醫(yī)藥企業(yè)學(xué)術(shù)會議技巧培訓(xùn)課件

大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向……花在開會上的時間越來越多……開會的頻率越來越高……每天都在開會，您會開會嗎？

——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總是居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向……——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時1本課程學(xué)習(xí)的目標1、了解會議的目的、種類和體系2、掌握會議操作流程3、了解會議效率不高的原因及對策本課程學(xué)習(xí)的目標1、了解會議的目的、種類和體系2課程結(jié)構(gòu)會議常識會議管理流程課程回顧開會的原因會議的成本效率不高的原因會前準備會中控制會后追蹤高效會議清單情景模擬課程結(jié)構(gòu)會議常識會議管理流程課程回顧開會的原因會議的成本效率3第一部分：會議常識會議常識開會的原因會議的成本影響效率的原因第一部分：會議常識會議常識開會的原因會議的成本影響效率的原因4開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結(jié)論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關(guān)鍵時刻？因為開會耽誤多少工作？算算看，你一周內(nèi)總共：開了幾個會？算算看，你一周內(nèi)總共：5為什么要開會？為什么要開會？6開會讓您…小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓您…工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多耽誤重要工作或客戶開會讓您…但開會也讓您…7終結(jié)無效率的浪費，管理您的會議！終結(jié)無效率的浪費，管理您的會議！8會議成本的計算1.會議的時間成本會議成本的計算1.會議的時間成本92.直接的會議成本2.直接的會議成本103.效率損失成本3.效率損失成本11小組討論：會議低效的原因？小組討論：會議低效的原因？12會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將就餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將就餐13會議管理流程會中控制會議前準備第二部分：會議管理流程會后追蹤會議管理流程會中控制會議前準備第二部分：會議管理流程會后追蹤14一、會前準備明確會議舉行的目的合理安排會議時間3.邀請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準備背景資料5.設(shè)定會議議程一、會前準備明確會議舉行的目的151.明確舉行會議的目的信息傳播共享動員激勵問題解決和決策制定1.明確舉行會議的目的信息傳播共享162.合理安排會議時間2.合理安排會議時間17不要遲到

浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！不要隨意推遲和變更開會時間

打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；還會導(dǎo)致召集部門（人）的威信下降。嚴格按照議程進行，不要超時不要遲到

浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害181、參會人員的選擇

知情者

決策參與者

執(zhí)行者

重大關(guān)系人

3.邀請適當(dāng)?shù)娜藚?、參會人員的選擇

3.邀請適當(dāng)?shù)娜藚?92、預(yù)約參會人員

找出最適宜所有參會人的開會時間。

會議通知（目的、時間、地點）。2、預(yù)約參會人員

找出最適宜所有參會人的開會時間。

20

有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。

提前發(fā)放會議資料，讓與會者做好準備。

會議結(jié)束2-3天內(nèi)，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。4.準備背景資料

有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。

提前發(fā)放會議資料，讓215.制定議程1.列出團隊會議的目標2.為會議制定規(guī)則3.確定與會者名單4.確定會議召開的時間、地點和持續(xù)時長5.指定會議角色5.制定議程1.列出團隊會議的目標22議程實例《標準化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用和推行《標準化作業(yè)流程》會議時間：3月21日（下周一）15：00-16：00會議地點：五樓大會議室與會人員：作業(yè)組各組組長，運營組、質(zhì)控組全體同事。主持人：區(qū)經(jīng)理記錄員：行政助理1、15：00-15：15

《標準化作業(yè)流程》介紹，主講人區(qū)經(jīng)理2、15：15-15：45

推行方案和時間表，推行過程中可能遇見的問題，與會者討論。3、15：45－16：00區(qū)經(jīng)理做會議總結(jié)，任務(wù)分配，并確定檢查方法會議資料：《標準化作業(yè)流程》議程實例《標準化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用和推23練習(xí)請每組制定一個會議議程，寫在白板上，并請其他組進行點評。練習(xí)24二、會中控制二、會中控制251.開場白歡迎詞講明會議背景及目的宣布會議議程制定紀律規(guī)則1.開場白歡迎詞26開場白示例

首先，歡迎各位按時與會。近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達標率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由市場部周厚坤經(jīng)理為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然后各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配合方案,最后由營銷部門整合后提出執(zhí)行方案。本次會議的進行時間預(yù)估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!開場白示例27要掌握會議節(jié)奏2.會議主持人職責(zé)營造和諧氣氛嚴格按照議程進行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者厘清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一面倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯與討論保持中立態(tài)度要掌握會議節(jié)奏2.會議主持人職責(zé)營造和諧氣氛28會議中的常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨常見問題會議中的常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對29小組討論：作為會議主持人，面對以上問題，您有什么對策？小組討論：作為會議主持人，面對以上問題，您有什么30人身攻擊☆對雙方進行安撫☆重申議事規(guī)則☆重提主體進行討論離題☆兜一圈切回主題☆給予肯定再切斷話題☆將離題的議題留置最后再做討論☆請他做歸納或替他做歸納☆事先請將規(guī)則講清楚☆發(fā)言限定時間常見問題的對策人身攻擊常見問題的對策31爭議☆暫停該項議題，容后再議☆參與第三者的意見☆將雙方意見列表比較☆進行不記名投票☆重整雙方意見提出新的方案☆重申共同利益抱怨☆同情其不滿的情緒☆歸納其不滿的原因☆尋求解決的方法爭議32獨占發(fā)言☆主持人制止其行為?！钫f明規(guī)則強制執(zhí)行嘮嘮叨叨☆清楚其具體的想法☆不要粗魯打斷☆對發(fā)言予以認可獨占發(fā)言33時間不足☆選擇重要的議題進行討論。☆限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)☆限制發(fā)言時間☆征求與會人意見，是否挪到下次會議爭功諉過☆主持人應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言,并給予其適當(dāng)?shù)目隙??！钜龑?dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙〞r間不足34為反對而反對☆請他提出更好的對策?！钜龑?dǎo)他思考是否有考慮周全☆不斷施壓不參與發(fā)言☆設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果?！钪鲃映鰮?適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵?！钣行A聽與良好溝通。為反對而反對35案例一：角色扮演（5’）

部門計劃組織出游活動，召集各作業(yè)組組長開會決定活動方式和地點。A組組長郭業(yè)宏認為本組新員工比較多，不熟悉上海，想組織大家去外灘和陸家嘴游覽；B組組長湯振華認為室外活動應(yīng)該親近自然，建議去植物園踏青；C組組長秦苗苗建議組織集體體育運動，增強團隊凝聚力…………。這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但與會代表為了充分表達自己的主張，很難“剎車”。每組分別派一人扮演主持人和A、B、C組組長，其他人觀察主持人如何應(yīng)對這種局面?又如何就討論的問題作總結(jié)和決定?小組發(fā)表分享（5’）案例一：角色扮演（5’）36案例二：分組研討（5’）你所在的小組正在舉行新險種上線測試的階段總結(jié)會議。A在會議中高談闊論，自以為是；B則唯唯諾諾、沉默寡言；C不斷抱怨測試中出現(xiàn)的問題，表現(xiàn)得十分悲觀；D總是對他人提出的問題表示出異議，并否定對方的改進意見。如果你是會議主持人，面臨與會人員的這種情況，你準備如何應(yīng)對？小組發(fā)表分享（5’）案例二：分組研討（5’）373.與會者的責(zé)任發(fā)言內(nèi)容要有組織適時發(fā)言一次只討論一個重點口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點處可稍加大音量注意傾聽3.與會者的責(zé)任發(fā)言內(nèi)容要有組織注意傾聽384.會議記錄要點時間地點與會人議題重要發(fā)言行動方案會議決策或結(jié)論完成時限執(zhí)行追蹤檢驗4.會議記錄要點時間39會議記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主詞、動詞、形容詞明確數(shù)字運用關(guān)鍵詞列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納出主題方向一言以蔽之會議記錄的技巧活用5W2H:即what、where、whe40三、會后追蹤會議記錄發(fā)放執(zhí)行督促按會議決議追蹤檢驗準備下階段會議三、會后追蹤會議記錄發(fā)放41課程回顧情景模擬第三部分：有效會議的方法高效會議清單課程回顧情景模擬第三部分：有效會議的方法高效會議清單421.提高會議效率的清單會議準備☆會議目的明確☆與會人選合適☆會議地點確定☆所需會議資料已經(jīng)準備就緒并可用☆已按時發(fā)出會議通知☆會議通知應(yīng)包括如下要點：–會議目的–待討論的日程要點–會議地點–會議開始、結(jié)束時間–與會者應(yīng)作的準備1.提高會議效率的清單會議準備43會議主持人☆

主持會議☆與會議安排在時間上保持一致☆鼓勵與會者☆讓與會者充分交流他們的觀點☆確保不偏題☆總結(jié)會議要點☆確保已做出了決定（誰？是什么？什么時候？）會議主持人44與會人員☆按時到會☆認真傾聽并盡力理解別人的發(fā)言☆不要打斷別人的發(fā)言☆創(chuàng)造一種開放的、創(chuàng)造性的氛圍☆清晰地交流，井井有條、切中要點會議記錄☆計時考勤☆記下誰在何時做了何事☆會議結(jié)論，行動方案☆會后及時下發(fā)與會人員452.情景模擬練習(xí)各組分別進行如下背景的會議模擬練習(xí)（30’）

作業(yè)小組召開周例會，對本周工作情況做出總結(jié)，討論數(shù)件有爭議的案件，并布置下周工作。要求包括以下環(huán)節(jié)：1.會前準備工作（旁白解說）2.會中安排和控制3.問題人物處理4.要求有書面的議程和會議記錄其他組進行分析點評2.情景模擬練習(xí)各組分別進行如下背景的會議模擬練習(xí)（30’46謝謝謝謝47大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向……花在開會上的時間越來越多……開會的頻率越來越高……每天都在開會，您會開會嗎？

——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總是居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向……——調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時48本課程學(xué)習(xí)的目標1、了解會議的目的、種類和體系2、掌握會議操作流程3、了解會議效率不高的原因及對策本課程學(xué)習(xí)的目標1、了解會議的目的、種類和體系49課程結(jié)構(gòu)會議常識會議管理流程課程回顧開會的原因會議的成本效率不高的原因會前準備會中控制會后追蹤高效會議清單情景模擬課程結(jié)構(gòu)會議常識會議管理流程課程回顧開會的原因會議的成本效率50第一部分：會議常識會議常識開會的原因會議的成本影響效率的原因第一部分：會議常識會議常識開會的原因會議的成本影響效率的原因51開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結(jié)論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關(guān)鍵時刻？因為開會耽誤多少工作？算算看，你一周內(nèi)總共：開了幾個會？算算看，你一周內(nèi)總共：52為什么要開會？為什么要開會？53開會讓您…小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓您…工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多耽誤重要工作或客戶開會讓您…但開會也讓您…54終結(jié)無效率的浪費，管理您的會議！終結(jié)無效率的浪費，管理您的會議！55會議成本的計算1.會議的時間成本會議成本的計算1.會議的時間成本562.直接的會議成本2.直接的會議成本573.效率損失成本3.效率損失成本58小組討論：會議低效的原因？小組討論：會議低效的原因？59會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將就餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議低效的原因項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將就餐60會議管理流程會中控制會議前準備第二部分：會議管理流程會后追蹤會議管理流程會中控制會議前準備第二部分：會議管理流程會后追蹤61一、會前準備明確會議舉行的目的合理安排會議時間3.邀請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準備背景資料5.設(shè)定會議議程一、會前準備明確會議舉行的目的621.明確舉行會議的目的信息傳播共享動員激勵問題解決和決策制定1.明確舉行會議的目的信息傳播共享632.合理安排會議時間2.合理安排會議時間64不要遲到

浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！不要隨意推遲和變更開會時間

打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；還會導(dǎo)致召集部門（人）的威信下降。嚴格按照議程進行，不要超時不要遲到

浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害651、參會人員的選擇

知情者

決策參與者

執(zhí)行者

重大關(guān)系人

3.邀請適當(dāng)?shù)娜藚?、參會人員的選擇

3.邀請適當(dāng)?shù)娜藚?62、預(yù)約參會人員

找出最適宜所有參會人的開會時間。

會議通知（目的、時間、地點）。2、預(yù)約參會人員

找出最適宜所有參會人的開會時間。

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有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。

提前發(fā)放會議資料，讓與會者做好準備。

會議結(jié)束2-3天內(nèi)，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。4.準備背景資料

有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。

提前發(fā)放會議資料，讓685.制定議程1.列出團隊會議的目標2.為會議制定規(guī)則3.確定與會者名單4.確定會議召開的時間、地點和持續(xù)時長5.指定會議角色5.制定議程1.列出團隊會議的目標69議程實例《標準化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用和推行《標準化作業(yè)流程》會議時間：3月21日（下周一）15：00-16：00會議地點：五樓大會議室與會人員：作業(yè)組各組組長，運營組、質(zhì)控組全體同事。主持人：區(qū)經(jīng)理記錄員：行政助理1、15：00-15：15

《標準化作業(yè)流程》介紹，主講人區(qū)經(jīng)理2、15：15-15：45

推行方案和時間表，推行過程中可能遇見的問題，與會者討論。3、15：45－16：00區(qū)經(jīng)理做會議總結(jié)，任務(wù)分配，并確定檢查方法會議資料：《標準化作業(yè)流程》議程實例《標準化作業(yè)流程》推行會議議程會議議題：如何使用和推70練習(xí)請每組制定一個會議議程，寫在白板上，并請其他組進行點評。練習(xí)71二、會中控制二、會中控制721.開場白歡迎詞講明會議背景及目的宣布會議議程制定紀律規(guī)則1.開場白歡迎詞73開場白示例

首先，歡迎各位按時與會。近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達標率只有70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由市場部周厚坤經(jīng)理為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然后各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配合方案,最后由營銷部門整合后提出執(zhí)行方案。本次會議的進行時間預(yù)估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!開場白示例74要掌握會議節(jié)奏2.會議主持人職責(zé)營造和諧氣氛嚴格按照議程進行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者厘清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一面倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯與討論保持中立態(tài)度要掌握會議節(jié)奏2.會議主持人職責(zé)營造和諧氣氛75會議中的常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨常見問題會議中的常見問題短話長說獨占發(fā)言人身攻擊時間不足為反對而反對76小組討論：作為會議主持人，面對以上問題，您有什么對策？小組討論：作為會議主持人，面對以上問題，您有什么77人身攻擊☆對雙方進行安撫☆重申議事規(guī)則☆重提主體進行討論離題☆兜一圈切回主題☆給予肯定再切斷話題☆將離題的議題留置最后再做討論☆請他做歸納或替他做歸納☆事先請將規(guī)則講清楚☆發(fā)言限定時間常見問題的對策人身攻擊常見問題的對策78爭議☆暫停該項議題，容后再議☆參與第三者的意見☆將雙方意見列表比較☆進行不記名投票☆重整雙方意見提出新的方案☆重申共同利益抱怨☆同情其不滿的情緒☆歸納其不滿的原因☆尋求解決的方法爭議79獨占發(fā)言☆主持人制止其行為?！钫f明規(guī)則強制執(zhí)行嘮嘮叨叨☆清楚其具體的想法☆不要粗魯打斷☆對發(fā)言予以認可獨占發(fā)言80時間不足☆選擇重要的議題進行討論。☆限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)☆限制發(fā)言時間☆征求與會人意見，是否挪到下次會議爭功諉過☆主持人應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言,并給予其適當(dāng)?shù)目隙??！钜龑?dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙〞r間不足81為反對而反對☆請他提出更好的對策?！钜龑?dǎo)他思考是否有考慮周全☆不斷施壓不參與發(fā)言☆設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果?！钪鲃映鰮?適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。☆有效傾聽與良好溝通。為反對而反對82案例一：角色扮演（5’）

部門計劃組織出游活動，召集各作業(yè)組組長開會決定活動方式和地點。A組組長郭業(yè)宏認為本組新員工比較多，不熟悉上海，想組織大家去外灘和陸家嘴游覽；B組組長湯振華認為室外活動應(yīng)該親近自然，建議去植物園踏青；C組組長秦苗苗建議組織集體體育運動，增強團隊凝聚力…………。這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但與會代表為了充分表達自己的主張，很難“剎車”。每組分別派一人扮演主持人和A、B、C組組長，其他人觀察主持人如何應(yīng)對這種局面?又如何就討論的問題作總結(jié)和決定?小組發(fā)表分享（5’）案例一：角色扮演（5’）83案例二：分組研討（5’）你所在的小組正在舉行新險種上線測試的階段總結(jié)會議。A在會議中高談闊論，自以為是；B則唯唯諾諾、沉默寡言；C不斷抱怨測試中出現(xiàn)的問題，表現(xiàn)得十分悲觀；D總是對他人提出的問題表示出異議，并否定對方的改進意見。如果你是會議主持人，面臨與會人員的這種情況，你準備如何應(yīng)對？小組發(fā)表分享（5’）案例二：分組研討（5’）843.與會者的責(zé)任發(fā)言內(nèi)容要有組織適時發(fā)言一次只討論一個重點口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點處可稍加大音量注意傾聽3.與會者的責(zé)任發(fā)言內(nèi)容要有組織注意傾聽854.會議記錄要點時