實施采購作業(yè)。5采購員《采購管制表》采購員將《采購訂單》內(nèi)容列入《采購管制表》，分發(fā)給倉庫、財務(wù)、供方各一份，要求供方確認(rèn)回簽，并將供方確認(rèn)后的《采購訂單》內(nèi)容在《采購管制表》予以標(biāo)識。6采購員《采購管制表》采購員按時與供方聯(lián)系，通過《采購管制表》跟催。有更改時要書面通知供方確認(rèn)。采購部經(jīng)理定期或不定期對跟催結(jié)果進行檢查。7進料品管《進料檢驗報告》倉管員對進料數(shù)量驗收，品管員對進料品質(zhì)驗收，具體依《進料作業(yè)流程》、《進料檢驗作業(yè)流程》、《進料不合格品處理作業(yè)流程》處理。8倉管員《材料/半成品進倉單》倉管員填寫《材料/半成品進倉單》，并收料入倉、登卡、入帳。9倉管員/采購員/會計員《材料/半成品進倉單》/《進料檢驗報告》/《采購管制表》倉管員將《材料/半成品進倉單》分發(fā)采購員、財務(wù)人員；采購員根據(jù)《進料檢驗報告》將采購結(jié)果列入《采購管制表》，并將《材料/半成品進倉單》轉(zhuǎn)交給供方做結(jié)算憑證；財務(wù)會計核實《材料/半成品進倉單》內(nèi)容，與供方對帳，將采購金額列入應(yīng)付款項。10采購員第63第63頁編制審核批準(zhǔn)備注:本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)之日起生效執(zhí)行1.0目的為了規(guī)范和完善采購作業(yè)程序，確保物料的申購、采購得到合理、有效的管控，特制訂本作業(yè)流程。2.0范圍適合所有物料的采購、采購入庫及不合格品退貨的過程實施。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理：負(fù)責(zé)《采購訂單》與《物料請購單》的最終審批工作；3.2采購部：負(fù)責(zé)物料采購經(jīng)辦、進度跟催及與供方溝通和管理工作；3.3PMC部：負(fù)責(zé)《物料需求計劃》的制作、下發(fā)，《物料請購單》的審核、轉(zhuǎn)發(fā)及物料進度控制工作；3.4PMC部（倉庫）：負(fù)責(zé)物料數(shù)量的驗收、按指令將不良物料退給供方、對供方交期、交量進行考核、統(tǒng)計工作；3.5品管部：負(fù)責(zé)物料的品質(zhì)驗收工作，對供方品質(zhì)進行考核、統(tǒng)計工作；3.6工程部：所有物料的圖紙資料及產(chǎn)品BOM資料與材料定額的及時、準(zhǔn)確的提供；對采購過程中新開發(fā)物料進行樣板確認(rèn)與評估。4.0作業(yè)程序4.1生產(chǎn)物料由物控員以《物料需求計劃》方式提出申購，經(jīng)PMC部經(jīng)理審批；樣板物料及工、量具、輔助用料等非生產(chǎn)物料由使用部門以《物料請購單》方式提出申購，部門負(fù)責(zé)人審核后按照《物品采購審批作業(yè)流程》中審批。所有經(jīng)過審批的申購指令統(tǒng)一交到采購部，采購員負(fù)責(zé)簽收、處理；4.2采購員對接到的《物料需求計劃》（或《物料請購單》）進行審核，并結(jié)合采購周期、最小訂購量、在途量等資料，進行采購期、量分析，要求在3天內(nèi)完成。若發(fā)現(xiàn)有如無法達成期、量要求時，采購員與供方進行溝通，如仍無法達成要求的，采購員于30分鐘內(nèi)反饋給采購部經(jīng)理和PMC部物控員處理，如須更改《物料需求計劃》的，在征得PMC部經(jīng)理同意后，方可更改《物料需求計劃》（物控員須在更改處簽字、確認(rèn)）。若正常，則按《物料需求計劃》要求編制《采購訂單》；4.3采購員《物料需求計劃》、《供應(yīng)商資料》等信息選擇滿足物料要求的供方，并于次日內(nèi)編制完整、準(zhǔn)確的《采購訂單》（必要時，附上樣板或圖紙等資料）交采購部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批；4.4凡采購物品金額在100元以下的直接采購品、小量補采物料不需編制《采購訂單》，直接以《物料請購單》或外購方式采購，但必須經(jīng)采購部黃小姐同意或曾廠長同意后方可進行采購；4.5《采購訂單》審核、審批規(guī)定：4.5.1凡采購物品單項價值在500元以下或《采購訂單》總金額在1000元以下的，由采購部黃小姐審核后即可實施采購，如需采購物品單價在500元以上或《采購訂單》總金額在1000元以上的，采購部黃小姐審核后由責(zé)任采購員報總經(jīng)理審批；4.5.2審核、審批時間規(guī)定：緊急《采購訂單》于30分鐘內(nèi)完成，常規(guī)《采購訂單》于1小時內(nèi)完成；4.6采購部黃小姐、總經(jīng)理分別在規(guī)定時間內(nèi)對《采購訂單》進行審核、審批。若發(fā)現(xiàn)有誤，則通知責(zé)任采購員進行修改（必要時，按公司相關(guān)規(guī)定進行處理）；若無誤，則返交采購員實施采購作業(yè)；4.7若審核、審批通過，由相應(yīng)采購員將《采購訂單》下達給供方，緊急《采購訂單》于30分鐘內(nèi)完成，常規(guī)《采購訂單》于2小時內(nèi)完成并要求對方書面回簽（緊急《采購訂單》要求供方在半個工作日內(nèi)回簽，常規(guī)《采購訂單》要求1個工作日內(nèi)回簽）。若《采購訂單》審核、審批不通過時，采購員在30分鐘內(nèi)回復(fù)請購部門負(fù)責(zé)人；4.8采購員將審核、審批通過的《采購訂單》相應(yīng)聯(lián)于供應(yīng)商確認(rèn)后2個工作小時內(nèi)分發(fā)給倉庫、財務(wù)，并保管好所有《物料需求計劃》、《采購訂單》及《物料請購單》，以備對帳時提供給財務(wù)人員審查；4.9責(zé)任采購員負(fù)責(zé)對下達給供方的《采購訂單》進行回簽跟催；4.10采購員將《采購訂單》內(nèi)容登錄《采購管制表》，當(dāng)天將供方確認(rèn)后的《采購訂單》在《采購管制表》予以標(biāo)識、記錄，按時與供方保持聯(lián)系，要求供方按質(zhì)、按量、如期交貨；4.11采購部黃小姐定期、不定期對采購員的跟催情況進行檢查，并對異常情況按公司有關(guān)規(guī)定進行處理；4.12如因公司內(nèi)部原因而產(chǎn)生《采購訂單》內(nèi)容需作變更時，采購員確認(rèn)須變更后2個工作小時內(nèi)與供方協(xié)商變更事宜，并書面通知變更，盡量減少本公司損失。若因供方原因而產(chǎn)生《采購訂單》內(nèi)容需作變更時，采購員于接到通知后30分鐘內(nèi)通知物控員，并報采購部黃小姐處理，變更涉及到賠償處理的按《供應(yīng)商合作協(xié)議》執(zhí)行；4.13采購員須要求供方按照我司要求填寫規(guī)范、完整、準(zhǔn)確的《送貨單》，若為生產(chǎn)急料送貨，采購員須于供方送貨到廠前1個小時通知倉庫做好收貨準(zhǔn)備工作，若為供方晚上送貨，采購員須于供方送貨到廠的當(dāng)天下午下班前通知倉庫，以便倉庫安排倉管員加班收貨；4.14供方送貨到廠后，由倉庫倉管員按《進料作業(yè)流程》對來料進行數(shù)量點收、品管部進料品管按《進料檢驗作業(yè)流程》對來料進行品質(zhì)驗收，判定來料是否合格，并將《進料檢驗報告》采購聯(lián)轉(zhuǎn)交采購員；4.15采購員需對倉管員或品管員反饋的在收料過程中出現(xiàn)的異常問題進行協(xié)調(diào)與處理。必要時，與供方溝通、處理；4.16檢驗合格，倉管員填寫《材料/半成品進倉單》，按進倉規(guī)定辦理進倉手續(xù)；判定不合格，則啟動《進料不合格品處理作業(yè)流程》；4.17倉庫將《材料/半成品進倉單》于第二天上午9：00前送交采購部，采購員簽收《材料/半成品進倉單》供方聯(lián)，并將供方聯(lián)傳真或供方下次送貨時或與供方約定的轉(zhuǎn)交日轉(zhuǎn)交給供方做結(jié)算憑證；4.18采購員根據(jù)《進料檢驗報告》、《材料/半成品進倉單》，將采購結(jié)果列入《采購管制表》。若有異常，則及時反饋給物控員，并報采購部經(jīng)理處理；4.19公司財務(wù)會計核實《材料/半成品進倉單》內(nèi)容，在與供方對帳無誤后，將采購金額列入應(yīng)付款項；4.20若車間退料，品管判定為來料不良時，采購員在接到品管員的《退料檢驗報告》后于規(guī)定時間內(nèi)處理后續(xù)工作，具體依《退料作業(yè)流程》中4.7條規(guī)定執(zhí)行。4.21采購員及時跟進因物料拒收而作退貨處理的后續(xù)工作；及時跟進因車間退料、需再退供方以及短缺補采等處理工作；向供方反饋不良信息，并要求供方改善及確認(rèn)退（換）貨、補貨交期。5.0處罰規(guī)定5.1對未按本流程規(guī)定時間內(nèi)完成作業(yè)的，處罰責(zé)任人5元/次；5.2未辦理有效手續(xù)進行采購的，處罰采購員50元/單，若因此而給公司造成經(jīng)濟損失的，按《賠償管理制度》處理；確有特殊先采購后補單的，只限小額、少量物料，且當(dāng)天必須完成補辦手續(xù)，違者處罰20元/天，直至完成補辦手續(xù)為止；5.3對不按照流程規(guī)定交上級審核、審批的，處罰責(zé)任人20元/單；5.4《采購訂單》未及時下達給相關(guān)部門的，處罰責(zé)任采購員5元/單；5.5《采購訂單》下達給供方后，未要求供方回簽的，處罰責(zé)任采購員5元/單；5.6采購員丟失《材料/半成品進倉單》的，按30元/單處罰；5.7采購員未按時聯(lián)絡(luò)退貨的，按5元/單處罰責(zé)任采購員；5.8采購員未按要求當(dāng)天完成《采購管制表》登錄的，給予5元/單處罰；5.9財務(wù)對帳時審查《采購