公司公文管理制度

公文管理制度總則為推進xx有限公司（以下簡稱“公司”）系統(tǒng)公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《xx集團有限公司公文管理制度》，結(jié)合公司實際，制定本制度。本制度適用于公司公文處理工作，包括公司黨、政、工、團等組織的公文處理工作。公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公司公文是公司實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公司應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，不斷適應辦公自動化和信息化的發(fā)展。文秘人員應當具備較高的政治和業(yè)務素質(zhì)。管理機構(gòu)及職責公司負責人對公司印發(fā)的文件負責。綜合管理部主管公司公文處理工作，建立健全的公文處理工作機制，全面負責公司收發(fā)文，并對公司各部門的公文處理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。綜合管理部統(tǒng)籌推動辦公自動化工作，加快網(wǎng)絡化辦公進程，提高公文辦理效率。公文種類公司常用的公文文種有：決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關部門及人員、變更或者撤銷各部門不適當?shù)臎Q定事項。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知：適用于發(fā)布、傳達要求各部門執(zhí)行和本公司周知或者執(zhí)行的事項、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告：適用于向上級單位匯報工作、反映情況、回復上級單位的詢問。請示：適用于向上級單位請求指示、批準。批復：適用于答復各部門的請示事項。函：適用于不同部門之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。其他：董事會議案、總經(jīng)理辦公會議案等不屬于《黨政機關公文處理工作條例》中公文文種所指議案的范疇。公司常用的公文的種類主要有：公司公文、公司各部門公文等，適用范圍如下：（一）公司公文。以公司為發(fā)文單位，加蓋公司印章。用于向上級單位報送請示、報告、意見和通知事項；印發(fā)公司基本制度、管理制度：傳達貫徹上級單位的精神、決定；對公司經(jīng)營管理作出工作部署安排；獎懲有關部門和人員；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和其他相隸屬部門的文件；批復各部門請示事項；印發(fā)公司重大工作會議及專項工作會議領導講話等。（二）公司各部門公文。以公司各部門為發(fā)文單位，加蓋部門印章。用于就部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項向其他相關部門協(xié)調(diào)具體事項、工作等。各部門參照公司公文相關管理要求執(zhí)行。公司常用的公文形式主要有文件式、信函式、便函式和特殊形式公文四種。（一）文件式公文：適用于重要公文及普發(fā)性公文。編發(fā)文字號，蓋發(fā)文單位印章。（二）信函式公文：適用于一般性且非普發(fā)性公文，主要用于兩個不相隸屬的單位之間使用。如上級單位有明確規(guī)定和要求，也可用于向上級單位報文。編發(fā)文字號，蓋公司印章。（三）便函式公文：適用于臨時性一般具體事務行文，蓋公司印章，不編發(fā)文字號。（四）特殊形式公文：特殊形式公文主要指工作呈批件。呈批件適用于公司各部門向公司領導請示和報告工作、反映情況、答復詢問和對重要事項提出建議等。呈批件僅在公司內(nèi)部使用，一般不蓋公司印章。合同、協(xié)議文本不屬于呈批件。公文格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、公司標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、公司署名、成文日期、印章、附注、抄送機關、引發(fā)部門和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。（一）份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。（二）密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉及國家秘密的公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。涉及公司商業(yè)秘密的公文，應當根據(jù)涉密程度分別標注“商密AAA”、“商密AA”、“商密A”，并視具體情況標注保密期限，如“商密AAA★1年”“商密AA★3個月”等。保密期限在1年以上的以年計，在1年以內(nèi)的以月計。（三）緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標注“特提”的電報，應隨到隨辦：標注“特急”、“加急”、“平急”的電報，綜合管理部配合相關部門分別在3個工作日、5個工作日、7個工作日內(nèi)辦畢。（四）發(fā)文單位標志：文件式公文的發(fā)文單位標志使用公司全稱加“文件"二字，公司部門公文的發(fā)文單位標志使用公司全稱加“部門文件”四字；便函式公文和信函式公文的發(fā)文單位標志使用公司全稱；公司呈批件的發(fā)文單位標志使用公司全稱加“呈批件”三字，其他公文的發(fā)文單位標志由綜合管理部確定。（五）發(fā)文字號：由發(fā)文單位代字、年號、發(fā)文順序號組成。公司公文的發(fā)文代字按集團下發(fā)的文件和規(guī)定執(zhí)行（六）簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。（七）標題：公文標題一般由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。標題應簡要概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類。標題一般不使用標點符號，僅在特定情況下可以使用引號、括號、頓號、書名號、破折號等。（八）主送單位：公文的主要受理單位，應使用主送單位全稱、規(guī)范化簡稱或標準化統(tǒng)稱。公司規(guī)范簡稱，常用稱謂規(guī)范等，按集團下發(fā)的文件和規(guī)定執(zhí)行。（九）正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注。公文首頁必須顯示正文，一般公文的首個蓋章頁也應當同時顯示正文。（十）附件說明：公文如有附件，應標注附件說明。附件說明包括附件順序號和附件名稱。單個附件不標注順序號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)和印發(fā)的內(nèi)容不按附件處理，在公文正文中不加附件說明。（十一）發(fā)文單位署名：公司公文應標注發(fā)文單位署名，使用公司全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文的所有發(fā)文部門均應依序逐一署名。（十二）成文日期：公文應標注成文日期。成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)負責人的簽發(fā)日期為準。（十三）印章：公文中有發(fā)文單位署名的，應加蓋公司印章，并與署名單位相符。聯(lián)合發(fā)文時，聯(lián)合發(fā)文部門都應加蓋印章。特殊形式公文，不加蓋印章。（十四）附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。上行文應在附注處標明聯(lián)系人及聯(lián)系方式。下行文可在附注處標注印發(fā)下發(fā)傳達范圍。（十五）附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件與正文具有同等效力。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)和印發(fā)的內(nèi)容直接在正文后、版記前另頁編排，首頁不標注“附件”及順序號。（十六）版記：版記一般包括分隔線、抄送單位、印發(fā)機關和印發(fā)日期。抄送單位是指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位，應使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或標準化統(tǒng)稱，一般按機關性質(zhì)和隸屬關系確定排列次序，對于不同級別的機關，應當按先上級機關、再平級機關、后下級機關的次序排列；同級不同類的機關，應當按照黨、政、群的順序排列。印發(fā)機關是指公文的印制主管部門。公司公文的印發(fā)機關為綜合管理部。印發(fā)日期為公文送印的日期。信函式公文如有抄送單位，以及特殊情況下需在版記處標注主送單位時，標注方式同文件式公文。（十七）頁碼：公文頁數(shù)順序碼。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。公司公文的版式按照《黨政機關公文格式》（中華人民共和國國家標準GB/T9704-2012）執(zhí)行。公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙，根據(jù)實際需要確定。公司公文的版頭及字號為：“xx有限公司文件”，按年份、序號編“云能財服”；如果是函，按年份、序號編“云能財服函”；“xx有限公司總經(jīng)理辦公會會議紀要”、“xx有限公司專題會會議紀要”按照年份、序號編“第X期”；“便箋”：xx有限公司用于日常辦公事務，不編文號。行文規(guī)則行文應當確有必要、講求實效，注重針對性和可操作性。行文關系根據(jù)隸屬關系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越級機關。向上級機關（單位）行文，應當遵循以下規(guī)則：（一）原則上主送一個上級機關（單位），根據(jù)需要同時抄送相關上級機關（單位）和同級單位，不抄送下級機關。（二）公司內(nèi)設部門不得以部門名義向上級機關（單位）行文。（三）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（四）除上級機關（單位）負責人直接交辦事項外，不得以公司名義向上級機關（單位）負責人報送公文，不得以公司負責人名義向上級機關（單位）報送公文。不得在向上級機關（單位）行文的同時，抄送上級機關（單位）領導個人和業(yè)務部門。公司與其他同級組織，必要時可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦單位。屬于各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。部門之間相互發(fā)布、傳達要求周知或者執(zhí)行的事項，一般用“函”或者“通知”行文；在各自職權(quán)范圍內(nèi)商洽工作、詢問和答復問題、請求批準或答復事項，應當用“函”行文。公文擬制公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。公文起草應當做到：（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)公司意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接，保持決策的穩(wěn)定性、連續(xù)性。（二）一切從實際出發(fā)，全面、準確地反映客觀事實，分析問題實事求是，所提決策措施和辦法切實可行。（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精煉。（四）文種正確，格式規(guī)范。（五）深入調(diào)查研宄，掌握相關情況，分析存在問題，提出意見措施，充分進行論證，廣泛聽取意見。（六）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，文件起草部門必須征求相關部門意見，力求達成一致。（七）公司各級負責人應當主持、指導重要公文起草工作。文件一般要由文件起草部門相關責任人起草，部門負責人對文件進行審核把關，對文件內(nèi)容負責，并根據(jù)情況分別送相關部門進行審核會簽。送審文稿在送審過程中修改后，文件起草部門須與會簽部門協(xié)商一致并清稿后繼續(xù)流轉(zhuǎn)。綜合管理部應牽頭擬稿部門對需簽發(fā)的公文進行審核。審核的重點是：（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確，行文形式是否恰當，發(fā)文范圍是否適當。（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)公司意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。（三）涉及有關部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。（四）結(jié)構(gòu)是否合理，表述是否精煉；文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。經(jīng)審核符合發(fā)文要求的，由綜合管理部負責人確定本公文需要會簽的部門和領導，并根據(jù)本制度第二十六條公司公文簽發(fā)權(quán)限呈相關領導進行公文簽發(fā)。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回擬稿部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，退回擬稿部門修改后重新報送。公文應當經(jīng)公司領導會簽、簽發(fā)。會簽人、簽發(fā)人審簽公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；未提出明確意見，簽署已閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位的負責人會簽。公司公文簽發(fā)權(quán)限。（一）經(jīng)董事會決策后擬發(fā)的公文，由主辦部門擬稿，經(jīng)綜合管理部審核把關后，呈公司董事長簽發(fā)；董事會會議紀要由董事長簽發(fā)。（二）經(jīng)總經(jīng)理辦公會決策后擬發(fā)的公文，由主辦部門擬稿，經(jīng)綜合管理部審核把關后，呈總經(jīng)理簽發(fā)；總經(jīng)理辦公會會議紀要由總經(jīng)理簽發(fā)。（三）公司一般性事項通知、日常性例行工作文件、轉(zhuǎn)發(fā)上級單位相關文件由公司總經(jīng)理簽發(fā)；報上級機關（單位）的上行文及發(fā)至外部單位文件，由分管領導會簽，總經(jīng)理簽發(fā)。（四）公司一般性事項的會議紀要，由分管領導簽發(fā)；如涉及重大事項，應報請公司總經(jīng)理簽發(fā)。公文辦理公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。公文辦理應當注意時效，嚴格遵循運轉(zhuǎn)程序，并認真履行登記編號和簽字交接手續(xù)。收文辦理主要程序是：（一）簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字確認，并注明簽收時間，急件應當注明時、分。（二）登記：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。登記的內(nèi)容主要包括：收文編號、收文時間、來文單位、來文字號、標題、密級、緊急程度、主送單位、成文日期、份數(shù)、分送范圍、送出時間、辦理過程、催辦情況、辦理結(jié)果、答復情況等。（三）初審：對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：對外來單位的來文審核是否應當由公司辦理，是否己過期；涉及部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。（四）承辦：閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報總經(jīng)理批示或者轉(zhuǎn)有關部門辦理；擬辦意見應依據(jù)充分，觀點鮮明，完整準確，規(guī)范簡潔。需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。（五）傳閱。應當根據(jù)領導批示和工作需要將閱知性公文和批辦性公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當嚴格傳閱范圍，掌握公文去向，控制傳閱周期，不得漏傳、誤傳、橫傳、延誤。（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦，一般公文應當定期催辦。（七）答復。公文的辦理結(jié)果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。未能按時辦結(jié)的事項，由主辦部門負責做出說明。發(fā)文辦理主要程序是：（一）校對。經(jīng)簽批的公文，擬稿部門在印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。（二）登記。對校核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)，連同標題、密級、緊急程度、簽發(fā)人、主送單位、成文日期、印發(fā)日期一并詳細記載。（三）印制。公文印制應當嚴格履行排版、校對、制版、印刷、裝訂等主要工序，確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。（四）核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查，準確及時分發(fā)。公司公文辦理時限要求是：標注“特急”的公文，綜合管理部配合相關部門在3個工作日內(nèi)辦畢；標注“加急”的公文，綜合管理部配合相關部門，在5個工作日內(nèi)辦畢。一般事項辦理不得超過7個工作日。涉密文件應當通過機要交通、郵政機要通信、文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。不得通過普通郵政、快遞、普通傳真機、互聯(lián)網(wǎng)或者其他非涉密網(wǎng)絡等無保密措施的渠道傳遞或者傳輸涉密公文。堅持密來密往，杜絕密來明往。機要文件的辦理，參照《xx有限公司機要文件管理辦法》相關規(guī)定執(zhí)行。需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及《xx有限公司檔案管理制度》，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上單位聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔，相關單位保存復制件。單位負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。公文管理公司公文由綜合管理部統(tǒng)一管理。要按照有關規(guī)定做好公文的保密工作，防止泄密事件發(fā)生。公司公文確定商業(yè)密級前，應當按照擬定的商業(yè)密級先行采取保密措施。需加密的正文及附件應與解密軟件和說明文件一并上報。組織閱讀、傳達、審議或者以其他方式使用涉密文件，應當在符合安全保密要求的場所進行，嚴格限定知悉范圍，并提出明確保密要求。禁止將涉密公文帶入公共場所和家中；禁止在非涉密計算機上處理涉密公文；禁止在低密級計算機上處理高密級公文。公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文部門的要求執(zhí)行；需要變更的，應當經(jīng)發(fā)文部門及綜合管理部批準。翻印公司公文需經(jīng)公司授權(quán)。復制、匯編商密AA、商密A級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)公司批準。商密AAA級公文不得復制、匯編。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制部門戳記。翻印件應當注明翻印的部門名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。公文的撤銷和廢止，由公司根據(jù)職權(quán)范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。涉密公文應當按照國家的相關規(guī)定進行清退或者銷毀。公司制發(fā)涉密公文，應當明確清退和銷毀要求。涉密公文使用完畢后，除留存或者存檔外，應當及時進行清退和銷毀。不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。銷毀涉密公文必須由二人以上監(jiān)銷，個人不得私自銷毀、留存涉密公文。部門合并時，全部公文應當隨之合并管理；部門撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交綜合管理部。工作人員離崗離職時，所在部門應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。新設立的部門應該向綜合管理部提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文部門，部門合并或撤銷時，相應進行調(diào)整。附則公司公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法參照本制度，結(jié)合公司辦公自動化實際情況執(zhí)行。綜合管理部可根據(jù)本制度制定相關實施細則和規(guī)范性文件。本制度由綜合管理部負責解釋，經(jīng)董事會審議批準，自批準之日起生效。附件：公文審簽工作流程為進一步提高工作效率，規(guī)范程序，使公司公文審簽工作更加規(guī)范化、制度化和科學化，結(jié)合工作實際，制定公司公文審簽工作流程。公文審簽的原則依法治司原則；實事求是、精簡高效原則；準確規(guī)范、注重質(zhì)量原則；部門負責人負責制原則。公文審簽的范圍上級單位或相關單位來文；各部門需要辦理具體事項或?qū)ν鈦砦奶岢鎏幚硪庖?，需報請公司領導批準的呈批件；需印發(fā)的公司文件和會議紀要；其他需報請公司領導批準的事項。公文審簽的職責各部門為公文的主辦主體，部門負責人為責任人。公文審簽的程序（一）來文處理程序1.綜合管理部將來文及時錄入行政辦公系統(tǒng)，紙質(zhì)文件要及時進行掃描。2.綜合管理部根據(jù)公司管理職責分工，提出擬辦意見。需閱知的文件，明確分閱范圍；需辦理的文件，明確閱批公司領導和主辦、協(xié)辦部門，緊急重要的文件要規(guī)定時限辦結(jié)。3.閱批公文時，主批領導應寫明批示意見，主批領導認為需要報請其他公司領導和其他部門負責人審定或需要提交相應會議進行研究的，應明確批示。如不明確批示，綜合管理部視為同意進行處理。4.承辦來文時，由主辦部門負責對來文提出擬辦意見，公文擬辦須符合國家的法律法規(guī)及有關政策規(guī)定，統(tǒng)籌考慮有關的工作安排，詳細了解情況，擬辦意見要對來文內(nèi)容進行簡要概括，結(jié)合實際提出明確可行的意見。5.承辦來文時，若內(nèi)容涉及其他部門的，應主動與相關部門協(xié)商，或召集相關部門進行研究，達成一致意見并形成統(tǒng)一擬辦意見，送綜合