辦公室S管理教材

辦公室5S培訓(xùn)保定長城內(nèi)燃機(jī)制造有限公司

編制：趙金慶培訓(xùn)內(nèi)容文件管理5S是什么如何做好5S第一部分文件管理文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。文件管理文件分類重要度保存期限來源版本緩急文件管理管理技巧分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負(fù)責(zé)索引專門化文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認(rèn)可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)第二部分5S是什么5S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時(shí)間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個(gè)S，制度化，規(guī)范化。形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。8S（服務(wù)）7S（節(jié)約）6S（安全）5S（修養(yǎng)）4S（清掃、清潔）2S（整理、整頓）演變5S是什么么5S是一種種管理需要全員的的積極參與與和長時(shí)間間的堅(jiān)持不不懈每日每日堅(jiān)堅(jiān)持5S管管理，一點(diǎn)點(diǎn)一滴持續(xù)續(xù)的改善5S是什么么5S不是知知識(shí)，也不不是技術(shù)，，而是應(yīng)該該做的事情情！整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實(shí)顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成為學(xué)習(xí)榜樣企業(yè)形象5S是什么么可以及時(shí)拿拿到需要的的東西隨時(shí)確認(rèn)自自己的工作作是否按計(jì)計(jì)劃執(zhí)行保證工作順順利進(jìn)展整理干凈不不是最終的的目的，而而是避免浪浪費(fèi)，提高高工作效率率5S是什么么第三部分如何做好5S整理含義將需要的和不需要的物品明確分開，并并處理不需要的物品。目的騰出空間防止誤用5S差差！5S好?。‖F(xiàn)場檢查要領(lǐng)馬上要用的的暫時(shí)不用的的長期不用的的要區(qū)分對待待!要領(lǐng)將需要的物物品的數(shù)量量降到最低程程度例如：減少文具使用數(shù)量減少文件保存數(shù)量減少電話使用時(shí)間縮短會(huì)議時(shí)間要領(lǐng)對可有可無的的物品，應(yīng)堅(jiān)決處理掉，決不手軟!要領(lǐng)為何會(huì)有這這么多廢品品？分析檢查改善問題點(diǎn)點(diǎn)在哪哪里？提問1、圖片中中存在什么么問題？3、會(huì)產(chǎn)生生什么樣的的影響？4、我們應(yīng)應(yīng)該怎樣做做？2、為什么么會(huì)產(chǎn)生這這樣的問題題？整頓含義將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。━即尋找時(shí)間間為零目的工作場所一一目了然消除找尋物物品的時(shí)間間井井有條的的工作秩序序確定物品放放置場所物品分類擺擺放進(jìn)行標(biāo)識(shí)定位、標(biāo)標(biāo)識(shí)方法*連接線標(biāo)標(biāo)識(shí)影繪表示（（形跡管理理）問題點(diǎn)怎么辦？問題點(diǎn)怎么辦？？如何整頓你你的文件柜柜提問[管理責(zé)任任者]管理此架責(zé)責(zé)任者姓名名[架子表示示標(biāo)簽]表示架子種種類的標(biāo)簽簽[柜子內(nèi)表表示標(biāo)簽]用此標(biāo)簽表表示下段的內(nèi)容文件柜如何何整頓？要領(lǐng)徹底整理，，只留下需要要的物品合理利用空空間，100%定位位放置要領(lǐng)根據(jù)種類、空間間、區(qū)域、、防護(hù)規(guī)定擺放方方法要領(lǐng)利用各種顏顏色、數(shù)據(jù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)標(biāo)識(shí)問題點(diǎn)點(diǎn)在哪哪里？問題點(diǎn)點(diǎn)在哪哪里？清掃含義經(jīng)常清掃保保持清潔，，將將各個(gè)角角落的臟物物清理掉目的保持良好的的工作情緒緒穩(wěn)定品質(zhì)達(dá)到零故障障、零損耗耗如何清掃？？①看不見的地地方，也要要徹底打掃掃干凈。②經(jīng)常打掃，，使環(huán)境盡盡量不產(chǎn)生生灰塵、污污穢。徹底清掃電源插座電腦側(cè)面主機(jī)座要領(lǐng)自己動(dòng)手，，不依賴外外人(所有部門門、人員都都一起執(zhí)行行)清掃責(zé)責(zé)任分分區(qū)A1區(qū)區(qū)(張)B1區(qū)(趙趙)C1區(qū)(王王)C2區(qū)(沈沈)C3區(qū)(李)A2區(qū)(胡胡)E1區(qū)(賈賈)D1區(qū)(霍)要領(lǐng)清潔含義將整理、整整頓、清掃掃進(jìn)行到底底，并并且標(biāo)準(zhǔn)化化、制度化化。目的成功慣例和和制度是標(biāo)準(zhǔn)化的的基礎(chǔ)企業(yè)文化開開始形成整潔的辦公公桌如何保持？？連續(xù)不斷的的進(jìn)行整理、整頓頓、清掃活動(dòng)要領(lǐng)花時(shí)間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈凈的態(tài)度要領(lǐng)要領(lǐng)每天保持5S評(píng)價(jià)的的心情，不不斷改善辦辦公5S素養(yǎng)含義對于規(guī)定了了的事情，，大家都按按要求去執(zhí)執(zhí)行，并養(yǎng)養(yǎng)成一種習(xí)習(xí)慣。目的讓員工遵守守規(guī)章制度度培養(yǎng)良好素素質(zhì)習(xí)慣的的人才鑄造團(tuán)隊(duì)精精神問候、禮禮貌語語您好!早上好!下午好!大家好!語言著裝離位時(shí)要點(diǎn)：1.2.3.4.☆持續(xù)推動(dòng)4S活動(dòng)直至習(xí)慣化☆嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度☆不斷地培養(yǎng)責(zé)任感感、改變意識(shí)識(shí)☆充滿熱情的開始每一一天的工作要領(lǐng)要主動(dòng)整理理、整頓傳傳真？傳真是客戶戶傳遞過來來的信息，，對公司和和我們的工工作都是非非常重要的的。不管是不是是發(fā)給我的的傳真，我我都應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真對待。。主動(dòng)把我認(rèn)認(rèn)識(shí)的人的的傳真送過過去，以便便同事可以以及時(shí)得到到客戶的寶寶貴信息。。打印前，我我們應(yīng)該做做什么？確認(rèn)打印機(jī)機(jī)是否正常常工作。①小故障請按按照提示排排除。②無法解決時(shí)時(shí)，請及時(shí)時(shí)與管理員員聯(lián)系。確認(rèn)打印紙紙。①及時(shí)更換所所需的紙型型，以免產(chǎn)產(chǎn)生作廢文文件。②發(fā)現(xiàn)作廢的的包裝時(shí)，，請及時(shí)丟丟到紙簍內(nèi)內(nèi)。③發(fā)現(xiàn)紙張快快用完時(shí)，，請及時(shí)領(lǐng)領(lǐng)取。如何維持整理整頓清掃辦公室室中小組討論辦公室5S活動(dòng)早上5S1、檢查你你的著裝狀況和清潔度2、檢查是是否有物品品掉在地上上，將掉在地上上的物品都都撿起來3、整理和和徹底清潔潔桌桌面面4、、檢檢查查存存放放文文件件的的位位置置，，將將文件件放放回回他他們們應(yīng)應(yīng)該該放放置置的地地方方5、、扔掉掉不不需需要要的的物物品品，包包括括抽抽屜屜內(nèi)內(nèi)的的私私人人物物品品6、、檢查查文文件件柜柜、、書書架架等，，將將放放得得不不恰恰當(dāng)當(dāng)?shù)牡奈镂锲菲犯母恼^過來來辦公公室室5S活活動(dòng)動(dòng)下班班前前5S1、、實(shí)實(shí)施施早上上5S活活動(dòng)動(dòng)的的所所有有內(nèi)內(nèi)容容2、、用用抹抹布布擦干干凈凈電電腦腦、、傳傳真真機(jī)機(jī)及及其其他他辦辦公公設(shè)設(shè)備備3、、固定定可能能脫脫落落的的標(biāo)簽簽4、、清潔潔地地面面5、、傾倒倒垃圾圾簍簍內(nèi)內(nèi)的的垃圾圾6、、檢查查電電源源開開關(guān)關(guān)、、門門窗窗、、空空調(diào)調(diào)等是是否否已已關(guān)關(guān)上上。。文件件的的5S整理理把文文件件區(qū)區(qū)分分為為必必要要(有有效效)和和不不要要(過過期期無無效效)的的無效效和和不不需需要要的的文文件件及及時(shí)時(shí)回回收收或或銷銷毀毀整頓頓清掃掃清潔潔素養(yǎng)養(yǎng)將文文件件分分門門別別類類保保存存制作作目目錄錄索索引引，，便便于于查查找找防潮潮、、防防塵塵、、防防蟲蟲定期期修修補(bǔ)補(bǔ)維維護(hù)護(hù)專人人管管理理、、責(zé)任任分分明明文件件管管理理制制度度、、程程序序使用用完完后后及及時(shí)時(shí)歸歸位位愛護(hù)護(hù)文文件件，，節(jié)節(jié)省省用用紙紙按規(guī)規(guī)定定要要求求制制定定發(fā)發(fā)行行文文件件資資料料小測測試試整理理是把把________物物品品與與________物物品品區(qū)區(qū)分分開開來來，，并并處處理理________物物品品。。整頓頓是將將______物物品品，，擺擺放放成成__________的的狀狀態(tài)態(tài)。。━━即即尋尋找找時(shí)時(shí)間間為為零零。。清掃掃是經(jīng)經(jīng)常常____保保持持____，，將將_________清清理理掉掉。。清潔潔是將__________________進(jìn)進(jìn)行行到到底底，，并并且且標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化化、、制制度度化化。。素養(yǎng)養(yǎng)是對對于于規(guī)規(guī)定定了了的的事事情情，，大大家家都都按按______去去執(zhí)執(zhí)行行，，并并養(yǎng)養(yǎng)成成一一種種______。。整理理整頓頓清掃掃清潔潔素養(yǎng)養(yǎng)總結(jié)結(jié)謝謝謝大大家家!管理理資資源源吧吧9、靜靜夜夜四四無無鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。12月月-2212月月-22Thursday,December29,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。04:30:3104:30:3104:3012/29/20224:30:31AM11、以我我獨(dú)沈沈久，，愧君君相見見頻。。。12月月-2204:30:3104:30Dec-2229-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。04:30:3104:30:3104:30Thursday,December29,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2204:30:3104:30:31December29,202214、他鄉(xiāng)生白白發(fā)，舊國國見青山。。。29十二二月20224:30:31上上午04:30:3112月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月224:30上上午午12月月-2204:30December29,202216、行行動(dòng)動(dòng)出出成成果果，，工工作作出出財(cái)財(cái)富富。。。。2022/12/294:30:3204:30:3229December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時(shí)時(shí)，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點(diǎn)的的射線線向前前。。。4:30:32上上午4:30上上午午04:30:3212月月-229、沒有失敗敗，只有暫暫時(shí)停止成成功！。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。04:30:3204:30:3204:3012/29/20224:30:32AM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2204:30:3204:30Dec-2229-Dec-2212、世間間成事事，不不求其其絕對對圓滿滿，留留一份份不足足，可可得無無限完完美。。。04:30:3204:30:3204:30Thursday,December29,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2204:30:3204:30:32December29,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。29十二二月20224:30:32上上午04:30:3212月-2215、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。十二月224:30上午午12月-2204:30December29,202216、少少年年十十五五二二十十時(shí)時(shí)，，步步行行奪奪得得胡胡馬馬騎騎。。。。2022/12/294:30:3204:30:3229December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來來秋。。。4:30:32上上午4:30上上午午04:30:3212月月-229、楊柳柳散和和風(fēng)，，青山山澹吾吾慮。。。12月月-2212月月-22Thursday,December29,202210、閱讀一一切好書書如同和和過去最最杰出的的人談話話。04:30:3204:30:3204:3012/29/20224:30:32AM11、越是沒有有本領(lǐng)的就就越加自命命不凡。12月-2204:30:3204:30Dec-2229-Dec-2212、越是無能能的人，越越喜歡挑剔剔別人的錯(cuò)錯(cuò)兒。04:30:3204:30:3204