檔案檢索基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)課件

第八章檔案的檢索8.1檔案檢索概述8.2檔案檢索工具8.3檔案著錄8.4檔案標(biāo)引第八章檔案的檢索8.1檔案檢索概述18.1檔案檢索概述8.1.1檔案檢索的含義和一般過程8.1.1.1含義檔案檢索是對(duì)答案干信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。8.1.1.2檔案檢索的一般過程著錄標(biāo)引編制檢索工具確定查找內(nèi)容查找存儲(chǔ)查檢8.1檔案檢索概述8.1.1檔案檢索的含義和一般過程28.1.2檢索效率8.1.2.1含義檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者需求的全面性和準(zhǔn)確性的程度，這是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能與質(zhì)量的一個(gè)最基本指標(biāo)。8.1.2.2指標(biāo)設(shè)置檢索效率通常采用查全率和查準(zhǔn)率兩個(gè)指標(biāo)來衡量。8.1.2檢索效率8.1.2.1含義3

1、查全率：檢索出的相關(guān)檔案與全部相關(guān)檔案之間的百分比。與之相對(duì)應(yīng)的是漏檢率。其公式：查全率=x100%

2、查準(zhǔn)率：檢索出的相關(guān)檔案與檢出的全部檔案之間的百分比。其公式：查準(zhǔn)率=x100%檢索出的相關(guān)檔案檢索出的相關(guān)檔案檢索出的相關(guān)檔案檢索出的相關(guān)檔案1、查全率：檢索出的相關(guān)檔案與全部相關(guān)檔案之間的百分4例在一次檢索中，共檢出檔案100篇，經(jīng)過專家判定，其中與提問相關(guān)的為60篇，其余的40篇為誤檢檔案，那么；另外，后來發(fā)現(xiàn)，檢索系統(tǒng)中還有90篇相關(guān)文獻(xiàn)由于各種原因而未被檢出（漏檢）。請(qǐng)計(jì)算這次檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

查全率=60∕（60+90）x100%=40%查準(zhǔn)率=60∕（60+40）x100%=60%例在一次檢索中，共檢出檔案100篇，經(jīng)過專家判定58.2檔案檢索工具8.2.1檔案檢索工具分類

按照編制方式分，檢索工具可以分為目錄、索引和指南。按照載體分，可分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微目錄和機(jī)讀目錄。按檢索范圍分，可分為全宗檢索工具、若干全宗檢索工具和以若干檔案館檔案為對(duì)象的檢索工具。按功能分，可分為館藏性檢索工具、查找性檢索工具和介紹性查找工具。8.2檔案檢索工具8.2.1檔案檢索工具分類68.2.2按編制方式分的檢索工具8.2.2.1目錄是將所著錄的條目按照一定次序編排而成的檢索工具。主要有：1、案卷目錄2、全引目錄3、歸檔文件目錄4、全宗目錄5、分類目錄6、主題目錄7、專題目錄8.2.2按編制方式分的檢索工具8.2.2.1目錄78.2.2.2索引將檔案的某一部分分特征以及出處著錄出來，并按照一定秩序編排的檢索工具。主要有：1、文號(hào)索引2、人名索引3、地名索引8.2.2.2索引88.2.2.3指南以文章形式綜合敘述檔案情況的一種檢索工具。主要有：1、檔案館指南2、全宗指南3、專題指南8.2.2.3指南98.3檔案的著錄8.3.1概述8.3.1.1含義檔案著錄時(shí)檔案館（室）編制檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。兩個(gè)步驟：第一步，按一定規(guī)則，將每份文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，由若干著錄項(xiàng)組合成一個(gè)個(gè)條目。第二步，將許多條目，按照一定方法，組織成一個(gè)有機(jī)體系，形成檔案檢索工具。8.3檔案的著錄8.3.1概述108.3.1.2檔案著錄原則1、客觀性原則2、力求內(nèi)容準(zhǔn)確，形式一致，符合標(biāo)準(zhǔn)化8.3.1.2檔案著錄原則118.3.2檔案著錄格式

有兩種類型：表格式和段落式。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》，主要采用段落式。段落符號(hào)式條目格式式例：分類號(hào)檔案館代號(hào)檔號(hào)電子文檔號(hào)縮微號(hào)正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號(hào)∕責(zé)任者+附件.－稿本：文種.－密級(jí)：保管期限.－時(shí)間.－載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.－附注提要主題詞或關(guān)鍵詞8.3.2檔案著錄格式有兩種類型：表格式和段落式128.3.3著錄項(xiàng)目8.3.3.1題名與責(zé)任說明項(xiàng)1、正題名：一般指單份文件的題目。須照原文著錄。幾種情況：（1）單份文件沒有題名的，依據(jù)內(nèi)容擬寫題名，并加“〔〕”。（2）單份文件題名不能揭示內(nèi)容的，原題名照錄，再據(jù)內(nèi)容另擬題名附后，加“〔〕”。（3）單份文件題名過長(zhǎng)，在不丟失重要信息和損傷原意情況下，可刪除冗余部分，節(jié)略部分用“…”表示。（4）案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過長(zhǎng)的，一般重新擬寫著錄。8.3.3著錄項(xiàng)目8.3.3.1題名與責(zé)任說明項(xiàng)132、并列題名*

是以第二種語(yǔ)言文字書寫的與正題名并列的題名，與正題名一并著錄，前加“=”號(hào)。3、副題名及說明題名文字*副題名是從屬于正題名的另一題名，照原文著錄。正題名能夠反映檔案內(nèi)容的，副題名不必著錄。說明文字是指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。必要時(shí)照原文著錄說明文字，副題名及說明文字前加“：”。2、并列題名*144、文件編號(hào)*包括發(fā)文字號(hào)、科研實(shí)驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。除年度號(hào)用“〔〕”外，其余照原文抄錄。其前加“：”；若著錄多個(gè)文件編號(hào)，用“；”隔開。5、責(zé)任者即作者。只有一個(gè)責(zé)任者時(shí)，照原文著錄，其前加“∕”；多個(gè)責(zé)任者，著錄居首責(zé)任者，被省略的用“〔等〕”表示。4、文件編號(hào)*156、附件*只著錄附件題名，其前加“+”號(hào)；多個(gè)附件的，應(yīng)逐一注明，各附件前均加“+”號(hào)；附件過長(zhǎng)，可節(jié)略，節(jié)略部分用“…”表示；自擬附件題名前加“〔〕”。6、附件*168.3.3.2稿本與文種項(xiàng)1、稿本*依據(jù)實(shí)際情況著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等，其前加“.－”。2、文種*依實(shí)際情況著錄為命令、決議、指示、通知等，其前加“：”。8.3.3.2稿本與文種項(xiàng)178.3.3.3密級(jí)與保管期限項(xiàng)1、密級(jí)*根據(jù)“GB7156-1987文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼”：

對(duì)已升、已降、解密文件，應(yīng)著錄新密級(jí)，公開級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。密級(jí)前加“.－”8.3.3.3密級(jí)與保管期限項(xiàng)對(duì)已升、已降、解密182、保管期限*分永久、定期（30年、10年）。其前加“：”，若已改，應(yīng)著錄新的保管期限。2、保管期限*198.3.3.4時(shí)間項(xiàng)分為文件形成時(shí)間、卷內(nèi)文件起止時(shí)間等，其前均加“.－”。1、時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字。歷史紀(jì)年照原文著錄外，還需附公元紀(jì)年，加“（）”標(biāo)注。2、沒有形成時(shí)間的，應(yīng)據(jù)內(nèi)容、形式特征考證出時(shí)間著錄，并加“〔〕”3、文件時(shí)間不完整的，仍注原時(shí)間，不清楚部分以“口”補(bǔ)之，將考證出的時(shí)間附后，并加“〔〕”。4、考證不出時(shí)間的，著錄為“.－口口口口口口口口”，也可注首問世間、審核時(shí)間、印發(fā)時(shí)間，但應(yīng)在附注項(xiàng)中說明。5、起止時(shí)間注法：用“—”連接。8.3.3.4時(shí)間項(xiàng)208.3.3.5載體形態(tài)項(xiàng)1、載體形態(tài)*分為甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、紙、唱片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。紙張載體不予著錄，其它載體據(jù)實(shí)著錄。其前加“.－”。2、數(shù)量及單位*數(shù)量為阿拉伯?dāng)?shù)字，單位如“頁(yè)”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。3、規(guī)格*指載體的尺寸和型號(hào)等，其前加“：”。8.3.3.5載體形態(tài)項(xiàng)218.3.3.6附注和提要項(xiàng)1、附注*此項(xiàng)著錄需要解釋和補(bǔ)充的內(nèi)容。依各項(xiàng)目順序著錄。每一條附注均以“—”分隔。2、提要*對(duì)文件和案卷內(nèi)容的簡(jiǎn)介，應(yīng)反映主要內(nèi)容和重要數(shù)據(jù)。附注后另起一段寫，一般不超過200字。8.3.3.6附注和提要項(xiàng)228.3.3.7排檢與編號(hào)項(xiàng)1、分類號(hào)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》和GB15418—1994的有關(guān)規(guī)定著錄。2、檔案館代號(hào)*依據(jù)《編制全國(guó)檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》的代碼著錄。3、檔號(hào)檔號(hào)中各號(hào)之間以“—”相隔。8.3.3.7排檢與編號(hào)項(xiàng)234、電子文檔號(hào)為管理電子文檔所設(shè)的一組符號(hào)代碼。5、縮微號(hào)是檔案館賦予檔案縮微制品的編號(hào)。6、主題詞或關(guān)鍵詞按照DA/T19—1999、《中國(guó)檔案主題詞表》及本專業(yè)、單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。另起一行，齊頭著錄；各詞之間空一個(gè)漢字位置；一個(gè)詞不得分兩行寫。4、電子文檔號(hào)24示例GE5.15410102-53-107-846–94轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家教委關(guān)于改革高等院校畢業(yè)分配制度通知的通知：京〔1989〕56號(hào)/北京市人民政府+國(guó)務(wù)院通知+國(guó)家教委報(bào)告+市計(jì)委、市高教局實(shí)施意見.—副本：通知.—內(nèi)部：永久.—19890702.—8頁(yè)：260mmx184mm.—教委報(bào)告不全，市計(jì)委、市高教局、市人事局實(shí)施意見全無(wú)國(guó)家教委報(bào)告分析了畢業(yè)生分配制度上存在的問題及進(jìn)行改革的意見。國(guó)務(wù)院通知要求各地區(qū)部門制定改革措施。北京市有關(guān)單位提出實(shí)施意見。畢業(yè)生分配高等院校教育改革制度通知1、文件級(jí)條目的著錄：12.5cm7.5cm示例GE5.1525I108042D0011212-6-34576-2江口市各縣干部教育情況報(bào)告.—永久.—19821205—19830201為提高干部文化水平，1982年市屬各縣教育局舉辦業(yè)余大學(xué)5所，業(yè)余學(xué)校10所，技術(shù)學(xué)校7所，入學(xué)人數(shù)達(dá)53000人。干部教育業(yè)余大學(xué)業(yè)余學(xué)校技術(shù)學(xué)校2、案卷級(jí)條目著錄：I108042268.4檔案標(biāo)引8.4.1含義是指在檔案著錄中，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過程。其中賦予主題詞的過程為主題標(biāo)引，賦予分類號(hào)的過程為分類標(biāo)引。8.4檔案標(biāo)引8.4.1含義278.4.2分類標(biāo)引8.4.2.1分類標(biāo)引的依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》是進(jìn)行檔案分類標(biāo)引的基本依據(jù)。8.4.2.2程序和方法1、熟悉《中國(guó)檔案分類法》和《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》等規(guī)范化文件。2、深入分析文件或案卷的主題內(nèi)容。分類標(biāo)引的結(jié)果應(yīng)能充分揭示檔案主題內(nèi)容。3、將文件或案卷歸入恰當(dāng)?shù)念惸?，給予恰當(dāng)?shù)姆诸愄?hào)。4、認(rèn)真審核校對(duì)標(biāo)引結(jié)果。8.4.2分類標(biāo)引8.4.2.1分類標(biāo)引的依據(jù)288.4.3主題標(biāo)引8.4.3.1主題標(biāo)引的依據(jù)主題標(biāo)引的依據(jù)是《中國(guó)檔案主題詞表》。8.4.3.2程序和方法1、閱讀檔案原件，了解主題內(nèi)容。2、分析主題，選定主題概念。3、查表選詞，進(jìn)行主題概念的轉(zhuǎn)換。4、認(rèn)真校對(duì)審查，保證主題標(biāo)引質(zhì)量。8.4.3主題標(biāo)引8.4.3.1主題標(biāo)引的依據(jù)29詞語(yǔ)轉(zhuǎn)換的方法：1、直接轉(zhuǎn)換。如：《關(guān)于利用農(nóng)閑抓緊做好農(nóng)田基本建設(shè)的意見》，直接提煉主題詞為“農(nóng)田基本建設(shè)”2、分解轉(zhuǎn)換如：《關(guān)于青少年犯罪問題的報(bào)告》，先提煉主題概念為“青少年刑事犯罪”，然后根據(jù)詞表分解轉(zhuǎn)換為“青少年犯罪”和“刑事犯罪”。3、組培轉(zhuǎn)換如：《第三季度熊貓牌電視機(jī)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告》，其中“熊貓牌電視機(jī)”這一主題概念轉(zhuǎn)換為“熊貓牌商品+電視機(jī)”詞語(yǔ)轉(zhuǎn)換的方法：30演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！31第八章檔案的檢索8.1檔案檢索概述8.2檔案檢索工具8.3檔案著錄8.4檔案標(biāo)引第八章檔案的檢索8.1檔案檢索概述328.1檔案檢索概述8.1.1檔案檢索的含義和一般過程8.1.1.1含義檔案檢索是對(duì)答案干信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。8.1.1.2檔案檢索的一般過程著錄標(biāo)引編制檢索工具確定查找內(nèi)容查找存儲(chǔ)查檢8.1檔案檢索概述8.1.1檔案檢索的含義和一般過程338.1.2檢索效率8.1.2.1含義檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者需求的全面性和準(zhǔn)確性的程度，這是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能與質(zhì)量的一個(gè)最基本指標(biāo)。8.1.2.2指標(biāo)設(shè)置檢索效率通常采用查全率和查準(zhǔn)率兩個(gè)指標(biāo)來衡量。8.1.2檢索效率8.1.2.1含義34

1、查全率：檢索出的相關(guān)檔案與全部相關(guān)檔案之間的百分比。與之相對(duì)應(yīng)的是漏檢率。其公式：查全率=x100%

2、查準(zhǔn)率：檢索出的相關(guān)檔案與檢出的全部檔案之間的百分比。其公式：查準(zhǔn)率=x100%檢索出的相關(guān)檔案檢索出的相關(guān)檔案檢索出的相關(guān)檔案檢索出的相關(guān)檔案1、查全率：檢索出的相關(guān)檔案與全部相關(guān)檔案之間的百分35例在一次檢索中，共檢出檔案100篇，經(jīng)過專家判定，其中與提問相關(guān)的為60篇，其余的40篇為誤檢檔案，那么；另外，后來發(fā)現(xiàn)，檢索系統(tǒng)中還有90篇相關(guān)文獻(xiàn)由于各種原因而未被檢出（漏檢）。請(qǐng)計(jì)算這次檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

查全率=60∕（60+90）x100%=40%查準(zhǔn)率=60∕（60+40）x100%=60%例在一次檢索中，共檢出檔案100篇，經(jīng)過專家判定368.2檔案檢索工具8.2.1檔案檢索工具分類

按照編制方式分，檢索工具可以分為目錄、索引和指南。按照載體分，可分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微目錄和機(jī)讀目錄。按檢索范圍分，可分為全宗檢索工具、若干全宗檢索工具和以若干檔案館檔案為對(duì)象的檢索工具。按功能分，可分為館藏性檢索工具、查找性檢索工具和介紹性查找工具。8.2檔案檢索工具8.2.1檔案檢索工具分類378.2.2按編制方式分的檢索工具8.2.2.1目錄是將所著錄的條目按照一定次序編排而成的檢索工具。主要有：1、案卷目錄2、全引目錄3、歸檔文件目錄4、全宗目錄5、分類目錄6、主題目錄7、專題目錄8.2.2按編制方式分的檢索工具8.2.2.1目錄388.2.2.2索引將檔案的某一部分分特征以及出處著錄出來，并按照一定秩序編排的檢索工具。主要有：1、文號(hào)索引2、人名索引3、地名索引8.2.2.2索引398.2.2.3指南以文章形式綜合敘述檔案情況的一種檢索工具。主要有：1、檔案館指南2、全宗指南3、專題指南8.2.2.3指南408.3檔案的著錄8.3.1概述8.3.1.1含義檔案著錄時(shí)檔案館（室）編制檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。兩個(gè)步驟：第一步，按一定規(guī)則，將每份文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，由若干著錄項(xiàng)組合成一個(gè)個(gè)條目。第二步，將許多條目，按照一定方法，組織成一個(gè)有機(jī)體系，形成檔案檢索工具。8.3檔案的著錄8.3.1概述418.3.1.2檔案著錄原則1、客觀性原則2、力求內(nèi)容準(zhǔn)確，形式一致，符合標(biāo)準(zhǔn)化8.3.1.2檔案著錄原則428.3.2檔案著錄格式

有兩種類型：表格式和段落式。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》，主要采用段落式。段落符號(hào)式條目格式式例：分類號(hào)檔案館代號(hào)檔號(hào)電子文檔號(hào)縮微號(hào)正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號(hào)∕責(zé)任者+附件.－稿本：文種.－密級(jí)：保管期限.－時(shí)間.－載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.－附注提要主題詞或關(guān)鍵詞8.3.2檔案著錄格式有兩種類型：表格式和段落式438.3.3著錄項(xiàng)目8.3.3.1題名與責(zé)任說明項(xiàng)1、正題名：一般指單份文件的題目。須照原文著錄。幾種情況：（1）單份文件沒有題名的，依據(jù)內(nèi)容擬寫題名，并加“〔〕”。（2）單份文件題名不能揭示內(nèi)容的，原題名照錄，再據(jù)內(nèi)容另擬題名附后，加“〔〕”。（3）單份文件題名過長(zhǎng)，在不丟失重要信息和損傷原意情況下，可刪除冗余部分，節(jié)略部分用“…”表示。（4）案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過長(zhǎng)的，一般重新擬寫著錄。8.3.3著錄項(xiàng)目8.3.3.1題名與責(zé)任說明項(xiàng)442、并列題名*

是以第二種語(yǔ)言文字書寫的與正題名并列的題名，與正題名一并著錄，前加“=”號(hào)。3、副題名及說明題名文字*副題名是從屬于正題名的另一題名，照原文著錄。正題名能夠反映檔案內(nèi)容的，副題名不必著錄。說明文字是指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。必要時(shí)照原文著錄說明文字，副題名及說明文字前加“：”。2、并列題名*454、文件編號(hào)*包括發(fā)文字號(hào)、科研實(shí)驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。除年度號(hào)用“〔〕”外，其余照原文抄錄。其前加“：”；若著錄多個(gè)文件編號(hào)，用“；”隔開。5、責(zé)任者即作者。只有一個(gè)責(zé)任者時(shí)，照原文著錄，其前加“∕”；多個(gè)責(zé)任者，著錄居首責(zé)任者，被省略的用“〔等〕”表示。4、文件編號(hào)*466、附件*只著錄附件題名，其前加“+”號(hào)；多個(gè)附件的，應(yīng)逐一注明，各附件前均加“+”號(hào)；附件過長(zhǎng)，可節(jié)略，節(jié)略部分用“…”表示；自擬附件題名前加“〔〕”。6、附件*478.3.3.2稿本與文種項(xiàng)1、稿本*依據(jù)實(shí)際情況著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等，其前加“.－”。2、文種*依實(shí)際情況著錄為命令、決議、指示、通知等，其前加“：”。8.3.3.2稿本與文種項(xiàng)488.3.3.3密級(jí)與保管期限項(xiàng)1、密級(jí)*根據(jù)“GB7156-1987文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼”：

對(duì)已升、已降、解密文件，應(yīng)著錄新密級(jí)，公開級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。密級(jí)前加“.－”8.3.3.3密級(jí)與保管期限項(xiàng)對(duì)已升、已降、解密492、保管期限*分永久、定期（30年、10年）。其前加“：”，若已改，應(yīng)著錄新的保管期限。2、保管期限*508.3.3.4時(shí)間項(xiàng)分為文件形成時(shí)間、卷內(nèi)文件起止時(shí)間等，其前均加“.－”。1、時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字。歷史紀(jì)年照原文著錄外，還需附公元紀(jì)年，加“（）”標(biāo)注。2、沒有形成時(shí)間的，應(yīng)據(jù)內(nèi)容、形式特征考證出時(shí)間著錄，并加“〔〕”3、文件時(shí)間不完整的，仍注原時(shí)間，不清楚部分以“口”補(bǔ)之，將考證出的時(shí)間附后，并加“〔〕”。4、考證不出時(shí)間的，著錄為“.－口口口口口口口口”，也可注首問世間、審核時(shí)間、印發(fā)時(shí)間，但應(yīng)在附注項(xiàng)中說明。5、起止時(shí)間注法：用“—”連接。8.3.3.4時(shí)間項(xiàng)518.3.3.5載體形態(tài)項(xiàng)1、載體形態(tài)*分為甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、紙、唱片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。紙張載體不予著錄，其它載體據(jù)實(shí)著錄。其前加“.－”。2、數(shù)量及單位*數(shù)量為阿拉伯?dāng)?shù)字，單位如“頁(yè)”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。3、規(guī)格*指載體的尺寸和型號(hào)等，其前加“：”。8.3.3.5載體形態(tài)項(xiàng)528.3.3.6附注和提要項(xiàng)1、附注*此項(xiàng)著錄需要解釋和補(bǔ)充的內(nèi)容。依各項(xiàng)目順序著錄。每一條附注均以“—”分隔。2、提要*對(duì)文件和案卷內(nèi)容的簡(jiǎn)介，應(yīng)反映主要內(nèi)容和重要數(shù)據(jù)。附注后另起一段寫，一般不超過200字。8.3.3.6附注和提要項(xiàng)538.3.3.7排檢與編號(hào)項(xiàng)1、分類號(hào)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》和GB15418—1994的有關(guān)規(guī)定著錄。2、檔案館代號(hào)*依據(jù)《編制全國(guó)檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》的代碼著錄。3、檔號(hào)檔號(hào)中各號(hào)之間以“—”相隔。8.3.3.7排檢與編號(hào)項(xiàng)544、電子文檔號(hào)為管理電子文檔所設(shè)的一組符號(hào)代碼。5、縮微號(hào)是檔案館賦予檔案縮微制品的編號(hào)。6、主題詞或關(guān)鍵詞按照DA/T19—1999、《中國(guó)檔案主題詞表》及本專業(yè)、單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。另起一行，齊頭著錄；各詞之間空一個(gè)漢字位置；一個(gè)詞不得分兩行寫。4、電子文檔號(hào)55示例GE5.15410102-53-107-846–94轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家教委關(guān)于改革高等院校畢業(yè)分配制度通知的通知：京〔1989〕56號(hào)/北京市人民政府+國(guó)務(wù)院通知+國(guó)家教委報(bào)告+市計(jì)委、市高教局實(shí)施意見.—副本：通知.—內(nèi)部：永久.—19890702.—8頁(yè)：260mmx184mm.—教委報(bào)告不全，市計(jì)委、市高教局、市人事局實(shí)施意見全無(wú)國(guó)家教委報(bào)告分析了畢業(yè)生分配制度上存在的問題及進(jìn)行改革的意見。國(guó)務(wù)院通知要求各地區(qū)部門制定改革措施。北京市有關(guān)單位提出實(shí)施意見。畢業(yè)生分配高等院校教育改革制度通知1、文件級(jí)條目的著錄：12.5cm7.5cm示例GE5.15