合同管理細(xì)則

PAGEPAGE16中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第五十二研究所科研綜合樓工程合同管理細(xì)則浙江江南工程管理股份有限公司五十二所科研綜合樓項(xiàng)目管理部二00六年八月十五日目錄一序言二合同管理的工作內(nèi)容三本項(xiàng)目合同結(jié)構(gòu)分析四合同管理工作流程五合同管理工作控制要點(diǎn)與目標(biāo)值六合同管理的工作方法及措施七合同履行中的幾個(gè)控制重點(diǎn)八合同管理中應(yīng)注意的幾點(diǎn)五十二所科研綜合樓工程合同管理細(xì)則一、序言合同是平等主體的自然人、法人、其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。在工程建設(shè)中，合同的主體是具有資質(zhì)的獨(dú)立法人。合同文件包括在合同協(xié)議書(shū)中指明的全部文件，一般包括合同協(xié)議書(shū)及其附件、合同條件、投標(biāo)書(shū)、中標(biāo)函、技術(shù)規(guī)范、圖紙、工程量以及其它列入合同協(xié)議書(shū)中的文件。合同管理實(shí)際上在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段就開(kāi)始了，包括合同類型的選擇，合同條款的起草、談判和簽訂。在項(xiàng)目實(shí)施階段，工程管理的核心是合同管理，即按業(yè)主與承包商簽訂的合同文件規(guī)定對(duì)工程項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、投資進(jìn)行控制和管理。另外包括為了工作順利開(kāi)展而進(jìn)行的合同信息管理。二、合同管理的工作內(nèi)容和工作職責(zé)1、編制合同管理細(xì)則2、合同訂立時(shí)的管理對(duì)招標(biāo)文件、合同條件進(jìn)行審查和分析。收集市場(chǎng)和項(xiàng)目信息。對(duì)項(xiàng)目合同體系進(jìn)行總體策劃。協(xié)助業(yè)主與承包商進(jìn)行談判、簽訂合同。3、合同履行時(shí)的管理監(jiān)督、管理合同的履行，對(duì)項(xiàng)目的合同履行情況進(jìn)行匯總、分析，對(duì)工程進(jìn)度、成本、質(zhì)量進(jìn)行總體計(jì)劃和控制。協(xié)調(diào)各合同的實(shí)施。處理業(yè)主與有關(guān)各方的關(guān)系。對(duì)合同實(shí)施進(jìn)行總的指導(dǎo)、分析和診斷。4、做好合同管理人員素質(zhì)培訓(xùn)，建立健全合同管理檔案。參與合同管理的所有人員，必須具有良好的合同意識(shí)，保證合同訂立要達(dá)到的目的。合同訂立的基礎(chǔ)資料以及合同履行中所形成的資料，要有專人負(fù)責(zé)，隨時(shí)注意收集和保存，及時(shí)歸檔。健全的合同檔案是解決合同爭(zhēng)議和處理索賠的依據(jù)。三、合同結(jié)構(gòu)分析五十二所科研綜合樓項(xiàng)目采取項(xiàng)目代建模式，由項(xiàng)目管理公司代表建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目實(shí)施（設(shè)計(jì)階段已完成）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理，項(xiàng)目管理合同直接與建設(shè)單位簽訂。工程設(shè)計(jì)和施工分別采取設(shè)計(jì)總承包、施工總承包的管理模式。設(shè)計(jì)承包合同和施工總承包合同分別由設(shè)計(jì)總包單位和施工總承包單位直接與建設(shè)單位簽訂。施工承包合同專用條款約定施工總承包可分包或建設(shè)單位指定分包的部分工程，施工總承包單位與分包人簽訂分包合同。非經(jīng)建設(shè)單位同意，施工總承包單位不得將承包工程的任何部分分包。施工總承包合同同時(shí)約定工程分包不能解除施工總承包單位的任何責(zé)任與義務(wù)，且應(yīng)在分包場(chǎng)地派駐相應(yīng)管理人員，保證分包合同的履行；分包人的任何違約行為或疏忽導(dǎo)致工程損害或給建設(shè)單位造成損失，施工總包單位承擔(dān)連帶責(zé)任。項(xiàng)目參與單位相互關(guān)系如下：建設(shè)單位合同關(guān)系建設(shè)單位合同關(guān)系合同關(guān)系項(xiàng)目管理單位勘察設(shè)計(jì)單位管理關(guān)系項(xiàng)目管理單位勘察設(shè)計(jì)單位管理關(guān)系業(yè)務(wù)關(guān)系合同關(guān)系合同關(guān)系分包施工單位分包施工單位本項(xiàng)目合同體系主要包括勘察設(shè)計(jì)合同、工程承包合同、貨物采購(gòu)合同，具體如下：表一：合同結(jié)構(gòu)一覽表序號(hào)合同內(nèi)容合同甲方合同乙方1項(xiàng)目管理建設(shè)單位項(xiàng)目管理公司2整體方案和施工圖設(shè)計(jì)建設(shè)單位設(shè)計(jì)總包單位3施工總承包建設(shè)單位總承包施工單位4基坑支護(hù)設(shè)計(jì)建設(shè)單位設(shè)計(jì)單位5地質(zhì)勘察建設(shè)單位勘察單位6基坑監(jiān)測(cè)建設(shè)單位監(jiān)測(cè)單位7智能化和弱電安裝施工總承包施工單位智能化施工單位8電梯建設(shè)單位電梯供貨安裝單位四、合同管理工作流程合同管理總的工作流程如下：編制合同管理細(xì)則編制合同管理細(xì)則合同談判和合同書(shū)的制訂合同談判和合同書(shū)的制訂合同跟蹤管理：合同執(zhí)行，違約處置合同跟蹤管理：合同執(zhí)行，違約處置階段性管理報(bào)告階段性管理報(bào)告五、合同管理工作控制要點(diǎn)及目標(biāo)值管理重點(diǎn)：本項(xiàng)目合同體系包括勘察設(shè)計(jì)合同、工程施工總承包合同、貨物采購(gòu)合同、各專業(yè)施工分包合同。根據(jù)本工程特點(diǎn)，采購(gòu)咨詢部對(duì)本項(xiàng)目的合同管理重點(diǎn)為合同的談判和訂立、合同履行過(guò)程中的費(fèi)用支付控制、變更洽商管理、索賠和反索賠處理、違約及爭(zhēng)議解決，另外尚需做好合同的風(fēng)險(xiǎn)管理。目標(biāo)值：通過(guò)合同管理，把進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)控制在預(yù)定目標(biāo)范圍之內(nèi)，達(dá)到訂立合同的目的，順利完成項(xiàng)目管理目標(biāo)。六、合同管理的工作方法及措施（一）設(shè)計(jì)合同（本項(xiàng)目可能涉及二次設(shè)計(jì)合同）1、合同訂立前的準(zhǔn)備工作商簽合同之前，要對(duì)合同全部?jī)?nèi)容仔細(xì)閱讀與審查，保證合同內(nèi)容的完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性和周密性；通過(guò)與業(yè)主、承包方、專業(yè)律師等相關(guān)各方的協(xié)調(diào)溝通，對(duì)合同條款進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，使其盡量完整，防止不必要的風(fēng)險(xiǎn)，減少索賠的發(fā)生。2、合同的訂立中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出后，在投標(biāo)文件約定的時(shí)間內(nèi)，督促中標(biāo)單位與發(fā)包方依據(jù)招標(biāo)文件、投標(biāo)書(shū)等簽訂合同；所簽合同價(jià)應(yīng)與中標(biāo)價(jià)相一致，投標(biāo)書(shū)中已確定的合同條款在簽訂時(shí)不得更改。如中標(biāo)施工企業(yè)拒絕與發(fā)包方簽訂合同，則不再返還其投標(biāo)保證金。3、合同主要內(nèi)容勘察設(shè)計(jì)合同的內(nèi)容包括提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件（包括概預(yù)算）的期限、質(zhì)量要求、費(fèi)用以及其它協(xié)作條件等條款。4、合同履行督促發(fā)包人及時(shí)將合同中明確應(yīng)提供的各種資料提供與勘察設(shè)計(jì)單位，以便其盡快開(kāi)展工作。督促勘察設(shè)計(jì)單位盡快按合同規(guī)定向業(yè)主提交勘察報(bào)告或圖紙、資料、說(shuō)明、資料等相關(guān)文件。協(xié)調(diào)勘察設(shè)計(jì)單位與施工單位等相關(guān)業(yè)務(wù)單位關(guān)系，組織協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審、勘察單位地基驗(yàn)槽等工作的順利開(kāi)展，施工中遇到問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)各方溝通，保證施工的順利進(jìn)行。5、控制重點(diǎn)合同簽訂前要仔細(xì)審查勘察設(shè)計(jì)單位及具體負(fù)責(zé)本項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)人員資質(zhì)是否符合要求；合同簽訂時(shí)要明確規(guī)定勘察設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)、明確規(guī)定勘察設(shè)計(jì)質(zhì)量要求，同時(shí)明確業(yè)主對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位的支持。工程總承包合同工程總承包合同簽訂前準(zhǔn)備工作及簽訂可參照勘察設(shè)計(jì)合同執(zhí)行。合同組成及解釋順序組成建設(shè)工程施工合同的文件包括：施工合同協(xié)議書(shū)；中標(biāo)通知書(shū)；投標(biāo)書(shū)及其附件；施工合同專同條款；施工合同通用條款；標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及有關(guān)技術(shù)文件；圖紙；工程量清單；工程報(bào)價(jià)單或預(yù)算書(shū)；雙方有關(guān)工程的洽商、變更等書(shū)面協(xié)議或文件視為協(xié)議書(shū)的組成部分。如合同文件中出現(xiàn)不一致時(shí)，按上述順序進(jìn)行解釋；如有含糊不清或當(dāng)事人有不同理解時(shí)，按合同爭(zhēng)議的解決方式處理。合同主要內(nèi)容工程承包合同應(yīng)明確規(guī)定履行內(nèi)容、方式、期限、違約責(zé)任以及解決爭(zhēng)議的方法外，還應(yīng)明確建設(shè)工期、中間交工工程的開(kāi)工和竣工時(shí)間、工程質(zhì)量、工程造價(jià)、技術(shù)資料交付時(shí)間、材料設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、撥款和結(jié)算、交工驗(yàn)收、質(zhì)量保證期、雙方互相協(xié)作等內(nèi)容。合同的履行根據(jù)合同中相關(guān)規(guī)定，督促承、發(fā)包雙方履行各自義務(wù)，以保證工程施工的順利進(jìn)行。配合監(jiān)理部，對(duì)合同中施工進(jìn)度、工程質(zhì)量相關(guān)方面的履行情況進(jìn)行監(jiān)督、管理。嚴(yán)格控制合同變更與價(jià)款調(diào)整；如必須進(jìn)行變更，則必須嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定和合同約定的程序進(jìn)行。加強(qiáng)主動(dòng)控制，盡量減少索賠，使工程更順利地進(jìn)行，降低工程投資，減少施工工期?？刂埔c(diǎn)合同簽訂時(shí)要明確承、發(fā)包雙方的權(quán)利義務(wù)，履行過(guò)程中重點(diǎn)控制施工進(jìn)度、工程質(zhì)量、價(jià)款管理，同時(shí)做好合同變更及風(fēng)險(xiǎn)管理。（三）貨物采購(gòu)合同貨物采購(gòu)合同應(yīng)依據(jù)工程承包合同訂立，要以貨物交付和貨款支付為合同的基本內(nèi)容，遵守貨物與貨幣等價(jià)交換的原則。貨物采購(gòu)合同包括材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)兩部分。1、采購(gòu)合同簽訂前準(zhǔn)備工作及簽訂與總承包合同基本相同，可參照?qǐng)?zhí)行。2、主要內(nèi)容：貨物種類要具體化，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及要求、時(shí)間要求明確，價(jià)格條款、交貨條款、驗(yàn)收條款、結(jié)算條款清晰，并明確違約責(zé)任。3、控制要點(diǎn)：材料采購(gòu)合同重點(diǎn)做好材料的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收工作；設(shè)備采購(gòu)合同主要是貨物的生產(chǎn)過(guò)程，尚需做好監(jiān)造、檢驗(yàn)、貨物催交工作。（四）專業(yè)分包合同1、分包合同的簽訂施工總承包人必須自行完成項(xiàng)目的主要部分，其非主要部分或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的工程可分包給資質(zhì)符合要求的建筑安裝單位。分包單位資質(zhì)等相關(guān)資料須報(bào)于項(xiàng)目管理部審查，未經(jīng)發(fā)包人、項(xiàng)目管理部同意，總承包人不得將承包工程的任何部分分包。分包合同簽訂后，發(fā)包人與分包單位之間不存在直接的合同關(guān)系，項(xiàng)目管理部與分包單位之間不存在直接的管理關(guān)系，分包單位應(yīng)對(duì)總承包人負(fù)責(zé)，總承包人對(duì)發(fā)包人、項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)。2、分包合同的履行工程分包不能解除承包人的任何責(zé)任與義務(wù)，分包單位的任何違約行為、安全事故或疏忽導(dǎo)致工程損害或給發(fā)包人造成其它損失，承包人承擔(dān)連帶責(zé)任。項(xiàng)目管理部對(duì)分包單位的管理通過(guò)總承包進(jìn)行，督促總承包人在分包場(chǎng)地派駐相應(yīng)監(jiān)督管理人員，保證該分包合同的履行。分包工程價(jià)款由承包人與分包單位結(jié)算，未經(jīng)發(fā)包人同意不得以任何名義向分包單位支付各種工程款項(xiàng)。3、嚴(yán)禁承包人將其承包的工程進(jìn)行轉(zhuǎn)包，嚴(yán)禁分包單位將其承包的工程再次分包。七、合同管理中的幾個(gè)控制重點(diǎn)（一）合同的訂立1、合同訂立前，要對(duì)合同全部?jī)?nèi)容仔細(xì)閱讀與審查，保證合同內(nèi)容的完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性和周密性；通過(guò)與業(yè)主、承包方、專業(yè)律師等相關(guān)各方的協(xié)調(diào)溝通，對(duì)合同條款進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，使其盡量完整，防止不必要的風(fēng)險(xiǎn)，減少索賠的發(fā)生。2、中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出后，在投標(biāo)文件約定的時(shí)間內(nèi)，督促中標(biāo)單位與發(fā)包方依據(jù)招標(biāo)文件、投標(biāo)書(shū)等簽訂合同；所簽合同價(jià)應(yīng)與中標(biāo)價(jià)相一致，投標(biāo)書(shū)中已確定的合同條款在簽訂時(shí)不得更改。如中標(biāo)施工企業(yè)拒絕與發(fā)包方簽訂合同，則不再返還其投標(biāo)保證金。（二）費(fèi)用支付管理費(fèi)用管理就是要保證在批準(zhǔn)的費(fèi)用計(jì)劃內(nèi)完成所有工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容的建設(shè)，進(jìn)行費(fèi)用管理要從以下幾方面進(jìn)行控制：1、嚴(yán)格按合同規(guī)定做好各款項(xiàng)的支付。本項(xiàng)目原則上支付一定比例的預(yù)付款，進(jìn)度款按已完并經(jīng)核查符合要求的工程造價(jià)的85%進(jìn)行支付，竣工驗(yàn)收并經(jīng)審計(jì)后支付10%，余額5%在保修期滿后支付。2、嚴(yán)格控制進(jìn)度款支付，須在監(jiān)理部對(duì)已完工程量核實(shí)確認(rèn)后，項(xiàng)目管理部方可按合同規(guī)定進(jìn)行進(jìn)度款審核，并將審核結(jié)果報(bào)業(yè)主方。進(jìn)度款審核支付流程如下：承包方提出付款申請(qǐng)承包方提出付款申請(qǐng)監(jiān)理工程師收集現(xiàn)場(chǎng)材料及各類證明監(jiān)理工程師收集現(xiàn)場(chǎng)材料及各類證明工程質(zhì)量工程質(zhì)量現(xiàn)場(chǎng)材料監(jiān)理工程師簽發(fā)付款憑證現(xiàn)場(chǎng)材料監(jiān)理工程師簽發(fā)付款憑證施工進(jìn)度項(xiàng)目管理方審核施工進(jìn)度項(xiàng)目管理方審核業(yè)主方審核業(yè)主方審核支付款項(xiàng)支付款項(xiàng)3、中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出后，督促承包方盡快提交履約保證金或提供銀行擔(dān)保、履約擔(dān)保書(shū)，以保證工程的順利進(jìn)行。4、合同的管理從項(xiàng)目準(zhǔn)備開(kāi)始，一直到保修期滿方結(jié)束，在竣工至保修期滿之間的費(fèi)用管理，主要是做好質(zhì)量保修金的控制與管理。工程支付過(guò)程中，做好質(zhì)量保修金的預(yù)留，以保證工程質(zhì)量保證期內(nèi)工作的順利開(kāi)展。（三）施工階段工程變更、洽商管理在施工階段如果發(fā)生設(shè)計(jì)變更，將對(duì)施工進(jìn)度產(chǎn)生很大影響。因此，應(yīng)盡量減少設(shè)計(jì)變更，如必須發(fā)生，則嚴(yán)格按國(guó)家規(guī)定和合同約定的程序進(jìn)行。具體工作流程如下：承包方、設(shè)計(jì)方、建設(shè)方任何一方提出變更、洽商承包方、設(shè)計(jì)方、建設(shè)方任何一方提出變更、洽商承包單位按承包單位按聯(lián)系單施工承包單位按工程變更單提交工程變更、洽商費(fèi)用報(bào)審表，并附設(shè)計(jì)工程量、費(fèi)用增加的計(jì)算附加承包單位按工程變更單提交工程變更、洽商費(fèi)用報(bào)審表，并附設(shè)計(jì)工程量、費(fèi)用增加的計(jì)算附加監(jiān)理工程師審核、簽認(rèn)意見(jiàn)監(jiān)理工程師審核、簽認(rèn)意見(jiàn)項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理方審批業(yè)主方審批業(yè)主方審批（四）索賠管理1、索賠包括費(fèi)用索賠和工期索賠。索賠既包括承包人向發(fā)包人的索賠，也包括發(fā)包人向承包人的索賠，考慮工程實(shí)踐的實(shí)際情況，重點(diǎn)對(duì)承包人向發(fā)包人的索賠進(jìn)行控制。工程管理中，應(yīng)盡量將工作做在前面，通過(guò)有效的合同管理減少索賠事件的發(fā)生。索賠發(fā)生后，要以合同為依據(jù)，公平合理地處理和解決索賠。2、索賠處理的基本流程如下：索賠事件發(fā)生索賠事件發(fā)生承包方隨時(shí)提交索賠事件的詳細(xì)報(bào)告承包方隨時(shí)提交索賠事件的詳細(xì)報(bào)告索賠事件結(jié)束，承包方提交費(fèi)用索賠申請(qǐng)表索賠事件結(jié)束，承包方提交費(fèi)用索賠申請(qǐng)表項(xiàng)目管理單位審核、評(píng)估不一致項(xiàng)目管理單位審核、評(píng)估與承包方、業(yè)主方協(xié)商不一致與承包方、業(yè)主方協(xié)商項(xiàng)目管理單位簽發(fā)索賠審批表項(xiàng)目管理單位簽發(fā)索賠審批表3、為了更好的做好索賠的處理，日常工作中要做好索賠依據(jù)的收集與整理。索賠的依據(jù)主要有以下幾個(gè)方面：招標(biāo)文件、合同文本及附件，其它各簽約（如備案錄、修正案等），經(jīng)認(rèn)可的工程實(shí)施計(jì)劃、各種工程圖紙、技術(shù)規(guī)范等。各方往來(lái)信件及各種會(huì)議紀(jì)要。進(jìn)度計(jì)劃和具體的進(jìn)度以及項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的有關(guān)文件。氣象資料、工程減產(chǎn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和各種技術(shù)鑒定報(bào)告。國(guó)家有關(guān)法律、法令、政策文件、官方的物價(jià)指數(shù)、工資指數(shù)，各種會(huì)計(jì)核算資料，材料的采購(gòu)、訂貨、運(yùn)輸、進(jìn)場(chǎng)、使用方面的憑證。4、索賠是雙向的，在合同履行過(guò)程中，合同雙方都在進(jìn)行合同管理，一旦干擾時(shí)間發(fā)生，都在企圖進(jìn)行索賠。在處理索賠的同時(shí)，要做好反索賠的準(zhǔn)備與處理。在工程實(shí)踐中，要重點(diǎn)做好發(fā)包人的反索賠工作。采取以下措施預(yù)防和減少索賠事件的發(fā)生：做好招標(biāo)前的準(zhǔn)備工作，提高招標(biāo)文件的質(zhì)量，減少錯(cuò)誤和缺陷，防止漏項(xiàng)。合同簽訂前，與發(fā)包人、律師等相關(guān)各方協(xié)調(diào)溝通，對(duì)合同條款進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，使其盡量完整，并在合同中加入限制索賠條款。督促合同雙方全面履行合同，防止和減少索賠的發(fā)生。合同履行過(guò)程中，及時(shí)收集各類相關(guān)信息，發(fā)現(xiàn)索賠征兆后及時(shí)采取準(zhǔn)備措施，并有針對(duì)性地做好詳細(xì)記錄，以便后續(xù)索賠與反索賠的處理。接到索賠報(bào)告后，應(yīng)著手進(jìn)行分析、反駁。對(duì)合同進(jìn)行總體分析，以否定對(duì)方索賠要求的理由。通過(guò)調(diào)查，確定事件的詳細(xì)情況，盡量收集與反索賠相關(guān)的資料。對(duì)索賠報(bào)告進(jìn)行全面分析，所索賠要求、索賠理由進(jìn)行詳細(xì)分析。反駁對(duì)方索賠，或減少索賠值。（五）合同爭(zhēng)議調(diào)解合同履行中及時(shí)提醒有關(guān)各方，盡量避免若發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)了解爭(zhēng)議的全部情況（包括進(jìn)行調(diào)查和取證），與合同雙方磋商，盡可能促成雙方以和解或調(diào)解的方式進(jìn)行解決，同時(shí)督促雙方繼續(xù)履行合同，保持施工連續(xù)，并保護(hù)好已完工程。合同爭(zhēng)議解決的基本流程如下：爭(zhēng)議發(fā)生爭(zhēng)議發(fā)生爭(zhēng)議一方或雙方提交解決爭(zhēng)議申請(qǐng)爭(zhēng)議一方或雙方提交解決爭(zhēng)議申請(qǐng)項(xiàng)目管理部協(xié)調(diào)并做出處理決定項(xiàng)目管理部協(xié)調(diào)并做出處理決定雙方滿意對(duì)決定不滿意向仲裁委員會(huì)身申請(qǐng)仲裁或直接向法院起訴向仲裁委員會(huì)身申請(qǐng)仲裁或直接向法院起訴合