如何做好企業(yè)檔案管理工作A

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檔案管理培訓(xùn)班加強檔案管理

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如何做好檔案管理工作如何做好檔案管理工作第一講加強檔案法規(guī)宣傳，提高檔案意識

第二講建立健全檔案管理機制，確保檔案集中統(tǒng)一管理

第三講加強材料收集，確保材料齊全完整

第一講加強對檔案法規(guī)的宣傳，提高檔案意識

（一）學(xué)習(xí)了解《檔案法》國家1987年制定了《中華人民共和國檔案法》，1996年進行了修正。

第七條：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第十條：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

第十一條：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。第十三條：各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配制必要的設(shè)施；確保檔案的安全；采用先進的技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

第二十四條：有以下行為之一的，要追究法律事務(wù)：

（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）違反本法第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的；（五）倒賣檔案牟利或?qū)n案賣給、贈送外國人的；（六）違反本法第十條、第十一條，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。（二）學(xué)習(xí)貫徹相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（20021022）第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。第七條

企業(yè)各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。第十條

企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。(“借閱利用制度”做保障)第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進行處理。國家《企業(yè)檔案管理辦法》國家《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（2009.11.02發(fā)布，2010.01.01實施）（三））了解解掌握握檔案案基本本知識識1、檔案（1））檔案案的定定義：：是指指過去去和現(xiàn)現(xiàn)在的的國家家機構(gòu)構(gòu)、社社會組組織以以及個個人從從事政政治、、軍事事、經(jīng)經(jīng)濟、、科學(xué)學(xué)、技技術(shù)、、文化化、宗宗教等等活動動直接接形成成的對對國家家和社社會有有保存存價值值的各各種文文字、、圖表表、聲聲像等等不同同形式式的歷歷史記記錄。。（2））企業(yè)業(yè)檔案案：企企業(yè)在在研發(fā)發(fā)、生生產(chǎn)、、經(jīng)營營和管管理活活動中中形成成的有有保存存價值值的各各種形形式的的文件件＊檔案的的價值值：歷歷史文文化價價值、、現(xiàn)實實使用用價值值。檔案的的作用用：憑憑證、、參考考作用用等。。檔案的的分類類（1））載體體形式式：紙紙質(zhì)檔檔案和和非紙紙質(zhì)檔檔案。。（2））檔案案的分分類：：文書書檔案案，科科技檔檔案(科研研、產(chǎn)產(chǎn)品、、基建建工程程、設(shè)設(shè)備等等)，，會計計檔案案，聲聲像檔檔案，，電子子檔案案，專專業(yè)檔檔案等等。(針對對本單單位特特點,明確確檔案案類型型,做做到分分類科科學(xué))企業(yè)檔檔案的的價值值企業(yè)檔檔案是是企業(yè)業(yè)管理理的基基礎(chǔ)企業(yè)是是經(jīng)濟濟實體體，在在生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營營活動動中會會產(chǎn)生生經(jīng)營營、技技術(shù)、、財務(wù)務(wù)等許許多環(huán)環(huán)節(jié)的的各種種類型型文件件材料料，支支撐著著企業(yè)業(yè)的發(fā)發(fā)展，，是企企業(yè)的的原始始記錄錄。企業(yè)檔檔案是是企業(yè)業(yè)的無無形資資產(chǎn)物質(zhì)資資產(chǎn)的的憑證證（土土地、、房產(chǎn)產(chǎn)、設(shè)設(shè)備））；資資質(zhì)的的證明明；技技術(shù)革革新的的依據(jù)據(jù)；解解決糾糾紛的的法律律憑證證；是是提高高產(chǎn)品品質(zhì)量量的保保證；；是企企業(yè)文文化的的傳承承?！n案材材料各各自為為政，，不利利于安安全和和利用用2、檔檔案工工作（1））檔案案工作作的定定義廣義：：檔案案事業(yè)業(yè)各組組成部部份的的工作作。包包括檔檔案行政管管理工作、、檔案館館（室室）工作、、檔案案教育工作、、檔案案宣傳工作、、檔案案學(xué)術(shù)研研究工作、、檔案案出版工作、、檔案學(xué)學(xué)會工作、、檔案案外事工作等等。狹義：：用科科學(xué)的的原則則和方方法管管理檔檔案，，為各各項工工作服服務(wù)，，具體體包括括收集集、整整理、、鑒定定、保保管、、統(tǒng)計計、編編目與與檢索索、編編研、、利用用。3、檔檔案工工作的的原則則集中統(tǒng)統(tǒng)一管管理企企業(yè)全全部檔檔案，，維護檔檔案的的完整整與安安全，便于于企業(yè)業(yè)各項項工作作的利利用。。（要嚴格格遵守守國家家有關(guān)關(guān)保密密制度度、規(guī)規(guī)定等等）4、檔檔案工工作涉涉及的的范圍圍檔案工工作是是一種種社會會事業(yè)業(yè)性工工作，，涉及及到的的領(lǐng)域域很廣廣范工作（（尤其其新形形勢下下產(chǎn)生生的新新的內(nèi)內(nèi)容和和門類類）電電子子檔案案、最最低生生活保保障檔檔案………生活活（（家家庭庭檔檔案案））家庭庭檔檔案案介介紹紹家庭庭檔檔案案是是家家庭庭生生活活中中的的原原始始記記錄錄與與工工作作中中生生成成的的其其他他檔檔案案有有關(guān)關(guān)明明顯顯的的本本質(zhì)質(zhì)區(qū)區(qū)別別。。但但它它是是檔檔案案的的一一部部分分，，是是國國家家檔檔案案的的重重要要補補充充。。家庭庭檔檔案案的的特特點點私私有有性性（（經(jīng)經(jīng)所所有有者者同同意意，，方方可可移移交交和和贈贈送送到到國國家家檔檔案案館館或或其其他他部部門門））豐豐富富性性（（無無所所不不有有，，內(nèi)內(nèi)容容可可包包羅羅萬萬象象））多多樣樣性性（（載載體體形形式式、、記記錄錄方方式式））家庭庭檔檔案案（（續(xù)續(xù)））實用用性性（物物質(zhì)質(zhì)、、知知識識產(chǎn)產(chǎn)權(quán)權(quán)、、各各種種經(jīng)經(jīng)營營活活動動的的憑憑證證等等））社會會性性（成成員員參參與與公公務(wù)務(wù)社社會會活活動動的的記記錄錄，，對對國國家家和和社社會會有有重重要要的的保保存存價價值值。。如如：：宗宗譜譜，，可可捐捐增增給給國國家家檔檔案案館館；；有有的的經(jīng)經(jīng)一一個個歷歷史史時時期期后后，，可可轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化化為為國國家家、、社社會會檔檔案案，，如如：：胡胡山山源源手手稿稿、、孫孫元元良良日日記記））隱私私性性（健健康康狀狀況況、、特特殊殊工工藝藝、、技技術(shù)術(shù)訣訣竅竅和和秘秘方方等等，，要要對對社社會會保保密密，，或或家家庭庭內(nèi)內(nèi)部部，，國國家家保保護護））時效效性性（大大多多數(shù)數(shù)只只有有使使用用價價值值，，如如：：發(fā)發(fā)票票、、設(shè)設(shè)備備使使用用說說明明書書））家庭庭檔檔案案（（續(xù)續(xù)））家庭庭檔檔案案的的作作用用生生活活的的助助手手家家庭庭教教育育的的生生動動教教材材生生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)經(jīng)營營的的可可靠靠資資料料（（民民營營企企業(yè)業(yè)檔檔案案））豐豐富富了了國國家家檔檔案案館館藏藏（（宗宗譜譜、、名名人人手手記記））家庭庭檔檔案案的的內(nèi)內(nèi)容容（（紙紙質(zhì)質(zhì)、、聲聲像像、、電電子子））寶寶寶寶康康樂樂、、學(xué)學(xué)生生時時代代、、戀戀愛愛婚婚姻姻、、工工作作足足跡跡、、家家庭庭理理財財、、醫(yī)醫(yī)療療保保健健、、家家庭庭歷歷史史、、成成員員活活動動家庭庭檔檔案案整整理理分分類類：兩兩種種方方法法（（內(nèi)內(nèi)容容或或成成員員））整整理理：：每每一一類類中中，，按按時時間間順順序序，，編編一一個個流流水水號號，，裝裝盒盒，，并并制制作作盒盒內(nèi)內(nèi)目目錄錄表表第二二講講建建立立健健全全檔檔案案管管理理機機制制，，確確保保檔檔案案集集中中統(tǒng)統(tǒng)一一管管理理檔案案工工作作是是反反映映和和衡衡量量本本單單位位整整體體管管理理水水平平的的一一個個重重要要標(biāo)標(biāo)志志。。應(yīng)應(yīng)納納入入單單位位年年度度工工作作計計劃劃，，納納入入管管理理制制度度及及有有關(guān)關(guān)科科室室和和人人員員職職責(zé)責(zé)范范圍圍。。企業(yè)業(yè)檔檔案案工工作作應(yīng)應(yīng)納納入入企企業(yè)業(yè)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)工工作作議議事事日日程程，，納納入入企企業(yè)業(yè)規(guī)規(guī)章章制制度度及及工工作作流流程程，，納納入入企企業(yè)業(yè)部部門門和和有有關(guān)關(guān)人人員員的的經(jīng)經(jīng)濟濟責(zé)責(zé)任任制制或或崗崗位位責(zé)責(zé)任任制制。。（（《企企業(yè)業(yè)檔檔案案工工作作規(guī)規(guī)范范》》）1、、成成立立綜綜合合檔檔案案室室，，建建立立檔檔案案管管理理人人員員網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)。成立立綜綜合合檔檔案案室室，，集集中中統(tǒng)統(tǒng)一一管管理理文文書書、、會會計計、、科科技技（（基基建建、、設(shè)設(shè)備備、、科科研研、、產(chǎn)產(chǎn)品品、、營營售售等等））、、聲聲像像、、實實物物和和電電子子檔檔案案等等各各種種門門類類和和載載體體的的檔檔案案。。檔案案工工作作是是一一個個單單位位的的基基礎(chǔ)礎(chǔ)性性管管理理工工作作，，是是全全體體在在職職人人員員的的共共同同性性的的工工作作。建立立檔檔案案管管理理人人員員網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)：：由由單單位位分分管管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)、、檔檔案案管管理理部部門門負負責(zé)責(zé)人人、、檔檔案案員員、、各各部部門門兼兼職職檔檔案案員員組組成成充分分發(fā)發(fā)揮揮檔檔案案網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)人人員員作作用用：：各各負負其其責(zé)責(zé)（（綜綜合合檔檔案案室室職職責(zé)責(zé)、、分分管管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)職職責(zé)責(zé)、、專專職職檔檔案案員員職職責(zé)責(zé)、、兼兼職職檔檔案案員員職職責(zé)責(zé)））《企企業(yè)業(yè)檔檔案案管管理理規(guī)規(guī)定定》》：：第五五條條企業(yè)業(yè)負負責(zé)責(zé)檔檔案案工工作作的的部部門門依依法法履履行行下下列列職職責(zé)責(zé)：：（（一一））貫貫徹徹執(zhí)執(zhí)行行《《檔檔案案法法》》等等有有關(guān)關(guān)法法律律、、法法規(guī)規(guī)和和方方針針政政策策，，制制定定本本企企業(yè)業(yè)文文件件材材料料歸歸檔檔和和檔檔案案保保管管、、利利用用、、鑒鑒定定、、銷銷毀毀、、移移交交等等有有關(guān)關(guān)規(guī)規(guī)章章制制度度；；（（二二））統(tǒng)統(tǒng)籌籌規(guī)規(guī)劃劃并并負負責(zé)責(zé)本本企企業(yè)業(yè)檔檔案案的的收收集集、、整整理理、、保保管管、、鑒鑒定定、、統(tǒng)統(tǒng)計計和和提提供供利利用用工工作作；；（三）指指導(dǎo)本本企業(yè)各各部門文文件材料料的形成成、積累累、整理理和歸檔檔工作；；（四）監(jiān)監(jiān)督、、指導(dǎo)本本企業(yè)所所屬機構(gòu)構(gòu)（含境境外機構(gòu)構(gòu)）的檔檔案工作作。專、兼職職檔案員員職責(zé)要求：形形成書面面材料,并制度度上墻。。層層把關(guān)關(guān)分分工負負責(zé)分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo):建立機機制、明明確責(zé)任任、經(jīng)常常過問；；宏觀調(diào)調(diào)控、經(jīng)經(jīng)費保障障部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)：上承下下達、督督促檢查查、協(xié)調(diào)調(diào)落實綜合檔案案管理員員：正確認識識工作實實質(zhì)，增強責(zé)責(zé)任心和和積極主主動性；；注意縱縱向橫向向溝通，，取得各各級領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)和同仁仁的支持持，做到到事半功功倍兼職檔案案員：關(guān)心了解本部部門各項工作作的概況，把把好本部門種種類材料的收收集關(guān)，做好好與綜合檔案案員的有效對對接（對本人人掌握業(yè)務(wù)、、進取有利））2、建立和完完善檔案管理理管理制度用制度來約束束檔案材料的的收集、整理理、保管和利利用等方面的的工作，確保保檔案材料的的完整性、確確保檔案工作作的規(guī)范化、、制度化。收發(fā)傳閱制度度：所有收、發(fā)文文及會議材料料，都應(yīng)統(tǒng)一一登記編號。。傳閱完畢的的材料應(yīng)及時時退還到文書書檔案人員手手中。移交接收登記記制度：規(guī)范部門間檔檔案材料移交交接收，建立立臺帳庫房管理制度度：庫房的溫濕度度要求，溫度度15o~27o，相對對濕度40~60%，最最佳環(huán)境溫度度是18o、、濕度40%。做到““八防—防光光、防火、防防潮、防高溫溫、防塵、防防蟲、防鼠””，另外對電電子檔案的載載體，還應(yīng)防防磁、防重壓壓等。裝裝具：：鐵皮柜、不不能用木柜卷皮：無酸卷卷皮檔案利用制度度：辦理利用登記記手續(xù)，不準(zhǔn)準(zhǔn)涂改、污損損、撕頁等檔案保密制度度：不得擅自向外外單位提供檔檔案、情報、、資料。檔案的鑒定與與銷毀制度：：成立鑒定小組組，負責(zé)對到到期檔案材料料進行鑒定、、（報批后））銷毀注：以上各項項制度均有詳詳細規(guī)定第三講加強材料收集集，確保檔案案齊全完整規(guī)規(guī)范（一）材料的的收集材料收集，是是國家有關(guān)規(guī)規(guī)定，通過一一定的接收制度和征集辦法，把分散散在機關(guān)、個個人手中或散散失在其它地地方的檔案，，集中到檔案案館室的一項項工作。本單位在工作作中形成的對對國家和社會會有保存價值值的各種文字字、圖表、聲聲像、電子等等材料。主要要分為以下幾幾類：文書檔案、會會計檔案、基基建檔案、設(shè)設(shè)備檔案、科科研檔案、產(chǎn)產(chǎn)品檔案、營營售檔案、聲聲像檔案、實實物檔案和電電子檔案（材料內(nèi)容和載載體類型有區(qū)區(qū)別）。企業(yè)規(guī)檔文件件的主要來源源：——本企業(yè)形成的的文件—本企業(yè)引引進項目、外外購設(shè)備等接接收的文件——所所屬單位及參參股企業(yè)應(yīng)向向本企業(yè)提交交的文件——本企企業(yè)參與的合合作項目，合合作單位按要要求應(yīng)向本企企業(yè)提交的文文件——本企業(yè)執(zhí)行行、辦理的外外來文件各類檔案材料料的收集、歸歸檔應(yīng)參照國國家《企業(yè)檔檔案工作規(guī)范范》執(zhí)行。文書檔案應(yīng)注注意以下方面面材料收集：：1、召開重要要會議、舉辦辦重大活動等等形成的主要要文件材料。。2、職能活動動中形成的重重要業(yè)務(wù)材料料（如：…..）。3、資產(chǎn)管理理的重要合同同、協(xié)議、登登記憑證等。。4、上級業(yè)務(wù)務(wù)主管部門制制發(fā)的文件材材料。

5、、人事管理工作作中形成的文文件材料（介介紹信、待遇遇、工資調(diào)整整等）。6、工作中的的請示、報告告與上級的批批復(fù)、指示等等。7、本單位、、本部門的計計劃、總結(jié)、、綜合統(tǒng)計報報表、其他匯匯總性材料等等。8、日常事務(wù)務(wù)管理性文件件材料。9、、各部門在從事事科研、開發(fā)發(fā)、生產(chǎn)等活活動的過程材材料10、科技成果申報報、專利、資資質(zhì)申請、定級、達標(biāo)標(biāo)等的整套材材料；編著的的與本單位職職能活密切相相關(guān)文章、期期刊、圖書等等材料。11、以上內(nèi)容的照照片、錄音、、攝像、實物物、電子文件件（數(shù)碼照片片、網(wǎng)站程序序及信息、業(yè)業(yè)務(wù)軟件及數(shù)數(shù)據(jù)、工作中中形成的電子子版的文字性性材料）等也也須收集歸檔檔。要求：將單位位歸檔范圍，，細化到每個個部門，并以以書面形式，，通知到每個個部門，定期期將材料收集集、移交到檔檔案室，并做做好移交登記記?！镀髽I(yè)檔案工工作規(guī)范》之之（企業(yè)文件件歸檔基本范范圍與保管期期限參考表））（十個方面：經(jīng)營管理、生生產(chǎn)管理、行行政管理、黨黨群管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、、科研開發(fā)、、項目建設(shè)、、設(shè)備儀器、、會計業(yè)務(wù)、、職工管理））（分類方案示示例）（二）材料的的整理歸檔（先確定分類類方案）各類檔案的整整理，均應(yīng)照照國家的相關(guān)關(guān)規(guī)范。歸檔時間（《企業(yè)檔案工工作規(guī)范》））：1、經(jīng)營管理工作作、生產(chǎn)技術(shù)術(shù)管理工作、、行政管理工工作、黨群工工作中形成的的文件一般應(yīng)應(yīng)在辦理完畢畢后的第二年年一季度歸檔檔。2、科研開發(fā)發(fā)、項目建設(shè)設(shè)文件應(yīng)在其其項目鑒定、、竣工驗收前前歸檔，周期期長的可分階階段、單項歸歸檔；產(chǎn)品生生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或或按階段歸檔檔。3、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)產(chǎn)籍、質(zhì)量認認證、資質(zhì)信信用、合同協(xié)協(xié)議、知識產(chǎn)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)應(yīng)隨時歸檔；；外購設(shè)備儀儀器或引進項項目的文件應(yīng)應(yīng)在開箱驗收收或接收后即即時登記歸檔檔。4、會計核核算專業(yè)材料料應(yīng)在會計年年度終了后由由會計部門整整理歸檔，保保管一年后向向檔案部門移移交。5、電子文件件邏輯歸檔宜宜定時進行，，物理歸檔應(yīng)應(yīng)與相應(yīng)門類類或內(nèi)容的其其他載體歸檔檔時間一致。。6、磁帶、照照片及底片、、膠片、實物物等載體形式式的文件應(yīng)在在工作結(jié)束后后及時歸檔，，或與相應(yīng)內(nèi)內(nèi)容的紙質(zhì)載載體歸檔時間間一致。7、更新、、補充的文件