淺談企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制方法(10號(hào)令解讀之一)

淺談企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制方法（10號(hào)令解讀之一）淺談企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制方法（10號(hào)令解讀之一）2012年12月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)，以下簡(jiǎn)稱10號(hào)令）。2013年4月又下發(fā)了《關(guān)于貫徹實(shí)施<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定>的通知》，要求各企業(yè)用3年的時(shí)間完成本企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡(jiǎn)稱“保管期限表”）的編制，這是貫徹實(shí)施10號(hào)令的關(guān)鍵和重要環(huán)節(jié)。國(guó)家檔案局從2013年開(kāi)始已著手中央管理企業(yè)管理類保管期限表的編制指導(dǎo)與審核工作。截止到2014年底，共完成20家中央管理企業(yè)管理類保管期限表的審核批準(zhǔn)。但在指導(dǎo)與審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)仍未很好掌握編制保管期限表的正確方法和技巧，至使編制出的管理類檔案保管期限表質(zhì)量不高。本文就企業(yè)如何開(kāi)展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作中存在問(wèn)題和管理類檔案保管期限表編制過(guò)程進(jìn)行討論，以供大家參考。一、檔案保管期表編制中普遍存在的問(wèn)題及原因分析（一）檔案保管期表編制中普遍存在的問(wèn)題根據(jù)前期業(yè)務(wù)指導(dǎo)和審核情況總結(jié)，企業(yè)在編制檔案保管期限表主要存在以下問(wèn)題：第一，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應(yīng)納入歸檔范圍的重要文件材料沒(méi)寫(xiě)入保管期限表中，尤其是一些新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。第二，文件材料保管期限不合理。該定為永久保管的檔案定為30年或10年，該定為30年定為10年。第三，表述太籠統(tǒng)。文件材料內(nèi)容條目過(guò)多使用模糊語(yǔ)言，過(guò)多使用“重要的”、“一般的”等用語(yǔ)，至使保管期限表對(duì)鑒定業(yè)務(wù)起不到應(yīng)有的指導(dǎo)作用。第四，表述不準(zhǔn)確。文件材料內(nèi)容使用的詞語(yǔ)易引起歧義，同一含義內(nèi)容前后使用不一致詞語(yǔ)，或是不使用標(biāo)準(zhǔn)化用語(yǔ)。第五，文件材料內(nèi)容重復(fù)、交叉現(xiàn)象嚴(yán)重。同一層次文件材料分類原則不一致，文件材料內(nèi)容邏輯混亂，同一內(nèi)容多次反復(fù)出現(xiàn)。（二）原因分析企業(yè)在檔案保管期限表編制過(guò)程中造成上述問(wèn)題的原因主要有：保管期限表編制沒(méi)有嚴(yán)格按照機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)說(shuō)明來(lái)進(jìn)行，照抄照搬10號(hào)令或照抄搬其他企業(yè)保管期限表，更有甚者將企業(yè)原有保管期限表進(jìn)行翻版后直接報(bào)審。有的單位檔案部門(mén)沒(méi)有處理好業(yè)務(wù)部門(mén)的作用，在保管期限表編制過(guò)程中要么完全由檔案部門(mén)大包大攬，要么完全聽(tīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)決定，檔案部門(mén)不主動(dòng)作為。有的單位編制人員沒(méi)有完全吃透10號(hào)令的精神，或是沒(méi)有掌握歸檔范圍和保管期限表的編制要求。正是上述原因?qū)е挛募牧蠚w檔范圍和檔案保管期限表編制質(zhì)量不高。二、文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表編制流程企業(yè)在文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表編制過(guò)程中應(yīng)遵循以下五個(gè)步驟。第一步：部門(mén)職責(zé)分析，確定管理類檔案保管期限表框架結(jié)構(gòu)。第二步：各部門(mén)業(yè)務(wù)流程梳理，依據(jù)業(yè)務(wù)流程、法律法規(guī)和范性文件提出記錄保存要求，初步形成部門(mén)文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表。第三步：檔案部門(mén)匯總各部門(mén)文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表，形成企業(yè)文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表初稿。在這個(gè)過(guò)程中，檔案部門(mén)可進(jìn)行必要的修改。第四步：將文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表初稿下發(fā)各部門(mén)征求意見(jiàn)，各部門(mén)可通過(guò)互相借鑒觸發(fā)修改需求，補(bǔ)充有關(guān)內(nèi)容。第五步：檔案部門(mén)逐一與各部門(mén)討論確定文件歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，形成定稿。三、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制準(zhǔn)備工作文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制除需要按照一定的步驟進(jìn)行外，還要做好編制前的準(zhǔn)備工作，這些準(zhǔn)備工作主要如下3個(gè)方面。（一）做好編制的組織工作文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作不僅僅是檔案部門(mén)的事，也是業(yè)務(wù)部門(mén)的事，需要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)作用。業(yè)務(wù)部門(mén)在梳理文件材料內(nèi)容，確定檔案保管期限過(guò)程中常常發(fā)揮著重要的作用，編制過(guò)程中應(yīng)充分吸收業(yè)務(wù)部門(mén)人員參與。有條件的企業(yè)應(yīng)成立文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制領(lǐng)導(dǎo)小組和編制辦公室或工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人任成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)批準(zhǔn)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協(xié)調(diào)編制工作中的重大事項(xiàng)；如有下屬單位，領(lǐng)導(dǎo)小組還負(fù)責(zé)所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查。編制辦公室或工作小組由檔案部門(mén)、職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成；職責(zé)是：制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃；具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作；起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；負(fù)責(zé)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫；如有下屬單位還應(yīng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬企業(yè)開(kāi)展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。（二）科學(xué)制定保管期限表的編制計(jì)劃和10號(hào)令的宣貫培訓(xùn)合理地安排文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表起草、修改、下發(fā)、宣貫等階段的各項(xiàng)工作；要將每一項(xiàng)工作落實(shí)到人，并有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作成果形式；制定工作計(jì)劃時(shí)同步制定預(yù)算；要特別注意，不僅要編制管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，還要同時(shí)編制和修訂其他各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，如產(chǎn)生產(chǎn)和服務(wù)提供、科研、重大建設(shè)項(xiàng)目等等。要及時(shí)開(kāi)展10號(hào)令的宣貫與培訓(xùn)，培訓(xùn)人員包括編制領(lǐng)導(dǎo)小組成員、編制小組組成人員和下屬單位有關(guān)人員。要讓有關(guān)人員了解10號(hào)令的精神實(shí)質(zhì)和文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制要求和方法。（三）做好調(diào)研、職能分析和資料收集通過(guò)調(diào)研了解掌握本企業(yè)組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)和其職責(zé)。通過(guò)職能分析摸清本企業(yè)的活動(dòng)特點(diǎn)，摸清產(chǎn)品和業(yè)務(wù)組成，梳理出產(chǎn)品和業(yè)務(wù)從設(shè)計(jì)研發(fā)、生產(chǎn)，銷(xiāo)售和售后服務(wù)等的流程。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制前還要進(jìn)行資料收集，特別是要收集除國(guó)家檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件以外的，與本企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律法規(guī)和國(guó)家下發(fā)的規(guī)范性文件，了解國(guó)家其他行政管理部門(mén)對(duì)本企業(yè)檔案和有關(guān)業(yè)務(wù)形成記錄的保存要求。如《中華人民共和國(guó)商業(yè)銀行法》就對(duì)商業(yè)銀行的信貸檔案管理工作提出了要求。這些法律法規(guī)和規(guī)范性文件對(duì)記錄和檔案管理要求如果有超出10號(hào)令或有關(guān)檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件要求的，應(yīng)在本企業(yè)的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表中予以體現(xiàn)。四、正確發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)的作用文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制過(guò)程中，檔案部門(mén)一方面不要大包大攬，不吸收業(yè)務(wù)部門(mén)參與，同時(shí)也要切忌唯業(yè)務(wù)部門(mén)馬首是瞻的作法。一是要發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)在梳理文件材料內(nèi)容方面的作用。具體作法可以設(shè)計(jì)一張文件材料內(nèi)容調(diào)查表，由業(yè)務(wù)部門(mén)各崗位人員進(jìn)行填寫(xiě)，填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)包括文件材料名稱、產(chǎn)生業(yè)務(wù)、用途、發(fā)放范圍、存儲(chǔ)格式、載體形式、簽署過(guò)程、傳遞方式、內(nèi)容提要等。二是充分發(fā)揮業(yè)務(wù)在初步確定檔案保管期限中的建議作用，有時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案保管期限的確定根據(jù)是檔案部門(mén)所不能掌握的。三是要充分發(fā)揮檔案部門(mén)的檔案專業(yè)作用，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提出的意見(jiàn)和建議作好把關(guān)，最終從檔案專業(yè)角度確定采納與否。對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)提出的縮小歸檔范圍和縮短保管期限的建議應(yīng)謹(jǐn)慎處理。五、管理類檔案保管期限表的體例和結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)管理類檔案保管期限表是10號(hào)令貫徹實(shí)施過(guò)程中第一個(gè)要編制的，其中文件材料排列體例和結(jié)構(gòu)既可采用按部門(mén)，也可采用按職能，但兩種排方法均有其優(yōu)缺點(diǎn)和適應(yīng)性，具體見(jiàn)下表。排列方式利弊適用性按機(jī)構(gòu)（1）制定時(shí)可通過(guò)分析各部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，將許多需歸檔的非紅頭文件納入歸檔范圍。（2）將文件材料歸檔范圍與部門(mén)對(duì)應(yīng)，有利于明確歸檔責(zé)任，有利于文件材料的收集歸檔。（1）可借鑒參考的樣表較少，制定時(shí)需分析各部門(mén)業(yè)務(wù)，對(duì)編制人員要求較高，工作量大，編制周期長(zhǎng)。（2）有些企業(yè)部門(mén)設(shè)置變化頻繁，檔案保管期限表會(huì)因部門(mén)頻繁變動(dòng)而頻繁修訂。適用于部門(mén)或職能調(diào)整不頻繁，有業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案人員承擔(dān)編制工作的企業(yè)。按職能（1）可參考的樣表較多，編制工作量相對(duì)較小，對(duì)保管期限表編制人員要求相對(duì)較低。（2）編制好的保管期限表可應(yīng)對(duì)機(jī)構(gòu)頻繁變化。（1）文件材料形成、歸檔責(zé)任不清，不利于保管期限表貫徹實(shí)施。不利于文件材料