關(guān)于辦公室管理與文秘工作的若干問(wèn)題課件

關(guān)于辦公室管理與文秘工作的

若干問(wèn)題

安徽大學(xué)教授馬仁杰博士關(guān)于辦公室管理與文秘工作的

若干問(wèn)題1主要內(nèi)容一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子二、能力測(cè)試（決策能力、果斷性、包容力、交際能力、自制力、創(chuàng)新能力）三、公文撰寫(xiě)的主旨表達(dá)、材料組配、謀篇布局與語(yǔ)言運(yùn)用主要內(nèi)容一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子2一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子【阿根廷《生活》月刊5月號(hào)文章】題：桔子胡安進(jìn)公司兩年了，對(duì)待工作一向認(rèn)真、投入、盡職盡責(zé)。他每天準(zhǔn)時(shí)上班，而且為自己從未受到過(guò)批評(píng)感到自豪。某天，胡安去找經(jīng)理理論。他說(shuō)：“先生，我在公司工作了兩年，認(rèn)真敬業(yè)，但是我感覺(jué)自己受到了忽視。羅赫略6個(gè)月前來(lái)到公司，和我的職位一樣，現(xiàn)在卻已經(jīng)升職了?！苯?jīng)理顯得有點(diǎn)傷感，對(duì)他說(shuō)：“一會(huì)兒我們?cè)俳鉀Q這個(gè)問(wèn)題，你現(xiàn)在可不可以幫我一個(gè)忙？我想給全體員工準(zhǔn)備一些工作午餐用的水果。街道拐角有一家水果店，請(qǐng)幫我看一下有沒(méi)有桔子?！焙才苋ズ?分鐘就回來(lái)了。經(jīng)理問(wèn)他：“胡安，有桔子賣(mài)嗎？”“先生，那里有桔子賣(mài)?！薄皟r(jià)錢(qián)是多少？”“啊，我沒(méi)有問(wèn)這個(gè)?！薄澳琴u(mài)的桔子夠不夠所有員工吃的？”“我也沒(méi)有問(wèn)這個(gè)，先生?！薄澳怯衅渌u(mài)嗎？”

一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子【阿根廷《生活》月刊5月號(hào)文章】題：3一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子

“我不知道，但是我想……”“噢，你先請(qǐng)坐下稍等一會(huì)兒?！苯?jīng)理打電話叫來(lái)了羅赫略。羅赫略來(lái)了之后，經(jīng)理給了他與胡安相同的指示。10分鐘后，他回來(lái)了。經(jīng)理問(wèn)他：“羅赫略，你給我?guī)?lái)了什么消息？”“先生，那里有桔子賣(mài)，數(shù)量足夠全體員工吃。除此之外，他們還有香蕉、木瓜、甜瓜和芒果。桔子的售價(jià)是每公斤1.5比索，香蕉2.2比索，芒果0.9比索，木瓜和甜瓜都是2.8比索。店主告訴我，如果買(mǎi)得多，他還能給我8%的折扣。我先預(yù)定了桔子，不過(guò)如果您選擇其它水果的話，我就再回去下一次訂單。”經(jīng)理轉(zhuǎn)向一臉驚訝地等在旁邊的胡安，問(wèn)道：“胡安，剛才你要和我商量什么問(wèn)題？”“沒(méi)什么，先生，我感到十分抱歉。”這個(gè)小故事（案例）告訴我們：辦事能力是多么得重要！我們應(yīng)當(dāng)竭盡全力地完成哪怕是最簡(jiǎn)單的任務(wù)，每當(dāng)我們做好每件小事的時(shí)候，都有機(jī)會(huì)印上自己的個(gè)性標(biāo)簽。一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子“我不知道，但是4二、能力測(cè)試

（一）決策能力測(cè)試：

測(cè)試說(shuō)明：下列各題均有四個(gè)選擇：答案：A是；B多數(shù)；C很少；D從不。請(qǐng)?jiān)诜夏銓?shí)際情況的小括號(hào)內(nèi)填上A、B、C、D。1.在急需做出決策的時(shí)候，你是否在想：“再讓我考慮一下吧？”（）2.你是否為自己的優(yōu)柔寡斷找借口說(shuō)：“是得好好慎重考慮，怎能輕易下結(jié)論呢？”（）3.你是否為避免冒犯某個(gè)或某幾個(gè)有相當(dāng)實(shí)力的客戶而有意回避一些關(guān)鍵性的問(wèn)題甚至表現(xiàn)得曲意逢迎呢？（）4.你已經(jīng)有了很多寫(xiě)報(bào)告用的參考資料，但仍責(zé)令下屬部門(mén)繼續(xù)提供？（）5.你處理往來(lái)函件時(shí)，是否讀完就扔進(jìn)文件框，不采取任何措施？（）二、能力測(cè)試（一）決策能力測(cè)試：5

6.你是否無(wú)論遇到什么緊急任務(wù)，都先處理瑣碎的日常事務(wù)？（）7.你非得在巨大的壓力下才肯承擔(dān)重任嗎？（）8.你是否無(wú)力抵御或預(yù)防妨礙你完成重要任務(wù)的干擾與危機(jī)？（）9.你在決定重要的行動(dòng)計(jì)劃時(shí)常忽視其后果嗎？（）10.當(dāng)你需要做出可能不得人心的決策時(shí)，是否找借口逃避而不敢面對(duì)？（）11.你是否總是在快下班時(shí)才發(fā)現(xiàn)有要緊事沒(méi)辦，只好晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承擔(dān)艱巨任務(wù)而尋找各種借口？（）13.你是否常來(lái)不及躲避或預(yù)防困難情形的發(fā)生？（）14.你是否拐彎抹角地宣布可能得罪他人的決定嗎？（）15.你喜歡讓別人替你做自己不愿做的事嗎？（）

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：“是”記4分；“多數(shù)”記3分；“很少”記2分；“從不”記1分。

6.你是否無(wú)論遇到什么緊急任務(wù)，都先處理瑣碎的日常事務(wù)？（）7.你非得在巨大的壓力下才肯承擔(dān)重任嗎？（）8.你是否無(wú)力抵御或預(yù)防妨礙你完成重要任務(wù)的干擾與危機(jī)？（）9.你在決定重要的行動(dòng)計(jì)劃時(shí)常忽視其后果嗎？（）10.當(dāng)你需要做出可能不得人心的決策時(shí)，是否找借口逃避而不敢面對(duì)？（）11.你是否總是在快下班時(shí)才發(fā)現(xiàn)有要緊事沒(méi)辦，只好晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承擔(dān)艱巨任務(wù)而尋找各種借口？（）13.你是否常來(lái)不及躲避或預(yù)防困難情形的發(fā)生？（）14.你是否拐彎抹角地宣布可能得罪他人的決定嗎？（）15.你喜歡讓別人替你做自己不愿做的事嗎？（）

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：“是”記4分；“多數(shù)”記3分；“很少”記2分；“從不”記1分。6.你是否無(wú)論遇到什么緊急任務(wù)，都先處理瑣碎6（二）果斷性測(cè)試測(cè)試說(shuō)明：果斷性是指一個(gè)人能辨別是非，在緊急關(guān)頭當(dāng)機(jī)立斷地采取決定并執(zhí)行決定。果斷性是以正確認(rèn)識(shí)，當(dāng)機(jī)立斷與勇敢行動(dòng)為特征，以深思熟慮和審時(shí)度勢(shì)為前提條件。果斷，不是面對(duì)抉擇或突變瞻前顧后，猶豫彷徨；也不是輕率冒失，馬上行動(dòng)；更非排斥他人建議，主觀武斷。成功者是一個(gè)決策者、戰(zhàn)略家，你的果斷性如何？你是否具備果斷性的基本素質(zhì)？下面測(cè)試使你對(duì)自己的果斷品質(zhì)有一個(gè)了解。（二）果斷性測(cè)試測(cè)試說(shuō)明：7（二）果斷性測(cè)試

請(qǐng)對(duì)問(wèn)題做出肯定或否定的回答，將“是”或“否”置入題后小括號(hào)中。1.你能在新的工作崗位上輕而易舉地適應(yīng)與過(guò)去的習(xí)慣迥然不同的新規(guī)定、新方法嗎？（）2.你進(jìn)入一個(gè)新的單位，能夠很快適應(yīng)這一新的集體嗎？（）3.你要為家里購(gòu)買(mǎi)一架風(fēng)扇，發(fā)現(xiàn)風(fēng)扇造型、檔次、功效的種類(lèi)極豐富，遠(yuǎn)不是當(dāng)初想像得那么簡(jiǎn)單。你是否走遍全市所有商店才決定要買(mǎi)哪種？（）4.若熟人為你在其他單位提供一個(gè)薪俸更加優(yōu)厚的職位，你會(huì)毫不猶豫答應(yīng)前往嗎？（）5.如果做錯(cuò)了事，你是否打算一口否認(rèn)自己的過(guò)失，并尋找適當(dāng)?shù)慕杩跒樽约洪_(kāi)脫？（）6.平常你能否直率地說(shuō)明自己拒絕某事的真實(shí)動(dòng)機(jī)，而不虛構(gòu)一些理由來(lái)掩飾之？（）7.在討論會(huì)上，經(jīng)過(guò)一番切實(shí)的辯論和考慮，你能否改變自己以前對(duì)這個(gè)問(wèn)題的見(jiàn)解？（）（二）果斷性測(cè)試請(qǐng)對(duì)問(wèn)題做出肯定8（二）果斷性測(cè)試

8.你履行公務(wù)或受人之托閱讀一部他人作品，作品主題正確，可你對(duì)寫(xiě)作風(fēng)格很不欣賞。那么，你是否會(huì)修改這部作品，并堅(jiān)持按自己的想法對(duì)它來(lái)個(gè)大幅度修改？（）9.你在商店櫥窗里看到一件十分中意的東西，它對(duì)你并非必需，你會(huì)買(mǎi)下來(lái)嗎？（）10.如果一位很有權(quán)威的人士對(duì)你提出勸告，你會(huì)改變自己的決定嗎？（）11.你總是預(yù)先設(shè)計(jì)好度假的節(jié)目，而不是“即興發(fā)揮”嗎？（）12.對(duì)自己許下的諾言，你是否一貫恪守？（）13.假若你了解到在某件事上上司與你的觀點(diǎn)截然相反，你還能直抒己見(jiàn)？（）14.今天是校友會(huì)踏青的日子，你打扮得瀟灑利落。但天氣似乎要變，帶雨具吧又難免累贅拖沓，你能很輕松地馬上做出決定嗎？（）15.你花費(fèi)了很多時(shí)間、精力搞出一個(gè)設(shè)計(jì)方案，按說(shuō)也不錯(cuò)，可總覺(jué)得非最佳方案。你是否請(qǐng)求暫緩提交，再仔細(xì)斟酌一下呢？（）（二）果斷性測(cè)試8.你履行公務(wù)9（三）包容力測(cè)試

人往往以自我意識(shí)及經(jīng)驗(yàn)為出發(fā)點(diǎn)，所以很難接受其他不同的看法。有包容力的人能夠接受別人的不同意見(jiàn)、見(jiàn)解、道德觀、生活方式等，這種品質(zhì)對(duì)其自身的發(fā)展有很大幫助。

測(cè)試說(shuō)明：每個(gè)問(wèn)題，選A非常同意，積6分；選B比較同意，積5分；選C稍許同意，積4分；選D不太同意，積3分；選E很不同意，積2分；選F極不同意，積1分；最后累加積分。（三）包容力測(cè)試人往往以自我意識(shí)及經(jīng)驗(yàn)為出10（三）包容力測(cè)試1.半夜被鄰家嬰兒的哭聲吵醒，感到憤怒異常。2.覺(jué)得傾聽(tīng)和自己意見(jiàn)相左的見(jiàn)解很困難。3.老人不應(yīng)該穿著新潮服飾。4.公司的人事科長(zhǎng)不應(yīng)雇傭有前科者。5.劇場(chǎng)經(jīng)理不應(yīng)讓穿牛仔褲的觀眾進(jìn)會(huì)場(chǎng)參加首映典禮。6.為了讓不聽(tīng)話的小孩學(xué)習(xí)服從，一定要常處罰他。7.女性和男性喝等量的酒不太好。8.可能的話，盡量避免和自己意見(jiàn)不同的人談話。（三）包容力測(cè)試1.半夜被鄰家嬰兒的哭聲吵醒，感到憤怒異11（三）包容力測(cè)試9.只有勤奮的勞動(dòng)者才有高收入。10.技術(shù)革新會(huì)無(wú)法無(wú)天，不值得高興。11.應(yīng)該強(qiáng)制那些無(wú)所事事的人服兩年兵役。12.早婚會(huì)有問(wèn)題。13.公司的董事長(zhǎng)應(yīng)該對(duì)員工提升業(yè)績(jī)和員工對(duì)公司的貢獻(xiàn)抱很大的希望。14.“撒過(guò)一次謊，別人就不再相信你?！边@句話說(shuō)得沒(méi)錯(cuò)。15.吸毒者被送進(jìn)戒毒所是理所當(dāng)然的。16.有和自己意見(jiàn)不一致的人在場(chǎng)心情就不好。（三）包容力測(cè)試9.只有勤奮的勞動(dòng)者才有高收入。12（四）交際能力測(cè)試美國(guó)著名職業(yè)規(guī)劃專(zhuān)家卡耐基先生曾指出：一個(gè)人事業(yè)的成功，只有15%是由他的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力決定，其余的85%，則要有賴于他的交際能力。你是否善于交際？請(qǐng)回答下列問(wèn)題。測(cè)試說(shuō)明：每個(gè)問(wèn)題選①積1分，選②積2分，選③積3分，最后累加積分。

1.一位朋友邀請(qǐng)你參加他的生日?？墒?，那些來(lái)賓你一個(gè)都不認(rèn)識(shí)：①借故拒絕，告訴他說(shuō)：“那天意見(jiàn)有別的朋友邀請(qǐng)過(guò)我了?！雹谠敢庠缛ヒ粫?huì)兒幫助他籌備生日。③非常樂(lè)意借此機(jī)會(huì)去認(rèn)識(shí)他們。（四）交際能力測(cè)試美國(guó)著名職業(yè)規(guī)劃13（四）交際能力測(cè)試

2.在街上，一位陌生人向你詢問(wèn)火車(chē)站的路徑。這是很難解釋清楚的，況且，你還有急事：①讓他去向遠(yuǎn)處的一位警察打聽(tīng)。②盡量簡(jiǎn)單地告訴他。③把他引向火車(chē)站的方向。3.晚上，一個(gè)好久未見(jiàn)的朋友來(lái)看你，可是，電視上有一部非常精彩的電影：①讓電視開(kāi)著，與朋友談?wù)摗＂谡f(shuō)服朋友和你一塊看電視。③關(guān)上電視機(jī)，讓朋友看你假期中的照片。（四）交際能力測(cè)試2.在街上，一位14（四）交際能力測(cè)試

4.你父親給你寄錢(qián)來(lái)了：①把錢(qián)擱在一邊。②買(mǎi)一些書(shū)或別的東西。③和你的朋友們小宴一頓。5.你的鄰居要看電影去，讓你照看一下他們的孩子。孩子醒后哭了起來(lái)：①讓他哭去，繼續(xù)做自己的事情。②看看孩子是否需要什么東西。③把孩子抱在懷里，哼著歌曲想讓他入睡。6.如果你有閑暇，你喜歡干些什么？①待在臥室里聽(tīng)音樂(lè)。②到商店買(mǎi)東西。③與朋友一起看電影，并與他們一起討論。（四）交際能力測(cè)試4.你父親給你寄錢(qián)來(lái)15（四）交際能力測(cè)試7.當(dāng)你周?chē)型律∽♂t(yī)院時(shí)，你常常是：①有空就去探望，沒(méi)有空就不去了。②只探望同你關(guān)系密切者。③主動(dòng)探望。8.在你選擇朋友時(shí)，你發(fā)現(xiàn)：①你只能同你趣味相同的人們友好相處。②興趣、愛(ài)好不相同的人偶爾也能談?wù)?。③一般說(shuō)來(lái)你幾乎能同任何人都合得來(lái)。（四）交際能力測(cè)試7.當(dāng)你周?chē)型律?6（四）交際能力測(cè)試9.如果有人請(qǐng)你去玩或在聚會(huì)上唱歌，你往往：①斷然拒絕。②找個(gè)借口推辭掉。③饒有趣味地欣然應(yīng)邀。10.對(duì)于他人對(duì)你的依賴，你的感覺(jué)如何？①避而遠(yuǎn)之，我不喜歡結(jié)交依賴性強(qiáng)的朋友。②一般地說(shuō)，我并不介意，但我希望我的朋友們能有一定的獨(dú)立性。③很好，我喜歡被人依賴。（四）交際能力測(cè)試9.如果有人請(qǐng)你去17（五）自制力測(cè)試測(cè)試說(shuō)明：

當(dāng)面對(duì)誘惑時(shí)，最有力的支持來(lái)自于你自己，內(nèi)心堅(jiān)定的自制力是抵御引誘的有力武器，它使人從無(wú)能為力的迷茫中解脫出來(lái)，恢復(fù)控制自我的能力，重新做自己的主宰。下面的問(wèn)卷，可以測(cè)試你抵制誘惑的能力。（五）自制力測(cè)試測(cè)試說(shuō)明：18（五）自制力測(cè)試是非選擇

每個(gè)問(wèn)題選“是”積1分，選“否”積0分，最后累加積分。

1.“這是最后一次了”是你常用的口頭禪。2.你經(jīng)常做出令自己后悔的事。3.你總是不等到月底就花完這個(gè)月的薪水。4.你是個(gè)很好說(shuō)話的人，說(shuō)服你不是什么難事。5.你經(jīng)常不能完成自己制定的學(xué)習(xí)目標(biāo)。6.你時(shí)常陷入接二連三的麻煩中。7.你時(shí)常去幻想那些不切實(shí)際的事，并深深地沉溺于其中。8.你經(jīng)常賴床。9.你的保證與諾言已不太被相信了。10.你每次到超市購(gòu)物都超出原來(lái)的購(gòu)買(mǎi)預(yù)算。（五）自制力測(cè)試是非選擇19（六）創(chuàng)新能力測(cè)試下面的試題測(cè)試秘書(shū)的創(chuàng)新思維能力，請(qǐng)根據(jù)所給答案進(jìn)行選擇，在相應(yīng)的答案上打√或畫(huà)○。1.你認(rèn)為那些使用古怪和生僻詞語(yǔ)的作家，純粹是為了炫耀。A.是B.不能確定C.不是2.無(wú)論什么問(wèn)題，要讓你產(chǎn)生興趣，總比讓別人產(chǎn)生興趣要困難得多。A.是B.不能確定C.不是3.對(duì)那些經(jīng)常做沒(méi)把握的事情的人，你不看好他們。A.是B.不能確定C.不是4.你常常靠直覺(jué)來(lái)判斷問(wèn)題正確與錯(cuò)誤。A.是B.不能確定C.不是（六）創(chuàng)新能力測(cè)試下面的試題測(cè)試秘書(shū)的20（六）創(chuàng)新能力測(cè)試：5.你善于分析問(wèn)題，但不擅長(zhǎng)對(duì)分析結(jié)果進(jìn)行綜合、提煉。A.是B.不能確定C.不是6.你審美能力較強(qiáng)。A.是B.不能確定C.不是7.你的興趣在于不斷提出新的建議，而不在于說(shuō)服別人接受建議。A.是B.不能確定C.不是8.你喜歡那些一門(mén)心思埋頭苦干的人。A.是B.不能確定C.不是9．你不喜歡提那些顯得無(wú)知的問(wèn)題。A.是B.不能確定C.不是10.你做事總是有的放矢，不盲目行事。A.是B.不能確定C.不是（六）創(chuàng)新能力測(cè)試：5.你善于分析問(wèn)題，但不擅長(zhǎng)對(duì)分析結(jié)果21三、公文撰寫(xiě)的主旨表達(dá)、材料組配、

謀篇布局與語(yǔ)言運(yùn)用（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)

公文的主旨，即寫(xiě)作主體通過(guò)公文的全部?jī)?nèi)容表現(xiàn)出來(lái)的一種貫穿于全文的基本觀點(diǎn)，它一般包括中心思想，原委、背景、依據(jù)與行文目的三個(gè)要素。中心思想是主旨的核心，原委、背景、依據(jù)是主旨確定的前提，行文的目的則反映了公文主旨的期望成分。從公文寫(xiě)作的實(shí)際情況來(lái)看，公文主旨的表達(dá)形式是豐富多樣的，主要有如下幾種：

三、公文撰寫(xiě)的主旨表達(dá)、材料組配、

謀篇布局與221.標(biāo)題揭旨，一錘定音；較多的公文都是采用標(biāo)題顯旨的方法，因此“一錘定音”就成為公文標(biāo)題的重要特點(diǎn)之一。比如《關(guān)于安全檢查的通知》這個(gè)標(biāo)題，就不如《關(guān)于開(kāi)展安全大檢查活動(dòng)的通知》好些，前者平淡無(wú)味，而后者頗有氣勢(shì)；如果再做一些充實(shí)，寫(xiě)作《關(guān)于開(kāi)展安全生產(chǎn)大檢查，嚴(yán)防惡性事故發(fā)生的通知》，就顯得針對(duì)性強(qiáng)、目的鮮明，主旨明確、突出，使閱讀者一目了然。又如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)糧食市場(chǎng)管理保持市場(chǎng)穩(wěn)定的通知》，這個(gè)標(biāo)題是典型的直奔主題、一錘定音式的標(biāo)題。（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)1.標(biāo)題揭旨，一錘定音；（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)23

2.起句立意，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山；所謂“起句”、“開(kāi)門(mén)”，即公文的第一句話，所謂“立意”、“見(jiàn)山”，即表明主旨、點(diǎn)明中心，聯(lián)結(jié)起來(lái)的意思是：閱讀者一看公文的開(kāi)頭就明確意識(shí)到該文的主旨所在。這是指令性、法規(guī)性文件主旨表達(dá)的常用形態(tài)。例如：為確保“菜籃子”產(chǎn)品長(zhǎng)期穩(wěn)定供給，提高“菜籃子”產(chǎn)品的質(zhì)量衛(wèi)生安全水平，保障人民群眾身體健康，促進(jìn)農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、農(nóng)民增收和農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展，現(xiàn)就現(xiàn)階段“菜籃子”工作有關(guān)問(wèn)題通知如下：……（《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)“菜籃子”工作的通知》）這是典型的起句立意，單刀直入，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直奔主旨的表達(dá)。

（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)2.起句立意，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山；（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)24

3.交代緣由，引出主旨；

有些文件不便起句立意、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，往往采取在開(kāi)端處先陳述制發(fā)文件的依據(jù)、緣由、意義、背景，然后順筆而下，自然而然地引出公文的中心思想、結(jié)論或行文的目的等，以顯露文件的主旨。這是請(qǐng)求性、指令性文件主旨表達(dá)的主要形態(tài)。例如：新《土地管理法》實(shí)施以來(lái)，各省（區(qū)、市）認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法律規(guī)定，采取各種有力措施，積極推行和落實(shí)占用耕地補(bǔ)償制度，基本實(shí)現(xiàn)了年度省域內(nèi)的耕地占補(bǔ)平衡。但實(shí)際工作中還存在責(zé)任不明確、補(bǔ)充耕地質(zhì)量不高、考核方法不盡合理等問(wèn)題。為了進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)耕地占補(bǔ)平衡工作，實(shí)現(xiàn)“十一五”期間耕地保護(hù)目標(biāo)，現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題通知如下……。（《國(guó)土資源部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)耕地占補(bǔ)平衡工作的通知》）這種寫(xiě)法的突出特點(diǎn)是以“為”、“為了”作句首的目的句不在開(kāi)頭，而在中間轉(zhuǎn)換層次之首。

（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)3.交代緣由，引出主旨；（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)254.畫(huà)龍點(diǎn)睛，點(diǎn)軸扇開(kāi)；有些文件在開(kāi)端處不便深刻顯露主旨，例如綜合性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、情況通報(bào)等陳述性的文件，往往采用在開(kāi)端處先使用對(duì)某一問(wèn)題、工作、事件作出結(jié)論性的一兩句話，然后，再由文中劃層點(diǎn)題、分段設(shè)題、段首立句等方法，從整體的綜合上顯示全文的主旨所在。我們?nèi)绻验_(kāi)端處的結(jié)論性語(yǔ)言看作是一把折扇的“軸”，那文中所點(diǎn)設(shè)的“題”與“段首句”就是折扇的骨架，其形態(tài)很似一把張開(kāi)的折扇。

（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)4.畫(huà)龍點(diǎn)睛，點(diǎn)軸扇開(kāi)；（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表26

例如《關(guān)于大興安嶺恢復(fù)生產(chǎn)重建家園工作的總結(jié)報(bào)告》，開(kāi)頭處在敘述了重建的基本情況之后，有這樣一句話：按照常規(guī)，在大興安嶺地區(qū)完成以上工程任務(wù)約需三至五年，這次恢復(fù)重建工程總共用了三個(gè)多月的時(shí)間，而且工程質(zhì)量較好。可以說(shuō)，恢復(fù)重建工作，是在撲滅特大火災(zāi)取得勝利之后的又一勝利。

上例之中，“恢復(fù)重建工作，是在撲滅特大火災(zāi)取得勝利之后的又一勝利”是該文開(kāi)頭一句帶有結(jié)論性的話。然后，該文就重建工作取得勝利的主要原因分作四個(gè)曾次做了回答，每個(gè)層次的開(kāi)頭都有一個(gè)顯示段旨的小標(biāo)題：

(一)以對(duì)災(zāi)區(qū)人民負(fù)責(zé)和實(shí)事求是的精神制定恢復(fù)重建方案。(二)克服官僚主義作風(fēng)，推動(dòng)恢復(fù)重建工作高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。(三)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，精心指揮。(四)發(fā)揚(yáng)改革精神，按照經(jīng)濟(jì)方法，搞好恢復(fù)重建工程。（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)例如《關(guān)于大興安嶺恢復(fù)生產(chǎn)重建家園工275.頭尾呼應(yīng)，顯示中心。即在開(kāi)頭先提出一個(gè)令人關(guān)注的問(wèn)題，而在尾部對(duì)此作出明確回答；或在文件開(kāi)端處對(duì)某一情況作出多種解釋?zhuān)鴮⑵湔_的結(jié)論置于文尾。如毛澤東同志的《星星之火，可以燎原》一文，開(kāi)頭指出：黨內(nèi)一部分同志，“他們雖然相信革命高潮不可避免地要到來(lái)，卻不相信革命高潮有迅速到來(lái)的可能”，對(duì)時(shí)局估量產(chǎn)生悲觀的念頭；而寫(xiě)到文尾，作者連用了三個(gè)排比句，高瞻遠(yuǎn)矚地指出：“它是站在海岸遙望海中已經(jīng)看得見(jiàn)桅桿尖頭了的一只航船，它是立于高山之巔遠(yuǎn)看東方已見(jiàn)光芒四射噴薄欲出的一輪朝日，它是躁動(dòng)于母腹中的快要成熟了的一個(gè)嬰兒。”這樣，開(kāi)頭提問(wèn)、末尾作答，頭尾相連，渾然一體，相輔相成，中心突出。（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)5.頭尾呼應(yīng)，顯示中心。（一）公文撰寫(xiě)中的主旨28（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局

公文的結(jié)構(gòu)形式是豐富多樣的。公文的結(jié)構(gòu)，從整體上看，其外形通常表現(xiàn)為“開(kāi)頭—主體—結(jié)尾”，其內(nèi)在邏輯形式是“總—分—總”，文字的詳略為“鳳頭—豬肚—豹尾”，這是公文結(jié)構(gòu)的基本形態(tài)。但公文結(jié)構(gòu)不能只是一個(gè)模式，而應(yīng)依公文種類(lèi)和內(nèi)容的不同，選擇各自合適的結(jié)構(gòu)。因此，我們要不斷增強(qiáng)寫(xiě)作公文的能力，僅僅了解它的基本形態(tài)是不夠的，必須在把握它的基本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，去探求其多彩多姿的具體結(jié)構(gòu)形態(tài)。這種多彩多姿的具體結(jié)構(gòu)形態(tài)至少有以下八種：（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局公文的29（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局1.撮要分條式所謂“撮要”，即于開(kāi)端處，先用極簡(jiǎn)要文句，說(shuō)明全文的目的或結(jié)論，喚起閱讀者注意，使閱讀者腦子里先得一個(gè)總概念，不得不繼續(xù)看下去。所謂“分條”，即在篇前撮要之后，對(duì)所要解決的問(wèn)題的若干主張、措施、辦法，按照主次先后，形成若干條條，分列于下，并用數(shù)碼序號(hào)予以標(biāo)明。（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局1.30（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局2.篇段合一式所謂篇段合一，即全篇公文只有一段文字，而這一段文字就是一篇公文的全部。這種結(jié)構(gòu)形式是公文的一種特別表現(xiàn)。例如2008年3月16日國(guó)家主席胡錦濤簽署的第1號(hào)主席令：“根據(jù)中華人民共和國(guó)第十一屆全國(guó)人民代表大會(huì)第一次會(huì)議的決定，任命溫家寶為中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院總理”。內(nèi)容是用了一句話，而這句話是一段也是一篇，采用的是“篇段句合一”的結(jié)構(gòu)形式。（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局2.篇31（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局3.條項(xiàng)貫通式所謂“條項(xiàng)貫通”，即全文既無(wú)單獨(dú)的“撮要開(kāi)頭”，亦無(wú)單獨(dú)的“收束結(jié)尾”，而由若干條文，按次序先后一字排列組合，每一條前有的標(biāo)以序號(hào)，有的則采用比較自然的分段方法。4.文中有文式它的特點(diǎn)是：以文載文，文后有文。具體地講：通過(guò)公布令發(fā)布的各種法規(guī)，表現(xiàn)為“法隨令出”。批轉(zhuǎn)性通知的本身，是“文后有文”，被批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示、報(bào)告也是“文后有文”。（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局3.條項(xiàng)貫32（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局5.章條款分列式所謂章條款分列，即全篇公文的結(jié)構(gòu)形態(tài)是篇下有章，章下分條，條下列款，款下設(shè)項(xiàng)，項(xiàng)下標(biāo)目，好似“下樓梯”一般，這是法規(guī)性文件（如章程、條例、規(guī)定、辦法、規(guī)定等）的基本結(jié)構(gòu)形態(tài)。6.正反對(duì)比式它是公約、守則等文種的基本結(jié)構(gòu)形態(tài)。例如《合肥市民守則》，以左右兩列的形式分布，左邊并列“十要”，右邊并列“十不要”；這種正反對(duì)比結(jié)構(gòu)形態(tài)的特點(diǎn)是：在提出正面要求，即倡導(dǎo)做什么的同時(shí)，伴隨著指出什么事不能做，把正反兩方面的事物放在一起對(duì)比交代，又可稱(chēng)為“涇渭分明”式。（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局5.章條33（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局7.分層并列式所謂“分層并列”，即將所敘之事、所言之理、所發(fā)之論，以一篇公文的主旨，即它的基本觀點(diǎn)、中心思想作“軸”，分作幾個(gè)角度即幾個(gè)層次相對(duì)并列展開(kāi)，在每一個(gè)層次的上面，通?；蚴怯幸粋€(gè)獨(dú)立的小標(biāo)題，或是有一個(gè)用三個(gè)漢字格組成的（一）、（二）、（三）。又如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》，全文緊密?chē)@如何“大力實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，建設(shè)宏大的高素質(zhì)人才隊(duì)伍”這一中心思想，將全文并列地分作八大部分：“一、實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略是黨和國(guó)家一項(xiàng)重大而緊迫的任務(wù)；二、以能力建設(shè)為核心，大力加強(qiáng)人才培養(yǎng)；三、堅(jiān)持改革創(chuàng)新，努力形成科學(xué)的人才評(píng)價(jià)和使用機(jī)制?！秉c(diǎn)軸扇開(kāi)。

（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局7.34（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局8.層層遞進(jìn)式所謂層層遞進(jìn)，是將所說(shuō)的事理，按照由淺到深、由低到高、由大到小、由輕到重、由窄到寬的差別，一步一步地加以表達(dá)。步步進(jìn)逼，有的是按時(shí)間前后順序加以安排組合的，有的則是按事件的發(fā)展過(guò)程安排組合的。這種結(jié)構(gòu)形態(tài)的優(yōu)點(diǎn)是循序漸進(jìn)、步步深入，順理成章，合乎自然。

（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局8.層層35（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用

公文的語(yǔ)言雖以一般的語(yǔ)言規(guī)律為基礎(chǔ)，但是，公文的權(quán)威性與策令作用，以及它的政治性、實(shí)用性，又決定了它具有獨(dú)自的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為如下幾個(gè)方面：（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用公文的語(yǔ)言36（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用

1.莊重平實(shí)

公文用語(yǔ)是非常講究莊重、平實(shí)的，這是它與文學(xué)寫(xiě)作用語(yǔ)一個(gè)帶有根本性的區(qū)別。在準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明的前提下，務(wù)求做到莊重、平實(shí)?！扒f重”即莊嚴(yán)鄭重，它是黨和國(guó)家處理公務(wù)應(yīng)有的嚴(yán)正立場(chǎng)和嚴(yán)肅莊重態(tài)度在公文中的具體體現(xiàn)?！捌綄?shí)”即言之有理、言之有物，語(yǔ)言樸素?zé)o華，表意真真切切，對(duì)描繪性的文學(xué)語(yǔ)言與浮華的詞藻應(yīng)盡量少用或不用。那么，公文用語(yǔ)怎樣才能做到莊重、平實(shí)呢？（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用1.莊重平實(shí)37（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（1）使用書(shū)面語(yǔ)言這是首要的一條。公文寫(xiě)作要使用書(shū)面語(yǔ)言，少用或不用口語(yǔ)、俗語(yǔ)。書(shū)面語(yǔ)言是指書(shū)面交際使用的語(yǔ)言，它區(qū)別于口語(yǔ)。書(shū)面語(yǔ)本身即具有莊重的風(fēng)格，口語(yǔ)不具備這一點(diǎn)?？谡Z(yǔ)、俗語(yǔ)違背了公文用語(yǔ)的基本風(fēng)格與要求，有失莊重，甚至顯得有些俗氣。（2）使用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言要使用現(xiàn)代漢語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)，不使用大多數(shù)人無(wú)法弄懂的以及含義模糊不清的社會(huì)流行語(yǔ)。它妨礙公文信息的準(zhǔn)確交流，容易引起誤解錯(cuò)用，有損于公文的莊重性和嚴(yán)肅性。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（1）使用書(shū)面語(yǔ)言38（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（3）避“虛”就“實(shí)”，切記濫用文學(xué)語(yǔ)言實(shí)踐中，有些公文還存在濫用文學(xué)語(yǔ)言的問(wèn)題。如寫(xiě)某石油公司的一位領(lǐng)導(dǎo)同志堅(jiān)持深入群眾，深入實(shí)際時(shí)，這樣寫(xiě)到：“渤海灣的每座鉆井臺(tái)上都留記著他的腳印，他的胸中裝著整個(gè)波濤奔騰的渤海灣?！庇秩鐚?xiě)某一位先進(jìn)人物的高尚品格時(shí)說(shuō)：“他的風(fēng)格之高，高過(guò)喜馬拉雅山；他的精神之美，美過(guò)富春江”。還有一篇反映公路上發(fā)生重大交通事故的簡(jiǎn)報(bào)，在談到事故發(fā)生的情形時(shí)寫(xiě)到，“……大客車(chē)翻下公路邊的大溝內(nèi)，如墜萬(wàn)丈深淵……車(chē)內(nèi)乘客鬼哭狼嚎滾作一團(tuán)。”這些都是由于把文學(xué)用語(yǔ)引進(jìn)公文中所致，讀后不免給人一種虛夸的感覺(jué)。

（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（3）避“虛”就“實(shí)”，切記濫用文39（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（4）語(yǔ)言實(shí)在，言之有物用語(yǔ)實(shí)實(shí)在在，公文在表述事物，特別是提出一個(gè)政策主張時(shí)，一定要做到言之有理、言之有物，語(yǔ)言樸素、實(shí)實(shí)在在，讓人看得見(jiàn)，摸得著。（5）少用“特大調(diào)”什么是“特大調(diào)”？即公文中一些過(guò)分修飾的詞語(yǔ)，它有損于公文的莊重與平實(shí)的風(fēng)格。具體地說(shuō)有這樣幾種情形：一是由“特”字而引起的“特大調(diào)”，二是由“最”字引起的“特大調(diào)”。正確的做法應(yīng)當(dāng)是實(shí)事求是，而不采用高聳入云、聳人聽(tīng)聞的手法，該是什么情況就是什么情況，不是非用不可的修飾詞盡量不用。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（4）語(yǔ)言實(shí)在，言之有物40（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用2.生動(dòng)活潑

公文用語(yǔ)在準(zhǔn)確、莊重、平實(shí)、簡(jiǎn)明的前提下，也必須做到生動(dòng)活潑，力求語(yǔ)言美，以增強(qiáng)其可讀性。語(yǔ)言美，不是文學(xué)作品的專(zhuān)利。但在有些人看來(lái)，好像只有文學(xué)寫(xiě)作所使用的語(yǔ)言才有美可談；而公文則是“板起面孔講官話”，單調(diào)、枯燥、干巴、平淡，跟美沾不上邊。這種看法不夠全面，也是不符合實(shí)際的。我們說(shuō)公文的用語(yǔ)固然不像文學(xué)語(yǔ)言那樣千姿百態(tài)，萬(wàn)花爭(zhēng)艷，但也能算得上五彩繽紛，頗具風(fēng)格。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用2.生動(dòng)活潑41（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（1）氣勢(shì)雄偉之美動(dòng)員令、宣言、聲明、告人民書(shū)以及涉及重大政治問(wèn)題的指示、決定、決議等公文是很有氣勢(shì)的，其氣虹貫長(zhǎng)空，其勢(shì)排山倒海，如萬(wàn)馬奔騰，江河涌流。“奮發(fā)前進(jìn)，堅(jiān)決、徹底、干凈、全部地殲滅中國(guó)境內(nèi)一切敢于抵抗的國(guó)民黨反動(dòng)派，解放全國(guó)人民，保衛(wèi)中國(guó)領(lǐng)土主權(quán)的獨(dú)立和完整。”（《向全國(guó)進(jìn)軍的命令》第一條），這段話讀起來(lái)，使人民歡欣鼓舞，令敵人聞風(fēng)喪膽，氣勢(shì)雄偉無(wú)比。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（1）氣勢(shì)雄偉之美42（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（2）濃縮精粹之美

通過(guò)省略、濃縮等辦法，把公文用語(yǔ)寫(xiě)得十分精粹，做到言簡(jiǎn)意賅，文約事豐，簡(jiǎn)明扼要，這又是公文用語(yǔ)的美妙之處。使公文用語(yǔ)做到精粹之美的途徑主要有：

（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（2）濃縮精粹之美43（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用

首先，以數(shù)量詞為首進(jìn)行“濃縮”修辭。即把名稱(chēng)中幾個(gè)并列成分歸納在一起，前面冠以數(shù)詞或數(shù)量詞，例如“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”、“三大法寶”、“一國(guó)兩制”等。這種被高度濃縮概括起來(lái)的句子，不論是讀起來(lái)還是寫(xiě)起來(lái)都會(huì)使人享受到用語(yǔ)上的一種精美之感。其次，從原句中摘取一些成分，省略一些成分，把用語(yǔ)縮寫(xiě)到不可再精煉的地步，這也是公文用語(yǔ)的一種美?！皳碚?ài)民”、“擁軍優(yōu)屬”、“雙擁”。再次，穿插使用一些語(yǔ)簡(jiǎn)、言奇、精切、意深的成語(yǔ)、警句等，使語(yǔ)言達(dá)到言簡(jiǎn)意賅、精粹有力。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用首先，以數(shù)44（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（3）委婉幽默之美委婉，即用語(yǔ)婉轉(zhuǎn)、含蓄，外柔內(nèi)剛，發(fā)人深思，回味無(wú)窮。幽默有利于增強(qiáng)公文的生動(dòng)性，做到引人入勝，耐人尋味，加深讀者對(duì)事物的理解和把握。委婉幽默都是講究語(yǔ)言藝術(shù)的表現(xiàn)，顯然也是一種美。（4）抑揚(yáng)結(jié)合之美公文中在表?yè)P(yáng)或批評(píng)某一事物的時(shí)候，為了體現(xiàn)對(duì)事物評(píng)價(jià)的全面性，增強(qiáng)說(shuō)服力，使人信服，往往采用要批評(píng)而先表?yè)P(yáng)或要表?yè)P(yáng)而先批評(píng)的做法，一般稱(chēng)這種做法為“抑揚(yáng)”結(jié)合。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（3）委婉幽默之美45（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（5）形象生動(dòng)之美形象具體，寓于生動(dòng)，也是公文用語(yǔ)竭力追求的一種美。公文寫(xiě)作中所講的形象，固然不能與文學(xué)寫(xiě)作中的形象化相提并論，但在不失莊重的條件下，也很注重形象具體，給人一種生動(dòng)的感覺(jué)。如在公文用語(yǔ)中，注意使用一些成語(yǔ)、歇后語(yǔ)、典故以及一些富于哲理的趣味性語(yǔ)言，以增強(qiáng)公文用語(yǔ)的生動(dòng)性。例如“紅眼病”、“輸血”、“摸著石頭過(guò)河”、“希望工程”、“借雞下蛋”、“放水養(yǎng)魚(yú)”等都是非常形象生動(dòng)的。（6）節(jié)奏鮮明之美為了表達(dá)的需要，必要時(shí)也可運(yùn)用對(duì)偶、排比等句式，把語(yǔ)言寫(xiě)得明快和諧而富有節(jié)奏，讀來(lái)上口，聽(tīng)起悅耳，給人一種美的享受。例如毛澤東《改造我們的學(xué)習(xí)》：“墻上蘆葦，頭重腳輕根底淺；山間竹筍，嘴尖皮厚腹中空”。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（5）形象生動(dòng)之美46（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用3.講究修辭

要使公文的語(yǔ)言表達(dá)做到準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)、形象，就必須講究修辭。公文用語(yǔ)講究修辭是指根據(jù)公文表達(dá)的需要，選用最恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言形式去表現(xiàn)所要表達(dá)的內(nèi)容，以增強(qiáng)語(yǔ)言表達(dá)的效果?，F(xiàn)代漢語(yǔ)中常用的辭格有二十多種，這些對(duì)公文都不是陌生的。公文用語(yǔ)常用的修辭類(lèi)別與方式一般有以下四種：（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用3.講究修辭47（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（1）氣勢(shì)性的修辭氣勢(shì)是一篇公文的精神支柱，是論勢(shì)和文勢(shì)的統(tǒng)一。論勢(shì)，即立論的雄辯性，在情理上使人感到無(wú)可辯駁，在發(fā)展方向上使人感到是歷史趨勢(shì)；文勢(shì)，即論述方法，要從理直引出氣壯，勢(shì)如破竹，一氣呵成。（2）完整性的修辭完整性的修辭，主要表現(xiàn)為對(duì)回文、對(duì)比、反復(fù)、對(duì)偶、進(jìn)解等辭格的運(yùn)用。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（1）氣勢(shì)性的修辭48（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（3）生動(dòng)性的修辭公文的生動(dòng)性主要取決于形象化，即對(duì)比喻、諷諭、借代、反語(yǔ)、析詞、換字、歇后語(yǔ)等修辭手法的運(yùn)用。如“小金庫(kù)”指代“公款私存，收入不進(jìn)賬”；“清茶一杯”指代“不搞大吃大喝”。（4）精粹性的修辭要做到這一點(diǎn)，除了緊扣主旨，力戒重復(fù)，講求概述，刪繁就簡(jiǎn)等外，運(yùn)用“省略”、“濃縮”、“綜說(shuō)”等修辭手法是十分重要的方式。如“一國(guó)兩制”、“五講四美三熱愛(ài)”。（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（3）生動(dòng)性的修辭49（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用4.力求規(guī)范

固然藝術(shù)的本質(zhì)是“美感”，但如果用語(yǔ)不倫不類(lèi)，脫離實(shí)際，其實(shí)質(zhì)則是背離了“美感”，也丟掉了藝術(shù)，所以，從某種角度上講，規(guī)范也是藝術(shù)。因?yàn)楣氖潜磉_(dá)社會(huì)組織集團(tuán)意志的文書(shū)，是黨和國(guó)家在領(lǐng)導(dǎo)黨的事業(yè)和治理國(guó)家施政方面表達(dá)意志、傳達(dá)策令的文字工具與手段。這一特殊的地位，決定了公文在語(yǔ)言的使用上，除要莊重平實(shí)、生動(dòng)活潑、講究修辭外，還要遵守下列規(guī)范：（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用4.力求規(guī)范50（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用

（1）必須堅(jiān)持用語(yǔ)貼近人民，通俗易懂；（2）不要“趕時(shí)髦”，一般不使用網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言；（3）不用浮夸的言辭，堅(jiān)持實(shí)事求是；（4）減少枯燥乏味的套話空話，做到語(yǔ)意實(shí)在；（5）慎重對(duì)待社會(huì)流行語(yǔ)，盡可能少用或不用流行語(yǔ)；（6）不要使用舊稱(chēng)及不恰切的術(shù)語(yǔ)；（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用（1）必須堅(jiān)持用語(yǔ)貼近人民，51演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！52關(guān)于辦公室管理與文秘工作的

若干問(wèn)題

安徽大學(xué)教授馬仁杰博士關(guān)于辦公室管理與文秘工作的

若干問(wèn)題53主要內(nèi)容一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子二、能力測(cè)試（決策能力、果斷性、包容力、交際能力、自制力、創(chuàng)新能力）三、公文撰寫(xiě)的主旨表達(dá)、材料組配、謀篇布局與語(yǔ)言運(yùn)用主要內(nèi)容一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子54一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子【阿根廷《生活》月刊5月號(hào)文章】題：桔子胡安進(jìn)公司兩年了，對(duì)待工作一向認(rèn)真、投入、盡職盡責(zé)。他每天準(zhǔn)時(shí)上班，而且為自己從未受到過(guò)批評(píng)感到自豪。某天，胡安去找經(jīng)理理論。他說(shuō)：“先生，我在公司工作了兩年，認(rèn)真敬業(yè)，但是我感覺(jué)自己受到了忽視。羅赫略6個(gè)月前來(lái)到公司，和我的職位一樣，現(xiàn)在卻已經(jīng)升職了。”經(jīng)理顯得有點(diǎn)傷感，對(duì)他說(shuō)：“一會(huì)兒我們?cè)俳鉀Q這個(gè)問(wèn)題，你現(xiàn)在可不可以幫我一個(gè)忙？我想給全體員工準(zhǔn)備一些工作午餐用的水果。街道拐角有一家水果店，請(qǐng)幫我看一下有沒(méi)有桔子?！焙才苋ズ?分鐘就回來(lái)了。經(jīng)理問(wèn)他：“胡安，有桔子賣(mài)嗎？”“先生，那里有桔子賣(mài)。”“價(jià)錢(qián)是多少？”“啊，我沒(méi)有問(wèn)這個(gè)?！薄澳琴u(mài)的桔子夠不夠所有員工吃的？”“我也沒(méi)有問(wèn)這個(gè)，先生?！薄澳怯衅渌u(mài)嗎？”

一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子【阿根廷《生活》月刊5月號(hào)文章】題：55一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子

“我不知道，但是我想……”“噢，你先請(qǐng)坐下稍等一會(huì)兒?！苯?jīng)理打電話叫來(lái)了羅赫略。羅赫略來(lái)了之后，經(jīng)理給了他與胡安相同的指示。10分鐘后，他回來(lái)了。經(jīng)理問(wèn)他：“羅赫略，你給我?guī)?lái)了什么消息？”“先生，那里有桔子賣(mài)，數(shù)量足夠全體員工吃。除此之外，他們還有香蕉、木瓜、甜瓜和芒果。桔子的售價(jià)是每公斤1.5比索，香蕉2.2比索，芒果0.9比索，木瓜和甜瓜都是2.8比索。店主告訴我，如果買(mǎi)得多，他還能給我8%的折扣。我先預(yù)定了桔子，不過(guò)如果您選擇其它水果的話，我就再回去下一次訂單。”經(jīng)理轉(zhuǎn)向一臉驚訝地等在旁邊的胡安，問(wèn)道：“胡安，剛才你要和我商量什么問(wèn)題？”“沒(méi)什么，先生，我感到十分抱歉?！边@個(gè)小故事（案例）告訴我們：辦事能力是多么得重要！我們應(yīng)當(dāng)竭盡全力地完成哪怕是最簡(jiǎn)單的任務(wù)，每當(dāng)我們做好每件小事的時(shí)候，都有機(jī)會(huì)印上自己的個(gè)性標(biāo)簽。一、一個(gè)小故事：買(mǎi)桔子“我不知道，但是56二、能力測(cè)試

（一）決策能力測(cè)試：

測(cè)試說(shuō)明：下列各題均有四個(gè)選擇：答案：A是；B多數(shù)；C很少；D從不。請(qǐng)?jiān)诜夏銓?shí)際情況的小括號(hào)內(nèi)填上A、B、C、D。1.在急需做出決策的時(shí)候，你是否在想：“再讓我考慮一下吧？”（）2.你是否為自己的優(yōu)柔寡斷找借口說(shuō)：“是得好好慎重考慮，怎能輕易下結(jié)論呢？”（）3.你是否為避免冒犯某個(gè)或某幾個(gè)有相當(dāng)實(shí)力的客戶而有意回避一些關(guān)鍵性的問(wèn)題甚至表現(xiàn)得曲意逢迎呢？（）4.你已經(jīng)有了很多寫(xiě)報(bào)告用的參考資料，但仍責(zé)令下屬部門(mén)繼續(xù)提供？（）5.你處理往來(lái)函件時(shí)，是否讀完就扔進(jìn)文件框，不采取任何措施？（）二、能力測(cè)試（一）決策能力測(cè)試：57

6.你是否無(wú)論遇到什么緊急任務(wù)，都先處理瑣碎的日常事務(wù)？（）7.你非得在巨大的壓力下才肯承擔(dān)重任嗎？（）8.你是否無(wú)力抵御或預(yù)防妨礙你完成重要任務(wù)的干擾與危機(jī)？（）9.你在決定重要的行動(dòng)計(jì)劃時(shí)常忽視其后果嗎？（）10.當(dāng)你需要做出可能不得人心的決策時(shí)，是否找借口逃避而不敢面對(duì)？（）11.你是否總是在快下班時(shí)才發(fā)現(xiàn)有要緊事沒(méi)辦，只好晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承擔(dān)艱巨任務(wù)而尋找各種借口？（）13.你是否常來(lái)不及躲避或預(yù)防困難情形的發(fā)生？（）14.你是否拐彎抹角地宣布可能得罪他人的決定嗎？（）15.你喜歡讓別人替你做自己不愿做的事嗎？（）

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：“是”記4分；“多數(shù)”記3分；“很少”記2分；“從不”記1分。

6.你是否無(wú)論遇到什么緊急任務(wù)，都先處理瑣碎的日常事務(wù)？（）7.你非得在巨大的壓力下才肯承擔(dān)重任嗎？（）8.你是否無(wú)力抵御或預(yù)防妨礙你完成重要任務(wù)的干擾與危機(jī)？（）9.你在決定重要的行動(dòng)計(jì)劃時(shí)常忽視其后果嗎？（）10.當(dāng)你需要做出可能不得人心的決策時(shí)，是否找借口逃避而不敢面對(duì)？（）11.你是否總是在快下班時(shí)才發(fā)現(xiàn)有要緊事沒(méi)辦，只好晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承擔(dān)艱巨任務(wù)而尋找各種借口？（）13.你是否常來(lái)不及躲避或預(yù)防困難情形的發(fā)生？（）14.你是否拐彎抹角地宣布可能得罪他人的決定嗎？（）15.你喜歡讓別人替你做自己不愿做的事嗎？（）

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：“是”記4分；“多數(shù)”記3分；“很少”記2分；“從不”記1分。6.你是否無(wú)論遇到什么緊急任務(wù)，都先處理瑣碎58（二）果斷性測(cè)試測(cè)試說(shuō)明：果斷性是指一個(gè)人能辨別是非，在緊急關(guān)頭當(dāng)機(jī)立斷地采取決定并執(zhí)行決定。果斷性是以正確認(rèn)識(shí)，當(dāng)機(jī)立斷與勇敢行動(dòng)為特征，以深思熟慮和審時(shí)度勢(shì)為前提條件。果斷，不是面對(duì)抉擇或突變瞻前顧后，猶豫彷徨；也不是輕率冒失，馬上行動(dòng)；更非排斥他人建議，主觀武斷。成功者是一個(gè)決策者、戰(zhàn)略家，你的果斷性如何？你是否具備果斷性的基本素質(zhì)？下面測(cè)試使你對(duì)自己的果斷品質(zhì)有一個(gè)了解。（二）果斷性測(cè)試測(cè)試說(shuō)明：59（二）果斷性測(cè)試

請(qǐng)對(duì)問(wèn)題做出肯定或否定的回答，將“是”或“否”置入題后小括號(hào)中。1.你能在新的工作崗位上輕而易舉地適應(yīng)與過(guò)去的習(xí)慣迥然不同的新規(guī)定、新方法嗎？（）2.你進(jìn)入一個(gè)新的單位，能夠很快適應(yīng)這一新的集體嗎？（）3.你要為家里購(gòu)買(mǎi)一架風(fēng)扇，發(fā)現(xiàn)風(fēng)扇造型、檔次、功效的種類(lèi)極豐富，遠(yuǎn)不是當(dāng)初想像得那么簡(jiǎn)單。你是否走遍全市所有商店才決定要買(mǎi)哪種？（）4.若熟人為你在其他單位提供一個(gè)薪俸更加優(yōu)厚的職位，你會(huì)毫不猶豫答應(yīng)前往嗎？（）5.如果做錯(cuò)了事，你是否打算一口否認(rèn)自己的過(guò)失，并尋找適當(dāng)?shù)慕杩跒樽约洪_(kāi)脫？（）6.平常你能否直率地說(shuō)明自己拒絕某事的真實(shí)動(dòng)機(jī)，而不虛構(gòu)一些理由來(lái)掩飾之？（）7.在討論會(huì)上，經(jīng)過(guò)一番切實(shí)的辯論和考慮，你能否改變自己以前對(duì)這個(gè)問(wèn)題的見(jiàn)解？（）（二）果斷性測(cè)試請(qǐng)對(duì)問(wèn)題做出肯定60（二）果斷性測(cè)試

8.你履行公務(wù)或受人之托閱讀一部他人作品，作品主題正確，可你對(duì)寫(xiě)作風(fēng)格很不欣賞。那么，你是否會(huì)修改這部作品，并堅(jiān)持按自己的想法對(duì)它來(lái)個(gè)大幅度修改？（）9.你在商店櫥窗里看到一件十分中意的東西，它對(duì)你并非必需，你會(huì)買(mǎi)下來(lái)嗎？（）10.如果一位很有權(quán)威的人士對(duì)你提出勸告，你會(huì)改變自己的決定嗎？（）11.你總是預(yù)先設(shè)計(jì)好度假的節(jié)目，而不是“即興發(fā)揮”嗎？（）12.對(duì)自己許下的諾言，你是否一貫恪守？（）13.假若你了解到在某件事上上司與你的觀點(diǎn)截然相反，你還能直抒己見(jiàn)？（）14.今天是校友會(huì)踏青的日子，你打扮得瀟灑利落。但天氣似乎要變，帶雨具吧又難免累贅拖沓，你能很輕松地馬上做出決定嗎？（）15.你花費(fèi)了很多時(shí)間、精力搞出一個(gè)設(shè)計(jì)方案，按說(shuō)也不錯(cuò)，可總覺(jué)得非最佳方案。你是否請(qǐng)求暫緩提交，再仔細(xì)斟酌一下呢？（）（二）果斷性測(cè)試8.你履行公務(wù)61（三）包容力測(cè)試

人往往以自我意識(shí)及經(jīng)驗(yàn)為出發(fā)點(diǎn)，所以很難接受其他不同的看法。有包容力的人能夠接受別人的不同意見(jiàn)、見(jiàn)解、道德觀、生活方式等，這種品質(zhì)對(duì)其自身的發(fā)展有很大幫助。

測(cè)試說(shuō)明：每個(gè)問(wèn)題，選A非常同意，積6分；選B比較同意，積5分；選C稍許同意，積4分；選D不太同意，積3分；選E很不同意，積2分；選F極不同意，積1分；最后累加積分。（三）包容力測(cè)試人往往以自我意識(shí)及經(jīng)驗(yàn)為出62（三）包容力測(cè)試1.半夜被鄰家嬰兒的哭聲吵醒，感到憤怒異常。2.覺(jué)得傾聽(tīng)和自己意見(jiàn)相左的見(jiàn)解很困難。3.老人不應(yīng)該穿著新潮服飾。4.公司的人事科長(zhǎng)不應(yīng)雇傭有前科者。5.劇場(chǎng)經(jīng)理不應(yīng)讓穿牛仔褲的觀眾進(jìn)會(huì)場(chǎng)參加首映典禮。6.為了讓不聽(tīng)話的小孩學(xué)習(xí)服從，一定要常處罰他。7.女性和男性喝等量的酒不太好。8.可能的話，盡量避免和自己意見(jiàn)不同的人談話。（三）包容力測(cè)試1.半夜被鄰家嬰兒的哭聲吵醒，感到憤怒異63（三）包容力測(cè)試9.只有勤奮的勞動(dòng)者才有高收入。10.技術(shù)革新會(huì)無(wú)法無(wú)天，不值得高興。11.應(yīng)該強(qiáng)制那些無(wú)所事事的人服兩年兵役。12.早婚會(huì)有問(wèn)題。13.公司的董事長(zhǎng)應(yīng)該對(duì)員工提升業(yè)績(jī)和員工對(duì)公司的貢獻(xiàn)抱很大的希望。14.“撒過(guò)一次謊，別人就不再相信你?！边@句話說(shuō)得沒(méi)錯(cuò)。15.吸毒者被送進(jìn)戒毒所是理所當(dāng)然的。16.有和自己意見(jiàn)不一致的人在場(chǎng)心情就不好。（三）包容力測(cè)試9.只有勤奮的勞動(dòng)者才有高收入。64（四）交際能力測(cè)試美國(guó)著名職業(yè)規(guī)劃專(zhuān)家卡耐基先生曾指出：一個(gè)人事業(yè)的成功，只有15%是由他的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力決定，其余的85%，則要有賴于他的交際能力。你是否善于交際？請(qǐng)回答下列問(wèn)題。測(cè)試說(shuō)明：每個(gè)問(wèn)題選①積1分，選②積2分，選③積3分，最后累加積分。

1.一位朋友邀請(qǐng)你參加他的生日。可是，那些來(lái)賓你一個(gè)都不認(rèn)識(shí)：①借故拒絕，告訴他說(shuō)：“那天意見(jiàn)有別的朋友邀請(qǐng)過(guò)我了?！雹谠敢庠缛ヒ粫?huì)兒幫助他籌備生日。③非常樂(lè)意借此機(jī)會(huì)去認(rèn)識(shí)他們。（四）交際能力測(cè)試美國(guó)著名職業(yè)規(guī)劃65（四）交際能力測(cè)試

2.在街上，一位陌生人向你詢問(wèn)火車(chē)站的路徑。這是很難解釋清楚的，況且，你還有急事：①讓他去向遠(yuǎn)處的一位警察打聽(tīng)。②盡量簡(jiǎn)單地告訴他。③把他引向火車(chē)站的方向。3.晚上，一個(gè)好久未見(jiàn)的朋友來(lái)看你，可是，電視上有一部非常精彩的電影：①讓電視開(kāi)著，與朋友談?wù)?。②說(shuō)服朋友和你一塊看電視。③關(guān)上電視機(jī)，讓朋友看你假期中的照片。（四）交際能力測(cè)試2.在街上，一位66（四）交際能力測(cè)試

4.你父親給你寄錢(qián)來(lái)了：①把錢(qián)擱在一邊。②買(mǎi)一些書(shū)或別的東西。③和你的朋友們小宴一頓。5.你的鄰居要看電影去，讓你照看一下他們的孩子。孩子醒后哭了起來(lái)：①讓他哭去，繼續(xù)做自己的事情。②看看孩子是否需要什么東西。③把孩子抱在懷里，哼著歌曲想讓他入睡。6.如果你有閑暇，你喜歡干些什么？①待在臥室里聽(tīng)音樂(lè)。②到商店買(mǎi)東西。③與朋友一起看電影，并與他們一起討論。（四）交際能力測(cè)試4.你父親給你寄錢(qián)來(lái)67（四）交際能力測(cè)試7.當(dāng)你周?chē)型律∽♂t(yī)院時(shí)，你常常是：①有空就去探望，沒(méi)有空就不去了。②只探望同你關(guān)系密切者。③主動(dòng)探望。8.在你選擇朋友時(shí)，你發(fā)現(xiàn)：①你只能同你趣味相同的人們友好相處。②興趣、愛(ài)好不相同的人偶爾也能談?wù)?。③一般說(shuō)來(lái)你幾乎能同任何人都合得來(lái)。（四）交際能力測(cè)試7.當(dāng)你周?chē)型律?8（四）交際能力測(cè)試9.如果有人請(qǐng)你去玩或在聚會(huì)上唱歌，你往往：①斷然拒絕。②找個(gè)借口推辭掉。③饒有趣味地欣然應(yīng)邀。10.對(duì)于他人對(duì)你的依賴，你的感覺(jué)如何？①避而遠(yuǎn)之，我不喜歡結(jié)交依賴性強(qiáng)的朋友。②一般地說(shuō)，我并不介意，但我希望我的朋友們能有一定的獨(dú)立性。③很好，我喜歡被人依賴。（四）交際能力測(cè)試9.如果有人請(qǐng)你去69（五）自制力測(cè)試測(cè)試說(shuō)明：

當(dāng)面對(duì)誘惑時(shí)，最有力的支持來(lái)自于你自己，內(nèi)心堅(jiān)定的自制力是抵御引誘的有力武器，它使人從無(wú)能為力的迷茫中解脫出來(lái)，恢復(fù)控制自我的能力，重新做自己的主宰。下面的問(wèn)卷，可以測(cè)試你抵制誘惑的能力。（五）自制力測(cè)試測(cè)試說(shuō)明：70（五）自制力測(cè)試是非選擇

每個(gè)問(wèn)題選“是”積1分，選“否”積0分，最后累加積分。

1.“這是最后一次了”是你常用的口頭禪。2.你經(jīng)常做出令自己后悔的事。3.你總是不等到月底就花完這個(gè)月的薪水。4.你是個(gè)很好說(shuō)話的人，說(shuō)服你不是什么難事。5.你經(jīng)常不能完成自己制定的學(xué)習(xí)目標(biāo)。6.你時(shí)常陷入接二連三的麻煩中。7.你時(shí)常去幻想那些不切實(shí)際的事，并深深地沉溺于其中。8.你經(jīng)常賴床。9.你的保證與諾言已不太被相信了。10.你每次到超市購(gòu)物都超出原來(lái)的購(gòu)買(mǎi)預(yù)算。（五）自制力測(cè)試是非選擇71（六）創(chuàng)新能力測(cè)試下面的試題測(cè)試秘書(shū)的創(chuàng)新思維能力，請(qǐng)根據(jù)所給答案進(jìn)行選擇，在相應(yīng)的答案上打√或畫(huà)○。1.你認(rèn)為那些使用古怪和生僻詞語(yǔ)的作家，純粹是為了炫耀。A.是B.不能確定C.不是2.無(wú)論什么問(wèn)題，要讓你產(chǎn)生興趣，總比讓別人產(chǎn)生興趣要困難得多。A.是B.不能確定C.不是3.對(duì)那些經(jīng)常做沒(méi)把握的事情的人，你不看好他們。A.是B.不能確定C.不是4.你常?？恐庇X(jué)來(lái)判斷問(wèn)題正確與錯(cuò)誤。A.是B.不能確定C.不是（六）創(chuàng)新能力測(cè)試下面的試題測(cè)試秘書(shū)的72（六）創(chuàng)新能力測(cè)試：5.你善于分析問(wèn)題，但不擅長(zhǎng)對(duì)分析結(jié)果進(jìn)行綜合、提煉。A.是B.不能確定C.不是6.你審美能力較強(qiáng)。A.是B.不能確定C.不是7.你的興趣在于不斷提出新的建議，而不在于說(shuō)服別人接受建議。A.是B.不能確定C.不是8.你喜歡那些一門(mén)心思埋頭苦干的人。A.是B.不能確定C.不是9．你不喜歡提那些顯得無(wú)知的問(wèn)題。A.是B.不能確定C.不是10.你做事總是有的放矢，不盲目行事。A.是B.不能確定C.不是（六）創(chuàng)新能力測(cè)試：5.你善于分析問(wèn)題，但不擅長(zhǎng)對(duì)分析結(jié)果73三、公文撰寫(xiě)的主旨表達(dá)、材料組配、

謀篇布局與語(yǔ)言運(yùn)用（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)

公文的主旨，即寫(xiě)作主體通過(guò)公文的全部?jī)?nèi)容表現(xiàn)出來(lái)的一種貫穿于全文的基本觀點(diǎn)，它一般包括中心思想，原委、背景、依據(jù)與行文目的三個(gè)要素。中心思想是主旨的核心，原委、背景、依據(jù)是主旨確定的前提，行文的目的則反映了公文主旨的期望成分。從公文寫(xiě)作的實(shí)際情況來(lái)看，公文主旨的表達(dá)形式是豐富多樣的，主要有如下幾種：

三、公文撰寫(xiě)的主旨表達(dá)、材料組配、

謀篇布局與741.標(biāo)題揭旨，一錘定音；較多的公文都是采用標(biāo)題顯旨的方法，因此“一錘定音”就成為公文標(biāo)題的重要特點(diǎn)之一。比如《關(guān)于安全檢查的通知》這個(gè)標(biāo)題，就不如《關(guān)于開(kāi)展安全大檢查活動(dòng)的通知》好些，前者平淡無(wú)味，而后者頗有氣勢(shì)；如果再做一些充實(shí)，寫(xiě)作《關(guān)于開(kāi)展安全生產(chǎn)大檢查，嚴(yán)防惡性事故發(fā)生的通知》，就顯得針對(duì)性強(qiáng)、目的鮮明，主旨明確、突出，使閱讀者一目了然。又如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)糧食市場(chǎng)管理保持市場(chǎng)穩(wěn)定的通知》，這個(gè)標(biāo)題是典型的直奔主題、一錘定音式的標(biāo)題。（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)1.標(biāo)題揭旨，一錘定音；（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)75

2.起句立意，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山；所謂“起句”、“開(kāi)門(mén)”，即公文的第一句話，所謂“立意”、“見(jiàn)山”，即表明主旨、點(diǎn)明中心，聯(lián)結(jié)起來(lái)的意思是：閱讀者一看公文的開(kāi)頭就明確意識(shí)到該文的主旨所在。這是指令性、法規(guī)性文件主旨表達(dá)的常用形態(tài)。例如：為確?！安嘶@子”產(chǎn)品長(zhǎng)期穩(wěn)定供給，提高“菜籃子”產(chǎn)品的質(zhì)量衛(wèi)生安全水平，保障人民群眾身體健康，促進(jìn)農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、農(nóng)民增收和農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展，現(xiàn)就現(xiàn)階段“菜籃子”工作有關(guān)問(wèn)題通知如下：……（《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)“菜籃子”工作的通知》）這是典型的起句立意，單刀直入，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直奔主旨的表達(dá)。

（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)2.起句立意，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山；（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)76

3.交代緣由，引出主旨；

有些文件不便起句立意、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，往往采取在開(kāi)端處先陳述制發(fā)文件的依據(jù)、緣由、意義、背景，然后順筆而下，自然而然地引出公文的中心思想、結(jié)論或行文的目的等，以顯露文件的主旨。這是請(qǐng)求性、指令性文件主旨表達(dá)的主要形態(tài)。例如：新《土地管理法》實(shí)施以來(lái)，各省（區(qū)、市）認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法律規(guī)定，采取各種有力措施，積極推行和落實(shí)占用耕地補(bǔ)償制度，基本實(shí)現(xiàn)了年度省域內(nèi)的耕地占補(bǔ)平衡。但實(shí)際工作中還存在責(zé)任不明確、補(bǔ)充耕地質(zhì)量不高、考核方法不盡合理等問(wèn)題。為了進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)耕地占補(bǔ)平衡工作，實(shí)現(xiàn)“十一五”期間耕地保護(hù)目標(biāo)，現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題通知如下……。（《國(guó)土資源部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)耕地占補(bǔ)平衡工作的通知》）這種寫(xiě)法的突出特點(diǎn)是以“為”、“為了”作句首的目的句不在開(kāi)頭，而在中間轉(zhuǎn)換層次之首。

（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)3.交代緣由，引出主旨；（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)774.畫(huà)龍點(diǎn)睛，點(diǎn)軸扇開(kāi)；有些文件在開(kāi)端處不便深刻顯露主旨，例如綜合性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、情況通報(bào)等陳述性的文件，往往采用在開(kāi)端處先使用對(duì)某一問(wèn)題、工作、事件作出結(jié)論性的一兩句話，然后，再由文中劃層點(diǎn)題、分段設(shè)題、段首立句等方法，從整體的綜合上顯示全文的主旨所在。我們?nèi)绻验_(kāi)端處的結(jié)論性語(yǔ)言看作是一把折扇的“軸”，那文中所點(diǎn)設(shè)的“題”與“段首句”就是折扇的骨架，其形態(tài)很似一把張開(kāi)的折扇。

（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)4.畫(huà)龍點(diǎn)睛，點(diǎn)軸扇開(kāi)；（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表78

例如《關(guān)于大興安嶺恢復(fù)生產(chǎn)重建家園工作的總結(jié)報(bào)告》，開(kāi)頭處在敘述了重建的基本情況之后，有這樣一句話：按照常規(guī)，在大興安嶺地區(qū)完成以上工程任務(wù)約需三至五年，這次恢復(fù)重建工程總共用了三個(gè)多月的時(shí)間，而且工程質(zhì)量較好?？梢哉f(shuō)，恢復(fù)重建工作，是在撲滅特大火災(zāi)取得勝利之后的又一勝利。

上例之中，“恢復(fù)重建工作，是在撲滅特大火災(zāi)取得勝利之后的又一勝利”是該文開(kāi)頭一句帶有結(jié)論性的話。然后，該文就重建工作取得勝利的主要原因分作四個(gè)曾次做了回答，每個(gè)層次的開(kāi)頭都有一個(gè)顯示段旨的小標(biāo)題：

(一)以對(duì)災(zāi)區(qū)人民負(fù)責(zé)和實(shí)事求是的精神制定恢復(fù)重建方案。(二)克服官僚主義作風(fēng)，推動(dòng)恢復(fù)重建工作高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。(三)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，精心指揮。(四)發(fā)揚(yáng)改革精神，按照經(jīng)濟(jì)方法，搞好恢復(fù)重建工程。（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)例如《關(guān)于大興安嶺恢復(fù)生產(chǎn)重建家園工795.頭尾呼應(yīng)，顯示中心。即在開(kāi)頭先提出一個(gè)令人關(guān)注的問(wèn)題，而在尾部對(duì)此作出明確回答；或在文件開(kāi)端處對(duì)某一情況作出多種解釋?zhuān)鴮⑵湔_的結(jié)論置于文尾。如毛澤東同志的《星星之火，可以燎原》一文，開(kāi)頭指出：黨內(nèi)一部分同志，“他們雖然相信革命高潮不可避免地要到來(lái)，卻不相信革命高潮有迅速到來(lái)的可能”，對(duì)時(shí)局估量產(chǎn)生悲觀的念頭；而寫(xiě)到文尾，作者連用了三個(gè)排比句，高瞻遠(yuǎn)矚地指出：“它是站在海岸遙望海中已經(jīng)看得見(jiàn)桅桿尖頭了的一只航船，它是立于高山之巔遠(yuǎn)看東方已見(jiàn)光芒四射噴薄欲出的一輪朝日，它是躁動(dòng)于母腹中的快要成熟了的一個(gè)嬰兒。”這樣，開(kāi)頭提問(wèn)、末尾作答，頭尾相連，渾然一體，相輔相成，中心突出。（一）公文撰寫(xiě)中的主旨表達(dá)5.頭尾呼應(yīng)，顯示中心。（一）公文撰寫(xiě)中的主旨80（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局

公文的結(jié)構(gòu)形式是豐富多樣的。公文的結(jié)構(gòu)，從整體上看，其外形通常表現(xiàn)為“開(kāi)頭—主體—結(jié)尾”，其內(nèi)在邏輯形式是“總—分—總”，文字的詳略為“鳳頭—豬肚—豹尾”，這是公文結(jié)構(gòu)的基本形態(tài)。但公文結(jié)構(gòu)不能只是一個(gè)模式，而應(yīng)依公文種類(lèi)和內(nèi)容的不同，選擇各自合適的結(jié)構(gòu)。因此，我們要不斷增強(qiáng)寫(xiě)作公文的能力，僅僅了解它的基本形態(tài)是不夠的，必須在把握它的基本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，去探求其多彩多姿的具體結(jié)構(gòu)形態(tài)。這種多彩多姿的具體結(jié)構(gòu)形態(tài)至少有以下八種：（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局公文的81（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局1.撮要分條式所謂“撮要”，即于開(kāi)端處，先用極簡(jiǎn)要文句，說(shuō)明全文的目的或結(jié)論，喚起閱讀者注意，使閱讀者腦子里先得一個(gè)總概念，不得不繼續(xù)看下去。所謂“分條”，即在篇前撮要之后，對(duì)所要解決的問(wèn)題的若干主張、措施、辦法，按照主次先后，形成若干條條，分列于下，并用數(shù)碼序號(hào)予以標(biāo)明。（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局1.82（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局2.篇段合一式所謂篇段合一，即全篇公文只有一段文字，而這一段文字就是一篇公文的全部。這種結(jié)構(gòu)形式是公文的一種特別表現(xiàn)。例如2008年3月16日國(guó)家主席胡錦濤簽署的第1號(hào)主席令：“根據(jù)中華人民共和國(guó)第十一屆全國(guó)人民代表大會(huì)第一次會(huì)議的決定，任命溫家寶為中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院總理”。內(nèi)容是用了一句話，而這句話是一段也是一篇，采用的是“篇段句合一”的結(jié)構(gòu)形式。（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局2.篇83（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局3.條項(xiàng)貫通式所謂“條項(xiàng)貫通”，即全文既無(wú)單獨(dú)的“撮要開(kāi)頭”，亦無(wú)單獨(dú)的“收束結(jié)尾”，而由若干條文，按次序先后一字排列組合，每一條前有的標(biāo)以序號(hào)，有的則采用比較自然的分段方法。4.文中有文式它的特點(diǎn)是：以文載文，文后有文。具體地講：通過(guò)公布令發(fā)布的各種法規(guī)，表現(xiàn)為“法隨令出”。批轉(zhuǎn)性通知的本身，是“文后有文”，被批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示、報(bào)告也是“文后有文”。（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局3.條項(xiàng)貫84（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局5.章條款分列式所謂章條款分列，即全篇公文的結(jié)構(gòu)形態(tài)是篇下有章，章下分條，條下列款，款下設(shè)項(xiàng)，項(xiàng)下標(biāo)目，好似“下樓梯”一般，這是法規(guī)性文件（如章程、條例、規(guī)定、辦法、規(guī)定等）的基本結(jié)構(gòu)形態(tài)。6.正反對(duì)比式它是公約、守則等文種的基本結(jié)構(gòu)形態(tài)。例如《合肥市民守則》，以左右兩列的形式分布，左邊并列“十要”，右邊并列“十不要”；這種正反對(duì)比結(jié)構(gòu)形態(tài)的特點(diǎn)是：在提出正面要求，即倡導(dǎo)做什么的同時(shí)，伴隨著指出什么事不能做，把正反兩方面的事物放在一起對(duì)比交代，又可稱(chēng)為“涇渭分明”式。（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局5.章條85（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局7.分層并列式所謂“分層并列”，即將所敘之事、所言之理、所發(fā)之論，以一篇公文的主旨，即它的基本觀點(diǎn)、中心思想作“軸”，分作幾個(gè)角度即幾個(gè)層次相對(duì)并列展開(kāi)，在每一個(gè)層次的上面，通?；蚴怯幸粋€(gè)獨(dú)立的小標(biāo)題，或是有一個(gè)用三個(gè)漢字格組成的（一）、（二）、（三）。又如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》，全文緊密?chē)@如何“大力實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，建設(shè)宏大的高素質(zhì)人才隊(duì)伍”這一中心思想，將全文并列地分作八大部分：“一、實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略是黨和國(guó)家一項(xiàng)重大而緊迫的任務(wù)；二、以能力建設(shè)為核心，大力加強(qiáng)人才培養(yǎng)；三、堅(jiān)持改革創(chuàng)新，努力形成科學(xué)的人才評(píng)價(jià)和使用機(jī)制?！秉c(diǎn)軸扇開(kāi)。

（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局7.86（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局8.層層遞進(jìn)式所謂層層遞進(jìn)，是將所說(shuō)的事理，按照由淺到深、由低到高、由大到小、由輕到重、由窄到寬的差別，一步一步地加以表達(dá)。步步進(jìn)逼，有的是按時(shí)間前后順序加以安排組合的，有的則是按事件的發(fā)展過(guò)程安排組合的。這種結(jié)構(gòu)形態(tài)的優(yōu)點(diǎn)是循序漸進(jìn)、步步深入，順理成章，合乎自然。

（二）公文撰寫(xiě)中的材料組配與謀篇布局8.層層87（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用

公文的語(yǔ)言雖以一般的語(yǔ)言規(guī)律為基礎(chǔ)，但是，公文的權(quán)威性與策令作用，以及它的政治性、實(shí)用性，又決定了它具有獨(dú)自的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為如下幾個(gè)方面：（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用公文的語(yǔ)言88（三）公文撰寫(xiě)中的語(yǔ)言運(yùn)用

1.莊重平實(shí)

公文用語(yǔ)是非常講究莊重、平實(shí)的，這是它與文學(xué)寫(xiě)作用語(yǔ)一個(gè)帶有根本性的區(qū)別。在準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明的前提下，務(wù)求做到莊重、平實(shí)?！扒f重”即莊嚴(yán)鄭重，它是黨和國(guó)家處理公務(wù)應(yīng)有的嚴(yán)正立場(chǎng)和嚴(yán)肅莊重態(tài)度在公文中的具體體現(xiàn)?！捌綄?shí)”即言之有理、言之有物，語(yǔ)言樸素?zé)o華，表意真真切切，對(duì)描繪性的文學(xué)語(yǔ)言與浮華的詞藻應(yīng)盡量少用或不用。那