會議組織籌備管理制度及工作流程

6/6會議組織流程圖相關(guān)負責(zé)人辦公室參會人員確定參會人選支配議事日程確定會議主題確定參會人選支配議事日程確定會議主題審批形成決議主持會議審批形成決議主持會議支配會議場所支配會議場所信息存檔下發(fā)會議紀要整理睬議記錄發(fā)布會議信息信息存檔下發(fā)會議紀要整理睬議記錄發(fā)布會議信息執(zhí)行打算參會材料確定執(zhí)行打算參會材料確定參與

一、公司級會議的組織工作

會議分為：大、中、小

大型會議一般較少，以年終總結(jié)會議為代表

中型會議以競崗、辦公會議等為主

小型會議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會議為代表

如何組織大型的會議呢？

絕大多數(shù)是在會前的工作：會議的前期，參與會議的人都會關(guān)注會場環(huán)境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做許多的工作。

1、前期的籌備：

1.1會前通知：有2大工作：一是通知，二是反饋先說通知，方式有：

書面：一般是大的、時間長、參與人員多的會議；

口頭：小型的、小范圍的會議。

內(nèi)容：時間、地點、參與人員、會議內(nèi)容、要求（筆記等）

???留意：通知時要：通知、再落實（跟蹤究竟）

假如通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！））

所以，下通知肯定要下到人！這要切記！另外，下通知必需設(shè)立記錄本，剛好記錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！”打算會議須要的資料：設(shè)立接待處，一般在進場入門處，講演稿（不做保密的可以為和會代表每人一份）會議日程支配表鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給和會代表）簽到表，一般小型的技術(shù)性會議，假如是社會性大會議，可以不用。橫幅（會議的題目，大約提前3-5天制作）1.2會議的日程：中型以上會議：

1、主持人2、講話人3、發(fā)言人是誰？4、發(fā)獎人是誰？

肯定要書面的第一、其次、三、四……

時間……某某作什么…某某做什么……

如對主持人有特殊的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以托付

講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。

另外，要對演講稿進行審核，特殊是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報……始終到最終的確認，必需我們什么，特殊是大會、年會等。

如有發(fā)言人必須要選擇、是門店的必需和店長或其上級主管溝通、舉薦后，我們再排查！

排查內(nèi)容：1、發(fā)言稿件2、儀容要求3、聲音4、是否能行

選好后再支配召集全部發(fā)言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)當(dāng)寫什么、什么時間稿子上報審核——稿件必須要審核！

1.3會場的布置會（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會議的內(nèi)容）、主席臺的支配：誰？、幾個人？、怎樣支配？是否須要銘牌？位置如何支配、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購用？怎樣支配？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個團隊一個區(qū)域。給和會代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。懸掛橫幅特別重要的會議，請速記員。國際性會議，打算同音翻譯。1.4現(xiàn)場的支配：要求參會者提前10分鐘入場，

1、在入口處支配服務(wù)人員，明確、清晰的告知每位進場的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？

2、支配誰服務(wù)？應(yīng)當(dāng)留意什么？

3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好支配！（設(shè)備最好打算2套以上）

4、假如發(fā)放獎品：要提前打算好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要留意不要混淆、怕壓的物品要留意單放）。打算的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時間、路途、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？

二、會議中：

問題往往出現(xiàn)在會議中！

如：空調(diào)的溫度問題（作為主導(dǎo)會議方必需全程關(guān)注，溫度是否過高、過低），會場的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（假如在高樓層，因為溫度會往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必需在會議前進行支配，可以提前進行降溫或升溫！

出入口的門窗留意關(guān)閉，支配人員全程負責(zé)！

因為成年人最簡單受到外界的干擾！所以，溫度特別重要！

案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領(lǐng)帶，聽課的人都著夏裝，結(jié)果，未結(jié)束，人員就走掉一般！效果特別差！

——假如人在特冷或特?zé)岬沫h(huán)境下一段時間，人就不能全神貫注！切記！

服務(wù)人員：1、著裝（因為除講話人之外，服務(wù)人員是唯一走動的人，唯一關(guān)注的人，所以肯定要留意著裝）如：女性的皮鞋，走動時留意不能發(fā)出聲響。

2、動作要輕、慢、柔、避開快、重！

沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要對著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要攔住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能干脆在桌面上沖等。

給主席臺上公司級領(lǐng)導(dǎo)倒水的依次按進入的依次就可以了（特殊支配除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場（如市長或更高級的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。

沖水的服務(wù)人員最好只支配1人，可以避開太多的吸引會場參和者的目光

主持人也要避開少走動，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳遞。

上面是會議的組織及留意事項，有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。

下面說一下培訓(xùn)：

一、講師的行李包（或筆記本包）留意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避開干脆放置在地上，這能反映出企業(yè)服務(wù)細微環(huán)節(jié)的水平！

二、前期的工作：1、調(diào)研

2、確定培訓(xùn)公司

3、和培訓(xùn)公司溝通溝通是一個具體的過程：1）老師是誰？幾位？幾點到？怎樣到？2）課程的支配：6小時還是7小時？還是7.5個小時(一般在6—7個小時)，課程從幾點起先？上午幾個小時？下午幾個？中間怎樣支配休息？休息多長時間？休息幾次？3）講師來時：怎樣支配？巡店？溝通？還是須要休息？（此小環(huán)節(jié)要向上級主管匯報）

其次天講課的內(nèi)容是那些？有什么懷疑？誤區(qū)是什么？

座談：假如支配座談（溝通）有誰來參與？怎樣座談組織？

服務(wù)意識：講師的飲食習(xí)慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要留意花了錢還做不好的誤區(qū)?。ò讶咳俗鳛橐粋€人來對待是錯誤的！?。?/p>

講師必須要敬重！

有的講師習(xí)慣在授課時喝水，有的不喝，喝和不喝我們都要打算好，假如和咖啡，我們要依據(jù)其身份來選擇不同檔次的咖啡

主持人：從始至終要留意：一旦出現(xiàn)問題，第一個快速反應(yīng)的是主持人，必需快速處理，全局限制！主持人特別重要?。?！在一節(jié)課程結(jié)束時，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)留意在中間休息快到時間的時候要主持：“請外面（室外）的人員回到位子上來，課程（會議立刻起先）”。

在中間結(jié)束時主持人要先帶動鼓掌，再主持感謝詞！

主持人：在介紹時，應(yīng)先拋出幾個現(xiàn)在存在的問題，我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn)，培訓(xùn)的目的是什么？然后再重點介紹老師。

中午或晚上的就餐：選擇對應(yīng)的主管溝通、座談，要留意事先支配：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

組織會議的時候不行能是一個部門全部完成，是須要其他部門來協(xié)調(diào)的，但必需有一個部門主導(dǎo)，其他不么協(xié)作，這須要部門之間要溝通、溝通、協(xié)調(diào)、互助，主導(dǎo)的部門主管必需作到細致、周到。

事先要考慮問題，假如出現(xiàn)怎么辦？

其他的一些問題：

1、在會議（培訓(xùn)）課見休息的時候，參會人不能按時返回怎么辦？

答：這須要我們在平常的會議中留意這些問題，要留意會議中的這些問題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？

方法：1、制定會議管理制度2、下一次會議時提前強調(diào)

例如：手機鈴聲的問題和中間休息不能按時返回是一樣的，在主持時提前強調(diào)要記錄好，對于到晚的如何處理？對手機鈴聲如何處理？對于一而再出現(xiàn)的問題，也可以強調(diào)，假如不按規(guī)定，我們對部門的負責(zé)人進行指責(zé)或在下課時讓其上臺表演節(jié)目。假如還不行那就干脆納入個人的考核

不要強調(diào)了的事情還犯，就是要改正！

留意：會議前最好進行點名，我們可以了解到人數(shù)、實際人數(shù)、未到人數(shù)、未到的緣由

2、中間休息的時間可否放音樂？

答：當(dāng)然可以，但要留意幾個問題1、播放時要留意選擇歌曲，要選擇輕音樂，喜聞樂見的歌曲，避開流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音肯定不能太吵，因為開會大腦都簡單類，在下一節(jié)會議時會產(chǎn)生疲憊感3、在快起先前1-2分鐘關(guān)掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。

3、如何作好和老師之間的禮儀或者說尺度？

答：在講師來之前要先了解講師的資格、職務(wù)，然后有對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門進行接待或陪伴，我們要一般不須要送到酒店，但酒店的須要我們支配的必需提前預(yù)定，是否有早餐？假如沒有，怎樣支配并告知客人？

另外，在課間、在路上，我們都要進行溝通，把須要辦理的事情提前了解清晰，有時候，我們只須要一個電話、一句話就可以解決的要立刻辦理

4、對于會場中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決？

答：在會議中、授課中，參會者有人干脆接打電話，能反映出一個企業(yè)的管理水平和個人的素養(yǎng)，我們要求大家在會議中把手機調(diào)整到靜音狀態(tài)，而不強行說必需關(guān)機（極特殊狀況除外），因為我們是企業(yè)，以經(jīng)營為主，不是黨政部門，假如是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級主管或者特別重要的事情（人物）打來電話，可以選擇到會場外面接打。

在前面我們也談到，如何會議中的手機鈴聲或其他違紀的始終是某幾個人，那么我們可以在會議結(jié)束時說：“在前幾次的會議時我們一再強調(diào)……但還是出現(xiàn)了……（幾種現(xiàn)象），那么各店、各部門的負責(zé)人看一下是誰的手機響了？這樣，我們請他們到前臺來表演個節(jié)目或者……”

或者：“……圓滿結(jié)束，但還有問題……那些部門……希望下一次不要出現(xiàn)類似的問題”

5、對會議中的溫度如何進行限制和把握？

答：對于溫度的限制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個高校問。老師來之前我們要作好溝通，我們當(dāng)?shù)氐臏囟扔卸嗌伲坷蠋煹姆検欠窈蛥藛T的服飾及溫度相符？會議中是否溫度過高（低）？如何限制？是否須要協(xié)助材料？（如增加電風(fēng)扇、電暖氣）

6、倒（沖）水的過程中還要留意什么問題？

答：1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。3、對領(lǐng)導(dǎo)、主席臺、主持人、特殊人物肯定要保證有水，參會者不肯定照看到。

7、關(guān)于課間和老師溝通時要留意什么？

答：課間要主動和老師溝通，應(yīng)針對工作中的問題、老師講課不理解的問題進行，但要留意幾點：1、看老師的勞累程度2、整個會議中是否留有單獨溝通的時間